Bevor Sie beginnen
Die Anbindung an Peppol umfasst mehr als eine Registrierung im Netzwerk. Mindestens ebenso wichtig ist, wie E-Rechnungen Ihre eigenen Systeme verlassen und wie eingehende E-Rechnungen in Ihrer Buchhaltung ankommen. Das bestimmt zu einem großen Teil, wie viel Aufwand die Anbindung für Sie bedeutet.
Ob Peppol der richtige Weg ist, hängt von Ihren Rechnungsempfängern und den Ländern ab, in denen Sie geschäftlich tätig sind; lesen Sie dazu Formen der E-Rechnung und E-Rechnungspflicht. Was es kostet, erfahren Sie in Was kostet die E-Rechnung über Peppol?
Schritt für Schritt zur Anbindung
- Legen Sie fest, was Sie mit wem austauschen möchten: Möchten Sie senden, empfangen oder beides? Welche Dokumente (Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen), mit welchen Geschäftspartnern und in welchen Ländern? Prüfen Sie auch, ob Ihre Organisation bereits bei Peppol registriert ist, etwa weil Ihre Buchhaltungssoftware das schon früher erledigt hat. Das sehen Sie im Peppol-Adressbuch.
- Wählen Sie Ihren Weg: Es gibt verschiedene Wege: von Peppol, das in Ihre Software oder ein Webportal integriert ist, bis zu einer Integration in Ihr ERP-System. Ihr Weg bestimmt, welche der folgenden Schritte Sie selbst ausführen und welche für Sie übernommen werden. Weiter unten finden Sie für jeden Weg, was das bedeutet.
- Schließen Sie eine Vereinbarung mit einem Service Provider: Peppol verlangt eine Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrem Peppol Service Provider. Darin ermächtigen Sie den Provider, in Ihrem Namen zu senden und zu empfangen, und Sie bleiben selbst für den Inhalt Ihrer Rechnungen verantwortlich. Nutzen Sie eine Software mit integriertem Peppol, ist dies meist Teil der Nutzungsbedingungen Ihrer Software.
- Lassen Sie die Identität Ihrer Organisation prüfen: Der Service Provider muss feststellen, wer Sie sind: Ihre offizielle Identifikationsnummer, Name, Anschrift und Kontaktdaten sowie die Tatsache, dass Ihnen die Nummer gehört, unter der Sie sich registrieren. Wie das geschieht, ist unterschiedlich. Teilweise noch über eine kleine Zahlung von Ihrem Geschäftskonto; fortschrittliche Service Provider nutzen zuverlässigere Mittel wie eHerkenning (das niederländische Login-Verfahren für Unternehmen) in den Niederlanden und vergleichbare Verfahren in Belgien, Luxemburg, Frankreich und Deutschland. Peppol ist ein Vertrauensnetzwerk: Eine zuverlässige Identifizierung bestimmt mit, wie sicher Sie und Ihre Geschäftspartner wissen, mit wem Sie Geschäfte machen.
- Lassen Sie Ihre Peppol-ID registrieren: Ihr Service Provider registriert Sie im Adressbuch (SMP) unter einer Peppol-ID. In den Niederlanden ist das mindestens Ihre KvK-Nummer (Nummer im Handelsregister der niederländischen Handelskammer), Ihre OIN (Organisationsidentifikationsnummer, vor allem für niederländische Behörden) oder Ihre USt-IdNr.; Behörden verwenden die OIN. In anderen Ländern gelten andere Nummern, etwa die KBO/BCE-Nummer in Belgien, die SIREN- oder SIRET-Nummer in Frankreich, die LU:MAT-Nummer in Luxemburg und für öffentliche Auftraggeber in Deutschland die Leitweg-ID. Sie wählen, welche Dokumenttypen Sie empfangen können. Registrieren Sie nur, was Sie auch tatsächlich verarbeiten können: Wer Sie findet, kann Ihnen diese Dokumente senden. Auf Wunsch sind Sie auch im öffentlichen Peppol Directory sichtbar.
- Richten Sie die Verarbeitung ein: Wie verlassen E-Rechnungen Ihr System, und wo kommen eingehende E-Rechnungen an? Ausgehende Rechnungen müssen Peppol BIS entsprechen, mit Pflichtfeldern wie der Referenz des Käufers oder der Bestellnummer. In einer Standardsoftware ist dies bereits integriert. In einer ERP-Umgebung ist dies der aufwendigste Teil: Rechnungsdaten umwandeln, Kundenstammdaten mit ihrer Peppol-ID pflegen, eingehende Rechnungen mit Bestellungen abgleichen, länderspezifische Anforderungen erfüllen.
- Testen Sie die gesamte Kette: Senden und empfangen Sie Testrechnungen, prüfen Sie, ob die Pflichtfelder korrekt befüllt sind und ob eingehende E-Rechnungen richtig in Ihrer Buchhaltung ankommen. Nutzen Sie dafür die Testumgebung Ihres Providers; in der Produktionsumgebung dürfen nur echte, aktive Organisationen registriert sein.
- Gehen Sie live und informieren Sie Ihre Geschäftspartner: Teilen Sie Kunden und Lieferanten mit, unter welcher Peppol-ID Sie erreichbar sind. Bitten Sie Lieferanten, über Peppol abzurechnen, und geben Sie ihnen Ihre Bestellnummer oder Käuferreferenz mit, damit ihre Rechnungen automatisch zugeordnet werden.
- Halten Sie Ihre Registrierung aktuell: Ändern sich Ihre Daten oder Dokumenttypen, passt Ihr Provider die Registrierung an. Wechseln Sie zu einem anderen Provider, muss der bisherige Provider Ihre Registrierung übertragen oder beenden; in den Niederlanden innerhalb von drei Werktagen. Ihre Rechnungsdaten bleiben Ihr Eigentum.
Was das für Ihre Situation bedeutet
Die Schritte gelten für alle, doch je nach Weg wird Ihnen ein anderer Teil der Arbeit abgenommen. Viele Organisationen kombinieren auch mehrere Wege, zum Beispiel eine Software für Ausgangsrechnungen und eine andere Lösung für den Einkauf.
Peppol ist in Ihre Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware integriert
Ihre Software übernimmt einen großen Teil der Schritte. Die Vereinbarung mit dem Service Provider ist meist Teil der Nutzungsbedingungen Ihrer Software, und Registrierung und Verarbeitung sind integriert. Was Sie selbst tun: die Funktion aktivieren, die Identifizierung Ihrer Organisation durchlaufen, festlegen, welche Dokumente Sie empfangen möchten, und eine erste Rechnung testen. Prüfen Sie vorab im Peppol-Adressbuch, ob Ihre Organisation nicht bereits registriert ist.
Das Webportal eines Service Providers
Sie arbeiten ohne eigene Software für die E-Rechnungsstellung: Sie erfassen Rechnungen im Portal eines Service Providers oder laden sie dort hoch und empfangen dort auch E-Rechnungen. Sie schließen die Vereinbarung selbst ab, durchlaufen die Identifizierung und lassen sich registrieren. Die Verarbeitung bleibt größtenteils Handarbeit: Die Übernahme der Rechnungen in Ihre Buchhaltung erledigen Sie selbst. Geeignet bei einer kleinen Anzahl von Rechnungen, weniger, wenn Sie größere Volumen automatisieren möchten.
Ein separater Dienst, angebunden an Ihre Software
Ihre Software unterstützt Peppol nicht selbst, bietet aber eine Schnittstelle oder Import und Export. Sie wählen einen Service Provider, schließen die Vereinbarung ab, durchlaufen die Identifizierung und lassen sich registrieren. Der größte Aufwand liegt in der Verarbeitung: wie Rechnungen zwischen Ihrer Software und dem Dienst ausgetauscht werden und ob eingehende Rechnungen automatisch in Ihre Buchhaltung gelangen oder ob Sie sie manuell übernehmen müssen.
Ihr Buchhalter oder Steuerbüro übernimmt es
Ihr Buchhalter oder Steuerbüro arbeitet mit einer Software oder einem Dienst mit Peppol-Unterstützung und übernimmt die Anbindung in Ihrem Namen. Die Identifizierung Ihrer Organisation bleibt erforderlich, da Sie selbst der Endnutzer sind. Treffen Sie klare Vereinbarungen: unter welcher Peppol-ID Sie erreichbar sind, wer eingehende Rechnungen sieht und was mit Ihrer Registrierung geschieht, wenn Sie später den Buchhalter wechseln.
Ein EDI-Dienstleister oder eine Purchase-to-Pay-Plattform, die auch Peppol anbietet
Tauschen Sie bereits Nachrichten über einen EDI-Dienstleister oder eine Einkaufsplattform aus, kann Peppol oft über denselben Partner und dieselbe Anbindung laufen. Die Vereinbarung und die bestehende Verbindung nutzen Sie dann weiter. Der Aufwand liegt in der Umwandlung Ihrer bestehenden Nachrichten in Peppol BIS, der Registrierung Ihrer Organisation und dem Testen mit Geschäftspartnern, die künftig über Peppol abrechnen.
Eine Integration in Ihr ERP-System, gegebenenfalls über eigene Middleware
Hier gelten alle Schritte, oft für jede juristische Einheit und jedes Land gesondert. Die Anbindung ist ein Bestandteil eines Integrationsprojekts: Rechnungsdaten in die europäische Norm umwandeln, Kundenstammdaten mit ihrer Peppol-ID pflegen, eingehende Rechnungen mit Bestellungen abgleichen, länderspezifische Anforderungen erfüllen und ausführlich mit Geschäftspartnern testen. Planen Sie dies als Projekt, mit einem internen Verantwortlichen, Ihrer IT-Abteilung oder einem Integrationspartner und ausreichend Zeit für Tests. Wie Sie dies technisch umsetzen, lesen Sie in Peppol in Ihre Software integrieren.
Behörde oder öffentliche Einrichtung
Behörden müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Viele Behörden nutzen eine zentrale oder gemeinsame Lösung; andere richten einen eigenen Empfangsweg zu ihrem Finanzsystem ein. Bei der Anbindung geht es hier vor allem um diesen Weg und um die Adressierung: In den Niederlanden registrieren sich Behörden unter ihrer OIN (Organisationsidentifikationsnummer). Lesen Sie E-Rechnung für Behörden.
Worauf Sie bei der Wahl eines Anbieters achten sollten
Die Anbieter unterscheiden sich stark voneinander. Da diese Wahl große Auswirkungen hat, lohnt es sich, mehrere Anbieter im Vergleichsportal von Peppol.now nebeneinanderzustellen. Filtern Sie dort nach Ihrer Software, Branche und Ihrem Abdeckungsgebiet.
Anbindung an Ihre Software
Unterstützte Dokumenttypen und Länder
Richtung des Datenverkehrs
Kostenmodell
Support und Onboarding
Zertifizierung
Anbieterwechsel
Für Softwareanbieter: Ihre Kunden anbinden
Sind Sie Softwareanbieter, stellt sich nicht die Frage, wie Sie sich selbst anbinden, sondern wie Sie Ihre Kunden anbinden. Grob wählen Sie zwischen drei Wegen: selbst Peppol Service Provider werden, die Funktionalität eines spezialisierten Service Providers über eine API integrieren oder Ihre Kunden mit einem externen Dienst arbeiten lassen, an den Sie sich anbinden. Diese Wahl hängt von der Anzahl Ihrer Kunden ab, von den Ländern, in denen sie geschäftlich tätig sind, davon, wie viel Kontrolle Sie behalten möchten, und davon, wie schnell Sie auf den Markt kommen wollen.
Welche Architektur zu Ihnen passt, worauf Sie bei einer API achten sollten und wie Sie vor dem Go-live testen, lesen Sie in Peppol in Ihre Software integrieren. Erwägen Sie, selbst Service Provider zu werden, lesen Sie Zertifizierter Service Provider werden.
