Wie met e-facturatie aan de slag gaat, komt al snel een reeks afkortingen tegen: UBL, CII, Peppol BIS, Factur-X, ZUGFeRD en XRechnung. Ze lijken op concurrerende standaarden, maar in werkelijkheid bouwen ze grotendeels voort op hetzelfde fundament. Op deze pagina leest u wat elk formaat is, hoe de formaten zich tot elkaar verhouden en welk formaat in welke situatie relevant is.
Waarom bestaan er meerdere e-factuurformaten?
De basis van e-facturatie in Europa is de Europese norm EN 16931. Deze norm is geen bestandsformaat. Het is een semantisch datamodel: EN 16931 beschrijft welke gegevens een e-factuur moet of mag bevatten en wat die gegevens betekenen, zoals de identificatie van leverancier en afnemer, factuurregels, btw-bedragen en betalingsgegevens.
Om van dat datamodel een echt bestand te maken, is een syntax nodig: een concreet XML-formaat waarin de gegevens worden vastgelegd. Voor EN 16931 zijn twee syntaxen aangewezen: UBL (Universal Business Language), ontwikkeld binnen OASIS, en UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice).
Daarbovenop hebben landen en netwerken eigen specificaties opgesteld voor hun eigen behoeften. Zo’n specificatie heet een CIUS (Core Invoice Usage Specification). Een CIUS scherpt de Europese norm aan met extra regels, bijvoorbeeld voor facturatie aan de overheid of voor een specifiek netwerk.
Dat verklaart waarom UBL, CII, Peppol BIS, Factur-X en XRechnung naast elkaar bestaan. De onderliggende gegevens zijn grotendeels hetzelfde, want ze gaan allemaal terug op EN 16931. Het verschil zit in de gekozen syntax, de aanvullende regels en de toepassing. Meer achtergrond over de norm zelf leest u op Wat is de EN-16931.
De formaten op een rij
UBL
UN/CEFACT CII
Peppol BIS Billing 3.0
Factur-X / ZUGFeRD
XRechnung
Hoe kiest u het juiste formaat?
Welk formaat u nodig heeft, hangt af van het kanaal waarlangs u factureert en van de eisen van uw afnemer. Factureert u via Peppol, dan is Peppol BIS Billing 3.0 de te gebruiken implementatie; hoe het netwerk werkt, leest u op Wat is Peppol. Factureert u aan een Franse of Duitse afnemer die om een hybride formaat vraagt, dan kan Factur-X of ZUGFeRD relevant zijn. Factureert u aan Duitse overheidsinstanties, dan is XRechnung vaak vereist.
In de praktijk hoeft u als verzender zelden zelf een formaat te kiezen. Uw boekhoud- of facturatiesoftware, of uw Peppol Serviceprovider, bepaalt en genereert het juiste formaat op basis van het kanaal waarlangs u verstuurt.
Wat dit betekent voor softwareleveranciers
Voor softwareleveranciers is formaatondersteuning een kernonderdeel van de e-facturatiefunctionaliteit. Loop de volgende punten na.
Checklist formaatondersteuning
- Ondersteunt uw software het genereren en valideren van EN 16931-conforme XML in zowel UBL- als CII-syntax, of minimaal de syntax die uw belangrijkste doelmarkt vereist?
- Kan uw software Peppol BIS Billing 3.0 genereren als u via Peppol verstuurt?
- Heeft u een strategie voor hybride formaten (Factur-X/ZUGFeRD) als uw klanten in Frankrijk of Duitsland actief zijn?
- Valideert u uitgaande facturen tegen de juiste CIUS-regels voordat verzending plaatsvindt, om afkeuringen te voorkomen?
Voor ondernemers
U hoeft factuurformaten niet zelf te beheren. Het is wel verstandig om te weten welk formaat uw software gebruikt en waarom dat aansluit bij uw afnemers, zodat u gericht vragen kunt stellen als een afnemer een specifiek formaat verlangt of een factuur weigert.
Voor integrators
Het draait om correcte formaatdetectie en conversie tussen systemen. Een factuur kan binnenkomen als UBL, CII of een hybride PDF en moet mogelijk in een ander formaat worden doorgegeven. Omdat alle formaten teruggaan op EN 16931, is conversie inhoudelijk goed mogelijk, mits u rekening houdt met de aanvullende regels van de betreffende CIUS.
Verder lezen
Wat is de EN-16931: de Europese norm achter alle formaten. Wat is Peppol: het netwerk waarvoor Peppol BIS Billing 3.0 is ontwikkeld. Op zoek naar een Peppol Serviceprovider die de juiste formaten voor uw software of klanten ondersteunt? Vergelijk Peppol Serviceproviders op peppol.nu.
