Voordat u begint
Aansluiten op Peppol gaat over meer dan een registratie in het netwerk. Minstens zo belangrijk is hoe e-facturen uit uw eigen systemen vertrekken en hoe inkomende e-facturen in uw administratie landen. Dat bepaalt voor een groot deel hoeveel werk aansluiten voor u is.
Of Peppol de juiste route is, hangt af van uw ontvangers en de landen waarin u zakendoet; lees daarvoor Vormen van e-facturatie en Verplichte e-facturatie. Wat het kost, leest u in Wat kost e-facturatie via Peppol?
Stap voor stap aansluiten
- Bepaal wat u wilt uitwisselen en met wie: Wilt u versturen, ontvangen of beide? Welke documenten (facturen, creditnota’s, orders), met welke handelspartners en in welke landen? Ga ook na of uw organisatie al op Peppol geregistreerd staat, bijvoorbeeld doordat uw boekhoudpakket dat eerder deed. Dat ziet u in het Peppol Adresboek.
- Kies uw route: Er zijn verschillende routes: van Peppol ingebouwd in uw pakket of een webportaal tot een integratie met uw ERP. Uw route bepaalt welke van de volgende stappen u zelf uitvoert en welke voor u worden geregeld. Hieronder vindt u per route wat dat betekent.
- Sluit een overeenkomst met een serviceprovider: Peppol vereist een overeenkomst tussen u en uw serviceprovider. Daarin geeft u de provider de bevoegdheid om namens u te versturen en te ontvangen, en blijft u zelf verantwoordelijk voor de inhoud van uw facturen. Gebruikt u een pakket met ingebouwde Peppol, dan maakt dit meestal deel uit van de voorwaarden van uw pakket.
- Laat de identiteit van uw organisatie verifiëren: De serviceprovider moet vaststellen wie u bent: uw officiële identificatienummer, naam, adres en contactgegevens, en dat u eigenaar bent van het nummer waaronder u zich registreert. Hoe dat gebeurt, verschilt. Soms nog met een kleine betaling vanaf uw zakelijke rekening; vooruitstrevende serviceproviders gebruiken betrouwbaardere middelen zoals eHerkenning in Nederland en vergelijkbare middelen in België, Luxemburg, Frankrijk en Duitsland. Peppol is een vertrouwensdienst: een betrouwbare identificatie bepaalt mede hoe zeker u en uw handelspartners weten met wie u zaken doet.
- Laat uw Peppol ID registreren: Uw serviceprovider registreert u in het adresboek (SMP) onder een Peppol ID. In Nederland is dat ten minste uw KvK-nummer, OIN of btw-nummer; overheden gebruiken het OIN. U kiest welke documenttypen u kunt ontvangen. Registreer alleen wat u ook echt kunt verwerken: wie u vindt, kan u die documenten sturen. Desgewenst bent u ook zichtbaar in de openbare Peppol Directory.
- Richt de verwerking in: Hoe vertrekken e-facturen uit uw systeem, en waar landen inkomende e-facturen? Uitgaande facturen moeten voldoen aan Peppol BIS, met verplichte velden zoals de referentie van de koper of het ordernummer. In een pakket is dit ingebouwd. In een ERP-omgeving is dit het zwaarste deel: factuurdata omzetten, stamgegevens van klanten met hun Peppol ID, inkomende facturen matchen met inkooporders, eisen per land.
- Test de hele keten: Verstuur en ontvang testfacturen, controleer of verplichte velden goed gevuld zijn en of inkomende e-facturen correct in uw administratie landen. Gebruik daarvoor de testomgeving van uw provider; in productie mogen alleen echte, actieve organisaties geregistreerd staan.
- Ga live en informeer uw handelspartners: Laat klanten en leveranciers weten onder welk Peppol ID u bereikbaar bent. Vraag leveranciers om via Peppol te factureren en geef hun uw inkoopordernummer of kopersreferentie mee, zodat hun facturen automatisch worden gematcht.
- Houd uw registratie actueel: Wijzigen uw gegevens of documenttypen, dan past uw provider de registratie aan. Stapt u over naar een andere provider, dan moet de oude provider uw registratie overdragen of beëindigen; in Nederland binnen drie werkdagen. Uw factuurdata blijven van u.
Wat het betekent in uw situatie
De stappen gelden voor iedereen, maar per route neemt een ander deel van het werk het van u over. Veel organisaties combineren ook routes, bijvoorbeeld een pakket voor verkoopfacturen en een andere oplossing voor inkoop.
Peppol zit in uw boekhoud- of facturatiepakket
Uw pakket neemt een groot deel van de stappen over. De overeenkomst met de serviceprovider maakt meestal deel uit van de voorwaarden van uw pakket, en registratie en verwerking zijn ingebouwd. Wat u zelf doet: de functie activeren, de identificatie van uw organisatie doorlopen, kiezen welke documenten u wilt ontvangen en een eerste factuur testen. Check vooraf in het Peppol Adresboek of uw organisatie niet al geregistreerd staat.
Het webportaal van een serviceprovider
U werkt zonder eigen e-facturatiesoftware: u voert facturen in of uploadt ze in het portaal van een serviceprovider, en ontvangt e-facturen daar ook. U sluit zelf de overeenkomst, doorloopt de identificatie en laat u registreren. De verwerking blijft grotendeels handwerk: facturen overnemen in uw administratie doet u zelf. Geschikt bij een klein aantal facturen, minder als u volume wilt automatiseren.
Een losse dienst gekoppeld aan uw pakket
Uw pakket ondersteunt Peppol niet zelf, maar wel een koppeling of import en export. U kiest een serviceprovider, sluit de overeenkomst, doorloopt de identificatie en laat u registreren. Het meeste werk zit in de verwerking: hoe facturen tussen uw pakket en de dienst heen en weer gaan, en of inkomende facturen automatisch in uw administratie komen of dat u ze moet overnemen.
Uw boekhouder of administratiekantoor regelt het
Uw boekhouder of administratiekantoor werkt met een pakket of dienst die Peppol ondersteunt en regelt de aansluiting namens u. De identificatie van uw organisatie blijft nodig, omdat u zelf de eindgebruiker bent. Maak goede afspraken: onder welk Peppol ID u bereikbaar bent, wie inkomende facturen ziet, en wat er met uw registratie gebeurt als u later van boekhouder wisselt.
Een EDI-dienstverlener of purchase-to-pay-platform dat ook Peppol biedt
Wisselt u al berichten uit via een EDI-dienstverlener of een inkoopplatform, dan kan Peppol vaak via dezelfde partij en dezelfde koppeling lopen. De overeenkomst en de bestaande verbinding gebruikt u dan opnieuw. Het werk zit in het omzetten van uw bestaande berichten naar Peppol BIS, het registreren van uw organisatie en het testen met handelspartners die via Peppol gaan factureren.
Een integratie met uw ERP, eventueel via eigen middleware
Alle stappen gelden hier, vaak voor elke juridische entiteit en elk land afzonderlijk. Aansluiten is één onderdeel van een integratietraject: factuurdata omzetten naar de Europese norm, stamgegevens van klanten met hun Peppol ID bijhouden, inkomende facturen matchen met inkooporders, eisen per land en uitgebreid testen met handelspartners. Plan dit als project, met een interne eigenaar, uw IT-afdeling of integratiepartner, en ruimte voor testen. Hoe u dit technisch inricht, leest u in Peppol integreren in uw software.
Overheidsorganisatie
Overheden moeten e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Veel overheden maken gebruik van een centrale of gezamenlijke voorziening; andere richten een eigen ontvangstroute in naar hun financiële systeem. Aansluiten gaat hier vooral over die route en over de adressering: in Nederland registreren overheden zich onder hun OIN. Lees E-facturatie voor overheden.
Waar u op let bij de keuze van een aanbieder
Aanbieders verschillen onderling sterk. Omdat deze keuze veel impact heeft, loont het om meerdere aanbieders naast elkaar te zetten in de vergelijker op Peppol.nu. Filter daar op uw software, sector en verzorgingsgebied.
Aansluiting op uw software
Ondersteunde documenttypen en landen
Richting van het verkeer
Kostenmodel
Ondersteuning en onboarding
Certificering
Overstappen
Voor softwareleveranciers: uw klanten laten aansluiten
Bent u softwareleverancier, dan is de vraag niet hoe u zelf aansluit, maar hoe u uw klanten laat aansluiten. Grofweg kiest u tussen drie routes: zelf serviceprovider worden, de functionaliteit van een gespecialiseerde serviceprovider via een API inbouwen, of uw klanten laten werken met een externe dienst waarop u aansluit. Die keuze hangt af van uw aantal klanten, de landen waarin zij zakendoen, hoeveel regie u wilt houden en hoe snel u op de markt wilt zijn.
Welke architectuur bij u past, waar u op let bij een API en hoe u test vóór livegang, leest u in Peppol integreren in uw software. Overweegt u zelf serviceprovider te worden, lees dan Certified Serviceprovider worden.
