Avant de commencer
Se connecter à Peppol ne se résume pas à un enregistrement sur le réseau. Tout aussi important est la manière dont les factures électroniques quittent vos propres systèmes et dont les factures électroniques entrantes arrivent dans votre comptabilité. C’est en grande partie ce qui détermine la charge de travail que représente la connexion pour vous.
Peppol est-il la bonne voie ? Cela dépend de vos destinataires et des pays dans lesquels vous exercez votre activité ; consultez à ce sujet Les formes de facturation électronique et Facturation électronique obligatoire. Pour connaître les coûts, lisez Combien coûte la facturation électronique via Peppol ?
Se connecter étape par étape
- Déterminez ce que vous souhaitez échanger, et avec qui : Souhaitez-vous envoyer, recevoir ou les deux ? Quels documents (factures, avoirs, commandes), avec quels partenaires commerciaux et dans quels pays ? Vérifiez également si votre organisation est déjà enregistrée sur Peppol, par exemple parce que votre logiciel comptable l’a fait auparavant. Vous pouvez le vérifier dans le Carnet d’adresses Peppol.
- Choisissez votre voie : Il existe plusieurs voies : de Peppol intégré à votre logiciel ou un portail web jusqu’à une intégration avec votre ERP. Votre voie détermine les étapes suivantes que vous réalisez vous-même et celles qui sont prises en charge pour vous. Vous trouverez ci-dessous ce que cela implique pour chaque voie.
- Concluez un contrat avec un fournisseur de services : Peppol exige un contrat entre vous et votre fournisseur de services Peppol. Par ce contrat, vous autorisez le fournisseur à envoyer et à recevoir en votre nom, tout en restant vous-même responsable du contenu de vos factures. Si vous utilisez un logiciel avec Peppol intégré, ce contrat fait généralement partie des conditions de votre logiciel.
- Faites vérifier l’identité de votre organisation : Le fournisseur de services doit établir qui vous êtes : votre numéro d’identification officiel, votre nom, votre adresse et vos coordonnées, ainsi que le fait que vous êtes titulaire du numéro sous lequel vous vous enregistrez. La procédure varie. Elle passe parfois encore par un petit paiement depuis votre compte professionnel ; les fournisseurs de services les plus avancés utilisent des moyens plus fiables, comme eHerkenning (l’identification électronique des entreprises) aux Pays-Bas et des moyens comparables en Belgique, au Luxembourg, en France et en Allemagne. Peppol est un service de confiance : une identification fiable détermine en partie le degré de certitude avec lequel vous et vos partenaires commerciaux savez avec qui vous traitez.
- Faites enregistrer votre identifiant Peppol : Votre fournisseur de services vous enregistre dans l’annuaire (SMP) sous un Identifiant Peppol. Aux Pays-Bas, il s’agit au minimum de votre numéro d’inscription à la Chambre de commerce néerlandaise (KvK), de votre OIN (l’identifiant néerlandais des organismes publics) ou de votre numéro de TVA ; les organismes publics utilisent l’OIN. Dans d’autres pays, d’autres numéros s’appliquent, comme le numéro BCE/KBO en Belgique, le numéro SIREN ou SIRET en France, le numéro LU:MAT au Luxembourg et, pour les destinataires publics en Allemagne, le Leitweg-ID. Vous choisissez les types de documents que vous pouvez recevoir. N’enregistrez que ce que vous êtes réellement en mesure de traiter : quiconque vous trouve peut vous envoyer ces documents. Si vous le souhaitez, vous pouvez également être visible dans le Peppol Directory public.
- Organisez le traitement : Comment les factures électroniques quittent-elles votre système, et où arrivent les factures électroniques entrantes ? Les factures sortantes doivent être conformes à Peppol BIS, avec des champs obligatoires tels que la référence de l’acheteur ou le numéro de commande. Dans un logiciel, c’est intégré. Dans un environnement ERP, c’est la partie la plus lourde : conversion des données de facturation, données de base des clients avec leur identifiant Peppol, rapprochement des factures entrantes avec les bons de commande, exigences propres à chaque pays.
- Testez toute la chaîne : Envoyez et recevez des factures de test, vérifiez que les champs obligatoires sont correctement renseignés et que les factures électroniques entrantes arrivent correctement dans votre comptabilité. Utilisez pour cela l’environnement de test de votre fournisseur ; en production, seules des organisations réelles et actives peuvent être enregistrées.
- Passez en production et informez vos partenaires commerciaux : Indiquez à vos clients et fournisseurs sous quel identifiant Peppol vous êtes joignable. Demandez à vos fournisseurs de facturer via Peppol et communiquez-leur votre numéro de bon de commande ou votre référence acheteur, afin que leurs factures soient rapprochées automatiquement.
- Tenez votre enregistrement à jour : Si vos données ou vos types de documents changent, votre fournisseur adapte l’enregistrement. Si vous passez à un autre fournisseur, l’ancien fournisseur doit transférer ou clôturer votre enregistrement ; aux Pays-Bas, dans un délai de trois jours ouvrables. Vos données de facturation restent les vôtres.
Ce que cela signifie dans votre situation
Les étapes valent pour tous, mais selon la voie choisie, une autre partie du travail est prise en charge pour vous. De nombreuses organisations combinent également plusieurs voies, par exemple un logiciel pour les factures de vente et une autre solution pour les achats.
Peppol est intégré à votre logiciel comptable ou de facturation
Votre logiciel prend en charge une grande partie des étapes. Le contrat avec le fournisseur de services fait généralement partie des conditions de votre logiciel, et l'enregistrement comme le traitement sont intégrés. Ce que vous faites vous-même : activer la fonction, effectuer l'identification de votre organisation, choisir les documents que vous souhaitez recevoir et tester une première facture. Vérifiez au préalable dans le Carnet d'adresses Peppol que votre organisation n'est pas déjà enregistrée.
Le portail web d'un fournisseur de services
Vous travaillez sans logiciel de facturation électronique propre : vous saisissez ou téléversez vos factures dans le portail d'un fournisseur de services, et vous y recevez également les factures électroniques. Vous concluez vous-même le contrat, effectuez l'identification et vous faites enregistrer. Le traitement reste en grande partie manuel : la reprise des factures dans votre comptabilité vous incombe. Adapté à un petit nombre de factures, moins si vous souhaitez automatiser un volume important.
Un service distinct connecté à votre logiciel
Votre logiciel ne prend pas lui-même en charge Peppol, mais propose une connexion ou un import et export. Vous choisissez un fournisseur de services, concluez le contrat, effectuez l'identification et vous faites enregistrer. L'essentiel du travail réside dans le traitement : comment les factures circulent entre votre logiciel et le service, et si les factures entrantes arrivent automatiquement dans votre comptabilité ou si vous devez les ressaisir.
Votre comptable ou cabinet d'expertise comptable s'en charge
Votre comptable ou cabinet d'expertise comptable travaille avec un logiciel ou un service qui prend en charge Peppol et organise la connexion en votre nom. L'identification de votre organisation reste nécessaire, car c'est vous l'utilisateur final. Convenez d'accords clairs : sous quel identifiant Peppol vous êtes joignable, qui voit les factures entrantes, et ce qu'il advient de votre enregistrement si vous changez ultérieurement de comptable.
Un fournisseur EDI ou une plateforme purchase-to-pay qui propose aussi Peppol
Si vous échangez déjà des messages via un fournisseur EDI ou une plateforme d'achats, Peppol peut souvent passer par le même fournisseur et la même connexion. Vous réutilisez alors le contrat et la connexion existante. Le travail consiste à convertir vos messages existants au format Peppol BIS, à enregistrer votre organisation et à effectuer des tests avec les partenaires commerciaux qui factureront via Peppol.
Une intégration avec votre ERP, éventuellement via votre propre middleware
Toutes les étapes s'appliquent ici, souvent séparément pour chaque entité juridique et chaque pays. La connexion n'est qu'un volet d'un projet d'intégration : conversion des données de facturation à la norme européenne, tenue à jour des données de base des clients avec leur identifiant Peppol, rapprochement des factures entrantes avec les bons de commande, exigences propres à chaque pays et tests approfondis avec les partenaires commerciaux. Planifiez-le comme un projet, avec un responsable interne, votre service informatique ou votre partenaire d'intégration, et du temps pour les tests. Pour la mise en place technique, lisez Intégrer Peppol dans votre logiciel.
Organisme public
Les organismes publics doivent être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques. De nombreux organismes publics recourent à une infrastructure centrale ou mutualisée ; d'autres mettent en place leur propre voie de réception vers leur système financier. La connexion porte ici surtout sur cette voie et sur l'adressage : aux Pays-Bas, les organismes publics s'enregistrent sous leur OIN (l'identifiant néerlandais des organismes publics). Lisez Facturation électronique dans le secteur public.
Les points d'attention pour choisir un fournisseur
Les fournisseurs diffèrent fortement les uns des autres. Ce choix ayant un impact important, il vaut la peine de comparer plusieurs fournisseurs dans le comparateur de Peppol.now. Filtrez-y selon votre logiciel, votre secteur et votre zone de couverture.
Connexion à votre logiciel
Types de documents et pays pris en charge
Sens des échanges
Modèle tarifaire
Assistance et onboarding
Certification
Changement de fournisseur
Pour les éditeurs de logiciels : connecter vos clients
Si vous êtes éditeur de logiciels, la question n’est pas de savoir comment vous connecter vous-même, mais comment connecter vos clients. Schématiquement, vous avez le choix entre trois voies : devenir vous-même fournisseur de services Peppol, intégrer via une API les fonctionnalités d’un fournisseur de services spécialisé, ou faire travailler vos clients avec un service externe auquel vous vous connectez. Ce choix dépend de votre nombre de clients, des pays dans lesquels ils exercent leur activité, du degré de maîtrise que vous souhaitez conserver et de la rapidité avec laquelle vous voulez être sur le marché.
Quelle architecture vous convient, à quoi faire attention pour une API et comment tester avant la mise en production : vous le découvrirez dans Intégrer Peppol dans votre logiciel. Vous envisagez de devenir vous-même fournisseur de services ? Lisez alors Devenir fournisseur de services Peppol certifié.
