Wer Rechnungen elektronisch versenden und empfangen möchte, trifft eigentlich zwei Entscheidungen. Die erste betrifft die Lösung auf Ihrer Seite: wie Sie Rechnungen erstellen und empfangen. Die zweite betrifft den Kanal, über den die Rechnung übermittelt wird. Welche Kombination passt, hängt nicht nur von Ihrer eigenen Software und Ihrem Volumen ab, sondern vor allem davon, was Ihr Empfänger verlangt oder akzeptiert. Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Formen und Kanäle es gibt und wie Sie die richtige Wahl treffen.
Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung
Eine PDF-Rechnung, die Sie per E-Mail versenden, ist digital, im technischen Sinne aber keine E-Rechnung. Der Empfänger muss die Daten weiterhin übernehmen oder auslesen lassen. Eine echte E-Rechnung ist eine strukturierte Datendatei, meist im XML-Format, die die Software des Empfängers automatisch einlesen und verarbeiten kann. Das spart Handarbeit, verhindert Fehler und beschleunigt die Zahlung. Mehr über die Grundlagen lesen Sie unter Was ist eine E-Rechnung.
Zwei Ebenen: Ihre Lösung und der Übertragungskanal
Es hilft, zwei Dinge auseinanderzuhalten. Ihre Lösung ist die Art und Weise, wie Sie Rechnungen erstellen und empfangen: über ein Webportal, Ihre Buchhaltungssoftware, Ihr ERP-System oder EDI-Software. Der Übertragungskanal ist der Weg, über den die Rechnung zum Empfänger gelangt.
Viele Buchhaltungsprogramme und ERP-Systeme verfügen über eine Standardanbindung oder einen Netzwerkadapter, mit dem sie Rechnungen über einen oder mehrere Kanäle austauschen können. Welche Kanäle Ihre Software unterstützt, bestimmt, welche Empfänger Sie erreichen können.
Lösungen auf Ihrer Seite
Webportal
Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsmodul
ERP-Anbindung oder API
EDI-Software oder EDI-Dienstleister
Welche Übertragungskanäle gibt es?
Neben Ihrer eigenen Lösung bestimmt der Übertragungskanal, welche Empfänger Sie erreichen. Dies sind die wichtigsten Arten:
| Kanal | Funktionsweise | Reichweite | Wer trägt den Aufwand | Typische Nutzung |
|---|---|---|---|---|
| Direkte Anbindung / EDI | Zwei Parteien verbinden ihre Systeme direkt oder über einen EDI-Dienstleister, mit Vereinbarungen pro Handelspartner. | Nur die Partner, mit denen eine Anbindung eingerichtet ist | Beide Parteien, pro Verbindung | Große, feste Rechnungsströme zwischen etablierten Handelspartnern, etwa im Einzelhandel und in der Logistik |
| Lieferantenportal des Abnehmers | Der Lieferant erfasst Rechnungen im Portal des Abnehmers oder lädt sie dort hoch. | Nur dieser eine Abnehmer | Der Lieferant: Handarbeit pro Abnehmer | Lieferanten mit wenigen Rechnungen an einen großen Abnehmer |
| Geschlossenes Netzwerk eines Business Service Providers (BSP) | Der Abnehmer wählt ein Netzwerk, etwa SAP Business Network (Ariba), Tungsten Network oder Coupa. Lieferanten registrieren sich pro Netzwerk. | Nur Teilnehmer dieses Netzwerks | Häufig der Lieferant, über Anschluss- oder Transaktionsgebühren | Große einkaufende Organisationen, die ihren Rechnungsempfang auslagern möchten |
| Offenes Netzwerk mit Service Providern | Sie schließen sich einmalig bei einem Service Provider an. Service Provider sind untereinander verbunden und leiten Nachrichten füreinander weiter. Beispiele sind Peppol (international) und DBNA (Vereinigte Staaten). | Alle Teilnehmer im Netzwerk, unabhängig von ihrem Service Provider | Beide Parteien, jeweils bei ihrem eigenen Service Provider | Breit einsetzbar, vom KMU bis zur öffentlichen Verwaltung, häufig in Buchhaltungssoftware integriert |
| Staatliche Plattform | Rechnungen laufen über eine zentrale staatliche Plattform, etwa SdI (Italien), FACe (Spanien, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber) oder KSeF (Polen). | Je nach Land: öffentliche Empfänger oder der gesamte Rechnungsverkehr | Der Absender, der die länderspezifischen Anforderungen einhalten muss | Gesetzlich vorgeschrieben, im jeweiligen Land oder gegenüber der öffentlichen Hand |
Im Vergleichsportal auf Peppol.now sehen Sie pro Anbieter, welche Lösungen und Kanäle unterstützt werden.
Welche Form passt zu Ihnen? Beginnen Sie beim Empfänger
Die richtige Wahl beginnt nicht bei Ihrer eigenen Präferenz, sondern bei der Frage, was Ihr Empfänger verlangt oder akzeptiert. Erst danach bestimmen Sie, welche Lösung in Ihrer Situation am besten dazu passt. Schritt 1: Was verlangt Ihr Empfänger?
Behörden
In vielen europäischen Ländern verlangen Behörden E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk. Das ist nicht überall so. Manche Länder haben eine eigene staatliche Plattform. In Italien laufen alle Rechnungen über SdI. In Spanien reichen Lieferanten ihre Rechnungen an die öffentliche Hand über eine zentrale Empfangsstelle wie FACe ein.
Große Unternehmen
Sie arbeiten häufig mit mehreren Kanälen gleichzeitig: EDI für große Rechnungsströme mit festen, großen Lieferanten und ein Lieferantenportal für kleinere Lieferanten mit wenigen Rechnungen, die noch keinen Grund sehen, in E-Rechnungssoftware zu investieren. Darüber hinaus nutzen sie oft ein geschlossenes BSP-Netzwerk, um den eigenen Rechnungsempfang auszulagern; Kosten und Aufwand liegen dann häufig beim Lieferanten, der so für die Effizienz des Abnehmers bezahlt. Immer häufiger entscheiden sie sich auch für ein offenes Netzwerk wie Peppol, um kleineren Lieferanten entgegenzukommen, die über ihre Buchhaltungssoftware bereits angeschlossen sind.
KMU als Abnehmer
Sie empfangen meist über ihre Buchhaltungssoftware. Oft können Sie in einem öffentlichen Adressverzeichnis, etwa dem Peppol-Adressbuch, sehen, ob und wie ein Empfänger erreichbar ist.
Abnehmer im Ausland
Dort kann ein gesetzlich vorgeschriebener Kanal gelten, etwa eine nationale Plattform oder ein verpflichtendes Netzwerk.
Schritt 2: Was passt zu Ihrer Situation?
- Digitale Landschaft: Arbeiten Sie ohne E-Rechnungssoftware oder -modul, mit einer Buchhaltungssoftware oder mit einem ERP-System?
- Volumen und Verteilung: Wie viele Rechnungen versenden Sie, und wie viele Abnehmer verlangen eine E-Rechnung über welchen Kanal?
- Ambition: Möchten Sie nur die Anforderung eines Abnehmers erfüllen, oder möchten Sie auch empfangen, automatisch buchen und Prozesse automatisieren?
- Investitionsspielraum: Was darf die Lösung kosten – pro Monat, pro Rechnung und pro angeschlossenem Kanal?
Praktische Umsetzung
- Wenige Rechnungen, keine E-Rechnungssoftware oder -modul: Ein Webportal ist der schnellste Einstieg. Bei einem einzigen großen Abnehmer kann das dessen eigenes Portal sein.
- Eine Buchhaltungssoftware: Prüfen Sie, welche Kanäle das E-Rechnungsmodul unterstützt und ob dies die Kanäle sind, die Ihre Abnehmer nutzen.
- Ein ERP-System und viele große Abnehmer: Wählen Sie vorzugsweise einen Service Provider, der mehrere Kanäle bündelt, sodass Sie mit einer einzigen Anbindung EDI, offene Netzwerke und geschlossene Netzwerke bedienen.
Sie sind unsicher? Entscheiden Sie nie allein danach, was für Sie am einfachsten ist. Fragen Sie Ihren Abnehmer, welchen Kanal und welches Format er akzeptiert. Eine Lösung, die der Empfänger nicht verarbeiten kann, bringt Ihnen nichts. Wählen Sie anschließend vorzugsweise eine Lösung, die auch andere Kanäle unterstützt oder später hinzufügen kann, damit Sie mitwachsen können, wenn Abnehmer oder Gesetzgebung neue Anforderungen stellen.
Achten Sie bei jeder Lösung auf Folgendes: Können Sie neben dem Versand auch empfangen? Welche Kanäle und Netzwerke werden unterstützt? Unterstützt die Lösung die Länder und Formate Ihrer Abnehmer? Und was kostet jeder zusätzliche Kanal? Welche Anbieter Ihre Anforderungen erfüllen, sehen Sie im Vergleichsportal. Weitere Hilfe bei der Abwägung finden Sie unter Eine E-Rechnungslösung auswählen.
Für Behörden und öffentliche Einrichtungen
Die Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber in der Europäischen Union, E-Rechnungen nach der Europäischen Norm EN 16931 empfangen und verarbeiten zu können. Für Lieferanten lässt die Richtlinie den Versand offen: Sie dürfen selbst entscheiden, wie sie Rechnungen stellen. Die Mitgliedstaaten dürfen jedoch weiter gehen, und einige tun das auch:
- Italien: Alle Rechnungen laufen über die Plattform SdI.
- Spanien: Unter anderem Aktiengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung müssen gegenüber der öffentlichen Hand elektronisch abrechnen.
- Schweden: Lieferanten müssen bei Ausschreibungen, die ab dem 1. April 2019 begonnen haben, E-Rechnungen senden.
Auch einzelne öffentliche Einrichtungen machen die E-Rechnungsstellung immer häufiger zur Vertragsbedingung. Für Behörden ist es dabei wichtig, dass auch kleine Lieferanten ihre Rechnungen einreichen können, beispielsweise über ein Portal oder ihre Buchhaltungssoftware.
Zusammenfassung
Es gibt nicht die eine beste Form der E-Rechnungsstellung. Die richtige Wahl ergibt sich aus vier Erkenntnissen:
- welche Kanäle und Formate Ihre Empfänger verlangen oder akzeptieren;
- welche gesetzlichen Anforderungen in den Ländern gelten, in denen Sie Rechnungen stellen;
- welche Lösung zu Ihrer Software, Ihrem Volumen und Ihrer Ambition passt;
- was Sie dafür investieren möchten und können.
Bedenken Sie, dass Sie mitunter nicht um mehrere Kanäle gleichzeitig herumkommen, beispielsweise Peppol für Behörden, das Netzwerk eines großen Abnehmers und eine nationale Plattform im Ausland. Eine Lösung, die mehrere Kanäle unterstützt, verhindert, dass Sie für jeden Abnehmer eine neue Lösung einrichten müssen. Sie interessieren sich für die Kostenseite? Lesen Sie Was kostet E-Rechnungsstellung über Peppol oder vergleichen Sie Anbieter auf Peppol.now.
