Wer Rechnungen über Peppol senden oder empfangen möchte, fragt sich schnell, was das kostet. Die Kosten der E-Rechnungsstellung über Peppol bestehen nicht aus einem festen Betrag, sondern aus einer Summe von Bausteinen, die jeder Anbieter anders gestaltet. Diese Seite erklärt, aus welchen Bestandteilen sich die Kosten zusammensetzen, welche Faktoren den Preis bestimmen und wie das Angebot von kostenlos bis zur individuellen Lösung reicht.
Beträge nennen wir bewusst nicht: Preise ändern sich und unterscheiden sich stark je nach Anbieter. Bei Fragestellungen wie einer ERP-Anbindung, mehreren Einheiten oder mehreren Ländern lässt sich der Preis zudem nicht im Voraus angeben. Im Vergleichsportal finden Sie Anbieter, die zu Ihrer Situation passen; den Preis erfragen Sie anschließend bei ihnen.
Was bringt es Ihnen?
Stellen Sie die Kosten immer dem gegenüber, was Rechnungen Sie heute kosten: abtippen, prüfen, Fehler korrigieren, mahnen. E-Rechnungen kommen direkt in der Buchhaltung Ihres Kunden an, werden schneller verarbeitet und dadurch oft schneller bezahlt. Auf der Einkaufsseite entfällt die manuelle Erfassung. Ermitteln Sie daher nicht nur, was ein Anbieter kostet, sondern auch, was Ihr aktueller Rechnungsprozess kostet.
Wie funktioniert die Bezahlung für Peppol?
Peppol ist ein Netzwerk mit gemeinsamen Vereinbarungen und Standards. Als Unternehmer binden Sie sich nicht selbst an das Netzwerk an: Das erfolgt über einen Peppol Service Provider, der Ihre Rechnungen im richtigen Format versendet und eingehende Rechnungen für Sie empfängt. Sie bezahlen diesen Service Provider oder den Anbieter Ihrer Buchhaltungs- oder ERP-Software, in die ein Service Provider integriert ist. Das Peppol-Netzwerk selbst stellt Ihnen keine gesonderten Nachrichtengebühren in Rechnung. Sie bezahlen Ihren eigenen Service Provider; Ihr Geschäftspartner bezahlt seinen.
Die Bausteine eines Preises
Dies sind mögliche Bestandteile, aus denen sich der Preis eines Anbieters zusammensetzen kann; nicht jeder Bestandteil gilt bei jedem Anbieter. Manche Anbieter berechnen überhaupt keine zusätzlichen Kosten, weil alles bereits in einem Paket enthalten ist. Andere Anbieter arbeiten mit einer Kombination aus festen und variablen Kosten, die sich aus (einem Teil) der folgenden Komponenten zusammensetzt.
Festes Abonnement
Preis pro Dokument
Einmalige Einrichtungskosten
Anbindung an Buchhaltungs- oder ERP-Software
Empfangen im Vergleich zum Senden
Welche Faktoren bestimmen die Kosten der E-Rechnungsstellung über Peppol?
Rechnungsvolumen
Die Anzahl der Dokumente pro Monat oder pro Jahr ist bei den meisten Preismodellen der wichtigste Faktor. Bei geringem Volumen fällt das Abonnement stärker ins Gewicht; bei hohem Volumen wird der Preis pro Dokument entscheidend.
Länder, in denen Sie Rechnungen stellen
Jedes Land hat eigene Anforderungen, die über die europäische Norm hinausgehen. In Belgien ist Peppol der Standard zwischen Unternehmen. In Frankreich läuft die E-Rechnungsstellung über eine plateforme agréée (zugelassene Plattform), was ein eigener Kostenposten sein kann. In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD verbreitet. In den Niederlanden und in Luxemburg spielt Peppol vor allem gegenüber der öffentlichen Hand eine Rolle. Nicht jeder Anbieter deckt all diese Länder gleich gut ab.
Komplexität der Integration
Eine Standardanbindung an eine bekannte Buchhaltungssoftware ist etwas anderes als eine Integration in ein ERP-System mit eigenen Feldern oder Freigabeprozessen. Je komplexer die Integration, desto höher die Kosten.
Support und Serviceleistungen
Standardsupport ist oft im Preis enthalten. Feste Ansprechpartner, vereinbarte Reaktionszeiten (SLA) oder Unterstützung bei der Anbindung von Geschäftspartnern werden oft gesondert berechnet.
Zusätzliche Dienste
Manche Anbieter bieten mehr als nur Peppol: Archivierung, Validierung oder Rechnungsverarbeitung. Vergleichen Sie dann Gleiches mit Gleichem. Welche Formen der E-Rechnung es gibt, lesen Sie unter Formen der E-Rechnung.
Anbieterwechsel und Abhängigkeit
Fragen Sie, was es kostet, später den Anbieter zu wechseln. Können Sie Ihre Peppol-ID und Registrierung mitnehmen, und erhalten Sie Ihr Rechnungsarchiv?
Von kostenlos bis individuell
Das Angebot reicht von kostenlosen Einstiegsdiensten bis zu Integrationsprojekten ohne feste Obergrenze. Fünf Stufen, von einfach bis komplex.
Kostenloser Einstieg
In Ihrer Software enthalten
Abonnement oder Paket
Anbindung an Ihr ERP-System
Individuelle Integration für multinationale Konzerne, Großunternehmen und Industrie
Was dies für Unternehmen bedeutet
Mit dieser Checkliste ermitteln Sie die Kostenfaktoren für Ihre eigene Organisation.
Checkliste
- Ermitteln Sie die Anzahl Ihrer gesendeten Rechnungen pro Monat
- Ermitteln Sie auch die Anzahl Ihrer empfangenen Rechnungen pro Monat
- Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Buchhaltungs- oder ERP-Software Peppol bereits unterstützt
- Notieren Sie, in welchen Ländern Sie Rechnungen stellen und ob dort zusätzliche Anforderungen gelten
- Legen Sie fest, ob Sie eine Standardanbindung nutzen können oder eine individuelle Lösung benötigen
- Fragen Sie bei jedem Anbieter nach, was als Dokument zählt und was es über das Kontingent hinaus kostet
- Fragen Sie nach einmaligen Kosten für Einrichtung, Anbindung und die Anbindung von Geschäftspartnern
- Vergleichen Sie das Supportniveau und die Reaktionszeiten mit Ihrem Bedarf
- Rechnen Sie die Gesamtkosten über mehrere Jahre durch, nicht nur den Monatspreis
- Fordern Sie bei mehreren passenden Anbietern ein Angebot auf Basis Ihrer eigenen Situation an
Für Behörden
Behörden in der gesamten EU müssen E-Rechnungen nach der europäischen Norm empfangen und verarbeiten können (Richtlinie 2014/55/EU). Für sie dreht sich die Kostenfrage vor allem um den Empfang in großem Umfang und die Anbindung an das Finanzsystem. Prüfen Sie zunächst, ob Ihre Organisation an eine zentrale oder gemeinsame Lösung angebunden werden kann, bevor Sie eine eigene Lösung ausschreiben. Mehr dazu lesen Sie in E-Rechnung für Behörden.
Zusammenfassung
Die Kosten der E-Rechnungsstellung über Peppol reichen von kostenlos bis zur individuellen Lösung ohne feste Obergrenze. Wo Sie landen, hängt von Ihrem Volumen, Ihrer Software und IT-Landschaft, den Ländern, in denen Sie geschäftlich tätig sind, und dem gewünschten Serviceniveau ab. Fordern Sie bei den Anbietern, die zu Ihrer Situation passen, ein individuelles Angebot an. Wie Sie anschließend auswählen, lesen Sie unter Eine E-Rechnungslösung wählen.
