E-Rechnungsstellung ist der Austausch von Rechnungen als strukturierte Daten. Eine E-Rechnung hat keine visuelle Gestaltung, sondern eine feste, standardisierte Struktur. Software kann sie dadurch direkt lesen, automatisch prüfen und ohne Zwischenschritt verarbeiten. Der Unterschied liegt in der Quelle: Eine E-Rechnung wird im System des Absenders als Daten erstellt und kommt beim Empfänger als Daten an. Ein PDF, das nachträglich mit OCR oder KI in XML umgewandelt wird, ist daher keine E-Rechnung. Die Daten werden in diesem Fall auf Basis eines Bildes nachgebildet – mit dem Risiko von Fehlern und der Notwendigkeit einer Kontrolle.
Im Folgenden erfahren Sie, was E-Rechnungsstellung umfasst, wie sie funktioniert, welche Anforderungen Behörden stellen und wie Sie bestimmen, welche Lösung zu Ihrer Organisation passt.
Standardisiert
Direkt verarbeitbar
Automatisch prüfbar
Grundbegriffe: Was macht eine Rechnung zur E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält dieselben Angaben wie eine Papierrechnung, etwa Lieferant, Abnehmer, Rechnungsnummer, Beträge und Umsatzsteuer. Der Unterschied liegt in der Form. Die Daten stehen in festen Feldern in einer maschinenlesbaren Datei, meist XML.
Kurze Geschichte
- Bereits Ende der 1990er-Jahre tauschten große Organisationen Rechnungen per EDI (Electronic Data Interchange) aus. Das funktionierte gut zwischen festen Handelspartnern, war aber für jede Verbindung eine Individuallösung und daher kostspielig.
- Mit der Universal Business Language (UBL), entwickelt innerhalb der Standardisierungsorganisation OASIS, entstand ein offener und frei nutzbarer XML-Standard für Geschäftsdokumente wie Rechnungen.
- Die Richtlinie 2014/55/EU legte 2014 fest, dass öffentliche Auftraggeber in der Europäischen Union E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen, die der Europäischen Norm entsprechen. Diese Norm wurde die EN 16931. Damit erhielt die E-Rechnungsstellung in ganz Europa eine gemeinsame Grundlage.
Wie funktioniert E-Rechnungsstellung?
Warum ist ein PDF keine E-Rechnung?
Ein PDF ist ein digitales Abbild einer Rechnung. Menschen können es lesen, Software nicht ohne Weiteres. Der Empfänger muss die Daten abtippen oder mit OCR oder KI auslesen. Das ist fehleranfällig und erfordert Kontrolle. Auch wenn Sie ein PDF auf diese Weise in XML umwandeln, bleibt es eine Rekonstruktion eines Dokuments, das für Menschen erstellt wurde. Eine strukturierte E-Rechnung ist von Anfang an Daten: Jede Angabe steht in einem festen Feld, etwa Rechnungsnummer, Umsatzsteuerbetrag oder IBAN, und Software kann die Datei direkt und fehlerfrei verarbeiten. Kurz gesagt: Ein PDF per E-Mail ist digital, aber keine E-Rechnung.
Die Vorteile der E-Rechnungsstellung
Automatisch buchen
Schneller bezahlt, besserer Überblick
Kontrolle über den Einkauf
Gesetz und Ausschreibungen erfüllen
Prüfbar und nachvollziehbar
Kapazität frei
E-Rechnungsstellung in der Transaktionskette
Order-to-Cash (O2C) und Purchase-to-Pay (P2P) sind zwei Seiten derselben Transaktion: O2C betrachtet die Kette aus Sicht des Verkäufers, P2P aus Sicht des Käufers. Die E-Rechnung ist der Punkt, an dem sich beide Ketten berühren. eProcurement ist die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses selbst.
Order-to-Cash (O2C): der Verkäufer
Vom Auftragseingang über Lieferung und Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang. E-Rechnungsstellung beschleunigt die Fakturierung und damit den Zahlungseinzug.
Purchase-to-Pay (P2P): der Käufer
Vom Beschaffungsbedarf über Bestellung und Wareneingang bis zur Zahlung. Eine strukturierte Rechnung ermöglicht den automatischen Abgleich mit Bestellung und Lieferung.
eProcurement: der digitale Beschaffungsprozess
Vor der Zuschlagserteilung geht es um den digitalen Zugang zu Ausschreibungen und die Angebotsabgabe. Nach dem Zuschlag geht es um digitales Bestellen, Liefern und Fakturieren. Der Begriff ist vor allem im öffentlichen Sektor gebräuchlich, weil europäische Vergaberegeln den Prozess dort stark prägen. Auch Peppol hat hier seinen Ursprung: Der Name stand ursprünglich für Pan-European Public Procurement OnLine. Die E-Rechnungsstellung ist der digitale Abschluss des eProcurement.
Rechtliche Aspekte und Compliance
Behörden weltweit erkennen die E-Rechnung unter bestimmten Voraussetzungen als vollwertige Rechnung an. Nahezu überall lassen sich diese Voraussetzungen auf drei Kernanforderungen zurückführen: Echtheit der Herkunft (es muss feststehen, wer die Rechnung versandt hat), Unversehrtheit des Inhalts (die Daten dürfen nach dem Versand nicht unbemerkt geändert worden sein) und Lesbarkeit (die Rechnung muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und abrufbar bleiben – für Sie und für die Steuerbehörde). Diese Kriterien sind nicht länderspezifisch. In der Europäischen Union sind sie in der Mehrwertsteuersystem-Richtlinie (Richtlinie 2006/112/EG, geändert durch Richtlinie 2010/45/EU) festgelegt, die elektronische Rechnungen und Papierrechnungen gleich behandelt. Länder außerhalb der EU wenden vergleichbare Grundsätze an. Unterschiedlich ist jedoch von Land zu Land, wie Sie die Anforderungen nachweisen, wie lange Sie Rechnungen aufbewahren und ob E-Rechnungsstellung verpflichtend ist. Einige Beispiele:
| Land | Wie die Steuerbehörde es umsetzt |
|---|---|
| Deutschland | Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. |
| Italien | Alle Rechnungen müssen über die zentrale Plattform SdI der Steuerbehörde laufen, andernfalls gelten sie als nicht ausgestellt. Die Steuerbehörde bietet einen kostenlosen Dienst für die digitale Archivierung an. |
| Frankreich | Ab dem 1. September 2026 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen über eine registrierte Plattform empfangen können, mit zusätzlicher Meldung an die Steuerbehörde (E-Reporting). Kleinere Unternehmen müssen spätestens ab dem 1. September 2027 auch selbst E-Rechnungen versenden. |
| Polen | Rechnungen laufen über das nationale System KSeF. Dies ist seit 2026 stufenweise verpflichtend; die kleinsten Unternehmen folgen ab 2027. Unternehmen müssen die meisten Rechnungen nicht mehr selbst archivieren. |
| Spanien | Mit Veri*factu stellt die Steuerbehörde Anforderungen an die Rechnungssoftware selbst: Rechnungsdaten müssen vollständig, nachverfolgbar und unveränderbar sein. Dies wird 2027 verpflichtend. |
Eine strukturierte E-Rechnung über ein vertrauenswürdiges Netzwerk erfüllt diese Anforderungen in der Praxis leichter als ein PDF per E-Mail. Herkunft und unveränderter Inhalt sind nämlich im Versandprozess festgehalten. Welche Länder die E-Rechnungsstellung vorschreiben und ab wann, lesen Sie unter E-Rechnungspflicht.
E-Rechnungsstellung und Peppol: Was ist der Unterschied?
E-Rechnungsstellung ist das Phänomen: Rechnungen als strukturierte Daten austauschen. Über den Übertragungsweg sagt E-Rechnungsstellung nichts aus. Eine E-Rechnung kann über Peppol laufen, aber auch über eine direkte Anbindung, EDI, ein Portal oder eine nationale Plattform wie SdI oder KSeF. Peppol bündelt drei Ebenen:
- Das Netzwerk (Transportebene): Access Points, die Nachrichten gemäß der Peppol-Architektur sicher zustellen, mit einer zentralen Adresssuche.
- Der Umschlag: standardisierte Adress- und Routingdaten rund um jede Nachricht.
- Der Brief: der Inhalt nach festen Spezifikationen wie Peppol BIS Billing, basierend auf EN 16931.
Wer sich über einen Peppol Service Provider anschließt, regelt alle drei Ebenen auf einmal – für alle Teilnehmer im Netzwerk. Mehr erfahren? Lesen Sie Was ist Peppol.
Was das für Unternehmen bedeutet
Welche E-Rechnungslösung Sie benötigen, hängt vor allem von Ihrer eigenen Situation ab. Diese vier Fragen helfen Ihnen weiter:
Nutzen Sie bereits Buchhaltungs- oder ERP-Software?
Wenn ja, prüfen Sie zunächst, ob E-Rechnungsstellung bereits integriert ist. Oft müssen Sie sie nur aktivieren. Wenn nein, ist eine Online-Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion oder ein Webportal der logische erste Schritt.
Wer sind Ihre Kunden und Lieferanten?
Liefern Sie an Behörden oder an Kunden in Ländern mit einer Verpflichtung (Belgien, Deutschland, Frankreich, Polen)? Dann ist E-Rechnungsstellung keine Wahl, sondern eine Voraussetzung.
Möchten Sie nur versenden oder auch empfangen und automatisch buchen?
Der größte Vorteil liegt oft auf der Empfangsseite: Rechnungen, die ohne Handarbeit geprüft und gebucht werden.
Um wie viele Rechnungen geht es?
Bei geringen Mengen genügt eine einfache Lösung. Bei großen Volumina lohnt sich eine vollständige Anbindung an Ihr ERP-System.
Für Behörden und öffentliche Einrichtungen: Der Empfang nach der Europäischen Norm ist die Grundlage. Wer auch selbst E-Rechnungen versendet, etwa für Mieten, Gebühren oder Weiterberechnungen, zeigt, dass E-Rechnungsstellung der Standard ist. Das erhöht die Akzeptanz bei Lieferanten und Abnehmern und macht Ihre Organisation bereit für den 1. Juli 2030. Ab diesem Datum gilt im Rahmen von ViDA für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU eine digitale Meldepflicht auf Basis der E-Rechnungsstellung.
Für Softwareanbieter: Anwender erwarten, dass E-Rechnungsstellung standardmäßig in ihrer Software enthalten ist. Die Unterstützung von UBL/EN 16931 und eine Anbindung an Peppol über einen Peppol Service Provider werden damit zur Grundfunktion.
Sie sind unsicher, welcher Weg zu Ihnen passt? Vergleichen Sie Peppol Service Provider auf Peppol.now nach Funktionen, unterstützten Ländern und Anbindungen.
Anbieter vergleichenFazit
Bei der E-Rechnungsstellung geht es nicht um Technik, sondern darum, was sie Ihrer Organisation bringt. Sie arbeiten effizienter, weil Rechnungen ohne Handarbeit verarbeitet und gebucht werden. Sie erfüllen gesetzliche Vorgaben und Ausschreibungsanforderungen. Und Sie haben einen besseren Überblick über Ihre Geldflüsse. Der Schritt muss nicht groß sein: Oft beginnt er mit einer einzigen Einstellung in Ihrer bestehenden Software oder einem Anschluss über einen Peppol Service Provider. Auf Peppol.now vergleichen Sie die Optionen übersichtlich nebeneinander.
