Een veelgestelde vraag van organisaties is of ze verplicht zijn om e-facturen te versturen of te ontvangen. Het antwoord hangt niet af van één regel, maar van een combinatie van factoren: waar uw organisatie gevestigd is, met wie u zakendoet en welke rol u zelf heeft. Op deze pagina leest u welke soorten verplichtingen er bestaan en hoe u stap voor stap bepaalt wat voor uw organisatie geldt.
Deze pagina is bewust algemeen gehouden, omdat verplichtingen per land verschillen en regelmatig veranderen. Actuele ontwikkelingen per land vindt u in ons nieuwsoverzicht en op de blog. Nieuw met e-facturatie? Lees dan eerst Wat is e-facturatie?.
Welke soorten verplichtingen bestaan er?
Overheid ontvangt e-facturen (B2G-ontvangst)
Leveranciers versturen e-facturen aan de overheid (B2G-verzending)
E-facturatie tussen bedrijven (B2B), en soms ook richting consumenten (B2C)
Clearance en e-reporting
Europese digitale rapportage (ViDA)
Wat schrijft de verplichting voor?
Weet u dat er een verplichting geldt, kijk dan naar drie dingen:
- Het formaat: de Europese norm EN 16931, een nationaal formaat, of een specifieke toepassing zoals Peppol BIS.
- Het kanaal: vrije keuze, het Peppol-netwerk, of een verplicht overheidsplatform.
- De ingangsdatum en fasering: voor ontvangen en voor verzenden, en per bedrijfsomvang.
Die drie bepalen samen welke oplossing u nodig heeft. Meer over formaten en kanalen leest u in Factuurformaten en Vormen van e-facturatie.
Wat dit betekent voor u als ondernemer: zo bepaalt u wat er geldt
Deze vormen komen los van elkaar voor, maar ook in combinatie. Een land kan bijvoorbeeld B2G-verzending verplichten en tegelijk een e-reportingverplichting voor alle btw-plichtige transacties hebben. Kijk daarom altijd naar het geheel van regels dat op uw situatie van toepassing is. Beantwoord de volgende vragen: samen geven ze een helder beeld van de verplichtingen die voor uw organisatie relevant zijn.
In welk land of welke landen is uw organisatie gevestigd?
De regels van uw vestigingsland vormen het vertrekpunt. Heeft u vestigingen in meerdere landen, dan kan per vestiging een andere verplichting gelden.
In welke landen zijn uw afnemers gevestigd?
Sommige verplichtingen gelden op basis van waar de transactie belast is of waar de afnemer zit. Ook als uw eigen land geen verplichting kent, kan een afnemer in een ander land om een e-factuur in een bepaald formaat vragen. Grote afnemers stellen daarnaast vaak eigen eisen aan kanaal en formaat, ook waar de wet dat niet doet.
Levert u aan overheidsorganisaties?
Dan heeft u waarschijnlijk te maken met B2G-regels. Controleer of de overheidsorganisatie e-facturen alleen accepteert of verplicht stelt, en via welk kanaal.
Bent u zelf een overheidsorganisatie?
Dan geldt in de regel een ontvangstplicht. Zie hieronder wat dit betekent voor uw eigen proces.
Wat is uw btw-registratiestatus in de relevante landen?
Veel verplichtingen zijn gekoppeld aan een btw-registratie. Bent u in een ander land voor de btw geregistreerd, dan kunnen de regels van dat land ook voor u gelden, inclusief eventuele e-reportingverplichtingen.
Is er sprake van grensoverschrijdende B2B-handel?
Bij grensoverschrijdende transacties kunnen de regels van meerdere landen tegelijk van toepassing zijn. Een open netwerk zoals Peppol helpt om e-facturen over landsgrenzen heen uit te wisselen, maar in sommige landen is een nationaal platform verplicht.
Twijfelt u na deze vragen nog? Leg uw situatie voor aan uw fiscalist of accountant. Zij kunnen beoordelen welke regels precies op uw organisatie van toepassing zijn.
Voorbereiden: deze stappen gelden altijd, ongeacht het land
Weet u welke verplichtingen voor u gelden? Zoek dan in de vergelijker een oplossing die daaraan voldoet.
Vergelijk e-facturatieoplossingenWat betekent dit voor overheidsorganisaties?
Voor overheidsorganisaties draait het in de eerste plaats om het eigen ontvangstproces. Zorg dat e-facturen via de gangbare kanalen binnenkomen, automatisch worden gevalideerd en zonder handmatige tussenstappen in de financiële administratie terechtkomen. Denk ook aan de informatievoorziening richting leveranciers: maak duidelijk op welke manier u e-facturen ontvangt, welke gegevens verplicht op de factuur moeten staan (zoals een ordernummer of referentie) en wat er gebeurt met facturen die niet aan de eisen voldoen. Heldere communicatie voorkomt afgekeurde facturen en vertraagde betalingen.
Kijk daarnaast naar uw uitgaande facturen. Wie ook zelf e-facturen verstuurt, bijvoorbeeld voor huur, leges of doorbelastingen, vergroot het draagvlak bij leveranciers en afnemers. Bovendien is uw organisatie dan klaar voor de Europese digitale rapportage vanaf 2030.
Wat betekent dit voor softwareleveranciers?
Voor softwareleveranciers bepalen verplichtingen de eisen aan het product. Klanten verwachten dat hun software e-facturen in de vereiste formaten kan aanmaken, versturen, ontvangen en verwerken, en dat de software aansluit op het Peppol-netwerk, zelfstandig of via een Peppol-serviceprovider. Waar e-reporting of CTC van toepassing is, komen daar koppelingen met platforms van belastingautoriteiten bij. Omdat verplichtingen per land verschillen en kunnen wijzigen, is een flexibele architectuur die nieuwe formaten en rapportageregels kan opnemen een belangrijk verkoopargument. Houd ook de ontwikkelingen rond digitale rapportage via het Peppol-netwerk in de gaten. OpenPeppol test in een ViDA-pilot een uitbreiding van de Peppol-architectuur, waarin belastingdiensten als vijfde partij op het netwerk worden aangesloten.
Van verplichting naar oplossing
De route is in drie stappen samen te vatten: bepaal welke verplichting voor u geldt, bereid uw organisatie en systemen voor, en kies vervolgens een oplossing die aansluit bij uw situatie. In de vergelijker op peppol.nu zet u Peppol-serviceproviders en e-facturatieoplossingen naast elkaar, zodat u gericht kunt kiezen voor een oplossing die aan uw verplichtingen voldoet.
