E-Rechnung für Behörden: Empfang und Verarbeitung

Eine Behörde muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dabei sind zwei Fragen wichtig: Was gilt als „empfangen können“, und über welchen Weg richten Sie dies ein? Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Anforderungen gelten, welche zwei Wege es gibt und wie Sie bestimmen, ob eine einzige Peppol-ID für Ihre Organisation ausreicht.

Was „empfangen und verarbeiten“ bedeutet

„Empfangen und verarbeiten“ bedeutet mehr, als ein Postfach für PDF-Rechnungen bereitzustellen. Eine Behörde muss elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten, die einer anerkannten semantischen Norm entsprechen. Eine solche Norm legt fest, welche Daten eine Rechnung enthält und was diese Daten bedeuten. Ihre Systeme können die Rechnung dadurch automatisch auslesen. In Europa ist EN 16931 die europäische Norm für die E-Rechnungsstellung. Die rechtliche Grundlage ist die Richtlinie 2014/55/EU aus dem Jahr 2014. Diese Richtlinie verpflichtet öffentliche Auftraggeber und Behörden in der EU, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, die der europäischen Norm entsprechen. Die Mitgliedstaaten haben die Richtlinie in nationales Recht umgesetzt, und viele Länder gehen darüber hinaus:

• Niederlande: Die niederländische Zentralregierung (Rijksoverheid) hat die E-Rechnungsstellung für alle Aufträge, Bestellungen und Verträge verpflichtend gemacht. Lieferanten können über einen Service Provider, das Lieferantenportal (Leveranciersportaal) oder Digipoort fakturieren.
• Belgien: Seit dem 1. März 2024 ist die E-Rechnungsstellung über Peppol bei öffentlichen Aufträgen verpflichtend. Aufträge unter 3.000 Euro können ausgenommen sein, außer beim Föderalstaat.
• Luxemburg: gestaffelt verpflichtend für Lieferanten bei öffentlichen Aufträgen: für große Unternehmen seit dem 18. Mai 2022, für mittlere seit dem 18. Oktober 2022 und für kleine seit dem 18. März 2023. Lieferanten fakturieren über Peppol oder über Formulare auf MyGuichet.lu.
• Frankreich: Alle Lieferanten der öffentlichen Hand fakturieren seit dem 1. Januar 2020 elektronisch über Chorus Pro.
• Deutschland: seit dem 27. November 2020 für direkte Aufträge des Bundes ab 1.000 Euro netto, in XRechnung oder einem anderen EU-konformen Standard. Lieferanten fakturieren über die zentrale Plattform OZG-RE, unter anderem über Peppol.
• Darüber hinaus: In Italien laufen alle Rechnungen über die Plattform SdI, und in Spanien reichen Lieferanten ihre Rechnungen an die öffentliche Hand über eine zentrale Eingangsstelle wie FACe ein.

Auch außerhalb der EU gelten in verschiedenen Rechtsordnungen vergleichbare Pflichten für Behörden, E-Rechnungen in einem strukturierten Format zu empfangen. Welche Pflicht in Ihrer Situation gilt, hängt von der Rechtsordnung ab, der Ihre Organisation unterliegt. Prüfen Sie dies immer anhand der Primärquelle: EUR-Lex oder der zuständigen nationalen Behörde. Mehr über den rechtlichen Hintergrund lesen Sie auf der Seite E-Rechnungspflicht.

Zwei Empfangswege und die Anbindung dahinter

Es gibt zwei Möglichkeiten, E-Rechnungen zu empfangen. Dahinter legen Sie immer fest, wie die Rechnungen in Ihr Finanzsystem gelangen.

Adressierung von Organisationseinheiten: eine oder mehrere Peppol-IDs

Viele Behörden bestehen aus mehreren Einheiten, etwa einzelnen Dienststellen, Abteilungen oder Standorten. Dann müssen Sie entscheiden: Genügt eine zentrale Peppol-ID, oder benötigt jede Einheit eine eigene Peppol-ID?

Das hängt davon ab, wie Rechnungen innerhalb Ihrer Organisation weitergeleitet und verarbeitet werden müssen. Eine zentrale Peppol-ID passt zu einer Organisation mit einer zentralen Kreditorenbuchhaltung; die interne Verteilung erfolgt dann anhand von Angaben in der Rechnung, etwa einer Bestellnummer oder Referenz. Mehrere Peppol-IDs passen zu Einheiten mit eigener Buchhaltung, einem eigenen Finanzsystem oder eigener Zahlungsverantwortung: Rechnungen gehen dann direkt bei der richtigen Einheit ein.

Wie eine Peppol-ID funktioniert und wie Sie sie registrieren, lesen Sie auf der Seite Peppol-ID.

In Peppol ist eine Käuferreferenz oder eine Bestellnummer auf jeder E-Rechnung verpflichtend; bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland ist das die Leitweg-ID. Das ist das wichtigste Instrument, um Rechnungen intern der richtigen Einheit zuzuordnen. Bitten Sie Lieferanten daher immer, diese Referenz anzugeben.

Selbst E-Rechnungen versenden

Behörden versenden auch selbst Rechnungen, etwa für Mieten, Gebühren, Personalüberlassung oder Weiterbelastungen. Wer dies als E-Rechnung tut, zeigt, dass die E-Rechnungsstellung der Standard ist, und erhöht die Akzeptanz bei Lieferanten und Kunden. Zudem betrifft die europäische digitale Meldepflicht ab dem 1. Juli 2030 auch Behörden, die als Lieferant grenzüberschreitend fakturieren. Mehr dazu lesen Sie in ViDA erklärt.

Was das für Behörden bedeutet

Für Softwareanbieter

Haben Sie Behörden als Kunden? Dann hat Ihre Software mit verschiedenen Wegen zu tun. Manche Kunden der öffentlichen Hand empfangen über eine zentrale staatliche Plattform und benötigen vor allem eine zuverlässige Weiterleitung an diese Plattform. Andere empfangen direkt über Peppol und benötigen Unterstützung für Peppol-Dokumenttypen, Validierung, Pflichtreferenzen und die Adressierung über eine oder mehrere Peppol-IDs. Software, die beide Wege unterstützt und auch den Versand von E-Rechnungen beherrscht, kann mehr Kunden der öffentlichen Hand ohne individuelle Anpassungen bedienen.

Fazit und nächste Schritte

Für eine gut eingerichtete E-Rechnungsstellung treffen Sie vier Entscheidungen: den Empfangsweg, die Anbindung an Ihr Finanzsystem, die Adressierung Ihrer Organisationseinheiten und ob Sie selbst auch E-Rechnungen versenden. Haben Sie diese Entscheidungen getroffen, ist der nächste Schritt die Beschaffung des Dienstes. Mehr dazu lesen Sie auf der Seite Einen Peppol-Dienst beschaffen. Möchten Sie sehen, welche Anbieter Ihre Anforderungen erfüllen? Nutzen Sie das Vergleichsportal auf Peppol.now.