Peppol vs EDI: Qual solução de faturação eletrónica se adapta à sua empresa?
As empresas que pretendem mudar para a faturação eletrónica encontram frequentemente dois intervenientes importantes: Peppol e EDI. Ambos têm as suas próprias características e aplicações. Para tomar uma decisão informada, é importante compreender exatamente o que implicam e como se relacionam entre si.
EDI: Intercâmbio Eletrónico de Dados
EDI significa Intercâmbio Eletrónico de Dados (Electronic Data Interchange). É um termo coletivo para vários padrões e métodos utilizados para trocar dados empresariais eletronicamente. O EDI é utilizado há décadas em setores como o retalho, a logística e a produção.
As ligações EDI são estabelecidas entre parceiros comerciais específicos. As empresas fazem acordos mútuos sobre o formato e conteúdo das mensagens. Estes acordos personalizados garantem que os sistemas saibam exatamente o que esperar.
Em setores onde o EDI está fortemente estabelecido, foram frequentemente desenvolvidos padrões específicos para o setor. Pense no EDIFACT na logística ou GS1 no retalho. Estes padrões são especificamente adaptados às necessidades desses setores.
Peppol
Peppol é uma rede internacional que utiliza formatos e protocolos normalizados. As empresas ligadas ao Peppol podem comunicar com todas as outras partes ligadas sem terem de fazer acordos mútuos prévios.
A rede utiliza Pontos de Acesso certificados. Estes garantem a segurança e fiabilidade do tráfego de mensagens. Cada empresa escolhe o seu próprio fornecedor de Ponto de Acesso e pode, assim, alcançar toda a rede.
Comparação de Características
Para esclarecer as diferenças entre ambos os sistemas, apresentamos as principais características:
| EDI | Peppol |
|---|---|
| Ligações ponto a ponto entre parceiros comerciais | Rede de Pontos de Acesso certificados |
| Flexíveis, baseados em acordos mútuos ou padrões setoriais | Formatos normalizados (como UBL) |
| Ligações específicas por parceiro comercial | Uma ligação proporciona acesso a todas as partes ligadas |
| Personalização por ligação | Implementação padrão através do Ponto de Acesso |
| Fortemente enraizado em setores específicos (retalho, logística, produção) | Amplamente utilizado para faturação eletrónica, especialmente no setor governamental |
| Manutenção necessária por ligação | Gerido centralmente através do Ponto de Acesso |
EDI e Peppol diferem na sua abordagem ao intercâmbio eletrónico de dados. O EDI enfatiza acordos personalizados entre parceiros comerciais. Isto proporciona grande flexibilidade na determinação de formatos de mensagens e processos. No entanto, requer implementações específicas para cada novo parceiro comercial.
Peppol opta pela normalização. Todos os participantes utilizam os mesmos formatos e protocolos. Isto torna mais fácil ligar novos parceiros comerciais, mas oferece menos espaço para personalização nos formatos de mensagens.
Aplicações Práticas
Em setores onde o EDI tem forte presença, frequentemente vemos situações híbridas a surgir. As empresas continuam a utilizar o EDI para relações comerciais existentes e processos setoriais específicos. Para novas relações ou contratos governamentais, escolhem o Peppol.
Por exemplo, um retalhista pode continuar a usar o EDI para comunicação com fornecedores estabelecidos, onde anos de otimização de processos estão envolvidos. Para novos fornecedores ou clientes governamentais, utilizam o Peppol.
Desenvolvimentos Regulamentares
Nova legislação desempenha um papel na escolha entre EDI e Peppol. Na Bélgica, por exemplo, a faturação eletrónica via Peppol tornar-se-á obrigatória para faturação Business-to-Government a partir de 2025, seguida por Business-to-Business em 2026. Tais desenvolvimentos influenciam as escolhas que as empresas fazem.
Conclusão
A escolha entre EDI e Peppol depende de vários fatores:
- O setor em que opera
- Se tem muitas relações comerciais estabelecidas
- A necessidade de personalização nos formatos de mensagens
- Legislação futura no seu mercado
- As preferências dos seus parceiros comerciais
Para muitas empresas, não é uma questão de escolher um ou outro. Utilizam ambos os sistemas, cada um para o seu próprio propósito. EDI para processos setoriais específicos e relações existentes, Peppol para novas relações e contratos governamentais.
Portanto, examine cuidadosamente a sua própria situação. Quais sistemas os seus principais parceiros comerciais utilizam? Quais regulamentações são relevantes para o seu setor? E como espera que isto se desenvolva nos próximos anos? Com base nestas considerações, pode tomar uma decisão informada que se adapte à sua empresa.
