Wer sich mit der E-Rechnungsstellung befasst, stößt schnell auf eine Reihe von Abkürzungen: UBL, CII, Peppol BIS, Factur-X, ZUGFeRD und XRechnung. Sie wirken wie konkurrierende Standards, bauen in Wirklichkeit aber größtenteils auf demselben Fundament auf. Auf dieser Seite lesen Sie, was die einzelnen Formate sind, wie sie sich zueinander verhalten und welches Format in welcher Situation relevant ist.
Warum gibt es mehrere E-Rechnungsformate?
Grundlage der E-Rechnungsstellung in Europa ist die europäische Norm EN 16931. Diese Norm ist kein Dateiformat. Sie ist ein semantisches Datenmodell: Die EN 16931 beschreibt, welche Daten eine E-Rechnung enthalten muss oder darf und was diese Daten bedeuten, etwa die Identifikation von Lieferant und Käufer, Rechnungspositionen, Umsatzsteuerbeträge und Zahlungsdaten.
Um aus diesem Datenmodell eine echte Datei zu machen, braucht es eine Syntax: ein konkretes XML-Format, in dem die Daten abgebildet werden. Für die EN 16931 sind zwei Syntaxen festgelegt: UBL (Universal Business Language), entwickelt bei OASIS, und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice).
Darüber hinaus haben Länder und Netzwerke eigene Spezifikationen für ihre jeweiligen Anforderungen erstellt. Eine solche Spezifikation heißt CIUS (Core Invoice Usage Specification). Eine CIUS präzisiert die europäische Norm mit zusätzlichen Regeln, zum Beispiel für die Rechnungsstellung an die öffentliche Hand oder für ein bestimmtes Netzwerk.
Das erklärt, warum UBL, CII, Peppol BIS, Factur-X und XRechnung nebeneinander existieren. Die zugrunde liegenden Daten sind weitgehend dieselben, denn sie gehen alle auf die EN 16931 zurück. Der Unterschied liegt in der gewählten Syntax, den zusätzlichen Regeln und dem Einsatzbereich. Mehr Hintergrund zur Norm selbst lesen Sie unter Was ist die EN 16931?.
Die Formate im Überblick
| Format | Was es ist | Syntax | Wo verwendet |
|---|---|---|---|
| UBL | XML-Standard von OASIS; eine der beiden EN 16931-Syntaxen | XML | International; Grundlage für Peppol BIS und NLCIUS |
| UN/CEFACT CII | Rechnungsformat von UN/CEFACT; zweite EN 16931-Syntax | XML | Grundlage für Factur-X/ZUGFeRD; auch eigenständig verwendet |
| Peppol BIS Billing 3.0 | CIUS der EN 16931 für das Peppol-Netzwerk | XML (UBL) | Peppol-Netzwerk; Standard in Belgien und Luxemburg |
| NLCIUS | Niederländische CIUS der EN 16931 | XML (UBL) | Niederlande, unter anderem gegenüber der öffentlichen Hand |
| Factur-X / ZUGFeRD | Hybrid: PDF mit eingebettetem XML; technisch derselbe Standard, mit einem französischen und einem deutschen Namen | PDF + XML (CII) | Frankreich und Deutschland; Achtung: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL gelten in Deutschland nicht als E-Rechnung |
| XRechnung | Deutsche CIUS der EN 16931 | XML (UBL oder CII) | Deutsche öffentliche Verwaltung und auch zwischen Unternehmen in Deutschland |
Wie wählen Sie das richtige Format?
Welches Format Sie benötigen, hängt vom Kanal ab, über den Sie Rechnungen stellen, und von den Anforderungen Ihres Kunden. Stellen Sie Rechnungen über Peppol, ist Peppol BIS Billing 3.0 die zu verwendende Implementierung; wie das Netzwerk funktioniert, lesen Sie unter Was ist Peppol. Stellen Sie einem französischen oder deutschen Kunden eine Rechnung, der ein hybrides Format verlangt, können Factur-X oder ZUGFeRD relevant sein. Stellen Sie deutschen Behörden Rechnungen, ist häufig XRechnung vorgeschrieben.
Nach Ländern: in den Niederlanden die NLCIUS oder Peppol BIS, in Belgien und Luxemburg Peppol BIS Billing 3.0, in Deutschland XRechnung oder ZUGFeRD (und unter bestimmten Voraussetzungen EDI), in Frankreich die Basisformate UBL, CII und Factur-X.
Bestehende EDI-Formate wie EDIFACT können in einigen Ländern weiter genutzt werden, sofern sich alle Pflichtangaben daraus entnehmen lassen; in Deutschland ist EDI, das diese Anforderung nicht erfüllt, noch bis Ende 2027 zulässig.
In der Praxis müssen Sie als Absender selten selbst ein Format wählen. Ihre Buchhaltungs- oder Fakturierungssoftware oder Ihr Service Provider bestimmt und erzeugt das richtige Format auf Basis des Kanals, über den Sie versenden.
Was das für Softwareanbieter bedeutet
Für Softwareanbieter ist die Formatunterstützung ein Kernbestandteil der E-Rechnungsfunktionalität. Gehen Sie die folgenden Punkte durch.
Checkliste Formatunterstützung
- Unterstützt Ihre Software das Erzeugen und Validieren von EN 16931-konformem XML sowohl in UBL- als auch in CII-Syntax, oder mindestens in der Syntax, die Ihr wichtigster Zielmarkt verlangt?
- Kann Ihre Software Peppol BIS Billing 3.0 erzeugen, wenn Sie über Peppol versenden?
- Haben Sie eine Strategie für hybride Formate (Factur-X/ZUGFeRD), wenn Ihre Kunden in Frankreich oder Deutschland tätig sind?
- Validieren Sie ausgehende Rechnungen vor dem Versand gegen die richtigen CIUS-Regeln, um Ablehnungen zu vermeiden?
Für Unternehmen
Sie müssen Rechnungsformate nicht selbst verwalten. Es ist jedoch sinnvoll zu wissen, welches Format Ihre Software verwendet und warum es zu Ihren Kunden passt, damit Sie gezielt nachfragen können, wenn ein Kunde ein bestimmtes Format verlangt oder eine Rechnung ablehnt.
Für Integratoren
Entscheidend sind die korrekte Formaterkennung und die Konvertierung zwischen Systemen. Eine Rechnung kann als UBL, CII oder hybrides PDF eingehen und muss möglicherweise in einem anderen Format weitergegeben werden. Da alle Formate auf die EN 16931 zurückgehen, ist eine Konvertierung inhaltlich gut möglich, sofern Sie die zusätzlichen Regeln der jeweiligen CIUS berücksichtigen.
Weiterlesen
Was ist die EN 16931?: die europäische Norm hinter allen Formaten. Was ist Peppol: das Netzwerk, für das Peppol BIS Billing 3.0 entwickelt wurde. Sie möchten Formate nicht selbst pflegen? Im Vergleichsportal finden Sie Anbieter, die Validierung und Konvertierung für Sie übernehmen.
