Suis-je tenu de recevoir des factures électroniques de mes fournisseurs ?

Dans l'Union européenne, les organismes publics doivent être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques conformes à la norme européenne EN 16931 (directive 2014/55/UE). Pour les entreprises, une obligation de réception ne s'applique que si le pays dans lequel vous êtes établi a instauré une obligation B2B. En dehors de l'UE, cela varie selon les pays.

En tant que fournisseur, dois-je envoyer des factures électroniques aux administrations ?

Dans de nombreux pays, les fournisseurs sont tenus de ne plus facturer les organismes publics que par facture électronique, parfois au-delà d'un certain montant de marché.

Une obligation de facturation électronique s'applique-t-elle aussi entre entreprises ?

De plus en plus de pays instaurent également une obligation B2B, souvent d'abord pour la réception puis pour l'émission des factures électroniques, ou de manière progressive selon la taille de l'entreprise.

Comment déterminer les obligations qui s'appliquent à mon organisation ?

Examinez votre ou vos pays d'établissement, les pays de vos clients, si vous fournissez des administrations, vos immatriculations à la TVA et si vous effectuez des échanges B2B transfrontaliers. Soumettez les cas douteux à votre conseiller fiscal ou à votre expert-comptable.

Facturation électronique obligatoire : le guide

Une question fréquente des organisations est de savoir si elles sont tenues d’envoyer ou de recevoir des factures électroniques. La réponse ne dépend pas d’une seule règle, mais d’une combinaison de facteurs : le lieu d’établissement de votre organisation, vos partenaires commerciaux et le rôle que vous jouez vous-même. Sur cette page, vous découvrirez quels types d’obligations existent et comment déterminer, étape par étape, ce qui s’applique à votre organisation.

Cette page reste volontairement générale, car les obligations varient d’un pays à l’autre et évoluent régulièrement. Vous trouverez l’actualité par pays dans notre rubrique actualités et sur le blog. Vous découvrez la facturation électronique ? Lisez d’abord Qu’est-ce que la facturation électronique ?.

Quels types d'obligations existent ?

Les administrations reçoivent des factures électroniques (réception B2G)

Dans l'Union européenne, les organismes publics doivent être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques conformes à la norme européenne EN 16931 (directive 2014/55/UE). En dehors de l'UE, cela varie selon les pays. Pour les fournisseurs, la facture électronique constitue donc une voie acceptée, et souvent privilégiée, pour facturer une administration.

Les fournisseurs envoient des factures électroniques aux administrations (émission B2G)

Certains pays et organismes publics vont plus loin et n'acceptent plus que des factures électroniques. Une facture PDF ou papier n'est alors plus traitée. Parfois, cette règle ne s'applique qu'au-delà d'un certain montant de marché, à certaines formes juridiques ou via un canal imposé.

Facturation électronique entre entreprises (B2B), et parfois aussi envers les consommateurs (B2C)

Les entreprises doivent également échanger entre elles des factures électroniques. Souvent, une obligation de réception s'applique d'abord, suivie d'une obligation d'émission, ou l'obligation est introduite progressivement selon la taille de l'entreprise. Certains pays, comme l'Italie, font également transiter les factures adressées aux consommateurs par la plateforme publique.

Clearance et e-reporting

Dans un modèle de clearance (validation préalable), la facture doit d'abord passer par une plateforme de l'administration avant d'être valide ou de parvenir à l'acheteur. Exemples : SdI en Italie et KSeF en Pologne. Avec l'e-reporting, la facture est envoyée normalement à l'acheteur, et vous ou votre fournisseur de services transmettez séparément les données de transaction à l'administration fiscale, en temps réel ou périodiquement. Les deux modèles visent le contrôle de la TVA, mais ils déterminent la manière dont votre processus de facturation doit être organisé.

Déclaration numérique européenne (ViDA)

À partir du 1er juillet 2030, une déclaration numérique s'applique dans l'UE aux transactions B2B transfrontalières, sur la base de la facturation électronique. En outre, les États membres peuvent, sous conditions, rendre obligatoire la facturation électronique nationale. Pour en savoir plus, consultez Comprendre ViDA.

Que prescrit l'obligation ?

Si vous savez qu’une obligation s’applique, examinez trois éléments :

Le format : la norme européenne EN 16931, un format national ou une application spécifique comme Peppol BIS.
Le canal : libre choix, le réseau Peppol ou une plateforme publique obligatoire.
La date d’entrée en vigueur et le calendrier progressif : pour la réception et pour l’émission, et selon la taille de l’entreprise.

Ensemble, ces trois éléments déterminent la solution dont vous avez besoin. Pour en savoir plus sur les formats et les canaux, consultez Formats de facture et Formes de facturation électronique.

Ce que cela signifie pour vous en tant qu'entrepreneur : comment déterminer ce qui s'applique

Ces formes existent séparément, mais aussi en combinaison. Un pays peut par exemple imposer l'émission B2G tout en appliquant une obligation d'e-reporting à toutes les transactions soumises à la TVA. Examinez donc toujours l'ensemble des règles applicables à votre situation. Répondez aux questions suivantes : ensemble, elles donnent une image claire des obligations pertinentes pour votre organisation.

Dans quel(s) pays votre organisation est-elle établie ?

Les règles de votre pays d'établissement constituent le point de départ. Si vous disposez d'établissements dans plusieurs pays, une obligation différente peut s'appliquer à chacun d'eux.

Dans quels pays vos clients sont-ils établis ?

Certaines obligations s'appliquent en fonction du lieu d'imposition de la transaction ou du lieu d'établissement du client. Même si votre propre pays n'impose aucune obligation, un client établi dans un autre pays peut demander une facture électronique dans un format donné. Par ailleurs, les grands clients imposent souvent leurs propres exigences en matière de canal et de format, même lorsque la loi ne le fait pas.

Fournissez-vous des organismes publics ?

Vous êtes alors probablement concerné par les règles B2G. Vérifiez si l'organisme public se contente d'accepter les factures électroniques ou s'il les impose, et via quel canal.

Êtes-vous vous-même un organisme public ?

Une obligation de réception s'applique alors en règle générale. Voyez ci-dessous ce que cela implique pour votre propre processus.

Quel est votre statut d'immatriculation à la TVA dans les pays concernés ?

De nombreuses obligations sont liées à une immatriculation à la TVA. Si vous êtes immatriculé à la TVA dans un autre pays, les règles de ce pays peuvent également s'appliquer à vous, y compris d'éventuelles obligations d'e-reporting.

Effectuez-vous des échanges B2B transfrontaliers ?

Lors de transactions transfrontalières, les règles de plusieurs pays peuvent s'appliquer simultanément. Un réseau ouvert comme Peppol facilite l'échange de factures électroniques par-delà les frontières, mais certains pays imposent une plateforme nationale.

Se préparer : ces étapes s'appliquent toujours, quel que soit le pays

1

Identifiez où vous êtes actif et ce qui s'y applique

Dressez la liste des pays dans lesquels vous êtes établi, vendez et êtes immatriculé à la TVA. Suivez pour chaque pays les obligations en vigueur via la rubrique actualités et le blog de Peppol.now.

2

Demandez à vos clients ce qu'ils attendent

Demandez à vos principaux clients par quel canal et dans quel format ils souhaitent recevoir les factures électroniques. Les grands clients et les administrations imposent souvent leurs propres exigences, même lorsque la loi ne le fait pas.

3

Vérifiez votre logiciel actuel

Vérifiez si votre logiciel comptable ou votre ERP peut envoyer et recevoir des factures électroniques, dans quels formats et via quels canaux. Interrogez votre éditeur de logiciel sur les possibilités.

4

Choisissez une solution ou un fournisseur de services adapté

Sélectionnez un fournisseur de services ou une solution de facturation électronique qui répond aux exigences qui s'appliquent à vous : les bons formats, pays et canaux, ainsi que les éventuelles obligations de déclaration. Dans le comparateur, vous pouvez filtrer par zone de couverture et par réseaux publics, tels que Peppol, SdI, KSeF et Chorus Pro. Vous trouverez des repères dans Choisir une solution de facturation électronique.

5

Testez bien avant toute date d'entrée en vigueur

Envoyez et recevez des factures de test avec quelques clients ou fournisseurs habituels. Vous détecterez ainsi les erreurs dans les données de base, les formats ou le routage avant l'entrée en vigueur d'une obligation.

6

Documentez ce que vous avez fait

Consignez les obligations que vous avez évaluées, les choix que vous avez faits et la manière dont votre processus est organisé. Cette documentation est précieuse pour votre propre dossier de conformité et en cas de questions d'un expert-comptable ou d'une autorité fiscale.

Qu'est-ce que cela signifie pour les organismes publics ?

Pour les organismes publics, l’essentiel est avant tout leur propre processus de réception. Veillez à ce que les factures électroniques arrivent par les canaux usuels, soient validées automatiquement et parviennent dans la comptabilité sans étapes manuelles intermédiaires. Pensez aussi à l’information des fournisseurs : indiquez clairement comment vous recevez les factures électroniques, quelles données doivent obligatoirement figurer sur la facture (comme un numéro de commande ou une référence) et ce qu’il advient des factures non conformes. Une communication claire évite les factures rejetées et les retards de paiement.

Examinez également vos factures sortantes. En émettant vous-même des factures électroniques, par exemple pour des loyers, des redevances ou des refacturations, vous renforcez l’adhésion de vos fournisseurs et clients. De plus, votre organisation est alors prête pour la déclaration numérique européenne à partir de 2030.

Qu'est-ce que cela signifie pour les éditeurs de logiciels ?

Pour les éditeurs de logiciels, les obligations déterminent les exigences du produit. Les clients attendent de leur logiciel qu’il puisse créer, envoyer, recevoir et traiter des factures électroniques dans les formats requis, et qu’il se connecte au réseau Peppol, de manière autonome ou via un fournisseur de services Peppol. Lorsque l’e-reporting ou le CTC (contrôle continu des transactions) s’applique, des connexions aux plateformes des autorités fiscales viennent s’y ajouter. Comme les obligations varient selon les pays et peuvent évoluer, une architecture flexible capable d’intégrer de nouveaux formats et de nouvelles règles de déclaration constitue un argument de vente important. Suivez également les évolutions de la déclaration numérique via le réseau Peppol. Dans le cadre d’un pilote ViDA, OpenPeppol teste une extension de l’architecture Peppol dans laquelle les administrations fiscales sont connectées au réseau en tant que « fifth corner ».

De l'obligation à la solution

La démarche se résume en trois étapes : déterminez l’obligation qui s’applique à vous, préparez votre organisation et vos systèmes, puis choisissez une solution adaptée à votre situation. Dans le comparateur de Peppol.now, vous comparez côte à côte les fournisseurs de services Peppol et les solutions de facturation électronique, afin de choisir de manière ciblée une solution conforme à vos obligations.