Wie e-facturen wil versturen of ontvangen, staat voor een keuze met veel aanbieders en weinig vergelijkbare informatie. Een e-facturatieoplossing kiezen begint met één vraag: welke oplossing sluit aan op de manier waarop uw organisatie nu al factureert? Op deze pagina ziet u welke soorten oplossingen er zijn en welke criteria de doorslag geven. Daarna volgt een checklist met vragen die u aan elke aanbieder kunt stellen, zodat u offertes vergelijkt op inhoud en niet op verkooppraat.
Welke soorten oplossingen zijn er?
Wat elke route betekent voor het aansluiten zelf, leest u in Starten met Peppol.
Ingebouwd in uw boekhoud- of facturatiepakket
Past bij organisaties die hun pakket al gebruiken en een beperkt tot gemiddeld volume hebben. De eenvoudigste route, mits uw pakket ook de ontvangstkant goed ondersteunt.
Webportaal van een serviceprovider
Past bij een klein aantal facturen zonder eigen e-facturatiesoftware. Weinig automatisering.
Losse dienst gekoppeld aan uw pakket
Past als uw pakket Peppol niet zelf ondersteunt, maar wel een koppeling of import en export heeft.
Via uw boekhouder of administratiekantoor
Past als zij uw administratie al voeren. Let op afspraken over uw Peppol ID en toegang tot inkomende facturen.
EDI-dienstverlener of purchase-to-pay-platform
Past bij organisaties die al berichten uitwisselen met vaste handelspartners, bijvoorbeeld in retail of logistiek.
ERP-koppeling of API
Past bij grote volumes, meerdere entiteiten of landen. Vraagt de meeste inrichting en levert de meeste automatisering.
Een e-facturatieoplossing kiezen: waarop let u?
Meer achtergrond over de verschillende formaten en kanalen leest u op Vormen van e-facturatie.
Factuurvolume
Tien facturen per maand vragen een andere oplossing dan tienduizend. Bij lage volumes volstaat een portaal of ingebouwde functie; bij hoge volumes wegen automatisering en het prijsmodel zwaarder. Wat dat financieel betekent, leest u op Wat kost e-facturatie via Peppol.
Landen waarin u factureert
Elk land heeft eigen regels. In België is Peppol de standaard tussen bedrijven; in Frankrijk loopt e-facturatie via een plateforme agréée; in Duitsland mag elk formaat dat aan de Europese norm voldoet, ook per e-mail; in Nederland en Luxemburg is Peppol vooral de route richting de overheid. Kies een oplossing die de routes van uw handelspartners dekt en nieuwe regels tijdig doorvoert.
Bestaande software en architectuur
De beste oplossing sluit aan op wat u al heeft. Kijk welke boekhoud-, ERP- of EDI-systemen u gebruikt en of de aanbieder daar een bewezen koppeling voor heeft. Maatwerk kost tijd en vraagt onderhoud.
Verzenden en/of ontvangen
Sommige oplossingen zijn sterk in verzenden maar verwerken ontvangen e-facturen maar beperkt, of andersom. Wilt u inkoopfacturen automatisch laten binnenkomen, vraag dan specifiek naar de ontvangstkant.
Gewenst supportniveau
Een afgewezen of niet afgeleverde factuur raakt direct uw cashflow. Kijk of er support is in uw taal, binnen welke termijn problemen worden opgepakt en of er monitoring is op mislukte berichten.
Overstapbaarheid en exit
Uw Peppol-ID en de registratie daarvan horen bij uw organisatie, niet bij de aanbieder. Vraag vooraf hoe een overstap verloopt, wat er met uw archief gebeurt en welke opzegtermijnen gelden. In Nederland moet de oude serviceprovider uw registratie binnen drie werkdagen overdragen of beëindigen.
De checklist: vragen voor elke aanbieder
Leg de volgende vragen aan elke aanbieder voor die u overweegt. Aanbieders die hier helder en schriftelijk antwoord op geven, kunt u eerlijk met elkaar vergelijken.
Netwerk en registratie
- Bent u zelf gecertificeerd serviceprovider, of werkt u via een andere partij?
- Hoe identificeert u onze organisatie?
- Onder welk Peppol ID registreert u ons, en kunt u meerdere entiteiten beheren?
- Welke documenttypen ondersteunt u naast facturen?
- Ondersteunt u de eisen van alle landen waarin wij factureren, en hoe voert u nieuwe regels door?
Koppeling en verwerking
- Welke koppeling heeft u met ons pakket of ERP, en hoeveel klanten gebruiken die al?
- Hoe verloopt de verwerking van ontvangen e-facturen?
- Controleert u facturen vóór verzending, en hoe hoort u het als een factuur wordt afgewezen of niet is afgeleverd?
Betrouwbaarheid en support
- Welk supportniveau biedt u: bereikbaarheid, taal, reactietermijnen?
- Beschikt u over ISO 27001 of een gelijkwaardige verklaring?
- Waar worden onze gegevens opgeslagen?
- Hoe lang en in welk formaat archiveert u, en kunnen wij exporteren?
Kosten en exit
- Hoe is uw prijsmodel opgebouwd en wat betekent dat in onze situatie?
- Hoe verloopt een overstap, en werkt u mee aan de overdracht van ons Peppol ID?
Voor overheidsorganisaties
Publieke organisaties in de EU moeten op grond van richtlijn 2014/55/EU e-facturen kunnen ontvangen; veel organisaties gebruiken Peppol als ontvangstkanaal. Let bij de keuze vooral op de ontvangstkant, de koppeling met uw financiële systeem en de voorwaarden uit uw aanbestedingsbeleid. Leg ook vooraf vast onder welk identificatienummer u in het Peppol-adresboek wordt geregistreerd (in Nederland bijvoorbeeld het OIN).
Voor integrators
Integrators die Peppol inbouwen voor klanten kijken vooral naar de technische kant: de kwaliteit van de API en documentatie, een testomgeving, webhooks voor statusberichten, ondersteuning voor meerdere klanten binnen één account en de mogelijkheid om SMP-registraties via de API te beheren. Vraag ook hoe de aanbieder wijzigingen in Peppol-specificaties doorvoert en aankondigt. Hoe u Peppol technisch inbouwt, leest u in Peppol integreren in uw software.
Tot slot
Een e-facturatieoplossing kiezen is makkelijker als u eerst uw eigen situatie in kaart brengt: volume, landen, systemen en de keuze tussen verzenden, ontvangen of beide. Met de checklist op deze pagina stelt u elke aanbieder dezelfde vragen. In de vergelijker op Peppol.nu ziet u daarna welke oplossingen daar het beste op aansluiten; filter daar op uw software, sector, verzorgingsgebied en eigenschappen. Koopt u in via een aanbesteding, lees dan ook Een Peppol-dienst inkopen.
