Wer E-Rechnungen senden oder empfangen möchte, steht vor einer Wahl zwischen vielen Anbietern mit wenig vergleichbaren Informationen. Die Wahl einer E-Rechnungslösung beginnt mit einer Frage: Welche Lösung passt zu der Art und Weise, wie Ihre Organisation heute bereits Rechnungen stellt? Auf dieser Seite sehen Sie, welche Arten von Lösungen es gibt und welche Kriterien den Ausschlag geben. Danach folgt eine Checkliste mit Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen können, damit Sie Angebote nach Inhalt vergleichen und nicht nach Verkaufsargumenten.
Welche Arten von Lösungen gibt es?
Was jeder Weg für die Anbindung selbst bedeutet, lesen Sie in Mit Peppol starten.
Integriert in Ihre Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware
Passt zu Organisationen, die ihre Software bereits nutzen und ein geringes bis mittleres Volumen haben. Der einfachste Weg, sofern Ihre Software auch die Empfangsseite gut unterstützt.
Webportal eines Service Providers
Passt bei einer kleinen Anzahl von Rechnungen ohne eigene Software für die E-Rechnungsstellung. Wenig Automatisierung.
Separater Dienst, angebunden an Ihre Software
Passt, wenn Ihre Software Peppol nicht selbst unterstützt, aber eine Schnittstelle oder Import und Export bietet.
Über Ihren Buchhalter oder Ihr Steuerbüro
Passt, wenn diese Ihre Buchhaltung bereits führen. Achten Sie auf Vereinbarungen zu Ihrer Peppol-ID und zum Zugang zu eingehenden Rechnungen.
EDI-Dienstleister oder Purchase-to-Pay-Plattform
Passt zu Organisationen, die bereits Nachrichten mit festen Geschäftspartnern austauschen, zum Beispiel im Handel oder in der Logistik.
ERP-Anbindung oder API
Passt bei großen Volumen, mehreren Einheiten oder Ländern. Erfordert die meiste Einrichtung und bietet die meiste Automatisierung.
Eine E-Rechnungslösung wählen: Worauf achten Sie?
Mehr Hintergrund zu den verschiedenen Formaten und Kanälen lesen Sie unter Formen der E-Rechnung.
Rechnungsvolumen
Zehn Rechnungen pro Monat erfordern eine andere Lösung als zehntausend. Bei geringem Volumen genügt ein Portal oder eine integrierte Funktion; bei hohem Volumen fallen Automatisierung und Preismodell stärker ins Gewicht. Was das finanziell bedeutet, lesen Sie unter Was kostet die E-Rechnung über Peppol?
Länder, in denen Sie Rechnungen stellen
Jedes Land hat eigene Regeln. In Belgien ist Peppol der Standard zwischen Unternehmen; in Frankreich läuft die E-Rechnungsstellung über eine plateforme agréée (zugelassene Plattform); in Deutschland ist jedes Format zulässig, das der europäischen Norm entspricht, auch per E-Mail; in den Niederlanden und in Luxemburg ist Peppol vor allem der Weg zur öffentlichen Hand. Wählen Sie eine Lösung, die die Wege Ihrer Geschäftspartner abdeckt und neue Regeln rechtzeitig umsetzt.
Bestehende Software und Architektur
Die beste Lösung passt zu dem, was Sie bereits haben. Prüfen Sie, welche Buchhaltungs-, ERP- oder EDI-Systeme Sie nutzen und ob der Anbieter dafür eine bewährte Anbindung hat. Individuelle Lösungen kosten Zeit und erfordern Wartung.
Senden und/oder empfangen
Manche Lösungen sind stark im Senden, verarbeiten empfangene E-Rechnungen aber nur eingeschränkt, oder umgekehrt. Möchten Sie Eingangsrechnungen automatisch empfangen, fragen Sie gezielt nach der Empfangsseite.
Gewünschtes Supportniveau
Eine abgelehnte oder nicht zugestellte Rechnung wirkt sich direkt auf Ihren Cashflow aus. Prüfen Sie, ob es Support in Ihrer Sprache gibt, innerhalb welcher Frist Probleme bearbeitet werden und ob fehlgeschlagene Nachrichten überwacht werden.
Wechselmöglichkeit und Exit
Ihre Peppol-ID und deren Registrierung gehören zu Ihrer Organisation, nicht zum Anbieter. Fragen Sie vorab, wie ein Wechsel abläuft, was mit Ihrem Archiv geschieht und welche Kündigungsfristen gelten. In den Niederlanden muss der bisherige Service Provider Ihre Registrierung innerhalb von drei Werktagen übertragen oder beenden.
Die Checkliste: Fragen an jeden Anbieter
Legen Sie die folgenden Fragen jedem Anbieter vor, den Sie in Betracht ziehen. Anbieter, die darauf klar und schriftlich antworten, können Sie fair miteinander vergleichen.
Netzwerk und Registrierung
- Sind Sie selbst zertifizierter Peppol Service Provider, oder arbeiten Sie über einen anderen Partner?
- Wie identifizieren Sie unsere Organisation?
- Unter welcher Peppol-ID registrieren Sie uns, und können Sie mehrere Einheiten verwalten?
- Welche Dokumenttypen unterstützen Sie neben Rechnungen?
- Unterstützen Sie die Anforderungen aller Länder, in denen wir Rechnungen stellen, und wie setzen Sie neue Regeln um?
Anbindung und Verarbeitung
- Welche Anbindung haben Sie an unsere Software oder unser ERP-System, und wie viele Kunden nutzen sie bereits?
- Wie läuft die Verarbeitung empfangener E-Rechnungen ab?
- Prüfen Sie Rechnungen vor dem Versand, und wie erfahren wir, wenn eine Rechnung abgelehnt oder nicht zugestellt wurde?
Zuverlässigkeit und Support
- Welches Supportniveau bieten Sie: Erreichbarkeit, Sprache, Reaktionsfristen?
- Verfügen Sie über ISO 27001 oder einen gleichwertigen Nachweis?
- Wo werden unsere Daten gespeichert?
- Wie lange und in welchem Format archivieren Sie, und können wir Daten exportieren?
Kosten und Exit
- Wie ist Ihr Preismodell aufgebaut, und was bedeutet das in unserer Situation?
- Wie läuft ein Wechsel ab, und wirken Sie an der Übertragung unserer Peppol-ID mit?
Für Behörden
Öffentliche Auftraggeber in der EU müssen nach der Richtlinie 2014/55/EU E-Rechnungen empfangen können; viele Organisationen nutzen Peppol als Empfangskanal. Achten Sie bei der Wahl vor allem auf die Empfangsseite, die Anbindung an Ihr Finanzsystem und die Vorgaben Ihrer Vergaberichtlinien. Legen Sie außerdem vorab fest, unter welcher Identifikationsnummer Sie im Peppol-Adressbuch registriert werden (in den Niederlanden zum Beispiel die OIN, die Organisationsidentifikationsnummer niederländischer Behörden).
Für Integratoren
Integratoren, die Peppol für Kunden einbauen, achten vor allem auf die technische Seite: die Qualität der API und der Dokumentation, eine Testumgebung, Webhooks für Statusmeldungen, die Unterstützung mehrerer Kunden innerhalb eines Kontos und die Möglichkeit, SMP-Registrierungen über die API zu verwalten. Fragen Sie auch, wie der Anbieter Änderungen an Peppol-Spezifikationen umsetzt und ankündigt. Wie Sie Peppol technisch einbauen, lesen Sie in Peppol in Ihre Software integrieren.
Fazit
Die Wahl einer E-Rechnungslösung fällt leichter, wenn Sie zuerst Ihre eigene Situation erfassen: Volumen, Länder, Systeme und die Entscheidung zwischen Senden, Empfangen oder beidem. Mit der Checkliste auf dieser Seite stellen Sie jedem Anbieter dieselben Fragen. Im Vergleichsportal von Peppol.now sehen Sie anschließend, welche Lösungen am besten dazu passen; filtern Sie dort nach Ihrer Software, Branche, Ihrem Abdeckungsgebiet und nach Merkmalen. Beschaffen Sie über eine Ausschreibung, lesen Sie auch Einen Peppol-Dienst beschaffen.
