Een overheidsorganisatie moet e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Twee vragen zijn dan belangrijk: wat telt als “kunnen ontvangen”, en langs welke route richt u dat in? Op deze pagina leest u welke eisen er gelden, welke drie routes er zijn en hoe u bepaalt of één Peppol ID genoeg is voor uw organisatie.
Wat "kunnen ontvangen" inhoudt
“Kunnen ontvangen” betekent meer dan een mailbox openstellen voor pdf-facturen. Een overheidsorganisatie moet elektronische facturen ontvangen en verwerken die voldoen aan een erkende semantische norm. Zo’n norm legt vast welke gegevens een factuur bevat en wat die gegevens betekenen. Uw systemen kunnen de factuur daardoor automatisch lezen.
In Europa is EN 16931 de Europese norm voor e-facturatie. De wettelijke basis is Richtlijn 2014/55/EU, vastgesteld in 2014. Die richtlijn verplicht aanbestedende diensten en overheidsinstanties in de EU om e-facturen te ontvangen en verwerken die aan de Europese norm voldoen. Lidstaten hebben de richtlijn omgezet in nationale wetgeving. Nederland en België zijn daar voorbeelden van, met elk een eigen invulling.
Ook buiten de EU gelden in verschillende rechtsgebieden vergelijkbare verplichtingen voor overheden om e-facturen in een gestructureerd formaat te ontvangen. Welke verplichting in uw situatie geldt, hangt af van het rechtsgebied waarin uw organisatie valt. Controleer dit altijd bij de primaire bron: OpenPeppol, EUR-Lex of de bevoegde nationale autoriteit.
Meer over de wettelijke achtergrond leest u op de pagina Verplichte e-facturatie.
De drie routes om te ontvangen
De routes sluiten elkaar niet uit. Veel organisaties combineren een ontvangstroute met een bewust gekozen koppeling naar het financiële systeem.
Centraal overheidsportaal
Eigen Peppol Serviceprovider
Koppeling met het financiële systeem
Adressering van onderdelen: één of meerdere Peppol ID's
Veel overheidsorganisaties bestaan uit meerdere onderdelen, zoals afzonderlijke diensten, afdelingen of locaties. Dan moet u kiezen: volstaat één centraal Peppol ID, of heeft elk onderdeel een eigen Peppol ID nodig?
Dat hangt af van hoe facturen binnen uw organisatie gerouteerd en verwerkt moeten worden. Eén centraal Peppol ID past bij een organisatie met één centrale crediteurenadministratie; interne verdeling gebeurt dan op basis van gegevens in de factuur, zoals een ordernummer of referentie. Meerdere Peppol ID’s passen bij onderdelen met een eigen administratie, een eigen financieel systeem of een eigen verantwoordelijkheid voor betaling: facturen komen dan direct bij het juiste onderdeel binnen.
Hoe een Peppol ID werkt en hoe u het registreert, leest u op de pagina Peppol ID.
Wat dit betekent voor overheidsorganisaties
Checklist ontvangstroute
- Bepaal welke route (portaal, eigen Peppol Serviceprovider, koppeling) past bij de grootte en IT-capaciteit van uw organisatie
- Stel vast of u één centraal Peppol ID nodig heeft of meerdere, per onderdeel
- Zorg dat uw ontvangstproces e-facturen automatisch valideert tegen de semantische norm die voor u geldt
- Vertel leveranciers duidelijk via welk kanaal en in welk formaat zij bij u moeten factureren
- Gaat u een Peppol-dienst aanbesteden of inkopen? Lees dan Een Peppol-dienst inkopen voor het eisenkader
Voor softwareleveranciers
Heeft u overheidsorganisaties als klant? Dan krijgt uw software met verschillende ontvangstroutes te maken. Sommige overheidsklanten ontvangen via een centraal overheidsportaal en hebben vooral een betrouwbare export of doorgifte naar dat portaal nodig. Andere klanten ontvangen rechtstreeks via Peppol en hebben ondersteuning nodig voor Peppol-documenttypen, validatie tegen de toepasselijke norm en adressering op één of meerdere Peppol ID’s. Software die beide routes ondersteunt, kan meer overheidsklanten bedienen zonder maatwerk per klant.
Afsluiting en vervolgstappen
Voor goed ingerichte e-facturatie maakt u drie keuzes: de ontvangstroute, de koppeling met uw financiële systeem en de adressering van uw onderdelen. Heeft u die keuzes gemaakt, dan is de volgende stap het inkopen van de dienst. Daarover leest u meer op de pagina Een Peppol-dienst inkopen. Wilt u zien welke Peppol Serviceproviders aansluiten bij uw eisen? Gebruik de vergelijker op peppol.nu.
