Eine häufige Frage von Organisationen lautet, ob sie verpflichtet sind, E-Rechnungen zu versenden oder zu empfangen. Die Antwort hängt nicht von einer einzelnen Regel ab, sondern von einer Kombination von Faktoren: wo Ihre Organisation ansässig ist, mit wem Sie Geschäfte machen und welche Rolle Sie selbst einnehmen. Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Arten von Pflichten es gibt und wie Sie Schritt für Schritt bestimmen, was für Ihre Organisation gilt.
Diese Seite ist bewusst allgemein gehalten, da sich die Pflichten von Land zu Land unterscheiden und regelmäßig ändern. Aktuelle Entwicklungen je Land finden Sie in unserer Nachrichtenübersicht und im Blog. Neu im Thema E-Rechnungsstellung? Lesen Sie dann zuerst Was ist eine E-Rechnung?.
Welche Arten von Pflichten gibt es?
Behörden empfangen E-Rechnungen (B2G-Empfang)
Lieferanten senden E-Rechnungen an Behörden (B2G-Versand)
E-Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) und teilweise auch gegenüber Verbrauchern (B2C)
Clearance und E-Reporting
Europäische digitale Meldepflicht (ViDA)
Was schreibt die Pflicht vor?
Wenn Sie wissen, dass eine Pflicht gilt, achten Sie auf drei Punkte:
- Das Format: die europäische Norm EN 16931, ein nationales Format oder eine spezifische Ausprägung wie Peppol BIS.
- Der Kanal: freie Wahl, das Peppol-Netzwerk oder eine verpflichtende staatliche Plattform.
- Das Inkrafttreten und die Staffelung: für den Empfang und für den Versand sowie nach Unternehmensgröße.
Diese drei Punkte bestimmen gemeinsam, welche Lösung Sie benötigen. Mehr über Formate und Kanäle lesen Sie unter Rechnungsformate und Formen der E-Rechnung.
Was das für Sie als Unternehmer bedeutet: So bestimmen Sie, was gilt
Diese Formen kommen einzeln, aber auch in Kombination vor. Ein Land kann beispielsweise den B2G-Versand vorschreiben und gleichzeitig eine E-Reporting-Pflicht für alle umsatzsteuerpflichtigen Transaktionen haben. Betrachten Sie daher immer die Gesamtheit der Regeln, die auf Ihre Situation zutreffen. Beantworten Sie die folgenden Fragen: Zusammen ergeben sie ein klares Bild der Pflichten, die für Ihre Organisation relevant sind.
In welchem Land oder in welchen Ländern ist Ihre Organisation ansässig?
Die Regeln Ihres Sitzlandes bilden den Ausgangspunkt. Haben Sie Niederlassungen in mehreren Ländern, kann je Niederlassung eine andere Pflicht gelten.
In welchen Ländern sind Ihre Kunden ansässig?
Manche Pflichten gelten abhängig davon, wo die Transaktion steuerbar ist oder wo der Kunde ansässig ist. Auch wenn Ihr eigenes Land keine Pflicht kennt, kann ein Kunde in einem anderen Land eine E-Rechnung in einem bestimmten Format verlangen. Große Kunden stellen zudem oft eigene Anforderungen an Kanal und Format, auch dort, wo das Gesetz dies nicht tut.
Liefern Sie an Behörden?
Dann haben Sie es wahrscheinlich mit B2G-Regeln zu tun. Prüfen Sie, ob die Behörde E-Rechnungen lediglich akzeptiert oder verpflichtend vorschreibt, und über welchen Kanal.
Sind Sie selbst eine Behörde?
Dann gilt in der Regel eine Empfangspflicht. Lesen Sie unten, was dies für Ihren eigenen Prozess bedeutet.
Wie ist Ihr umsatzsteuerlicher Registrierungsstatus in den relevanten Ländern?
Viele Pflichten sind an eine umsatzsteuerliche Registrierung geknüpft. Sind Sie in einem anderen Land umsatzsteuerlich registriert, können die Regeln dieses Landes auch für Sie gelten, einschließlich etwaiger E-Reporting-Pflichten.
Betreiben Sie grenzüberschreitenden B2B-Handel?
Bei grenzüberschreitenden Transaktionen können die Regeln mehrerer Länder gleichzeitig zur Anwendung kommen. Ein offenes Netzwerk wie Peppol hilft, E-Rechnungen über Landesgrenzen hinweg auszutauschen, in manchen Ländern ist jedoch eine nationale Plattform vorgeschrieben.
Sind Sie nach diesen Fragen noch unsicher? Schildern Sie Ihre Situation Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Diese können beurteilen, welche Regeln genau auf Ihre Organisation zutreffen.
Vorbereitung: Diese Schritte gelten immer, unabhängig vom Land
Wissen Sie, welche Pflichten für Sie gelten? Dann finden Sie im Vergleichsportal eine Lösung, die diese erfüllt.
Lösungen für die E-Rechnungsstellung vergleichenWas bedeutet das für Behörden?
Für Behörden geht es in erster Linie um den eigenen Empfangsprozess. Sorgen Sie dafür, dass E-Rechnungen über die gängigen Kanäle eingehen, automatisch validiert werden und ohne manuelle Zwischenschritte in der Finanzbuchhaltung landen. Denken Sie auch an die Information Ihrer Lieferanten: Machen Sie deutlich, auf welchem Weg Sie E-Rechnungen empfangen, welche Angaben verpflichtend auf der Rechnung stehen müssen (etwa eine Bestellnummer oder Referenz) und was mit Rechnungen geschieht, die die Anforderungen nicht erfüllen. Klare Kommunikation verhindert abgelehnte Rechnungen und verzögerte Zahlungen.
Betrachten Sie außerdem Ihre ausgehenden Rechnungen. Wer selbst E-Rechnungen versendet, etwa für Mieten, Gebühren oder Weiterbelastungen, erhöht die Akzeptanz bei Lieferanten und Kunden. Zudem ist Ihre Organisation dann für die europäische digitale Meldepflicht ab 2030 gerüstet.
Was bedeutet das für Softwareanbieter?
Für Softwareanbieter bestimmen die Pflichten die Anforderungen an das Produkt. Kunden erwarten, dass ihre Software E-Rechnungen in den geforderten Formaten erstellen, versenden, empfangen und verarbeiten kann und dass die Software an das Peppol-Netzwerk angebunden ist, eigenständig oder über einen Peppol Service Provider. Wo E-Reporting oder CTC zur Anwendung kommen, kommen Anbindungen an Plattformen der Steuerbehörden hinzu. Da sich die Pflichten von Land zu Land unterscheiden und ändern können, ist eine flexible Architektur, die neue Formate und Melderegeln aufnehmen kann, ein wichtiges Verkaufsargument. Behalten Sie auch die Entwicklungen rund um die digitale Meldung über das Peppol-Netzwerk im Blick. OpenPeppol testet in einem ViDA-Pilotprojekt eine Erweiterung der Peppol-Architektur, bei der Steuerbehörden als „fifth corner“ an das Netzwerk angebunden werden.
Von der Pflicht zur Lösung
Der Weg lässt sich in drei Schritten zusammenfassen: Bestimmen Sie, welche Pflicht für Sie gilt, bereiten Sie Ihre Organisation und Ihre Systeme vor und wählen Sie anschließend eine Lösung, die zu Ihrer Situation passt. Im Vergleichsportal auf Peppol.now stellen Sie Peppol Service Provider und Lösungen für die E-Rechnungsstellung einander gegenüber, sodass Sie gezielt eine Lösung wählen können, die Ihre Pflichten erfüllt.
