Een klant of leverancier wil u e-facturen sturen via Peppol. Wat moet u dan regelen? Het goede nieuws: u hoeft dit maar één keer in te richten. Op deze pagina leest u wat ontvangen via Peppol inhoudt, welke routes er zijn en welke stappen u zet om bereikbaar te zijn.
Wat ontvangen via Peppol inhoudt
Ontvangen via Peppol betekent dat een leverancier een gestructureerde e-factuur naar uw Peppol ID verstuurt. De e-factuur gaat via het Peppol-netwerk naar uw aangewezen Peppol Serviceprovider, die de factuur vervolgens bij u aflevert: in uw software, in een webportaal of via een koppeling met uw eigen systeem.
U hoeft dit niet per leverancier apart te regelen. Zodra u bent aangesloten, kan elke deelnemer op het Peppol-netwerk u bereiken, ongeacht welke Peppol Serviceprovider die deelnemer zelf gebruikt en in welk land die gevestigd is.
Uw Peppol ID registreren
Om e-facturen te kunnen ontvangen heeft u een Peppol ID nodig. Dat is uw adres op het netwerk. De registratie regelt u meestal via uw Peppol Serviceprovider, en het Peppol ID is gebaseerd op een identificatienummer dat uw organisatie al heeft, zoals een nummer uit het handelsregister of een btw-nummer.
Wilt u precies weten hoe een Peppol ID is opgebouwd en hoe registratie verloopt? Lees dan de pagina over het Peppol ID.
De routes om e-facturen te ontvangen
Via uw boekhoudpakket
Via een Peppol Serviceprovider met portaal
Via een koppeling
Wat er daarna met de factuur gebeurt
Na ontvangst doorloopt de e-factuur hetzelfde proces als elke inkoopfactuur. Afhankelijk van uw route gebeurt dat automatisch of handmatig: de factuur wordt gecontroleerd, waar nodig gematcht met een inkooporder, en doorgezet voor goedkeuring en betaling.
Omdat een e-factuur gestructureerde gegevens bevat, gaat dit proces een stuk makkelijker dan bij een pdf-factuur. Bedragen, btw, factuurnummer en leveranciersgegevens staan in vaste velden en hoeven niet overgetypt of uitgelezen te worden. Dat scheelt tijd en voorkomt invoerfouten.
Het originele bestand bewaren
De leesbare weergave die u op het scherm ziet, is niet het eigenlijke document. Het juridisch geldige document is het oorspronkelijke gestructureerde bestand dat u via Peppol heeft ontvangen. Dat bestand moet u bewaren gedurende de wettelijke bewaartermijn die in uw land geldt.
Vraag daarom bij uw Peppol Serviceprovider of softwareleverancier na: of zij ontvangen e-facturen, inclusief het originele bestand, voor u archiveren; hoe lang zij dat doen; en of u de originele bestanden zelf kunt exporteren, bijvoorbeeld als u later van aanbieder wisselt.
Wat dit betekent voor ondernemers
Wat dit betekent voor softwareleveranciers
Ondernemers verwachten dat hun software e-facturen via Peppol kan ontvangen. Voor uw productroadmap betekent dit dat ontvangst via Peppol een basisfunctie is en geen extra optie. Minstens zo belangrijk is de gebruikerservaring: laat ontvangen facturen duidelijk zien, maak het verwerkingsproces overzichtelijk en zorg dat het originele bestand goed wordt gearchiveerd en te exporteren is. Voor de technische kant, zie Peppol integreren in uw software.
Tot slot
Staat u nog helemaal aan het begin? Lees dan ook Starten met Peppol. Wilt u weten welke kosten erbij komen kijken? Kijk dan bij Wat kost e-facturatie via Peppol.
E-facturen ontvangen via Peppol regelt u één keer, daarna bent u bereikbaar voor elke leverancier op het netwerk. Welke aanbieder het beste bij uw administratie past, hangt af van uw software, uw volumes en de mate van automatisering die u wilt. Bekijk en vergelijk de mogelijkheden op peppol.nu.
