Starten met Peppol

Wilt u e-facturen versturen en ontvangen via Peppol? Dan begint u met een duidelijk stappenplan. Een Peppol-implementatie is geen groot IT-project, maar vraagt wel om goede voorbereiding en een weloverwogen keuze voor uw Peppol Serviceprovider. Die keuze bepaalt hoe de rest van het traject verloopt.

Op deze pagina leest u de vier hoofdstappen, hoe de aanpak verschilt per type organisatie, wat u vooraf moet regelen en hoe u controleert of u klaar bent voor livegang. Wilt u eerst weten wat e-facturatie kost? Lees dan Wat kost e-facturatie via Peppol.

De 4 hoofdstappen

1

Situatie en behoeften analyseren

Breng in kaart hoe uw factuurstromen nu lopen. Welke software gebruikt u voor facturatie en boekhouding? Wilt u alleen e-facturen ontvangen, alleen versturen, of allebei? Welke handelspartners of overheidsklanten vragen al om e-facturatie? En zijn er andere documenttypen die u wilt uitwisselen, zoals creditnota's of orders? Met deze inventarisatie weet u welke eisen u stelt aan een oplossing.

2

Peppol Serviceprovider selecteren

Dit is de belangrijkste beslissing van het hele traject. Een Peppol Serviceprovider verbindt uw organisatie met het Peppol-netwerk, registreert uw Peppol-ID en zorgt dat uw e-facturen veilig en in het juiste formaat worden verstuurd en ontvangen. Waarop u let bij deze keuze leest u hieronder.

3

Implementeren en testen

Samen met uw Peppol Serviceprovider richt u de koppeling in. U registreert uw Peppol-ID, legt de documenttypen vast die u wilt ontvangen en koppelt uw facturatie- of boekhoudsoftware. Daarna test u de hele keten: verstuur en ontvang testfacturen, controleer of alle verplichte velden goed worden gevuld en ga na of inkomende e-facturen correct in uw administratie terechtkomen.

4

Uitrollen en optimaliseren

Begin eventueel met een beperkte groep handelspartners en breid daarna uit. Laat uw klanten en leveranciers weten dat u via Peppol kunt factureren en ontvangen. Na de livegang optimaliseert u uw processen, bijvoorbeeld door inkomende e-facturen automatisch te laten verwerken en papieren of PDF-stromen stap voor stap af te bouwen.

Waar u op let bij de keuze van een Peppol Serviceprovider

Serviceproviders verschillen onderling sterk. Omdat deze keuze veel impact heeft, loont het om meerdere aanbieders naast elkaar te zetten in de vergelijker op peppol.nu.

Aansluiting op uw software

Kan de oplossing rechtstreeks koppelen met uw boekhoud- of ERP-pakket, of werkt u via een apart portaal?

Ondersteunde documenttypen en landen

Ondersteunt de provider de specificaties die u nodig heeft, zoals de Europese norm en eventuele nationale varianten?

Richting van het verkeer

Verzenden, ontvangen of beide, en voor hoeveel entiteiten?

Kostenmodel

Een vast abonnement, betaling per document, of een combinatie? Kijk ook naar eenmalige kosten.

Ondersteuning en onboarding

Krijgt u hulp bij registratie en testen, en in welke taal?

Certificering

Is de partij een officieel gecertificeerde Peppol Serviceprovider, of een reseller?

Voor softwareleveranciers

Wilt u Peppol aanbieden in uw eigen pakket? Dan kiest u tussen een eigen certificering als Peppol Serviceprovider of een samenwerking met een bestaande provider via een API-koppeling.

Hoeveel tijd kost het?

Hoe lang een implementatie duurt, hangt vooral af van uw situatie. De analyse en de keuze voor een provider zijn meestal snel gedaan. Configuratie en testen kosten doorgaans meer tijd, afhankelijk van de complexiteit van uw systemen, het aantal administraties en de hoeveelheid koppelingen. Gebruikt u standaardsoftware die Peppol al ondersteunt, dan verloopt het traject vaak eenvoudig. Bij maatwerk of een ERP-omgeving met meerdere entiteiten kost vooral het testen meer tijd.

Kies uw situatie

Klein- en middelgroot bedrijf

Gebruikt u standaard boekhoud- of facturatiesoftware? Controleer dan eerst of uw pakket Peppol al ondersteunt, eventueel via een ingebouwde Peppol Serviceprovider. Vaak hoeft u alleen de functie te activeren en uw organisatie te laten registreren.

Grote onderneming

Grote organisaties hebben meestal een ERP-systeem, meerdere entiteiten en veel factuurvolume. Kies een Peppol Serviceprovider die integraties op ERP-niveau ondersteunt, meerdere Peppol-ID's kan beheren en genoeg capaciteit heeft.

Overheidsorganisatie

Overheden moeten in veel landen e-facturen kunnen ontvangen volgens de Europese norm. Let op aansluiting bij het nationale inkoop- en ontvangstbeleid en op de eisen voor verwerking in de eigen financiële systemen.

Internationale handel

Doet u zaken in meerdere landen? Kies dan een Peppol Serviceprovider die de specificaties ondersteunt van de landen waar uw handelspartners zitten. Nationale verplichtingen rond e-facturatie verschillen per land.

Pre-implementatie checklist

Een geldig bedrijfsregistratienummer of ander officieel identificatienummer van uw organisatie (in Nederland bijvoorbeeld het KvK-nummer)
Facturatie- of boekhoudsoftware die Peppol ondersteunt of daarop kan worden aangesloten
Een projectleider of interne verantwoordelijke voor de implementatie
Inzicht in uw factuurvolume: hoeveel facturen u verstuurt en ontvangt, en van welke partijen
IT-ondersteuning, intern of extern, voor de koppeling met uw systemen
Duidelijke doelstellingen: wat wilt u bereiken met e-facturatie via Peppol?

Wat dit betekent voor u: klaar voor livegang?

Loop deze checklist na voordat u definitief live gaat.

Checklist voor livegang

Deze punten voorkomen verrassingen na de livegang.

✓ Peppol-ID: heeft u een uniek Peppol-ID, geregistreerd via uw Peppol Serviceprovider?
✓ Registratie: staat uw organisatie correct in het Peppol-adresboek (SMP), met de juiste documenttypen?
✓ Testfactuur: heeft u vóór de definitieve livegang minimaal één testfactuur verstuurd en/of ontvangen?
✓ Softwarekoppeling: is de koppeling met uw boekhoud- of ERP-software getest, voor inkomende en uitgaande e-facturen?
✓ Interne verantwoordelijke: is duidelijk wie binnen uw organisatie eigenaar is van de Peppol-verbinding en van foutafhandeling?
✓ Handelspartners geïnformeerd: weten uw klanten en leveranciers dat u via Peppol kunt factureren en ontvangen, en onder welk Peppol-ID?
✓ Uitgaande controle: vullen uw e-facturen alle verplichte velden, zoals de referentie van de koper of het ordernummer?

Bekijk de vergelijker op peppol.nu

De 4 hoofdstappen