Un organisme public doit être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques. Deux questions sont alors essentielles : que signifie « être en mesure de recevoir », et par quelle voie l’organiser ? Sur cette page, vous découvrirez les exigences applicables, les deux voies possibles et comment déterminer si un seul identifiant Peppol suffit pour votre organisation.
Ce que recouvre « recevoir et traiter »
« Recevoir et traiter » signifie davantage qu’ouvrir une boîte e-mail aux factures PDF. Un organisme public doit recevoir et traiter des factures électroniques conformes à une norme sémantique reconnue. Une telle norme définit les données que contient une facture et leur signification. Vos systèmes peuvent ainsi lire la facture automatiquement. En Europe, la norme EN 16931 est la norme européenne de facturation électronique. La base juridique est la directive 2014/55/UE, adoptée en 2014. Cette directive oblige les pouvoirs adjudicateurs et les entités adjudicatrices de l’UE à recevoir et à traiter les factures électroniques conformes à la norme européenne. Les États membres ont transposé la directive en droit national, et de nombreux pays vont plus loin :
- Pays-Bas : l’administration centrale néerlandaise (Rijksoverheid) a rendu la facturation électronique obligatoire pour tous les marchés, commandes et contrats. Les fournisseurs peuvent facturer via un fournisseur de services, le portail fournisseurs de l’État (Leveranciersportaal) ou Digipoort, la passerelle électronique de l’administration néerlandaise.
- Belgique : depuis le 1er mars 2024, la facturation électronique via Peppol est obligatoire dans les marchés publics. Les marchés inférieurs à 3 000 euros peuvent en être exemptés, sauf auprès de l’administration fédérale.
- Luxembourg : obligation progressive pour les fournisseurs dans les marchés publics : depuis le 18 mai 2022 pour les grandes entreprises, depuis le 18 octobre 2022 pour les moyennes et depuis le 18 mars 2023 pour les petites. Les fournisseurs facturent via Peppol ou via des formulaires sur MyGuichet.lu.
- France : depuis le 1er janvier 2020, tous les fournisseurs de l’administration facturent par voie électronique via Chorus Pro.
- Allemagne : depuis le 27 novembre 2020 pour les marchés directs de l’administration fédérale à partir de 1 000 euros nets, en XRechnung ou dans une autre norme conforme à l’UE. Les fournisseurs facturent via la plateforme centrale OZG-RE, notamment via Peppol.
- Ailleurs : en Italie, toutes les factures transitent par la plateforme SdI, et en Espagne, les fournisseurs soumettent leurs factures à l’administration via un point de réception central, comme FACe.
En dehors de l’UE également, diverses juridictions imposent aux administrations des obligations similaires de réception de factures électroniques dans un format structuré. L’obligation applicable à votre situation dépend de la juridiction dont relève votre organisation. Vérifiez-le toujours auprès de la source primaire : EUR-Lex ou l’autorité nationale compétente. Pour en savoir plus sur le contexte juridique, consultez la page Facturation électronique obligatoire.
Deux voies de réception, et la connexion en aval
Il existe deux façons de recevoir des factures électroniques. En aval, vous déterminez toujours comment elles parviennent dans votre système financier.
Voie 1 : plateforme publique centrale
Voie 2 : votre propre fournisseur de services
En aval : la connexion avec votre système financier
Adressage des entités : un ou plusieurs identifiants Peppol
De nombreux organismes publics se composent de plusieurs entités, comme des services, des départements ou des sites distincts. Vous devez alors choisir : un identifiant Peppol central suffit-il, ou chaque entité a-t-elle besoin de son propre identifiant Peppol ?
Cela dépend de la manière dont les factures doivent être acheminées et traitées au sein de votre organisation. Un identifiant Peppol central convient à une organisation dotée d’une comptabilité fournisseurs centralisée ; la répartition interne se fait alors sur la base des données de la facture, comme un numéro de commande ou une référence. Plusieurs identifiants Peppol conviennent aux entités disposant de leur propre comptabilité, de leur propre système financier ou de leur propre responsabilité en matière de paiement : les factures parviennent alors directement à la bonne entité.
Pour savoir comment fonctionne un identifiant Peppol et comment l’enregistrer, consultez la page Identifiant Peppol.
Dans Peppol, une référence de l’acheteur ou un numéro de commande est obligatoire sur chaque facture électronique. C’est le principal outil pour acheminer les factures en interne vers la bonne entité. Demandez donc toujours à vos fournisseurs de mentionner cette référence.
Envoyer vous-même des factures électroniques
Les organismes publics émettent eux aussi des factures, par exemple pour des loyers, des redevances, des mises à disposition de personnel ou des refacturations. En les émettant sous forme de factures électroniques, ils montrent que la facturation électronique est la norme et renforcent l’adhésion de leurs fournisseurs et clients. De plus, à partir du 1er juillet 2030, la déclaration numérique européenne concerne aussi les administrations qui facturent au-delà des frontières en tant que fournisseur. Pour en savoir plus, consultez Comprendre ViDA.
Ce que cela signifie pour les organismes publics
Liste de contrôle : voie de réception
- Déterminez la voie de réception : plateforme centrale ou propre fournisseur de services, en fonction de la taille et des capacités informatiques de votre organisation
- Choisissez comment les factures électroniques parviennent dans votre système financier
- Déterminez si vous avez besoin d'un identifiant Peppol central ou de plusieurs, par entité
- Veillez à être trouvable sur le réseau, afin que les fournisseurs puissent vous joindre
- Validez automatiquement les factures électroniques par rapport à la norme qui s'applique à vous, et convenez de la manière de traiter les factures rejetées
- Indiquez aux fournisseurs par quel canal, dans quel format et avec quelle référence obligatoire ils doivent facturer
- Envisagez d'envoyer vous-même des factures électroniques
- Vous allez acheter un service Peppol ? Lisez alors Acheter un service Peppol pour le cadre d'exigences
Pour les éditeurs de logiciels
Vous comptez des organismes publics parmi vos clients ? Votre logiciel sera alors confronté à différentes voies. Certains clients publics reçoivent via une plateforme publique centrale et ont surtout besoin d’une transmission fiable vers cette plateforme. D’autres reçoivent directement via Peppol et ont besoin de la prise en charge des types de documents Peppol, de la validation, des références obligatoires et de l’adressage sur un ou plusieurs identifiants Peppol. Un logiciel qui prend en charge les deux voies, ainsi que l’envoi de factures électroniques, peut servir davantage de clients publics sans développement sur mesure.
Conclusion et prochaines étapes
Pour une facturation électronique bien organisée, vous faites quatre choix : la voie de réception, la connexion avec votre système financier, l’adressage de vos entités, et le fait d’envoyer ou non vous-même des factures électroniques. Une fois ces choix faits, l’étape suivante consiste à acheter le service. Pour en savoir plus, consultez la page Acheter un service Peppol. Vous souhaitez voir quels fournisseurs répondent à vos exigences ? Utilisez le comparateur de Peppol.now.
