French e-invoicing checklist: what to arrange before 1 September 2026

Praktische Gidsen Engels

Businesses in the Netherlands and Belgium that invoice French customers, or that run a French establishment, have just over a week left. This French e-invoicing checklist sets out what has to work on 1 September 2026. From that date, every VAT-registered business established in France must be able to receive e-invoices through a Plateforme Agréée. Roughly ten million VAT-registered economic actors fall under that receiving obligation. The preparation splits into two layers: a system test covering what your software and your platform must technically be able to do, and an administrative test covering the data your Peppol Serviceprovider or Plateforme Agréée will request during onboarding. That second layer rarely gets attention and causes most of the delay in practice.

The distinction matters. The system test covers functionality your supplier delivers. The administrative test covers data only you can supply, often held by finance, legal and IT at once. Starting on that second layer only when the onboarding form arrives costs days.

Why this French e-invoicing checklist matters right now

Since the spring of 2026, the French tax administration DGFiP has been sending waves of emails to VAT-registered businesses in France. The subject line reads: “FACTURATION ÉLECTRONIQUE : Désignation d’une plateforme de réception de factures électroniques”. The message states the company’s SIREN and notes that on the reference date the administration found no receiving platform had been designated. It then points to three routes: through an expert-comptable, bank, management organisation or other trusted intermediary, through a software vendor for invoicing, accounting or collections, or directly with a Plateforme Agréée.

That letter is why the topic became urgent inside many groups. A French subsidiary or branch receives the email, forwards it to head office, and it turns out nobody knows for certain whether the French entity already has a receiving address. That is not unusual: as of 16 January 2026, around 500,000 businesses had registered a receiving address, against a population of roughly ten million actors.

On the supply side the infrastructure is ready. On 16 January 2026 DGFiP published a first list of 101 approved Plateformes Agréées, and that list keeps growing as new applications are approved. The term Plateforme Agréée officially replaced the older designation PDP in February 2026, so documentation still using the old term refers to the same type of platform.

What changes on 1 September 2026, and for whom

Two obligations start on the same date, with different scope.

Receiving: everyone. Every VAT-registered business established in France must be able to receive e-invoices through a Plateforme Agréée. There is no size threshold and no exemption by turnover.
Issuing and e-reporting: large enterprises and ETIs. Large enterprises with more than 5,000 employees or turnover of at least 1.5 billion euros, and ETIs with 250 to 4,999 employees or turnover between 50 million and 1.5 billion euros, must also issue e-invoices through a Plateforme Agréée from that same date and begin e-reporting.
SMEs, micro-enterprises and TPEs: issuing from 1 September 2027. The receiving obligation already applies to this group in 2026.

France uses a decentralised Y-model. There is no central clearing house through which every invoice passes. Businesses choose their own Plateforme Agréée, and the platforms are interconnected through the central annuaire maintained by the PPF. Since 15 October 2024 the PPF no longer transmits invoices for private businesses, but it continues to maintain the annuaire and acts as the fiscal concentrator. In practical terms, the annuaire is the source of truth for who is VAT-registered and which receiving address belongs to which Plateforme Agréée. If you are not correctly listed there, you do not exist for your counterparty.

For background on the French model, our article on the French mandate and what Plateformes Agréées are explains how the system is built. The legal anchoring and the penalty regime were covered in our report on the Finance Bill 2026.

Layer 1: the system test based on the FNFE-MPE go-live checklists

In late July 2026, FNFE-MPE published go-live checklists in three volets. They are written for the French market, but they work well for foreign businesses as an assessment framework for their own software and for their supplier.

Volet A: for every business that must be able to receive

A rational choice of receiving addresses. FNFE-MPE explicitly recommends working with a single receiving address at SIREN level. A proliferation of addresses is flagged as bad practice.
Being connected and contracted with a Plateforme Agréée, and correctly registered in the annuaire. Being connected without correct registration achieves nothing.
Duplicate invoices as the first operational risk. At go-live there is a real chance the same invoice arrives through both the old and the new channel. Your processing must recognise duplicates before they are paid or booked twice.
Correct use of lifecycle statuses. The status “Refusée” deserves strict definition. Using it loosely, for example to park an open internal question, triggers a credit note and re-invoicing cycle on the sender side that nobody intended.

Volet B: written for the Plateformes Agréées, usable as a supplier test

Volet B addresses the platforms themselves, which is precisely what makes it a good questionnaire for your own supplier.

Identity verification of the signatory and their signing authority at onboarding. This check may be delegated to a distributor or an authorised third party, for example an accountant holding a mandate.
A formal signed agreement for receiving, combined with updating the PPF annuaire. The signature and the registration belong together.
Portability without interruption. If you switch Plateforme Agréée, the old and new platform must cooperate according to the modalities of the Service d’Immatriculation (SIM). Ask how your supplier handles that process before you sign, not afterwards.
Daily synchronisation of the PPF annuaire with Peppol reference data. This is where the French and the Peppol worlds meet.
Full support for the socle formats and the AFNOR standard XP Z12-012, plus correct handling of CDAR status messages.

Volet C: issuing and e-reporting

Volet C applies in 2026 to large enterprises and ETIs, and is relevant for SMEs that want to move ahead of 2027.

Outbound flows compliant with the socle formats: Factur-X, UBL and CII.
Managing status returns, in particular the BT-34 field for the electronic address. That field determines whether a status message reaches the right party.
Being prepared for rejections and disputes in the invoice lifecycle, including the internal route a rejection follows.
Implementing the four e-reporting flows: transaction and payment data for flows outside domestic B2B, meaning B2C and cross-border.

Layer 2: the onboarding request and why each item matters

As soon as you engage a Plateforme Agréée or a Peppol Serviceprovider for a French entity, a data request follows. The questions look administrative, but every item has an operational or fiscal reason. This is the list as it comes back in practice.

Legal entity name as registered with the French tax administration. Not the trading name and not the group name, but the name under which the entity is registered for tax. For a foreign company with a French establishment there is a compliance question hidden here: whether an établissement stable exists determines whether the French obligation applies to you at all. This is the same kind of question foreign suppliers faced in Belgium, where businesses without a fixed establishment fell formally outside the obligation but ended up delivering through Peppol anyway. Our review of the first lessons from Belgium after its deadline shows how quickly that practice settles in.
SIREN. Nine digits, identifying the company. This number is the key by which the annuaire finds your entity and by which your receiving address is published.
SIRET. Fourteen digits, identifying the individual establishment. It only comes into play if you have multiple establishments. Link this explicitly to the Volet A advice to choose a single receiving address at SIREN level. Creating an address per establishment without a business reason produces exactly the proliferation FNFE-MPE warns against, leaving suppliers to guess where to send.
French VAT number (TVA intracommunautaire). Required for validation of the entity and for the fiscal logic behind e-reporting.
Registered address as held by the French tax administration. Not the visiting address or the postal address of accounts payable. A deviation from the registration causes validation to stall, and that error often surfaces only after the ticket has sat with the supplier for several days.
Setup choice: existing environment or separate instance. Do you add the French entity to an existing environment, for example a Belgian account, or set up a separate instance? This choice affects permissions, reporting and invoicing, and is difficult to reverse once document flows are running through it. Treat it as an architecture decision, not as a setting.
Access: shared account or separate access per entity. A shared account is quicker to configure but makes traceability and segregation of duties harder. Separate access per entity costs more time up front and saves time during audits and staff changes.
Test partner. Is there a supplier or public entity that can send a test invoice to the new address? This is the item that most often comes back as “unknown” and most often delays go-live. Arrange it in advance. Ask an existing supplier to send a single test invoice, so you have seen the chain from sender to posting proposal once in full before it really counts.

The common thread: all eight items must be gathered internally and several require a decision. For a group with a French subsidiary, that means coordination between the French office and central finance or IT. Plan time for it, even if the technical connection takes a day.

How to establish that a DGFiP letter is genuine

The letter about designating a receiving platform is legitimate and is sent in bulk. There is no action embedded in the message itself: no link to click, no password, no payment. DGFiP also includes its own security instructions, which are easy to summarise.

Never respond to an email asking for your bank card number or a copy of an identity document.
Never share the login credentials of your professional DGFiP space.
Always check the sender domain. It must be exactly @dgfip.finances.gouv.fr.

To verify independently, do not go through the email but through the information page “je passe à la facturation électronique” on impots.gouv.fr, or call the information line 0 806 807 807, open Monday to Friday between 8.30 and 18.00. The official list of approved platforms is also on impots.gouv.fr and is the only place where you should check a Plateforme Agréée.

One careful observation belongs with that verification step. The French Ministry of Economy and Finance confirmed that unauthorised access to DGFiP information systems took place in June and July 2026, through compromised credentials belonging to a DGFiP employee and an authorised third party. A malicious actor publicly claimed that access on 12 and 13 August 2026. Data relating to 678,000 private individuals and professionals was viewed and extracted; for businesses this concerned company names and SIREN numbers, and cadastral data was also consulted. Tax accounts on the public portal were not compromised, and taxpayers’ usernames and passwords were not obtained. DGFiP has informed CNIL.

Official statements do not identify the French e-invoicing platform or the network of Plateformes Agréées as the source of this incident. It is therefore explicitly not an e-invoicing breach, and it is not for us to suggest a link that has not been established. The relevance to this checklist is narrow but practical: company name and SIREN are precisely the details a convincing forged letter would contain. That makes domain verification of the exact sender address more important rather than less, regardless of where any data originated.

What if you are not ready in time

On 10 July 2026 DGFiP published the Guide pratique de démarrage. It sets out three principles that have to be read together, because in isolation they lead to the wrong conclusions.

The statutory calendar does not move. 1 September 2026 remains 1 September 2026.
Economic continuity is preserved. A PDF, email or paper invoice tied to a genuine transaction remains valid, payable and VAT-deductible. Your supply chain does not stop on 1 September.
This tolerance is not a disguised exemption. There will be no automatic penalties at the start for businesses with a demonstrable compliance trajectory, but a distinction is drawn between businesses that are demonstrably working on it and businesses that sit still or structurally avoid the obligation.

The practical translation: if you are not fully operational on 1 September but can show a signed agreement, an onboarding process under way and a scheduled test date, you are in a materially different position from a business that has taken no step at all. Document that trajectory. A file containing the contract date, onboarding correspondence and test results is the evidence that will be asked for in any review.

A practical French e-invoicing checklist in twelve points

Determine whether your French entity is an établissement stable and therefore whether the obligation applies to you.
Check whether a receiving address has already been registered and with which Plateforme Agréée.
Choose a single receiving address at SIREN level, unless there is a demonstrable business reason for more.
Verify your platform against the official DGFiP list of approved Plateformes Agréées.
Formalise the agreement for receiving and have the annuaire updated.
Collect in advance: entity name, SIREN (9 digits), SIRET (14 digits) where applicable, French VAT number and the registered address.
Make the setup choice deliberately: existing environment or separate instance, including the consequences for permissions and reporting.
Decide the access model: shared account or separate access per entity.
Appoint a test partner and schedule the test invoice before the deadline.
Configure duplicate detection for the period in which old and new channels run in parallel.
Agree internally when the status “Refusée” is and is not used.
Keep the contract, correspondence and test results as the file documenting your compliance trajectory.

Anyone working through this French e-invoicing checklist usually finds that the technology is the smallest problem and that the administrative request determines the lead time. Start with the eight onboarding data points rather than the software question. And check whether your current supplier genuinely supports the French route: the comparison tool on Peppol.now shows which Peppol Serviceproviders offer connectivity to Plateformes Agréées and which formats they support.

Sources

Next step

Not sure whether your current solution supports the French route? Compare certified providers on Peppol.now and check per supplier the connectivity to Plateformes Agréées, the supported formats and the onboarding support they offer.

20 augustus 2026/door Justin De Jager

Franse e-facturatie checklist: wat u vóór 1 september 2026 geregeld moet hebben

Praktische Gidsen Nederlands

Bedrijven in Nederland en België die factureren aan Franse klanten of een Franse vestiging aansturen, hebben nog krap twee weken. Deze Franse e-facturatie checklist zet op een rij wat er op 1 september 2026 daadwerkelijk moet werken. Vanaf die datum moet elk in Frankrijk gevestigd btw-plichtig bedrijf e-facturen kunnen ontvangen via een Plateforme Agréée. Het gaat om circa tien miljoen btw-plichtige economische actoren. De toets valt uiteen in twee lagen: een systeemtoets op wat uw software en uw platform technisch moeten kunnen, en een administratietoets op de gegevens die uw Peppol Serviceprovider of Plateforme Agréée bij onboarding opvraagt. Die tweede laag krijgt zelden aandacht en veroorzaakt in de praktijk de meeste vertraging.

Het verschil tussen beide lagen is belangrijk. De systeemtoets gaat over functionaliteit die uw leverancier levert. De administratietoets gaat over gegevens die alleen u kunt aanleveren, en die vaak bij drie afdelingen tegelijk liggen: finance, legal en IT. Wie de tweede laag pas oppakt op het moment dat het onboardingformulier binnenkomt, verliest dagen aan interne navraag.

Waarom deze Franse e-facturatie checklist nu op tafel ligt

Sinds het voorjaar van 2026 verstuurt de Franse belastingdienst DGFiP in golven e-mails aan btw-plichtige ondernemingen in Frankrijk. Het onderwerp luidt: “FACTURATION ÉLECTRONIQUE : Désignation d’une plateforme de réception de factures électroniques”. De mail vermeldt het SIREN van de onderneming en meldt dat de administratie op de peildatum vaststelde dat er nog geen ontvangstplatform was aangewezen. Vervolgens wijst DGFiP drie routes aan om dat alsnog te doen: via een expert-comptable, bank, beheersorganisatie of andere vertrouwde tussenpersoon, via een softwareleverancier voor facturatie, boekhouding of incasso, of rechtstreeks bij een Plateforme Agréée.

Deze aanschrijving is de reden dat het onderwerp binnen veel concerns ineens urgent werd. Een Franse dochter of vestiging ontvangt de mail, stuurt hem door naar het hoofdkantoor, en daar blijkt dat niemand precies weet of de Franse entiteit al een ontvangstadres heeft. Dat is geen uitzondering: op 16 januari 2026 hadden ongeveer 500.000 bedrijven een ontvangstadres aangemeld, op een populatie van circa tien miljoen actoren.

Aan de aanbodkant is de infrastructuur intussen wel gereed. Op 16 januari 2026 publiceerde DGFiP een eerste lijst van 101 erkende Plateformes Agréées. Die lijst groeit door naarmate nieuwe aanvragen worden goedgekeurd. De term Plateforme Agréée verving in februari 2026 officieel de oudere aanduiding PDP; wie nog documentatie met die oude term tegenkomt, leest over hetzelfde type platform.

Wat er op 1 september 2026 verandert en voor wie

Op 1 september 2026 gaan er twee verplichtingen tegelijk in, met een verschillende reikwijdte.

Ontvangen: iedereen. Elk in Frankrijk gevestigd btw-plichtig bedrijf moet e-facturen kunnen ontvangen via een Plateforme Agréée. Er is geen ondergrens en geen uitzondering naar omvang.
Versturen en e-reporting: grote ondernemingen en ETI’s. Grote ondernemingen met meer dan 5.000 werknemers of een omzet vanaf 1,5 miljard euro, en ETI’s met 250 tot 4.999 werknemers of een omzet tussen 50 miljoen en 1,5 miljard euro, moeten vanaf diezelfde datum ook e-facturen versturen via een Plateforme Agréée en starten met e-reporting.
Mkb, micro-ondernemingen en TPE’s: versturen vanaf 1 september 2027. De ontvangstplicht geldt voor deze groep wel al vanaf 2026.

Frankrijk hanteert een gedecentraliseerd Y-model. Er is geen centrale clearing waar alle facturen doorheen gaan. Bedrijven kiezen zelf een Plateforme Agréée en de platforms zijn onderling verbonden via de centrale annuaire die door het PPF wordt beheerd. Het PPF verstuurt sinds 15 oktober 2024 geen facturen meer voor private bedrijven, maar blijft de annuaire beheren en fungeert als fiscale concentrator. Praktisch betekent dat: de annuaire is de bron van waarheid voor wie btw-plichtig is en welk ontvangstadres bij welke Plateforme Agréée hoort. Staat u daar niet correct in, dan bestaat u voor de tegenpartij niet.

Voor achtergrond bij het Franse model beschrijft ons artikel over de Franse e-facturatieplicht 2026 en de rol van Plateformes Agréées de opbouw van het stelsel. De wettelijke verankering en het sanctieregime kwamen aan bod in het bericht over de Finance Bill 2026.

Laag 1: de systeemtoets volgens de FNFE-MPE go-live checklists

Eind juli 2026 publiceerde FNFE-MPE go-live checklists in drie volets. Ze zijn geschreven voor de Franse markt, maar functioneren voor buitenlandse bedrijven uitstekend als toetsingskader voor de eigen software en voor de leverancier.

Volet A: voor alle bedrijven die moeten kunnen ontvangen

Rationele keuze van ontvangstadressen. FNFE-MPE adviseert nadrukkelijk om te werken met één enkel ontvangstadres op SIREN-niveau. Wildgroei aan adressen wordt expliciet als slechte praktijk aangemerkt.
Aangesloten en gecontracteerd zijn bij een Plateforme Agréée, en correct geregistreerd staan in de annuaire. Aangesloten zijn zonder correcte registratie levert niets op.
Dubbele facturen als eerste operationele risico. Bij go-live is de kans reëel dat dezelfde factuur zowel via het oude kanaal als via het nieuwe binnenkomt. Uw verwerkingsproces moet duplicaten herkennen voordat ze twee keer worden betaald of geboekt.
Correct gebruik van lifecycle-statussen. De status “Refusée” verdient strikte afbakening. Wie deze status losjes gebruikt voor bijvoorbeeld een openstaande interne vraag, veroorzaakt aan de verzendkant een creditnota- en herfacturatietraject dat niemand wilde.

Volet B: bedoeld voor de Plateformes Agréées, bruikbaar als leverancierstoets

Volet B richt zich op de platforms zelf. Juist daarom is het een goede vragenlijst voor uw eigen leverancier.

Identiteitscontrole van de ondertekenaar en diens tekenbevoegdheid bij onboarding. Deze controle mag worden gedelegeerd aan een distributeur of een gemachtigde derde, bijvoorbeeld een accountant met mandaat.
Formele getekende overeenkomst voor ontvangst, gecombineerd met het bijwerken van de PPF-annuaire. De handtekening en de registratie horen bij elkaar.
Portabiliteit zonder onderbreking. Wisselt u van Plateforme Agréée, dan moeten het oude en het nieuwe platform samenwerken volgens de modaliteiten van het Service d’Immatriculation (SIM). Vraag hoe uw leverancier dat proces invult voordat u tekent, niet erna.
Dagelijkse synchronisatie van de PPF-annuaire met de Peppol-referentiegegevens. Dit is het punt waarop de Franse en de Peppol-wereld elkaar raken.
Volledige ondersteuning van de socle-formaten en de AFNOR-norm XP Z12-012, plus correcte afhandeling van CDAR-statusberichten.

Volet C: versturen en e-reporting

Volet C geldt in 2026 voor grote ondernemingen en ETI’s, en is relevant voor mkb-bedrijven die willen vooruitlopen op 2027.

Uitgaande stromen conform de socle-formaten: Factur-X, UBL en CII.
Statusretouren beheren, met name het BT-34 veld voor het elektronische adres. Dit veld bepaalt of een statusbericht bij de juiste partij terechtkomt.
Voorbereid zijn op afwijzingen en disputen in de factuurlevenscyclus, inclusief de interne route die een afwijzing volgt.
De vier e-reportingstromen implementeren: transactie- en betalingsdata voor de stromen buiten binnenlandse B2B, dus B2C en grensoverschrijdend.

Laag 2: de onboarding-uitvraag en waarom elk item ertoe doet

Zodra u een Plateforme Agréée of een Peppol Serviceprovider inschakelt voor een Franse entiteit, volgt een uitvraag. De vragen ogen administratief, maar elk item heeft een operationele of fiscale reden. Dit is de lijst zoals die in de praktijk terugkomt.

Juridische entiteitsnaam zoals bekend bij de Franse fiscus. Niet de handelsnaam en niet de concernnaam, maar de naam waarmee de entiteit fiscaal geregistreerd staat. Bij een buitenlandse onderneming met een Franse vestiging schuilt hier bovendien een compliance-vraag: of er sprake is van een établissement stable bepaalt of de Franse verplichting überhaupt op u van toepassing is. Dat is dezelfde soort vraag die buitenlandse leveranciers in België tegenkwamen, waar bedrijven zonder vaste inrichting formeel buiten de verplichting vielen maar in de praktijk alsnog via Peppol gingen leveren. De Belgische ervaringen na de deadline laten zien hoe snel die praktijk zich zet.
SIREN. Negen cijfers, identificeert de onderneming. Dit nummer is de sleutel waarmee de annuaire uw entiteit terugvindt en waarmee uw ontvangstadres wordt gepubliceerd.
SIRET. Veertien cijfers, identificeert de individuele vestiging. Dit is alleen aan de orde als u meerdere vestigingen heeft. Koppel dit expliciet aan het advies uit Volet A om te kiezen voor één ontvangstadres op SIREN-niveau. Wie per vestiging een adres aanmaakt zonder zakelijke reden, creëert precies de wildgroei die FNFE-MPE afraadt, met als gevolg dat leveranciers moeten raden naar welk adres zij moeten sturen.
Frans btw-nummer (TVA intracommunautaire). Nodig voor validatie van de entiteit en voor de fiscale logica achter e-reporting.
Geregistreerd adres zoals bekend bij de Franse belastingdienst. Niet het bezoekadres of het postadres van de afdeling crediteuren. Afwijking van de registratie laat validatie stranden, en die foutmelding komt vaak pas terug nadat het ticket enkele dagen bij de leverancier heeft gelegen.
Inrichtingskeuze: bestaande omgeving of aparte instantie. Voegt u de Franse entiteit toe aan een bestaande omgeving, bijvoorbeeld een Belgisch account, of zet u een aparte instantie op? Deze keuze heeft gevolgen voor rechten, rapportage en facturatie, en is lastig terug te draaien zodra er documentstromen doorheen lopen. Behandel hem als een architectuurbeslissing, niet als een instelling.
Toegang: gedeeld account of eigen toegang per entiteit. Een gedeeld account is sneller ingericht, maar maakt herleidbaarheid en functiescheiding lastiger. Eigen toegang per entiteit kost bij aanvang meer tijd en levert bij audits en bij personeelswisselingen tijd op.
Testpartner. Is er een leverancier of publieke entiteit die een testfactuur naar het nieuwe adres kan sturen? Dit is het item dat het vaakst als “onbekend” terugkomt en dat het vaakst de livegang vertraagt. Regel dit vooraf. Vraag desnoods een bestaande leverancier waarmee u goede contacten heeft om één testfactuur te sturen, zodat u de keten van verzender tot boekingsvoorstel één keer volledig heeft gezien voordat het er echt toe doet.

De rode draad in deze acht items: het zijn allemaal gegevens die intern moeten worden opgehaald en waarover soms een beslissing nodig is. Bij een concern met een Franse dochter betekent dat afstemming tussen het Franse kantoor en de centrale finance- of IT-organisatie. Plan daar tijd voor in, ook als de technische aansluiting zelf in een dag geregeld kan zijn.

Hoe u vaststelt dat een aanschrijving van DGFiP echt is

De aanschrijving over het aanwijzen van een ontvangstplatform is legitiem en wordt in bulk verstuurd. Er zit geen actie in de mail zelf besloten: geen link die u moet aanklikken, geen wachtwoord, geen betaling. DGFiP neemt in de mail bovendien zelf veiligheidsinstructies op. Die zijn eenvoudig samen te vatten.

Reageer nooit op een mail die vraagt om uw bankkaartnummer of om een kopie van een identiteitsbewijs.
Deel nooit de inloggegevens van uw professionele DGFiP-ruimte.
Controleer altijd het afzenderdomein. Dat moet exact @dgfip.finances.gouv.fr zijn.

Wilt u onafhankelijk verifiëren, ga dan niet via de mail maar via de informatiepagina “je passe à la facturation électronique” op impots.gouv.fr, of bel het informatienummer 0 806 807 807, bereikbaar van maandag tot en met vrijdag tussen 8.30 en 18.00 uur. De officiële lijst van erkende platforms staat eveneens op impots.gouv.fr en is de enige plek waar u een Plateforme Agréée hoort te controleren.

Bij die verificatie past één zorgvuldige observatie. Het Franse ministerie van Economie en Financiën bevestigde dat in juni en juli 2026 onrechtmatige toegang plaatsvond tot DGFiP-informatiesystemen, via gecompromitteerde inloggegevens van een DGFiP-medewerker en van een geautoriseerde derde partij. Een kwaadwillende claimde die toegang publiek op 12 en 13 augustus 2026. Gegevens van 678.000 particulieren en professionals zijn ingezien en geëxtraheerd; voor bedrijven ging het om bedrijfsnamen en SIREN-nummers, en ook kadastrale gegevens zijn geraadpleegd. Belastingaccounts op het publieke portaal zijn niet gecompromitteerd en gebruikersnamen en wachtwoorden van belastingplichtigen zijn niet buitgemaakt. DGFiP heeft CNIL geïnformeerd.

De officiële verklaringen wijzen het Franse e-facturatieplatform of het netwerk van Plateformes Agréées niet aan als bron van dit incident. Het is dus uitdrukkelijk geen e-facturatielek en het is niet aan ons om een verband te suggereren dat niet is vastgesteld. De relevantie voor deze checklist is beperkt maar wel praktisch: bedrijfsnaam en SIREN zijn precies de gegevens die een overtuigende nagemaakte aanschrijving zou bevatten. Dat maakt domeinverificatie op het exacte afzenderadres eerder belangrijker dan minder belangrijk, ongeacht waar gegevens vandaan komen.

Wat als u niet op tijd bent

Op 10 juli 2026 publiceerde DGFiP de Guide pratique de démarrage. Daarin staan drie principes die samen gelezen moeten worden, want los van elkaar leiden ze tot verkeerde conclusies.

De wettelijke kalender verschuift niet. 1 september 2026 blijft 1 september 2026.
Economische continuïteit blijft gewaarborgd. Een PDF-, e-mail- of papieren factuur die hoort bij een echte transactie blijft geldig, betaalbaar en btw-aftrekbaar. Uw leveranciersketen valt op 1 september niet stil.
Deze tolerantie is geen verkapte vrijstelling. Er volgen bij de start geen automatische boetes voor bedrijven met een aantoonbaar compliance-traject, maar er wordt wel onderscheid gemaakt tussen bedrijven die aantoonbaar bezig zijn en bedrijven die stilzitten of structureel ontwijken.

De praktische vertaling: als u op 1 september nog niet volledig operationeel bent maar wel een getekende overeenkomst, een lopend onboardingtraject en een geplande testdatum kunt laten zien, staat u in een wezenlijk andere positie dan een bedrijf dat geen enkele stap heeft gezet. Leg dat traject vast. Een dossier met contractdatum, onboardingcorrespondentie en testresultaten is het bewijs waar bij een eventuele controle naar gevraagd wordt.

Praktische Franse e-facturatie checklist in twaalf punten

Stel vast of uw Franse entiteit een établissement stable is en of de verplichting dus op u van toepassing is.
Controleer of er al een ontvangstadres is aangemeld en bij welke Plateforme Agréée.
Kies één ontvangstadres op SIREN-niveau, tenzij er een aantoonbare zakelijke reden is voor meer.
Verifieer uw platform op de officiële DGFiP-lijst van erkende Plateformes Agréées.
Leg de overeenkomst voor ontvangst formeel vast en laat de annuaire bijwerken.
Verzamel vooraf: entiteitsnaam, SIREN (9 cijfers), SIRET (14 cijfers) indien van toepassing, Frans btw-nummer en het geregistreerde adres.
Neem de inrichtingskeuze bewust: bestaande omgeving of aparte instantie, inclusief de gevolgen voor rechten en rapportage.
Bepaal het toegangsmodel: gedeeld account of eigen toegang per entiteit.
Wijs een testpartner aan en plan de testfactuur vóór de deadline.
Richt duplicaatherkenning in voor de periode waarin oude en nieuwe kanalen naast elkaar lopen.
Spreek intern af wanneer de status “Refusée” wel en niet wordt gebruikt.
Bewaar contract, correspondentie en testresultaten als dossier van uw compliance-traject.

Wie deze Franse e-facturatie checklist doorloopt, ontdekt meestal dat de techniek het kleinste probleem is en dat de administratieve uitvraag de doorlooptijd bepaalt. Begin daarom bij de acht onboardinggegevens, niet bij de softwarevraag. En controleer of uw huidige leverancier de Franse route daadwerkelijk ondersteunt: op de vergelijkingstool van Peppol.nu ziet u welke Peppol Serviceproviders connectiviteit met Plateformes Agréées bieden en welke formaten zij ondersteunen.

Bronnen

Aan de slag

Weet u niet zeker of uw huidige oplossing de Franse route ondersteunt? Vergelijk gecertificeerde aanbieders op Peppol.nu en controleer per leverancier de connectiviteit met Plateformes Agréées, de ondersteunde formaten en de begeleiding bij onboarding.

20 augustus 2026/door Justin De Jager

E-invoicing Germany 2027: What Dutch and Belgian Businesses With German Customers Need to Know

Praktische Gidsen Engels

E-invoicing Germany 2027: What Dutch and Belgian Businesses With German Customers Need to Know

From 1 January 2027, German businesses with an annual turnover above €800,000 must issue invoices to other German businesses as structured e-invoices. From 1 January 2028, that obligation extends to all German businesses regardless of turnover. For many Dutch and Belgian companies with German customers or suppliers, this raises an immediate question: does this e-invoicing Germany 2027 mandate apply to me too? The answer is more nuanced than most vendor marketing suggests, and that nuance determines whether you need to act now or can prepare at a more measured pace.

Why this matters for NL/BE businesses right now

Germany is by far the largest trading partner for both the Netherlands and Belgium. A significant share of Dutch and Belgian SMEs invoice German customers directly, often through long-standing B2B relationships in manufacturing, logistics, wholesale, and professional services. When a market of that size overhauls its invoicing system, spillover effects are inevitable: German procurement departments start expecting structured invoices, ERP systems get reconfigured, and the de facto standard shifts, even for foreign suppliers. Getting ahead of this now avoids scrambling in 2027 and 2028.

What German law actually requires, and what it does not

Germany has chosen a decentralised post-audit model, set out in § 14 UStG. This is fundamentally different from clearance countries like Italy or Poland, where the tax authority approves every invoice before it becomes valid. In Germany, the obligation concerns the invoice format, not how it travels:

No government platform. Invoices are not cleared or validated by the German tax authority before issuance.
No mandatory network. Peppol, EDI, and service providers are permitted, but none is required for domestic B2B invoices.
Email is a fully compliant channel. Sending a ZUGFeRD invoice as an email attachment satisfies the mandate; an ordinary inbox satisfies the receiving obligation.
No certification, registration, or intermediary is required to issue a legally valid e-invoice.

Accepted formats are XRechnung (XML, primarily aimed at public-sector invoicing), ZUGFeRD (a hybrid PDF/A-3 with embedded XML), and Peppol BIS Billing 3.0, provided they comply with the European standard EN 16931. Germany has no central government platform for B2B traffic; the Coordination Office for IT Standards (KoSIT), based in Bremen, maintains the XRechnung standard and acts as the German Peppol Authority.

The crucial nuance: does this apply to cross-border invoices?

This is where many Dutch and Belgian businesses get misinformed. The German mandate primarily targets domestic German B2B transactions, between two businesses established in Germany. Cross-border invoicing from the Netherlands or Belgium to a German customer is not (yet) covered by the mandate. A Dutch supplier can, in principle, still send a German customer a traditional invoice after 1 January 2028, unless German legislation changes in the meantime or the customer itself requests a structured format.

That does not mean you can simply wait. Two developments make proactive preparation worthwhile:

From 1 July 2030, cross-border B2B e-invoicing within the EU becomes part of ViDA’s Digital Reporting Requirements: near-real-time reporting of transaction data for intra-EU supplies becomes the norm, including for NL/BE businesses invoicing Germany.
In practice, German procurement departments increasingly ask for a structured e-invoice already, simply because their own accounting systems are being configured around it. Foreign suppliers who can produce a ZUGFeRD or Peppol BIS invoice on request avoid friction in the relationship, even without a legal obligation.

What it actually costs: the myth of the expensive ERP project

Software vendors often frame the German mandate as a reason for a costly ERP overhaul. For businesses with substantial invoice volumes to Germany, investing in structured exchange is indeed worthwhile. But for businesses issuing only a handful of German invoices per month, the legally required minimum compliance stack is surprisingly light:

Create a structured invoice instead of a plain PDF. For occasional use, free browser-based ZUGFeRD generators turn seller and buyer details, line items, and payment information into a compliant PDF/A-3 file.
Send it the way you always have. Attach the file to an email, no access point or routing identifier required. The only exception is invoices to the German public sector, where XRechnung requires a Leitweg-ID and usually a portal upload.
Validate incoming German invoices with a free checker. Most failures do not come from a missing format altogether, but from a valid-looking file violating one of the two hundred-plus EN 16931 business rules: an inconsistent VAT breakdown, a missing payment code, or a mismatch between the PDF layer and the underlying XML.

For businesses that invoice Germany at higher volumes, or that are already working on their own Peppol connection because of the Belgian mandate since 1 January 2026, it is more efficient to standardise directly on Peppol BIS Billing 3.0. That covers the Belgian obligation and future German and EU-wide requirements through a single stream, rather than maintaining a separate format per country.

Practical checklist for NL/BE businesses with German trade relations

Map your German invoice flows. How many invoices do you send German customers per month, and to which type of buyer (large enterprise above €800,000 turnover, or SME)?
Proactively ask your largest German customers whether they already have a preferred format (XRechnung, ZUGFeRD, or Peppol BIS) for 2027, even if you are not yet legally required to comply.
Check whether you are already Peppol-connected due to the Belgian mandate or other obligations. If so, extending that same connection to German invoicing is usually the cheapest route.
Do not budget for a full ERP project if your German invoice volume is low; a free ZUGFeRD generator and validator cover the legal baseline.
Archive structured invoices in their original form under Germany’s eight-year GoBD retention rules; a printed PDF alone is not sufficient.
Track the ViDA timeline: from 1 July 2030, cross-border digital reporting becomes mandatory EU-wide, including for invoices to Germany.

Conclusion

Germany’s 2027/2028 e-invoicing mandate is, in the first instance, a domestic matter, not a direct obligation for Dutch or Belgian suppliers. But the de facto market shift, combined with the EU-wide ViDA timeline toward 2030, makes it sensible to standardise on a structured invoice format now, preferably via Peppol, especially if you are already connected because of the Belgian mandate. That way you avoid having to scramble under time pressure two or three years from now.

Want to know which Peppol service provider best fits your invoice volume and international customer base? Compare providers using the Peppol.nu comparison tool, or read our guide Peppol Access Point: Choose the Right One in 2026 for a step-by-step approach.

Sources

19 juli 2026/door Justin De Jager

E-facturatie Duitsland 2027: wat Nederlandse en Belgische bedrijven met Duitse klanten moeten weten

Praktische Gidsen Nederlands

E-facturatie Duitsland 2027: wat Nederlandse en Belgische bedrijven met Duitse klanten moeten weten

Vanaf 1 januari 2027 moeten Duitse bedrijven met een jaaromzet boven € 800.000 hun facturen aan andere Duitse bedrijven verplicht als gestructureerd e-facturatiedocument versturen. Vanaf 1 januari 2028 geldt die verplichting voor alle Duitse bedrijven, ongeacht omzet. Voor veel Nederlandse en Belgische ondernemers met Duitse klanten of leveranciers roept dit een directe vraag op: geldt deze e-facturatie Duitsland 2027-verplichting ook voor mij? Het antwoord is genuanceerder dan de meeste marketingteksten suggereren, en juist die nuance bepaalt of je nu actie moet ondernemen of rustig kunt voorsorteren.

Waarom dit nu relevant is voor NL/BE-bedrijven

Duitsland is voor zowel Nederland als België verreweg de grootste handelspartner. Een groot deel van het Nederlandse en Belgische MKB factureert rechtstreeks aan Duitse afnemers, vaak via langlopende B2B-relaties in productie, logistiek, groothandel en zakelijke dienstverlening. Wanneer een land van die omvang zijn facturatiesysteem ingrijpend verandert, heeft dat onvermijdelijk uitstralingseffecten: Duitse inkoopafdelingen gaan structurele e-facturen verwachten, ERP-systemen worden heringericht, en de facto-standaard verschuift ook voor buitenlandse leveranciers. Wie hier nu grip op krijgt, voorkomt paniekwerk in 2027 en 2028.

Wat de Duitse wet precies verplicht, en wat niet

Duitsland heeft gekozen voor een gedecentraliseerd post-audit model, wettelijk verankerd in § 14 UStG. Dat is een fundamenteel andere aanpak dan clearance-landen zoals Italië of Polen, waar de belastingdienst elke factuur vooraf goedkeurt. In Duitsland draait de verplichting om het formaat van de factuur, niet om de manier waarop die wordt verstuurd:

Geen overheidsplatform. Facturen worden niet vooraf gecontroleerd of vrijgegeven door de Duitse belastingdienst.
Geen verplicht netwerk. Peppol, EDI en serviceproviders zijn toegestaan, maar voor binnenlandse B2B-facturen is geen enkel netwerk verplicht.
E-mail is een volwaardig verzendkanaal. Een ZUGFeRD-factuur als e-mailbijlage versturen voldoet aan de eis; een gewone inbox voldoet aan de ontvangstplicht.
Geen certificering, registratie of tussenpartij vereist om een geldige e-factuur uit te reiken.

Geaccepteerde formaten zijn XRechnung (XML, primair gericht op overheidsfacturatie), ZUGFeRD (hybride PDF/A-3 met ingesloten XML) en Peppol BIS Billing 3.0, mits deze voldoen aan de Europese norm EN 16931. Duitsland kent geen centraal overheidsplatform voor B2B-verkeer; het Coordination Office for IT Standards (KoSIT) in Bremen beheert de XRechnung-standaard en fungeert als Duitse Peppol-autoriteit.

De cruciale nuance: geldt dit voor grensoverschrijdende facturen?

Dit is het punt waar veel Nederlandse en Belgische bedrijven verkeerd geïnformeerd raken. De Duitse verplichting is in de eerste plaats gericht op binnenlandse Duitse B2B-transacties, tussen twee in Duitsland gevestigde ondernemingen. Voor grensoverschrijdende facturatie vanuit Nederland of België naar een Duitse afnemer geldt de verplichting op dit moment nog niet. Een Nederlandse leverancier kan een Duitse klant na 1 januari 2028 in beginsel nog steeds een traditionele factuur sturen, tenzij de Duitse wetgeving in de tussentijd wordt aangepast of de klant zelf een gestructureerd formaat eist.

Dat betekent niet dat je kunt afwachten. Twee ontwikkelingen maken proactief handelen verstandig:

Vanaf 1 juli 2030 wordt grensoverschrijdende B2B e-facturatie binnen de EU onderdeel van de ViDA Digital Reporting Requirements: near-realtime rapportage van transactiedata bij intra-EU-leveringen wordt dan de norm, ook voor NL/BE-bedrijven die aan Duitsland factureren.
In de praktijk vragen Duitse inkoopafdelingen nu al vaker om een structured e-invoice, simpelweg omdat hun eigen boekhoudsystemen daarop worden ingericht. Wie als buitenlandse leverancier op verzoek een ZUGFeRD- of Peppol BIS-factuur kan aanleveren, voorkomt frictie in de relatie, ook zonder wettelijke verplichting.

Wat dit kost: de mythe van de dure ERP-trajecten

Softwareleveranciers presenteren de Duitse verplichting vaak als aanleiding voor een kostbaar ERP-traject. Voor bedrijven met een substantieel factuurvolume naar Duitsland is investering in gestructureerde uitwisseling inderdaad zinvol. Maar voor bedrijven met een beperkt aantal Duitse facturen per maand is de wettelijke minimale compliance-stack verrassend licht:

Maak een gestructureerde factuur in plaats van een platte PDF. Voor incidenteel gebruik bestaan gratis, browsergebaseerde ZUGFeRD-generatoren die verkoper- en kopergegevens, factuurregels en betaalinformatie omzetten in een compliant PDF/A-3-bestand.
Verstuur het bestand zoals je al gewend bent. Als bijlage per e-mail, zonder access point of routeringsidentificatie. Alleen voor facturen aan de Duitse overheid geldt een uitzondering: XRechnung vereist dan een Leitweg-ID en meestal een portal-upload.
Controleer binnenkomende Duitse facturen met een gratis validator. De meeste fouten ontstaan niet doordat het formaat volledig ontbreekt, maar doordat een op het oog geldig bestand een van de ruim tweehonderd EN 16931-bedrijfsregels schendt: een inconsistente btw-uitsplitsing, een ontbrekende betaalcode, of een mismatch tussen de PDF-laag en de onderliggende XML.

Voor bedrijven die structureel grotere volumes naar Duitsland factureren, of die toch al bezig zijn met de eigen Peppol-aansluiting vanwege de Belgische verplichting sinds 1 januari 2026, is het efficiënter om direct op Peppol BIS Billing 3.0 te standaardiseren. Dat dekt zowel de Belgische verplichting als toekomstige Duitse en EU-brede vereisten in één stroom, in plaats van per land een apart formaat te onderhouden.

Praktische checklist voor NL/BE-bedrijven met Duitse handelsrelaties

Breng je Duitse factuurstromen in kaart. Hoeveel facturen stuur je per maand naar Duitse klanten, en aan welke afnemers (grootbedrijf boven € 800.000 omzet, of MKB)?
Vraag je grootste Duitse klanten proactief of zij al een voorkeursformaat hanteren (XRechnung, ZUGFeRD of Peppol BIS) voor 2027, ook al ben je er zelf nog niet toe verplicht.
Bepaal of je al Peppol-aangesloten bent vanwege de Belgische of andere verplichtingen; zo ja, dan is uitbreiding naar Duitse facturatie via dezelfde aansluiting vaak de goedkoopste route.
Reserveer geen budget voor een volledig nieuw ERP-traject als je Duitse factuurvolume laag is; een gratis ZUGFeRD-generator en -validator dekken de wettelijke basisvereisten.
Archiveer gestructureerde facturen in hun originele vorm conform de Duitse GoBD-bewaarplicht van acht jaar; een afgedrukte PDF alleen is onvoldoende.
Volg de ViDA-tijdlijn: vanaf 1 juli 2030 wordt grensoverschrijdende digitale rapportage EU-breed verplicht, ook voor facturen aan Duitsland.

Conclusie

De Duitse e-facturatieplicht van 2027/2028 is in eerste instantie een binnenlandse aangelegenheid, geen directe verplichting voor Nederlandse of Belgische leveranciers. Maar de facto-verschuiving in de markt, gecombineerd met de EU-brede ViDA-tijdlijn richting 2030, maakt het verstandig om nu al te standaardiseren op een gestructureerd factuurformaat, bij voorkeur via Peppol, zeker als je toch al voor de Belgische verplichting bent aangesloten. Zo voorkom je dat je over twee of drie jaar alsnog onder tijdsdruk moet schakelen.

Wil je weten welke Peppol Serviceprovider het beste past bij jouw factuurvolume en internationale klantenkring? Vergelijk aanbieders via de Peppol.nu vergelijkingstool, of lees onze gids E-facturatie Oplossing Kiezen: 7 Cruciale Stappen voor een stapsgewijze aanpak.

Bronnen

19 juli 2026/door Justin De Jager

E-facturatie België zes maanden na de verplichting: wat de praktijk leert

Praktische Gidsen Nederlands

E-facturatie België zes maanden na de verplichting: wat de praktijk leert

Een halfjaar geleden, op 1 januari 2026, werd gestructureerde e-facturatie verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen in België. Inmiddels is de e-facturatie België zes maanden-mijlpaal gepasseerd en is er genoeg praktijkervaring opgebouwd om een eerste balans op te maken. Tijdens de Peppol Conference Europe 2026, op 16 en 17 juni in Brussel, stond deze tussenbalans nadrukkelijk op de agenda: een panel van Peppol-experts en brancheorganisaties besprak wat er goed ging, waar bedrijven tegenaan liepen en welke stappen nog volgen. Dit artikel zet de belangrijkste lessen op een rij voor Nederlandse en Belgische ondernemingen.

Waarom deze tussenbalans nu relevant is

Voor bedrijven die zelf nog moeten starten met e-facturatie naar Belgische afnemers, of die de eigen implementatie willen toetsen, is dit het moment om te leren van de eerste zes maanden. België loopt in Europa voorop met de brede B2B-verplichting via Peppol en is daarmee een praktijkvoorbeeld voor andere lidstaten die vergelijkbare wetgeving voorbereiden, waaronder Frankrijk per september 2026 en Nederland op middellange termijn. Wie vandaag naar Belgische klanten of leveranciers factureert, heeft direct baat bij deze lessen; wie een eigen mandaat voorbereidt, krijgt een concreet beeld van waar de knelpunten in de praktijk zitten.

De lessen in dit artikel zijn gebaseerd op openbare bronnen: officiële toelichtingen van de Belgische overheid, juridische analyses van adviesbureaus die bedrijven begeleiden bij de implementatie, en de paneldiscussie tijdens de Peppol Conference Europe 2026 in Brussel, waar vertegenwoordigers van de Peppol-gemeenschap en brancheorganisaties de eerste praktijkervaringen deelden.

Wat er op 1 januari 2026 precies veranderde

Sinds 1 januari 2026 moeten alle in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen uitwisselen voor B2B-transacties. Facturen moeten voldoen aan de Europese semantische norm EN 16931, worden verzonden in het Peppol BIS-formaat en lopen via het Peppol-netwerk in het bekende 4-corner model. Een pdf-factuur per e-mail volstaat niet langer: de factuur moet rechtstreeks tussen de software van beide partijen worden uitgewisseld via een Peppol Serviceprovider. Voor facturatie aan de overheid (B2G) gold deze verplichting al sinds 1 maart 2024. De oude Hermes-oplossing voor e-facturatie werd per 31 december 2025 uitgefaseerd, in lijn met het advies van de Business Expert Group on e-invoicing.

De coulanceperiode: wat wel en niet werd gedoogd

De Belgische overheid kondigde vooraf een coulanceperiode van drie maanden aan, lopend van 1 januari tot en met 31 maart 2026. In die periode legde de FOD Financiën geen sancties op voor overtredingen die specifiek verband hielden met de nieuwe e-facturatieverplichting, mits een onderneming kon aantonen dat ze redelijke en tijdige stappen had gezet om te voldoen. Dat is een belangrijke nuance: de coulance was voorwaardelijk, niet automatisch. Bedrijven die nog geen enkele voorbereiding hadden getroffen, konden zich niet zonder meer op de coulanceperiode beroepen.

Veelvoorkomende knelpunten in de eerste helft van 2026

Uit de praktijk van de afgelopen zes maanden komt een aantal terugkerende knelpunten naar voren.

Facturen die niet correct via Peppol liepen. Wanneer een factuur niet via het Peppol-netwerk werd uitgewisseld, gold deze niet als een geldige factuur. Dat heeft directe fiscale gevolgen: de btw op een dergelijke factuur kan niet-aftrekbaar zijn, met financiële consequenties voor zowel verzender als ontvanger.
Onvoldoende afstemming tussen handelspartners. Als één van beide partijen niet in staat was een geldige e-factuur te verwerken, ontstond een juridisch en administratief probleem voor beide kanten. Dit speelde vooral bij kleinere ondernemingen die pas laat een Peppol Serviceprovider aansloten.
Onduidelijkheid over verplichte gegevens. Facturen moeten onder meer een correcte factuurreferentie, het btw-nummer en de bankgegevens bevatten. Ontbrekende of onjuiste velden leidden in de praktijk tot verwerkingsfouten aan de ontvangende kant.
Late overstap van pdf naar structured e-facturatie. Sommige ondernemingen bleven na 1 januari nog pdf-facturen versturen, in de veronderstelling dat dit binnen de coulanceperiode zou vallen. Dat is een risicovolle aanname: de coulance gold alleen voor wie aantoonbaar bezig was met de overstap.

Vanaf wanneer gelden boetes daadwerkelijk

Sinds 1 april 2026 is de coulanceperiode voorbij en gelden de reguliere sancties bij niet-naleving. De boetes zijn oplopend: 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro bij een derde overtreding binnen drie maanden. Voor ondernemingen die de overstap naar e-facturatie nog altijd niet volledig hebben afgerond, is dit een directe aanleiding om de eigen Peppol-aansluiting te controleren en waar nodig te herstellen.

Vooruitblik: van 4-corner naar 5-corner e-reporting in 2028

De huidige verplichting is niet het eindpunt. Per 1 januari 2028 voert België een near real-time e-reportingverplichting in via een 5-corner Peppol-model, waarbij de FOD Financiën als vijfde hoek aan het netwerk wordt toegevoegd. Factuurdata stroomt dan automatisch mee naar de belastingdienst op het moment van facturering. Meer hierover leest u in ons eerdere nieuwsbericht over de Belgische 5-corner e-reporting vanaf 2028. Ook de governance van het Peppol-netwerk verandert: de rol van nationale Peppol-autoriteit gaat in 2027 over van FOD BOSA naar FOD Financiën, een logische stap gezien de groeiende fiscale dimensie van het netwerk.

Wat dit betekent voor Nederlandse bedrijven die naar België factureren

Voor Nederlandse ondernemingen die goederen of diensten leveren aan Belgische btw-plichtige afnemers gelden dezelfde technische eisen als voor in België gevestigde bedrijven: de factuur moet gestructureerd zijn, voldoen aan EN 16931 en via Peppol worden uitgewisseld. Wie al een Peppol Serviceprovider gebruikt voor de Nederlandse markt, heeft doorgaans weinig extra werk nodig: het gaat vooral om het bevestigen dat de eigen provider ook aansluiting op het Belgische Peppol-netwerk ondersteunt en dat de factuurgegevens aan de Belgische vereisten voldoen. Bedrijven die nog geen Peppol Serviceprovider hebben, doen er goed aan dit nu te regelen, ook met het oog op de eigen Nederlandse ontwikkelingen op het gebied van e-facturatie.

Hoe de Belgische aanpak zich verhoudt tot andere landen

België is niet het enige land dat dit jaar een grote stap zet, maar de aanpak verschilt per lidstaat. Frankrijk voert per september 2026 een gefaseerde verplichting in, waarbij eerst de ontvangstplicht voor gestructureerde facturen ingaat en pas later de verzendplicht, gekoppeld aan gecertificeerde Plateformes Agréées. Nederland heeft nog geen wettelijke B2B-verplichting; het kabinet werkt aan een voorkeursrichting die aansluit op de Europese ViDA-tijdlijn, met een verwachte inwerkingtreding rond 2030. Duitsland koos voor een geleidelijke invoering met een langere overgangsperiode voor kleinere ondernemingen. Wat deze landen gemeen hebben, is de keuze voor Peppol of een daarmee compatibele infrastructuur als technische basis. Voor bedrijven die in meerdere van deze markten actief zijn, betekent dit dat een eenmalige investering in een goed werkende Peppol-aansluiting op meerdere fronten rendement oplevert, ook al verschillen de exacte ingangsdata en formaten per land.

Aandachtspunten voor kleine ondernemingen en zzp’ers

De verplichting geldt in beginsel voor alle btw-plichtige ondernemingen in België, ook zelfstandigen en kleine bedrijven. In de praktijk van de eerste zes maanden bleek dit voor deze groep vaak een grotere stap dan voor grotere organisaties met een eigen ERP-systeem en IT-afdeling. Veel boekhoudpakketten die populair zijn bij zzp’ers en kleine ondernemingen hebben inmiddels ingebouwde Peppol-koppelingen, waardoor facturen automatisch in het juiste formaat worden opgemaakt en verzonden zonder dat de gebruiker zich in de technische details hoeft te verdiepen. Toch is het raadzaam om niet blind te vertrouwen op de standaardinstellingen: controleer of uw boekhoudpakket daadwerkelijk een actieve Peppol-aansluiting heeft en niet alleen een pdf-export genereert die u zelf nog moet versturen. Voor ondernemingen die uitsluitend aan particulieren factureren, geldt de verplichting niet voor uitgaande facturen, maar zodra er ook B2B-klanten bijkomen, is naleving vanaf dat moment verplicht.

Hoe controleert u of uw Peppol-aansluiting daadwerkelijk werkt

Een aansluiting op Peppol is geen eenmalige installatie waarna alles vanzelf goed gaat. De ervaring van de afgelopen zes maanden leert dat het lonend is om periodiek te verifiëren of facturen daadwerkelijk aankomen zoals bedoeld. Vraag uw Peppol Serviceprovider om een overzicht van verzonden en ontvangen berichten en controleer of daar foutmeldingen tussen zitten. Test de aansluiting met een nieuwe handelspartner voordat u volledig op elektronische facturatie overschakelt, zodat eventuele configuratiefouten aan het licht komen voordat ze tot een geschil over de geldigheid van een factuur leiden. Leg ook vast wie binnen uw organisatie het eerste aanspreekpunt is als een factuur niet aankomt, zodat dit niet pas bij het opstellen van de btw-aangifte wordt ontdekt.

Praktische checklist voor de tweede helft van 2026

Controleer of uw facturen daadwerkelijk via het Peppol-netwerk worden uitgewisseld, niet alleen als pdf verstuurd.
Verifieer dat factuurreferentie, btw-nummer en bankgegevens correct en volledig in elke factuur staan.
Stem met uw Belgische handelspartners af of zij e-facturen via Peppol kunnen ontvangen en verwerken.
Vraag uw Peppol Serviceprovider actief naar de roadmap voor de 5-corner e-reportingverplichting van 2028.
Leg intern vast wie verantwoordelijk is voor het monitoren van wijzigingen in de Belgische regelgeving, nu de FOD Financiën een grotere rol krijgt.

Twijfelt u of uw huidige oplossing volstaat, of factureert u nog niet via Peppol? Vergelijk gecertificeerde Peppol Serviceproviders met ondersteuning voor de Belgische markt en maak een weloverwogen keuze.

Conclusie: e-facturatie België na zes maanden is een leerproces, geen eindstation

De eerste zes maanden van de Belgische e-facturatieplicht laten zien dat de overstap naar Peppol technisch haalbaar is, maar dat de praktijk minder vergevingsgezind is dan veel ondernemingen vooraf verwachtten. Een factuur die niet correct via Peppol wordt uitgewisseld, is eenvoudigweg geen geldige factuur, met alle fiscale gevolgen van dien. Nu de coulanceperiode voorbij is en boetes daadwerkelijk worden opgelegd, is dit het moment om de eigen aansluiting nog eens grondig te controleren, ook als de eerste maanden zonder problemen verliepen. Met de 5-corner e-reportingverplichting van 2028 al in het vooruitzicht, is een robuuste Peppol-implementatie vandaag ook een investering in de volgende fase van de Belgische e-facturatie-infrastructuur.

6 juli 2026/door Justin De Jager

Belgium E-Invoicing Mandate: Six Months of Lessons Learned

Praktische Gidsen Engels

Belgium E-Invoicing Mandate: Six Months of Lessons Learned

Six months ago, on 1 January 2026, structured e-invoicing became mandatory for all VAT-registered businesses in Belgium. Now that the Belgium e-invoicing mandate lessons of the first half of 2026 are becoming clear, there is enough real-world experience to draw practical conclusions. At the Peppol Conference Europe 2026, held on 16 and 17 June in Brussels, this mid-year review featured prominently: a panel of Peppol experts and industry bodies discussed what went well, where businesses ran into trouble, and what comes next. This article summarises the key takeaways for Belgian and Dutch companies alike.

Why this review matters now

For companies that still need to start invoicing Belgian customers electronically, or that want to check their own implementation, this is the moment to learn from the first six months. Belgium is ahead of the curve in Europe with its broad Peppol-based B2B mandate, making it a practical case study for other member states preparing similar legislation, including France from September 2026 and the Netherlands over the medium term. Businesses already invoicing Belgian trading partners benefit directly from these lessons; those preparing their own mandate get a concrete picture of where the real friction lies.

The lessons in this article draw on public sources: official guidance from the Belgian authorities, legal analysis from advisory firms supporting businesses through implementation, and the panel discussion at the Peppol Conference Europe 2026 in Brussels, where representatives from the Peppol community and industry bodies shared the first practical experiences.

What changed on 1 January 2026

Since 1 January 2026, all VAT-registered businesses established in Belgium must exchange structured electronic invoices with each other for B2B transactions. Invoices must comply with the European semantic standard EN 16931, be sent in Peppol BIS format, and travel over the Peppol network under the familiar four-corner model. A PDF invoice sent by email is no longer sufficient: the invoice must be exchanged directly between both parties’ software via a Peppol Service Provider. The obligation for invoicing government bodies (B2G) had already applied since 1 March 2024. The legacy Hermes e-invoicing solution was decommissioned by 31 December 2025, following the recommendation of the Business Expert Group on e-invoicing.

The tolerance period: what was and wasn’t accepted

The Belgian authorities had announced a three-month tolerance period running from 1 January to 31 March 2026. During this window, the FPS Finance imposed no sanctions for infringements specifically tied to the new e-invoicing obligation, provided a business could demonstrate it had taken reasonable and timely steps towards compliance. That is an important nuance: the tolerance was conditional, not automatic. Businesses that had made no preparations at all could not simply rely on the grace period.

Common pitfalls in the first half of 2026

Invoices not exchanged correctly via Peppol. An invoice not exchanged through the Peppol network is not considered valid. That has direct tax consequences: VAT on such an invoice can become non-deductible, with financial impact for both sender and receiver.
Insufficient coordination between trading partners. When one party was unable to process a valid e-invoice, it created a legal and administrative problem for both sides. This affected smaller businesses in particular, which connected to a Peppol Service Provider late.
Unclear mandatory data fields. Invoices must include, among other things, a correct invoice reference, VAT number, and bank details. Missing or incorrect fields led to processing errors on the receiving end.
Late transition from PDF to structured e-invoicing. Some businesses kept sending PDF invoices after 1 January, assuming this would fall under the tolerance period. That is a risky assumption: tolerance only applied to businesses that could demonstrably show they were working towards compliance.

When fines actually start to apply

Since 1 April 2026, the tolerance period is over and standard sanctions apply for non-compliance. Fines are graduated: €1,500 for a first offence, €3,000 for a second, and €5,000 for a third offence within three months. For businesses that have not yet fully completed the transition to e-invoicing, this is a direct reason to check and, where necessary, fix their Peppol connection.

What’s next: from four-corner to five-corner e-reporting in 2028

The current mandate is not the end point. From 1 January 2028, Belgium will introduce a near real-time e-reporting obligation via a five-corner Peppol model, adding FPS Finance as the fifth corner of the network. Invoice data will then flow automatically to the tax authority at the moment of invoicing. Read more in our earlier news item on Belgium’s five-corner e-reporting from 2028. Peppol network governance is also changing: the role of national Peppol Authority moves from FPS BOSA to FPS Finance in 2027, a logical step given the network’s growing tax dimension.

What this means for Dutch companies invoicing Belgium

Dutch businesses supplying goods or services to VAT-registered Belgian customers face the same technical requirements as companies established in Belgium: invoices must be structured, comply with EN 16931, and be exchanged via Peppol. Companies already using a Peppol Service Provider for the Dutch market typically need little extra work: the main task is confirming that their provider also supports connection to the Belgian Peppol network and that invoice data meets Belgian requirements. Companies without a Peppol Service Provider yet should arrange this now, also with an eye on the Netherlands’ own upcoming e-invoicing developments.

How Belgium’s approach compares to other countries

Belgium is not the only country taking a major step this year, but the approach differs by member state. France introduces a phased mandate from September 2026, starting with a receiving obligation for structured invoices before the sending obligation follows, tied to certified Plateformes Agréées. The Netherlands has no legal B2B mandate yet; the government is working on a preferred direction aligned with the European ViDA timeline, with entry into force expected around 2030. Germany opted for a gradual rollout with a longer transition period for smaller businesses. What these countries have in common is a choice for Peppol, or Peppol-compatible infrastructure, as the technical foundation. For companies active in several of these markets, this means a single investment in a properly working Peppol connection pays off on multiple fronts, even though exact go-live dates and formats differ by country.

What small businesses and sole traders should watch for

The mandate in principle applies to all VAT-registered businesses in Belgium, including sole traders and small companies. In practice, the first six months showed this was often a bigger step for this group than for larger organisations with their own ERP systems and IT departments. Many accounting packages popular with sole traders and small businesses now have built-in Peppol connections, automatically formatting and sending invoices correctly without requiring users to understand the technical details. Even so, it is worth not blindly trusting default settings: check whether your accounting software has an actual active Peppol connection, rather than just generating a PDF export you still need to send yourself. For businesses invoicing only private consumers, the obligation does not apply to outgoing invoices, but as soon as B2B customers are added, compliance becomes mandatory from that point on.

How to check whether your Peppol connection actually works

A Peppol connection is not a one-time setup that then runs itself indefinitely. Experience from the past six months shows it pays to periodically verify that invoices actually arrive as intended. Ask your Peppol Service Provider for an overview of sent and received messages and check for any error notifications. Test the connection with a new trading partner before switching fully to electronic invoicing, so configuration issues surface before they turn into a dispute over invoice validity. Also establish who within your organisation is the first point of contact when an invoice fails to arrive, so this is not discovered only when preparing the VAT return.

Practical checklist for the second half of 2026

Verify that your invoices are actually exchanged via the Peppol network, not just sent as a PDF.
Check that invoice reference, VAT number, and bank details are correct and complete on every invoice.
Confirm with your Belgian trading partners that they can receive and process e-invoices via Peppol.
Ask your Peppol Service Provider about its roadmap for the 2028 five-corner e-reporting obligation.
Assign internal ownership for monitoring changes in Belgian regulation, now that FPS Finance takes on a larger role.

Not sure your current setup is compliant, or not yet invoicing via Peppol? Compare certified Peppol Service Providers with support for the Belgian market and make an informed choice.

Conclusion: six months on, Belgium’s e-invoicing mandate is a learning process, not a finish line

The first six months of Belgium’s e-invoicing mandate show that the move to Peppol is technically achievable, but that practice is less forgiving than many businesses expected going in. An invoice not correctly exchanged via Peppol is simply not a valid invoice, with all the tax consequences that follow. Now that the tolerance period is over and fines are actually being applied, this is the moment to thoroughly check your own connection again, even if the first months went smoothly. With the 2028 five-corner e-reporting obligation already on the horizon, a robust Peppol implementation today is also an investment in the next phase of Belgium’s e-invoicing infrastructure.

6 juli 2026/door Justin De Jager

European Business Wallet mkb: wat verandert er administratief

Europese Business Wallet, Praktische Gidsen Nederlands

European Business Wallet mkb: wat verandert er administratief

Voor mkb-bedrijven die binnen de EU actief zijn, kan de European Business Wallet mkb-administratie ingrijpend vereenvoudigen. Kleine en middelgrote ondernemingen vormen 99 procent van alle bedrijven in de Europese Unie, en juist zij ondervinden de meeste hinder van versnipperde nationale procedures bij grensoverschrijdende activiteiten. De Europese Commissie verwacht dat de European Business Wallet mkb-bedrijven structureel minder gedoe oplevert bij onboarding, aanbestedingen en vergunningaanvragen.

Wat de European Business Wallet mkb-bedrijven concreet biedt

Met een European Business Wallet kunnen ondernemingen digitaal hun eigen identiteit bewijzen en die van andere partijen direct verifiëren. De portemonnee maakt het mogelijk om vertrouwde documenten zoals vergunningen, licenties en certificaten direct aan te maken, op te slaan en te delen. Documenten kunnen elektronisch worden ondertekend, voorzien van een tijdstempel of verzegeld. Bedrijven kunnen bovendien anderen machtigen om namens hen juridisch bindend op te treden, en veilig communiceren met andere ondernemingen of overheden via één digitaal kanaal.

Minder papierwerk bij onboarding, aanbestedingen en vergunningen

Volgens de Europese Commissie zorgt één digitale identiteit met één communicatiekanaal richting overheden ervoor dat bedrijven die overal in de EU actief zijn, tot 26 keer minder gedoe ervaren dan vandaag het geval is. Handelingen die nu nog op papier of in persoon moeten gebeuren, krijgen via de portemonnee dezelfde rechtsgeldigheid in digitale vorm. Dat raakt processen die voor mkb-bedrijven bijzonder tijdrovend zijn: het onboarden van nieuwe klanten en leveranciers, het doorlopen van aanbestedingsprocedures, vergunningaanvragen en compliancecontroles zoals anti-witwasprocedures (AML). Omdat alle benodigde gegevens digitaal en grensoverschrijdend beschikbaar zijn, vervalt voor veel van deze processen de noodzaak om fysiek aanwezig te zijn of telkens opnieuw documenten op te sturen.

Wat de cijfers zeggen over de besparingen

De Europese Commissie schat dat de vereenvoudigingsmaatregelen rond de European Business Wallet tot 2029 in totaal 5 miljard euro aan administratieve kosten kunnen besparen. Voor het Europese bedrijfsleven als geheel zou de portemonnee jaarlijks ten minste 160 miljard euro aan besparingen kunnen vrijmaken. Omdat mkb-bedrijven verreweg de grootste groep ondernemingen in de EU vormen, komt een substantieel deel van die besparing terecht bij precies de bedrijven die het minst budget hebben voor juridische en administratieve afhandeling.

Vrijwillig voor bedrijven, verplicht voor overheden

Een belangrijk uitgangspunt van het wetsvoorstel is dat het gebruik van de European Business Wallet voor ondernemingen vrijwillig blijft. De verplichting in de verordening richt zich uitsluitend tot overheidsinstanties: zij moeten de kernfuncties van de portemonnee kunnen accepteren. Voor mkb-bedrijven betekent dit dat zij zelf kunnen bepalen wanneer en in welke mate zij de European Business Wallet inzetten, zonder dat dit op korte termijn een verplichting wordt. Tegelijk geldt dat hoe meer overheden en grotere handelspartners de portemonnee accepteren, hoe groter het praktische voordeel wordt voor bedrijven die er gebruik van maken.

Praktische gids: wat mkb-bedrijven nu al kunnen doen

Volg de regelgeving: houd de ontwikkeling van de verordening en de verwachte implementatietermijnen in de gaten, zodat u niet wordt verrast door verplichtingen vanuit overheden waarmee u zaken doet.
Breng processen in kaart: welke onderdelen van uw onderneming vergen nu nog veel papierwerk of herhaalde identiteitscontroles, zoals onboarding van klanten of aanbestedingen?
Kies toekomstbestendige software: houd bij de keuze van dienstverleners rekening met compatibiliteit met digitale identiteitsoplossingen.
Borg uw e-facturatie: zorg dat uw proces via Peppol op orde is. De European Business Wallet vervangt dit netwerk niet, maar kan er in de toekomst als identiteitslaag naast komen te staan.

Wat dit betekent voor uw onderneming

Zolang de verordening nog niet is vastgesteld, hoeft u als mkb-ondernemer niets te doen om te voldoen aan de European Business Wallet. Wel is het verstandig om processen die veel administratieve overhead kennen alvast in kaart te brengen, zodat u bij beschikbaarheid van de portemonnee direct profijt heeft. Een goede basis is een betrouwbare Peppol Serviceprovider voor uw e-facturatie, aangezien identiteits- en adresseringsoplossingen zoals de European Business Wallet naar verwachting zullen samenwerken met bestaande netwerken zoals Peppol. Meer hierover leest u in European Business Wallet e-facturatie: de architecturale oplossing.

Vergelijk Peppol Serviceproviders op Peppol.nu en kies een oplossing die meegroeit met toekomstige Europese regelgeving zoals de European Business Wallet.

Bronnen

1 juli 2026/door Justin De Jager

European Business Wallet for SMEs: what changes administratively

European Business Wallet, Praktische Gidsen Engels

European Business Wallet for SMEs: what changes administratively

For SMEs operating within the EU, the European Business Wallet for SMEs could meaningfully simplify administration. Small and medium-sized enterprises make up 99 percent of all businesses in the European Union, and they are the ones who feel the impact of fragmented national procedures most when operating across borders. The European Commission expects the European Business Wallet for SMEs to structurally reduce hassle around onboarding, tenders, and permit applications.

What the European Business Wallet for SMEs actually offers

With a European Business Wallet, businesses can digitally prove their own identity and instantly verify that of others. The wallet makes it possible to create, store, and share trusted documents such as permits, licences, and certificates. Documents can be digitally signed, timestamped, or sealed. Businesses can also delegate others to act on their behalf with legal effect, and communicate securely with other businesses or public administrations through a single digital channel.

Less paperwork in onboarding, tenders, and permits

According to the European Commission, a single digital identity combined with a single communication channel toward public administrations means businesses operating across the EU experience up to 26 times less hassle than today. Actions that currently require paper or in-person handling gain the same legal effect when carried out digitally through the wallet. That affects processes that are especially time-consuming for SMEs: onboarding new customers and suppliers, going through tender procedures, applying for permits, and compliance checks such as anti-money-laundering (AML) procedures. Because the necessary data is available digitally and across borders, the need to be physically present or repeatedly resend documents disappears for many of these processes.

What the numbers say about the savings

The European Commission estimates that simplification measures around the European Business Wallet could save up to €5 billion in administrative costs by 2029. For European businesses as a whole, the wallet could unlock at least €160 billion in savings every year. Because SMEs make up by far the largest group of businesses in the EU, a substantial share of those savings lands with exactly the businesses that have the least budget for legal and administrative overhead.

Voluntary for businesses, mandatory for public administrations

A key principle of the legislative proposal is that use of the European Business Wallet remains voluntary for businesses. The obligation in the regulation applies solely to public sector bodies, which must be able to accept the wallet’s core functions. For SMEs, this means you can decide for yourself when and to what extent you adopt the European Business Wallet, without it becoming an obligation in the near term. At the same time, the more public administrations and larger trading partners accept the wallet, the greater the practical benefit becomes for businesses that use it.

Practical guide: what SMEs can do now

Track the regulation: follow the development of the legislation and the expected implementation deadlines, so you are not caught off guard by obligations from public administrations you work with.
Map your processes: identify which parts of your business still require heavy paperwork or repeated identity checks, such as customer onboarding or tenders.
Choose future-proof software: when selecting service providers, consider compatibility with digital identity solutions.
Secure your e-invoicing: make sure your process via Peppol is in order. The European Business Wallet does not replace this network, but may sit alongside it as an identity layer in the future.

What this means for your business

As long as the regulation has not been formally adopted, SMEs do not need to take any action to comply with the European Business Wallet. Still, it is wise to map out processes with heavy administrative overhead now, so you can benefit immediately once the wallet becomes available. A solid foundation is a reliable Peppol Service Provider for your e-invoicing, since identity and addressing solutions such as the European Business Wallet are expected to work alongside existing networks like Peppol. Read more in European Business Wallet e-invoicing: the architectural solution.

Compare Peppol Service Providers on Peppol.now and choose a solution that grows with future EU regulation.

Sources

1 juli 2026/door Justin De Jager

Voorbereiden op de European Business Wallet: praktische stappen voor bedrijven

Europese Business Wallet, Praktische Gidsen Nederlands

Voorbereiden op de European Business Wallet: praktische stappen voor bedrijven

Voorbereiden op de European Business Wallet begint niet bij de inwerkingtreding van de verordening, maar nu al. Hoewel formele vaststelling pas wordt verwacht in de eerste helft van 2027 en deelname voor bedrijven vrijwillig blijft, lopen de technische standaarden en grootschalige pilots via het WE BUILD Consortium al. Ondernemingen die nu de juiste basis leggen, profiteren het snelst zodra de European Business Wallet operationeel wordt.

Waarom nu al beginnen met voorbereiden

De European Business Wallet bouwt voort op dezelfde technische architectuur als de EU Digital Identity (EUDI) Wallet voor burgers, vastgelegd in eIDAS 2.0. Terwijl de wetgevingsprocedure nog loopt, ontwikkelen de Europese Commissie en de lidstaten parallel de technische standaarden, en test het WE BUILD Consortium de praktische werking in 30 landen met meer dan 190 deelnemende organisaties, waaronder nationale bedrijfsregisters, banken, walletproviders en technologiebedrijven. Bedrijven die wachten tot de verordening volledig is vastgesteld, lopen het risico achter te raken op concurrenten die nu al hun processen en systemen voorbereiden.

Stap 1: volg de regelgeving en implementatietermijnen

Houd de voortgang van de verordening bij, met name het verwachte politieke akkoord tussen Raad en Europees Parlement en de daaropvolgende implementatietermijn van 24 maanden voor overheidsinstanties. Voor uw eigen onderneming geldt geen wettelijke deadline, maar overheden en grote handelspartners waarmee u zaken doet, krijgen die wel. Weet wanneer uw belangrijkste publieke en private relaties verplicht worden de European Business Wallet te accepteren.

Stap 2: breng uw digitale identiteitsprocessen in kaart

Inventariseer welke processen in uw onderneming nu nog steunen op herhaalde identiteitsverificatie, papieren documenten of handmatige uitwisseling van vergunningen en certificaten: onboarding van klanten en leveranciers, aanbestedingsprocedures, vergunningaanvragen en compliancecontroles zoals AML-procedures. Dit zijn precies de processen waar de European Business Wallet het meeste tijdwinst kan opleveren.

Stap 3: zorg dat uw e-facturatie al op orde is

De European Business Wallet vervangt bestaande routeringsnetwerken zoals Peppol niet. De portemonnee functioneert als identiteits- en adresseringslaag die in de toekomst mogelijk stroomopwaarts van netwerken als Peppol kan komen te staan. Onderdeel daarvan is e-facturatie via OpenPeppol, dat al een expliciete use case heeft binnen het WE BUILD Consortium. Bedrijven die nu al goed zijn aangesloten op een Peppol Serviceprovider, staan er sterker voor wanneer identiteitsoplossingen zoals de EBW in de toekomst gekoppeld worden aan e-facturatie-adressering.

Stap 4: kies leveranciers en software met interoperabiliteit in gedachten

Let bij de keuze van nieuwe software, ERP-systemen of dienstverleners op compatibiliteit met digitale identiteitsstandaarden. Aanbieders van een European Business Wallet moeten voldoen aan strikte eisen: vestiging in de EU, beveiliging volgens het principe van security-by-design, en garanties voor vertrouwelijkheid, integriteit en interoperabiliteit. Vraag uw huidige en toekomstige leveranciers hoe zij zich voorbereiden op deze ontwikkeling.

Stap 5: betrek de juiste mensen binnen uw organisatie

Voorbereiding op de European Business Wallet is niet alleen een IT-vraagstuk. Juridische en compliance-afdelingen moeten begrijpen welke mandatering en volmachten straks digitaal via de portemonnee kunnen worden verleend, en financiële afdelingen moeten weten welke impact dit heeft op facturatie- en betalingsprocessen.

Checklist: voorbereiden op de European Business Wallet

Volg de wetgevingsvoortgang en de implementatietermijnen voor overheden en handelspartners.
Inventariseer processen met veel papierwerk of herhaalde identiteitscontroles.
Borg uw e-facturatie via een gecertificeerde Peppol Serviceprovider.
Beoordeel nieuwe software en leveranciers op interoperabiliteit met digitale identiteitsstandaarden.
Betrek juridische, compliance- en financiële teams bij de voorbereiding.

Wat dit betekent voor uw onderneming

Voorbereiden op de European Business Wallet vraagt vandaag geen ingrijpende investeringen, maar wel bewustzijn en een goede basis. Door uw e-facturatieproces nu op orde te brengen en interoperabele systemen te kiezen, sluit u straks sneller aan zodra de portemonnee beschikbaar komt. Een goed startpunt is het op orde brengen van uw e-facturatie via Peppol. Meer over de samenhang tussen de European Business Wallet en e-facturatie leest u in European Business Wallet e-facturatie: de architecturale oplossing.

Vergelijk Peppol Serviceproviders op Peppol.nu en leg vandaag de basis voor de European Business Wallet van morgen.

Bronnen

1 juli 2026/door Justin De Jager

Preparing for the European Business Wallet: practical steps for businesses

European Business Wallet, Praktische Gidsen Engels

Preparing for the European Business Wallet: practical steps for businesses

Preparing for the European Business Wallet does not start once the regulation enters into force, it starts now. Although formal adoption is not expected until the first half of 2027 and participation will remain voluntary for businesses, the technical standards and large-scale pilots through the WE BUILD Consortium are already underway. Businesses that lay the right groundwork now will benefit fastest once the European Business Wallet becomes operational.

Why preparation should start now

The European Business Wallet builds on the same technical architecture as the EU Digital Identity (EUDI) Wallet for citizens, established under eIDAS 2.0. While the legislative procedure is still ongoing, the European Commission and member states are developing the technical standards in parallel, and the WE BUILD Consortium is testing practical implementation across 30 countries with more than 190 participating organisations, including national business registers, banks, wallet providers, and technology companies. Businesses that wait until the regulation is fully adopted risk falling behind competitors who are preparing their processes and systems today.

Step 1: track the regulation and implementation deadlines

Follow the progress of the regulation, in particular the expected political agreement between the Council and the European Parliament and the subsequent 24-month implementation period for public administrations. There is no legal deadline for your own business, but public administrations and large trading partners you work with will have one. Know when your key public and private relationships will be required to accept the European Business Wallet.

Step 2: map your digital identity processes

Identify which processes in your business still rely on repeated identity verification, paper documents, or manual exchange of permits and certificates: onboarding customers and suppliers, tender procedures, permit applications, and compliance checks such as AML procedures. These are exactly the processes where the European Business Wallet can deliver the most time savings.

Step 3: make sure your e-invoicing is already in order

The European Business Wallet does not replace existing routing networks such as Peppol. The wallet functions as an identity and addressing layer that may eventually sit upstream of networks like Peppol. E-invoicing through OpenPeppol is already an explicit use case within the WE BUILD Consortium. Businesses that are already well connected to a Peppol Service Provider will be better positioned once identity solutions such as the EBW are eventually linked to e-invoicing addressing.

Step 4: choose providers and software with interoperability in mind

When selecting new software, ERP systems, or service providers, pay attention to compatibility with digital identity standards. Providers of a European Business Wallet must meet strict requirements: establishment in the EU, security-by-design, and guarantees for confidentiality, integrity, and interoperability. Ask your current and future providers how they are preparing for this development.

Step 5: involve the right people across your organisation

Preparing for the European Business Wallet is not just an IT question. Legal and compliance teams need to understand which mandates and powers of attorney can soon be granted digitally through the wallet, and finance teams need to understand the impact on invoicing and payment processes.

Checklist: preparing for the European Business Wallet

Track legislative progress and implementation deadlines for public administrations and trading partners.
Map processes with heavy paperwork or repeated identity checks.
Secure your e-invoicing through a certified Peppol Service Provider.
Evaluate new software and providers for interoperability with digital identity standards.
Involve legal, compliance, and finance teams in your preparation.

What this means for your business

Preparing for the European Business Wallet does not require major investment today, but it does require awareness and a solid foundation. By getting your e-invoicing process in order now and choosing interoperable systems, you will be able to connect faster once the wallet becomes available. A good starting point is putting your e-invoicing through Peppol in order. Read more about how the European Business Wallet relates to e-invoicing in European Business Wallet e-invoicing: the architectural solution.

Compare Peppol Service Providers on Peppol.now and lay the foundation today for tomorrow’s European Business Wallet.

Sources

1 juli 2026/door Justin De Jager