Choosing an E-Invoicing Solution: 7 Essential Steps to Make the Best Choice in 2025
Selecting an e-invoicing solution in 2025 is a strategic decision. With mandatory e-invoicing approaching in Belgium (from January 2026), France (from September 2026) and other European countries, it’s essential to set the right direction now. At Peppol.nu we see many companies feeling overwhelmed by the number of options. This guide takes you through the decision step by step—tailored to your situation, company size and future plans.
Why choosing the right e-invoicing solution matters
A poor fit has far-reaching consequences. It can cause unnecessary costs, operational frustration and compliance risks. Inefficient tools create duplicate work and missed automation opportunities that can cost thousands per year. Some choose the cheapest option and end up paying more through manual work. A system without up-to-date compliance can also trigger penalties in countries where e-invoicing is already mandatory. Vendor lock-in is common too: switching later can be difficult or expensive. Finally, your solution must scale with your organisation—what works today might become a bottleneck in two years.
Step 1: Map your current invoicing process
Good decisions start with insight. Analyse how many invoices you send and receive each month, which invoice types you use, and in which countries you operate. Many companies skip this, but it’s the basis for a future-proof choice.
A small firm sending a few dozen invoices per month has different needs than a manufacturer working with hundreds of suppliers. Look at the full picture: outgoing and incoming invoices, frequency, types, and international scope.
A simple cloud solution with Peppol connectivity can be enough for a small web studio, while a mid-size IT business benefits from stronger API integrations and multi-country support.
Step 2: Identify the essential integrations
E-invoicing delivers value when it connects smoothly to your existing stack—accounting, ERP, CRM, and project tools.
The most critical link is with accounting. Check that invoices post automatically without manual entry. Ask how deep the integration goes: are invoices and statuses synchronised automatically or do you have to match data yourself?
If you use ERP (e.g., SAP, Microsoft Dynamics, Odoo), your e-invoicing solution should communicate reliably with it. Service businesses often need CRM and project integrations so invoicing flows directly from ongoing work.
Payment processors such as Mollie or Stripe can further automate settlement. Distinguish between must-have and nice-to-have integrations to avoid paying for functionality you won’t use.
Step 3: Understand the standards and networks behind e-invoicing
E-invoicing isn’t just software—it relies on standards and networks that enable secure, interoperable exchange. For Dutch and Belgian businesses, Peppol is the key network.
Peppol enables secure electronic document exchange between companies and governments in 65+ countries. It has been mandatory for B2G invoicing across the EU since 2020 and forms the basis of the Belgian and French B2B mandates. A solution without Peppol support is, by definition, not future-proof.
The European semantic model EN 16931 defines the invoice content; the technical formats UBL and CII carry the data. If you operate in multiple countries, account for national specifics: France (PDPs/PPF), Italy (SDI), Greece (myDATA). Ask providers explicitly which standards and countries they support, whether they operate as a Peppol Access Point, and how they ship compliance updates.
Step 4: Compare the types of e-invoicing solutions
Not all solutions are alike. You’ll typically choose among four categories, each with pros and cons.
1) Standalone invoicing software Tools like Moneybird, InformerOnline or Factuursturen.nl suit small businesses with low volumes. They’re easy and affordable, but integrations and Peppol depth can be limited.
2) Accounting suites with built-in e-invoicing If you already use Exact Online, AFAS or Twinfield, embedding e-invoicing within that suite is logical. You get tight linkage to bookkeeping, though flexibility varies and Peppol features aren’t always standard.
3) Dedicated Peppol Service Providers Vendors such as Storecove, Basware or Pagero specialise in connectivity and international compliance. Expect strong APIs and multi-country support, with integration work into your existing stack.
4) Enterprise platforms Large organisations sometimes choose SAP or Tradeshift for full procure-to-pay and global compliance. Powerful, but heavier in cost and implementation effort.
Rule of thumb: Up to ~50 invoices/month → simple or accounting-native solutions. 50–200 invoices/month → prioritise integrations and Peppol. 200+ or international complexity → consider a dedicated provider or enterprise platform.
Step 5: Look beyond price—calculate total cost and value
Many focus on the monthly fee, but Total Cost of Ownership (TCO) tells the real story. Include setup, integration/API work, per-invoice fees, support tiers and internal time. Some providers charge per sent/received invoice, which adds up at scale.
Also calculate savings: reduced manual processing, fewer errors, faster payments. If your team spends 20 hours/month on manual processing and automation saves 15 hours, at €35/hour that’s ~€6,000 per year.
E-invoicing can feel expensive due to a psychological effect: improvements quickly become the new normal while the monthly charge stays visible. Document your current baseline and compare again after six months to keep the gains tangible.
Step 6: Test usability and support
Tech and price matter, but day-to-day experience determines success. Always request a demo. Use your scenarios, test how intuitive the UI is, ask how errors are corrected, how quickly you can go live, and whether a sandbox is available.
Evaluate support quality: channels (phone/chat), response times, language coverage, and understanding of local rules. Proactive regulatory updates and a solid knowledge base or webinars are good signs.
A simple test is the “first invoice challenge”: how long does it take to send your first e-invoice? If it’s smooth, you’re likely in good hands.
Step 7: Verify compliance and future-readiness
E-invoicing evolves quickly. The VAT in the Digital Age (ViDA) package introduces EU-wide e-invoicing for intra-EU transactions from 2030. Verify that your provider meets Dutch and EU requirements (EN 16931, Peppol BIS Billing 3.0, GDPR).
Ask how they handle future changes: are updates automatic and included? How flexibly can the system adapt? Also check vendor stability: years in business, compliance update track record, and certifications (e.g., ISO 27001 or SOC 2). Reliable providers invest continuously in security, regulation and customer success.
Common mistakes (and how to avoid them)
Rushing decisions leads to trouble: choosing on price alone, overlooking integrations, ignoring Peppol, skipping demos, or underestimating support. The remedy is straightforward: compare at least three options, verify integrations, always run a demo, and assess support as rigorously as features and price.
How Peppol.nu helps you choose an e-invoicing solution
Peppol.nu helps Dutch and Belgian companies make sense of the market. Use our comparison tool to filter suppliers by price range, company size, required integrations, compliance needs and solution type—instantly creating a shortlist that fits your situation.
Prefer personal advice? We offer a free orientation call to analyse your current setup, discuss requirements and provide concrete recommendations. If you wish, we’ll also help request quotes from multiple providers. You can schedule a call via our contact form.
In short: how to choose the best e-invoicing solution
Choosing the right e-invoicing solution doesn’t have to be overwhelming. By mapping volumes, integrations and compliance needs, comparing categories, and testing both price and usability, you’ll make a well-founded choice that lasts.
Start today with step 1: analyse your current process and determine what you really need. With mandates approaching in 2026 and 2027, now is the time to act—before deadlines force your hand.
Visit Peppol.nu for more information, the supplier comparison tool, and practical resources to get started.
Frequently asked questions about choosing an e-invoicing solution
How long does implementation take?
It depends on size and complexity. Simple cloud tools can be operational within a day; enterprise systems may take months. On average, companies supported by Solventis.nl or Peppol.now go live within two to six weeks.
Should I choose Peppol now?
Yes. Peppol is the European backbone for e-invoicing. Choosing a Peppol-enabled solution prepares you for future obligations and cross-border trade. On Peppol.now you can compare Peppol providers and see which fit your company.
What if my current accounting system has limited e-invoicing features?
Either switch to a suite with stronger e-invoicing or connect a dedicated Peppol provider to your current system. Consultants from Solventis.nl design hybrid setups where existing accounting software connects to the Peppol network via APIs.
Are there free solutions?
Some free or very low-cost tools exist, but they typically lack Peppol connectivity or multi-country compliance. Peppol.nu’s comparison page shows which suppliers offer reliable entry-level plans that still meet EU standards.
Why does e-invoicing feel expensive if it saves money?
Time savings quickly become the “new normal,” while the monthly fee stays visible. Document your pre-implementation effort and recheck after six months. Solventis.nl can help quantify savings and ROI within a structured Peppol adoption plan.
How do I know if a provider is reliable?
Check whether they are a certified Peppol Access Point and hold ISO 27001 or SOC 2. Reviews and case studies on Peppol.now highlight vendors with proven compliance and continuity.
Can I switch to another provider later?
Yes—but the process is currently more complex than many expect. Your Peppol ID (the unique address for receiving invoices via the Peppol network) is registered within your current provider’s system, so you depend on their cooperation for the technical handover. There is no standardised or legally mandated transfer procedure yet, so migration can take several days to weeks, and invoices may temporarily fail while the ID sits “between” providers. Peppol.nu explains in detail why this happens, how vendor lock-in arises, and why a central, independent Peppol registry would fix it. If you want to switch now, Solventis.nl offers independent transition support between Peppol providers—coordinating the technical transfer and minimising downtime.
What happens if I’m late implementing e-invoicing?
You risk penalties, backlog and compliance issues. The teams behind Peppol.now and Solventis.nl help companies become compliant well before deadlines, including testing, integrations and staff training.
About Peppol.nu Peppol.nu is the independent information platform on electronic invoicing and the Peppol network in the Netherlands. We help companies choose the right e-invoicing solution and provide objective comparisons of service providers. Our goal: make e-invoicing understandable and accessible for every business.
https://www.peppol.nu/wp-content/uploads/Choosing-an-E-invoicing-Solution.png450673Justin De Jagerhttps://www.peppol.nu/wp-content/uploads/peppolnu_logo_scaled_340x156.pngJustin De Jager2025-11-04 15:26:182025-11-04 15:26:34Choosing an E-Invoicing Solution: 7 Essential Steps to Make the Best Choice in 2025
E-facturatie Oplossing Kiezen: 7 Cruciale Stappen voor de Beste Keuze in 2025
De keuze voor een e-facturatie oplossing is in 2025 een strategische beslissing geworden. Met de komst van verplichte e-facturatie in België (vanaf januari 2026), Frankrijk (september 2026) en andere Europese landen, is het voor ondernemers essentieel om nu de juiste richting te kiezen. Bij Peppol.nu merken we dagelijks dat veel bedrijven zich overweldigd voelen door de hoeveelheid opties. Deze gids helpt je stap voor stap bij het maken van de juiste keuze – toegespitst op jouw situatie, bedrijfsomvang en toekomstplannen.
Waarom is het kiezen van de juiste e-facturatie oplossing zo belangrijk?
Een verkeerde keuze heeft vaak verstrekkende gevolgen. Een slecht passende oplossing kan leiden tot onnodige kosten, operationele frustratie en risico’s op non-compliance. Een inefficiënte tool kan duizenden euro’s per jaar kosten door dubbel werk en gemiste automatiseringskansen. Sommige ondernemers kiezen de goedkoopste optie, maar verliezen geld aan handmatige processen. Daarnaast kan een systeem zonder actuele compliance leiden tot boetes, vooral in landen waar e-facturatie al verplicht is. Ook komt vendor lock-in regelmatig voor: overstappen blijkt dan later lastig of duur. Tot slot moet je oplossing schaalbaar zijn, zodat ze met je organisatie meegroeit. Wat vandaag goed werkt, kan over twee jaar een bottleneck worden.
Stap 1: Breng je huidige facturatieproces in kaart
Een succesvolle keuze begint met inzicht. Analyseer hoeveel facturen je maandelijks verzendt én ontvangt, welke typen facturen je gebruikt en in welke landen je actief bent. Veel bedrijven slaan deze stap over, maar hij vormt de basis van een toekomstbestendige keuze.
Een kleine onderneming met enkele tientallen facturen per maand heeft andere behoeften dan een productiebedrijf met honderden leveranciers. Kijk dus naar het volledige plaatje: verzonden én ontvangen facturen, frequentie, factuursoorten en internationale dimensie.
Een eenvoudige cloudoplossing met Peppol-koppeling kan volstaan voor een kleine webstudio, terwijl een middelgroot IT-bedrijf beter af is met een geavanceerde oplossing die sterke API-integraties en multi-country-ondersteuning biedt.
Stap 2: Bepaal welke integraties essentieel zijn
Een e-facturatie oplossing werkt pas echt goed als ze naadloos aansluit op je bestaande software. Denk hierbij aan je boekhoudpakket, ERP-systeem, CRM of projectmanagementtools.
De belangrijkste koppeling is met de boekhouding. Controleer of facturen automatisch worden verwerkt zonder handmatige invoer. Vraag je leverancier hoe diep de integratie gaat: worden facturen automatisch gesynchroniseerd, of moet je zelf gegevens matchen?
Gebruik je een ERP-systeem zoals SAP, Microsoft Dynamics of Odoo? Dan moet de e-facturatie oplossing hier probleemloos mee communiceren. Voor dienstverleners is een koppeling met CRM-systemen en projecttools vaak essentieel, zodat facturatie direct voortvloeit uit lopende opdrachten.
Ook betaalverwerkers zoals Mollie of Stripe kunnen waardevol zijn om betalingen te automatiseren. Maak voor jezelf een onderscheid tussen integraties die noodzakelijk zijn en die slechts wenselijk zijn. Zo voorkom je dat je betaalt voor functionaliteit die je niet gebruikt.
Stap 3: Begrijp de standaarden en netwerken achter e-facturatie
E-facturatie draait niet alleen om software, maar ook om standaarden en netwerken die zorgen voor veilige, interoperabele communicatie. Het belangrijkste netwerk voor Nederlandse bedrijven is Peppol.
Peppol maakt het mogelijk om elektronische documenten veilig uit te wisselen tussen bedrijven en overheden in meer dan 65 landen. Het is sinds 2020 verplicht voor B2G-facturen binnen de EU en vormt ook de basis voor de Belgische en Franse B2B-mandaten. Een e-facturatie oplossing zonder Peppol-ondersteuning is dus per definitie niet toekomstbestendig.
Daarnaast is de Europese standaard EN 16931 van belang: deze legt de semantische structuur van e-facturen vast. De technische formaten UBL en CII zorgen voor de daadwerkelijke verzending.
Wie zaken doet in meerdere landen moet ook rekening houden met nationale varianten. Frankrijk werkt bijvoorbeeld met PDP’s en het Portail Public de Facturation, Italië met het SDI-netwerk en Griekenland met het myDATA-platform. Vraag je leverancier daarom expliciet welke standaarden en landen worden ondersteund, of zij Peppol Access Point zijn, en hoe zij compliance-updates bijhouden.
Stap 4: Vergelijk de soorten e-facturatie oplossingen
Niet alle oplossingen zijn gelijk. Grofweg kun je kiezen uit vier categorieën, elk met eigen voor- en nadelen.
1. Standalone facturatiesoftware Eenvoudige tools zoals Moneybird, InformerOnline of Factuursturen.nl zijn ideaal voor kleine bedrijven met beperkt factuurvolume. Ze zijn gebruiksvriendelijk en goedkoop, maar hebben beperkte integratiemogelijkheden en vaak slechts basis-Peppol-ondersteuning.
2. Boekhoudpakketten met ingebouwde e-facturatie Voor wie al werkt met pakketten als Exact Online, AFAS of Twinfield is integratie binnen het bestaande systeem logisch. De facturatie is direct gekoppeld aan de boekhouding, maar flexibiliteit kan beperkt zijn en Peppol-functionaliteit is niet altijd standaard.
3. Dedicated Peppol Service Providers Bedrijven als Storecove, Basware of Pagero zijn gespecialiseerd in e-facturatie en internationale compliance. Ze bieden krachtige API’s en multi-country-ondersteuning, maar vereisen vaak integratie met je bestaande software.
4. Enterprise-platforms Grote ondernemingen kiezen soms voor platforms als SAP of Tradeshift. Deze ondersteunen volledige procure-to-pay-processen en internationale compliance, maar vergen aanzienlijke investeringen en implementatietijd.
Een praktische vuistregel:
Tot 50 facturen per maand: kies een eenvoudige of boekhoudgebonden oplossing.
Tussen 50 en 200 facturen per maand: kijk naar integraties en Peppol-ondersteuning.
Boven 200 facturen per maand of internationale activiteit: overweeg een dedicated provider of enterprise-platform.
Stap 5: Kijk verder dan de prijs – bereken de totale kosten
Veel ondernemers focussen op de maandelijkse abonnementsprijs, maar de Total Cost of Ownership (TCO) vertelt het echte verhaal. Naast licentiekosten zijn er setup-kosten, integratie- en API-kosten, support en implementatie-tijd. Sommige providers rekenen per verzonden of ontvangen factuur, wat bij grote volumes flink kan oplopen.
Reken daarom niet alleen uit wat het systeem kost, maar ook wat het bespaart. Een goed gekozen oplossing vermindert handmatige verwerkingstijd, voorkomt fouten en versnelt betalingen. Als je administratie twintig uur per maand kwijt is aan handmatige verwerking en automatisering bespaart vijftien uur, dan levert dat – bij een uurtarief van €35 – ruim €6.000 per jaar op.
Toch ervaren veel ondernemers e-facturatie als “duur”. Dat komt door een psychologisch fenomeen: verbeteringen voelen al snel normaal, terwijl de maandelijkse kosten zichtbaar blijven. Documenteer daarom vooraf hoeveel tijd je administratie nu kost en vergelijk dat na zes maanden. Zo maak je de winst tastbaar en blijf je de waarde zien.
Stap 6: Test gebruiksvriendelijkheid en support
Techniek en prijs zijn belangrijk, maar de praktijk bepaalt het succes. Vraag altijd een demo aan voordat je beslist. Laat tijdens de demo je eigen scenario’s zien en test hoe intuïtief het systeem is. Vraag hoe fouten worden gecorrigeerd, hoe snel je live kunt en of je tijdelijk een testomgeving krijgt.
Let daarnaast op de kwaliteit van support. Zijn de medewerkers bereikbaar per telefoon of chat? Spreken ze Nederlands? Begrijpen ze lokale wetgeving? Een goed teken is als een provider proactieve updates aanbiedt bij wijzigingen in regelgeving en duidelijke kennisbronnen heeft, zoals een helpcentrum of webinars.
Een simpele test is de “first invoice challenge”: hoe lang duurt het om je eerste e-factuur te versturen? Als dat soepel gaat, zit je meestal goed.
Stap 7: Controleer compliance en toekomstbestendigheid
E-facturatie staat niet stil. Nieuwe mandaten volgen elkaar snel op en de VAT in the Digital Age (ViDA)-richtlijn maakt e-facturatie vanaf 2030 verplicht voor intra-EU-transacties. Controleer daarom of je provider voldoet aan Nederlandse en Europese regels, waaronder de EN 16931-norm, de Peppol BIS Billing 3.0-specificatie en de AVG.
Vraag hoe het bedrijf omgaat met toekomstige wijzigingen: worden updates automatisch doorgevoerd, zijn ze inbegrepen in het abonnement en hoe flexibel is het systeem bij nieuwe eisen?
Kijk ook naar de stabiliteit van de leverancier. Hoe lang bestaan ze? Hebben ze ervaring met compliance-updates en beschikken ze over certificeringen zoals ISO 27001 of SOC 2? Een betrouwbare provider investeert continu in veiligheid, wetgeving en klantrelaties – zodat jij dat niet zelf hoeft te doen.
Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)
De meeste misstappen ontstaan door te snel beslissen. Ondernemers kijken alleen naar de prijs, vergeten integraties of negeren Peppol-ondersteuning. Soms wordt geen demo aangevraagd, waardoor men pas na aankoop ontdekt dat het systeem niet past. Een andere fout is support onderschatten: zonder goede begeleiding kan implementatie stroef verlopen.
De remedie is eenvoudig: vergelijk minimaal drie oplossingen, controleer integraties, vraag altijd een demo en beoordeel support net zo kritisch als functionaliteit.
Hoe Peppol.nu kan helpen bij het kiezen van een e-facturatie oplossing
Peppol.nu helpt Nederlandse en Belgische bedrijven om overzicht te krijgen in het aanbod van e-facturatie oplossingen.
Op onze website vind je een vergelijkingstool waarmee je leveranciers kunt filteren op prijs, bedrijfsomvang, gewenste integraties, compliance-vereisten en type oplossing. Zo krijg je direct een shortlist van aanbieders die passen bij jouw situatie.
Wil je liever persoonlijk advies? Wij bieden kosteloos een oriënterend gesprek waarin we je huidige situatie analyseren, specifieke wensen bespreken en concrete aanbevelingen doen. Desgewenst helpen we ook bij het aanvragen van offertes bij meerdere providers. Via het contactformulier kun je eenvoudig een adviesgesprek inplannen.
In het kort: zo kies je de beste e-facturatie oplossing
Het kiezen van de juiste e-facturatie oplossing hoeft niet overweldigend te zijn. Door je factuurvolume, integraties en compliance-behoeften in kaart te brengen, verschillende categorieën te vergelijken en zowel prijs als gebruiksvriendelijkheid te toetsen, maak je een weloverwogen keuze die jaren meegaat.
Begin vandaag nog met stap 1: analyseer je huidige proces en bepaal wat je écht nodig hebt. Met de komende wettelijke verplichtingen in 2026 en 2027 is dit het moment om te handelen – niet pas wanneer de deadlines naderen.
Bezoek Peppol.nu voor meer informatie, de leveranciersvergelijker en praktische tools om direct te starten.
Veelgestelde vragen over e-facturatie oplossing kiezen
Hoe lang duurt het om een e-facturatie oplossing te implementeren?
Dat hangt af van de omvang en complexiteit van je organisatie. Eenvoudige cloudoplossingen kunnen binnen één dag operationeel zijn, terwijl uitgebreide enterprise-systemen enkele maanden vergen. Gemiddeld gaan bedrijven die via Solventis.nl of Peppol.nu begeleiding krijgen binnen twee tot zes weken live.
Moet ik nu al voor Peppol kiezen?
Ja. Peppol vormt de Europese ruggengraat voor e-facturatie. Door nu te kiezen voor een Peppol-ondersteunde oplossing, ben je voorbereid op toekomstige verplichtingen en internationale samenwerking. Op Peppol.nu kun je eenvoudig Peppol-providers vergelijken en zien welke het beste past bij jouw bedrijf.
Wat als mijn huidige boekhoudpakket beperkte e-facturatie-mogelijkheden heeft?
Je kunt overstappen naar een pakket met betere e-facturatiefunctionaliteit of een aparte Peppol-dienstverlener koppelen aan je huidige systeem. Consultants van Solventis.nl helpen organisaties bij het ontwerpen van hybride oplossingen waarbij bestaande boekhoudsoftware via API-koppelingen toegang krijgt tot het Peppol-netwerk.
Zijn er gratis oplossingen?
Er bestaan enkele gratis of zeer goedkope tools, maar deze bieden meestal geen Peppol-connectiviteit of internationale compliance. De vergelijkingspagina op Peppol.nu laat zien welke leveranciers betrouwbare instapabonnementen aanbieden die wél voldoen aan Europese standaarden.
Waarom voelt e-facturatie duur terwijl het geld bespaart?
Omdat tijdsbesparing snel het “nieuwe normaal” wordt. De maandelijkse kosten blijven zichtbaar, maar de gewonnen uren verdwijnen uit het bewustzijn. Documenteer daarom vooraf hoeveel tijd je administratie nu kost en vergelijk dat na zes maanden opnieuw. Solventis.nl kan helpen de besparingen en ROI inzichtelijk te maken binnen een concreet Peppol-adoptieplan.
Hoe weet ik of een provider betrouwbaar is?
Controleer of de leverancier een gecertificeerde Peppol Access Point is en over ISO 27001- of SOC 2-certificering beschikt. Reviews en klantcases op Peppol.nu tonen welke partijen een bewezen staat van dienst hebben op het gebied van compliance en continuïteit.
Kan ik op een ander moment nog overstappen naar een andere provider?
Ja, dat kan — maar het proces is vandaag de dag complexer dan veel ondernemers denken. Je Peppol ID (het unieke adres waarmee je facturen ontvangt via het Peppol-netwerk) staat geregistreerd binnen het systeem van je huidige serviceprovider. Daardoor ben je bij een overstap afhankelijk van hun medewerking voor de technische overdracht.
Er bestaat nog geen gestandaardiseerde of wettelijk vastgelegde procedure om Peppol ID’s eenvoudig te verhuizen, wat betekent dat het proces soms meerdere dagen tot weken kan duren. Tijdens die periode kunnen facturen tijdelijk niet aankomen, omdat je Peppol ID even “tussen” providers hangt.
Op Peppol.nu lees je uitgebreid waarom dit proces momenteel zo ingewikkeld is, hoe vendor lock-in ontstaat en waarom een centrale, onafhankelijke Peppol-registratie dit in de toekomst zou moeten oplossen.
Wil je nu al overstappen? Dan helpt Solventis.nl bedrijven met een onafhankelijke overstapbegeleiding tussen Peppol-serviceproviders — inclusief het coördineren van de technische overdracht en het beperken van downtime.
Wat gebeurt er als ik te laat ben met het invoeren van e-facturatie?
Dan loop je risico op boetes, administratieve achterstanden en compliance-problemen. De teams achter Peppol.nu en Solventis.nl helpen bedrijven om ruim vóór de wettelijke deadlines compliant te zijn, inclusief testfasen, koppelingen en training van medewerkers.
Over Peppol.nu: Peppol.nu is het onafhankelijke informatieplatform over elektronische facturatie en het Peppol-netwerk in Nederland. We helpen bedrijven bij het kiezen van de juiste e-facturatie oplossing en bieden objectieve vergelijkingen van serviceproviders. Ons doel: e-facturatie begrijpelijk en toegankelijk maken voor elk Nederlands bedrijf.
https://www.peppol.nu/wp-content/uploads/Choosing-an-E-invoicing-Solution.png450673Justin De Jagerhttps://www.peppol.nu/wp-content/uploads/peppolnu_logo_scaled_340x156.pngJustin De Jager2025-11-04 13:26:232025-11-04 14:55:47E-facturatie Oplossing Kiezen: 7 Cruciale Stappen voor de Beste Keuze in 2025
“Can I take my Peppol ID to another service provider?” – Why this should be simpler
Last week, I received a phone call at Peppol.nu from a Belgian entrepreneur. He had once tried an invoicing portal solution from a Peppol service provider, but now wanted to purchase a Peppol connection through a different Peppol Service Provider. “Simple, right?” he thought. “Just take my Peppol ID with me and done.”
To his surprise, the process turned out to be anything but simple. In fact, he discovered that his Peppol ID wasn’t “his” in the same way his domain name or phone number was. It turned out to be registered in his current provider’s system, and switching would become an entire administrative process in which he was dependent on the cooperation of both parties.
“How is this possible?” he asked bewildered. “When I want to switch web hosts, I simply request a transfer code, enter it at my new host, and done. Why is this so much more complicated with Peppol?”
It’s an excellent question. And honestly: he’s right. In this article, I’ll explain how it works now, why this is problematic, and – more importantly – how it could be much better. Because the current situation creates unnecessary vendor lock-in and hampers the free competition that is so important for a healthy market.
First the basics: What is a Peppol ID anyway?
Before we delve deeper into the problem, let’s go back to basics. A Peppol ID (also called Peppol Participant Identifier) is your unique address within the Peppol network. It essentially works like a postal address for electronic documents.
Format of a Peppol ID:
A Peppol ID consists of two parts:
Schema ID: The type of identification (for example 0106 for Chamber of Commerce number in the Netherlands, or 9956 for VAT number)
Participant ID: The actual number (for example your Chamber of Commerce number 12345678)
Together they form something like: 0106:12345678
This Peppol ID is used by other companies that want to invoice you via the Peppol network. They send their invoice to this address, and the Peppol network ensures it reaches you – just like the postal system delivers a letter to your physical address.
How does it work now? The role of the SMP
This is where it gets technical, but it’s important to understand why switching is so difficult. Within the Peppol network, there’s something called the SMP – the Service Metadata Publisher. Think of the SMP as a kind of phone book or address book for the Peppol network.
The function of an SMP: When a supplier wants to send an invoice to you, the following happens:
They know your Peppol ID (for example 0106:12345678)
Their system queries the SMP network: “Where should I send this invoice?”
The SMP system responds: “This Peppol ID is registered with Access Point X of service provider Y”
The invoice is then sent via the network to that specific Access Point
Your service provider receives the invoice and delivers it to you
And here lies the problem:
Each Peppol service provider manages its own SMP. When you become their customer, they register your Peppol ID in their own SMP system. They own that SMP, they manage it, and all Peppol IDs of their customers are registered in it.
This means in practice that your Peppol ID is “locked” to the infrastructure of your current service provider.
This means in practice that your Peppol ID is “stuck” to your current service provider’s infrastructure.
The switching process: How complex is it now?
Let’s look at what needs to happen if you want to switch to another Peppol service provider. I’ll take you through the necessary steps.
Step 1: Contact your current provider
You need to let your current service provider know that you want to switch. This seems logical, but here’s where it starts:
Possible complication: Some providers have notice periods in their contracts. You might be locked in for months.
What you encounter:
“Why do you want to leave?” questions you’d rather not answer
Retention attempts: offers to stay, discounts, improvements
Slow responses – especially if the provider isn’t happy you’re leaving
Step 2: Contact your new provider
You’ve chosen a new service provider and want to join them.
What needs to happen:
Go through onboarding process with new provider
Sign contracts
Possibly set up new invoicing software or connections
Explain that you have an existing Peppol ID you want to take with you
Step 3: The technical transfer
Now comes the difficult part. Two things need to happen:
A. De-registration with old provider: Your old service provider must remove your Peppol ID from their SMP. This is called “de-registering” or “unpublishing”.
Complications:
This is a manual action by your old provider
There’s no standardized deadline within which this must happen
If your old provider is unwilling or slow, this can take days to weeks
Some providers even charge a fee for this
B. Registration with new provider: Your new service provider must register your Peppol ID in their own SMP.
Complications:
Technically, this can only happen after the old registration is removed
Otherwise you get an error message: “This Peppol ID is already registered with another service provider”
So the timing must be perfect
Step 4: The dangerous time window
This is where it gets really problematic. A critical time window emerges between de-registration with your old provider and registration with your new provider.
What happens during this window:
Your Peppol ID technically no longer exists in the network
Suppliers who try to send an invoice to your Peppol ID during this period receive an error message
Their systems report: “Unknown Peppol ID” or “Participant not found”
These invoices do not arrive
Your suppliers must send the invoice another way (email, paper)
The practical impact: Imagine you’re a medium-sized company with 50 suppliers invoicing via Peppol. If the transfer takes 3 days, and 10 of those suppliers happen to invoice during that period, then:
10 invoices miss their automatic route
10 suppliers must fall back on manual sending
Your accounts payable department must manually process 10 invoices instead of automatically
Confusion arises among both suppliers and your own administration
Step 5: Communication to suppliers
After the transfer, you should really inform all your suppliers that your Peppol ID is now with a new provider.
Why is this necessary? Technically it’s not necessary – the SMP network automatically handles routing to your new provider. BUT: some systems cache SMP information, meaning they hold onto the old Access Point address for a while.
What you need to do:
Email to all suppliers: “Our Peppol ID is unchanged, but we’re now with a new service provider”
Ask them to refresh any caches
Watch the first invoices after the switch extra carefully
Step 6: Monitoring and follow-up
The first weeks after the switch, you need to be extra alert:
Checkpoints:
Are all invoices still arriving?
Are suppliers reporting problems?
Are all system integrations still working?
Is the routing via the SMP correctly updated?
The real problems with the current situation
Now that you know the process, let’s look at why this is so problematic – not just practically, but also in principle.
Problem 1: Vendor lock-in
This is the biggest problem. The current architecture unintentionally creates a form of vendor lock-in:
Why it’s difficult to leave:
You depend on your old provider’s cooperation for de-registration
The switching process is complex and risky (that time window where invoices can be lost)
You must coordinate multiple parties
There’s downtime when you’re not reachable
The consequence:
Entrepreneurs stay with a service provider longer than they actually want to, simply because switching is too much hassle. This is bad for competition and artificially maintains prices and service quality at a certain level.
Comparison with other services:
Mobile telephony: Number portability takes one day, provider must legally cooperate
Domain names: Request transfer code, enter at new host, done in a few hours
Bank account: IBAN stays the same, you can even use the switching service
Energy: Switch is arranged by new supplier, you do almost nothing
With Peppol, switching is more difficult than all these services, even though technically it doesn’t have to be.
Problem 2: No standard transfer procedure
There’s no standardized, mandatory procedure for transferring a Peppol ID. This means:
Variation per provider:
Provider A de-registers within 24 hours
Provider B has a “processing time of 5 working days”
Provider C charges a €50 fee for de-registration
Provider D tries to keep you with special offers and drags things out
No legal protection:
There’s no deadline within which the old provider must cooperate
There’s no guarantee it will be quick
There’s no oversight of abuse of the power position
Problem 3: Risk of downtime
That critical time window between de-registration and re-registration is unavoidable with the current architecture. This isn’t just annoying, but can also have financial consequences:
Possible damage:
Missed invoices that must later be manually processed (extra costs)
Delayed payments because invoices don’t arrive
Loss of automation benefits (temporarily back to manual work)
Reputational damage with suppliers experiencing problems
For a large company receiving dozens of invoices daily via Peppol, a week-long switching period can cause significant operational problems.
Problem 4: Barrier to market functioning
The complexity of switching slows healthy competition:
Impact on the market:
New, innovative service providers struggle to attract customers
Existing providers have little incentive to improve or lower prices
Customers remain “stuck” with mediocre service
The market becomes less dynamic than it could be
This is bad for entrepreneurs because it means they can’t optimally benefit from technological progress and market competition.
How it can be better: Lessons from the domain name industry
Now we get to the heart of this article: it doesn’t have to be this complex. There’s a working model we can use as inspiration: the domain name industry.
Let’s look at how that works in the Netherlands, and how we can apply this model to Peppol.
The domain model: How does it work?
In the Netherlands, the .nl domain space is managed by SIDN (Foundation for Internet Domain Registration in the Netherlands). The system works as follows:
The roles:
1. SIDN (the registrar) – the central authority
Manages the central registration of all .nl domain names
Publishes the .nl zone file in the DNS (Domain Name System)
Determines rules and standards
Ensures a level playing field
2. Web hosting companies / domain registrars – the service providers
Offer services to end customers (hosting, email, etc.)
Can register domain names with SIDN on behalf of their customers
Compete on price, service, functionality
Have no “ownership” of their customers’ domains
3. Companies and individuals – the end users
Register domain names via a web host of choice
Own their domain name
Can freely switch between providers
How does a domain transfer work?
The process is elegant and efficient:
Step 1: Request transfer code You log into your current web host and request a transfer code (also called “auth-code” or “EPP-code”) for your domain name. This code is generated within minutes.
Step 2: Enter transfer code at new host You give the transfer code to your new web host. They enter it with SIDN.
Step 3: Automatic transfer SIDN processes the transfer. The domain name is transferred in the central registration to the new provider. This happens automatically without human intervention.
Step 4: Done Your domain name simply continues working throughout the process. There’s no downtime. Visitors notice nothing.
Duration: Usually within 24 hours, sometimes even within a few hours.
Important characteristics:
No permission from old host needed – only the transfer code
No downtime – the domain name keeps working
Automated – no human actions at old or new host
Fast – typically within one day
Affordable – often no extra costs
The crucial differences with Peppol
Let’s put the two systems side by side:
Aspect
Domain names (.nl)
Peppol (now)
Peppol (how it should be)
Central registration
SIDN manages all .nl domains
Each provider manages own SMP
Peppol Authority manages central SMP
Ownership
Customer owns domain
Peppol ID is in provider’s SMP
Customer owns Peppol ID
Transfer method
Transfer code, automated
Manual de-registration + re-registration
Transfer code, automated
Downtime
None
Yes, critical time window
None
Old provider cooperation
Not needed (except transfer code)
Required for de-registration
Not needed (except transfer code)
Duration
1-24 hours
Days to weeks
1-24 hours
Vendor lock-in
Minimal
Significant
Minimal
The proposal: A central, independent SMP system
Here comes my plea for change. I propose that we restructure the Peppol system to a model more like the domain name industry. This would involve the following:
A new architecture for Peppol
1. Central SMP registration Instead of each service provider managing their own SMP, there should be one central, independent SMP system, managed by the Peppol Authority of each country.
For the Netherlands this would mean:
The Dutch Peppol Authority (appointed by the government or the industry) manages one central SMP
All Dutch Peppol IDs are registered in this central system
The central SMP contains for each Peppol ID a reference to the current service provider
Analogous to: SIDN centrally registering all .nl domains and publishing the DNS zone file.
Analogous to: SIDN centrally registering all .nl domains and publishing the DNS zone file.
2. Service providers as “web hosting companies” Peppol service providers would function like web hosting companies:
They offer services (invoicing software, support, integrations)
They have a Peppol Access Point (comparable to a web host’s mail server)
They can register Peppol IDs in the central SMP on behalf of their customers
They have no ownership of their customers’ Peppol IDs
The transfer process in the new model
Let’s walk through how a switch would work with this new architecture:
Step 1: Request transfer code You log into your current Peppol service provider’s portal and request a transfer code for your Peppol ID. It’s automatically generated.
Why simple:
Automated process, no human intervention needed
Immediately available, no waiting time
Legally required to be provided within 24 hours (like domain names)
Step 2: Onboarding with new provider You sign up with your new Peppol service provider and indicate during the onboarding process that you have an existing Peppol ID. You enter the transfer code.
Step 3: Automatic transfer via central SMP The new provider sends the transfer code to the central SMP system. The system:
Validates the transfer code
Verifies it belongs to the correct Peppol ID
Verifies the code is still valid (not expired, not already used)
Updates the central registration: the Peppol ID is now linked to the new provider’s Access Point
Automatically informs both old and new provider
Step 4: Done – no downtime The entire process is complete. Your Peppol ID remains reachable during the transfer:
The central SMP is atomically updated (in one transaction)
There’s no time window when the Peppol ID isn’t reachable
Invoices sent during the transfer simply arrive
Duration: 1-24 hours, fully automated.
The advantages of this new model
Let’s look at what this new architecture solves:
1. Elimination of vendor lock-in
Switching is as easy as with a domain name
Old provider cannot block or delay the transfer
Customers have real freedom of choice
2. No downtime during transfer
The central SMP is updated at once
There’s no dangerous time window
Invoices keep arriving
3. Speed
Transfer within 24 hours instead of days or weeks
Automated process without manual steps
Predictable procedure for everyone
4. Fair competition
Service providers must compete on price, quality and service
With mandatory e-invoicing in more and more countries, millions of companies will get a Peppol ID
A central, automated system scales much better than decentralized SMPs per provider
Administrative burden of switching remains manageable
What needs to happen for this change?
This isn’t a small adjustment – it’s a fundamental revision of how Peppol infrastructure works. But it’s not impossible. Here’s what’s needed:
1. Support from Peppol Authorities National Peppol Authorities (in the Netherlands not yet formally designated, but in the works) must embrace this vision. They have the power to change standards and rules.
2. Technical implementation A central SMP system must be built and managed. This isn’t technically particularly complex – the domain registration system is more complicated. The challenge lies more in governance and financing.
3. Migration of existing registrations All existing Peppol IDs currently spread across hundreds of provider SMPs must be migrated to the central system. This requires:
Coordinated migration planning
Cooperation from all existing service providers
Communication to all end users
A transition period where both systems coexist
4. Legal anchoring Ideally, the right to transferability is legally established, just like with phone numbers and domain names. This could be done in the national implementation of the EU ViDA directive.
5. Financing The central SMP system must be financed. Possible models:
Small registration fee per Peppol ID (like domain names)
Government subsidy (as part of business digitalization)
Contribution from connected service providers
A realistic roadmap
What would such a transition look like in practice? Here’s a possible timeline:
2025: Exploration and support
National Peppol Authorities start working group
Consultation with service providers, end users, industry organizations
Map technical feasibility
Develop business case and financing model
2026: Pilot phase
Development of central SMP platform
Pilot project with small group of voluntary service providers
Testing of transfer process
Refining procedures
2027: Phased rollout
Start migration of existing Peppol IDs to central system
New registrations go through new system
Old and new systems work in parallel (hybrid period)
Communication campaign to end users
2028: Full implementation
All existing Peppol IDs migrated
Old decentralized SMPs phased out
Standard transfer procedure for everyone
Legal anchoring of rights and obligations
This is ambitious, but achievable. The domain name industry went through a similar transition when the ICANN system was introduced. It can be done, if there is sufficient will.
What can you do now?
As an entrepreneur, integration specialist, or other stakeholder in the Peppol ecosystem, you can contribute to this change:
1. Make it discussable
Share this article with your network
Discuss the problem with your current service provider
Ask your industry association to put the topic on the agenda
2. Give feedback to Peppol Authorities If a formal Peppol Authority is designated in the Netherlands, make your voice heard. Indicate that transferability of Peppol IDs is important to you.
3. Encourage best practices Until there’s a structural solution, you can demand that service providers:
Use transparent switching procedures
Execute de-registration within 5 working days
Charge no costs for de-registration
Provide clear information about the process
4. Consciously choose your service provider When choosing a Peppol service provider, explicitly ask:
“What’s your procedure if I want to switch?”
“How long does de-registration take?”
“Do you charge costs for de-registration?”
“Do you cooperate in a smooth transfer?”
Service providers giving good answers to these questions deserve preference.
Conclusion: The time is ripe for change
The entrepreneur from Utrecht I mentioned at the beginning of this article was right to be frustrated. Switching Peppol service providers shouldn’t be this complex.
We have a wonderful, international network for electronic document exchange with Peppol. The technical infrastructure works well. But the way Peppol IDs are managed – decentralized, with ownership at service providers instead of end users – creates unnecessary barriers.
The current situation:
Vendor lock-in
Complex switching process
Downtime risk
Limited market competition
The desired future:
Freedom of choice
Simple, automated switching process
No downtime
Healthy competition
The domain name industry showed us 25 years ago how it can be done. It’s time for Peppol to embrace these lessons. With the coming wave of mandatory e-invoicing across Europe – Belgium in 2026, France in 2026, Slovenia in 2027, and EU-wide via ViDA in 2030 – millions of companies will get a Peppol ID. Let’s now lay the foundation for a system that truly works for end users.
Because ultimately, that’s what it’s about: Peppol exists for the entrepreneurs who work with it daily. It should serve them, not limit them.
Have questions about Peppol, or want to contribute to the conversation about this architectural change? Contact us via Peppol.nu. To compare different Peppol service providers, check our overview of Peppol suppliers.
Frequently Asked Questions
Can I take my Peppol ID with me when switching now? Technically yes. If a Peppol ID is linked to your company name, there’s even no other choice. However, it’s a complex process where you depend on the cooperation of your old and new service provider. There’s no standardized procedure and often a period when your Peppol ID isn’t reachable.
How long does switching take on average now? This varies greatly per service provider, but typically between 3-10 working days. In the worst case, it can take weeks if your old provider doesn’t cooperate.
Can my current provider refuse to transfer my Peppol ID? Formally, your provider should cooperate, but there’s no legal obligation or clear deadline. This gives providers considerable power.
What does it cost to transfer my Peppol ID? Some providers charge an administrative fee (€25-€100), others do it for free. There’s no standard.
Why did Peppol choose this architecture? The current model grew historically when Peppol was still small. Each service provider managed their own infrastructure, including SMP. It wasn’t foreseen that this would create vendor lock-in.
Are there countries where it works differently? Most countries use the decentralized SMP model. There are initiatives for centralized alternatives, but these aren’t yet mainstream.
What happens if my old service provider goes bankrupt? This is one of the biggest risks of the current system. If your provider ceases to exist, your Peppol ID can become unreachable. There are emergency procedures, but these aren’t foolproof.
What about my Chamber of Commerce extract as identification? Your Peppol ID is often based on your Chamber of Commerce number (schema 0106), but the Peppol ID itself and its registration in an SMP are separate matters. You’re always the owner of your Chamber of Commerce number, but not necessarily of the Peppol registration thereof.
Where can I find more information about SMP technology? The technical specifications are available via OpenPeppol. Search for “Service Metadata Publisher (SMP) specification” on the Peppol website.
Where can I check if I already have a Peppol ID registered? On our website there’s a user-friendly version of the Peppol Directory, the Peppol Address Book.
What can I do to help realize this change?
Discuss the topic with your industry association
Share this article in your network
Ask your service provider for a clear switching policy
Make your voice heard in future consultations about Peppol governance in the Netherlands
https://www.peppol.nu/wp-content/uploads/Peppol-ID-photo.png449673Justin De Jagerhttps://www.peppol.nu/wp-content/uploads/peppolnu_logo_scaled_340x156.pngJustin De Jager2025-10-30 11:48:072025-10-30 12:03:39Can I take my Peppol ID to another service provider?
“Kan ik mijn Peppol ID meenemen naar een andere serviceprovider?” – Waarom dit simpeler zou moeten zijn
Vorige week ontving ik bij Peppol.nu een telefoontje van een Belgische ondernemer. Hij had een keer een factuurportaal oplossing geprobeerd van een Peppol serviceprovider, maar wou nu een aansluiting op Peppol aanschaffen via een andere Peppol Serviceprovider. “Simpel toch?” dacht hij. “Gewoon mijn Peppol ID meenemen en klaar.”
Tot zijn verbazing bleek het proces allesbehalve simpel. Sterker nog, hij ontdekte dat zijn Peppol ID niet “van hem” was in de zin zoals zijn domeinnaam of telefoonnummer dat wel zijn. Het bleek geregistreerd te staan in het systeem van zijn huidige provider, en het overstappen zou een heel administratief proces worden waarbij hij afhankelijk was van de medewerking van beide partijen.
“Hoe kan dit nou?” vroeg hij verbijsterd. “Als ik wil wisselen van webhoster, vraag ik gewoon een transfercode aan, zet die in bij mijn nieuwe hoster, en klaar. Waarom is dit bij Peppol zoveel ingewikkelder?”
Het is een uitstekende vraag. En eerlijk gezegd: hij heeft gelijk. In dit artikel leg ik uit hoe het nu werkt, waarom dit problematisch is, en – belangrijker nog – hoe het véél beter zou kunnen. Want de huidige situatie creëert onnodige vendor lock-in en belemmert de vrije concurrentie die juist zo belangrijk is voor een gezonde markt.
Eerst even de basis: Wat is een Peppol ID eigenlijk?
Voordat we dieper ingaan op het probleem, eerst even terug naar de basis. Een Peppol ID (ook wel Peppol Participant Identifier genoemd) is jouw unieke adres binnen het Peppol-netwerk. Het werkt eigenlijk als een soort postadres voor elektronische documenten.
Formaat van een Peppol ID:
Een Peppol ID bestaat uit twee delen:
Schema ID: Het type identificatie (bijvoorbeeld 0106 voor KvK-nummer in Nederland, of 9956 voor BTW-nummer)
Participant ID: Het daadwerkelijke nummer (bijvoorbeeld je KvK-nummer 12345678)
Samen vormen ze iets als: 0106:12345678
Dit Peppol ID wordt gebruikt door andere bedrijven die jou willen factureren via het Peppol-netwerk. Zij sturen hun factuur naar dit adres, en het Peppol-netwerk zorgt ervoor dat deze bij jou aankomt – net zoals het postsysteem een brief naar je fysieke adres brengt.
Hoe werkt het nu? De rol van de SMP
Hier wordt het technisch, maar het is belangrijk om te begrijpen waarom overstappen zo lastig is. Binnen het Peppol-netwerk bestaat er iets dat het SMP heet – de Service Metadata Publisher. Denk aan het SMP als een soort telefoongids of adresboek voor het Peppol-netwerk.
De functie van een SMP: Wanneer een leverancier een factuur naar jou wil sturen, gebeurt het volgende:
Hij weet jouw Peppol ID (bijvoorbeeld 0106:12345678)
Zijn systeem raadpleegt het SMP-netwerk: “Waar moet ik deze factuur naartoe sturen?”
Het SMP-systeem antwoordt: “Deze Peppol ID is geregistreerd bij Access Point X van serviceprovider Y”
De factuur wordt vervolgens via het netwerk naar dat specifieke Access Point gestuurd
Jouw serviceprovider ontvangt de factuur en levert deze bij jou af
En hier zit het probleem:
Elke Peppol-serviceprovider beheert zijn eigen SMP. Als jij als klant bij hen komt, registreren zij jouw Peppol ID in hun eigen SMP-systeem. Zij zijn eigenaar van dat SMP, zij beheren het, en alle Peppol ID’s van hun klanten staan erin geregistreerd.
Dit betekent in de praktijk dat jouw Peppol ID “vasthangt” aan de infrastructuur van je huidige serviceprovider.
Het proces van overstappen: Hoe complex is het nu?
Laten we eens kijken wat er nu allemaal moet gebeuren als je wilt overstappen naar een andere Peppol-serviceprovider. Ik neem je mee door de stappen die nodig zijn.
Stap 1: Contact opnemen met je huidige provider
Je moet je huidige serviceprovider laten weten dat je wilt overstappen. Dit lijkt logisch, maar hier begint het al:
Mogelijke complicatie: Sommige providers hebben opzegtermijnen in hun contracten. Je bent misschien nog maanden vastgelegd.
Wat je tegenkomt:
“Waarom wil je weg?” vragen die je eigenlijk niet wilt beantwoorden
Retentie-pogingen: aanbiedingen om te blijven, kortingen, verbeteringen
Trage reacties – vooral als de provider niet blij is dat je weggaat
Stap 2: Contact opnemen met je nieuwe provider
Je hebt een nieuwe serviceprovider gekozen en wilt bij hen aan boord komen.
Wat er moet gebeuren:
Onboarding-proces doorlopen bij nieuwe provider
Contracten tekenen
Eventueel nieuwe facturatiesoftware of koppelingen instellen
Uitleggen dat je een bestaand Peppol ID hebt dat je wilt meenemen
Stap 3: De technische overdracht
Nu komt het lastige deel. Er moeten twee dingen gebeuren:
A. De-registratie bij oude provider: Je oude serviceprovider moet jouw Peppol ID uit hun SMP verwijderen. Dit heet “de-registreren” of “unpublishen”.
Complicaties:
Dit is een handmatige actie van je oude provider
Er is geen gestandaardiseerde deadline waarbinnen dit moet gebeuren
Als je oude provider onwillig of traag is, kan dit dagen tot weken duren
Sommige providers vragen hier zelfs een fee voor
B. Registratie bij nieuwe provider: Je nieuwe serviceprovider moet jouw Peppol ID registreren in hun eigen SMP.
Complicaties:
Dit kan technisch pas nadat de oude registratie is verwijderd
Anders krijg je een foutmelding: “Dit Peppol ID is al geregistreerd bij een andere serviceprovider”
De timing moet dus perfect zijn
Stap 4: Het gevaarlijke tijdvenster
Hier wordt het echt problematisch. Er ontstaat een kritiek tijdvenster tussen de de-registratie bij je oude provider en de registratie bij je nieuwe provider.
Wat er tijdens dit venster gebeurt:
Je Peppol ID bestaat technisch niet meer in het netwerk
Leveranciers die in deze periode een factuur naar je Peppol ID proberen te sturen, krijgen een foutmelding
Hun systemen melden: “Onbekend Peppol ID” of “Participant niet gevonden”
Deze facturen komen niet aan
Je leveranciers moeten de factuur op een andere manier versturen (e-mail, papier)
De praktische impact: Stel, je bent een middelgroot bedrijf met 50 leveranciers die via Peppol factureren. Als de overdracht 3 dagen duurt, en 10 van die leveranciers factureren toevallig in die periode, dan:
Missen 10 facturen hun automatische route
Moeten 10 leveranciers terugvallen op handmatige verzending
Moet jouw crediteurenadministratie 10 facturen handmatig verwerken in plaats van automatisch
Ontstaat er verwarring bij zowel leveranciers als je eigen administratie
Stap 5: Communicatie naar leveranciers
Na de overdracht moet je eigenlijk al je leveranciers informeren dat je Peppol ID nu bij een nieuwe provider zit.
Waarom is dit nodig? Technisch gezien is het niet nodig – het SMP-netwerk zorgt automatisch voor de routing naar je nieuwe provider. MAAR: sommige systemen cachen SMP-informatie, wat betekent dat ze een tijdje het oude Access Point adres vasthouden.
Wat je moet doen:
E-mail naar alle leveranciers: “Ons Peppol ID is onveranderd, maar we zitten nu bij een nieuwe serviceprovider”
Vragen om eventuele caches te vernieuwen
Eerste facturen na de switch extra in de gaten houden
Stap 6: Monitoring en nazorg
De eerste weken na de overstap moet je extra alert zijn:
Controlepunten:
Komen alle facturen nog steeds aan?
Melden leveranciers problemen?
Werken alle systeem-integraties nog?
Is de routering via het SMP correct bijgewerkt?
De echte problemen met de huidige situatie
Nu je het proces kent, laten we eens kijken waarom dit zo problematisch is – niet alleen praktisch, maar ook principieel.
Probleem 1: Vendor lock-in
Dit is het grootste probleem. Door de huidige architectuur creëer je onbedoeld een vorm van vendor lock-in:
Waarom het lastig is om weg te gaan:
Je bent afhankelijk van de medewerking van je oude provider voor de-registratie
Het overstapproces is complex en risicovol (dat tijdvenster waarin facturen kunnen mislopen)
Je moet meerdere partijen coördineren
Er is downtime waarin je niet bereikbaar bent
Het gevolg:
Ondernemers blijven langer bij een serviceprovider dan ze eigenlijk willen, simpelweg omdat overstappen te veel gedoe is. Dit is slecht voor de concurrentie en houdt prijzen en service-kwaliteit kunstmatig op een bepaald niveau.
Vergelijking met andere diensten:
Mobiele telefonie: Nummer meenemen kost één dag, provider moet wettelijk meewerken
Domeinnamen: Transfercode aanvragen, invoeren bij nieuwe hoster, klaar in een paar uur
Bankrekening: IBAN blijft hetzelfde, je kunt zelfs de overstapservice gebruiken
Energie: Overstap wordt geregeld door nieuwe leverancier, jij doet bijna niets
Bij Peppol is het overstappen lastiger dan bij al deze diensten, terwijl het technisch gezien niet hoeft.
Probleem 2: Geen standaard transferprocedure
Er bestaat geen gestandaardiseerde, verplichte procedure voor het overdragen van een Peppol ID. Dit betekent:
Variatie per provider:
Provider A de-registreert binnen 24 uur
Provider B heeft een “verwerkingstijd van 5 werkdagen”
Provider C vraagt een fee van €50 voor de-registratie
Provider D probeert je met speciale aanbiedingen te behouden en traint de boel
Geen wettelijke bescherming:
Er is geen deadline waarbinnen de oude provider moet meewerken
Er is geen garantie dat het snel gaat
Er is geen toezicht op misbruik van de machtspositie
Probleem 3: Risico op downtime
Dat kritieke tijdvenster tussen de-registratie en her-registratie is onvermijdelijk met de huidige architectuur. Dit is niet alleen vervelend, maar kan ook financiële gevolgen hebben:
Mogelijke schade:
Gemiste facturen die later handmatig moeten worden verwerkt (extra kosten)
Vertraagde betalingen doordat facturen niet aankomen
Verlies van automatiseringsvoordelen (tijdelijk terug naar handmatig werk)
Reputatieschade bij leveranciers die problemen ervaren
Voor een groot bedrijf dat dagelijks tientallen facturen via Peppol ontvangt, kan een overstapperiode van een week aanzienlijke operationele problemen veroorzaken.
Probleem 4: Drempel voor marktwerking
De complexiteit van overstappen remt de gezonde concurrentie:
Impact op de markt:
Nieuwe, innovatieve serviceproviders hebben het moeilijk om klanten binnen te halen
Bestaande providers hebben weinig prikkel om te verbeteren of prijzen te verlagen
Klanten blijven “vastzitten” bij middelmatige dienstverlening
De markt wordt minder dynamisch dan mogelijk zou zijn
Dit is slecht voor ondernemers, want het betekent dat ze niet optimaal kunnen profiteren van technologische vooruitgang en concurrentie in de markt.
Hoe het beter kan: Lessen uit de domeinnamenindustrie
Nu komen we bij de kern van dit artikel: het hoeft niet zo complex te zijn. Er bestaat een werkend model dat we kunnen gebruiken als inspiratie: de domeinnamenindustrie.
Laten we eens kijken hoe dat werkt in Nederland, en hoe we dit model kunnen toepassen op Peppol.
Het domeinmodel: Hoe werkt het?
In Nederland wordt de .nl domeinruimte beheerd door SIDN (Stichting Internet Domeinregistratie Nederland). Het systeem werkt als volgt:
De rollen:
1. SIDN (de registrar) – de centrale autoriteit
Beheert de centrale registratie van alle .nl domeinnamen
Publiceert de .nl-zonefile in het DNS (Domain Name System)
Bepaalt de regels en standaarden
Zorgt voor een eerlijk speelveld
2. Webhostingbedrijven / domeinnaamregistrars – de serviceproviders
Bieden diensten aan eindklanten (hosting, e-mail, etc.)
Kunnen namens hun klanten domeinnamen registreren bij SIDN
Concurreren op prijs, service, functionaliteit
Hebben geen “eigendom” over de domeinen van hun klanten
3. Bedrijven en particulieren – de eindgebruikers
Registreren domeinnamen via een webhoster naar keuze
Zijn eigenaar van hun domeinnaam
Kunnen vrijelijk overstappen tussen providers
Hoe gaat een domeintransfer?
Het proces is elegant en efficiënt:
Stap 1: Transfercode aanvragen Je logt in bij je huidige webhoster en vraagt een transfercode (ook wel “auth-code” of “EPP-code”) aan voor je domeinnaam. Deze code wordt binnen enkele minuten gegenereerd.
Stap 2: Transfercode invoeren bij nieuwe hoster Je geeft de transfercode door aan je nieuwe webhoster. Die voert deze in bij SIDN.
Stap 3: Automatische transfer SIDN verwerkt de transfer. De domeinnaam wordt in de centrale registratie overgeschreven naar de nieuwe provider. Dit gebeurt automatisch zonder menselijke tussenkomst.
Stap 4: Klaar Je domeinnaam werkt gewoon door tijdens het hele proces. Er is geen downtime. Bezoekers merken er niets van.
Tijdsduur: Meestal binnen 24 uur, soms zelfs binnen enkele uren.
Belangrijke kenmerken:
Geen toestemming van oude hoster nodig – alleen de transfercode
Geen downtime – de domeinnaam blijft gewoon werken
Geautomatiseerd – geen menselijke handelingen bij oude of nieuwe hoster
Snel – typisch binnen een dag
Goedkoop – vaak geen extra kosten
De cruciale verschillen met Peppol
Laten we de twee systemen naast elkaar leggen:
Aspect
Domeinnamen (.nl)
Peppol (nu)
Peppol (hoe het zou moeten)
Centrale registratie
SIDN beheert alle .nl domeinen
Elke provider beheert eigen SMP
Peppol Autoriteit beheert centraal SMP
Eigenaarschap
Klant is eigenaar van domein
Peppol ID staat in SMP van provider
Klant is eigenaar van Peppol ID
Transfermethode
Transfercode, geautomatiseerd
Handmatige de-registratie + her-registratie
Transfercode, geautomatiseerd
Downtime
Geen
Ja, kritiek tijdvenster
Geen
Medewerking oude provider
Niet nodig (behalve transfercode)
Vereist voor de-registratie
Niet nodig (behalve transfercode)
Tijdsduur
1-24 uur
Dagen tot weken
1-24 uur
Vendor lock-in
Minimaal
Significant
Minimaal
Het voorstel: Een centraal, onafhankelijk SMP-systeem
Hier komt mijn pleidooi voor verandering. Ik stel voor dat we het Peppol-systeem herinrichten naar een model dat meer lijkt op de domeinnamenindustrie. Dit zou het volgende inhouden:
Een nieuwe architectuur voor Peppol
1. Centrale SMP-registratie In plaats van dat elke serviceprovider zijn eigen SMP beheert, zou er één centraal, onafhankelijk SMP-systeem moeten zijn, beheerd door de Peppol Autoriteit van elk land.
Voor Nederland zou dit betekenen:
De Nederlandse Peppol Autoriteit (aangewezen door de overheid of de branche) beheert één centrale SMP
Alle Nederlandse Peppol ID’s staan geregistreerd in dit centrale systeem
Het centrale SMP bevat voor elk Peppol ID een verwijzing naar de huidige serviceprovider
Analoog aan: SIDN die alle .nl domeinen centraal registreert en de DNS-zonefile publiceert.
Analoog aan: SIDN die alle .nl domeinen centraal registreert en de DNS-zonefile publiceert.
2. Serviceproviders als “webhostingbedrijven” Peppol-serviceproviders zouden functioneren zoals webhostingbedrijven:
Ze bieden diensten aan (facturatiesoftware, ondersteuning, integraties)
Ze hebben een Peppol Access Point (vergelijkbaar met een mailserver van een webhoster)
Ze kunnen namens hun klanten Peppol ID’s registreren in het centrale SMP
Ze hebben geen eigendom over de Peppol ID’s van hun klanten
Het transferproces in het nieuwe model
Laten we eens doorlopen hoe een overstap zou werken met deze nieuwe architectuur:
Stap 1: Transfercode aanvragen Je logt in bij het portal van je huidige Peppol-serviceprovider en vraagt een transfercode aan voor je Peppol ID. Deze wordt automatisch gegenereerd.
Waarom simpel:
Geautomatiseerd proces, geen menselijke tussenkomst nodig
Direct beschikbaar, geen wachttijd
Wettelijk verplicht binnen 24 uur te verstrekken (zoals bij domeinnamen)
Stap 2: Onboarding bij nieuwe provider Je meldt je aan bij je nieuwe Peppol-serviceprovider en geeft tijdens het onboarding-proces aan dat je een bestaand Peppol ID hebt. Je voert de transfercode in.
Stap 3: Automatische transfer via centraal SMP De nieuwe provider stuurt de transfercode door naar het centrale SMP-systeem. Het systeem:
Valideert de transfercode
Verifieert dat deze bij het juiste Peppol ID hoort
Verifieert dat de code nog geldig is (niet verlopen, niet al gebruikt)
Werkt de centrale registratie bij: het Peppol ID wordt nu gekoppeld aan de Access Point van de nieuwe provider
Informeert automatisch zowel oude als nieuwe provider
Stap 4: Klaar – geen downtime Het hele proces is afgerond. Je Peppol ID blijft tijdens de transfer gewoon bereikbaar:
Het centrale SMP wordt atomair bijgewerkt (in één transactie)
Er is geen tijdvenster waarin het Peppol ID niet bereikbaar is
Facturen die tijdens de transfer worden verstuurd, komen gewoon aan
Tijdsduur: 1-24 uur, volledig geautomatiseerd.
De voordelen van dit nieuwe model
Laten we eens kijken wat deze nieuwe architectuur allemaal oploost:
1. Eliminatie van vendor lock-in
Overstappen is net zo makkelijk als bij een domeinnaam
Oude provider kan de transfer niet blokkeren of vertragen
Klanten hebben échte keuzevrijheid
2. Geen downtime tijdens transfer
Het centrale SMP wordt in één keer bijgewerkt
Er is geen gevaarlijk tijdvenster
Facturen blijven gewoon aankomen
3. Snelheid
Transfer binnen 24 uur in plaats van dagen of weken
Geautomatiseerd proces zonder handmatige stappen
Voorspelbare procedure voor iedereen
4. Eerlijke concurrentie
Serviceproviders moeten concurreren op prijs, kwaliteit en service
Innovatieve nieuwkomers krijgen een eerlijke kans
Bestaande spelers kunnen klanten niet kunstmatig vasthouden
De markt wordt dynamischer en efficiënter
5. Transparantie
Duidelijke, uniforme procedures voor iedereen
Geen onduidelijkheid over rechten en verantwoordelijkheden
Bescherming van de eindgebruiker
6. Schaalbaarheid voor de toekomst
Met verplichte e-facturatie in steeds meer landen zullen miljoenen bedrijven een Peppol ID krijgen
Een centraal, geautomatiseerd systeem schaalt veel beter dan gedecentraliseerde SMP’s per provider
Administratieve last bij overstappen blijft beheersbaar
Wat moet er gebeuren voor deze verandering?
Dit is geen kleine aanpassing – het is een fundamentele herziening van hoe Peppol-infrastructuur werkt. Maar het is niet onmogelijk. Hier is wat ervoor nodig is:
1. Draagvlak bij Peppol Autoriteiten De nationale Peppol Autoriteiten (in Nederland momenteel nog niet formeel aangewezen, maar in de maak) moeten deze visie omarmen. Zij hebben de macht om standaarden en regels te wijzigen.
2. Technische implementatie Er moet een centraal SMP-systeem worden gebouwd en beheerd. Dit is technisch niet bijzonder complex – het domeinregistratiesysteem is ingewikkelder. De uitdaging zit meer in governance en financiering.
3. Migratie van bestaande registraties Alle bestaande Peppol ID’s die nu verspreid staan over honderden provider-SMP’s, moeten gemigreerd worden naar het centrale systeem. Dit vraagt:
Een gecoördineerde migratieplanning
Medewerking van alle bestaande serviceproviders
Communicatie naar alle eindgebruikers
Een overgangperiode waarin beide systemen naast elkaar bestaan
4. Wettelijke verankering Idealiter wordt het recht op transfereerbaarheid wettelijk vastgelegd, net zoals bij telefoonnummers en domeinnamen. Dit zou kunnen in de nationale implementatie van de EU ViDA-richtlijn.
5. Financiering Het centrale SMP-systeem moet worden gefinancierd. Mogelijke modellen:
Kleine registratiefee per Peppol ID (zoals bij domeinnamen)
Overheidssubsidie (als onderdeel van digitalisering van het bedrijfsleven)
Contributie van aangesloten serviceproviders
Een realistische roadmap
Hoe zou zo’n transitie er in de praktijk uit kunnen zien? Hier is een mogelijke tijdlijn:
2025: Verkenning en draagvlak
Nationale Peppol Autoriteiten starten werkgroep
Overleg met serviceproviders, eindgebruikers, brancheorganisaties
Technische haalbaarheid in kaart brengen
Business case en financieringsmodel ontwikkelen
2026: Pilotfase
Ontwikkeling van het centrale SMP-platform
Pilotproject met een kleine groep vrijwillige serviceproviders
Testen van het transferproces
Verfijnen van procedures
2027: Gefaseerde uitrol
Start migratie van bestaande Peppol ID’s naar centraal systeem
Nieuwe registraties verlopen via het nieuwe systeem
Oude en nieuwe systeem werken parallel (hybride periode)
Communicatiecampagne naar eindgebruikers
2028: Volledige implementatie
Alle bestaande Peppol ID’s gemigreerd
Oude gedecentraliseerde SMP’s uitgefaseerd
Standaard transferprocedure voor iedereen
Wettelijke verankering van rechten en plichten
Dit is ambitieus, maar haalbaar. De domeinnamenindustrie heeft een vergelijkbare transitie doorgemaakt toen het ICANN-systeem werd geïntroduceerd. Het kan, als er voldoende wil is.
Wat kun jij nu doen?
Als ondernemer, integratie specialist, of andere belanghebbende in het Peppol-ecosysteem, kun je bijdragen aan deze verandering:
1. Maak het bespreekbaar
Deel dit artikel met je netwerk
Bespreek het probleem met je huidige serviceprovider
Vraag je branchevereniging om het thema op de agenda te zetten
2. Geef feedback aan Peppol Autoriteiten Als er in Nederland een formele Peppol Autoriteit wordt aangewezen, laat dan je stem horen. Geef aan dat transfereerbaarheid van Peppol ID’s belangrijk voor je is.
3. Stimuleer best practices Tot er een structurele oplossing is, kun je wel eisen dat serviceproviders:
Transparante overstapprocedures hanteren
Binnen 5 werkdagen de-registratie uitvoeren
Geen kosten rekenen voor de-registratie
Duidelijke informatie geven over het proces
4. Kies bewust je serviceprovider Vraag bij het kiezen van een Peppol-serviceprovider expliciet:
“Wat is jullie procedure als ik wil overstappen?”
“Hoelang duurt de-registratie?”
“Rekenen jullie kosten voor de-registratie?”
“Werken jullie mee aan een soepele overdracht?”
Serviceproviders die goede antwoorden geven op deze vragen, verdienen de voorkeur.
Conclusie: De tijd is rijp voor verandering
De ondernemer uit Utrecht die ik aan het begin van dit artikel noemde, had gelijk met zijn frustratie. Het overstappen van Peppol-serviceprovider zou niet zo complex moeten zijn.
We hebben met Peppol een prachtig, internationaal netwerk voor elektronische documentuitwisseling. De technische infrastructuur werkt goed. Maar de manier waarop Peppol ID’s worden beheerd – gedecentraliseerd, met eigenaarschap bij serviceproviders in plaats van bij eindgebruikers – creëert onnodige barrières.
De huidige situatie:
Vendor lock-in
Complex overstapproces
Downtime-risico
Beperkte marktwerking
De gewenste toekomst:
Vrije keuzevrijheid
Simpel, geautomatiseerd overstapproces
Geen downtime
Gezonde concurrentie
De domeinnamenindustrie heeft ons 25 jaar geleden al laten zien hoe het wel kan. Het is tijd dat Peppol deze lessen omarmt. Met de komende golf van verplichte e-facturatie in heel Europa – België in 2026, Frankrijk in 2026, Slovenië in 2027, en EU-breed via ViDA in 2030 – zullen miljoenen bedrijven een Peppol ID krijgen. Laten we nu het fundament leggen voor een systeem dat écht werkt voor eindgebruikers.
Want uiteindelijk gaat het daarom: Peppol is er voor de ondernemers die er dagelijks mee werken. Het moet hen dienen, niet beperken.
Heb je vragen over Peppol, of wil je bijdragen aan het gesprek over deze architectuurverandering? Neem contact op via Peppol.nu. Voor het vergelijken van verschillende Peppol-dienstverleners, bekijk ons overzicht van Peppol-leveranciers.
Veelgestelde vragen
Kan ik nu al mijn Peppol ID meenemen als ik overstap? Technisch zeker. Als je een Peppol ID is gekoppeld aan jouw bedrijfsnaam is er zelfs geen andere keuze. Echter, het is een complex proces waarbij je afhankelijk bent van de medewerking van je oude en nieuwe serviceprovider. Er is geen gestandaardiseerde procedure en vaak een periode waarin je Peppol ID niet bereikbaar is.
Hoelang duurt het overstappen nu gemiddeld? Dit varieert sterk per serviceprovider, maar typisch tussen de 3-10 werkdagen. In het slechtste geval kan het weken duren als je oude provider niet meewerkt.
Kan mijn huidige provider weigeren om mijn Peppol ID over te dragen? Formeel zou je provider moeten meewerken, maar er is geen wettelijke verplichting of duidelijke deadline. Dit geeft providers veel macht.
Wat kost het om mijn Peppol ID over te zetten? Sommige providers rekenen een administratieve fee (€25-€100), andere doen het gratis. Er is geen standaard.
Waarom heeft Peppol deze architectuur gekozen? Het huidige model is historisch gegroeid toen Peppol nog klein was. Elke serviceprovider beheerde zijn eigen infrastructuur, inclusief SMP. Toen werd niet voorzien dat dit vendor lock-in zou creëren.
Zijn er landen waar het anders werkt? De meeste landen hanteren het gedecentraliseerde SMP-model. Er zijn wel initiatieven voor gecentraliseerde alternatieven, maar deze zijn nog niet mainstream.
Wat gebeurt er als mijn oude serviceprovider failliet gaat? Dit is een van de grootste risico’s van het huidige systeem. Als je provider ophoudt te bestaan, kan je Peppol ID onbereikbaar worden. Er zijn noodprocedures, maar deze zijn niet waterdicht.
Hoe zit het met mijn KvK-uittreksel als identificatie? Je Peppol ID wordt vaak gebaseerd op je KvK-nummer (schema 0106), maar het Peppol ID zelf en de registratie daarvan in een SMP zijn aparte zaken. Je bent altijd eigenaar van je KvK-nummer, maar niet noodzakelijk van de Peppol-registratie daarvan.
Waar kan ik meer informatie vinden over SMP-technologie? De technische specificaties zijn beschikbaar via OpenPeppol. Zoek naar “Service Metadata Publisher (SMP) specification” op de Peppol website.
Waar kan ik zoeken of ik al een Peppopl ID heb geregistreerd staan?
Op onze website staat een gebruiksvriendelijke versie van de Peppol Directory, het Peppol Adresboek.
Wat kan ik doen om deze verandering te helpen realiseren?
Bespreek het onderwerp met je branchevereniging
Deel dit artikel in je netwerk
Vraag je serviceprovider om een duidelijk overstapbeleid
Laat je stem horen bij toekomstige consultaties over Peppol-governance in Nederland
https://www.peppol.nu/wp-content/uploads/Peppol-ID-photo.png449673Justin De Jagerhttps://www.peppol.nu/wp-content/uploads/peppolnu_logo_scaled_340x156.pngJustin De Jager2025-10-30 11:36:372025-10-30 12:03:02Kan ik mijn Peppol ID meenemen naar een andere serviceprovider
“Hoe weet ik of mijn Peppol e-factuur is aangekomen?” – Een praktische gids voor ondernemers
Recentelijk kregen wij bij Peppol.nu een vraag die waarschijnlijk veel ondernemers herkennen. Een Belgische ondernemer had via zijn online facturatieprogramma zijn eerste elektronische factuur via het Peppol-netwerk verstuurd naar een klant. Vol trots en ook een beetje gespannen drukte hij op ‘verzenden’. En toen… stilte. Geen foutmelding, maar ook geen bevestiging. Zijn vraag was simpel maar belangrijk: “Hoe kan ik zien of mijn e-factuur daadwerkelijk is aangekomen bij mijn klant?”
Het is een uitstekende vraag, en het antwoord is minder eenduidig dan je zou verwachten. In deze blog leggen we uit hoe dit werkt, waarom het soms onduidelijk is, en wat je als ondernemer kunt doen om zekerheid te krijgen.
Eerst even de basis: Hoe werkt Peppol eigenlijk?
Om te begrijgen waarom het antwoord niet altijd duidelijk is, moeten we eerst kort uitleggen hoe het Peppol-netwerk werkt. Peppol gebruikt wat het 4-corner model heet:
Corner 1 – Jij (de verzender): Je stuurt de factuur via jouw facturatieprogramma
Corner 2 – Jouw Peppol Access Point: Dit is jouw “toegangspoort” tot het Peppol-netwerk. Vaak is dit automatisch geregeld via je facturatieprogramma, zonder dat je het zelf merkt. Deze Access Point valideert je factuur en stuurt hem door via het Peppol-netwerk.
Corner 3 – De Peppol Access Point van jouw klant: Dit is de “toegangspoort” van je klant. Deze ontvangt de factuur vanuit het netwerk.
Corner 4 – Jouw klant (de ontvanger): De factuur komt aan in de software applicatie van je klant.
Het cruciale punt: tussen Corner 2 en Corner 3 (dus binnen het Peppol-netwerk zelf) verloopt de verzending doorgaans betrouwbaar. De technische infrastructuur is robuust en gemonitord. Maar of jij als verzender automatisch een bevestiging krijgt dat de factuur is aangekomen, hangt af van verschillende factoren.
De rol van Message Level Response (MLR)
Binnen Peppol bestaat er een functionaliteit die Message Level Response (MLR) heet. Dit is een gestandaardiseerde manier om berichten terug te sturen over de status van een document. In theorie kan hiermee worden gemeld:
✅ “Factuur succesvol ontvangen bij Corner 3”
✅ “Factuur geaccepteerd door het systeem van de klant”
❌ “Factuur afgewezen vanwege een fout”
⚠️ “Factuur in behandeling”
Maar – en dit is belangrijk – niet alle systemen hebben deze functionaliteit volledig geïmplementeerd. Of je een bevestiging krijgt, hangt af van:
1. Jouw facturatieprogramma
Ondersteunt jouw software het ontvangen en tonen van MLR-berichten? Sommige eenvoudige facturatieprogramma’s versturen facturen via Peppol, maar hebben geen functionaliteit om statusupdates te ontvangen en te tonen aan jou als gebruiker.
Wat je kunt doen: Vraag aan je softwareleverancier of ze MLR-functionaliteit ondersteunen. Kijk in de settings of er een “factuurstatus” of “verzendbevestiging” overzicht is.
2. Het facturatieprogramma van je klant
Stuurt het systeem van jouw klant automatisch een MLR-bericht terug? Lang niet alle ontvangsystemen doen dit standaard. Sommige systemen ontvangen de factuur netjes, maar sturen geen bevestiging terug naar de verzender.
Wat je kunt doen: Helaas heb je hier als verzender weinig invloed op. Je kunt je klant wel vragen of hun systeem MLR-berichten verstuurt.
3. De Peppol Access Points (Corner 2 en 3)
Beide Access Points moeten MLR-berichten kunnen verwerken en doorsturen. De meeste professionele Peppol Service Providers ondersteunen dit, maar de mate waarin ze statusupdates doorgeven aan de eindgebruiker (jij en je klant) verschilt.
Wat je kunt doen:Als je factuurprogramma werkt met een eigen Peppol Access Point, check dan wat voor soort bevestigingen ze bieden. Sommige providers bieden een dashboard waar je de status van verzonden facturen kunt zien.
Verschillende niveaus van bevestiging
In de praktijk kun je verschillende niveaus van zekerheid krijgen:
Niveau 1: Technische verzendbevestiging (meest voorkomend)
Wat betekent dit? Je factuurprogramma of Peppol Access Point bevestigt dat de factuur succesvol is verstuurd naar het Peppol-netwerk en is overgedragen aan de Access Point van je klant (Corner 3).
Wat betekent dit NIET? Dit betekent nog niet dat:
De factuur daadwerkelijk in het systeem van je klant is beland
Je klant de factuur heeft gezien of geopend
Je klant de factuur heeft geaccepteerd voor betaling
Analogie: Het is alsof je een aangetekende brief verstuurt en bevestiging krijgt dat PostNL hem heeft afgeleverd bij het adres. Je weet dat de brief er is, maar niet of iemand hem heeft geopend.
Niveau 2: Ontvangsbevestiging (minder vaak)
Wat betekent dit? Het systeem van je klant bevestigt actief dat de factuur is ontvangen en geaccepteerd in hun administratie.
Hoe werkt dit? Via een MLR-bericht dat teruggaat via het Peppol-netwerk naar jouw systeem.
Voordeel: Je hebt echte zekerheid dat de factuur is aangekomen én is verwerkt.
Niveau 3: Volledige factuurstatus tracking (gek genoeg nog een zeldzaamheid)
Wat betekent dit? Je krijgt gedetailleerde updates over de hele levenscyclus van de factuur:
Verzonden
Ontvangen bij klant
Geaccepteerd voor betaling
Goedgekeurd
Betaling gepland
Betaald
Hoe werkt dit? Via uitgebreide MLR-implementatie of aanvullende business documenten in Peppol (zoals Invoice Response berichten).
Realiteit: Dit niveau is nog relatief zeldzaam, terwijl volledige factuurstatus tracking dé Unique Selling Point van e-facturatie zou moeten zijn.
Praktische tips: Wat kun je nu doen?
Voor verzenders (jij als ondernemer):
1. Check je eigen software
Log in bij je facturatieprogramma en zoek naar:
“Factuurstatus” overzicht
“Verzendgeschiedenis”
“Peppol verzendlog”
“Documentstatus” dashboard
Veel professionele programma’s tonen minimaal of een factuur succesvol is verzonden naar het Peppol-netwerk.
2. Vraag je softwareleverancier
Stel specifieke vragen:
“Welke bevestigingen krijg ik na het versturen van een Peppol-factuur?”
“Kan ik zien of mijn klant de factuur heeft ontvangen?”
“Is er een logboek waar ik verzendstatussen kan controleren?”
3. Communiceer met je klant
In de praktijk blijft de ouderwetse methode vaak het meest effectief: stuur een kort mailtje of bel je klant:
“Ik heb factuur [nummer] op [datum] elektronisch via Peppol verstuurd. Kun je bevestigen dat deze correct is aangekomen in jullie systeem?”
Dit geeft je directe zekerheid én helpt je klant om te checken of hun ontvangstsysteem goed werkt.
4. Monitor je betalingen
Uiteindelijk is de beste bevestiging dat een factuur is aangekomen: de betaling op je rekening. Als je binnen de normale betalingstermijn géén betaling of vragen ontvangt, is dat vaak een teken dat er iets mis is gegaan.
Voor ontvangers (als jouw klanten aan jou factureren):
1. Check of je systeem MLR-berichten stuurt
Als jij facturen ontvangt via Peppol, vraag dan aan je softwareleverancier:
“Stuurt ons systeem automatisch bevestigingen terug naar leveranciers die via Peppol factureren?”
“Kunnen we dit activeren als dit nog niet het geval is?”
Door bevestigingsberichten te sturen, bouw je aan betere leveranciersrelaties. Leveranciers weten dan zeker dat hun facturen zijn aangekomen.
2. Bevestig ontvangst handmatig
Als je systeem geen automatische bevestigingen stuurt, overweeg dan om belangrijke leveranciers handmatig te bevestigen dat hun e-factuur is aangekomen. Dit kost je 30 seconden, maar voorkomt verwarring en onnodige opvolgmails.
Wat als je geen bevestiging krijgt?
Maak je geen zorgen – het ontbreken van een explicite bevestiging betekent niet dat je factuur verloren is. Het Peppol-netwerk zelf is zeer betrouwbaar. De meeste “ontbrekende” facturen zijn niet verloren, maar zitten ergens vast in de systemen aan de ontvangstkant of worden gewoon niet bevestigd.
Stappenplan bij twijfel:
1. Check je eigen systeem (dag 1): Kijk of je factuurprogramma een verzendbevestiging toont. Als je software aangeeft “succesvol verzonden”, is de factuur vrijwel zeker aangekomen bij de Access Point van je klant.
2. Wacht 2-3 werkdagen: Geef systemen even de tijd om te verwerken. Soms zitten er vertragingen in automatische verwerkingsprocessen.
3. Neem contact op met je klant (dag 3-5): Vraag gewoon vriendelijk of de factuur is aangekomen. Dit is normaal zakelijk contact.
4. Controleer je gegevens (bij problemen): Heb je het juiste Peppol ID / Endpoint van je klant gebruikt? Een typfout hierin is de meest voorkomende oorzaak van niet-aangekomen facturen.
5. Schakel je softwareleverancier in (bij aanhoudende problemen): Als facturen systematisch niet aankomen, kan er een technisch probleem zijn met de koppeling.
De toekomst: Betere tracking komt eraan
Het goede nieuws is dat de situatie aan het verbeteren is. Met de verplichte e-facturatie mandaten die in 2026 en 2027 in België, Frankrijk, Slovenië en andere Europese landen worden ingevoerd, investeren softwareleveranciers zwaar in betere functionaliteit.
Wat we de komende jaren kunnen verwachten:
Meer standaard MLR-implementatie: Naarmate e-facturatie verplicht wordt, zullen meer systemen standaard bevestigingsberichten ondersteunen.
Betere gebruikersinterfaces: Facturatieprogramma’s zullen duidelijker dashboards bieden met realtime tracking van factureren.
Integratie met betalingen: Sommige geavanceerde systemen koppelen facturatiestatus al aan betalingsstatus, zodat je het hele proces kunt volgen.
Uniforme standaarden: De Europese beweging richting gestandaardiseerde e-facturatie zal leiden tot meer consistente implementaties van statusberichten.
Ons advies: Praktisch blijven
Om terug te komen op de vraag van onze ondernemer: “Hoe weet ik of mijn e-factuur is aangekomen?”
Het eerlijke antwoord is: dit hangt af van de systemen die jij en je klant gebruiken. In het beste geval krijg je automatische bevestigingen. In het slechtste geval moet je zelf even navraag doen bij je klant.
Maar hier zijn drie praktische waardheden:
Het Peppol-netwerk zelf is zeer betrouwbaar. Als je software aangeeft dat de factuur is verzonden, is hij vrijwel zeker aangekomen bij de ontvanger.
Traditionele communicatie werkt nog steeds. Een kort berichtje naar je klant geeft je directe zekerheid en toont professionele opvolging.
Betaling is de ultieme bevestiging. Als je klant binnen de normale termijn betaalt, is dat het beste bewijs dat de factuur goed is aangekomen en verwerkt.
Tot slot: Als je merkt dat je systeem weinig inzicht geeft in de status van verzonden facturen, is dat een goed gesprek om te hebben met je softwareleverancier. Vraag naar de mogelijkheden, en overweeg om – als e-facturatie een belangrijk deel van je business wordt – te upgraden naar software met betere tracking-functionaliteit.
Heb je zelf ook vragen over Peppol of e-facturatie? Neem gerust contact met ons op via Peppol.nu. We helpen je graag verder in de wereld van digitale facturatie!
Wil je meer weten over Peppol en welke software het beste bij jouw situatie past? Bekijk ons overzicht van Peppol-leveranciers om verschillende opties te vergelijken.
https://www.peppol.nu/wp-content/uploads/Peppolnu-vraag.png446668Justin De Jagerhttps://www.peppol.nu/wp-content/uploads/peppolnu_logo_scaled_340x156.pngJustin De Jager2025-10-07 16:04:002025-10-14 17:39:16“Hoe weet ik of mijn Peppol e-factuur is aangekomen?” – Een praktische gids voor ondernemers
Een open gesprek over Peppol: Wat betekent e-facturatie via Peppol concreet voor jouw organisatie?
Tijdens het Heliview Factuurcongres 2025 organiseerde Peppol.nu een open gesprek over e-facturatie via het Peppol-netwerk. Vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven, de overheid, serviceproviders en de Nederlandse Peppolautoriteit gingen met elkaar in gesprek over de praktijk en adoptie van Peppol.
Van concrete cijfers over e-facturatie bij de Nationale Politie tot organisaties die nog niet wisten wat Peppol was — het werd een interactieve en inhoudelijke sessie waarin niet alleen kennis werd gedeeld, maar ook nieuwe vragen werden opgeworpen. Dit artikel vat de inzichten samen voor organisaties die zich willen oriënteren op Peppol e-facturatie.
Wat is Peppol eigenlijk?
Peppol is een open netwerk dat is ontworpen om veilige, gestandaardiseerde elektronische documentuitwisseling mogelijk te maken tussen organisaties. Anders dan bij traditionele facturatiemethoden zoals e-mail of PDF-facturen, biedt Peppol een gestructureerde manier om factuurgegevens uit te wisselen, waarbij de data direct in de systemen van de ontvanger kan worden ingelezen.
Wat Peppol onderscheidt van andere methoden is de standaardisatie en interoperabiliteit. Door gebruik te maken van universele formaten en protocollen, zorgt Peppol ervoor dat facturen probleemloos kunnen worden uitgewisseld tussen verschillende softwaresystemen, zonder handmatige invoer of conversie. De interoperabiliteit wordt bovendien gegarandeerd door een ecosysteem van dienstverleners (Serviceproviders) die voor hun klanten de toegang (Accesspoint) tot het netwerk verschaffen en de documenten via een afgesproken standaard met elkaar uitwisselen.
De Europese Unie (EU) speelt een belangrijke rol in de stimulering van Peppol-adoptie vanwege hun actieve rol in het aanjagen van elektronisch factureren.Via de Richtlijn 2014/55/EU heeft de Europese Commissie e-facturatie verplicht gesteld voor overheidsinstanties, wat heeft bijgedragen aan de toenemende bekendheid en implementatie van Peppol in Nederland en andere Europese landen.
Peppol in de praktijk – inzichten van het Factuurcongres
Tijdens het Heliview Factuurcongres 2025 werden verschillende praktijkvoorbeelden gedeeld die inzicht gaven in de huidige stand van Peppol-adoptie. Een opvallend voorbeeld kwam van de Nationale Politie, die jaarlijks maar liefst 300.000 e-facturen via Peppol ontvangt op een totaal van 500.000 facturen. Dit toont aan dat grote overheidsorganisaties al aanzienlijke stappen hebben gezet in de implementatie van e-facturatie.
Aan de andere kant van het spectrum staan veel organisaties, waarbij de adoptiegraad vaak nog laag is. Zeker als het gaat om het uitwisselen van e-facturen tussen bedrijven onderling (B2B). Zo gaf een bedrijf aan dat ondanks hun inspanningen ze nu ongeveer 17% van de facturen via Peppol kregen aangeleverd. Dit illustreert de uitdaging die nog voor ons ligt: hoe kunnen we ervoor zorgen dat meer organisaties de overstap maken naar e-facturatie via Peppol?
Tijdens de sessie werd door een van de aanwezigen – Jaap Jan Nienhuis van 4CEE – ook de rol van serviceproviders toegelicht. Deze providers fungeren als toegangspoorten tot het Peppol-netwerk (Accesspoints) en bieden diensten die organisaties helpen bij het implementeren en gebruiken van Peppol.Voor het optimaal functioneren van het gehele ecosysteem is nauwe samenwerking tussen de serviceproviders van doorslaggevend belang. Deze onderlinge samenwerking zorgt niet alleen voor een stabiel netwerk en een naadloze gegevensuitwisseling, maar bevordert ook innovatie en continue verbetering van de dienstverlening aan eindgebruikers.
Ook de Nederlandse Peppolautoriteit was tijdens deze sessie aanwezig en ging kort in op hun rol in het borgen van de betrouwbaarheid en veiligheid van het netwerk, het accrediteren en toezicht houden op serviceproviders, en het vertegenwoordigen van Nederland in de internationale governance van Peppol.
Wat houdt adoptie van Peppol e-facturatie nu tegen?
Ondanks de voordelen van Peppol, blijft de adoptie – met name Business to Business domein – achter. Tijdens het open gesprek kwamen verschillende barrières naar voren:
Onbekendheid staat bovenaan de lijst. Veel organisaties weten simpelweg niet wat Peppol is of welke concrete voordelen het biedt. Deze kenniskloof leidt tot terughoudendheid bij het implementeren van nieuwe systemen of processen.
Een hardnekkig misverstand is dat e-facturatie vooral ‘iets voor IT’ zou zijn. In werkelijkheid raakt het alle afdelingen die betrokken zijn bij het factuurproces, van financiën tot inkoop. De perceptie dat technische kennis vereist is, schrikt echter veel niet-technische besluitvormers af.
Een vaak gehoorde frustratie bij organisaties die al met Peppol werken, is het gebrek aan feedback bij verzending. Veel verzenders willen graag weten of hun factuur succesvol is ontvangen en in behandeling is genomen. Deze behoefte aan transparantie in het proces werd tijdens het congres herhaaldelijk benadrukt.
Tot slot, geven alle organisaties aan dat ze toe zijn aan duidelijkheid. Waar gaat het heen met e-facturatie in Nederland? Zeker ook in het kader van de ‘VAT in the Digital Age’ (ViDA) verordening. Ook hier zag je dat een deel van de organisaties hier kennis van heeft genomen en met vragen zitten over keuzes die de Nederlandse overheid wil maken, gaat maken of hebben gemaakt. Alleen al hierover is onduidelijkheid. Voor andere organisaties was ViDA en de consequenties van deze verordening nog onbekend terrein.
Wat hebben organisaties nodig om met Peppol te starten?
Om de adoptie van Peppol te versnellen, hebben organisaties behoefte aan concrete handvatten. Uit het gesprek op het Factuurcongres kwamen diverse behoeften naar voren:
Allereerst is er vraag naar heldere uitleg over wat e-facturatie met Peppol praktisch inhoudt. Geen technische details, maar praktische informatie: wat verandert er in het dagelijkse werk, wat zijn de stappen om te implementeren, en welke resultaten kunnen worden verwacht?
Een eenvoudig onboardingproces is essentieel. Organisaties willen niet verzanden in complexe implementatietrajecten, maar zoeken naar een gestroomlijnde aanpak om snel operationeel te zijn op het Peppol-netwerk.
Daarnaast is er behoefte aan inzicht in hoe het Peppol-netwerk integreert met bestaande ERP- en boekhoudsystemen. Organisaties willen weten of hun huidige software compatibel is, welke aanpassingen nodig zijn, en hoe ze efficiënt kunnen werken met Peppol binnen hun bestaande IT-landschap.
De meerwaarde van statusupdates en transparantie
Een thema dat veel bijval kreeg tijdens het open gesprek was de behoefte aan terugkoppeling in het facturatieproces. “Is mijn factuur ontvangen en in behandeling?” is een vraag die veel verzenders bezighoudt. Zonder bevestiging blijft er onzekerheid, wat kan leiden tot dubbele verzendingen of onnodige opvolging.
Statusterugkoppeling verhoogt niet alleen het vertrouwen in het systeem, maar verbetert ook de efficiëntie. Wanneer verzenders direct weten dat hun factuur is ontvangen en in behandeling is genomen, kunnen zij hun eigen administratieve processen beter inrichten en is er minder behoefte aan het nabellen of emailen om de status van facturen te controleren.
De Peppol-standaard biedt al mogelijkheden voor statusterugkoppeling, en verschillende serviceproviders hebben oplossingen ontwikkeld om hierin te voorzien. Toch werd tijdens het congres duidelijk dat er nog wensen zijn voor verdere verbetering en standaardisatie van deze functionaliteit, zodat alle deelnemers in het netwerk hier optimaal van kunnen profiteren.
Inzicht en samenwerking als sleutel tot adoptie
Het open gesprek op het Factuurcongres liet zien dat kennisdeling essentieel is voor verdere adoptie van Peppol. Door praktijkvoorbeelden te delen, rollen uit te leggen en naar zorgen te luisteren, ontstaat een duidelijker beeld van wat Peppol kan betekenen. Organisaties hoeven geen techneuten te zijn om de voordelen van Peppol te benutten — maar ze moeten wél weten waar ze kunnen beginnen.
De gesignaleerde behoeften aan duidelijke informatie, eenvoudige onboarding en betere statusterugkoppeling bieden concrete aanknopingspunten voor serviceproviders en de Peppolautoriteit om de dienstverlening verder te verbeteren. Door samen te werken aan deze uitdagingen kan de adoptie van Peppol worden versneld, wat uiteindelijk leidt tot efficiëntere processen en kostenbesparingen voor alle betrokken partijen.
Meer weten over hoe jouw organisatie kan starten met Peppol? Bezoek Peppol.nu en ontdek praktische informatie, tools en serviceproviders die je verder helpen.
https://www.peppol.nu/wp-content/uploads/open-peppol-gesprek-web.jpg12281280Peppol.nuhttps://www.peppol.nu/wp-content/uploads/peppolnu_logo_scaled_340x156.pngPeppol.nu2025-05-15 16:03:052025-10-09 15:03:58Een open gesprek over Peppol e-facturatie: Wat betekent e-facturatie via Peppol concreet voor jouw organisatie?
Peppol voordelen voor bedrijven: Efficiëntie en kostenbesparing
In een wereld waarin digitalisering steeds belangrijker wordt, zoeken bedrijven naar manieren om hun processen te stroomlijnen. Vooral bij facturatie valt nog veel winst te behalen. Peppol biedt hiervoor een oplossing die steeds meer bedrijven ontdekken. Het netwerk maakt facturatie niet alleen sneller en veiliger, maar zorgt ook voor aanzienlijke kostenbesparingen.
De kracht van Peppol in de praktijk
Stel je voor: geen stapels facturen meer die handmatig verwerkt moeten worden, geen zoektocht meer naar vermiste documenten en geen frustraties meer over verkeerd ingevoerde facturen. Dit is wat Peppol mogelijk maakt. Het netwerk zorgt voor directe, digitale uitwisseling van facturen tussen bedrijven.
Een voorbeeld hiervan is Equinor, een wereldwijd energiebedrijf gevestigd in Noorwegen. In 2016 stuurde Equinor een brief naar al hun leveranciers in Noorwegen met de mededeling dat Peppol de voorkeursmethode was om facturen te ontvangen. Binnen drie jaar werd 78% van hun factuurvolume, goed voor 81% van de factuurwaarde, verwerkt via Peppol. Het volume van papieren facturen daalde in dezelfde periode tot 2%. Meer informatie over deze case study is te vinden op de officiële Peppol website.
Waar zie je de besparingen?
De kostenbesparingen met Peppol zijn direct zichtbaar. Denk aan het elimineren van print- en verzendkosten voor facturen; deze kosten verdwijnen volledig. Maar de grootste winst zit in de tijd die vrijkomt. Facturen hoeven niet meer handmatig te worden ingevoerd, en het systeem controleert automatisch of alle informatie klopt.
Kortom, de kostenbesparingen met Peppol manifesteren zich op verschillende manieren:
Directe kostenverlaging: Eliminatie van print- en verzendkosten Tijdsbesparing: Geen handmatige invoer meer nodig Automatische validatie: Het systeem controleert zelf of alle informatie klopt Lagere foutkosten: Minder correcties en aanpassingen nodig Verbeterde datakwaliteit: Consistente informatie in alle systemen
Codex, een van de grootste leveranciers van kantoorinterieurs in Ierland, implementeerde Peppol e-invoicing om te voldoen aan de EU-richtlijn inzake e-facturatie. Deze implementatie hielp hen kosten te verlagen, het papiergebruik te verminderen, de afhandeling van vragen te versnellen en de goederenstroom naar alle vestigingen te verbeteren.
Naadloze integratie met bestaande systemen
Een veel gehoorde zorg is de aansluiting op bestaande systemen. Maar de wijze waarop Peppol werkt, maakt het mogelijk dat alle gangbare ERP-pakketten kunnen worden aangesloten. Of je nu SAP, Exact of AFAS gebruikt, de integratie verloopt soepel. In sommige gevallen hebben de software leveranciers hebben kant-en-klare koppelingen beschikbaar. Vindt meer informatie via ons Peppol leveranciersoverzicht.
Voor complexe integratievraagstukken kun je hulp inschakelen van specialistische Pepppol integrators of Peppol Service Providers.
Het principe van Peppol is eenvoudig maar krachtig: connect-once, connect to all. Hierdoor hoef je slechts één keer aan te sluiten om met alle partijen in het netwerk zakelijke documenten uit te wisselen.
Betere cashflow door snellere verwerking
Snellere verwerking betekent ook snellere betaling, een van de meest gewaardeerde Peppol voordelen voor bedrijven. Facturen komen direct in het systeem van de klant terecht, zonder vertraging door postbezorging of handmatige verwerking. De achterliggende ERP- of financiële software kan facturen automatisch matchen met inkooporders, wat het goedkeuringsproces versnelt en administratieve obstakels vermindert.
Minder fouten, meer zekerheid
Menselijke fouten zijn onvermijdelijk bij handmatige invoer. Een verkeerd bedrag, een misplaatste komma of een vergeten BTW-nummer kunnen grote gevolgen hebben. Met Peppol behoren deze fouten tot het verleden. Doordat er machine-leesbare, gestandaardiseerde documenten worden uitgewisseld via Peppol, wordt een ERP- of financieel systeem in staat gesteld om automatisch te controleren of alle verplichte velden zijn ingevuld. Het vergelijkt bedragen en BTW-berekeningen. En het zorgt dat facturen bij de juiste persoon terechtkomen.
Klaar voor internationale handel
Voor bedrijven die internationaal zakendoen, biedt het aansluiten op het Peppol netwerk extra voordelen. Peppol werkt over landsgrenzen heen, waardoor je in principe niet voor elk land een ander uitwisselingssystematiek hoeft te gebruiken. Peppol Service Providers en Peppol integrators zorgen ervoor dat facturen voldoen aan lokale eisen en bieden vaak meertalige ondersteuning. Dit maakt internationale handel aanzienlijk eenvoudiger en efficiënter.
Toekomstbestendig ondernemen
De trend naar digitalisering zet door. De Europese Commissie voert actief beleid op het onderwerp e-facturatie. Bovendien maken steeds meer landen e-facturatie verplicht; denk bijvoorbeeld aan België. Door nu over te stappen op Peppol, ben je voorbereid op deze ontwikkeling. Met Peppol ben je compliant aan wet- en regelgeving inzake facturering. Bovendien hebben bedrijven die nu overstappen een voorsprong op hun concurrenten bij overheidsopdrachten en hebben bovendien een flinke stap gezet in het verder automatiseren van hun financiële processen.
Tot slot faciliteert e-facturatie via Peppol nieuwe mogelijkheden in het kader van business development. Het universele gebruik van de factuur en de interessante datapunten die op dit gestandaardiseerde document staan – en aanvullend kunnen worden aangebracht – kunnen de basis vormen voor het verder automatiseren van bijvoorbeeld rapportages of dashboarden.
Conclusie
De voordelen van Peppol voor bedrijven zijn duidelijk: snellere verwerking, lagere kosten, minder fouten en betere cashflow. De structurele besparingen op tijd en kosten zorgen ervoor dat de investering in Peppol zich snel terugverdient. De voordelen van Peppol nog eens samengevat:
Drastische tijdsbesparing door automatisering
Aanzienlijke kostenreductie
Minimalisering van factuurfouten
Verbeterde cashflow
Vereenvoudigde internationale handel
Toekomstbestendige bedrijfsvoering
De praktijkvoorbeelden laten zien dat bedrijven van elke grootte en elke branche kunnen profiteren. Of het nu energiereus Equinor betreft of leverancier van kantoor meubilair en artikelen, Codex. De investering verdient zich snel terug door structurele besparingen op tijd en kosten.
Ben je benieuwd wat Peppol voor jouw bedrijf kan betekenen? Bekijk dan het leveranciersoverzicht of zoek je zakenrelaties op in het Peppol Adresboek. Zo ontdek je direct welke mogelijkheden er zijn voor jouw organisatie.
https://www.peppol.nu/wp-content/uploads/2024/12/verplichteefacturatieduitsland.jpg3301040Peppol.nuhttps://www.peppol.nu/wp-content/uploads/peppolnu_logo_scaled_340x156.pngPeppol.nu2025-03-03 20:45:212025-10-09 15:08:27Peppol voordelen voor bedrijven: Efficiëntie en kostenbesparing
Digitalisering verandert de manier waarop we zakendoen. Steeds meer bedrijven stappen over op elektronische facturatie. Maar hoe zorg je ervoor dat al die verschillende systemen met elkaar kunnen communiceren? Het antwoord ligt in Peppol, een innovatief netwerk dat de toekomst van zakelijke communicatie vormgeeft.
Peppol vs traditionele facturatie: Wat is het verschil?
De impact van je facturatiemethode op het bedrijfsresultaat is groot. Elke factuur kost geld. Elke handeling kost tijd. En elke fout kost beide. De keuze tussen traditionele facturatie en Peppol heeft daarom directe gevolgen voor je bedrijf.
De werkelijke kosten van traditionele facturatie
Papieren facturen zijn duur. Een enkele factuur kost al snel meer dan anderhalve euro aan papier, enveloppen en postzegels. Tel daar de arbeidskosten bij op voor het printen en versturen. Reken ook de kosten voor fysieke opslag mee. Een archiefdoos kost tussen de 20 en 50 euro per jaar aan opslagruimte.
Ook het milieu betaalt de prijs. Voor 8000 vellen papier is één boom nodig. Transport van facturen zorgt voor CO2-uitstoot. Printers en archiefruimtes verbruiken energie. Deze milieubelasting past niet meer in modern, duurzaam ondernemen.
De valkuilen van PDF-facturatie
PDF-facturen lijken een oplossing. Maar schijn bedriegt. Veel bedrijven investeren in dure scan- en herkenoplossingen. De software kost vaak meer dan 10.000 euro. Daar komen jaarlijkse licentiekosten bij van duizenden euro’s. Medewerkers moeten worden getraind. De IT-afdeling moet de systemen onderhouden.
De risico’s van scanfouten zijn groot. Een komma die als punt wordt herkend verandert €1.000 in €1000. Een verkeerd herkend aantal heeft direct impact op je voorraad. Fouten in BTW-bedragen leiden tot onjuiste aangiftes. Verkeerde datums verstoren je betalingstermijnen.
Medewerkers moeten elk gescand document controleren. Dit kost gemiddeld vijf tot tien minuten per factuur. Het brengt stress met zich mee. Niemand wil verantwoordelijk zijn voor een kostbare fout. Bij fouten is extra correctiewerk nodig. Dit vertraagt het hele proces.
Automatisering met Peppol
Peppol automatiseert het hele facturatieproces. Facturen gaan rechtstreeks van het ene systeem naar het andere. Er komt geen handwerk meer aan te pas. Geen overtypen. Geen scannen. Geen controleren van gescande gegevens.
Deze automatisering bespaart tijd. Een factuur is binnen seconden bij de ontvanger. Het systeem controleert automatisch of alle gegevens kloppen. Fouten worden direct gesignaleerd. Dit voorkomt problemen later in het proces.
Kostenbesparing door digitalisering
Met Peppol verdwijnen veel traditionele kosten. Geen uitgaven meer voor papier en porto. Geen dure scan-software nodig. Geen fysieke opslag van documenten. Deze directe kostenbesparingen zijn meetbaar.
Ook indirecte kosten dalen. Minder correctiewerk betekent minder personeelskosten. Snellere verwerking leidt tot tijdige betalingen. Dit verbetert je cashflow. Bovendien kunnen medewerkers zich richten op waardetoevoegende taken.
Duurzaamheid in de praktijk
De milieu-impact van Peppol is significant. Geen papierverbruik betekent minder bomenkap. Geen fysieke verzending betekent minder transport. Geen printers en archiefruimtes betekent minder energieverbruik.
Deze verduurzaming is meetbaar. Je kunt precies berekenen hoeveel papier je bespaart. Hoeveel CO2-uitstoot je voorkomt. Dit helpt bij het halen van duurzaamheidsdoelstellingen. Het versterkt je imago als verantwoord bedrijf.
Compliance en beveiliging
Peppol zorgt voor veilige gegevensuitwisseling. Alle communicatie is versleuteld. Alleen geautoriseerde partijen hebben toegang. Dit voorkomt fraude en gegevensverlies.
Het netwerk voldoet aan internationale standaarden. Nieuwe wetgeving zoals ViDA wordt ondersteund. Dit geeft zekerheid voor de toekomst. Je bent voorbereid op veranderende regelgeving.
Verbeterde samenwerking
Peppol maakt samenwerken makkelijker. Je kunt met elke aangesloten partij direct zaken doen. Geen gedoe met verschillende formaten. Geen discussies over ontbrekende gegevens. Iedereen gebruikt dezelfde standaarden.
Dit versterkt handelsrelaties. Het proces wordt voorspelbaar. Betalingen verlopen soepeler. Dit leidt tot betere zakelijke verhoudingen. Partners waarderen de professionele aanpak.
Een heldere keuze
Kijk naar je huidige facturatiekosten. Tel het papierwerk. Tel de arbeidsuren. Tel de kosten van fouten en vertragingen. Vergelijk dit met de investering in Peppol.
Voor de meeste bedrijven is de conclusie helder. Peppol is niet alleen moderner. Het is niet alleen duurzamer. Het is vooral een verstandige zakelijke keuze. Een keuze die direct bijdraagt aan een beter bedrijfsresultaat.
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Peppol voor uw organisatie? Bezoek Peppol.nu voor actuele informatie over Peppol leveranciers, implementatie en het laatste nieuws over e-facturatie.
De geschiedenis van Peppol is er een van innovatie, samenwerking en standaardisatie. Wat begon in 2008 als een Europees project om de efficiëntie en transparantie te verbeteren van overheidsopdrachten, is uitgegroeid tot een wereldwijde standaard voor elektronische documentuitwisseling. In die tijd is er veel bereikt.
https://www.peppol.nu/wp-content/uploads/Header-pexels-anna-nekrashevich-6802050-1.jpg3501400Nederlandse Peppolautoriteit - Nieuwsberichtenhttps://www.peppol.nu/wp-content/uploads/peppolnu_logo_scaled_340x156.pngNederlandse Peppolautoriteit - Nieuwsberichten2024-08-20 08:29:352025-10-09 15:09:05De geschiedenis van Peppol in een notendop
Steeds meer Belgische opdrachtgevers vragen om een elektronische factuur van hun leveranciers, vooral met het oog op de aankomende e-facturatieverplichting per 2026. De conclusie is simpel: u kunt eenvoudig aan deze eis voldoen door gebruik te maken van het Peppol-netwerk.
Deze website maakt gebruik van analytische cookies om je een optimale gebruikerservaring te bieden. Verder gebruiken we functionele cookies om jouw voorkeuren op te slaan. Bovendien plaatsen wij cookies van derde partijen om gepersonaliseerde advertenties te tonen en de inhoud van de advertenties op jouw voorkeuren af te stemmen.
We kunnen verzoeken om cookies op uw apparaat te plaatsen. We gebruiken cookies om ons te laten weten wanneer u onze websites bezoekt, hoe u met ons omgaat, om uw gebruikerservaring te verrijken en om uw relatie met onze website aan te passen.
Klik op de verschillende categoriekoppen voor meer informatie. U kunt ook enkele van uw voorkeuren wijzigen. Houd er rekening mee dat het blokkeren van sommige soorten cookies van invloed kan zijn op uw ervaring op onze websites en de services die we kunnen aanbieden.
Essentiële Website Cookies
Deze cookies zijn strikt noodzakelijk om u diensten aan te bieden die beschikbaar zijn via onze website en om sommige functies ervan te gebruiken.
Omdat deze cookies strikt noodzakelijk zijn om de website te leveren, heeft het weigeren ervan invloed op de werking van onze site. U kunt cookies altijd blokkeren of verwijderen door uw browserinstellingen te wijzigen en alle cookies op deze website geforceerd te blokkeren. Maar dit zal u altijd vragen om cookies te accepteren/weigeren wanneer u onze site opnieuw bezoekt.
We respecteren volledig als u cookies wilt weigeren, maar om te voorkomen dat we u telkens opnieuw vragen, staan we u vriendelijk toe om een cookie daarvoor op te slaan. U bent te allen tijde vrij om u af te melden of andere cookies te gebruiken om een betere ervaring te krijgen. Als u cookies weigert, zullen we alle ingestelde cookies in ons domein verwijderen.
We bieden u een lijst met opgeslagen cookies op uw computer in ons domein, zodat u kunt controleren wat we hebben opgeslagen. Om veiligheidsredenen kunnen we geen cookies van andere domeinen tonen of wijzigen. U kunt deze controleren in de beveiligingsinstellingen van uw browser.
Google Analytics Cookies
Deze cookies verzamelen informatie die in geaggregeerde vorm wordt gebruikt om ons te helpen begrijpen hoe onze website wordt gebruikt of hoe effectief onze marketingcampagnes zijn, of om ons te helpen onze website en applicatie voor u aan te passen om uw ervaring te verbeteren.
Als u niet wilt dat wij uw bezoek aan onze site volgen, kunt u het volgen in uw browser hier uitschakelen:
Andere externe diensten
We gebruiken ook verschillende externe services zoals Google Webfonts, Google Maps en externe videoproviders. Omdat deze providers persoonlijke gegevens kunnen verzamelen, zoals uw IP-adres, kunt u ze hier blokkeren. Houd er rekening mee dat dit de functionaliteit en het uiterlijk van onze site aanzienlijk kan beperken. Wijzigingen worden van kracht zodra u de pagina opnieuw laadt.
Google Webfont-instellingen:
Google Map-instellingen:
Google reCaptcha-instellingen:
Vimeo- en YouTube-video-embeds:
Privacyverklaring
U kunt meer lezen over onze cookies en privacy-instellingen op de pagina Privacyverklaring.
