Wie e-facturen wil versturen of ontvangen via Peppol, staat voor een keuze met veel aanbieders en weinig vergelijkbare informatie. Een e-facturatieoplossing kiezen begint met één vraag: welke oplossing sluit aan op de manier waarop uw organisatie nu al factureert? Op deze pagina ziet u welke soorten oplossingen er zijn en welke criteria de doorslag geven. Daarna volgt een checklist met vragen die u aan elke aanbieder kunt stellen, zodat u offertes vergelijkt op inhoud en niet op verkooppraat.
Welke soorten e-facturatieoplossingen zijn er?
Boekhoudpakket met Peppol ingebouwd
Portaaloplossing
EDI-provider
ERP-koppeling of API
Een e-facturatieoplossing kiezen: waarop let u?
Meer achtergrond over de verschillende formaten en kanalen leest u op Vormen van e-facturatie.
Factuurvolume
Tien facturen per maand vragen een andere oplossing dan tienduizend. Bij lage volumes volstaat een portaal of ingebouwde functie; bij hoge volumes wegen automatisering en het prijsmodel zwaarder. Wat dat financieel betekent, leest u op Wat kost e-facturatie via Peppol.
Landen waarin u factureert
Peppol werkt internationaal, maar landen stellen soms eigen eisen aan inhoud en formaat, bovenop de Peppol-standaard. Factureert u in meerdere landen, controleer dan of de aanbieder die eisen ondersteunt en actueel houdt.
Bestaande software en architectuur
De beste oplossing sluit aan op wat u al heeft. Kijk welke boekhoud-, ERP- of EDI-systemen u gebruikt en of de aanbieder daar een bewezen koppeling voor heeft. Maatwerk kost tijd en vraagt onderhoud.
Verzenden en/of ontvangen
Sommige oplossingen zijn sterk in verzenden maar verwerken ontvangen e-facturen maar beperkt, of andersom. Wilt u inkoopfacturen automatisch laten binnenkomen, vraag dan specifiek naar de ontvangstkant.
Gewenst supportniveau
Een afgewezen of niet afgeleverde factuur raakt direct uw cashflow. Kijk of er support is in uw taal, binnen welke termijn problemen worden opgepakt en of er monitoring is op mislukte berichten.
Overstapbaarheid en exit
Uw Peppol-ID en de registratie daarvan horen bij uw organisatie, niet bij de aanbieder. Vraag vooraf hoe een overstap verloopt, wat er met uw archief gebeurt en welke opzegtermijnen gelden.
De checklist: vragen voor elke aanbieder
Wat betekent dit voor u als ondernemer? Leg de volgende vragen aan elke aanbieder voor die u overweegt. Aanbieders die hier helder en schriftelijk antwoord op geven, kunt u eerlijk met elkaar vergelijken.
Checklist
- Is uw organisatie een gecertificeerde Peppol Serviceprovider, of werkt u via een andere partij?
- Ondersteunt uw oplossing zowel het verzenden als het ontvangen van e-facturen via Peppol?
- Welke koppeling heeft u met ons boekhoudpakket of ERP-systeem, en hoeveel klanten gebruiken die koppeling al?
- Welke documenttypen ondersteunt u naast facturen, zoals creditnota's, orders en statusberichten?
- Ondersteunt u de landspecifieke eisen van alle landen waarin wij factureren?
- Hoe registreert u ons in het Peppol-adresboek (SMP) en onder welk Peppol-ID?
- Controleert u facturen vóór verzending op de Peppol-validatieregels, en hoe hoort u het als een factuur wordt afgewezen?
- Hoe krijgen wij een melding als een factuur niet is afgeleverd, en wat is dan de vervolgstap?
- Hoe verloopt de verwerking van ontvangen e-facturen in onze administratie?
- Hoe lang en in welk formaat archiveert u verzonden en ontvangen facturen, en kunnen wij die exporteren?
- Welk supportniveau biedt u: bereikbaarheid, taal, reactietermijnen en vaste contactpersoon?
- Hoe is uw prijsmodel opgebouwd: vaste kosten, kosten per bericht, en kosten voor koppeling of implementatie?
- Hoe verloopt een overstap naar een andere aanbieder, en werkt u mee aan de overdracht van ons Peppol-ID?
- Waar worden onze factuurgegevens opgeslagen en verwerkt, en hoe is de beveiliging geregeld?
Voor overheidsorganisaties
Publieke organisaties in de EU moeten op grond van richtlijn 2014/55/EU e-facturen kunnen ontvangen; veel organisaties gebruiken Peppol als ontvangstkanaal. Let bij de keuze vooral op de ontvangstkant, de koppeling met uw financiële systeem en de voorwaarden uit uw aanbestedingsbeleid. Leg ook vooraf vast onder welk identificatienummer u in het Peppol-adresboek wordt geregistreerd (in Nederland bijvoorbeeld het OIN).
Voor integrators
Integrators die Peppol inbouwen voor klanten kijken vooral naar de technische kant: de kwaliteit van de API en documentatie, een testomgeving, webhooks voor statusberichten, ondersteuning voor meerdere klanten binnen één account en de mogelijkheid om SMP-registraties via de API te beheren. Vraag ook hoe de aanbieder wijzigingen in Peppol-specificaties doorvoert en aankondigt.
Tot slot
Een e-facturatieoplossing kiezen is makkelijker als u eerst uw eigen situatie in kaart brengt: volume, landen, systemen en de keuze tussen verzenden, ontvangen of beide. Met de checklist op deze pagina stelt u elke aanbieder dezelfde vragen. In de vergelijker op peppol.nu ziet u daarna welke oplossingen daar het beste op aansluiten. Meer over het kiezen van een accesspoint leest u in de blog Een Peppol Accesspoint kiezen.
