Can I take my Peppol ID to another service provider?

Actualiteiten en Achtergrond, Basis en Introductie, Events en Opinie, Praktische Gidsen Engels

“Can I take my Peppol ID to another service provider?” – Why this should be simpler

Last week, I received a phone call at Peppol.nu from a Belgian entrepreneur. He had once tried an invoicing portal solution from a Peppol service provider, but now wanted to purchase a Peppol connection through a different Peppol Service Provider. “Simple, right?” he thought. “Just take my Peppol ID with me and done.”

To his surprise, the process turned out to be anything but simple. In fact, he discovered that his Peppol ID wasn’t “his” in the same way his domain name or phone number was. It turned out to be registered in his current provider’s system, and switching would become an entire administrative process in which he was dependent on the cooperation of both parties.

“How is this possible?” he asked bewildered. “When I want to switch web hosts, I simply request a transfer code, enter it at my new host, and done. Why is this so much more complicated with Peppol?”

It’s an excellent question. And honestly: he’s right. In this article, I’ll explain how it works now, why this is problematic, and – more importantly – how it could be much better. Because the current situation creates unnecessary vendor lock-in and hampers the free competition that is so important for a healthy market.

First the basics: What is a Peppol ID anyway?

Before we delve deeper into the problem, let’s go back to basics. A Peppol ID (also called Peppol Participant Identifier) is your unique address within the Peppol network. It essentially works like a postal address for electronic documents.

Format of a Peppol ID:

A Peppol ID consists of two parts:

Schema ID: The type of identification (for example 0106 for Chamber of Commerce number in the Netherlands, or 9956 for VAT number)
Participant ID: The actual number (for example your Chamber of Commerce number 12345678)

Together they form something like: 0106:12345678

This Peppol ID is used by other companies that want to invoice you via the Peppol network. They send their invoice to this address, and the Peppol network ensures it reaches you – just like the postal system delivers a letter to your physical address.

How does it work now? The role of the SMP

This is where it gets technical, but it’s important to understand why switching is so difficult. Within the Peppol network, there’s something called the SMP – the Service Metadata Publisher. Think of the SMP as a kind of phone book or address book for the Peppol network.

The function of an SMP: When a supplier wants to send an invoice to you, the following happens:

They know your Peppol ID (for example 0106:12345678)
Their system queries the SMP network: “Where should I send this invoice?”
The SMP system responds: “This Peppol ID is registered with Access Point X of service provider Y”
The invoice is then sent via the network to that specific Access Point
Your service provider receives the invoice and delivers it to you

And here lies the problem:

Each Peppol service provider manages its own SMP. When you become their customer, they register your Peppol ID in their own SMP system. They own that SMP, they manage it, and all Peppol IDs of their customers are registered in it.

This means in practice that your Peppol ID is “locked” to the infrastructure of your current service provider.

This means in practice that your Peppol ID is “stuck” to your current service provider’s infrastructure.

The switching process: How complex is it now?

Let’s look at what needs to happen if you want to switch to another Peppol service provider. I’ll take you through the necessary steps.

Step 1: Contact your current provider

You need to let your current service provider know that you want to switch. This seems logical, but here’s where it starts:

Possible complication: Some providers have notice periods in their contracts. You might be locked in for months.

What you encounter:

“Why do you want to leave?” questions you’d rather not answer
Retention attempts: offers to stay, discounts, improvements
Slow responses – especially if the provider isn’t happy you’re leaving

Step 2: Contact your new provider

You’ve chosen a new service provider and want to join them.

What needs to happen:

Go through onboarding process with new provider
Sign contracts
Possibly set up new invoicing software or connections
Explain that you have an existing Peppol ID you want to take with you

Step 3: The technical transfer

Now comes the difficult part. Two things need to happen:

A. De-registration with old provider: Your old service provider must remove your Peppol ID from their SMP. This is called “de-registering” or “unpublishing”.

Complications:

This is a manual action by your old provider
There’s no standardized deadline within which this must happen
If your old provider is unwilling or slow, this can take days to weeks
Some providers even charge a fee for this

B. Registration with new provider: Your new service provider must register your Peppol ID in their own SMP.

Complications:

Technically, this can only happen after the old registration is removed
Otherwise you get an error message: “This Peppol ID is already registered with another service provider”
So the timing must be perfect

Step 4: The dangerous time window

This is where it gets really problematic. A critical time window emerges between de-registration with your old provider and registration with your new provider.

What happens during this window:

Your Peppol ID technically no longer exists in the network
Suppliers who try to send an invoice to your Peppol ID during this period receive an error message
Their systems report: “Unknown Peppol ID” or “Participant not found”
These invoices do not arrive
Your suppliers must send the invoice another way (email, paper)

The practical impact: Imagine you’re a medium-sized company with 50 suppliers invoicing via Peppol. If the transfer takes 3 days, and 10 of those suppliers happen to invoice during that period, then:

10 invoices miss their automatic route
10 suppliers must fall back on manual sending
Your accounts payable department must manually process 10 invoices instead of automatically
Confusion arises among both suppliers and your own administration

Step 5: Communication to suppliers

After the transfer, you should really inform all your suppliers that your Peppol ID is now with a new provider.

Why is this necessary? Technically it’s not necessary – the SMP network automatically handles routing to your new provider. BUT: some systems cache SMP information, meaning they hold onto the old Access Point address for a while.

What you need to do:

Email to all suppliers: “Our Peppol ID is unchanged, but we’re now with a new service provider”
Ask them to refresh any caches
Watch the first invoices after the switch extra carefully

Step 6: Monitoring and follow-up

The first weeks after the switch, you need to be extra alert:

Checkpoints:

Are all invoices still arriving?
Are suppliers reporting problems?
Are all system integrations still working?
Is the routing via the SMP correctly updated?

The real problems with the current situation

Now that you know the process, let’s look at why this is so problematic – not just practically, but also in principle.

Problem 1: Vendor lock-in

This is the biggest problem. The current architecture unintentionally creates a form of vendor lock-in:

Why it’s difficult to leave:

You depend on your old provider’s cooperation for de-registration
The switching process is complex and risky (that time window where invoices can be lost)
You must coordinate multiple parties
There’s downtime when you’re not reachable

The consequence:

Entrepreneurs stay with a service provider longer than they actually want to, simply because switching is too much hassle. This is bad for competition and artificially maintains prices and service quality at a certain level.

Comparison with other services:

Mobile telephony: Number portability takes one day, provider must legally cooperate
Domain names: Request transfer code, enter at new host, done in a few hours
Bank account: IBAN stays the same, you can even use the switching service
Energy: Switch is arranged by new supplier, you do almost nothing

With Peppol, switching is more difficult than all these services, even though technically it doesn’t have to be.

Problem 2: No standard transfer procedure

There’s no standardized, mandatory procedure for transferring a Peppol ID. This means:

Variation per provider:

Provider A de-registers within 24 hours
Provider B has a “processing time of 5 working days”
Provider C charges a €50 fee for de-registration
Provider D tries to keep you with special offers and drags things out

No legal protection:

There’s no deadline within which the old provider must cooperate
There’s no guarantee it will be quick
There’s no oversight of abuse of the power position

Problem 3: Risk of downtime

That critical time window between de-registration and re-registration is unavoidable with the current architecture. This isn’t just annoying, but can also have financial consequences:

Possible damage:

Missed invoices that must later be manually processed (extra costs)
Delayed payments because invoices don’t arrive
Loss of automation benefits (temporarily back to manual work)
Reputational damage with suppliers experiencing problems

For a large company receiving dozens of invoices daily via Peppol, a week-long switching period can cause significant operational problems.

Problem 4: Barrier to market functioning

The complexity of switching slows healthy competition:

Impact on the market:

New, innovative service providers struggle to attract customers
Existing providers have little incentive to improve or lower prices
Customers remain “stuck” with mediocre service
The market becomes less dynamic than it could be

This is bad for entrepreneurs because it means they can’t optimally benefit from technological progress and market competition.

How it can be better: Lessons from the domain name industry

Now we get to the heart of this article: it doesn’t have to be this complex. There’s a working model we can use as inspiration: the domain name industry.

Let’s look at how that works in the Netherlands, and how we can apply this model to Peppol.

The domain model: How does it work?

In the Netherlands, the .nl domain space is managed by SIDN (Foundation for Internet Domain Registration in the Netherlands). The system works as follows:

The roles:

1. SIDN (the registrar) – the central authority

Manages the central registration of all .nl domain names
Publishes the .nl zone file in the DNS (Domain Name System)
Determines rules and standards
Ensures a level playing field

2. Web hosting companies / domain registrars – the service providers

Offer services to end customers (hosting, email, etc.)
Can register domain names with SIDN on behalf of their customers
Compete on price, service, functionality
Have no “ownership” of their customers’ domains

3. Companies and individuals – the end users

Register domain names via a web host of choice
Own their domain name
Can freely switch between providers

How does a domain transfer work?

The process is elegant and efficient:

Step 1: Request transfer code You log into your current web host and request a transfer code (also called “auth-code” or “EPP-code”) for your domain name. This code is generated within minutes.

Step 2: Enter transfer code at new host You give the transfer code to your new web host. They enter it with SIDN.

Step 3: Automatic transfer SIDN processes the transfer. The domain name is transferred in the central registration to the new provider. This happens automatically without human intervention.

Step 4: Done Your domain name simply continues working throughout the process. There’s no downtime. Visitors notice nothing.

Duration: Usually within 24 hours, sometimes even within a few hours.

Important characteristics:

No permission from old host needed – only the transfer code
No downtime – the domain name keeps working
Automated – no human actions at old or new host
Fast – typically within one day
Affordable – often no extra costs

The crucial differences with Peppol

Let’s put the two systems side by side:

Aspect	Domain names (.nl)	Peppol (now)	Peppol (how it should be)
Central registration	SIDN manages all .nl domains	Each provider manages own SMP	Peppol Authority manages central SMP
Ownership	Customer owns domain	Peppol ID is in provider’s SMP	Customer owns Peppol ID
Transfer method	Transfer code, automated	Manual de-registration + re-registration	Transfer code, automated
Downtime	None	Yes, critical time window	None
Old provider cooperation	Not needed (except transfer code)	Required for de-registration	Not needed (except transfer code)
Duration	1-24 hours	Days to weeks	1-24 hours
Vendor lock-in	Minimal	Significant	Minimal

The proposal: A central, independent SMP system

Here comes my plea for change. I propose that we restructure the Peppol system to a model more like the domain name industry. This would involve the following:

A new architecture for Peppol

1. Central SMP registration Instead of each service provider managing their own SMP, there should be one central, independent SMP system, managed by the Peppol Authority of each country.

For the Netherlands this would mean:

The Dutch Peppol Authority (appointed by the government or the industry) manages one central SMP
All Dutch Peppol IDs are registered in this central system
The central SMP contains for each Peppol ID a reference to the current service provider

Analogous to: SIDN centrally registering all .nl domains and publishing the DNS zone file.

2. Service providers as “web hosting companies” Peppol service providers would function like web hosting companies:

They offer services (invoicing software, support, integrations)
They have a Peppol Access Point (comparable to a web host’s mail server)
They can register Peppol IDs in the central SMP on behalf of their customers
They have no ownership of their customers’ Peppol IDs

The transfer process in the new model

Let’s walk through how a switch would work with this new architecture:

Step 1: Request transfer code You log into your current Peppol service provider’s portal and request a transfer code for your Peppol ID. It’s automatically generated.

Why simple:

Automated process, no human intervention needed
Immediately available, no waiting time
Legally required to be provided within 24 hours (like domain names)

Step 2: Onboarding with new provider You sign up with your new Peppol service provider and indicate during the onboarding process that you have an existing Peppol ID. You enter the transfer code.

Step 3: Automatic transfer via central SMP The new provider sends the transfer code to the central SMP system. The system:

Validates the transfer code
Verifies it belongs to the correct Peppol ID
Verifies the code is still valid (not expired, not already used)
Updates the central registration: the Peppol ID is now linked to the new provider’s Access Point
Automatically informs both old and new provider

Step 4: Done – no downtime The entire process is complete. Your Peppol ID remains reachable during the transfer:

The central SMP is atomically updated (in one transaction)
There’s no time window when the Peppol ID isn’t reachable
Invoices sent during the transfer simply arrive

Duration: 1-24 hours, fully automated.

The advantages of this new model

Let’s look at what this new architecture solves:

1. Elimination of vendor lock-in

Switching is as easy as with a domain name
Old provider cannot block or delay the transfer
Customers have real freedom of choice

2. No downtime during transfer

The central SMP is updated at once
There’s no dangerous time window
Invoices keep arriving

3. Speed

Transfer within 24 hours instead of days or weeks
Automated process without manual steps
Predictable procedure for everyone

4. Fair competition

Service providers must compete on price, quality and service
Innovative newcomers get a fair chance
Existing players cannot artificially retain customers
The market becomes more dynamic and efficient

5. Transparency

Clear, uniform procedures for everyone
No ambiguity about rights and responsibilities
Protection of the end user

6. Scalability for the future

With mandatory e-invoicing in more and more countries, millions of companies will get a Peppol ID
A central, automated system scales much better than decentralized SMPs per provider
Administrative burden of switching remains manageable

What needs to happen for this change?

This isn’t a small adjustment – it’s a fundamental revision of how Peppol infrastructure works. But it’s not impossible. Here’s what’s needed:

1. Support from Peppol Authorities National Peppol Authorities (in the Netherlands not yet formally designated, but in the works) must embrace this vision. They have the power to change standards and rules.

2. Technical implementation A central SMP system must be built and managed. This isn’t technically particularly complex – the domain registration system is more complicated. The challenge lies more in governance and financing.

3. Migration of existing registrations All existing Peppol IDs currently spread across hundreds of provider SMPs must be migrated to the central system. This requires:

Coordinated migration planning
Cooperation from all existing service providers
Communication to all end users
A transition period where both systems coexist

4. Legal anchoring Ideally, the right to transferability is legally established, just like with phone numbers and domain names. This could be done in the national implementation of the EU ViDA directive.

5. Financing The central SMP system must be financed. Possible models:

Small registration fee per Peppol ID (like domain names)
Government subsidy (as part of business digitalization)
Contribution from connected service providers

A realistic roadmap

What would such a transition look like in practice? Here’s a possible timeline:

2025: Exploration and support

National Peppol Authorities start working group
Consultation with service providers, end users, industry organizations
Map technical feasibility
Develop business case and financing model

2026: Pilot phase

Development of central SMP platform
Pilot project with small group of voluntary service providers
Testing of transfer process
Refining procedures

2027: Phased rollout

Start migration of existing Peppol IDs to central system
New registrations go through new system
Old and new systems work in parallel (hybrid period)
Communication campaign to end users

2028: Full implementation

All existing Peppol IDs migrated
Old decentralized SMPs phased out
Standard transfer procedure for everyone
Legal anchoring of rights and obligations

This is ambitious, but achievable. The domain name industry went through a similar transition when the ICANN system was introduced. It can be done, if there is sufficient will.

What can you do now?

As an entrepreneur, integration specialist, or other stakeholder in the Peppol ecosystem, you can contribute to this change:

1. Make it discussable

Share this article with your network
Discuss the problem with your current service provider
Ask your industry association to put the topic on the agenda

2. Give feedback to Peppol Authorities If a formal Peppol Authority is designated in the Netherlands, make your voice heard. Indicate that transferability of Peppol IDs is important to you.

3. Encourage best practices Until there’s a structural solution, you can demand that service providers:

Use transparent switching procedures
Execute de-registration within 5 working days
Charge no costs for de-registration
Provide clear information about the process

4. Consciously choose your service provider When choosing a Peppol service provider, explicitly ask:

“What’s your procedure if I want to switch?”
“How long does de-registration take?”
“Do you charge costs for de-registration?”
“Do you cooperate in a smooth transfer?”

Service providers giving good answers to these questions deserve preference.

Conclusion: The time is ripe for change

The entrepreneur from Utrecht I mentioned at the beginning of this article was right to be frustrated. Switching Peppol service providers shouldn’t be this complex.

We have a wonderful, international network for electronic document exchange with Peppol. The technical infrastructure works well. But the way Peppol IDs are managed – decentralized, with ownership at service providers instead of end users – creates unnecessary barriers.

The current situation:

Vendor lock-in
Complex switching process
Downtime risk
Limited market competition

The desired future:

Freedom of choice
Simple, automated switching process
No downtime
Healthy competition

The domain name industry showed us 25 years ago how it can be done. It’s time for Peppol to embrace these lessons. With the coming wave of mandatory e-invoicing across Europe – Belgium in 2026, France in 2026, Slovenia in 2027, and EU-wide via ViDA in 2030 – millions of companies will get a Peppol ID. Let’s now lay the foundation for a system that truly works for end users.

Because ultimately, that’s what it’s about: Peppol exists for the entrepreneurs who work with it daily. It should serve them, not limit them.

Have questions about Peppol, or want to contribute to the conversation about this architectural change? Contact us via Peppol.nu. To compare different Peppol service providers, check our overview of Peppol suppliers.

Frequently Asked Questions

Can I take my Peppol ID with me when switching now? Technically yes. If a Peppol ID is linked to your company name, there’s even no other choice. However, it’s a complex process where you depend on the cooperation of your old and new service provider. There’s no standardized procedure and often a period when your Peppol ID isn’t reachable.

How long does switching take on average now? This varies greatly per service provider, but typically between 3-10 working days. In the worst case, it can take weeks if your old provider doesn’t cooperate.

Can my current provider refuse to transfer my Peppol ID? Formally, your provider should cooperate, but there’s no legal obligation or clear deadline. This gives providers considerable power.

What does it cost to transfer my Peppol ID? Some providers charge an administrative fee (€25-€100), others do it for free. There’s no standard.

Why did Peppol choose this architecture? The current model grew historically when Peppol was still small. Each service provider managed their own infrastructure, including SMP. It wasn’t foreseen that this would create vendor lock-in.

Are there countries where it works differently? Most countries use the decentralized SMP model. There are initiatives for centralized alternatives, but these aren’t yet mainstream.

What happens if my old service provider goes bankrupt? This is one of the biggest risks of the current system. If your provider ceases to exist, your Peppol ID can become unreachable. There are emergency procedures, but these aren’t foolproof.

What about my Chamber of Commerce extract as identification? Your Peppol ID is often based on your Chamber of Commerce number (schema 0106), but the Peppol ID itself and its registration in an SMP are separate matters. You’re always the owner of your Chamber of Commerce number, but not necessarily of the Peppol registration thereof.

Where can I find more information about SMP technology? The technical specifications are available via OpenPeppol. Search for “Service Metadata Publisher (SMP) specification” on the Peppol website.

Where can I check if I already have a Peppol ID registered? On our website there’s a user-friendly version of the Peppol Directory, the Peppol Address Book.

What can I do to help realize this change?

Discuss the topic with your industry association
Share this article in your network
Ask your service provider for a clear switching policy
Make your voice heard in future consultations about Peppol governance in the Netherlands

Sources

Peppol Technical Documentation

Domain Name Registration & SIDN

E-invoicing Mandates Europe

Peppol Authorities

General Information

30 oktober 2025/door Justin De Jager

Kan ik mijn Peppol ID meenemen naar een andere serviceprovider

Actualiteiten en Achtergrond, Basis en Introductie, Events en Opinie, Praktische Gidsen Nederlands

“Kan ik mijn Peppol ID meenemen naar een andere serviceprovider?” – Waarom dit simpeler zou moeten zijn

Vorige week ontving ik bij Peppol.nu een telefoontje van een Belgische ondernemer. Hij had een keer een factuurportaal oplossing geprobeerd van een Peppol serviceprovider, maar wou nu een aansluiting op Peppol aanschaffen via een andere Peppol Serviceprovider. “Simpel toch?” dacht hij. “Gewoon mijn Peppol ID meenemen en klaar.”

Tot zijn verbazing bleek het proces allesbehalve simpel. Sterker nog, hij ontdekte dat zijn Peppol ID niet “van hem” was in de zin zoals zijn domeinnaam of telefoonnummer dat wel zijn. Het bleek geregistreerd te staan in het systeem van zijn huidige provider, en het overstappen zou een heel administratief proces worden waarbij hij afhankelijk was van de medewerking van beide partijen.

“Hoe kan dit nou?” vroeg hij verbijsterd. “Als ik wil wisselen van webhoster, vraag ik gewoon een transfercode aan, zet die in bij mijn nieuwe hoster, en klaar. Waarom is dit bij Peppol zoveel ingewikkelder?”

Het is een uitstekende vraag. En eerlijk gezegd: hij heeft gelijk. In dit artikel leg ik uit hoe het nu werkt, waarom dit problematisch is, en – belangrijker nog – hoe het véél beter zou kunnen. Want de huidige situatie creëert onnodige vendor lock-in en belemmert de vrije concurrentie die juist zo belangrijk is voor een gezonde markt.

Eerst even de basis: Wat is een Peppol ID eigenlijk?

Voordat we dieper ingaan op het probleem, eerst even terug naar de basis. Een Peppol ID (ook wel Peppol Participant Identifier genoemd) is jouw unieke adres binnen het Peppol-netwerk. Het werkt eigenlijk als een soort postadres voor elektronische documenten.

Formaat van een Peppol ID:

Een Peppol ID bestaat uit twee delen:

Schema ID: Het type identificatie (bijvoorbeeld 0106 voor KvK-nummer in Nederland, of 9956 voor BTW-nummer)
Participant ID: Het daadwerkelijke nummer (bijvoorbeeld je KvK-nummer 12345678)

Samen vormen ze iets als: 0106:12345678

Dit Peppol ID wordt gebruikt door andere bedrijven die jou willen factureren via het Peppol-netwerk. Zij sturen hun factuur naar dit adres, en het Peppol-netwerk zorgt ervoor dat deze bij jou aankomt – net zoals het postsysteem een brief naar je fysieke adres brengt.

Hoe werkt het nu? De rol van de SMP

Hier wordt het technisch, maar het is belangrijk om te begrijpen waarom overstappen zo lastig is. Binnen het Peppol-netwerk bestaat er iets dat het SMP heet – de Service Metadata Publisher. Denk aan het SMP als een soort telefoongids of adresboek voor het Peppol-netwerk.

De functie van een SMP:
Wanneer een leverancier een factuur naar jou wil sturen, gebeurt het volgende:

Hij weet jouw Peppol ID (bijvoorbeeld 0106:12345678)
Zijn systeem raadpleegt het SMP-netwerk: “Waar moet ik deze factuur naartoe sturen?”
Het SMP-systeem antwoordt: “Deze Peppol ID is geregistreerd bij Access Point X van serviceprovider Y”
De factuur wordt vervolgens via het netwerk naar dat specifieke Access Point gestuurd
Jouw serviceprovider ontvangt de factuur en levert deze bij jou af

En hier zit het probleem:

Elke Peppol-serviceprovider beheert zijn eigen SMP. Als jij als klant bij hen komt, registreren zij jouw Peppol ID in hun eigen SMP-systeem. Zij zijn eigenaar van dat SMP, zij beheren het, en alle Peppol ID’s van hun klanten staan erin geregistreerd.

Dit betekent in de praktijk dat jouw Peppol ID “vasthangt” aan de infrastructuur van je huidige serviceprovider.

Het proces van overstappen: Hoe complex is het nu?

Laten we eens kijken wat er nu allemaal moet gebeuren als je wilt overstappen naar een andere Peppol-serviceprovider. Ik neem je mee door de stappen die nodig zijn.

Stap 1: Contact opnemen met je huidige provider

Je moet je huidige serviceprovider laten weten dat je wilt overstappen. Dit lijkt logisch, maar hier begint het al:

Mogelijke complicatie: Sommige providers hebben opzegtermijnen in hun contracten. Je bent misschien nog maanden vastgelegd.

Wat je tegenkomt:

“Waarom wil je weg?” vragen die je eigenlijk niet wilt beantwoorden
Retentie-pogingen: aanbiedingen om te blijven, kortingen, verbeteringen
Trage reacties – vooral als de provider niet blij is dat je weggaat

Stap 2: Contact opnemen met je nieuwe provider

Je hebt een nieuwe serviceprovider gekozen en wilt bij hen aan boord komen.

Wat er moet gebeuren:

Onboarding-proces doorlopen bij nieuwe provider
Contracten tekenen
Eventueel nieuwe facturatiesoftware of koppelingen instellen
Uitleggen dat je een bestaand Peppol ID hebt dat je wilt meenemen

Stap 3: De technische overdracht

Nu komt het lastige deel. Er moeten twee dingen gebeuren:

A. De-registratie bij oude provider:
Je oude serviceprovider moet jouw Peppol ID uit hun SMP verwijderen. Dit heet “de-registreren” of “unpublishen”.

Complicaties:

Dit is een handmatige actie van je oude provider
Er is geen gestandaardiseerde deadline waarbinnen dit moet gebeuren
Als je oude provider onwillig of traag is, kan dit dagen tot weken duren
Sommige providers vragen hier zelfs een fee voor

B. Registratie bij nieuwe provider:
Je nieuwe serviceprovider moet jouw Peppol ID registreren in hun eigen SMP.

Complicaties:

Dit kan technisch pas nadat de oude registratie is verwijderd
Anders krijg je een foutmelding: “Dit Peppol ID is al geregistreerd bij een andere serviceprovider”
De timing moet dus perfect zijn

Stap 4: Het gevaarlijke tijdvenster

Hier wordt het echt problematisch. Er ontstaat een kritiek tijdvenster tussen de de-registratie bij je oude provider en de registratie bij je nieuwe provider.

Wat er tijdens dit venster gebeurt:

Je Peppol ID bestaat technisch niet meer in het netwerk
Leveranciers die in deze periode een factuur naar je Peppol ID proberen te sturen, krijgen een foutmelding
Hun systemen melden: “Onbekend Peppol ID” of “Participant niet gevonden”
Deze facturen komen niet aan
Je leveranciers moeten de factuur op een andere manier versturen (e-mail, papier)

De praktische impact:
Stel, je bent een middelgroot bedrijf met 50 leveranciers die via Peppol factureren. Als de overdracht 3 dagen duurt, en 10 van die leveranciers factureren toevallig in die periode, dan:

Missen 10 facturen hun automatische route
Moeten 10 leveranciers terugvallen op handmatige verzending
Moet jouw crediteurenadministratie 10 facturen handmatig verwerken in plaats van automatisch
Ontstaat er verwarring bij zowel leveranciers als je eigen administratie

Stap 5: Communicatie naar leveranciers

Na de overdracht moet je eigenlijk al je leveranciers informeren dat je Peppol ID nu bij een nieuwe provider zit.

Waarom is dit nodig?
Technisch gezien is het niet nodig – het SMP-netwerk zorgt automatisch voor de routing naar je nieuwe provider. MAAR: sommige systemen cachen SMP-informatie, wat betekent dat ze een tijdje het oude Access Point adres vasthouden.

Wat je moet doen:

E-mail naar alle leveranciers: “Ons Peppol ID is onveranderd, maar we zitten nu bij een nieuwe serviceprovider”
Vragen om eventuele caches te vernieuwen
Eerste facturen na de switch extra in de gaten houden

Stap 6: Monitoring en nazorg

De eerste weken na de overstap moet je extra alert zijn:

Controlepunten:

Komen alle facturen nog steeds aan?
Melden leveranciers problemen?
Werken alle systeem-integraties nog?
Is de routering via het SMP correct bijgewerkt?

De echte problemen met de huidige situatie

Nu je het proces kent, laten we eens kijken waarom dit zo problematisch is – niet alleen praktisch, maar ook principieel.

Probleem 1: Vendor lock-in

Dit is het grootste probleem. Door de huidige architectuur creëer je onbedoeld een vorm van vendor lock-in:

Waarom het lastig is om weg te gaan:

Je bent afhankelijk van de medewerking van je oude provider voor de-registratie
Het overstapproces is complex en risicovol (dat tijdvenster waarin facturen kunnen mislopen)
Je moet meerdere partijen coördineren
Er is downtime waarin je niet bereikbaar bent

Het gevolg:

Ondernemers blijven langer bij een serviceprovider dan ze eigenlijk willen, simpelweg omdat overstappen te veel gedoe is. Dit is slecht voor de concurrentie en houdt prijzen en service-kwaliteit kunstmatig op een bepaald niveau.

Vergelijking met andere diensten:

Mobiele telefonie: Nummer meenemen kost één dag, provider moet wettelijk meewerken
Domeinnamen: Transfercode aanvragen, invoeren bij nieuwe hoster, klaar in een paar uur
Bankrekening: IBAN blijft hetzelfde, je kunt zelfs de overstapservice gebruiken
Energie: Overstap wordt geregeld door nieuwe leverancier, jij doet bijna niets

Bij Peppol is het overstappen lastiger dan bij al deze diensten, terwijl het technisch gezien niet hoeft.

Probleem 2: Geen standaard transferprocedure

Er bestaat geen gestandaardiseerde, verplichte procedure voor het overdragen van een Peppol ID. Dit betekent:

Variatie per provider:

Provider A de-registreert binnen 24 uur
Provider B heeft een “verwerkingstijd van 5 werkdagen”
Provider C vraagt een fee van €50 voor de-registratie
Provider D probeert je met speciale aanbiedingen te behouden en traint de boel

Geen wettelijke bescherming:

Er is geen deadline waarbinnen de oude provider moet meewerken
Er is geen garantie dat het snel gaat
Er is geen toezicht op misbruik van de machtspositie

Probleem 3: Risico op downtime

Dat kritieke tijdvenster tussen de-registratie en her-registratie is onvermijdelijk met de huidige architectuur. Dit is niet alleen vervelend, maar kan ook financiële gevolgen hebben:

Mogelijke schade:

Gemiste facturen die later handmatig moeten worden verwerkt (extra kosten)
Vertraagde betalingen doordat facturen niet aankomen
Verlies van automatiseringsvoordelen (tijdelijk terug naar handmatig werk)
Reputatieschade bij leveranciers die problemen ervaren

Voor een groot bedrijf dat dagelijks tientallen facturen via Peppol ontvangt, kan een overstapperiode van een week aanzienlijke operationele problemen veroorzaken.

Probleem 4: Drempel voor marktwerking

De complexiteit van overstappen remt de gezonde concurrentie:

Impact op de markt:

Nieuwe, innovatieve serviceproviders hebben het moeilijk om klanten binnen te halen
Bestaande providers hebben weinig prikkel om te verbeteren of prijzen te verlagen
Klanten blijven “vastzitten” bij middelmatige dienstverlening
De markt wordt minder dynamisch dan mogelijk zou zijn

Dit is slecht voor ondernemers, want het betekent dat ze niet optimaal kunnen profiteren van technologische vooruitgang en concurrentie in de markt.

Hoe het beter kan: Lessen uit de domeinnamenindustrie

Nu komen we bij de kern van dit artikel: het hoeft niet zo complex te zijn. Er bestaat een werkend model dat we kunnen gebruiken als inspiratie: de domeinnamenindustrie.

Laten we eens kijken hoe dat werkt in Nederland, en hoe we dit model kunnen toepassen op Peppol.

Het domeinmodel: Hoe werkt het?

In Nederland wordt de .nl domeinruimte beheerd door SIDN (Stichting Internet Domeinregistratie Nederland). Het systeem werkt als volgt:

De rollen:

1. SIDN (de registrar) – de centrale autoriteit

Beheert de centrale registratie van alle .nl domeinnamen
Publiceert de .nl-zonefile in het DNS (Domain Name System)
Bepaalt de regels en standaarden
Zorgt voor een eerlijk speelveld

2. Webhostingbedrijven / domeinnaamregistrars – de serviceproviders

Bieden diensten aan eindklanten (hosting, e-mail, etc.)
Kunnen namens hun klanten domeinnamen registreren bij SIDN
Concurreren op prijs, service, functionaliteit
Hebben geen “eigendom” over de domeinen van hun klanten

3. Bedrijven en particulieren – de eindgebruikers

Registreren domeinnamen via een webhoster naar keuze
Zijn eigenaar van hun domeinnaam
Kunnen vrijelijk overstappen tussen providers

Hoe gaat een domeintransfer?

Het proces is elegant en efficiënt:

Stap 1: Transfercode aanvragen
Je logt in bij je huidige webhoster en vraagt een transfercode (ook wel “auth-code” of “EPP-code”) aan voor je domeinnaam. Deze code wordt binnen enkele minuten gegenereerd.

Stap 2: Transfercode invoeren bij nieuwe hoster
Je geeft de transfercode door aan je nieuwe webhoster. Die voert deze in bij SIDN.

Stap 3: Automatische transfer
SIDN verwerkt de transfer. De domeinnaam wordt in de centrale registratie overgeschreven naar de nieuwe provider. Dit gebeurt automatisch zonder menselijke tussenkomst.

Stap 4: Klaar
Je domeinnaam werkt gewoon door tijdens het hele proces. Er is geen downtime. Bezoekers merken er niets van.

Tijdsduur: Meestal binnen 24 uur, soms zelfs binnen enkele uren.

Belangrijke kenmerken:

Geen toestemming van oude hoster nodig – alleen de transfercode
Geen downtime – de domeinnaam blijft gewoon werken
Geautomatiseerd – geen menselijke handelingen bij oude of nieuwe hoster
Snel – typisch binnen een dag
Goedkoop – vaak geen extra kosten

De cruciale verschillen met Peppol

Laten we de twee systemen naast elkaar leggen:

Aspect	Domeinnamen (.nl)	Peppol (nu)	Peppol (hoe het zou moeten)
Centrale registratie	SIDN beheert alle .nl domeinen	Elke provider beheert eigen SMP	Peppol Autoriteit beheert centraal SMP
Eigenaarschap	Klant is eigenaar van domein	Peppol ID staat in SMP van provider	Klant is eigenaar van Peppol ID
Transfermethode	Transfercode, geautomatiseerd	Handmatige de-registratie + her-registratie	Transfercode, geautomatiseerd
Downtime	Geen	Ja, kritiek tijdvenster	Geen
Medewerking oude provider	Niet nodig (behalve transfercode)	Vereist voor de-registratie	Niet nodig (behalve transfercode)
Tijdsduur	1-24 uur	Dagen tot weken	1-24 uur
Vendor lock-in	Minimaal	Significant	Minimaal

Het voorstel: Een centraal, onafhankelijk SMP-systeem

Hier komt mijn pleidooi voor verandering. Ik stel voor dat we het Peppol-systeem herinrichten naar een model dat meer lijkt op de domeinnamenindustrie. Dit zou het volgende inhouden:

Een nieuwe architectuur voor Peppol

1. Centrale SMP-registratie
In plaats van dat elke serviceprovider zijn eigen SMP beheert, zou er één centraal, onafhankelijk SMP-systeem moeten zijn, beheerd door de Peppol Autoriteit van elk land.

Voor Nederland zou dit betekenen:

De Nederlandse Peppol Autoriteit (aangewezen door de overheid of de branche) beheert één centrale SMP
Alle Nederlandse Peppol ID’s staan geregistreerd in dit centrale systeem
Het centrale SMP bevat voor elk Peppol ID een verwijzing naar de huidige serviceprovider

Analoog aan: SIDN die alle .nl domeinen centraal registreert en de DNS-zonefile publiceert.

2. Serviceproviders als “webhostingbedrijven”
Peppol-serviceproviders zouden functioneren zoals webhostingbedrijven:

Ze bieden diensten aan (facturatiesoftware, ondersteuning, integraties)
Ze hebben een Peppol Access Point (vergelijkbaar met een mailserver van een webhoster)
Ze kunnen namens hun klanten Peppol ID’s registreren in het centrale SMP
Ze hebben geen eigendom over de Peppol ID’s van hun klanten

Het transferproces in het nieuwe model

Laten we eens doorlopen hoe een overstap zou werken met deze nieuwe architectuur:

Stap 1: Transfercode aanvragen
Je logt in bij het portal van je huidige Peppol-serviceprovider en vraagt een transfercode aan voor je Peppol ID. Deze wordt automatisch gegenereerd.

Waarom simpel:

Geautomatiseerd proces, geen menselijke tussenkomst nodig
Direct beschikbaar, geen wachttijd
Wettelijk verplicht binnen 24 uur te verstrekken (zoals bij domeinnamen)

Stap 2: Onboarding bij nieuwe provider
Je meldt je aan bij je nieuwe Peppol-serviceprovider en geeft tijdens het onboarding-proces aan dat je een bestaand Peppol ID hebt. Je voert de transfercode in.

Stap 3: Automatische transfer via centraal SMP
De nieuwe provider stuurt de transfercode door naar het centrale SMP-systeem. Het systeem:

Valideert de transfercode
Verifieert dat deze bij het juiste Peppol ID hoort
Verifieert dat de code nog geldig is (niet verlopen, niet al gebruikt)
Werkt de centrale registratie bij: het Peppol ID wordt nu gekoppeld aan de Access Point van de nieuwe provider
Informeert automatisch zowel oude als nieuwe provider

Stap 4: Klaar – geen downtime
Het hele proces is afgerond. Je Peppol ID blijft tijdens de transfer gewoon bereikbaar:

Het centrale SMP wordt atomair bijgewerkt (in één transactie)
Er is geen tijdvenster waarin het Peppol ID niet bereikbaar is
Facturen die tijdens de transfer worden verstuurd, komen gewoon aan

Tijdsduur: 1-24 uur, volledig geautomatiseerd.

De voordelen van dit nieuwe model

Laten we eens kijken wat deze nieuwe architectuur allemaal oploost:

1. Eliminatie van vendor lock-in

Overstappen is net zo makkelijk als bij een domeinnaam
Oude provider kan de transfer niet blokkeren of vertragen
Klanten hebben échte keuzevrijheid

2. Geen downtime tijdens transfer

Het centrale SMP wordt in één keer bijgewerkt
Er is geen gevaarlijk tijdvenster
Facturen blijven gewoon aankomen

3. Snelheid

Transfer binnen 24 uur in plaats van dagen of weken
Geautomatiseerd proces zonder handmatige stappen
Voorspelbare procedure voor iedereen

4. Eerlijke concurrentie

Serviceproviders moeten concurreren op prijs, kwaliteit en service
Innovatieve nieuwkomers krijgen een eerlijke kans
Bestaande spelers kunnen klanten niet kunstmatig vasthouden
De markt wordt dynamischer en efficiënter

5. Transparantie

Duidelijke, uniforme procedures voor iedereen
Geen onduidelijkheid over rechten en verantwoordelijkheden
Bescherming van de eindgebruiker

6. Schaalbaarheid voor de toekomst

Met verplichte e-facturatie in steeds meer landen zullen miljoenen bedrijven een Peppol ID krijgen
Een centraal, geautomatiseerd systeem schaalt veel beter dan gedecentraliseerde SMP’s per provider
Administratieve last bij overstappen blijft beheersbaar

Wat moet er gebeuren voor deze verandering?

Dit is geen kleine aanpassing – het is een fundamentele herziening van hoe Peppol-infrastructuur werkt. Maar het is niet onmogelijk. Hier is wat ervoor nodig is:

1. Draagvlak bij Peppol Autoriteiten
De nationale Peppol Autoriteiten (in Nederland momenteel nog niet formeel aangewezen, maar in de maak) moeten deze visie omarmen. Zij hebben de macht om standaarden en regels te wijzigen.

2. Technische implementatie
Er moet een centraal SMP-systeem worden gebouwd en beheerd. Dit is technisch niet bijzonder complex – het domeinregistratiesysteem is ingewikkelder. De uitdaging zit meer in governance en financiering.

3. Migratie van bestaande registraties
Alle bestaande Peppol ID’s die nu verspreid staan over honderden provider-SMP’s, moeten gemigreerd worden naar het centrale systeem. Dit vraagt:

Een gecoördineerde migratieplanning
Medewerking van alle bestaande serviceproviders
Communicatie naar alle eindgebruikers
Een overgangperiode waarin beide systemen naast elkaar bestaan

4. Wettelijke verankering
Idealiter wordt het recht op transfereerbaarheid wettelijk vastgelegd, net zoals bij telefoonnummers en domeinnamen. Dit zou kunnen in de nationale implementatie van de EU ViDA-richtlijn.

5. Financiering
Het centrale SMP-systeem moet worden gefinancierd. Mogelijke modellen:

Kleine registratiefee per Peppol ID (zoals bij domeinnamen)
Overheidssubsidie (als onderdeel van digitalisering van het bedrijfsleven)
Contributie van aangesloten serviceproviders

Een realistische roadmap

Hoe zou zo’n transitie er in de praktijk uit kunnen zien? Hier is een mogelijke tijdlijn:

2025: Verkenning en draagvlak

Nationale Peppol Autoriteiten starten werkgroep
Overleg met serviceproviders, eindgebruikers, brancheorganisaties
Technische haalbaarheid in kaart brengen
Business case en financieringsmodel ontwikkelen

2026: Pilotfase

Ontwikkeling van het centrale SMP-platform
Pilotproject met een kleine groep vrijwillige serviceproviders
Testen van het transferproces
Verfijnen van procedures

2027: Gefaseerde uitrol

Start migratie van bestaande Peppol ID’s naar centraal systeem
Nieuwe registraties verlopen via het nieuwe systeem
Oude en nieuwe systeem werken parallel (hybride periode)
Communicatiecampagne naar eindgebruikers

2028: Volledige implementatie

Alle bestaande Peppol ID’s gemigreerd
Oude gedecentraliseerde SMP’s uitgefaseerd
Standaard transferprocedure voor iedereen
Wettelijke verankering van rechten en plichten

Dit is ambitieus, maar haalbaar. De domeinnamenindustrie heeft een vergelijkbare transitie doorgemaakt toen het ICANN-systeem werd geïntroduceerd. Het kan, als er voldoende wil is.

Wat kun jij nu doen?

Als ondernemer, integratie specialist, of andere belanghebbende in het Peppol-ecosysteem, kun je bijdragen aan deze verandering:

1. Maak het bespreekbaar

Deel dit artikel met je netwerk
Bespreek het probleem met je huidige serviceprovider
Vraag je branchevereniging om het thema op de agenda te zetten

2. Geef feedback aan Peppol Autoriteiten
Als er in Nederland een formele Peppol Autoriteit wordt aangewezen, laat dan je stem horen. Geef aan dat transfereerbaarheid van Peppol ID’s belangrijk voor je is.

3. Stimuleer best practices
Tot er een structurele oplossing is, kun je wel eisen dat serviceproviders:

Transparante overstapprocedures hanteren
Binnen 5 werkdagen de-registratie uitvoeren
Geen kosten rekenen voor de-registratie
Duidelijke informatie geven over het proces

4. Kies bewust je serviceprovider
Vraag bij het kiezen van een Peppol-serviceprovider expliciet:

“Wat is jullie procedure als ik wil overstappen?”
“Hoelang duurt de-registratie?”
“Rekenen jullie kosten voor de-registratie?”
“Werken jullie mee aan een soepele overdracht?”

Serviceproviders die goede antwoorden geven op deze vragen, verdienen de voorkeur.

Conclusie: De tijd is rijp voor verandering

De ondernemer uit Utrecht die ik aan het begin van dit artikel noemde, had gelijk met zijn frustratie. Het overstappen van Peppol-serviceprovider zou niet zo complex moeten zijn.

We hebben met Peppol een prachtig, internationaal netwerk voor elektronische documentuitwisseling. De technische infrastructuur werkt goed. Maar de manier waarop Peppol ID’s worden beheerd – gedecentraliseerd, met eigenaarschap bij serviceproviders in plaats van bij eindgebruikers – creëert onnodige barrières.

De huidige situatie:

Vendor lock-in
Complex overstapproces
Downtime-risico
Beperkte marktwerking

De gewenste toekomst:

Vrije keuzevrijheid
Simpel, geautomatiseerd overstapproces
Geen downtime
Gezonde concurrentie

De domeinnamenindustrie heeft ons 25 jaar geleden al laten zien hoe het wel kan. Het is tijd dat Peppol deze lessen omarmt. Met de komende golf van verplichte e-facturatie in heel Europa – België in 2026, Frankrijk in 2026, Slovenië in 2027, en EU-breed via ViDA in 2030 – zullen miljoenen bedrijven een Peppol ID krijgen. Laten we nu het fundament leggen voor een systeem dat écht werkt voor eindgebruikers.

Want uiteindelijk gaat het daarom: Peppol is er voor de ondernemers die er dagelijks mee werken. Het moet hen dienen, niet beperken.

Heb je vragen over Peppol, of wil je bijdragen aan het gesprek over deze architectuurverandering? Neem contact op via Peppol.nu. Voor het vergelijken van verschillende Peppol-dienstverleners, bekijk ons overzicht van Peppol-leveranciers.

Veelgestelde vragen

Kan ik nu al mijn Peppol ID meenemen als ik overstap?
Technisch zeker. Als je een Peppol ID is gekoppeld aan jouw bedrijfsnaam is er zelfs geen andere keuze. Echter, het is een complex proces waarbij je afhankelijk bent van de medewerking van je oude en nieuwe serviceprovider. Er is geen gestandaardiseerde procedure en vaak een periode waarin je Peppol ID niet bereikbaar is.

Hoelang duurt het overstappen nu gemiddeld?
Dit varieert sterk per serviceprovider, maar typisch tussen de 3-10 werkdagen. In het slechtste geval kan het weken duren als je oude provider niet meewerkt.

Kan mijn huidige provider weigeren om mijn Peppol ID over te dragen?
Formeel zou je provider moeten meewerken, maar er is geen wettelijke verplichting of duidelijke deadline. Dit geeft providers veel macht.

Wat kost het om mijn Peppol ID over te zetten?
Sommige providers rekenen een administratieve fee (€25-€100), andere doen het gratis. Er is geen standaard.

Waarom heeft Peppol deze architectuur gekozen?
Het huidige model is historisch gegroeid toen Peppol nog klein was. Elke serviceprovider beheerde zijn eigen infrastructuur, inclusief SMP. Toen werd niet voorzien dat dit vendor lock-in zou creëren.

Zijn er landen waar het anders werkt?
De meeste landen hanteren het gedecentraliseerde SMP-model. Er zijn wel initiatieven voor gecentraliseerde alternatieven, maar deze zijn nog niet mainstream.

Wat gebeurt er als mijn oude serviceprovider failliet gaat?
Dit is een van de grootste risico’s van het huidige systeem. Als je provider ophoudt te bestaan, kan je Peppol ID onbereikbaar worden. Er zijn noodprocedures, maar deze zijn niet waterdicht.

Hoe zit het met mijn KvK-uittreksel als identificatie?
Je Peppol ID wordt vaak gebaseerd op je KvK-nummer (schema 0106), maar het Peppol ID zelf en de registratie daarvan in een SMP zijn aparte zaken. Je bent altijd eigenaar van je KvK-nummer, maar niet noodzakelijk van de Peppol-registratie daarvan.

Waar kan ik meer informatie vinden over SMP-technologie?
De technische specificaties zijn beschikbaar via OpenPeppol. Zoek naar “Service Metadata Publisher (SMP) specification” op de Peppol website.

Waar kan ik zoeken of ik al een Peppopl ID heb geregistreerd staan?

Op onze website staat een gebruiksvriendelijke versie van de Peppol Directory, het Peppol Adresboek.

Wat kan ik doen om deze verandering te helpen realiseren?

Bespreek het onderwerp met je branchevereniging
Deel dit artikel in je netwerk
Vraag je serviceprovider om een duidelijk overstapbeleid
Laat je stem horen bij toekomstige consultaties over Peppol-governance in Nederland

Bronnen

Peppol Technische Documentatie

Domeinnaam Registratie & SIDN

E-facturatie Verplichtingen Europa

Peppol Autoriteiten

Algemene Informatie

30 oktober 2025/door Justin De Jager

Prinsjesdag 2025: Wensenlijst voor e-facturatie en Peppol in Nederland

Actualiteiten en Achtergrond, Events en Opinie, Wetgeving, Beleid en Verplichtingen Nederlands

Prinsjesdag 2025: Wensenlijst voor e-facturatie en Peppol in Nederland

De derde dinsdag in september Voor ondernemers is dit traditioneel hét moment om te horen welke plannen de regering heeft voor het komende jaar. Prinsjesdag 2025 biedt een unieke kans voor de Nederlandse overheid om definitief het roer om te gooien naar de digitale toekomst van zakelijke facturatie. Terwijl onze Europese buurlanden al concrete stappen zetten naar verplichte e-facturatie, wachten Nederlandse ondernemers nog altijd op duidelijkheid.

Voor Peppol.nu is Prinsjesdag dit jaar daarom extra belangrijk. De vraag is niet langer óf Nederland de overstap gaat maken naar verplichte e-facturatie via het Peppol netwerk, maar wanneer en hoe. Met de juiste keuzes kan de overheid ondernemers helpen besparen op administratieve lasten, de btw-inning verbeteren en Nederland voorbereiden op de Europese ViDA-richtlijn die vanaf 2030 verplichte grensoverschrijdende e-facturatie introduceert.

Terugblik: Wat zei Prinsjesdag 2024 over digitalisering?

Vorig jaar stonden digitalisering en fraudebestrijding prominent op de Prinsjesdag-agenda. De regering benadrukte het belang van “modernisering van de belastingdienst” en “digitale innovatie in het mkb”. Er werd gesproken over investeringen in digitale infrastructuur en het tegengaan van btw-fraude door betere data-uitwisseling.

Hoewel deze thema’s direct raken aan de voordelen van e-facturatie, bleef een concrete roadmap voor verplichte e-facturatie in Nederland uit. Ondertussen zetten onze buurlanden wel concrete stappen: België maakte de overstap verplicht vanaf 2026, Duitsland werkt aan een vergelijkbaar traject, en Frankrijk bereidt soortgelijke maatregelen voor.

Het resultaat? Nederlandse bedrijven die zakendoen met Belgische partners staan voor de uitdaging van dubbele administratie: e-facturen voor België, traditionele facturen voor Nederlandse klanten. Een inefficiënte situatie die om een Nederlandse oplossing vraagt.

Waarom e-facturatie nu belangrijker is dan ooit

De internationale ontwikkelingen maken duidelijk waarom Nederland niet langer kan wachten. De Europese Unie heeft met de ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) al bepaald dat vanaf 2030 alle grensoverschrijdende B2B-transacties via gestructureerde elektronische facturen moeten verlopen. Dit betekent dat Nederlandse bedrijven hoe dan ook moeten overstappen op het Peppol netwerk.

Belgische e-facturatieplicht (2026): Vanaf 1 januari 2026 zijn alle Belgische bedrijven verplicht onderling e-facturen uit te wisselen. Nederlandse leveranciers zonder vaste inrichting in België zijn niet verplicht mee te doen, maar hun Belgische klanten moeten wel twee systemen bijhouden – een inefficiënte situatie.

Duitse en Franse voorbereidingen: Onze grootste handelspartners werken aan vergelijkbare trajecten. Duitsland onderzoekt actief de invoering van verplichte B2B e-facturatie, Frankrijk heeft al concrete plannen aangekondigd.

ViDA 2030: De Europese richtlijn maakt grensoverschrijdende e-facturatie verplicht. Nederlandse bedrijven die nu al aansluiten op het Peppol netwerk, lopen voorop op deze ontwikkeling.

Door nu te handelen, kan Nederland de digitale transformatie leiden in plaats van achter de feiten aan te lopen.

Onze Prinsjesdag-wensenlijst 2025

Dit is wat wij op Prinsjesdag 2025 hopen te horen over e-facturatie en Peppol in Nederland:

1. Een duidelijke roadmap voor binnenlandse B2B e-facturatie

Nederlandse ondernemers verdienen helderheid. Wij hopen op concrete plannen: wanneer wordt verplichte e-facturatie ingevoerd voor binnenlandse B2B-transacties? Een gefaseerde invoering, beginnend met grote bedrijven en uitbreidend naar het mkb, kan ondernemers de tijd geven om zich voor te bereiden.

Ons voorstel: Start met bedrijven met een omzet boven de 50 miljoen euro in 2027, uitbreiding naar alle B2B-transacties in 2029 – één jaar vóór de Europese ViDA-verplichting.

2. Steunmaatregelen voor mkb e-facturatie

Het midden- en kleinbedrijf vormt de ruggengraat van de Nederlandse economie, maar heeft vaak beperkte IT-middelen. Administratieve lastenverlichting begint met praktische ondersteuning bij de overstap naar digitale processen.

Onze wensen: Subsidies voor Peppol-aansluiting, gratis trainingen via de Kamer van Koophandel, en een helder stappenplan dat mkb-ondernemers begrijpen zonder technische achtergrond.

3. Versterking van digitale infrastructuur overheid

Een succesvolle overstap naar e-facturatie vereist robuuste digitale infrastructuur. De overheid moet investeren in Logius, Digipoort uitbreiden voor Peppol-verkeer, en zorgen voor een Nederlandse Peppol Authority die de kwaliteit en veiligheid bewaakt.

Concreet: Verhoog de capaciteit van Digipoort, zorg voor 24/7 beschikbaarheid, en ontwikkel Nederlandse standaarden die aansluiten bij Europese normen.

4. Heldere communicatiecampagnes richting ondernemers

Veel ondernemers kennen de term “Peppol” nog niet, laat staan dat ze weten wat e-facturatie voor hun bedrijf betekent. De overheid moet een brede voorlichtingscampagne starten die uitlegt waarom deze verandering nodig is en hoe bedrijven kunnen profiteren.

Onze suggestie: Concrete rekenvoorbeelden die laten zien hoeveel tijd en geld ondernemers besparen, praktische casestudies van bedrijven die al zijn overgestapt, en eenvoudige tools om kosten en baten in te schatten.

Het is immers alweer bijna 5 jaar geleden dat de Nederlandse overheid een maatschappelijke kosten-baten analyse (MKBA) heeft laten uitvoeren over e-facturatie. Dit betrof in 2021 slechts een quick-scan zonder financiële impact. Voor een overzicht van de financiële impact moeten we terug naar de MKBA e-factureren die in 2014 is uitgevoerd om de effecten te meten van de Richtlijn 2014/55/EU inzake e-facturatie bij overheidsopdrachten.

5. Europese afstemming en aansluiting bij buurlanden

Nederland moet niet in isolatie opereren. Door nauwe samenwerking met België, Duitsland en Frankrijk kunnen we zorgen voor naadloze grensoverschrijdende handel en voorkomen dat ondernemers met verschillende systemen moeten werken.

Praktisch: Gezamenlijke standaarden, wederzijdse erkenning van certificaten, en gecoördineerde invoeringsschema’s die internationale handel vergemakkelijken.

Wat dit oplevert: voordelen voor iedereen

De investering in e-facturatie en het Peppol-netwerk levert concrete voordelen op voor alle betrokkenen:

Voor ondernemers: Snellere betalingen door geautomatiseerde verwerking, minder administratieve fouten, lagere kosten voor factuurbeheer, en betere cashflow door het verkorten van betalingstermijnen. Onderzoek toont aan dat bedrijven tot 60% besparen op factuurverwerkingskosten.

Voor de overheid: Verbeterde btw-inning door real-time inzicht in transacties, effectievere fraudebestrijding door gestructureerde data, en lagere handhavingskosten. De Nederlandse belastingdienst kan veel gerichter controleren met betrouwbare digitale informatie.

Voor de maatschappij: Een transparantere economie waarin belastingontduiking moeilijker wordt, eerlijkere concurrentie omdat alle bedrijven dezelfde regels volgen, en een sterke digitale infrastructuur die Nederland voorbereid op de toekomst.

Nederland kan nog steeds koploper worden

De keuzes die we nu maken, bepalen of Nederland digitale koploper wordt of achterloopt bij onze buurlanden. Andere landen laten zien dat de overstap naar verplichte e-facturatie mogelijk is: Italië doet het al sinds 2019, Brazilië al veel langer, en België start volgend jaar.

Met de juiste planning kan Nederland niet alleen aanhaken bij deze internationale trend, maar de standaard zetten voor hoe de overstap soepel en ondernemersvriendelijk kan verlopen. Dit vereist wel moed van de regering om concrete keuzes te maken en ondernemers de zekerheid te geven die zij verdienen.

Onze oproep: blijf op de hoogte en bereid u voor

Of er nu al concrete plannen worden aangekondigd op Prinsjesdag 2025 of niet, de internationale ontwikkelingen maken duidelijk dat e-facturatie eraan komt. Nederlandse ondernemers kunnen zich het beste alvast gaan oriënteren op de mogelijkheden.

Peppol.nu blijft u informeren over alle ontwikkelingen rond e-facturatie in Nederland en Europa. Via onze website vindt u praktische informatie, overzichten van Peppol-leveranciers, en concrete stappen om uw bedrijf voor te bereiden op de digitale toekomst van facturatie.

Wilt u weten hoe uw bedrijf zich kan voorbereiden op verplichte e-facturatie en het Peppol netwerk? Lees meer op Peppol.nu en ontdek hoe u eenvoudig kunt aansluiten. Bekijk ook ons overzicht van Peppol-leveranciers om de provider te vinden die het beste bij uw situatie past.

Door nu actie te ondernemen, zorgt u ervoor dat uw bedrijf klaar is voor de toekomst – ongeacht wat er precies op Prinsjesdag wordt aangekondigd. De digitale revolutie in facturatie is al begonnen, de vraag is alleen of u vooroploopt of achterloopt.

Volg Peppol.nu voor het laatste nieuws over e-facturatie, Peppol en alle ontwikkelingen rond e-facturatie in Nederland.

16 september 2025/door Justin De Jager

E-facturatie verplicht in België vanaf 2026: inzichten van de kennisdag

Events en Opinie Nederlands

E-facturatie verplicht in België vanaf 2026: inzichten van de kennisdag
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor B2B-bedrijven in België. Wat betekent dit concreet voor jouw organisatie? Tijdens de E-facturatie Kennisdag 2025 deelden overheden, softwareleveranciers en compliance-experts hun inzichten over deze nieuwe regelgeving. “Bedrijven die nu starten met voorbereiden, besparen tot 30% op implementatiekosten,” klonk het tijdens een paneldiscussie.

De cijfers spreken boekdelen: van de bijna 1,2 miljoen btw-plichtige bedrijven in België zijn er vandaag slechts 250.000 geregistreerd op het Peppol-netwerk. Dat betekent dat bijna 1 miljoen ondernemingen nog actie moeten ondernemen. In dit artikel lees je niet alleen de belangrijkste takeaways van het event, maar krijg je ook een concreet stappenplan om compliant te zijn tegen 2026. Laten we erin duiken!

Wat houdt de verplichte e-facturatie in België in per 2026?
Scope en verplichtingen van de nieuwe wetgeving
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor hun B2B-transacties. Dit betekent een fundamentele verandering in de manier waarop bedrijven factureren en facturen ontvangen.

De verplichting geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen in België, ongeacht hun grootte. Dit omvat zowel grote bedrijven als KMO’s en eenmanszaken die B2B-transacties uitvoeren met andere Belgische ondernemingen. Het is belangrijk om te weten dat er enkele uitzonderingen zijn: facturatie naar particuliere klanten (B2C) blijft mogelijk op papier of PDF, niet btw-plichtige ondernemingen zijn vrijgesteld, en bepaalde specifieke sectoren krijgen mogelijk uitzonderingen.

Waarom België deze stap neemt: link met Europese ViDA-richtlijnen
België loopt voorop in de implementatie van de Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age). Deze EU-richtlijn verplicht alle lidstaten om tegen 2028 e-facturatie in te voeren. Door nu al te starten, wil België meerdere doelen bereiken: btw-fraude bestrijden en de “btw-kloof” verkleinen, administratieve lasten voor bedrijven verminderen op lange termijn, efficiëntie in belastinginning verhogen, en een digitale voorsprong behouden in Europa.

Impact op bestaande facturatie- en boekhoudsystemen
De overgang betekent meer dan alleen een softwareupdate. Bedrijven moeten hun volledige facturatieproces herdenken. Op technisch vlak vraagt dit om integratie met het Peppol-netwerk via een erkende Access Point, aanpassing van ERP- en boekhoudsystemen, en training van medewerkers op nieuwe workflows.

De financiële gevolgen zijn significant: facturen die niet voldoen aan de nieuwe normen verliezen hun btw-aftrekbaarheid, bedrijven moeten investeren in nieuwe software en systemen, en er zijn mogelijke boetes bij non-compliance. Om bedrijven te ondersteunen biedt de overheid echter fiscale voordelen: een verhoogde aftrek van 120% voor factureringspakketten en een investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen.

Belangrijkste inzichten van de E-facturatie Kennisdag 2025
De E-facturatie Kennisdag van 21 mei 2025 in BluePoint Antwerpen bracht enerzijds aanbieders van e-facturatieoplossingen en anderzijds financials en IT-verantwoordelijken samen om zich voor te bereiden op de nieuwe verplichting. Het event leverde waardevolle inzichten op die cruciaal zijn voor een succesvolle implementatie.

Highlights Keynote panel en expert citaten
Dagvoorzitter Saartje Vandendriessche ging in gesprek met Wouter Bollaert, Adviseur-Generaal van FOD Financiën, en Johan van Steelandt, Specialist e-facturatie.

Wouter benadrukte tijdens dit gesprek het primaire beleidsuitgangspunt om te komen tot pro-actief e-facturatie beleid, dat heeft geleid tot de B2B-verplichting per 1 januari 2026: “De Belgische overheid gebruikt e-facturatie als instrument om het BTW-gat te verkleinen – het BTW-gat is het verschil tussen BTW-plichtige transacties en de daadwerkelijke BTW inningen.”

In zijn rol van e-facturatie specialist merkt Johan de gevolgen van de publicatie van de verplichting: “ik spreek momenteel wekelijks 50-100 bedrijven bij over e-facturatie, wat het is en hoe bedrijven aan een e-facturatie oplossing komen die past bij hun situatie.”

Tijdens zijn sessies laat Johan de aanwezigen plaatsnemen op een van vier stoelen, die van organisaties met een externe boekhouder, organisaties met een eigen boekhoudpakket, organisaties met een ERP oplossing of organisaties zonder boekhouder of software.

Voor ieder van deze ‘stoelen’ heeft Johan een tip. “Indien u een externe boekhouder heeft, bel deze op en vraag of deze gereed is voor de e-facturatie verplichting. Voor gebruikers van boekhoudpakketten geldt hetzelfde, bel uw software aanbieder op en vraag naar de e-facturatie mogelijkheden.” Bedrijven met complexere software, zoals ERP systemen kunnen het beste kijken naar een noodoplossing om gegarandeerd gereed te zijn voor 1 januari 2026. Parrallel hier aan wordt aangeraden om een integratietraject voor de definitieve oplossing te starten om uw interne gegevensstromen op te lijnen, zodat de juiste gegevens voor de e-factuur kunnen worden aangeleverd. Tot slot, voor de organisaties zonder boekhouder of software, bestaan er allerlei portaal mogelijkheden om het versturen en ontvangen van e-facturen te faciliteren.

De grootste fout die bedrijven maken is wachten tot het laatste moment. Bedrijven die nu beginnen, hebben tijd om hun processen te optimaliseren en kunnen profiteren van early-adopter voordelen, zoals het meenemen van de interne organisatie bij deze verandering.

Wouter gaf aan dat ondanks de positieve business case voor e-facturatie via aansluiting op het Peppolnetwerk, bedrijven nog niet massaal over de streep zijn getrokken. Wouter, “Zolang er geen grote aantallen bedrijven op het Peppolnetwerk zitten, zullen bedrijven aarzelen om aan te sluiten. Zolang bedrijven aarzelen om aan te sluiten, zullen er geen grote aantallen bedrijven op het Peppolnetwerk zitten. De Belgische overheid tracht met de keuze voor Peppol deze ‘kip-ei’ discussie te doorbreken.”

De algemene afdronk was enerzijds, bedrijven dienen te begrijpen dat e-facturatie en Peppol per 1 januari 2025 een fact of life zijn in België. Bovendien, Peppol is uiteindelijk niet alleen een compliance-vereiste, het wordt de ruggengraat van digitale business communicatie in Europa. Bedrijven die dit begrijpen, investeren niet alleen in compliance maar in toekomstbestendigheid.

Veelgestelde vragen tijdens het event
Tijdens de Q&A-sessies kwamen steeds dezelfde vragen terug. Een veelgehoorde vraag was: “Kunnen we nog PDF-facturen sturen?” Het antwoord is duidelijk: nee, niet als rechtsgeldig document. Vanaf 2026 moeten alle B2B-facturen gestructureerd elektronisch zijn. PDF via e-mail voldoet niet meer aan de vereisten.

Ter geruststelling van een aantal vraagstellers, mag uiteraard wel parallel een PDF worden toegezonden, zolang deze maar niet geldt als uitgangspunt voor de financiële transactie.

Een andere vraag betrof leveranciers die nog niet klaar zijn. Pieter-Jan van Mierlo, advocaat bij PKF BOFIDI Legal, gaf aan dat de boetebedragen aanzienlijk zijn: wie vanaf 2026 nog traditionele facturen verstuurt of ontvangt, riskeert boetes tot €5.000 per foutieve factuur. Voor eerste overtredingen bedraagt de boete €50 per foutieve factuur (maximum €5.000), bij een tweede inbreuk €125 per factuur, en vanaf de derde schending €250 per factuur – telkens met een maximum van €5.000 per overtreding. Ook het verwerken van niet-conforme facturen in je boekhouding kan leiden tot proportionele boetes tot 200% van de verschuldigde BTW.

Wat betreft de implementatiekosten variëren deze van €20-200 per maand afhankelijk van je factuurvolume en gekozen oplossing, maar deze relatief kleine investering wordt ruimschoots gecompenseerd door de fiscale voordelen én het vermijden van deze kostbare boetes die kunnen oplopen tot duizenden euro’s per maand bij grotere factuurvolumes.

Waarom Peppol de standaard wordt voor e-facturatie
Wat is Peppol en hoe werkt het in België en Europa?
Peppol is een internationaal netwerk dat veilige, gestandaardiseerde uitwisseling van bedrijfsdocumenten mogelijk maakt. Oorspronkelijk ontwikkeld voor overheidsopdrachten, is het nu in toenemende mate de Europese standaard voor e-facturatie aan het worden.

Het systeem werkt volgens een helder proces: bedrijven registreren zich bij een Peppol Access Point (provider) die hen aansluit op het Peppolnetwerk – al dan niet via hun boekhoudpakket of ERP leverancier. De factuurinformatie wordt automatisch omgezet naar het Peppol Bis V3 formaat, het netwerk routeert facturen veilig naar de ontvanger, en facturen worden automatisch geïntegreerd in het ontvangende systeem.

Peppol vs traditionele e-facturatie: voordelen
Traditionele e-facturatie vereist punt-tot-punt koppelingen tussen bedrijven, werkt met verschillende formaten en standaarden, en vereist complexe integraties voor elke nieuwe relatie. Het Peppol-netwerk daarentegen biedt een veel elegantere oplossing: één integratie geeft toegang tot alle deelnemers, er wordt een gestandaardiseerd formaat (Peppol Bis v3) gebruikt, er is internationale interoperabiliteit, en er is ingebouwde veiligheid en betrouwbaarheid.

Standpunten van overheid en sectororganisaties
De Belgische overheid heeft bewust gekozen om geen eigen e-facturatie-oplossing te ontwikkelen, maar vertrouwt op de markt en het Peppol-netwerk. Deze aanpak biedt keuzevrijheid voor bedrijven, concurrentie tussen aanbieders, innovatie-gedreven oplossingen, en lagere kosten door marktwerking. Sectororganisaties zoals Agoria, Unizo en Voka ondersteunen deze aanpak en bieden gerichte begeleiding voor hun leden.

→Wat is Peppol?

Veelgemaakte fouten en hoe je die vermijdt
Te laat starten met voorbereidingen
Een van de meest gemaakte fouten is het onderschatten van de tijd die nodig is voor implementatie. Veel bedrijven denken dat januari 2026 nog ver weg is en stellen actie uit. Dit leidt tot hogere implementatiekosten door tijdsdruk, beperkte keuze in softwareleveranciers, risico op compliance-problemen, en stress plus operationele verstoringen.

De oplossing is om nu te starten met analyse en planning, budget te reserveren voor 2025, implementatie te plannen in rustige periodes, en buffer in te bouwen voor onverwachte problemen.

Gebrek aan interne kennis en training
Medewerkers die niet voorbereid zijn op nieuwe processen en systemen vormen een groot risico. De aanpak hiervoor is het organiseren van vroegtijdige training sessies, het creëren van interne champions, het documenteren van nieuwe procedures, en het plannen van follow-up training na implementatie.

Onderschatting van integratie-complexiteit
De technische integratie blijkt vaak complexer dan verwacht. Dit kun je voorkomen door een grondige system audit vooraf te doen, IT-experts bij de planning te betrekken, realistische timelines te plannen, en budget vrij te houden voor onverwachte kosten.

Wees alert op red flags bij leveranciers: beloftes van “plug-and-play” oplossingen, onduidelijke kostenstructuur, geen referenties in jouw sector, en ontbrekende technische documentatie zijn waarschuwingssignalen.

Fiscale voordelen en ondersteuning
Overheidsteun voor de overstap
Om bedrijven te helpen bij de overgang, heeft de regering aantrekkelijke fiscale voordelen ingevoerd. Er is een 120% kostenaftrek beschikbaar van 2024 tot 2027 voor abonnementen op factureringspakketten, advieskosten rond implementatie, en training en opleiding van medewerkers. Daarnaast is er vanaf 2025 een 20% investeringsaftrek voor aankoop van e-facturatie software, hardware-investeringen, en systeem-integraties.

Een praktisch voorbeeld: een KMO die €5.000 investeert in Peppol-software kan normaal €5.000 aftrekken, maar met 20% investeringsaftrek wordt €6.000 aftrekbaar, wat bij een belastingtarief van 25% resulteert in €250 extra besparing.

Sectorspecifieke ondersteuning
Verschillende organisaties bieden gerichte ondersteuning. Agoria ondersteunt de technologiesector met gratis informatiesessies, technische workshops, en peer-to-peer netwerken. Unizo helpt KMO’s met praktische handleidingen, groepsaankoop mogelijkheden, en persoonlijk advies. Voka ondersteunt het Vlaams bedrijfsleven met sectorworkshops, expert panels, en een online resource center.

Toekomstperspectief: verder dan 2026
Europese ontwikkelingen
De Belgische implementatie is onderdeel van een bredere Europese beweging. In 2026 start België met B2B e-facturatie, in 2028 wordt de EU-wijde ViDA-richtlijn van kracht, en in 2030 wordt grensoverschrijdende e-facturatie verplicht.

Nieuwe mogelijkheden door e-facturatie
E-facturatie opent de deur naar automatische boekhouding met AI-gestuurde categorisering, realtime cashflow monitoring, en geautomatiseerde goedkeuringsprocessen. Het levert betere business intelligence op met real-time inzicht in verkopen, geautomatiseerde rapporten, en predictive analytics voor cashflow. Ook verbetert het klantrelaties door snellere factuurverwerking, minder discussies over facturen, en een professionele uitstraling.

Voorbereiding op e-reporting (2028)
België plant ook de invoering van near real-time btw-rapportage vanaf 2028. Bedrijven die nu investeren in goede e-facturatie infrastructuur, zijn beter voorbereid op deze volgende stap.

Conclusie en volgende stappen
De verplichting tot e-facturatie in België vanaf 2026 is een grote verandering, maar ook een kans om je processen te moderniseren. De E-facturatie Kennisdag 2025 heeft duidelijk gemaakt dat voorbereiding cruciaal is. Met bijna 1 miljoen bedrijven die nog moeten overstappen, is het zaak om nu actie te ondernemen.

Jouw actieplan voor de komende maanden bestaat uit concrete stappen per kwartaal. Voor Q3 2025 moet je je huidige facturatieproces analyseren, Peppol Access Points vergelijken, offertes bij 3 leveranciers aanvragen, en budget plannen voor implementatie. Voor Q4 2025 kies en contracteer je je oplossing, start je met systeemintegratie, train je eerste medewerkers, en begin je een pilot met geselecteerde klanten. Voor Q1 2026 zorg je voor volledige implementatie, test je alle processen, train je het hele team, en garandeer je compliance.

Begin vandaag nog met je analyse, kies de juiste Peppol-oplossing en zet je organisatie op koers naar compliance. De bedrijven die nu starten, zullen niet alleen compliant zijn, maar ook profiteren van efficiëntiere processen en concurrentievoordelen.

→ Vergelijk Peppol-oplossingen op Peppol.nu
Bekijk welke Peppol Leveranciers het beste bij jouw bedrijf organisatie passen

22 mei 2025/door Peppol.nu

Een open gesprek over Peppol e-facturatie: Wat betekent e-facturatie via Peppol concreet voor jouw organisatie?

Basis en Introductie, Events en Opinie Nederlands

Een open gesprek over Peppol: Wat betekent e-facturatie via Peppol concreet voor jouw organisatie?

Tijdens het Heliview Factuurcongres 2025 organiseerde Peppol.nu een open gesprek over e-facturatie via het Peppol-netwerk. Vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven, de overheid, serviceproviders en de Nederlandse Peppolautoriteit gingen met elkaar in gesprek over de praktijk en adoptie van Peppol.

Van concrete cijfers over e-facturatie bij de Nationale Politie tot organisaties die nog niet wisten wat Peppol was — het werd een interactieve en inhoudelijke sessie waarin niet alleen kennis werd gedeeld, maar ook nieuwe vragen werden opgeworpen. Dit artikel vat de inzichten samen voor organisaties die zich willen oriënteren op Peppol e-facturatie.

Wat is Peppol eigenlijk?

Peppol is een open netwerk dat is ontworpen om veilige, gestandaardiseerde elektronische documentuitwisseling mogelijk te maken tussen organisaties. Anders dan bij traditionele facturatiemethoden zoals e-mail of PDF-facturen, biedt Peppol een gestructureerde manier om factuurgegevens uit te wisselen, waarbij de data direct in de systemen van de ontvanger kan worden ingelezen.

Wat Peppol onderscheidt van andere methoden is de standaardisatie en interoperabiliteit. Door gebruik te maken van universele formaten en protocollen, zorgt Peppol ervoor dat facturen probleemloos kunnen worden uitgewisseld tussen verschillende softwaresystemen, zonder handmatige invoer of conversie. De interoperabiliteit wordt bovendien gegarandeerd door een ecosysteem van dienstverleners (Serviceproviders) die voor hun klanten de toegang (Accesspoint) tot het netwerk verschaffen en de documenten via een afgesproken standaard met elkaar uitwisselen.

De Europese Unie (EU) speelt een belangrijke rol in de stimulering van Peppol-adoptie vanwege hun actieve rol in het aanjagen van elektronisch factureren.Via de Richtlijn 2014/55/EU heeft de Europese Commissie e-facturatie verplicht gesteld voor overheidsinstanties, wat heeft bijgedragen aan de toenemende bekendheid en implementatie van Peppol in Nederland en andere Europese landen.

Peppol in de praktijk – inzichten van het Factuurcongres

Tijdens het Heliview Factuurcongres 2025 werden verschillende praktijkvoorbeelden gedeeld die inzicht gaven in de huidige stand van Peppol-adoptie. Een opvallend voorbeeld kwam van de Nationale Politie, die jaarlijks maar liefst 300.000 e-facturen via Peppol ontvangt op een totaal van 500.000 facturen. Dit toont aan dat grote overheidsorganisaties al aanzienlijke stappen hebben gezet in de implementatie van e-facturatie.

Aan de andere kant van het spectrum staan veel organisaties, waarbij de adoptiegraad vaak nog laag is. Zeker als het gaat om het uitwisselen van e-facturen tussen bedrijven onderling (B2B). Zo gaf een bedrijf aan dat ondanks hun inspanningen ze nu ongeveer 17% van de facturen via Peppol kregen aangeleverd. Dit illustreert de uitdaging die nog voor ons ligt: hoe kunnen we ervoor zorgen dat meer organisaties de overstap maken naar e-facturatie via Peppol?

Tijdens de sessie werd door een van de aanwezigen – Jaap Jan Nienhuis van 4CEE – ook de rol van serviceproviders toegelicht. Deze providers fungeren als toegangspoorten tot het Peppol-netwerk (Accesspoints) en bieden diensten die organisaties helpen bij het implementeren en gebruiken van Peppol.Voor het optimaal functioneren van het gehele ecosysteem is nauwe samenwerking tussen de serviceproviders van doorslaggevend belang. Deze onderlinge samenwerking zorgt niet alleen voor een stabiel netwerk en een naadloze gegevensuitwisseling, maar bevordert ook innovatie en continue verbetering van de dienstverlening aan eindgebruikers.

Ook de Nederlandse Peppolautoriteit was tijdens deze sessie aanwezig en ging kort in op hun rol in het borgen van de betrouwbaarheid en veiligheid van het netwerk, het accrediteren en toezicht houden op serviceproviders, en het vertegenwoordigen van Nederland in de internationale governance van Peppol.

Wat houdt adoptie van Peppol e-facturatie nu tegen?

Ondanks de voordelen van Peppol, blijft de adoptie – met name Business to Business domein – achter. Tijdens het open gesprek kwamen verschillende barrières naar voren:

Onbekendheid staat bovenaan de lijst. Veel organisaties weten simpelweg niet wat Peppol is of welke concrete voordelen het biedt. Deze kenniskloof leidt tot terughoudendheid bij het implementeren van nieuwe systemen of processen.

Een hardnekkig misverstand is dat e-facturatie vooral ‘iets voor IT’ zou zijn. In werkelijkheid raakt het alle afdelingen die betrokken zijn bij het factuurproces, van financiën tot inkoop. De perceptie dat technische kennis vereist is, schrikt echter veel niet-technische besluitvormers af.

Een vaak gehoorde frustratie bij organisaties die al met Peppol werken, is het gebrek aan feedback bij verzending. Veel verzenders willen graag weten of hun factuur succesvol is ontvangen en in behandeling is genomen. Deze behoefte aan transparantie in het proces werd tijdens het congres herhaaldelijk benadrukt.

Tot slot, geven alle organisaties aan dat ze toe zijn aan duidelijkheid. Waar gaat het heen met e-facturatie in Nederland? Zeker ook in het kader van de ‘VAT in the Digital Age’ (ViDA) verordening. Ook hier zag je dat een deel van de organisaties hier kennis van heeft genomen en met vragen zitten over keuzes die de Nederlandse overheid wil maken, gaat maken of hebben gemaakt. Alleen al hierover is onduidelijkheid. Voor andere organisaties was ViDA en de consequenties van deze verordening nog onbekend terrein.

Wat hebben organisaties nodig om met Peppol te starten?

Om de adoptie van Peppol te versnellen, hebben organisaties behoefte aan concrete handvatten. Uit het gesprek op het Factuurcongres kwamen diverse behoeften naar voren:

Allereerst is er vraag naar heldere uitleg over wat e-facturatie met Peppol praktisch inhoudt. Geen technische details, maar praktische informatie: wat verandert er in het dagelijkse werk, wat zijn de stappen om te implementeren, en welke resultaten kunnen worden verwacht?

Een eenvoudig onboardingproces is essentieel. Organisaties willen niet verzanden in complexe implementatietrajecten, maar zoeken naar een gestroomlijnde aanpak om snel operationeel te zijn op het Peppol-netwerk.

Daarnaast is er behoefte aan inzicht in hoe het Peppol-netwerk integreert met bestaande ERP- en boekhoudsystemen. Organisaties willen weten of hun huidige software compatibel is, welke aanpassingen nodig zijn, en hoe ze efficiënt kunnen werken met Peppol binnen hun bestaande IT-landschap.

De meerwaarde van statusupdates en transparantie

Een thema dat veel bijval kreeg tijdens het open gesprek was de behoefte aan terugkoppeling in het facturatieproces. “Is mijn factuur ontvangen en in behandeling?” is een vraag die veel verzenders bezighoudt. Zonder bevestiging blijft er onzekerheid, wat kan leiden tot dubbele verzendingen of onnodige opvolging.

Statusterugkoppeling verhoogt niet alleen het vertrouwen in het systeem, maar verbetert ook de efficiëntie. Wanneer verzenders direct weten dat hun factuur is ontvangen en in behandeling is genomen, kunnen zij hun eigen administratieve processen beter inrichten en is er minder behoefte aan het nabellen of emailen om de status van facturen te controleren.

De Peppol-standaard biedt al mogelijkheden voor statusterugkoppeling, en verschillende serviceproviders hebben oplossingen ontwikkeld om hierin te voorzien. Toch werd tijdens het congres duidelijk dat er nog wensen zijn voor verdere verbetering en standaardisatie van deze functionaliteit, zodat alle deelnemers in het netwerk hier optimaal van kunnen profiteren.

Inzicht en samenwerking als sleutel tot adoptie

Het open gesprek op het Factuurcongres liet zien dat kennisdeling essentieel is voor verdere adoptie van Peppol. Door praktijkvoorbeelden te delen, rollen uit te leggen en naar zorgen te luisteren, ontstaat een duidelijker beeld van wat Peppol kan betekenen. Organisaties hoeven geen techneuten te zijn om de voordelen van Peppol te benutten — maar ze moeten wél weten waar ze kunnen beginnen.

De gesignaleerde behoeften aan duidelijke informatie, eenvoudige onboarding en betere statusterugkoppeling bieden concrete aanknopingspunten voor serviceproviders en de Peppolautoriteit om de dienstverlening verder te verbeteren. Door samen te werken aan deze uitdagingen kan de adoptie van Peppol worden versneld, wat uiteindelijk leidt tot efficiëntere processen en kostenbesparingen voor alle betrokken partijen.

Meer weten over hoe jouw organisatie kan starten met Peppol? Bezoek Peppol.nu en ontdek praktische informatie, tools en serviceproviders die je verder helpen.

15 mei 2025/door Peppol.nu

De toekomst van e-factureren en e-procurement: inzichten van het 4CEE Future Finance event

Actualiteiten en Achtergrond, Events en Opinie Nederlands

De toekomst van e-factureren en e-procurement: inzichten van het 4CEE Future Finance event

Tijdens het recente 4CEE Future Finance event in Hotel Papendal stond de toekomst van financiële processen centraal. Een van de meest bezochte break-out sessies was “Hoe ziet e-factureren en e-procurement eruit in de toekomst?”, gepresenteerd door Justin de Jager (Solventis | Peppol.nu) en Jaap Jan Nienhuis (Traderinterop | 4CEE).

In dit artikel delen we de belangrijkste inzichten uit deze sessie over de komende revolutie in digitale facturatie en het groeiende belang van Peppol.

De huidige stand van zaken: silo’s doorbreken

Zoals de sprekers benadrukten, is elk bedrijf onderdeel van een keten waarin gegevensuitwisseling met klanten en leveranciers essentieel is. Toch verloopt deze uitwisseling vaak nog handmatig en foutgevoelig.

De oorzaak? Bedrijven hebben veel geïnvesteerd in het optimaliseren, digitaliseren en automatiseren van hun eigen processen. Ook op het gebied van purchase-to-pay processen zie je dat ERP-pakketten – waarin bedrijven hun orders, facturen en andere handelsdocumenten verwerken – veelal als geïsoleerde silo’s opereren. “Het delen van data uit ERP-pakketten kan wel, maar dan vaak op de technische voorwaarden van de organisatie met de minste afhankelijkheid bij een deal.

“Het delen van data vanuit ERP-pakketten, waarbij beide zakenpartners profijt ervaren staat nog in de kinderschoenen. Toch vinden daar grote veranderingen plaats: realtime data delen tussen ERP-software komt steeds vaker voor. E-factureren is daarvan de eerste verschijningsvorm. Maar dit is nog maar het begin.”

Peppol: van individuele platforms naar open ecosysteem

Een belangrijk thema tijdens de sessie was de evolutie van e-facturatie. In het verleden had elke grote inkoper zijn eigen platform, wat betekende dat leveranciers zich telkens opnieuw moesten aanpassen aan verschillende systemen. Dit verhoogde de kosten en complexiteit aanzienlijk. Jaap Jan legt uit hoe Peppol deze situatie fundamenteel verandert. “Peppol is een open netwerk dat bedrijven en overheden in staat stelt om elektronische facturen en andere zakelijke documenten veilig en gestandaardiseerd uit te wisselen. Het functioneert als een betrouwbaar alternatief voor e-mail, maar dan specifiek voor facturen, inkooporders en andere ‘purchase-to-pay’ berichten.”

Europese wetgeving als katalysator

De deelnemers kregen inzicht in hoe Europese wetgeving de adoptie van e-facturatie versnelt. Sinds 18 april 2019 zijn overheidsorganisaties in Nederland wettelijk verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen. Met de komst van de ‘VAT in the Digital Age’ (ViDA) wetgeving gaat dit nog een stap verder: bedrijven worden dan verplicht om btw-gerelateerde informatie bijna realtime te rapporteren bij grensoverschrijdende handel.

Dit betekent dat ook bedrijven die niet met overheden werken moeten overstappen op e-facturatie via netwerken zoals Peppol. Hoewel Nederland nog geen officiële verplichting heeft uitgesproken voor e-facturatie tussen bedrijven (B2B), lijkt dit volgens Justin de Jager slechts een kwestie van tijd.

Waarom nu al investeren in Peppol-integratie?

Beide sprekers benadrukten dat bedrijven er verstandig aan doen om nu al te investeren in Peppol-integraties, om verschillende redenen:

Efficiënter werken: directe communicatie tussen softwarepakketten vermindert handmatige invoer
Fouten verminderen: Gestandaardiseerde gegevensuitwisseling voorkomt interpretatieverschillen
Voldoen aan compliance-eisen: Voorbereid zijn op huidige en toekomstige wetgeving
Klaar zijn voor internationale transacties: Peppol werkt grensoverschrijdend

Peppol: meer dan alleen factureren

Een interessant inzicht uit de sessie was dat Peppol meer omvat dan alleen e-facturen. Het netwerk ondersteunt ook andere documenten zoals inkooporders, orderbevestigingen en verzendberichten.

De verwachting is dat het netwerk zich verder uitbreidt met nieuwe berichttypes, waardoor steeds meer bedrijfsprocessen gedigitaliseerd kunnen worden.

De toekomst: realtime data-uitwisseling

De sprekers schetsten een toekomstbeeld waarin realtime data-uitwisseling tussen bedrijven de norm wordt. E-facturatie is slechts de eerste stap in een bredere transformatie van hoe bedrijven communiceren en zakendoen. Door nu te investeren in de juiste technologie en processen, kunnen bedrijven voorop blijven lopen in deze ontwikkeling.

Anticiperen op verandering

Het was duidelijk uit de presentatie dat de tijd van vrijblijvend digitaliseren voorbij is. Met de ViDA-wetgeving in aantocht en het toenemende belang van realtime btw-rapportage, is nu het moment om te handelen.

Peppol biedt een robuuste en toekomstbestendige oplossing voor e-facturatie en gegevensuitwisseling.

4CEE Future Finance

De sessie “Hoe ziet e-factureren en e-procurement eruit in de toekomst?” was onderdeel van het bredere 4CEE Future Finance event, waar experts als Remy Gieling (AI keynote) en Robin van Galen (Sport keynote) inspirerende inzichten deelden over de toekomst van financiële processen.

Het evenement bood diverse breakout sessies over onderwerpen als AI & RPA, creditmanagement, en FP&A, naast volop netwerkmogelijkheden.

Wilt u meer weten over e-facturatie en Peppol?

Neem contact op, via info@solventis.nl, met onze experts om te bespreken hoe uw organisatie zich optimaal kan voorbereiden op de toekomst van e-factureren en e-procurement.

Dit artikel is gebaseerd op de breakout sessie “Hoe ziet e-factureren en e-procurement eruit in de toekomst?” tijdens het 4CEE Future Finance event op 9 april 2025 in Hotel Papendal, Arnhem.

16 april 2025/door Peppol.nu

UWV: “Bedenk vooral waarom je Peppol níet zou gebruiken”

Actualiteiten en Achtergrond, Events en Opinie Nederlands

Rob Frederiks van uitvoeringsinstantie UWV is duidelijk: Peppol is het voorkeurskanaal en in aanbestedingen van UWV is e-factureren zelfs verplicht. “Met Peppol kunnen we het volledige order- en factuurproces zó stroomlijnen, dat het in één keer doorloopt. Je moet vooral bedenken waarom je Peppol níet zou gebruiken.”

26 oktober 2023/door Nederlandse Peppolautoriteit - Nieuwsberichten