Si vous souhaitez envoyer et recevoir des factures par voie électronique, vous faites en réalité deux choix. Le premier concerne la solution de votre côté : la manière dont vous créez et recevez les factures. Le second concerne le canal par lequel la facture transite. La combinaison adaptée ne dépend pas seulement de votre propre logiciel et de votre volume, mais surtout de ce que votre destinataire exige ou accepte. Sur cette page, vous découvrirez les formes et les canaux existants et comment faire le bon choix.
Un PDF envoyé par e-mail n'est pas une facture électronique
Une facture PDF que vous envoyez par e-mail est numérique, mais ce n’est pas, au sens technique, une facture électronique. Le destinataire doit toujours ressaisir les données ou les faire extraire. Une véritable facture électronique est un fichier de données structurées, généralement au format XML, que le logiciel du destinataire peut importer et traiter automatiquement. Cela évite des tâches manuelles, prévient les erreurs et accélère le paiement. Pour en savoir plus sur les notions de base, consultez Qu’est-ce que la facturation électronique.
Deux couches : votre solution et le canal d'échange
Il est utile de distinguer deux choses. Votre solution est la manière dont vous créez et recevez les factures : via un portail web, votre logiciel comptable, votre système ERP ou un logiciel EDI. Le canal d’échange est la voie par laquelle la facture parvient au destinataire.
De nombreux logiciels comptables et systèmes ERP disposent d’une connexion standard ou d’un adaptateur réseau leur permettant d’échanger des factures via un ou plusieurs canaux. Les canaux pris en charge par votre logiciel déterminent les destinataires que vous pouvez atteindre.
Les solutions de votre côté
Portail web
Logiciel comptable avec module de facturation électronique
Intégration ERP ou API
Logiciel EDI ou fournisseur EDI
Quels canaux d'échange existe-t-il ?
Outre votre propre solution, le canal d’échange détermine les destinataires que vous pouvez atteindre. Voici les principaux types :
| Canal | Fonctionnement | Portée | Qui supporte l’effort | Usage typique |
|---|---|---|---|---|
| Connexion directe / EDI | Deux parties connectent leurs systèmes directement, ou via un fournisseur EDI, avec des accords propres à chaque partenaire commercial. | Uniquement les partenaires avec lesquels une connexion a été mise en place | Les deux parties, pour chaque connexion | Flux de factures importants et réguliers entre partenaires commerciaux établis, comme dans la distribution et la logistique |
| Portail fournisseurs du client | Le fournisseur saisit ou téléverse les factures dans le portail du client. | Uniquement ce client | Le fournisseur : travail manuel pour chaque client | Fournisseurs émettant peu de factures à destination d’un grand client |
| Réseau fermé d’un Business Service Provider (BSP) | Le client choisit un réseau, comme SAP Business Network (Ariba), Tungsten Network ou Coupa. Les fournisseurs s’inscrivent sur chaque réseau. | Uniquement les participants de ce réseau | Souvent le fournisseur, via des frais de raccordement ou de transaction | Grandes organisations acheteuses souhaitant externaliser la réception de leurs factures |
| Réseau ouvert avec fournisseurs de services | Vous vous connectez une seule fois auprès d’un fournisseur de services. Les fournisseurs de services sont interconnectés et acheminent les messages les uns pour les autres. Exemples : Peppol (international) et DBNA (États-Unis). | Tous les participants du réseau, quel que soit leur fournisseur de services | Les deux parties, chacune auprès de son propre fournisseur de services | Largement applicable, des PME aux pouvoirs publics, souvent intégré aux logiciels comptables |
| Plateforme publique | Les factures transitent par une plateforme centrale de l’État, comme SdI (Italie), FACe (Espagne, factures destinées au secteur public) ou KSeF (Pologne). | Selon le pays : destinataires publics, ou l’ensemble des flux de factures | L’émetteur, qui doit respecter les exigences propres au pays | Imposé par la loi, dans le pays concerné ou à destination du secteur public |
Dans le comparateur de Peppol.now, vous voyez pour chaque fournisseur les solutions et canaux pris en charge.
Quelle forme vous convient ? Commencez par le destinataire
Le bon choix ne part pas de votre propre préférence, mais de la question de savoir ce que votre destinataire exige ou accepte. Ce n'est qu'ensuite que vous déterminez quelle solution y répond le mieux compte tenu de votre situation. Étape 1 : que demande votre destinataire ?
Pouvoirs publics
Dans de nombreux pays européens, les pouvoirs publics demandent des factures électroniques via le réseau Peppol. Ce n'est pas le cas partout. Certains pays disposent de leur propre plateforme publique. En Italie, toutes les factures transitent par SdI. En Espagne, les fournisseurs soumettent leurs factures au secteur public via un point de réception central, comme FACe.
Grandes entreprises
Elles utilisent souvent plusieurs canaux simultanément : l'EDI pour les flux de factures importants avec de grands fournisseurs réguliers, et un portail fournisseurs pour les petits fournisseurs émettant peu de factures, qui ne voient pas encore de raison d'investir dans un logiciel de facturation électronique. Elles recourent en outre souvent à un réseau BSP fermé pour externaliser la réception de leurs propres factures ; les coûts et l'effort reposent alors souvent sur le fournisseur, qui paie ainsi pour l'efficacité du client. Elles optent de plus en plus souvent aussi pour un réseau ouvert comme Peppol, afin de répondre aux besoins des petits fournisseurs déjà connectés via leur logiciel comptable.
Clients PME
Ils reçoivent généralement via leur logiciel comptable. Vous pouvez souvent vérifier dans un annuaire public, comme l'carnet d’adresses Peppol, si et comment un destinataire est joignable.
Clients à l'étranger
Un canal imposé par la loi peut s'y appliquer, comme une plateforme nationale ou un réseau obligatoire.
Étape 2 : qu'est-ce qui convient à votre situation ?
- Environnement numérique : travaillez-vous sans logiciel ni module de facturation électronique, avec un logiciel comptable ou avec un système ERP ?
- Volume et répartition : combien de factures envoyez-vous, et combien de clients exigent une facture électronique, via quel canal ?
- Ambition : souhaitez-vous uniquement répondre à l’exigence d’un client, ou également recevoir, comptabiliser automatiquement et automatiser vos processus ?
- Capacité d’investissement : combien la solution peut-elle coûter, par mois, par facture et par canal connecté ?
En pratique
- Peu de factures, pas de logiciel ni de module de facturation électronique : un portail web est le moyen le plus rapide de démarrer. Avec un seul grand client, il peut s’agir du portail de ce dernier.
- Un logiciel comptable : vérifiez quels canaux le module de facturation électronique prend en charge, et s’il s’agit des canaux utilisés par vos clients.
- Un système ERP et de nombreux grands clients : choisissez de préférence un fournisseur de services qui regroupe plusieurs canaux, afin de desservir avec une seule connexion l’EDI, les réseaux ouverts et les réseaux fermés.
Vous hésitez ? Ne choisissez jamais uniquement en fonction de ce qui est le plus simple pour vous. Demandez à votre client quel canal et quel format il accepte. Une solution que le destinataire ne peut pas traiter ne vous apporte rien. Choisissez ensuite de préférence une solution qui prend également en charge d’autres canaux ou peut les ajouter ultérieurement, afin d’évoluer lorsque des clients ou la législation imposent de nouvelles exigences.
Pour chaque solution, vérifiez : Pouvez-vous recevoir en plus d’envoyer ? Quels canaux et réseaux sont pris en charge ? La solution prend-elle en charge les pays et les formats de vos clients ? Et combien coûte chaque canal supplémentaire ? Les fournisseurs qui répondent à vos exigences figurent dans le comparateur. Vous trouverez davantage d’aide pour faire votre choix sur Choisir une solution de facturation électronique.
Pour les organisations publiques
La directive 2014/55/UE oblige les organisations publiques de l’Union européenne à pouvoir recevoir et traiter des factures électroniques conformes à la norme européenne EN 16931. Pour les fournisseurs, la directive laisse l’envoi libre : ils peuvent choisir eux-mêmes leur mode de facturation. Les États membres peuvent toutefois aller plus loin, et plusieurs le font :
- Italie : toutes les factures transitent par la plateforme SdI.
- Espagne : les sociétés anonymes et les sociétés à responsabilité limitée, entre autres, doivent facturer électroniquement le secteur public.
- Suède : les fournisseurs doivent envoyer des factures électroniques pour les marchés publics lancés à partir du 1er avril 2019.
Les organisations publiques prises individuellement font aussi de plus en plus souvent de la facturation électronique une condition contractuelle. Il est alors important pour les pouvoirs publics que les petits fournisseurs puissent également transmettre leurs factures, par exemple via un portail ou leur logiciel comptable.
En résumé
Il n’existe pas une seule meilleure forme de facturation électronique. Le bon choix découle de quatre éléments :
- les canaux et formats que vos destinataires exigent ou acceptent ;
- les exigences légales applicables dans les pays où vous facturez ;
- la solution adaptée à votre logiciel, à votre volume et à votre ambition ;
- ce que vous souhaitez et pouvez investir.
Gardez à l’esprit que vous ne pourrez parfois pas échapper à plusieurs canaux simultanément, par exemple Peppol pour les pouvoirs publics, le réseau d’un grand client et une plateforme nationale à l’étranger. Une solution qui prend en charge plusieurs canaux vous évite de devoir mettre en place un nouveau dispositif pour chaque client. Vous vous interrogez sur les coûts ? Lisez Combien coûte la facturation électronique via Peppol, ou comparez les fournisseurs sur Peppol.now.
