Ein Kunde oder Lieferant möchte Ihnen E-Rechnungen über Peppol senden. Was müssen Sie dann regeln? Auf dieser Seite lesen Sie, ob Sie E-Rechnungen empfangen können müssen, was der Empfang über Peppol bedeutet, welche Wege es gibt und wie Sie eingehende E-Rechnungen richtig verarbeiten.
Müssen Sie E-Rechnungen empfangen können?
Das hängt vom Land ab. In Deutschland muss seit dem 1. Januar 2025 jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt. In Belgien gilt die E-Rechnungsstellung zwischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2026, grundsätzlich über Peppol. In Frankreich müssen Unternehmen seit dem 1. September 2026 E-Rechnungen über eine plateforme agréée (zugelassene Plattform) empfangen. In den Niederlanden und in Luxemburg gilt die Empfangspflicht für Behörden; siehe E-Rechnung für Behörden.
Auch ohne Verpflichtung lohnt sich der Empfang: kein Abtippen, weniger Fehler, schnellere Verarbeitung. Was je Land und Situation gilt, lesen Sie in E-Rechnungspflicht.
Was der Empfang über Peppol bedeutet
Empfang über Peppol bedeutet, dass ein Lieferant eine strukturierte E-Rechnung an Ihre Peppol-ID sendet. Die E-Rechnung gelangt über das Peppol-Netzwerk zu dem von Ihnen beauftragten Service Provider, der die Rechnung anschließend an Sie zustellt: in Ihrer Software, in einem Webportal oder über eine Anbindung an Ihr eigenes System.
Sobald Sie registriert sind, kann Sie jeder Teilnehmer im Peppol-Netzwerk erreichen, unabhängig davon, welchen Service Provider er nutzt und in welchem Land dieser ansässig ist. Allerdings nur für die Dokumenttypen, für die Sie registriert sind: Registrieren Sie sich daher sowohl für Rechnungen als auch für Gutschriften, denn das sind in Peppol getrennte Dokumenttypen. In den Niederlanden registrieren Sie sich zusätzlich für die niederländische Variante (NLCIUS).
Ihre Peppol-ID registrieren
Um E-Rechnungen empfangen zu können, benötigen Sie eine Peppol-ID. Das ist Ihre Adresse im Netzwerk. Die Registrierung erledigen Sie meist über Ihren Service Provider, und die Peppol-ID basiert auf einer Identifikationsnummer, die Ihre Organisation bereits besitzt, etwa einer Handelsregisternummer oder einer USt-IdNr..
Möchten Sie genau wissen, wie eine Peppol-ID aufgebaut ist und wie die Registrierung abläuft? Dann lesen Sie die Seite zur Peppol-ID.
Die Wege zum Empfang von E-Rechnungen
Dieselben Wege wie unter Mit Peppol starten, hier aus Sicht der Empfangsseite.
Integriert in Ihre Software
E-Rechnungen kommen direkt in Ihrer Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware an und stehen sofort in Ihrer Buchhaltung.
Webportal eines Service Providers
Sie sehen E-Rechnungen im Portal ein und laden sie dort herunter. Die Verarbeitung in Ihrer Buchhaltung ist Handarbeit.
Separater Dienst mit Schnittstelle oder Import
E-Rechnungen gelangen automatisch in Ihre Software, sofern die Schnittstelle auch Eingangsrechnungen unterstützt.
Über Ihren Buchhalter oder Ihr Steuerbüro
Vereinbaren Sie, wer eingehende Rechnungen sieht und verarbeitet und unter welcher Peppol-ID Sie erreichbar sind.
EDI-Dienstleister oder Purchase-to-Pay-Plattform
Eingehende E-Rechnungen fließen in Ihren bestehenden Einkaufsprozess ein.
ERP-Anbindung
Automatische Verarbeitung und Abgleich mit Bestellungen. Erfordert die meiste Einrichtung.
Was danach mit der Rechnung geschieht
Nach dem Empfang durchläuft die E-Rechnung denselben Prozess wie jede Eingangsrechnung. Je nach Weg geschieht das automatisch oder manuell: Die Rechnung wird geprüft, bei Bedarf mit einer Bestellung abgeglichen und zur Freigabe und Zahlung weitergeleitet.
Da eine E-Rechnung strukturierte Daten enthält, ist dieser Prozess deutlich einfacher als bei einer PDF-Rechnung. Beträge, Umsatzsteuer, Rechnungsnummer und Lieferantendaten stehen in festen Feldern und müssen weder abgetippt noch ausgelesen werden. Das spart Zeit und verhindert Eingabefehler.
Geben Sie Ihren Lieferanten Ihre Bestellnummer oder Käuferreferenz mit: Dieses Feld ist auf einer Peppol-Rechnung Pflicht und ermöglicht einen automatischen Abgleich. Fragen Sie Ihren Provider auch, ob Sie dem Lieferanten einen Status zurückmelden können, etwa akzeptiert, abgelehnt oder bezahlt. Peppol hat dafür eine eigene Nachricht, die Invoice Response.
Die Originaldatei aufbewahren
Die lesbare Darstellung auf Ihrem Bildschirm ist eine Ansicht der strukturierten Datei, die Sie über Peppol erhalten haben. Bewahren Sie diese Originaldatei während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in Ihrem Land auf. In Deutschland zum Beispiel ist der strukturierte Teil maßgeblich und muss unverändert aufbewahrt werden.
Klären Sie daher mit Ihrem Service Provider oder Softwareanbieter: ob er empfangene E-Rechnungen einschließlich der Originaldatei für Sie archiviert; wie lange er das tut; und ob Sie die Originaldateien selbst exportieren können, etwa wenn Sie später den Anbieter wechseln.
Was dies für Unternehmen bedeutet
- Prüfen Sie Ihre aktuelle Software: Kann sie E-Rechnungen über Peppol empfangen und auch verarbeiten?
- Wählen Sie Ihren Weg und Ihren Anbieter: Siehe die Wege oben; vergleichen Sie Anbieter im Vergleichsportal.
- Lassen Sie sich registrieren: Für Rechnungen und Gutschriften, unter der richtigen Peppol-ID.
- Informieren Sie Ihre Lieferanten: Teilen Sie Ihre Peppol-ID und Ihre Referenz (Bestellnummer oder Käuferreferenz) mit.
- Regeln Sie die Archivierung: Bewahren Sie die Originaldatei während der gesetzlichen Frist auf.
Den vollständigen Fahrplan finden Sie in Mit Peppol starten.
Was dies für Softwareanbieter bedeutet
Unternehmer erwarten, dass ihre Software E-Rechnungen über Peppol empfangen kann. Für Ihre Produkt-Roadmap bedeutet das: Der Empfang über Peppol ist eine Basisfunktion und keine Zusatzoption. Mindestens ebenso wichtig ist die Nutzererfahrung: Zeigen Sie empfangene Rechnungen übersichtlich an, gestalten Sie den Verarbeitungsprozess klar und sorgen Sie dafür, dass die Originaldatei ordnungsgemäß archiviert wird und exportierbar ist. Zur technischen Seite siehe Peppol in Ihre Software integrieren.
Fazit
Stehen Sie noch ganz am Anfang? Dann lesen Sie auch Mit Peppol starten. Möchten Sie wissen, welche Kosten anfallen? Dann sehen Sie unter Was kostet die E-Rechnung über Peppol? nach.
Den Empfang über Peppol richten Sie für alle Ihre Lieferanten gleichzeitig ein: Nach der Registrierung sind Sie für alle im Netzwerk erreichbar, für die Dokumenttypen, für die Sie registriert sind. Welcher Anbieter am besten zu Ihrer Buchhaltung passt, hängt von Ihrer Software, Ihren Volumen und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab. Sehen und vergleichen Sie die Möglichkeiten auf Peppol.now.
