Wie facturen via Peppol wil versturen of ontvangen, stelt al snel de vraag wat dat kost. De kosten van e-facturatie via Peppol bestaan niet uit één vast bedrag, maar uit een optelsom van bouwstenen die per aanbieder anders zijn ingericht. Deze pagina legt uit uit welke onderdelen de kosten bestaan, welke factoren de prijs bepalen en hoe dat uitpakt voor drie typen organisaties. Bedragen noemen we bewust niet: prijzen veranderen en verschillen sterk per aanbieder. Actuele prijzen vergelijkt u in de vergelijker op peppol.nu.
Hoe werkt betalen voor Peppol?
Peppol is een netwerk met gezamenlijke afspraken en standaarden. Als ondernemer sluit u niet zelf aan op het netwerk: dat doet u via een Peppol Serviceprovider, die uw facturen in het juiste formaat verstuurt en inkomende facturen voor u ontvangt. U betaalt die serviceprovider, of de leverancier van uw boekhoud- of ERP-software die een serviceprovider heeft ingebouwd. Het Peppol-netwerk zelf brengt geen aparte berichtkosten bij u in rekening.
Wat is de kostenopbouw bij e-facturatie via Peppol?
Dit zijn mogelijke onderdelen waaruit de prijs van een aanbieder kan zijn opgebouwd; niet elk onderdeel geldt bij elke aanbieder. Sommige aanbieders rekenen helemaal geen aanvullende kosten, omdat alles al in één pakket zit. Andere aanbieders werken met een combinatie van vaste en variabele kosten, opgebouwd uit (een deel van) onderstaande componenten.
Vast abonnement
Prijs per document
Eenmalige inrichtingskosten
Koppeling met boekhoud- of ERP-software
Ontvangen versus verzenden
Welke factoren bepalen de kosten van e-facturatie via Peppol?
Factuurvolume
Het aantal documenten per maand of per jaar is bij de meeste prijsmodellen de belangrijkste factor. Bij een laag volume weegt het abonnement zwaarder; bij een hoog volume wordt de prijs per document bepalend.
Landen waarin u factureert
Factureert u in meerdere landen, dan kunnen er eisen gelden bovenop de standaard Peppol-afspraken, zoals nationale formaatvarianten of rapportageverplichtingen. Niet elke aanbieder dekt alle landen even goed.
Complexiteit van de integratie
Een standaardkoppeling met een bekend boekhoudpakket is iets anders dan een integratie met een ERP-systeem met eigen velden of goedkeuringsstromen. Hoe complexer de integratie, hoe hoger de kosten.
Support en dienstverlening
Standaardsupport zit vaak in de prijs. Vaste contactpersonen, afgesproken reactietijden (SLA) of hulp bij het aansluiten van handelspartners worden vaak apart geprijsd.
Extra diensten
Sommige aanbieders bieden meer dan alleen Peppol: archivering, validatie of factuurverwerking. Vergelijk dan appels met appels. Welke vormen van e-facturatie er zijn, leest u op Vormen van e-facturatie.
Rekenvoorbeeld: drie typen bedrijven
De voorbeelden hieronder zijn kwalitatief: ze laten zien welke kostenposten zwaar wegen, niet wat u betaalt.
Kleine ondernemer met laag volume
- Zwaarst wegend: de vaste kosten (abonnement of basispakket)
- Beperkt: de prijs per document, omdat het volume laag is
- Vaak verwaarloosbaar: inrichting en koppeling, als Peppol al in het boekhoudpakket zit
- Controleer of Peppol in uw huidige pakket al beschikbaar is
Mkb-bedrijf met gemiddeld volume
- Zwaarst wegend: de combinatie van abonnement en prijs per document
- Belangrijk: het ontvangen van inkoopfacturen, vaak een groter volume dan verwacht
- Gemiddeld: de koppelingskosten, afhankelijk van een standaardconnector
- Reken met uw werkelijke volume in beide richtingen
Grotere organisatie met hoog volume en meerdere landen
- Zwaarst wegend: de integratie met het ERP-systeem en de eenmalige implementatie
- Belangrijk: landendekking en ondersteuning van nationale eisen
- Relatief laag per stuk: de prijs per document bij grote volumes
- Vraag naar de totale kosten over meerdere jaren
Wat dit betekent voor ondernemers
Met deze checklist brengt u de kostenfactoren voor uw eigen organisatie in kaart.
Checklist
- Breng uw aantal verzonden facturen per maand in kaart
- Breng ook uw aantal ontvangen facturen per maand in kaart
- Controleer of uw huidige boekhoud- of ERP-software Peppol al ondersteunt
- Noteer in welke landen u factureert en of daar extra eisen gelden
- Bepaal of u een standaardkoppeling kunt gebruiken of maatwerk nodig heeft
- Vraag bij elke aanbieder uit wat als document telt en wat dat boven de bundel kost
- Vraag naar eenmalige kosten voor inrichting, koppeling en het aansluiten van handelspartners
- Vergelijk het supportniveau en de reactietijden met wat u nodig heeft
- Reken de totale kosten door over meerdere jaren, niet alleen de maandprijs
- Vergelijk minimaal drie aanbieders op basis van uw eigen volume en situatie
Voor overheidsorganisaties
Overheidsorganisaties zijn in veel landen verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen, onder meer op basis van EU-richtlijn 2014/55/EU. Voor hen draait de kostenvraag vooral om ontvangst op schaal en de koppeling met het financiële systeem. Bekijk eerst of uw organisatie kan aansluiten op een centrale of gezamenlijke voorziening voordat u een eigen oplossing aanbesteedt.
Samenvatting
Hoe u vervolgens een keuze maakt, leest u op Een e-facturatieoplossing kiezen.
De kosten van e-facturatie via Peppol hangen vooral af van uw volume, de manier waarop Peppol aansluit op uw software, de landen waarin u zaken doet en het gewenste supportniveau. Wie deze factoren vooraf in kaart brengt, kan de kosten goed inschatten en eerlijk vergelijken. Niet elke aanbieder vermeldt prijzen in de vergelijker op peppol.nu; ontbreekt die informatie, kijk dan op de website van de aanbieder of vraag een offerte aan.
