Quiconque souhaite envoyer ou recevoir des factures électroniques se trouve face à un choix entre de nombreux fournisseurs, avec peu d’informations comparables. Choisir une solution de facturation électronique commence par une question : quelle solution s’adapte à la manière dont votre organisation facture déjà aujourd’hui ? Cette page présente les types de solutions existants et les critères décisifs. Vient ensuite une liste de contrôle de questions à poser à chaque fournisseur, afin de comparer les offres sur le fond et non sur le discours commercial.
Quels types de solutions existe-t-il ?
Ce que chaque voie implique pour la connexion elle-même, vous le découvrirez dans Démarrer avec Peppol.
Intégrée à votre logiciel comptable ou de facturation
Convient aux organisations qui utilisent déjà leur logiciel et dont le volume est faible à moyen. La voie la plus simple, à condition que votre logiciel prenne aussi correctement en charge la réception.
Portail web d'un fournisseur de services
Convient à un petit nombre de factures, sans logiciel de facturation électronique propre. Peu d'automatisation.
Service distinct connecté à votre logiciel
Convient si votre logiciel ne prend pas lui-même en charge Peppol, mais dispose d'une connexion ou d'un import et export.
Via votre comptable ou cabinet d'expertise comptable
Convient s'ils tiennent déjà votre comptabilité. Soyez attentif aux accords concernant votre identifiant Peppol et l'accès aux factures entrantes.
Prestataire EDI ou plateforme purchase-to-pay
Convient aux organisations qui échangent déjà des messages avec des partenaires commerciaux réguliers, par exemple dans la distribution ou la logistique.
Connexion ERP ou API
Convient aux volumes importants, aux entités ou pays multiples. Demande le plus de paramétrage et apporte le plus d'automatisation.
Choisir une solution de facturation électronique : à quoi faire attention ?
Pour en savoir plus sur les différents formats et canaux, consultez Les formes de facturation électronique.
Volume de factures
Dix factures par mois n'appellent pas la même solution que dix mille. À faible volume, un portail ou une fonction intégrée suffit ; à volume élevé, l'automatisation et le modèle tarifaire pèsent davantage. Pour l'impact financier, consultez Combien coûte la facturation électronique via Peppol ?
Pays dans lesquels vous facturez
Chaque pays a ses propres règles. En Belgique, Peppol est la norme entre entreprises ; en France, la facturation électronique passe par une plateforme agréée ; en Allemagne, tout format conforme à la norme européenne est admis, y compris par e-mail ; aux Pays-Bas et au Luxembourg, Peppol est surtout la voie vers les organismes publics. Choisissez une solution qui couvre les voies de vos partenaires commerciaux et applique les nouvelles règles en temps utile.
Logiciels et architecture existants
La meilleure solution s'adapte à ce que vous avez déjà. Identifiez les systèmes comptables, ERP ou EDI que vous utilisez et vérifiez si le fournisseur dispose d'une connexion éprouvée pour ceux-ci. Le sur-mesure prend du temps et exige de la maintenance.
Envoi et/ou réception
Certaines solutions excellent dans l'envoi mais ne traitent que partiellement les factures électroniques reçues, ou inversement. Si vous souhaitez que vos factures d'achat arrivent automatiquement, interrogez spécifiquement le fournisseur sur la réception.
Niveau d'assistance souhaité
Une facture rejetée ou non distribuée affecte directement votre trésorerie. Vérifiez si une assistance est disponible dans votre langue, dans quel délai les problèmes sont pris en charge et si les messages en échec font l'objet d'une supervision.
Portabilité et sortie
Votre identifiant Peppol et son enregistrement appartiennent à votre organisation, pas au fournisseur. Demandez à l'avance comment se déroule un changement de fournisseur, ce qu'il advient de votre archive et quels délais de résiliation s'appliquent. Aux Pays-Bas, l'ancien fournisseur de services doit transférer ou clôturer votre enregistrement dans un délai de trois jours ouvrables.
La liste de contrôle : les questions à poser à chaque fournisseur
Soumettez les questions suivantes à chaque fournisseur que vous envisagez. Les fournisseurs qui y répondent clairement et par écrit peuvent être comparés équitablement.
Réseau et enregistrement
- Êtes-vous vous-même fournisseur de services Peppol certifié, ou passez-vous par un autre fournisseur ?
- Comment identifiez-vous notre organisation ?
- Sous quel identifiant Peppol nous enregistrez-vous, et pouvez-vous gérer plusieurs entités ?
- Quels types de documents prenez-vous en charge en plus des factures ?
- Prenez-vous en charge les exigences de tous les pays dans lesquels nous facturons, et comment appliquez-vous les nouvelles règles ?
Connexion et traitement
- Quelle connexion proposez-vous avec notre logiciel ou notre ERP, et combien de clients l’utilisent déjà ?
- Comment se déroule le traitement des factures électroniques reçues ?
- Contrôlez-vous les factures avant leur envoi, et comment sommes-nous avertis lorsqu’une facture est rejetée ou n’a pas été distribuée ?
Fiabilité et assistance
- Quel niveau d’assistance proposez-vous : disponibilité, langue, délais de réponse ?
- Disposez-vous de la certification ISO 27001 ou d’une attestation équivalente ?
- Où nos données sont-elles stockées ?
- Pendant combien de temps et dans quel format archivez-vous, et pouvons-nous exporter ?
Coûts et sortie
- Comment votre modèle tarifaire est-il construit et que signifie-t-il dans notre situation ?
- Comment se déroule un changement de fournisseur, et participez-vous au transfert de notre identifiant Peppol ?
Pour les organismes publics
En vertu de la directive 2014/55/UE, les organismes publics de l’UE doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques ; beaucoup utilisent Peppol comme canal de réception. Lors du choix, soyez surtout attentif à la réception, à la connexion avec votre système financier et aux conditions de votre politique d’achat public. Déterminez également à l’avance sous quel numéro d’identification vous serez enregistré dans l’carnet d’adresses Peppol (aux Pays-Bas, par exemple, l’OIN, l’identifiant néerlandais des organismes publics).
Pour les intégrateurs
Les intégrateurs qui intègrent Peppol pour leurs clients s’intéressent surtout à l’aspect technique : la qualité de l’API et de la documentation, un environnement de test, des webhooks pour les messages de statut, la prise en charge de plusieurs clients au sein d’un même compte et la possibilité de gérer les enregistrements SMP via l’API. Demandez également comment le fournisseur applique et annonce les modifications des spécifications Peppol. Pour la mise en œuvre technique de Peppol, lisez Intégrer Peppol dans votre logiciel.
Pour conclure
Choisir une solution de facturation électronique est plus simple si vous faites d’abord le point sur votre propre situation : volume, pays, systèmes et choix entre envoi, réception ou les deux. Grâce à la liste de contrôle de cette page, vous posez les mêmes questions à chaque fournisseur. Dans le comparateur de Peppol.now, vous voyez ensuite quelles solutions y répondent le mieux ; filtrez-y selon votre logiciel, votre secteur, votre zone de couverture et les caractéristiques recherchées. Si vous achetez dans le cadre d’un appel d’offres, lisez également Acheter un service Peppol.
