Een overheidsorganisatie moet e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Twee vragen zijn dan belangrijk: wat telt als “kunnen ontvangen”, en langs welke route richt u dat in? Op deze pagina leest u welke eisen er gelden, welke drie routes er zijn en hoe u bepaalt of één Peppol ID genoeg is voor uw organisatie.
Wat “ontvangen en verwerken” inhoudt
“Ontvangen en verwerken” betekent meer dan een mailbox openstellen voor pdf-facturen. Een overheidsorganisatie moet elektronische facturen ontvangen en verwerken die voldoen aan een erkende semantische norm. Zo’n norm legt vast welke gegevens een factuur bevat en wat die gegevens betekenen. Uw systemen kunnen de factuur daardoor automatisch lezen. In Europa is EN 16931 de Europese norm voor e-facturatie. De wettelijke basis is Richtlijn 2014/55/EU, vastgesteld in 2014. Die richtlijn verplicht aanbestedende diensten en overheidsinstanties in de EU om e-facturen te ontvangen en verwerken die aan de Europese norm voldoen. Lidstaten hebben de richtlijn omgezet in nationale wetgeving, en veel landen gaan verder:
- Nederland: de Rijksoverheid heeft e-factureren verplicht gesteld voor alle opdrachten, bestellingen en contracten. Leveranciers kunnen via een serviceprovider, het Leveranciersportaal of Digipoort factureren.
- België: sinds 1 maart 2024 is e-facturatie via Peppol verplicht bij overheidsopdrachten. Opdrachten onder 3.000 euro kunnen zijn uitgezonderd, behalve bij de federale overheid.
- Luxemburg: gefaseerd verplicht voor leveranciers bij overheidsopdrachten: voor grote ondernemingen sinds 18 mei 2022, voor middelgrote sinds 18 oktober 2022 en voor kleine sinds 18 maart 2023. Leveranciers factureren via Peppol of via formulieren op MyGuichet.lu.
- Frankrijk: alle leveranciers van de overheid factureren sinds 1 januari 2020 elektronisch via Chorus Pro.
- Duitsland: sinds 27 november 2020 voor directe opdrachten van de federale overheid vanaf 1.000 euro netto, in XRechnung of een andere EU-conforme standaard. Leveranciers factureren via het centrale platform OZG-RE, onder meer via Peppol.
- Daarbuiten: in Italië lopen alle facturen via het platform SdI, en in Spanje dienen leveranciers hun facturen aan de overheid in via een centraal ontvangstpunt, zoals FACe.
Ook buiten de EU gelden in verschillende rechtsgebieden vergelijkbare verplichtingen voor overheden om e-facturen in een gestructureerd formaat te ontvangen. Welke verplichting in uw situatie geldt, hangt af van het rechtsgebied waarin uw organisatie valt. Controleer dit altijd bij de primaire bron: EUR-Lex of de bevoegde nationale autoriteit. Meer over de wettelijke achtergrond leest u op de pagina Verplichte e-facturatie.
Twee ontvangstroutes, en de koppeling erachter
Er zijn twee manieren om e-facturen te ontvangen. Daarachter bepaalt u altijd hoe ze in uw financiële systeem terechtkomen.
Route 1: centraal overheidsplatform
Route 2: eigen serviceprovider
Daarachter: de koppeling met uw financiële systeem
Adressering van onderdelen: één of meerdere Peppol ID's
Veel overheidsorganisaties bestaan uit meerdere onderdelen, zoals afzonderlijke diensten, afdelingen of locaties. Dan moet u kiezen: volstaat één centraal Peppol ID, of heeft elk onderdeel een eigen Peppol ID nodig?
Dat hangt af van hoe facturen binnen uw organisatie gerouteerd en verwerkt moeten worden. Eén centraal Peppol ID past bij een organisatie met één centrale crediteurenadministratie; interne verdeling gebeurt dan op basis van gegevens in de factuur, zoals een ordernummer of referentie. Meerdere Peppol ID’s passen bij onderdelen met een eigen administratie, een eigen financieel systeem of een eigen verantwoordelijkheid voor betaling: facturen komen dan direct bij het juiste onderdeel binnen.
Hoe een Peppol ID werkt en hoe u het registreert, leest u op de pagina Peppol ID.
In Peppol is een referentie van de afnemer of een ordernummer verplicht op elke e-factuur. Dat is het belangrijkste instrument om facturen intern bij het juiste onderdeel te krijgen. Vraag leveranciers dus altijd om die referentie te vermelden.
Zelf e-facturen versturen
Overheidsorganisaties versturen zelf ook facturen, bijvoorbeeld voor huur, leges, detachering of doorbelastingen. Wie dat als e-factuur doet, laat zien dat e-facturatie de standaard is en vergroot het draagvlak bij leveranciers en afnemers. Bovendien raakt de Europese digitale rapportage vanaf 1 juli 2030 ook overheden die als leverancier grensoverschrijdend factureren. Meer daarover leest u in ViDA uitgelegd.
Wat dit betekent voor overheidsorganisaties
Checklist ontvangstroute
- Bepaal de ontvangstroute: centraal platform of eigen serviceprovider, passend bij de grootte en IT-capaciteit van uw organisatie
- Kies hoe e-facturen in uw financiële systeem terechtkomen
- Stel vast of u één centraal Peppol ID nodig heeft of meerdere, per onderdeel
- Zorg dat u vindbaar bent in het netwerk, zodat leveranciers u kunnen bereiken
- Valideer e-facturen automatisch tegen de norm die voor u geldt, en spreek af hoe u afgekeurde facturen afhandelt
- Vertel leveranciers via welk kanaal, in welk formaat en met welke verplichte referentie zij moeten factureren
- Overweeg zelf ook e-facturen te versturen
- Gaat u een Peppol-dienst inkopen? Lees dan Een Peppol-dienst inkopen voor het eisenkader
Voor softwareleveranciers
Heeft u overheidsorganisaties als klant? Dan krijgt uw software met verschillende routes te maken. Sommige overheidsklanten ontvangen via een centraal overheidsplatform en hebben vooral een betrouwbare doorgifte naar dat platform nodig. Andere ontvangen rechtstreeks via Peppol en hebben ondersteuning nodig voor Peppol-documenttypen, validatie, verplichte referenties en adressering op één of meerdere Peppol ID’s. Software die beide routes ondersteunt, en ook het verzenden van e-facturen, kan meer overheidsklanten bedienen zonder maatwerk.
Afsluiting en vervolgstappen
Voor goed ingerichte e-facturatie maakt u vier keuzes: de ontvangstroute, de koppeling met uw financiële systeem, de adressering van uw onderdelen, en of u zelf ook e-facturen verstuurt. Heeft u die keuzes gemaakt, dan is de volgende stap het inkopen van de dienst. Daarover leest u meer op de pagina Een Peppol-dienst inkopen. Wilt u zien welke aanbieders aansluiten bij uw eisen? Gebruik de vergelijker op peppol.nu.
