Lorsque vous vous lancez dans la facturation électronique, vous rencontrez rapidement une série d’acronymes : UBL, CII, Peppol BIS, Factur-X, ZUGFeRD et XRechnung. Ils ressemblent à des normes concurrentes, mais en réalité, ils reposent en grande partie sur le même fondement. Sur cette page, vous découvrirez ce qu’est chaque format, comment les formats s’articulent entre eux et quel format est pertinent dans quelle situation.
Pourquoi existe-t-il plusieurs formats de facture électronique ?
La base de la facturation électronique en Europe est la norme européenne EN 16931. Cette norme n’est pas un format de fichier. C’est un modèle sémantique de données : la norme EN 16931 décrit les données qu’une facture électronique doit ou peut contenir et leur signification, comme l’identification du fournisseur et de l’acheteur, les lignes de facture, les montants de TVA et les informations de paiement.
Pour transformer ce modèle de données en un véritable fichier, il faut une syntaxe : un format XML concret dans lequel les données sont enregistrées. Deux syntaxes ont été désignées pour la norme EN 16931 : UBL (Universal Business Language), développée au sein d’OASIS, et UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice).
Par-dessus, des pays et des réseaux ont élaboré leurs propres spécifications pour répondre à leurs besoins. Une telle spécification s’appelle une CIUS (Core Invoice Usage Specification). Une CIUS précise la norme européenne au moyen de règles supplémentaires, par exemple pour la facturation aux administrations ou pour un réseau spécifique.
C’est ce qui explique la coexistence d’UBL, de CII, de Peppol BIS, de Factur-X et de XRechnung. Les données sous-jacentes sont en grande partie identiques, car elles remontent toutes à la norme EN 16931. La différence réside dans la syntaxe choisie, les règles complémentaires et l’usage. Pour en savoir plus sur la norme elle-même, consultez la page Qu’est-ce que la norme EN 16931 ?
Les formats en un coup d'œil
| Format | Ce que c’est | Syntaxe | Utilisation |
|---|---|---|---|
| UBL | Norme XML d’OASIS ; l’une des deux syntaxes de la norme EN 16931 | XML | International ; base de Peppol BIS et de la NLCIUS |
| UN/CEFACT CII | Format de facture de l’UN/CEFACT ; seconde syntaxe de la norme EN 16931 | XML | Base de Factur-X/ZUGFeRD ; également utilisé seul |
| Peppol BIS Billing 3.0 | CIUS de la norme EN 16931 pour le réseau Peppol | XML (UBL) | Réseau Peppol ; norme en Belgique et au Luxembourg |
| NLCIUS | CIUS néerlandaise de la norme EN 16931 | XML (UBL) | Pays-Bas, notamment pour la facturation aux administrations |
| Factur-X / ZUGFeRD | Hybride : PDF avec XML intégré ; techniquement la même norme, sous un nom français et un nom allemand | PDF + XML (CII) | France et Allemagne ; attention : en Allemagne, les profils MINIMUM et BASIC-WL ne sont pas considérés comme des factures électroniques |
| XRechnung | CIUS allemande de la norme EN 16931 | XML (UBL ou CII) | Administrations allemandes, et également entre entreprises en Allemagne |
Comment choisir le bon format ?
Le format dont vous avez besoin dépend du canal par lequel vous facturez et des exigences de votre client. Si vous facturez via Peppol, Peppol BIS Billing 3.0 est l’implémentation à utiliser ; pour comprendre le fonctionnement du réseau, consultez la page Qu’est-ce que Peppol. Si vous facturez un client français ou allemand qui demande un format hybride, Factur-X ou ZUGFeRD peut être pertinent. Si vous facturez des administrations allemandes, XRechnung est souvent exigé.
Par pays : aux Pays-Bas, la NLCIUS ou Peppol BIS ; en Belgique et au Luxembourg, Peppol BIS Billing 3.0 ; en Allemagne, XRechnung ou ZUGFeRD (et, sous conditions, l’EDI) ; en France, les formats socles UBL, CII et Factur-X.
Les formats EDI existants, comme EDIFACT, peuvent être maintenus dans certains pays, à condition que toutes les données obligatoires puissent en être extraites ; en Allemagne, l’EDI qui ne remplit pas cette condition reste autorisé jusqu’à fin 2027.
En pratique, en tant qu’émetteur, vous avez rarement à choisir vous-même un format. Votre logiciel de comptabilité ou de facturation, ou votre fournisseur de services, détermine et génère le bon format en fonction du canal d’envoi.
Ce que cela signifie pour les éditeurs de logiciels
Pour les éditeurs de logiciels, la prise en charge des formats est un élément central des fonctionnalités de facturation électronique. Passez en revue les points suivants.
Liste de contrôle prise en charge des formats
- Votre logiciel prend-il en charge la génération et la validation de XML conforme à la norme EN 16931 dans les syntaxes UBL et CII, ou au minimum dans la syntaxe exigée par votre principal marché cible ?
- Votre logiciel peut-il générer du Peppol BIS Billing 3.0 si vous envoyez via Peppol ?
- Avez-vous une stratégie pour les formats hybrides (Factur-X/ZUGFeRD) si vos clients sont actifs en France ou en Allemagne ?
- Validez-vous les factures sortantes au regard des bonnes règles CIUS avant l'envoi, afin d'éviter les rejets ?
Pour les entrepreneurs
Vous n’avez pas à gérer vous-même les formats de facture. Il est toutefois judicieux de savoir quel format votre logiciel utilise et pourquoi il convient à vos clients, afin de pouvoir poser des questions ciblées si un client exige un format spécifique ou refuse une facture.
Pour les intégrateurs
L’essentiel est une détection correcte des formats et une conversion fiable entre systèmes. Une facture peut arriver en UBL, en CII ou sous forme de PDF hybride et devoir éventuellement être transmise dans un autre format. Comme tous les formats remontent à la norme EN 16931, la conversion est tout à fait possible sur le fond, à condition de tenir compte des règles complémentaires de la CIUS concernée.
Pour aller plus loin
Qu’est-ce que la norme EN 16931 ? : la norme européenne qui sous-tend tous les formats. Qu’est-ce que Peppol : le réseau pour lequel Peppol BIS Billing 3.0 a été développé. Vous ne souhaitez pas maintenir vous-même les formats ? Dans le comparateur, vous trouverez des fournisseurs qui assurent la validation et la conversion pour vous.
