Un client ou un fournisseur souhaite vous envoyer des factures électroniques via Peppol. Que devez-vous alors mettre en place ? Cette page vous explique si vous devez être en mesure de recevoir, ce qu’implique la réception via Peppol, quelles voies existent et comment bien traiter les factures électroniques entrantes.
Devez-vous être en mesure de recevoir des factures électroniques ?
Cela dépend du pays. En Allemagne, toute entreprise doit être en mesure de recevoir des factures électroniques depuis le 1er janvier 2025 ; une boîte de réception e-mail suffit. En Belgique, la facturation électronique entre entreprises s’applique depuis le 1er janvier 2026, en principe via Peppol. En France, les entreprises doivent recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée depuis le 1er septembre 2026. Aux Pays-Bas et au Luxembourg, l’obligation de réception s’applique aux organismes publics ; voir Facturation électronique dans le secteur public.
Même sans obligation, la réception est avantageuse : plus de ressaisie, moins d’erreurs, un traitement plus rapide. Pour savoir ce qui s’applique selon le pays et la situation, lisez Facturation électronique obligatoire.
Ce qu'implique la réception via Peppol
Recevoir via Peppol signifie qu’un fournisseur envoie une facture électronique structurée à votre identifiant Peppol. La facture électronique transite par le réseau Peppol jusqu’au fournisseur de services que vous avez désigné, qui vous la remet ensuite : dans votre logiciel, dans un portail web ou via une connexion avec votre propre système.
Dès que vous êtes enregistré, tout participant au réseau Peppol peut vous joindre, quel que soit le fournisseur de services qu’il utilise et quel que soit son pays d’établissement. Mais uniquement pour les types de documents pour lesquels vous êtes enregistré : enregistrez-vous donc à la fois pour les factures et pour les avoirs, car il s’agit de types de documents distincts dans Peppol. Aux Pays-Bas, vous vous enregistrez également pour la variante néerlandaise (NLCIUS).
Enregistrer votre identifiant Peppol
Pour pouvoir recevoir des factures électroniques, vous avez besoin d’un identifiant Peppol. C’est votre adresse sur le réseau. L’enregistrement se fait généralement par l’intermédiaire de votre fournisseur de services, et l’identifiant Peppol repose sur un numéro d’identification dont votre organisation dispose déjà, comme un numéro d’immatriculation au registre du commerce ou un numéro de TVA.
Vous voulez savoir précisément comment un identifiant Peppol est construit et comment se déroule l’enregistrement ? Consultez alors la page consacrée à l’ Identifiant Peppol.
Les voies pour recevoir des factures électroniques
Les mêmes voies que dans Démarrer avec Peppol, vues ici du côté de la réception.
Intégré à votre logiciel
Les factures électroniques arrivent directement dans votre logiciel comptable ou de facturation et figurent immédiatement dans votre comptabilité.
Portail web d'un fournisseur de services
Vous consultez et téléchargez les factures électroniques dans le portail. Leur traitement dans votre comptabilité est manuel.
Service distinct avec connexion ou import
Les factures électroniques arrivent automatiquement dans votre logiciel, à condition que la connexion prenne aussi en charge les factures d'achat.
Via votre comptable ou cabinet d'expertise comptable
Convenez de qui voit et traite les factures entrantes, et sous quel identifiant Peppol vous êtes joignable.
Prestataire EDI ou plateforme purchase-to-pay
Les factures électroniques entrantes s'intègrent à votre processus d'achat existant.
Connexion ERP
Traitement automatique et rapprochement avec les bons de commande. Demande le plus de paramétrage.
Ce qu'il advient ensuite de la facture
Après réception, la facture électronique suit le même processus que toute facture d’achat. Selon votre voie, cela se fait automatiquement ou manuellement : la facture est contrôlée, rapprochée si nécessaire d’un bon de commande, puis transmise pour approbation et paiement.
Comme une facture électronique contient des données structurées, ce processus est bien plus simple qu’avec une facture PDF. Les montants, la TVA, le numéro de facture et les coordonnées du fournisseur figurent dans des champs fixes et n’ont pas besoin d’être ressaisis ou extraits. Vous gagnez du temps et évitez les erreurs de saisie.
Communiquez à vos fournisseurs votre numéro de bon de commande ou votre référence acheteur : ce champ est obligatoire sur une facture Peppol et permet le rapprochement automatique. Demandez également à votre fournisseur de services si vous pouvez renvoyer un statut à l’émetteur de la facture, par exemple acceptée, rejetée ou payée. Peppol prévoit pour cela un message distinct, l’Invoice Response.
Conserver le fichier original
La version lisible affichée à l’écran est une représentation du fichier structuré que vous avez reçu via Peppol. Conservez ce fichier original pendant la durée de conservation légale applicable dans votre pays. En Allemagne, par exemple, c’est la partie structurée qui fait foi, et elle doit être conservée sans modification.
Vérifiez donc auprès de votre fournisseur de services ou de votre éditeur de logiciels : s’il archive pour vous les factures électroniques reçues, fichier original compris ; pendant combien de temps ; et si vous pouvez exporter vous-même les fichiers originaux, par exemple si vous changez ultérieurement de fournisseur.
Ce que cela signifie pour les entrepreneurs
- Vérifiez votre logiciel actuel : Peut-il recevoir des factures électroniques via Peppol, et aussi les traiter ?
- Choisissez votre voie et votre fournisseur : Voir les voies ci-dessus ; comparez les fournisseurs dans le comparateur.
- Faites-vous enregistrer : Pour les factures et pour les avoirs, sous le bon identifiant Peppol.
- Informez vos fournisseurs : Communiquez votre identifiant Peppol et votre référence (numéro de commande ou référence acheteur).
- Organisez l’archivage : Conservez le fichier original pendant la durée légale.
Le plan par étapes complet se trouve dans Démarrer avec Peppol.
Ce que cela signifie pour les éditeurs de logiciels
Les entrepreneurs attendent de leur logiciel qu’il puisse recevoir des factures électroniques via Peppol. Pour votre feuille de route produit, cela signifie que la réception via Peppol est une fonction de base et non une option supplémentaire. L’expérience utilisateur est tout aussi importante : affichez clairement les factures reçues, rendez le processus de traitement lisible et veillez à ce que le fichier original soit correctement archivé et exportable. Pour l’aspect technique, voir Intégrer Peppol dans votre logiciel.
Pour conclure
Vous n’en êtes qu’au tout début ? Lisez alors également Démarrer avec Peppol. Vous voulez savoir quels coûts entrent en jeu ? Consultez Combien coûte la facturation électronique via Peppol ?
La réception via Peppol se met en place pour tous vos fournisseurs à la fois : après l’enregistrement, vous êtes joignable par tous les participants du réseau, pour les types de documents pour lesquels vous êtes enregistré. Le fournisseur le mieux adapté à votre comptabilité dépend de votre logiciel, de vos volumes et du degré d’automatisation souhaité. Consultez et comparez les possibilités sur Peppol.now.
