Choosing an E-Invoicing Solution: 7 Essential Steps to Make the Best Choice in 2025

, ,

Choosing an E-Invoicing Solution: 7 Essential Steps to Make the Best Choice in 2025

choosing an e-invoicing solution

Selecting an e-invoicing solution in 2025 is a strategic decision. With mandatory e-invoicing approaching in Belgium (from January 2026), France (from September 2026) and other European countries, it’s essential to set the right direction now.
At Peppol.nu we see many companies feeling overwhelmed by the number of options. This guide takes you through the decision step by step—tailored to your situation, company size and future plans.

Why choosing the right e-invoicing solution matters

A poor fit has far-reaching consequences. It can cause unnecessary costs, operational frustration and compliance risks. Inefficient tools create duplicate work and missed automation opportunities that can cost thousands per year. Some choose the cheapest option and end up paying more through manual work.
A system without up-to-date compliance can also trigger penalties in countries where e-invoicing is already mandatory. Vendor lock-in is common too: switching later can be difficult or expensive. Finally, your solution must scale with your organisation—what works today might become a bottleneck in two years.

Step 1: Map your current invoicing process

Good decisions start with insight. Analyse how many invoices you send and receive each month, which invoice types you use, and in which countries you operate. Many companies skip this, but it’s the basis for a future-proof choice.

A small firm sending a few dozen invoices per month has different needs than a manufacturer working with hundreds of suppliers. Look at the full picture: outgoing and incoming invoices, frequency, types, and international scope.

A simple cloud solution with Peppol connectivity can be enough for a small web studio, while a mid-size IT business benefits from stronger API integrations and multi-country support.

Step 2: Identify the essential integrations

E-invoicing delivers value when it connects smoothly to your existing stack—accounting, ERP, CRM, and project tools.

The most critical link is with accounting. Check that invoices post automatically without manual entry. Ask how deep the integration goes: are invoices and statuses synchronised automatically or do you have to match data yourself?

If you use ERP (e.g., SAP, Microsoft Dynamics, Odoo), your e-invoicing solution should communicate reliably with it. Service businesses often need CRM and project integrations so invoicing flows directly from ongoing work.

Payment processors such as Mollie or Stripe can further automate settlement. Distinguish between must-have and nice-to-have integrations to avoid paying for functionality you won’t use.

Step 3: Understand the standards and networks behind e-invoicing

E-invoicing isn’t just software—it relies on standards and networks that enable secure, interoperable exchange. For Dutch and Belgian businesses, Peppol is the key network.

Peppol enables secure electronic document exchange between companies and governments in 65+ countries. It has been mandatory for B2G invoicing across the EU since 2020 and forms the basis of the Belgian and French B2B mandates.
A solution without Peppol support is, by definition, not future-proof.

The European semantic model EN 16931 defines the invoice content; the technical formats UBL and CII carry the data.
If you operate in multiple countries, account for national specifics: France (PDPs/PPF), Italy (SDI), Greece (myDATA). Ask providers explicitly which standards and countries they support, whether they operate as a Peppol Access Point, and how they ship compliance updates.

Step 4: Compare the types of e-invoicing solutions

Not all solutions are alike. You’ll typically choose among four categories, each with pros and cons.

1) Standalone invoicing software
Tools like Moneybird, InformerOnline or Factuursturen.nl suit small businesses with low volumes. They’re easy and affordable, but integrations and Peppol depth can be limited.

2) Accounting suites with built-in e-invoicing
If you already use Exact Online, AFAS or Twinfield, embedding e-invoicing within that suite is logical. You get tight linkage to bookkeeping, though flexibility varies and Peppol features aren’t always standard.

3) Dedicated Peppol Service Providers
Vendors such as Storecove, Basware or Pagero specialise in connectivity and international compliance. Expect strong APIs and multi-country support, with integration work into your existing stack.

4) Enterprise platforms
Large organisations sometimes choose SAP or Tradeshift for full procure-to-pay and global compliance. Powerful, but heavier in cost and implementation effort.

Rule of thumb:
Up to ~50 invoices/month → simple or accounting-native solutions.
50–200 invoices/month → prioritise integrations and Peppol.
200+ or international complexity → consider a dedicated provider or enterprise platform.

Step 5: Look beyond price—calculate total cost and value

Many focus on the monthly fee, but Total Cost of Ownership (TCO) tells the real story. Include setup, integration/API work, per-invoice fees, support tiers and internal time. Some providers charge per sent/received invoice, which adds up at scale.

Also calculate savings: reduced manual processing, fewer errors, faster payments. If your team spends 20 hours/month on manual processing and automation saves 15 hours, at €35/hour that’s ~€6,000 per year.

E-invoicing can feel expensive due to a psychological effect: improvements quickly become the new normal while the monthly charge stays visible. Document your current baseline and compare again after six months to keep the gains tangible.

Step 6: Test usability and support

Tech and price matter, but day-to-day experience determines success. Always request a demo. Use your scenarios, test how intuitive the UI is, ask how errors are corrected, how quickly you can go live, and whether a sandbox is available.

Evaluate support quality: channels (phone/chat), response times, language coverage, and understanding of local rules. Proactive regulatory updates and a solid knowledge base or webinars are good signs.

A simple test is the “first invoice challenge”: how long does it take to send your first e-invoice? If it’s smooth, you’re likely in good hands.

Step 7: Verify compliance and future-readiness

E-invoicing evolves quickly. The VAT in the Digital Age (ViDA) package introduces EU-wide e-invoicing for intra-EU transactions from 2030. Verify that your provider meets Dutch and EU requirements (EN 16931, Peppol BIS Billing 3.0, GDPR).

Ask how they handle future changes: are updates automatic and included? How flexibly can the system adapt?
Also check vendor stability: years in business, compliance update track record, and certifications (e.g., ISO 27001 or SOC 2). Reliable providers invest continuously in security, regulation and customer success.

Common mistakes (and how to avoid them)

Rushing decisions leads to trouble: choosing on price alone, overlooking integrations, ignoring Peppol, skipping demos, or underestimating support.
The remedy is straightforward: compare at least three options, verify integrations, always run a demo, and assess support as rigorously as features and price.

How Peppol.nu helps you choose an e-invoicing solution

Peppol.nu helps Dutch and Belgian companies make sense of the market.
Use our comparison tool to filter suppliers by price range, company size, required integrations, compliance needs and solution type—instantly creating a shortlist that fits your situation.

Prefer personal advice? We offer a free orientation call to analyse your current setup, discuss requirements and provide concrete recommendations. If you wish, we’ll also help request quotes from multiple providers. You can schedule a call via our contact form.

In short: how to choose the best e-invoicing solution

Choosing the right e-invoicing solution doesn’t have to be overwhelming. By mapping volumes, integrations and compliance needs, comparing categories, and testing both price and usability, you’ll make a well-founded choice that lasts.

Start today with step 1: analyse your current process and determine what you really need.
With mandates approaching in 2026 and 2027, now is the time to act—before deadlines force your hand.

Visit Peppol.nu for more information, the supplier comparison tool, and practical resources to get started.

Frequently asked questions about choosing an e-invoicing solution

How long does implementation take?

It depends on size and complexity. Simple cloud tools can be operational within a day; enterprise systems may take months. On average, companies supported by Solventis.nl or Peppol.now go live within two to six weeks.

Should I choose Peppol now?

Yes. Peppol is the European backbone for e-invoicing. Choosing a Peppol-enabled solution prepares you for future obligations and cross-border trade. On Peppol.now you can compare Peppol providers and see which fit your company.

What if my current accounting system has limited e-invoicing features?

Either switch to a suite with stronger e-invoicing or connect a dedicated Peppol provider to your current system. Consultants from Solventis.nl design hybrid setups where existing accounting software connects to the Peppol network via APIs.

Are there free solutions?

Some free or very low-cost tools exist, but they typically lack Peppol connectivity or multi-country compliance. Peppol.nu’s comparison page shows which suppliers offer reliable entry-level plans that still meet EU standards.

Why does e-invoicing feel expensive if it saves money?

Time savings quickly become the “new normal,” while the monthly fee stays visible. Document your pre-implementation effort and recheck after six months. Solventis.nl can help quantify savings and ROI within a structured Peppol adoption plan.

How do I know if a provider is reliable?

Check whether they are a certified Peppol Access Point and hold ISO 27001 or SOC 2. Reviews and case studies on Peppol.now highlight vendors with proven compliance and continuity.

Can I switch to another provider later?

Yes—but the process is currently more complex than many expect. Your Peppol ID (the unique address for receiving invoices via the Peppol network) is registered within your current provider’s system, so you depend on their cooperation for the technical handover. There is no standardised or legally mandated transfer procedure yet, so migration can take several days to weeks, and invoices may temporarily fail while the ID sits “between” providers.
Peppol.nu explains in detail why this happens, how vendor lock-in arises, and why a central, independent Peppol registry would fix it. If you want to switch now, Solventis.nl offers independent transition support between Peppol providers—coordinating the technical transfer and minimising downtime.

What happens if I’m late implementing e-invoicing?

You risk penalties, backlog and compliance issues. The teams behind Peppol.now and Solventis.nl help companies become compliant well before deadlines, including testing, integrations and staff training.

Sources

OpenPeppol – Internationale Peppol standaarden

Europese Commissie – e-Invoicing in Europa

Belgische e-facturatie verplichting uitgelegd

Franse Peppol Autoriteit aanstelling

EU VAT in the Digital Age (ViDA) richtlijn

About Peppol.nu
Peppol.nu is the independent information platform on electronic invoicing and the Peppol network in the Netherlands. We help companies choose the right e-invoicing solution and provide objective comparisons of service providers. Our goal: make e-invoicing understandable and accessible for every business.

/door

E-facturatie Oplossing Kiezen: 7 Cruciale Stappen voor de Beste Keuze in 2025

, ,

E-facturatie Oplossing Kiezen: 7 Cruciale Stappen voor de Beste Keuze in 2025

e-facturatie oplossing kiezen

De keuze voor een e-facturatie oplossing is in 2025 een strategische beslissing geworden. Met de komst van verplichte e-facturatie in België (vanaf januari 2026), Frankrijk (september 2026) en andere Europese landen, is het voor ondernemers essentieel om nu de juiste richting te kiezen.
Bij Peppol.nu merken we dagelijks dat veel bedrijven zich overweldigd voelen door de hoeveelheid opties. Deze gids helpt je stap voor stap bij het maken van de juiste keuze – toegespitst op jouw situatie, bedrijfsomvang en toekomstplannen.

Waarom is het kiezen van de juiste e-facturatie oplossing zo belangrijk?

Een verkeerde keuze heeft vaak verstrekkende gevolgen. Een slecht passende oplossing kan leiden tot onnodige kosten, operationele frustratie en risico’s op non-compliance.
Een inefficiënte tool kan duizenden euro’s per jaar kosten door dubbel werk en gemiste automatiseringskansen. Sommige ondernemers kiezen de goedkoopste optie, maar verliezen geld aan handmatige processen.
Daarnaast kan een systeem zonder actuele compliance leiden tot boetes, vooral in landen waar e-facturatie al verplicht is. Ook komt vendor lock-in regelmatig voor: overstappen blijkt dan later lastig of duur.
Tot slot moet je oplossing schaalbaar zijn, zodat ze met je organisatie meegroeit. Wat vandaag goed werkt, kan over twee jaar een bottleneck worden.

Stap 1: Breng je huidige facturatieproces in kaart

Een succesvolle keuze begint met inzicht. Analyseer hoeveel facturen je maandelijks verzendt én ontvangt, welke typen facturen je gebruikt en in welke landen je actief bent. Veel bedrijven slaan deze stap over, maar hij vormt de basis van een toekomstbestendige keuze.

Een kleine onderneming met enkele tientallen facturen per maand heeft andere behoeften dan een productiebedrijf met honderden leveranciers. Kijk dus naar het volledige plaatje: verzonden én ontvangen facturen, frequentie, factuursoorten en internationale dimensie.

Een eenvoudige cloudoplossing met Peppol-koppeling kan volstaan voor een kleine webstudio, terwijl een middelgroot IT-bedrijf beter af is met een geavanceerde oplossing die sterke API-integraties en multi-country-ondersteuning biedt.

Stap 2: Bepaal welke integraties essentieel zijn

Een e-facturatie oplossing werkt pas echt goed als ze naadloos aansluit op je bestaande software. Denk hierbij aan je boekhoudpakket, ERP-systeem, CRM of projectmanagementtools.

De belangrijkste koppeling is met de boekhouding. Controleer of facturen automatisch worden verwerkt zonder handmatige invoer. Vraag je leverancier hoe diep de integratie gaat: worden facturen automatisch gesynchroniseerd, of moet je zelf gegevens matchen?

Gebruik je een ERP-systeem zoals SAP, Microsoft Dynamics of Odoo? Dan moet de e-facturatie oplossing hier probleemloos mee communiceren. Voor dienstverleners is een koppeling met CRM-systemen en projecttools vaak essentieel, zodat facturatie direct voortvloeit uit lopende opdrachten.

Ook betaalverwerkers zoals Mollie of Stripe kunnen waardevol zijn om betalingen te automatiseren.
Maak voor jezelf een onderscheid tussen integraties die noodzakelijk zijn en die slechts wenselijk zijn. Zo voorkom je dat je betaalt voor functionaliteit die je niet gebruikt.

Stap 3: Begrijp de standaarden en netwerken achter e-facturatie

E-facturatie draait niet alleen om software, maar ook om standaarden en netwerken die zorgen voor veilige, interoperabele communicatie. Het belangrijkste netwerk voor Nederlandse bedrijven is Peppol.

Peppol maakt het mogelijk om elektronische documenten veilig uit te wisselen tussen bedrijven en overheden in meer dan 65 landen. Het is sinds 2020 verplicht voor B2G-facturen binnen de EU en vormt ook de basis voor de Belgische en Franse B2B-mandaten.
Een e-facturatie oplossing zonder Peppol-ondersteuning is dus per definitie niet toekomstbestendig.

Daarnaast is de Europese standaard EN 16931 van belang: deze legt de semantische structuur van e-facturen vast. De technische formaten UBL en CII zorgen voor de daadwerkelijke verzending.

Wie zaken doet in meerdere landen moet ook rekening houden met nationale varianten. Frankrijk werkt bijvoorbeeld met PDP’s en het Portail Public de Facturation, Italië met het SDI-netwerk en Griekenland met het myDATA-platform.
Vraag je leverancier daarom expliciet welke standaarden en landen worden ondersteund, of zij Peppol Access Point zijn, en hoe zij compliance-updates bijhouden.

Stap 4: Vergelijk de soorten e-facturatie oplossingen

Niet alle oplossingen zijn gelijk. Grofweg kun je kiezen uit vier categorieën, elk met eigen voor- en nadelen.

1. Standalone facturatiesoftware
Eenvoudige tools zoals Moneybird, InformerOnline of Factuursturen.nl zijn ideaal voor kleine bedrijven met beperkt factuurvolume. Ze zijn gebruiksvriendelijk en goedkoop, maar hebben beperkte integratiemogelijkheden en vaak slechts basis-Peppol-ondersteuning.

2. Boekhoudpakketten met ingebouwde e-facturatie
Voor wie al werkt met pakketten als Exact Online, AFAS of Twinfield is integratie binnen het bestaande systeem logisch. De facturatie is direct gekoppeld aan de boekhouding, maar flexibiliteit kan beperkt zijn en Peppol-functionaliteit is niet altijd standaard.

3. Dedicated Peppol Service Providers
Bedrijven als Storecove, Basware of Pagero zijn gespecialiseerd in e-facturatie en internationale compliance. Ze bieden krachtige API’s en multi-country-ondersteuning, maar vereisen vaak integratie met je bestaande software.

4. Enterprise-platforms
Grote ondernemingen kiezen soms voor platforms als SAP of Tradeshift. Deze ondersteunen volledige procure-to-pay-processen en internationale compliance, maar vergen aanzienlijke investeringen en implementatietijd.

Een praktische vuistregel:

  • Tot 50 facturen per maand: kies een eenvoudige of boekhoudgebonden oplossing.
  • Tussen 50 en 200 facturen per maand: kijk naar integraties en Peppol-ondersteuning.
  • Boven 200 facturen per maand of internationale activiteit: overweeg een dedicated provider of enterprise-platform.

Stap 5: Kijk verder dan de prijs – bereken de totale kosten

Veel ondernemers focussen op de maandelijkse abonnementsprijs, maar de Total Cost of Ownership (TCO) vertelt het echte verhaal.
Naast licentiekosten zijn er setup-kosten, integratie- en API-kosten, support en implementatie-tijd. Sommige providers rekenen per verzonden of ontvangen factuur, wat bij grote volumes flink kan oplopen.

Reken daarom niet alleen uit wat het systeem kost, maar ook wat het bespaart. Een goed gekozen oplossing vermindert handmatige verwerkingstijd, voorkomt fouten en versnelt betalingen.
Als je administratie twintig uur per maand kwijt is aan handmatige verwerking en automatisering bespaart vijftien uur, dan levert dat – bij een uurtarief van €35 – ruim €6.000 per jaar op.

Toch ervaren veel ondernemers e-facturatie als “duur”. Dat komt door een psychologisch fenomeen: verbeteringen voelen al snel normaal, terwijl de maandelijkse kosten zichtbaar blijven. Documenteer daarom vooraf hoeveel tijd je administratie nu kost en vergelijk dat na zes maanden. Zo maak je de winst tastbaar en blijf je de waarde zien.

Stap 6: Test gebruiksvriendelijkheid en support

Techniek en prijs zijn belangrijk, maar de praktijk bepaalt het succes. Vraag altijd een demo aan voordat je beslist. Laat tijdens de demo je eigen scenario’s zien en test hoe intuïtief het systeem is. Vraag hoe fouten worden gecorrigeerd, hoe snel je live kunt en of je tijdelijk een testomgeving krijgt.

Let daarnaast op de kwaliteit van support. Zijn de medewerkers bereikbaar per telefoon of chat? Spreken ze Nederlands? Begrijpen ze lokale wetgeving?
Een goed teken is als een provider proactieve updates aanbiedt bij wijzigingen in regelgeving en duidelijke kennisbronnen heeft, zoals een helpcentrum of webinars.

Een simpele test is de “first invoice challenge”: hoe lang duurt het om je eerste e-factuur te versturen? Als dat soepel gaat, zit je meestal goed.

Stap 7: Controleer compliance en toekomstbestendigheid

E-facturatie staat niet stil. Nieuwe mandaten volgen elkaar snel op en de VAT in the Digital Age (ViDA)-richtlijn maakt e-facturatie vanaf 2030 verplicht voor intra-EU-transacties.
Controleer daarom of je provider voldoet aan Nederlandse en Europese regels, waaronder de EN 16931-norm, de Peppol BIS Billing 3.0-specificatie en de AVG.

Vraag hoe het bedrijf omgaat met toekomstige wijzigingen: worden updates automatisch doorgevoerd, zijn ze inbegrepen in het abonnement en hoe flexibel is het systeem bij nieuwe eisen?

Kijk ook naar de stabiliteit van de leverancier. Hoe lang bestaan ze? Hebben ze ervaring met compliance-updates en beschikken ze over certificeringen zoals ISO 27001 of SOC 2?
Een betrouwbare provider investeert continu in veiligheid, wetgeving en klantrelaties – zodat jij dat niet zelf hoeft te doen.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

De meeste misstappen ontstaan door te snel beslissen. Ondernemers kijken alleen naar de prijs, vergeten integraties of negeren Peppol-ondersteuning. Soms wordt geen demo aangevraagd, waardoor men pas na aankoop ontdekt dat het systeem niet past.
Een andere fout is support onderschatten: zonder goede begeleiding kan implementatie stroef verlopen.

De remedie is eenvoudig: vergelijk minimaal drie oplossingen, controleer integraties, vraag altijd een demo en beoordeel support net zo kritisch als functionaliteit.

Hoe Peppol.nu kan helpen bij het kiezen van een e-facturatie oplossing

Peppol.nu helpt Nederlandse en Belgische bedrijven om overzicht te krijgen in het aanbod van e-facturatie oplossingen.

Op onze website vind je een vergelijkingstool waarmee je leveranciers kunt filteren op prijs, bedrijfsomvang, gewenste integraties, compliance-vereisten en type oplossing. Zo krijg je direct een shortlist van aanbieders die passen bij jouw situatie.

Wil je liever persoonlijk advies? Wij bieden kosteloos een oriënterend gesprek waarin we je huidige situatie analyseren, specifieke wensen bespreken en concrete aanbevelingen doen. Desgewenst helpen we ook bij het aanvragen van offertes bij meerdere providers.
Via het contactformulier kun je eenvoudig een adviesgesprek inplannen.

In het kort: zo kies je de beste e-facturatie oplossing

Het kiezen van de juiste e-facturatie oplossing hoeft niet overweldigend te zijn.
Door je factuurvolume, integraties en compliance-behoeften in kaart te brengen, verschillende categorieën te vergelijken en zowel prijs als gebruiksvriendelijkheid te toetsen, maak je een weloverwogen keuze die jaren meegaat.

Begin vandaag nog met stap 1: analyseer je huidige proces en bepaal wat je écht nodig hebt.
Met de komende wettelijke verplichtingen in 2026 en 2027 is dit het moment om te handelen – niet pas wanneer de deadlines naderen.

Bezoek Peppol.nu voor meer informatie, de leveranciersvergelijker en praktische tools om direct te starten.

Veelgestelde vragen over e-facturatie oplossing kiezen

Hoe lang duurt het om een e-facturatie oplossing te implementeren?

Dat hangt af van de omvang en complexiteit van je organisatie. Eenvoudige cloudoplossingen kunnen binnen één dag operationeel zijn, terwijl uitgebreide enterprise-systemen enkele maanden vergen. Gemiddeld gaan bedrijven die via Solventis.nl of Peppol.nu begeleiding krijgen binnen twee tot zes weken live.

Moet ik nu al voor Peppol kiezen?

Ja. Peppol vormt de Europese ruggengraat voor e-facturatie. Door nu te kiezen voor een Peppol-ondersteunde oplossing, ben je voorbereid op toekomstige verplichtingen en internationale samenwerking. Op Peppol.nu kun je eenvoudig Peppol-providers vergelijken en zien welke het beste past bij jouw bedrijf.

Wat als mijn huidige boekhoudpakket beperkte e-facturatie-mogelijkheden heeft?

Je kunt overstappen naar een pakket met betere e-facturatiefunctionaliteit of een aparte Peppol-dienstverlener koppelen aan je huidige systeem. Consultants van Solventis.nl helpen organisaties bij het ontwerpen van hybride oplossingen waarbij bestaande boekhoudsoftware via API-koppelingen toegang krijgt tot het Peppol-netwerk.

Zijn er gratis oplossingen?

Er bestaan enkele gratis of zeer goedkope tools, maar deze bieden meestal geen Peppol-connectiviteit of internationale compliance. De vergelijkingspagina op Peppol.nu laat zien welke leveranciers betrouwbare instapabonnementen aanbieden die wél voldoen aan Europese standaarden.

Waarom voelt e-facturatie duur terwijl het geld bespaart?

Omdat tijdsbesparing snel het “nieuwe normaal” wordt. De maandelijkse kosten blijven zichtbaar, maar de gewonnen uren verdwijnen uit het bewustzijn. Documenteer daarom vooraf hoeveel tijd je administratie nu kost en vergelijk dat na zes maanden opnieuw. Solventis.nl kan helpen de besparingen en ROI inzichtelijk te maken binnen een concreet Peppol-adoptieplan.

Hoe weet ik of een provider betrouwbaar is?

Controleer of de leverancier een gecertificeerde Peppol Access Point is en over ISO 27001- of SOC 2-certificering beschikt. Reviews en klantcases op Peppol.nu tonen welke partijen een bewezen staat van dienst hebben op het gebied van compliance en continuïteit.

Kan ik op een ander moment nog overstappen naar een andere provider?

Ja, dat kan — maar het proces is vandaag de dag complexer dan veel ondernemers denken. Je Peppol ID (het unieke adres waarmee je facturen ontvangt via het Peppol-netwerk) staat geregistreerd binnen het systeem van je huidige serviceprovider. Daardoor ben je bij een overstap afhankelijk van hun medewerking voor de technische overdracht.

Er bestaat nog geen gestandaardiseerde of wettelijk vastgelegde procedure om Peppol ID’s eenvoudig te verhuizen, wat betekent dat het proces soms meerdere dagen tot weken kan duren. Tijdens die periode kunnen facturen tijdelijk niet aankomen, omdat je Peppol ID even “tussen” providers hangt.

Op Peppol.nu lees je uitgebreid waarom dit proces momenteel zo ingewikkeld is, hoe vendor lock-in ontstaat en waarom een centrale, onafhankelijke Peppol-registratie dit in de toekomst zou moeten oplossen.

Wil je nu al overstappen?
Dan helpt Solventis.nl bedrijven met een onafhankelijke overstapbegeleiding tussen Peppol-serviceproviders — inclusief het coördineren van de technische overdracht en het beperken van downtime.

Wat gebeurt er als ik te laat ben met het invoeren van e-facturatie?

Dan loop je risico op boetes, administratieve achterstanden en compliance-problemen. De teams achter Peppol.nu en Solventis.nl helpen bedrijven om ruim vóór de wettelijke deadlines compliant te zijn, inclusief testfasen, koppelingen en training van medewerkers.

Bronnen

OpenPeppol – Internationale Peppol standaarden

Europese Commissie – e-Invoicing in Europa

Belgische e-facturatie verplichting uitgelegd

Franse Peppol Autoriteit aanstelling

EU VAT in the Digital Age (ViDA) richtlijn

Over Peppol.nu: Peppol.nu is het onafhankelijke informatieplatform over elektronische facturatie en het Peppol-netwerk in Nederland. We helpen bedrijven bij het kiezen van de juiste e-facturatie oplossing en bieden objectieve vergelijkingen van serviceproviders. Ons doel: e-facturatie begrijpelijk en toegankelijk maken voor elk Nederlands bedrijf.

/door

Peppol Access Points Vergelijken | Kies de Beste Oplossing

,

Peppol Access Points vergelijken

Peppol Access Points vergelijken: Kies de beste oplossing voor jouw bedrijf

Bij het implementeren van e-facturatie in je bedrijf kom je al snel in aanraking met Peppol en Peppol Access Points. In dit artikel leggen we uit wat deze begrippen inhouden, waarom je een geschikt Access Point nodig hebt, en hoe je de juiste keuze maakt voor jouw organisatie.

Wat is een Peppol Access Point?

Een Peppol Access Point is een gecertificeerde dienstverlener die jouw bedrijf verbindt met het Peppol-netwerk. Het Access Point handelt alle technische aspecten af van het verzenden en ontvangen van elektronische documenten volgens de Peppol-standaarden.

De belangrijkste functies van een Peppol Access Point zijn:

  • Het valideren van facturen en andere documenten
  • Het beveiligen van de verbinding en documentenstroom
  • Het ondersteunen van verschillende documentformaten
  • Het verzorgen van de juiste adressering via de Peppol Directory
  • Het garanderen van betrouwbare aflevering

Een Peppol Access Point fungeert dus als jouw toegangspoort tot het Peppol-netwerk, vergelijkbaar met hoe een internetprovider je toegang geeft tot het internet.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie (elektronische facturatie) is het proces waarbij facturen digitaal worden aangemaakt, verzonden, ontvangen en verwerkt. Hierbij gaat het niet om PDF-facturen die per e-mail worden verzonden, maar om gestructureerde elektronische facturen in een formaat dat direct kan worden ingelezen in boekhoudsystemen.

Voordelen van e-facturatie:

  • Lagere verwerkingskosten
  • Minder fouten door automatische verwerking
  • Snellere betalingen
  • Minder milieubelasting
  • Betere compliance met wetgeving

In Europa en wereldwijd zien we een toenemende druk vanuit overheden om e-facturatie te implementeren, zowel voor business-to-government (B2G) als business-to-business (B2B) transacties.

Waarom zou je Peppol Access Points willen vergelijken?

Net als bij andere dienstverleners bestaan er grote verschillen tussen Peppol Access Point providers. Deze verschillen hebben invloed op:

  1. Kosten: Prijsmodellen kunnen variëren van een vast maandbedrag tot pay-per-use of een combinatie hiervan.
  2. Functionaliteiten: Sommige Access Points bieden alleen basisfunctionaliteit, terwijl andere uitgebreide extra mogelijkheden hebben.
  3. Integratiemogelijkheden: De mate waarin het Access Point kan integreren met jouw bestaande systemen.
  4. Gebruiksgemak: Hoe intuïtief het platform is voor dagelijks gebruik.
  5. Support: De beschikbaarheid en kwaliteit van klantenondersteuning.
  6. Schaalbaarheid: Of de oplossing mee kan groeien met je bedrijf.
  7. Compliance: Of het Access Point voldoet aan alle wettelijke vereisten in jouw regio of industrie.

Door verschillende Peppol Access Points te vergelijken, kun je een weloverwogen keuze maken die het beste aansluit bij de specifieke behoeften van jouw organisatie.

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal netwerk en set standaarden die veilige uitwisseling van elektronische documenten mogelijk maakt tussen bedrijven onderling en met overheidsinstanties. Hoewel Peppol oorspronkelijk in Europa is ontstaan, wordt het inmiddels wereldwijd gebruikt.

Peppol is geen softwareoplossing, maar een netwerk van gestandaardiseerde verbindingen waarbinnen elektronische documenten worden uitgewisseld. Dit netwerk werkt volgens het zogenaamde “4-corner model”:

  1. Verzender (bijvoorbeeld jouw bedrijf)
  2. Access Point van de verzender
  3. Access Point van de ontvanger
  4. Ontvanger (bijvoorbeeld je klant of leverancier)

Door gebruik te maken van het Peppol-netwerk kunnen bedrijven elektronisch zakendoen met elke andere deelnemer in het netwerk, ongeacht welke software ze gebruiken.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een Peppol Access Point?

Wat is een Peppol Access Point?

Een Peppol Access Point is een gecertificeerde dienstverlener die jouw bedrijf verbindt met het Peppol-netwerk. Het Access Point handelt alle technische aspecten af van het verzenden en ontvangen van elektronische documenten volgens de Peppol-standaarden.

De belangrijkste functies van een Peppol Access Point zijn:

  • Het valideren van facturen en andere documenten
  • Het beveiligen van de verbinding en documentenstroom
  • Het ondersteunen van verschillende documentformaten
  • Het verzorgen van de juiste adressering via de Peppol Directory
  • Het garanderen van betrouwbare aflevering

Een Peppol Access Point fungeert dus als jouw toegangspoort tot het Peppol-netwerk, vergelijkbaar met hoe een internetprovider je toegang geeft tot het internet.

Waarom zou je Peppol Access Points willen vergelijken?

Net als bij andere dienstverleners bestaan er grote verschillen tussen Peppol Access Point providers. Deze verschillen hebben invloed op:

  1. Kosten: Prijsmodellen kunnen variëren van een vast maandbedrag tot pay-per-use of een combinatie hiervan.
  2. Functionaliteiten: Sommige Access Points bieden alleen basisfunctionaliteit, terwijl andere uitgebreide extra mogelijkheden hebben.
  3. Integratiemogelijkheden: De mate waarin het Access Point kan integreren met jouw bestaande systemen.
  4. Gebruiksgemak: Hoe intuïtief het platform is voor dagelijks gebruik.
  5. Support: De beschikbaarheid en kwaliteit van klantenondersteuning.
  6. Schaalbaarheid: Of de oplossing mee kan groeien met je bedrijf.
  7. Compliance: Of het Access Point voldoet aan alle wettelijke vereisten in jouw regio of industrie.

Door verschillende Peppol Access Points te vergelijken, kun je een weloverwogen keuze maken die het beste aansluit bij de specifieke behoeften van jouw organisatie.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een Peppol Access Point?

1. Kosten en prijsstructuur

De kosten van een Peppol Access Point kunnen aanzienlijk verschillen per aanbieder. Let hierbij op:

  • Eenmalige implementatiekosten
  • Maandelijkse abonnementskosten
  • Kosten per transactie
  • Verborgen kosten voor extra diensten of ondersteuning

2. Integratiemogelijkheden

Een effectief Peppol Access Point moet naadloos integreren met je bestaande systemen:

  • Boekhoudpakketten (Exact, Twinfield, etc.)
  • ERP-systemen (SAP, Microsoft Dynamics, etc.)
  • API-mogelijkheden voor maatwerk
  • E-procurement oplossingen

3. Gebruiksvriendelijkheid

De gebruiksvriendelijkheid bepaalt hoe snel je team kan werken met het systeem:

  • Intuïtieve interface
  • Eenvoudige instelling en configuratie
  • Duidelijke rapportages en overzichten
  • Beschikbare training en documentatie

4. Support en service

Bij problemen of vragen wil je snel geholpen worden:

  • Beschikbaarheid (24/7, kantooruren)
  • Supportkanalen (telefoon, e-mail, chat)
  • Nederlandstalige ondersteuning
  • Reactietijd bij incidenten

5. Compliance en beveiliging

Veiligheid en naleving van regelgeving zijn cruciaal:

  • ISO-certificeringen
  • GDPR-compliance
  • Dataopslag (binnen EU of elders)
  • Bescherming tegen fraude en cyberaanvallen

Wat doet Peppol.nu?

Peppol.nu is een onafhankelijk kennisplatform over Peppol en e-facturatie in Nederland. Wij bieden:

  1. Actuele informatie: We volgen de ontwikkelingen rond Peppol en e-facturatie op de voet en delen deze kennis via onze website.
  2. Educatie: We maken complexe onderwerpen begrijpelijk voor ondernemers en professionals die met e-facturatie aan de slag willen.
  3. Leveranciersvergelijking: We hebben een uitgebreide vergelijkingstool ontwikkeld waarmee je verschillende Peppol Access Point providers kunt vergelijken op basis van relevante criteria.
  4. Onafhankelijk advies: Als onafhankelijke partij bieden we objectieve informatie zonder een specifieke leverancier te bevoordelen.

De Peppol.nu leveranciersvergelijker

Om je te helpen bij het maken van de juiste keuze, heeft Peppol.nu een uitgebreide leveranciersvergelijker ontwikkeld. Met deze tool kun je:

  • Verschillende Peppol Access Point providers naast elkaar vergelijken
  • Filteren op basis van jouw specifieke behoeften en criteria
  • Gedetailleerde informatie bekijken over elke aanbieder
  • Direct contact opnemen met geselecteerde leveranciers

Onze vergelijker wordt regelmatig bijgewerkt met de nieuwste informatie over functionaliteit, prijzen en gebruikerservaringen, zodat je altijd een actueel beeld hebt van het aanbod in de markt.

Door deze tool te gebruiken, bespaar je tijd bij het zoeken naar de juiste Peppol Access Point provider en kun je een weloverwogen beslissing nemen die past bij jouw bedrijfssituatie.

De Peppol Scan: Maatwerk advies voor jouw organisatie

Kom je er na het vergelijken van leveranciers niet helemaal uit of is jouw situatie complex? Bij het selecteren van een Peppol e-facturatie oplossing komt meer kijken dan op het eerste gezicht lijkt. Iedere organisatie heeft unieke processen, systemen, vereisten en ambities. Verkeerde keuzes kunnen leiden tot inefficiënties, hogere kosten of zelfs compliance-risico’s.

Om je te helpen met het kiezen van een geschikte Peppol leverancier voor jouw specifieke situatie biedt Peppol.nu de Peppol Scan. Met deze professionele analyse:

  • Brengen we jouw huidige situatie grondig in kaart
  • Analyseren we jouw specifieke behoeften en uitdagingen
  • Identificeren we mogelijke oplossingen die bij jouw organisatie passen
  • Zorgen we voor een gestroomlijnde implementatie
  • Maken we een toekomstbestendige roadmap voor e-facturatie

De Peppol Scan is een waardevolle investering (vanaf €1.250,-) die zich terugverdient door een efficiëntere implementatie, lagere operationele kosten en het vermijden van kostbare fouten.

Vraag nu de Peppol Scan aan en maak de juiste keuze voor jouw organisatie →

Om je te helpen bij het maken van de juiste keuze, heeft Peppol.nu een uitgebreide leveranciersvergelijker ontwikkeld. Met deze tool kun je:

  • Verschillende Peppol Access Point providers naast elkaar vergelijken
  • Filteren op basis van jouw specifieke behoeften en criteria
  • Gedetailleerde informatie bekijken over elke aanbieder
  • Direct contact opnemen met geselecteerde leveranciers

Onze vergelijker wordt regelmatig bijgewerkt met de nieuwste informatie over functionaliteit, prijzen en gebruikerservaringen, zodat je altijd een actueel beeld hebt van het aanbod in de markt.

Door deze tool te gebruiken, bespaar je tijd bij het zoeken naar de juiste Peppol Access Point provider en kun je een weloverwogen beslissing nemen die past bij jouw bedrijfssituatie.

Veelvoorkomende vragen over Peppol Access Points

Is een Peppol Access Point verplicht voor mijn bedrijf?

De verplichting hangt af van je land, bedrijfsgrootte en of je zaken doet met overheden. In Nederland is e-facturatie via Peppol steeds vaker verplicht bij zakendoen met overheidsinstanties. Ook in het bedrijfsleven groeit de vraag naar Peppol-facturen snel.

Kan ik van Peppol Access Point wisselen?

Ja, je kunt van provider wisselen. Wel is het belangrijk om de overstapcondities goed te bekijken. Let op eventuele opzegtermijnen, datamigratie en continuïteit van je dienstverlening tijdens de overgang.

Hoe snel kan ik aan de slag met een Peppol Access Point?

De implementatietijd varieert per aanbieder en je specifieke situatie. Eenvoudige oplossingen kunnen binnen enkele dagen operationeel zijn, terwijl complexe integraties enkele weken kunnen duren. Vraag leveranciers naar een realistische planning.

Zijn er extra kosten voor het versturen van facturen naar het buitenland?

Dit verschilt per aanbieder. Sommige providers rekenen een toeslag voor internationale transacties, terwijl anderen een vast tarief hanteren ongeacht de bestemming. Controleer dit goed in de prijsstructuur.

Moet ik mijn boekhoudsoftware aanpassen voor gebruik van een Peppol Access Point?

In veel gevallen biedt je Access Point provider integratiemogelijkheden met populaire boekhoudsoftware. De mate van aanpassing hangt af van je huidige systeem en de gekozen provider. Sommige aanbieders hebben kant-en-klare plugins, terwijl bij anderen meer maatwerk nodig is.

Kan ik zowel facturen verzenden als ontvangen via een Peppol Access Point?

Ja, de meeste Peppol Access Points ondersteunen zowel het verzenden als ontvangen van elektronische facturen en andere documenten. Controleer wel of dit in het gekozen abonnement is inbegrepen of als aparte dienst wordt aangeboden.

Zijn er verschillen in het bereik van verschillende Access Points?

Nee, alle gecertificeerde Peppol Access Points hebben toegang tot hetzelfde netwerk en dezelfde deelnemers. Een kleinere provider geeft je dus dezelfde connectiviteit als een grote internationale speler.

De toekomst van je facturatieproces begint hier

De digitale transformatie van het facturatieproces is niet langer een luxe maar een noodzaak. Door te kiezen voor het juiste Peppol Access Point zet je een cruciale stap voorwaarts in deze digitale reis. Het is meer dan alleen een technische oplossing – het is een strategische keuze die je bedrijfsprocessen stroomlijnt, kosten bespaart en je voorbereid op toekomstige ontwikkelingen in e-facturatie.

Bij Peppol.nu geloven we dat elke organisatie, groot of klein, moet kunnen profiteren van de voordelen van elektronisch factureren. Of je nu kiest voor onze vergelijkingstool om zelf de verschillende opties te verkennen of voor onze Peppol Scan voor een diepgaande analyse van jouw specifieke situatie – wij staan klaar om je te begeleiden naar een efficiënter, veiliger en toekomstbestendig facturatieproces.

Neem vandaag nog de stap naar een gestroomlijnde e-facturatie en ontdek hoe eenvoudig de digitale toekomst kan zijn met de juiste Peppol-partner aan je zijde.

Start nu met het vergelijken van Peppol Access Points en vind de perfecte match voor jouw organisatie →

Of laat ons je helpen met een professionele Peppol Scan voor een oplossing op maat →

/door

Peppol vs EDI: Welke e-facturatie oplossing past bij uw bedrijf?

,

Peppol vs EDI: Welke e-facturatie oplossing past bij uw bedrijf?

Bedrijven die willen overstappen op elektronische facturatie komen vaak twee belangrijke spelers tegen: Peppol en EDI. Beide hebben hun eigen karakteristieken en toepassingen. Om een weloverwogen keuze te maken, is het belangrijk om te begrijpen wat ze precies inhouden en hoe ze zich tot elkaar verhouden.

EDI: Electronic Data Interchange

EDI staat voor Electronic Data Interchange. Het is een verzamelnaam voor verschillende standaarden en methoden om elektronisch bedrijfsgegevens uit te wisselen. EDI wordt al decennia gebruikt in sectoren zoals retail, logistiek en productie.

EDI-koppelingen worden opgezet tussen specifieke handelspartners. Bedrijven maken onderling afspraken over het formaat en de inhoud van berichten. Deze maatwerkafspraken zorgen ervoor dat systemen precies weten wat ze kunnen verwachten.

In sectoren waar EDI sterk verankerd is, zijn vaak sectorspecifieke standaarden ontwikkeld. Denk aan EDIFACT in de logistiek of GS1 in de retail. Deze standaarden zijn specifiek afgestemd op de behoeften van die sectoren.

Peppol

Peppol is een internationaal netwerk dat gebruik maakt van gestandaardiseerde formaten en protocollen. Bedrijven die aangesloten zijn op Peppol kunnen met alle andere aangesloten partijen communiceren, zonder dat ze eerst onderlinge afspraken hoeven te maken.

Het netwerk maakt gebruik van gecertificeerde Access Points. Deze zorgen voor de beveiliging en betrouwbaarheid van het berichtenverkeer. Elk bedrijf kiest zelf een Access Point provider en kan daarmee het hele netwerk bereiken.

Karakteristieken vergeleken

Om de verschillen tussen beide systemen inzichtelijk te maken, zetten we de belangrijkste kenmerken op een rij:

Kenmerk EDI Peppol
Netwerkstructuur Point-to-point verbindingen tussen handelspartners Netwerk van gecertificeerde Access Points
Berichtformaten Flexibel, op basis van onderlinge afspraken of sectorstandaarden Gestandaardiseerde formaten (zoals UBL)
Handelspartners Specifieke koppelingen per handelspartner Eén aansluiting geeft toegang tot alle aangesloten partijen
Implementatie Maatwerk per koppeling Standaard implementatie via Access Point
Gebruik Sterk verankerd in specifieke sectoren (retail, logistiek, productie) Breed gebruikt voor e-facturatie, vooral in overheidssector
Beheer Onderhoud nodig per koppeling Centraal beheerd via Access Point

EDI en Peppol verschillen in hun benadering van elektronische gegevensuitwisseling. Bij EDI ligt de nadruk op maatwerkafspraken tussen handelspartners. Dit geeft veel flexibiliteit in het bepalen van berichtformaten en processen. Het vraagt wel om specifieke implementaties voor elke nieuwe handelspartner.

Peppol kiest voor standaardisatie. Alle deelnemers gebruiken dezelfde formaten en protocollen. Dit maakt het eenvoudiger om nieuwe handelspartners aan te sluiten, maar biedt minder ruimte voor maatwerk in de berichtformaten.

Toepassingen in de praktijk

In sectoren waar EDI sterk aanwezig is, zien we vaak hybride situaties ontstaan. Bedrijven blijven EDI gebruiken voor bestaande handelsrelaties en specifieke sectorprocessen. Voor nieuwe relaties of overheidsopdrachten kiezen ze Peppol.

Een retailer kan bijvoorbeeld EDI blijven gebruiken voor de communicatie met vaste leveranciers, waar jaren aan procesoptimalisatie in zit. Voor nieuwe leveranciers of overheidsklanten gebruiken ze dan Peppol.

Ontwikkelingen in regelgeving

Nieuwe wetgeving speelt een rol in de keuze tussen EDI en Peppol. In België wordt bijvoorbeeld e-facturatie via Peppol vanaf 2025 verplicht voor Business-to-Government facturatie, gevolgd door Business-to-Business in 2026. Dit soort ontwikkelingen beïnvloedt de keuze die bedrijven maken.

Conclusie

De keuze tussen EDI en Peppol hangt af van verschillende factoren:

  • De sector waarin je actief bent
  • Of je veel vaste handelsrelaties hebt
  • De behoefte aan maatwerk in berichtformaten
  • Toekomstige wetgeving in jouw markt
  • De wensen van je handelspartners

Voor veel bedrijven is het geen kwestie van kiezen tussen het een of het ander. Ze gebruiken beide systemen, elk voor hun eigen doel. EDI voor specifieke sectorprocessen en bestaande relaties, Peppol voor nieuwe relaties en overheidsopdrachten.

Kijk daarom goed naar je eigen situatie. Welke systemen gebruiken je belangrijkste handelspartners? Welke regelgeving is relevant voor jouw sector? En hoe verwacht je dat dit zich de komende jaren ontwikkelt? Op basis daarvan kun je een weloverwogen keuze maken die past bij jouw bedrijf.

/1 Reactie/door

Peppol en e-facturatie software: Wat zijn je opties in 2025?

Peppol en e-facturatie software: Wat zijn je opties in 2025?



De transitie naar elektronisch factureren is in volle gang en wordt steeds urgenter. Vanaf 2025 stappen nog meer bedrijven over op Peppol voor hun facturatie, mede door nieuwe Europese regelgeving. Maar hoe weet je welke software het beste aansluit bij jouw specifieke behoeften? En hoe zorg je dat je huidige systemen soepel blijven werken wanneer je overstapt op e-facturatie? In dit uitgebreide artikel geven we je alle informatie die je nodig hebt.

Wat is Peppol en waarom is het belangrijk voor je bedrijf?

Peppol is meer dan alleen een netwerk voor het versturen van facturen. Het is een complete infrastructuur voor veilige digitale gegevensuitwisseling tussen bedrijven en overheden. Het netwerk maakt gebruik van gestandaardiseerde berichten, wat zorgt voor eenvoudige en betrouwbare gegevensuitwisseling.

De voordelen van Peppol:
• Lagere administratieve kosten
• Minder fouten in het facturatieproces
• Snellere verwerkingstijd
• Betere cashflow
• Volledig digitale audittrail
• Voldoen aan wettelijke vereisten

Voor effectief gebruik van Peppol heb je software nodig die hier goed mee kan werken. Laten we de verschillende opties bekijken.

Peppol Advisory

De beste softwarepakketten met Peppol-ondersteuning in 2025

Peppol Exact
Exact

Exact Online: Geïntegreerde aanpak

De meeste grote boekhoudpakketten hebben inmiddels Peppol-functionaliteit ingebouwd. In Exact Online is Peppol direct beschikbaar via het facturatiemenu. Je kunt facturen versturen en ontvangen zonder het systeem te verlaten.

Belangrijkste kenmerken:

  • Automatische controle of handelspartners bereikbaar zijn via Peppol
  • Ingebouwde validatie van factuurformaten
  • Realtime inzicht in de status van verzonden facturen
  • Naadloze integratie met andere Exact-modules

AFAS: Efficiëntie voor middelgrote organisaties

AFAS heeft Peppol geïntegreerd in hun Profit-software. Het systeem kan automatisch facturen verzenden via het Peppol-netwerk. Ook worden ontvangen facturen direct in de boekhouding verwerkt, wat veel handmatig werk scheelt.

Uitblinkende functies:

  • Geavanceerde workflowmogelijkheden voor factuurgoedkeuring
  • Automatische matching met inkooporders
  • Uitgebreide rapportagemogelijkheden
  • Geschikt voor organisaties met meerdere entiteiten
AFAS
SAP

SAP Business One: Voor complexe bedrijfsomgevingen

Voor grotere ondernemingen biedt SAP Business One uitgebreide Peppol-ondersteuning. De software kan grote volumes facturen verwerken en koppelt deze aan inkooporders en leveringen. Dit maakt het ideaal voor bedrijven met complexe processen.

Sterke punten:

  • Ondersteuning voor internationale e-facturatiestandaarden
  • Gedetailleerde audit trails
  • Uitgebreide customization-mogelijkheden
  • Geschikt voor enterprise-level implementaties

Moneybird: De flexibele alles-in-één oplossing

Moneybird biedt een uitstekende Peppol-integratie die bijzonder geschikt is voor ZZP’ers en kleinere bedrijven. De software combineert gebruiksgemak met krachtige e-facturatiemogelijkheden.

Wat Moneybird onderscheidt:

  • Zeer intuïtieve gebruikersinterface zonder boekhoudkundige voorkennis
  • Automatische UBL-conversie voor Peppol-facturen
  • Direct inzicht in betaalstatus en herinneringen
  • Uitstekende mobiele app voor facturatie onderweg
  • Slimme koppelingen met banken en betaaldiensten
  • Betaalbare abonnementsstructuur zonder verborgen kosten

Met Moneybird kun je binnen enkele minuten starten met e-facturatie via Peppol. Het platform begeleidt je door het hele proces en biedt uitstekende ondersteuning als je vragen hebt.

Moneybird

Visma eAccounting: Eenvoud voor het MKB

Visma eAccounting richt zich specifiek op het MKB. Hun Peppol-integratie is eenvoudig in gebruik, wat perfect is voor bedrijven die geen grote IT-afdeling hebben.

MKB-vriendelijke functies:

  • Intuïtieve gebruikersinterface
  • Stap-voor-stap handleidingen
  • Basisvalidatie van factuurgegevens
  • Betaalbare prijsstructuur

Hoe controleer je of je huidige software Peppol ondersteunt?

Werk je al met een boekhoudpakket? Controleer dan eerst de mogelijkheden van je huidige software. Vaak is Peppol-ondersteuning beschikbaar via een update of extra module.

Stappen om te controleren:

  1. Zoek in de helpsectie van je software naar “Peppol” of “e-facturatie”
  2. Neem contact op met je softwareleverancier
  3. Controleer de productpagina voor recente updates
  4. Raadpleeg het officiële Peppol Leveranciersoverzicht

Let op: sommige leveranciers rekenen extra kosten voor Peppol-functionaliteit of beperken het aantal facturen dat je kunt versturen.

Van implementatie naar dagelijks gebruik: best practices

De implementatie van Peppol verschilt per softwarepakket. Sommige systemen hebben een wizard die je door het proces leidt. Andere vereisen wat meer technische kennis. In alle gevallen is het belangrijk om eerst een testfase in te bouwen.

Stap 1: Registratie en configuratie

Om Peppol te gebruiken, moet je geregistreerd zijn bij een geaccrediteerde Access Point Provider. Veel softwareleveranciers, waaronder Moneybird, regelen dit proces voor je.

Stap 2: Testfase implementeren

Begin met het versturen van enkele testfacturen. Controleer of deze goed aankomen en verwerkt worden. Vraag ontvangers om feedback over de leesbaarheid en volledigheid van je facturen.

Stap 3: Proces optimaliseren

Evalueer je werkstroom en pas deze indien nodig aan:

  • Automatiseer terugkerende facturen
  • Stel sjablonen in voor verschillende klanttypes
  • Configureer automatische herinneringen

Stap 4: Volledig overstappen

Pas als alles soepel loopt, kun je volledig overschakelen op Peppol. Informeer je klanten en leveranciers over je nieuwe factuurmethode.

Integratie met andere bedrijfssystemen

Moderne bedrijfsvoering draait om meer dan alleen facturatie. De echte kracht van e-facturatie komt naar voren wanneer je verschillende bedrijfsprocessen aan elkaar koppelt.

Voorraad- en orderbeheer

Met geïntegreerde systemen wordt je voorraad automatisch bijgewerkt bij het verwerken van een factuur. Dit voorkomt dubbele invoer en houdt je voorraadniveaus accuraat.

Bankkoppelingen

Software zoals Moneybird biedt directe koppelingen met banken, waardoor betalingen automatisch worden gematcht met facturen. Dit bespaart tijd en vermindert fouten in je debiteurenadministratie.

CRM-systemen

Door je facturatie te koppelen aan je klantbeheersysteem krijg je een compleet beeld van je klantrelaties, inclusief factuur- en betaalgedrag.

Projectmanagement

Voor dienstverlenende bedrijven is de integratie met projectmanagementtools waardevol. Uren worden automatisch gefactureerd en projectbudgetten blijven up-to-date.

De toekomst van e-facturatie en wat dit betekent voor jouw bedrijf

E-facturatie ontwikkelt zich snel en wordt steeds meer de standaard. In veel Europese landen is elektronisch factureren aan de overheid al verplicht, en deze verplichting breidt zich uit naar B2B-transacties.

Komende ontwikkelingen:

  • Uitbreiding van verplichte e-facturatie in meer sectoren
  • Verbeterde mogelijkheden voor gegevensuitwisseling
  • Verdere automatisering van het facturatieproces
  • Integratie met AI voor voorspellende analyses
  • Verbeterde beveiliging en fraudepreventie

Softwareleveranciers zoals Moneybird spelen hierop in met regelmatige updates. Ze voegen nieuwe functies toe en verbeteren bestaande mogelijkheden. Door te kiezen voor software met goede Peppol-ondersteuning, ben je voorbereid op toekomstige ontwikkelingen.

Return on Investment: Wat levert e-facturatie op?

De overstap naar e-facturatie via Peppol brengt initiële kosten met zich mee, maar de besparingen zijn aanzienlijk:

  • 60-80% kostenbesparing per factuur ten opzichte van papieren facturen
  • 30-50% snellere betaling van facturen
  • 70% minder verwerkingstijd voor administratief personeel
  • Bijna 100% reductie in factuurfouten
  • Tot 15% verbetering in cashflow

Voor een gemiddeld MKB-bedrijf dat 500 facturen per maand verwerkt, kan dit een jaarlijkse besparing van duizenden euro’s betekenen.

Hoe maak je de juiste keuze voor jouw bedrijf?

De keuze voor e-facturatiesoftware hangt af van je specifieke situatie. Hier zijn de belangrijkste factoren om te overwegen:

Bedrijfsomvang en complexiteit

  • Voor ZZP’ers en kleine bedrijven: Moneybird of Visma eAccounting
  • Voor middelgrote bedrijven: Exact Online of AFAS
  • Voor grote organisaties: SAP Business One

Factuurvolume

  • Laag volume (< 100 per maand): Moneybird, Visma
  • Middelhoog volume (100-1000 per maand): Exact Online
  • Hoog volume (> 1000 per maand): AFAS, SAP

Integratiebehoefte

Als je veel koppelingen nodig hebt, kijk dan naar de beschikbare API’s en partnerschappen van de software. Moneybird biedt bijvoorbeeld veel koppelingen met populaire tools voor het MKB.

Gebruiksgemak vs. functionaliteit

Soms moet je kiezen tussen gebruiksgemak en uitgebreide functionaliteit. Software als Moneybird en Visma richten zich op gebruiksgemak, terwijl SAP complexere mogelijkheden biedt.

Voorbeeldscenario’s: Potentiële toepassingen ter inspiratie


Om je een idee te geven van de mogelijkheden, delen we enkele hypothetische scenario’s die illustreren hoe verschillende typen bedrijven van e-facturatie kunnen profiteren:

Scenario 1: Online retailer

Een groeiende webshop zou door implementatie van e-facturatie via een platform als Moneybird significant kunnen besparen op administratieve handelingen. Met zo’n 300 bestellingen per dag zou automatisering de facturatietijd kunnen terugbrengen van uren naar minuten, en geautomatiseerde betalingsherinneringen zouden het aantal openstaande facturen drastisch kunnen verminderen.

Peppol en e-facturatie software

Scenario 2: Accountantskantoor

Een middelgroot accountantskantoor met ongeveer 150 klanten zou met Twinfield en Peppol een efficiëntieslag kunnen maken. De mogelijkheid om voor alle klanten vanuit één systeem e-facturen te beheren, zou de administratieve lasten kunnen verlichten en ruimte creëren voor meer advieswerk.

Scenario 3: Productiebedrijf

Een productiebedrijf met complexe toeleveringsketens zou met een oplossing als AFAS of SAP de gehele keten van bestelling tot betaling kunnen stroomlijnen. Realtime inzicht in factuurstatus en automatische koppeling met voorraadsystemen zou kunnen leiden tot betere voorspelbaarheid en minder kapitaalbeslag.

Peppol en e-facturatie software

Conclusie: Start vandaag nog met e-facturatie

De overstap naar e-facturatie via Peppol biedt aanzienlijke voordelen voor bedrijven van elke omvang. Met de juiste software wordt het proces eenvoudig en levert het direct resultaat op.

Moneybird biedt een laagdrempelige instap voor bedrijven die willen starten met e-facturatie. Met een intuïtieve interface, uitstekende ondersteuning en volledige Peppol-integratie kun je binnen een dag operationeel zijn.

Wil je meer weten over de mogelijkheden? Het Peppol Leveranciersoverzicht op Peppol.nu kan je helpen bij het maken van een keuze. Hier vind je actuele informatie over beschikbare softwareoplossingen en hun mogelijkheden.

Neem ook contact op met je huidige softwareleverancier om te bespreken welke opties er voor jou beschikbaar zijn. De toekomst van facturatie is digitaal – zorg dat je bedrijf er klaar voor is.

/door

Peppol vs Traditionele facturatie

,

Peppol vs Traditionele facturatie

Digitalisering verandert de manier waarop we zakendoen. Steeds meer bedrijven stappen over op elektronische facturatie. Maar hoe zorg je ervoor dat al die verschillende systemen met elkaar kunnen communiceren? Het antwoord ligt in Peppol, een innovatief netwerk dat de toekomst van zakelijke communicatie vormgeeft.
Facturation électronique Peppol

Peppol vs traditionele facturatie: Wat is het verschil?

De impact van je facturatiemethode op het bedrijfsresultaat is groot. Elke factuur kost geld. Elke handeling kost tijd. En elke fout kost beide. De keuze tussen traditionele facturatie en Peppol heeft daarom directe gevolgen voor je bedrijf.

De werkelijke kosten van traditionele facturatie

Papieren facturen zijn duur. Een enkele factuur kost al snel meer dan anderhalve euro aan papier, enveloppen en postzegels. Tel daar de arbeidskosten bij op voor het printen en versturen. Reken ook de kosten voor fysieke opslag mee. Een archiefdoos kost tussen de 20 en 50 euro per jaar aan opslagruimte.

Ook het milieu betaalt de prijs. Voor 8000 vellen papier is één boom nodig. Transport van facturen zorgt voor CO2-uitstoot. Printers en archiefruimtes verbruiken energie. Deze milieubelasting past niet meer in modern, duurzaam ondernemen.

De valkuilen van PDF-facturatie

PDF-facturen lijken een oplossing. Maar schijn bedriegt. Veel bedrijven investeren in dure scan- en herkenoplossingen. De software kost vaak meer dan 10.000 euro. Daar komen jaarlijkse licentiekosten bij van duizenden euro’s. Medewerkers moeten worden getraind. De IT-afdeling moet de systemen onderhouden.

De risico’s van scanfouten zijn groot. Een komma die als punt wordt herkend verandert €1.000 in €1000. Een verkeerd herkend aantal heeft direct impact op je voorraad. Fouten in BTW-bedragen leiden tot onjuiste aangiftes. Verkeerde datums verstoren je betalingstermijnen.

Medewerkers moeten elk gescand document controleren. Dit kost gemiddeld vijf tot tien minuten per factuur. Het brengt stress met zich mee. Niemand wil verantwoordelijk zijn voor een kostbare fout. Bij fouten is extra correctiewerk nodig. Dit vertraagt het hele proces.

Automatisering met Peppol

Peppol automatiseert het hele facturatieproces. Facturen gaan rechtstreeks van het ene systeem naar het andere. Er komt geen handwerk meer aan te pas. Geen overtypen. Geen scannen. Geen controleren van gescande gegevens.

Deze automatisering bespaart tijd. Een factuur is binnen seconden bij de ontvanger. Het systeem controleert automatisch of alle gegevens kloppen. Fouten worden direct gesignaleerd. Dit voorkomt problemen later in het proces.

Kostenbesparing door digitalisering

Met Peppol verdwijnen veel traditionele kosten. Geen uitgaven meer voor papier en porto. Geen dure scan-software nodig. Geen fysieke opslag van documenten. Deze directe kostenbesparingen zijn meetbaar.

Ook indirecte kosten dalen. Minder correctiewerk betekent minder personeelskosten. Snellere verwerking leidt tot tijdige betalingen. Dit verbetert je cashflow. Bovendien kunnen medewerkers zich richten op waardetoevoegende taken.

Duurzaamheid in de praktijk

De milieu-impact van Peppol is significant. Geen papierverbruik betekent minder bomenkap. Geen fysieke verzending betekent minder transport. Geen printers en archiefruimtes betekent minder energieverbruik.

Deze verduurzaming is meetbaar. Je kunt precies berekenen hoeveel papier je bespaart. Hoeveel CO2-uitstoot je voorkomt. Dit helpt bij het halen van duurzaamheidsdoelstellingen. Het versterkt je imago als verantwoord bedrijf.

Compliance en beveiliging

Peppol zorgt voor veilige gegevensuitwisseling. Alle communicatie is versleuteld. Alleen geautoriseerde partijen hebben toegang. Dit voorkomt fraude en gegevensverlies.

Het netwerk voldoet aan internationale standaarden. Nieuwe wetgeving zoals ViDA wordt ondersteund. Dit geeft zekerheid voor de toekomst. Je bent voorbereid op veranderende regelgeving.

Verbeterde samenwerking

Peppol maakt samenwerken makkelijker. Je kunt met elke aangesloten partij direct zaken doen. Geen gedoe met verschillende formaten. Geen discussies over ontbrekende gegevens. Iedereen gebruikt dezelfde standaarden.

Dit versterkt handelsrelaties. Het proces wordt voorspelbaar. Betalingen verlopen soepeler. Dit leidt tot betere zakelijke verhoudingen. Partners waarderen de professionele aanpak.

Een heldere keuze

Kijk naar je huidige facturatiekosten. Tel het papierwerk. Tel de arbeidsuren. Tel de kosten van fouten en vertragingen. Vergelijk dit met de investering in Peppol.

Voor de meeste bedrijven is de conclusie helder. Peppol is niet alleen moderner. Het is niet alleen duurzamer. Het is vooral een verstandige zakelijke keuze. Een keuze die direct bijdraagt aan een beter bedrijfsresultaat.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Peppol voor uw organisatie? Bezoek Peppol.nu voor actuele informatie over Peppol leveranciers, implementatie en het laatste nieuws over e-facturatie.

/door