Wie facturen elektronisch wil versturen en ontvangen, maakt eigenlijk twee keuzes. De eerste gaat over de oplossing aan uw kant: hoe u facturen aanmaakt en ontvangt. De tweede gaat over het kanaal waarlangs de factuur reist. Welke combinatie past, hangt niet alleen af van uw eigen software en volume, maar vooral van wat uw ontvanger eist of accepteert. Op deze pagina leest u welke vormen en kanalen er zijn en hoe u de juiste keuze maakt.
Een PDF per e-mail is geen e-factuur
Een PDF-factuur die u per e-mail verstuurt, is digitaal, maar in technische zin geen e-factuur. De ontvanger moet de gegevens nog steeds overnemen of laten uitlezen. Een echte e-factuur is een gestructureerd databestand, meestal in XML-formaat, dat de software van de ontvanger automatisch kan inlezen en verwerken. Dat scheelt handwerk, voorkomt fouten en versnelt de betaling. Meer over de basis leest u op Wat is e-facturatie.
Twee lagen: uw oplossing en het uitwisselingskanaal
Het helpt om twee dingen uit elkaar te houden. Uw oplossing is de manier waarop u facturen aanmaakt en ontvangt: via een webportaal, uw boekhoudpakket, uw ERP-systeem of EDI-software. Het uitwisselingskanaal is de route waarlangs de factuur naar de ontvanger reist.
Veel boekhoudpakketten en ERP-systemen hebben een standaardkoppeling of netwerkadapter waarmee ze facturen via een of meer kanalen kunnen uitwisselen. Welke kanalen uw software ondersteunt, bepaalt welke ontvangers u kunt bereiken.
Oplossingen aan uw kant
Webportaal
Boekhoudpakket met e-facturatiemodule
ERP-koppeling of API
EDI-software of EDI-dienstverlener
Welke uitwisselingskanalen zijn er?
Naast uw eigen oplossing bepaalt het uitwisselingskanaal welke ontvangers u bereikt. Dit zijn de belangrijkste soorten:
| Kanaal | Hoe het werkt | Bereik | Wie draagt de inspanning | Typisch gebruik |
|---|---|---|---|---|
| Directe koppeling / EDI | Twee partijen koppelen hun systemen rechtstreeks, of via een EDI-dienstverlener, met afspraken per handelspartner. | Alleen de partners waarmee een koppeling is ingericht | Beide partijen, per verbinding | Grote, vaste factuurstromen tussen gevestigde handelspartners, zoals in retail en logistiek |
| Leveranciersportaal van de afnemer | De leverancier voert facturen in of uploadt ze in het portaal van de afnemer. | Alleen die ene afnemer | De leverancier: handwerk per afnemer | Leveranciers met weinig facturen aan een grote afnemer |
| Gesloten netwerk van een Business Service Provider (BSP) | De afnemer kiest een netwerk, zoals SAP Business Network (Ariba), Tungsten Network of Coupa. Leveranciers melden zich per netwerk aan. | Alleen deelnemers van dat netwerk | Vaak de leverancier, via aansluit- of transactiekosten | Grote inkopende organisaties die hun factuurontvangst willen laten ontzorgen |
| Open netwerk met serviceproviders | U sluit één keer aan bij een serviceprovider. Serviceproviders zijn onderling verbonden en routeren berichten voor elkaar. Voorbeelden zijn Peppol (internationaal) en DBNA (Verenigde Staten). | Alle deelnemers op het netwerk, ongeacht hun serviceprovider | Beide partijen, elk bij hun eigen serviceprovider | Breed inzetbaar, van mkb tot overheid, vaak ingebouwd in boekhoudsoftware |
| Overheidsplatform | Facturen lopen via een centraal platform van de overheid, zoals SdI (Italië), FACe (Spanje, overheidsfacturen) of KSeF (Polen). | Afhankelijk van het land: overheidsontvangers, of al het factuurverkeer | De verzender, die de landspecifieke eisen moet volgen | Wettelijk voorgeschreven, in het betreffende land of richting de overheid |
In de vergelijker op peppol.nu ziet u per aanbieder welke oplossingen en kanalen worden ondersteund.
Welke vorm past bij u? Begin bij de ontvanger
De juiste keuze begint niet bij uw eigen voorkeur, maar bij de vraag wat uw ontvanger eist of accepteert. Pas daarna bepaalt u welke oplossing daar bij uw situatie het beste op aansluit. Stap 1: wat vraagt uw ontvanger?
Overheden
In veel Europese landen vragen overheden om e-facturen via het Peppol-netwerk. Dat is niet overal zo. Sommige landen hebben een eigen overheidsplatform. In Italië lopen alle facturen via SdI. In Spanje dienen leveranciers hun facturen aan de overheid in via een centraal ontvangstpunt, zoals FACe.
Grote bedrijven
Zij werken vaak met meerdere kanalen tegelijk: EDI voor grote factuurstromen met vaste, grote leveranciers, en een leveranciersportaal voor kleinere leveranciers met weinig facturen, die nog geen reden zien om in e-facturatiesoftware te investeren. Daarnaast gebruiken ze vaak een gesloten BSP-netwerk om de eigen factuurontvangst te laten ontzorgen; de kosten en inspanning liggen dan vaak bij de leverancier, die zo betaalt voor de efficiëntie van de afnemer. Steeds vaker kiezen ze ook voor een open netwerk zoals Peppol, om kleinere leveranciers tegemoet te komen die via hun boekhoudpakket al zijn aangesloten.
Mkb-afnemers
Zij ontvangen meestal via hun boekhoudpakket. Vaak kunt u in een openbaar adresboek, zoals het Peppol-adresboek, zien of en hoe een ontvanger bereikbaar is.
Afnemers in het buitenland
Daar kan een wettelijk kanaal gelden, zoals een nationaal platform of een verplicht netwerk.
Stap 2: wat past bij uw situatie?
- Digitaal landschap: werkt u zonder e-facturatiesoftware of -module, met een boekhoudpakket, of met een ERP-systeem?
- Volume en spreiding: hoeveel facturen verstuurt u, en hoeveel afnemers eisen een e-factuur via welk kanaal?
- Ambitie: wilt u alleen voldoen aan de eis van een afnemer, of wilt u ook ontvangen, automatisch boeken en processen automatiseren?
- Investeringscapaciteit: wat mag de oplossing kosten, per maand, per factuur en per aangesloten kanaal?
Praktische vertaling
- Weinig facturen, geen e-facturatiesoftware of -module: een webportaal is de snelste start. Bij één grote afnemer kan dat diens eigen portaal zijn.
- Een boekhoudpakket: controleer welke kanalen de e-facturatiemodule ondersteunt, en of dat de kanalen zijn die uw afnemers gebruiken.
- Een ERP-systeem en veel grote afnemers: kies bij voorkeur een serviceprovider die meerdere kanalen bundelt, zodat u met één koppeling EDI, open netwerken en gesloten netwerken bedient.
Twijfelt u? Kies nooit alleen op basis van wat voor u het makkelijkst is. Vraag uw afnemer welk kanaal en welk formaat hij accepteert. Een oplossing die de ontvanger niet kan verwerken, levert u niets op. Kies daarna bij voorkeur een oplossing die ook andere kanalen ondersteunt of later kan toevoegen, zodat u kunt meegroeien als afnemers of wetgeving nieuwe eisen stellen.
Let bij elke oplossing op: Kunt u naast verzenden ook ontvangen? Welke kanalen en netwerken worden ondersteund? Ondersteunt de oplossing de landen en formaten van uw afnemers? En wat kost elk extra kanaal? Welke aanbieders aan uw eisen voldoen, ziet u in de vergelijker. Meer hulp bij de afweging vindt u op Een e-facturatieoplossing kiezen.
Voor overheidsorganisaties
Richtlijn 2014/55/EU verplicht overheidsorganisaties in de Europese Unie om e-facturen volgens de Europese norm EN 16931 te kunnen ontvangen en verwerken. Voor leveranciers laat de richtlijn het versturen vrij: zij mogen zelf kiezen hoe ze factureren. Lidstaten mogen wel verder gaan, en een aantal doet dat ook:
- Italië: alle facturen lopen via het platform SdI.
- Spanje: onder meer nv’s en bv’s moeten elektronisch factureren aan de overheid.
- Zweden: leveranciers moeten e-facturen sturen bij aanbestedingen die vanaf 1 april 2019 zijn gestart.
Ook individuele overheidsorganisaties stellen e-facturatie steeds vaker als contractvoorwaarde. Voor overheden is het daarbij belangrijk dat ook kleine leveranciers kunnen aanleveren, bijvoorbeeld via een portaal of hun boekhoudpakket.
Samengevat
Er is niet één beste vorm van e-facturatie. De juiste keuze volgt uit vier inzichten:
- welke kanalen en formaten uw ontvangers eisen of accepteren;
- welke wettelijke eisen gelden in de landen waar u factureert;
- welke oplossing past bij uw software, volume en ambitie;
- wat u daarin wilt en kan investeren.
Houd er rekening mee dat u soms niet ontkomt aan meerdere kanalen tegelijk, bijvoorbeeld Peppol voor overheden, het netwerk van een grote afnemer en een nationaal platform in het buitenland. Een oplossing die meerdere kanalen ondersteunt, voorkomt dat u per afnemer een nieuwe voorziening moet treffen. Benieuwd naar de kostenkant? Lees Wat kost e-facturatie via Peppol, of vergelijk aanbieders op peppol.nu.
