Spaanse E-facturatie 2026: VeriFactu & B2B-mandaat Uitgelegd

,

Spanje start e-facturatie januari 2026 – parallel met België, maar met een cruciaal verschil

In september 2022 kondigde de Spaanse regering de “Crea y Crece” wet (Law 18/2022) aan – een ambitieus plan voor verplichte elektronische facturatie tussen bedrijven. Destijds leek dit nog een verre toekomst. Maar op 6 december 2023 werd het plotseling concreet: de Spaanse regering publiceerde Royal Decree 1007/2023 in het officiële staatsblad (BOE), met een implementatiedatum die veel Nederlandse ondernemers verrast: 1 januari 2026 – precies dezelfde datum waarop België zijn e-facturatie mandaat invoert.

Terwijl veel bedrijven zich nu al voorbereiden op het Belgische mandaat, blijft de Spaanse ontwikkeling vaak onder de radar. Dat is riskant, want voor Nederlandse ondernemers die zakendoen met Spaanse partners – van tuinbouwexporteurs naar Barcelona tot IT-leveranciers met klanten in Madrid, van logistieke bedrijven die regelmatig naar Valencia rijden tot consultants die advies geven aan Spaanse bedrijven – geldt een dubbele uitdaging: niet alleen moet je mogelijk aan twee landelijke mandaten voldoen, maar het Spaanse systeem werkt ook fundamenteel anders.

Want hier zit het cruciale verschil: waar België kiest voor één helder Peppol-gebaseerd systeem, introduceert Spanje twee verschillende systemen die naast elkaar opereren. Royal Decree 1007/2023 introduceert VeriFactu (vereisten voor factureringssoftware) dat al over twee maanden ingaat, terwijl de “Crea y Crece” wet de basis legt voor een later B2B e-facturatie mandaat (2027/2028). Deze dubbele aanpak, gecombineerd met de korte tijdlijn en de parallelle implementatie met België, creëert urgentie én verwarring – vooral voor internationale handelspartners die nu voor beide landen tegelijk moeten begrijpen wat er van hen verwacht wordt.

Laten we het helder maken.

Het Spaanse dubbelspoor: VeriFactu EN B2B e-facturatie

Waar de meeste Europese landen kiezen voor één e-facturatie systeem, introduceert Spanje twee parallelle verplichtingen:

Spoor 1: VeriFactu (vanaf 1 januari 2026) Een verplichting om gecertificeerde factureringssoftware te gebruiken die de integriteit en onveranderlijkheid van facturen garandeert. Dit is geen systeem voor het uitwisselen van facturen tussen bedrijven, maar een eis aan de software waarmee je facturen maakt.

Spoor 2: B2B e-facturatie mandaat (vanaf 2027/2028) Een toekomstige verplichting tot elektronische uitwisseling van facturen tussen bedrijven, vergelijkbaar met de systemen in België en Frankrijk. Dit vereist gestructureerde formaten en mogelijk een centraal platform beheerd door de Spaanse belastingdienst (AEAT).

Het cruciale onderscheid:

  • VeriFactu = eisen aan je facturatieSYSTEEM (software certificering)
  • B2B-mandaat = eisen aan factuurUITWISSELING (elektronische verzending)

Voor Nederlandse bedrijven die aan Spaanse klanten leveren roept dit fundamentele vragen op: vallen wij onder deze verplichtingen? En zo ja, onder welke? Of onder beide?

VeriFactu: Wat is het en wie moet het gebruiken?

VeriFactu (officieel: Royal Decree 1007/2023) stelt strikte eisen aan factureringssoftware en elektronische facturatiesystemen. De kerngedachte is fraudebestrijding: door te eisen dat alle facturatiesoftware gegevens onveranderlijk vastlegt en traceerbaar maakt, wordt het manipuleren van facturen veel moeilijker.

De kerneisen van VeriFactu:

1. Gestandaardiseerde factuurregistratie Elk facturatiesysteem moet voor elke factuur een onveranderlijke registratie aanmaken die integriteit en traceerbaarheid garandeert.

2. QR-code op elke factuur Alle facturen moeten een QR-code bevatten met identificerende gegevens, waardoor klanten en belastingdienst de echtheid kunnen verifiëren.

3. Conformiteitsverklaring software Softwareleveranciers moeten bevestigen dat hun applicaties voldoen aan de technische en functionele eisen.

4. Twee implementatieopties:

Optie A: Real-time rapportage (VeriFactu with submission) De factureringssoftware stuurt alle factuurgegevens automatisch en real-time naar de Spaanse belastingdienst (AEAT). Dit gebeurt gelijktijdig met of vóór het uitgeven van de factuur.

Optie B: Lokale opslag (VeriFactu without submission) De factureringssoftware slaat alle factuurgegevens lokaal op volgens strikte audit-eisen, zonder real-time verzending naar AEAT. Bij een controle moet alle data direct beschikbaar zijn.

Implementatiedata VeriFactu:

1 januari 2026: Verplicht voor alle bedrijven die onderworpen zijn aan de vennootschapsbelasting (Corporate Income Tax)

1 juli 2026: Verplicht voor zelfstandigen en freelancers (autónomos)

Belangrijke uitzondering: Bedrijven die al deelnemen aan het SII-systeem (Immediate Supply of Information – verplicht voor grote bedrijven sinds 2017) hoeven GEEN VeriFactu te implementeren. Zij rapporteren al real-time aan AEAT via een ander systeem.

Het toekomstige B2B e-facturatie mandaat: Wat komt er aan?

Naast VeriFactu bereidt Spanje een volledig verplicht B2B e-facturatie systeem voor, vastgelegd in de “Crea y Crece” wet (Law 18/2022). Dit systeem gaat over de uitwisseling van elektronische facturen tussen bedrijven.

Wat gaat dit systeem betekenen?

Gestructureerde formaten verplicht: Facturen moeten voldoen aan de Europese EN 16931 standaard. Toegestane formaten:

  • Facturae (XML) – Spaans nationaal formaat
  • UBL (Universal Business Language)
  • UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)

Centraal platform van AEAT: De Spaanse belastingdienst ontwikkelt een publiek platform voor e-facturatie, naast private platforms van serviceproviders. Dit lijkt op het Franse PPF-model.

Invoice Response verplichting: Ontvangers van facturen moeten binnen 4 kalenderdagen de status rapporteren aan AEAT:

  • Acceptatie of afwijzing van de factuur
  • Volledige of gedeeltelijke betaling
  • Andere statusupdates

Dit zorgt voor transparantie en helpt late betalingen te verminderen.

Gefaseerde implementatie B2B-mandaat:

2027 (waarschijnlijk): Grote bedrijven met omzet > €8 miljoen moeten volledig elektronisch factureren

  • Start 12 maanden na publicatie van de finale regelgeving in het staatsblad
  • Deze regelgeving is nog niet gepubliceerd, maar wordt verwacht in 2025/2026

2028 (waarschijnlijk): Alle overige bedrijven moeten elektronisch factureren

  • Start 24 maanden na publicatie van de finale regelgeving

Let op: Deze data zijn nog niet definitief. De finale regelgeving moet nog worden gepubliceerd, en de deadline kan nog verschuiven. Volg de officiële mededelingen van AEAT nauwlettend.

Scenario’s voor internationale handelspartners

Nu de systemen duidelijk zijn, de cruciale vraag: wat betekent dit voor Nederlandse bedrijven die zakendoen met Spanje?

Scenario 1: Nederlandse exporteur zonder vestiging in Spanje

GreenTech Solutions BV uit het Westland levert geavanceerde kassystemen aan Spaanse tuinders. Het bedrijf heeft geen kantoor of personeel in Spanje, maar wel een Spaans btw-nummer (NIF) voor deze leveringen.

De realiteit voor VeriFactu:

VeriFactu richt zich op “resident taxpayers” – belastingplichtigen die in Spanje gevestigd zijn. De regelgeving spreekt over “taxpayers subject to Corporate Income Tax” en “those subject to Income Tax” – beide categorieën verwijzen naar Spaanse fiscale resident.

Voor GreenTech betekent dit waarschijnlijk: geen VeriFactu-verplichting. Als buitenlands bedrijf zonder vaste inrichting valt het buiten het toepassingsgebied.

De realiteit voor toekomstig B2B-mandaat:

Hier wordt het interessanter. De “Crea y Crece” wet spreekt over verplichte e-facturatie voor “all businesses” zonder expliciet onderscheid tussen resident en non-resident. Echter, vergelijkbare systemen in andere landen (België, Frankrijk) verplichten doorgaans alleen bedrijven MET een vestiging in het land.

Waarschijnlijk scenario: Geen volledige verplichting voor GreenTech, tenzij ze een vaste inrichting hebben.

Maar – en dit is cruciaal: De Spaanse klanten van GreenTech (zoals tuinders in Almería) zullen vanaf 2027/2028 wél verplicht zijn om elektronische facturen te ontvangen van hun Spaanse leveranciers. Dit betekent dat zij twee parallelle factuurverwerkingskanalen moeten onderhouden:

  • E-facturen van Spaanse leveranciers
  • Traditionele facturen van internationale leveranciers zoals GreenTech

Scenario 2: Duits productiebedrijf met Spaanse vestiging

Automotive Components GmbH uit Stuttgart heeft een assemblagehal in Burgos met 85 werknemers, eigen magazijnen en productieapparatuur. Vanuit deze Spaanse vestiging leveren zij onderdelen aan Spaanse autofabrikanten.

De realiteit:

Een buitenlands bedrijf met een vaste inrichting (permanent establishment) in Spanje wordt beschouwd als een “resident taxpayer” voor btw-doeleinden en valt volledig onder alle Spaanse e-facturatie verplichtingen.

Automotive Components moet:

  1. VeriFactu implementeren (1 januari 2026):
    • Gecertificeerde factureringssoftware gebruiken
    • Alle facturen voorzien van QR-codes
    • Kiezen tussen real-time rapportage aan AEAT of lokale opslag met audit-compliance
  2. B2B e-facturatie mandaat naleven (2027):
    • Elektronische facturen uitwisselen volgens EN 16931 standaard
    • Invoice Response berichten sturen binnen 4 dagen
    • Mogelijk integreren met AEAT-platform

Het criterium is helder: Niet de nationaliteit van het moederbedrijf bepaalt de verplichting, maar de aanwezigheid van een vaste inrichting op Spaans grondgebied die commerciële activiteiten uitvoert.

Scenario 3: Belgische consultancy zonder vaste inrichting

Advisory Partners BVBA uit Antwerpen biedt strategisch advies aan Spaanse bedrijven in de logistieke sector. Consultants vliegen in voor projecten, werken vanuit hotels of klantlocaties, maar het bedrijf heeft geen kantoor of personeel in Spanje. Wel heeft het een Spaans btw-nummer voor bepaalde diensten.

De realiteit:

Geen vaste inrichting betekent waarschijnlijk geen VeriFactu-verplichting en waarschijnlijk geen B2B e-facturatie verplichting (zodra dat actief wordt).

Advisory Partners kan blijven factureren zoals ze dat altijd hebben gedaan: PDF via e-mail, papieren factuur, of welk formaat hun klant prefereert.

De consequentie voor hun Spaanse klanten:

Vanaf 2027/2028 moeten de Spaanse klanten van Advisory Partners twee verschillende factuurverwerkingssystemen hanteren:

  • Elektronische facturen van Spaanse leveranciers
  • Traditionele facturen van internationale adviseurs zoals Advisory Partners

Dit creëert extra administratieve last voor de Spaanse bedrijven.

De strategische kans:

Door vrijwillig over te stappen op elektronische facturatie (ook al is dit niet verplicht), kan Advisory Partners zich onderscheiden van concurrenten en de administratieve efficiëntie van hun Spaanse klanten verbeteren. Dit kan een concreet verkoopargument worden.

Het dubbele administratieprobleem voor Spaanse bedrijven

Spaanse ondernemingen worden geconfronteerd met een complexe uitdaging die in twee fasen komt:

Fase 1 (vanaf januari 2026): VeriFactu compliance

Alle Spaanse bedrijven moeten hun factureringssoftware upgraden naar VeriFactu-gecertificeerde systemen. Dit betekent:

  • Investering in nieuwe software of upgrade van bestaande systemen
  • Training van personeel
  • Implementatie van QR-code generatie
  • Keuze tussen real-time rapportage of lokale opslag

Fase 2 (vanaf 2027/2028): Dubbele factuurverwerking

Zodra het B2B e-facturatie mandaat actief wordt, ontstaat het dubbele administratieprobleem:

Kanaal 1: Elektronische facturen via gestructureerde formaten en mogelijk AEAT-platform voor alle Spaanse leveranciers

Kanaal 2: Traditionele facturen (PDF, papier, e-mail) voor internationale leveranciers zonder vestiging

De consequenties:

  • Twee verschillende workflows voor crediteurenadministratie
  • Dubbele systemen en verhoogde operationele kosten
  • Verhoogd risico op verwerkingsfouten
  • Complexere afstemming met btw-aangiftes
  • Langere doorlooptijden voor factuurgoedkeuring

Wanneer gelden de verplichtingen precies?

VeriFactu (zeker):

Verplicht voor:

  • Alle in Spanje gevestigde belastingplichtigen die elektronische factureringssystemen gebruiken
  • Bedrijven onderworpen aan vennootschapsbelasting (vanaf 1 januari 2026)
  • Zelfstandigen en freelancers (vanaf 1 juli 2026)
  • Buitenlandse bedrijven met een vaste inrichting in Spanje

Uitgezonderd:

  • Bedrijven die al deelnemen aan SII (Immediate Supply of Information systeem)
  • Bedrijven vrijgesteld van factuurverplichtingen
  • Non-resident bedrijven zonder vaste inrichting (waarschijnlijk)

B2B e-facturatie mandaat (verwacht):

Verplicht voor:

  • Alle in Spanje gevestigde bedrijven voor binnenlandse B2B-transacties
  • Grote bedrijven (>€8M omzet) vanaf 2027
  • Alle overige bedrijven vanaf 2028
  • Buitenlandse bedrijven met een vaste inrichting in Spanje

Waarschijnlijk uitgezonderd:

  • Non-resident bedrijven zonder vaste inrichting
  • B2C-transacties (verschillende regels)
  • Bepaalde vrijgestelde transacties

Let op: De finale regelgeving voor het B2B-mandaat moet nog worden gepubliceerd. Data en exacte toepassingsgebied kunnen nog wijzigen.

Spanje vs. andere Europese landen: De vergelijking

Het is nuttig om de Spaanse aanpak te vergelijken met andere Europese e-facturatie mandaten:

Spanje vs. België (januari 2026)

België: Kiest voor een volledig gedecentraliseerd Peppol 4-corner model. Alle bedrijven kiezen hun eigen Peppol Access Point, geen centraal overheidsplatform.

Spanje: Hybride model met gecertificeerde software (VeriFactu) én waarschijnlijk een centraal AEAT-platform voor B2B-uitwisseling (zoals Frankrijk).

Overeenkomst: Beide landen starten in 2026, beide richten zich op alle bedrijven (geen omzetdrempels).

Verschil: België focust op uitwisseling via Peppol-netwerk, Spanje begint met software-certificering.

Spanje vs. Frankrijk (september 2026)

Frankrijk: DGFiP is officieel Peppol Autoriteit geworden (juli 2025). Bedrijven moeten via gecertificeerde Partner Dematerialisation Platforms (PDP’s) werken, waaronder Peppol.

Spanje: Ontwikkelt eigen AEAT-platform naast private serviceproviders. Nog geen duidelijke Peppol-adoptie aangekondigd.

Overeenkomst: Beide landen eisen gecertificeerde platforms/software en hebben een publiek platform naast private opties.

Verschil: Frankrijk kiest expliciet voor Peppol-interoperabiliteit, Spanje’s richting is minder duidelijk.

Spanje vs. Griekenland (februari 2026)

Griekenland: Centraal clearance model via myDATA platform. Alle facturen moeten door de belastingdienst worden gevalideerd voordat ze naar de klant gaan.

Spanje: VeriFactu biedt keuze tussen real-time rapportage en lokale opslag. Het toekomstige B2B-mandaat zal waarschijnlijk een clearance-element hebben, maar details zijn nog onduidelijk.

Overeenkomst: Beide landen willen sterke overheidscontrole en fraudebestrijding.

Verschil: Griekenland heeft al volledige mandatory clearance, Spanje bouwt geleidelijk op.

De Europese context

Alle nationale mandaten anticiperen op de EU-brede ViDA-regelgeving (VAT in the Digital Age), die vanaf 2030 verplichte e-facturatie introduceert voor intra-community transacties. Bedrijven die nu investeren in Spaanse compliance bereiden zich tegelijkertijd voor op deze toekomstige EU-vereisten.

Het SII-systeem: De derde speler

Om de Spaanse situatie compleet te begrijpen, moeten we ook het bestaande SII-systeem (Suministro Inmediato de Información) noemen dat sinds 2017 bestaat.

Wat is SII?

SII verplicht grote bedrijven (en bedrijven die maandelijkse btw-aangifte doen) om hun verkoop- en inkoopboeken binnen 4 dagen naar AEAT te sturen. Dit vervangt de traditionele kwartaalrapportage door near real-time rapportage.

Wie moet SII gebruiken?

Verplicht voor:

  • Grote bedrijven (omzet > €6 miljoen)
  • Bedrijven in de groep met een groot bedrijf
  • Bedrijven die maandelijkse btw-aangifte doen
  • Bedrijven die ingeschreven zijn in het Register van Terugbetaling per Maand (REDEME)

Vrijwillig voor: Alle andere Spaanse bedrijven kunnen kiezen voor SII

SII en VeriFactu: Hoe verhouden ze zich?

Cruciale regel: Bedrijven die al SII gebruiken hoeven geen VeriFactu te implementeren. Zij rapporteren al real-time aan AEAT via het SII-systeem.

Maar: Als een SII-bedrijf facturen uitgeeft namens een derde partij (self-billing), moet dat specifieke proces wél VeriFactu-compliant zijn.

De drie systemen naast elkaar:

Voor grote Spaanse bedrijven ontstaat dus dit beeld:

  1. SII – Real-time rapportage van verkoop- en inkoopboeken (bestaat al sinds 2017)
  2. VeriFactu – Voor bedrijven die NIET op SII zitten (vanaf 2026)
  3. B2B e-facturatie mandaat – Voor elektronische uitwisseling (vanaf 2027/2028, geldt voor iedereen)

Dit verklaart waarom de Spaanse situatie zo complex is: er zijn letterlijk drie verschillende systemen die parallel opereren voor verschillende doelgroepen.

Praktisch advies voor alle stakeholders

Voor Nederlandse bedrijven zonder Spaanse vestiging:

1. Monitor de situatie nauwlettend

De regelgeving voor het B2B-mandaat is nog niet definitief. Houd officiële mededelingen van AEAT in de gaten voor verduidelijking over verplichtingen voor non-resident leveranciers.

2. Communiceer proactief met Spaanse klanten

Begin nu gesprekken over hoe jullie facturatieproces zal evolueren. Zelfs als je niet verplicht bent tot e-facturatie, kun je overwegen dit vrijwillig te implementeren om je Spaanse klanten te helpen.

Voorbeeld communicatie:

“Wij begrijpen dat Spanje vanaf 2026/2027 verplichte e-facturatie invoert. Hoewel wij als internationaal bedrijf mogelijk niet onder alle verplichtingen vallen, willen we graag met u bespreken hoe we onze samenwerking kunnen optimaliseren. Zouden elektronische facturen in een gestructureerd formaat jullie administratie vergemakkelijken? We staan open om dit te faciliteren als dit jullie helpt.”

3. Overweeg Peppol-connectiviteit

Als Spanje uiteindelijk Peppol omarmt (zoals België en Frankrijk), kunnen Nederlandse bedrijven met bestaande Peppol-infrastructuur naadloos aansluiten. Eén investering in Peppol werkt dan voor meerdere markten.

4. Vraag om duidelijkheid over factuurformaten

Check met je Spaanse klanten welke formaten zij vanaf 2027/2028 nodig hebben. Facturae (XML)? UBL? CII? Dit helpt je voorbereiden.

Voor Nederlandse bedrijven MET Spaanse vestiging:

Onmiddellijke acties (nu tot december 2025):

1. VeriFactu-compliance wordt top prioriteit

Met een deadline van 1 januari 2026 (over minder dan 3 maanden!) moet je nu actie ondernemen:

  • Beoordeel je huidige factureringssoftware: Voldoet deze al aan VeriFactu-eisen? Zo niet, is er een update beschikbaar?
  • Contacteer je softwareleverancier: Vraag specifiek naar VeriFactu-certificering en implementatietijdlijnen
  • Overweeg alternatieven: Als je huidige software niet compliant wordt, moet je nu overstappen naar een gecertificeerd systeem

2. Kies je VeriFactu-strategie

Beslis of je kiest voor:

  • Real-time rapportage (factuurgegevens direct naar AEAT) – meest veilig, minste risico bij controle
  • Lokale opslag (bewaren volgens strikte audit-eisen) – meer controle, maar hogere eisen bij inspectie

3. Train je personeel

Alle medewerkers die facturen maken moeten:

  • Begrijpen hoe het nieuwe systeem werkt
  • Weten hoe QR-codes worden gegenereerd
  • De nieuwe workflows kennen

4. Test grondig

AEAT heeft een testomgeving beschikbaar. Gebruik deze om je systeem te testen voordat de verplichting ingaat.

Voorbereiding op B2B-mandaat (2025-2026):

1. Volg de regelgevingsontwikkeling

De finale regelgeving voor het B2B-mandaat wordt verwacht in 2025 of begin 2026. Monitor de publicaties van AEAT en het Staatsblad (BOE).

2. Anticipeer op gestructureerde formaten

Begin alvast te bekijken welke systemen EN 16931-compliant kunnen factureren (UBL, CII, Facturae).

3. Bereid je crediteurenproces voor

Het Invoice Response systeem (rapportage binnen 4 dagen) vereist mogelijk aanpassingen aan je accounts payable workflows.

Voor Spaanse bedrijven (tips voor Nederlandse partners):

Als je Nederlandse partner vraagt: “Wat heeft jullie bedrijf nodig van ons voor e-facturatie?”, help ze dan met deze informatie:

Voor ontvangst van facturen:

“Vanaf 2027/2028 moeten wij elektronische facturen kunnen ontvangen in een gestructureerd formaat zoals UBL of Facturae (XML). Als jullie dit kunnen leveren – ook al zijn jullie daar niet toe verplicht – zou dat onze administratie enorm helpen. We zouden graag jullie Peppol ID hebben als jullie daarover beschikken, of anders kunnen we samen kijken naar andere elektronische uitwisselingsmethoden.”

Voor begrijp van jullie situatie:

“We begrijpen dat jullie als internationaal bedrijf mogelijk niet verplicht zijn tot VeriFactu of het B2B-mandaat. Maar als jullie bereid zijn om vrijwillig mee te bewegen in onze digitalisering, waarderen we dat enorm. Het voorkomt dat wij twee verschillende factuurverwerkingssystemen moeten onderhouden.”

Voor softwareleveranciers en ERP-aanbieders:

VeriFactu-certificering is urgent

Als je software aanbiedt aan bedrijven met Spaanse vestigingen, moet VeriFactu-compliance nu beschikbaar zijn. De deadline is 1 januari 2026.

Kerneisen voor VeriFactu:

  • Onveranderlijke factuurregistratie
  • QR-code generatie met juiste data
  • Conformiteitsverklaring kunnen afgeven
  • Keuze bieden tussen real-time rapportage en lokale opslag
  • Integratie met AEAT test-environment

Voorbereiding op B2B-mandaat:

Zorg dat je software:

  • EN 16931 compliant kan factureren (UBL, CII, Facturae)
  • Invoice Response berichten kan genereren
  • API-connectiviteit heeft voor integratie met toekomstig AEAT-platform
  • Multi-country support biedt (Spanje + België + Frankrijk + meer)

Tijdlijn en kritieke momenten

Nu – 31 december 2025:

  • Urgente actie vereist voor bedrijven met Spaanse vestiging
  • Implementatie VeriFactu-gecertificeerde software
  • Testing in AEAT-omgeving
  • Training personeel

1 januari 2026:

  • VeriFactu verplicht voor alle bedrijven onderworpen aan vennootschapsbelasting
  • Sancties bij non-compliance: tot €50.000 per fiscaal jaar

1 juli 2026:

  • VeriFactu verplicht voor zelfstandigen en freelancers

2025/2026 (verwacht):

  • Publicatie finale regelgeving B2B e-facturatie mandaat in Staatsblad (BOE)
  • Start van de 12-24 maanden countdown voor implementatie

2027 (waarschijnlijk):

  • B2B e-facturatie mandaat actief voor grote bedrijven (>€8M omzet)
  • 12 maanden na publicatie regelgeving

2028 (waarschijnlijk):

  • B2B e-facturatie mandaat actief voor alle overige bedrijven
  • 24 maanden na publicatie regelgeving

Sancties en handhaving

Spanje neemt compliance serieus en hanteert aanzienlijke boetes:

VeriFactu sancties:

Voor gebruikers van software:

  • Niet-gebruik van gecertificeerde software: tot €50.000 per fiscaal jaar
  • Manipulatie van factuurgegevens: tot €50.000 per jaar

Voor softwareleveranciers:

  • Aanbieden van niet-conforme software: tot €150.000 per jaar
  • Onjuiste conformiteitsverklaringen: tot €150.000 per jaar

B2B e-facturatie sancties (verwacht):

Factuurfouten:

  • 1-2% van de transactiewaarde
  • Tot 75% bij bewuste fraude

Invoice Response non-compliance:

  • Boetes voor niet-rapporteren binnen 4 dagen
  • Verhoogde boetes bij herhaaldelijke overtredingen

SII late rapportage:

  • Administratieve boetes volgens bestaand regime

De grote vraag: Komt Peppol naar Spanje?

Een vraag die wij regelmatig horen: “Als België en Frankrijk Peppol gebruiken, waarom Spanje niet?”

Het eerlijke antwoord: het is nog onduidelijk.

Argumenten vóór Peppol in Spanje:

  1. EU-brede harmonisatie: ViDA-regelgeving vanaf 2030 stimuleert Peppol-adoptie
  2. Internationale handel: Spaanse bedrijven handelen veel met België, Frankrijk, Nederland – allemaal Peppol-landen
  3. Bestaande B2G-infrastructuur: Spanje gebruikt al Facturae (XML) voor B2G, wat technisch verwant is aan Peppol-formaten
  4. Interoperabiliteit: Peppol voorkomt vendor lock-in en stimuleert concurrentie

Argumenten tegen (of tenminste: vertraging):

  1. Bestaande systemen: SII is al operationeel sinds 2017 en werkt goed
  2. Controle: AEAT lijkt voorkeur te hebben voor centrale controle (clearance model)
  3. VeriFactu-focus: Prioriteit ligt nu bij software-certificering, niet bij netwerk-interoperabiliteit
  4. Eigen platforms: AEAT ontwikkelt eigen oplossingen

Wat betekent dit voor jouw strategie?

Wees voorbereid op beide scenario’s:

  • Als Spanje Peppol adopteert: Bedrijven met Peppol-connectiviteit hebben direct voordeel
  • Als Spanje eigen systeem blijft gebruiken: Je moet mogelijk Spaanse-specifieke integraties bouwen

Onze verwachting: Op termijn zal Spanje waarschijnlijk converger richting Peppol of tenminste Peppol-compatibiliteit, gedreven door Europese harmonisatie. Maar op korte termijn (2026-2028) moeten bedrijven rekenen op Spaanse-specifieke vereisten.

Van complexiteit naar duidelijkheid: Start nu met voorbereiding

De Spaanse e-facturatie transitie is complex – geen twijfel over mogelijk. Het dubbelspoor van VeriFactu (software-certificering) en toekomstig B2B-mandaat (elektronische uitwisseling) creëert verwarring, vooral voor internationale bedrijven.

Maar één ding is zeker: niets doen is geen optie.

Voor Nederlandse bedrijven MET Spaanse vestiging:

De deadline van 1 januari 2026 komt snel. Over minder dan drie maanden moet je VeriFactu-compliant zijn. Begin vandaag met:

  • Software-evaluatie
  • Contact met leveranciers
  • Testing en training

Voor Nederlandse bedrijven ZONDER Spaanse vestiging:

Ook al val je mogelijk niet onder de verplichtingen, het is verstandig om:

  • De ontwikkelingen te blijven volgen
  • Gesprekken te voeren met Spaanse klanten
  • Vrijwillige e-facturatie te overwegen als strategisch voordeel
  • Peppol-connectiviteit te evalueren voor toekomstige Europese compliance

Voor beide groepen geldt:

Spanje is niet het laatste land dat e-facturatie verplicht stelt. Met België (januari 2026), Frankrijk (september 2026), Slovenië (januari 2027), Griekenland (februari 2026) en de EU-brede ViDA-vereisten (2030) wordt e-facturatie de nieuwe standaard in Europa.

Investeren in digitale facturatie-infrastructuur nu betekent:

  • Compliance met meerdere landen tegelijk
  • Lagere transactiekosten door automatisering
  • Snellere betalingen
  • Betere relaties met internationale klanten
  • Concurrentievoordeel in een digitaliserende markt

De Spaanse e-facturatie transitie is complex, maar met de juiste voorbereiding en begeleiding is het beheersbaar. Door nu actie te ondernemen, transformeer je een compliance-verplichting in een strategisch voordeel.

Heeft u vragen over e-facturatie in Spanje of andere Europese landen? Of wilt u weten welke Peppol-dienstverlener het beste bij uw internationale handelssituatie past? Bezoek Peppol.nu voor meer informatie en bekijk ons overzicht van Peppol-leveranciers. Voor specialistische ondersteuning bij complexe internationale e-facturatie strategieën kunt u contact opnemen met Solventis.

Bronnen

Voor actuele ontwikkelingen rond e-facturatie in Spanje en praktische implementatieadvies, blijf op de hoogte via gespecialiseerde e-facturatie platforms en adviseurs. De regelgeving is nog in ontwikkeling en kan wijzigen.

/door

UAE kiest voor het 5-corner model: Hoe het gedecentraliseerde Peppol-systeem internationale handel transformeert

, ,

UAE kiest voor het 5-corner model: Hoe het gedecentraliseerde Peppol-systeem internationale handel transformeert

Op 29 september 2025 maakte het Ministerie van Financiën van de Verenigde Arabische Emiraten (UAE) een historische aankondiging: via Ministeriële Besluiten 243 en 244 van 2025 werd het officiële kader vastgesteld voor verplichte elektronische facturatie in het land. Deze beslissing markeert een keerpunt in de digitalisering van de Golfstaten en positioneert de UAE als voortrekker in de regio na het eerdere e-facturatie mandaat van Saudi-Arabië in december 2021.

Voor Nederlandse bedrijven die actief zijn in de dynamische UAE-markt – van hightech leveranciers aan Dubai’s booming techsector tot logistieke dienstverleners in de drukke havens van Jebel Ali, van bouwbedrijven die betrokken zijn bij infrastructuurprojecten tot consultancy firms die advies geven aan Abu Dhabi’s olie- en gasindustrie – roept deze ontwikkeling belangrijke vragen op: wat betekent dit nieuwe mandaat concreet voor onze onderneming? Vallen wij onder de verplichting? En hoe kunnen we onze handelsrelaties met UAE-partners ook na juli 2026 soepel laten verlopen?

Het opmerkelijke aan de UAE-aanpak is dat het land bewust kiest voor het internationaal erkende Peppol-netwerk, hetzelfde netwerk dat actief is in Singapore en Australië, en momenteel wordt uitgerold in België, Slovenië en andere landen wereldwijd. Dit creëert unieke mogelijkheden voor bedrijven die al geïnvesteerd hebben in Peppol-connectiviteit voor hun internationale markten.

De feiten op een rij

Vanaf 1 juli 2026 start de UAE met een vrijwillig pilotprogramma voor elektronische facturatie, gevolgd door gefaseerde verplichte implementatie vanaf 1 januari 2027. Deze verplichting geldt voor alle business-to-business (B2B) en business-to-government (B2G) transacties in de Verenigde Arabische Emiraten.

Het UAE-systeem onderscheidt zich door zijn adoptie van het Peppol “5-corner model” – officieel bekend als het Decentralized Continuous Transaction Control and Exchange (DCTCE) model. Dit 5-corner model is eerder succesvol geïmplementeerd in Singapore, en dient als inspirerend voorbeeld voor andere landen die het Peppol-netwerk inzetten voor hun e-facturatie mandaten.

De gefaseerde implementatie:

1 juli 2026 – Vrijwillig pilotprogramma:

  • Bedrijven die aan technische vereisten voldoen kunnen vrijwillig deelnemen
  • Mogelijkheid om systemen te testen en processen te verfijnen
  • Geen sancties tijdens pilotfase

1 januari 2027 – Fase 1 (Grote bedrijven):

  • Verplichting voor ondernemingen met jaaromzet ≥ AED 50 miljoen (circa €12,3 miljoen)
  • Aanstellen van Accredited Service Provider vóór 31 juli 2026
  • Volledige compliance verplicht

1 juli 2027 – Fase 2 (Kleinere bedrijven):

  • Verplichting voor ondernemingen met jaaromzet < AED 50 miljoen
  • Aanstellen van Accredited Service Provider vóór 31 maart 2027
  • Volledige compliance verplicht

1 oktober 2027 – Fase 3 (Overheidsinstanties):

  • Verplichting voor alle overheidsinstanties
  • Aanstellen van Accredited Service Provider vóór 31 maart 2027
  • Volledige compliance verplicht

B2C-transacties: Voorlopig uitgezonderd van e-facturatie verplichting tot nader order

Het Peppol 5-corner model: Wat maakt het uniek?

De UAE heeft bewust gekozen voor het Peppol-gebaseerde 5-corner model, wat fundamenteel verschilt van de gecentraliseerde clearance modellen die sommige andere landen hanteren. Het systeem werkt als volgt:

Corner 1 – Leverancier (Issuer): Het bedrijf dat de factuur uitgeeft

Corner 2 – Accredited Service Provider van leverancier: Valideert de factuurgegevens volgens UAE-specificaties en stuurt de factuur via het Peppol-netwerk

Corner 3 – Accredited Service Provider van afnemer: Ontvangt de factuur en levert deze aan de klant

Corner 4 – Afnemer (Receiver): Het bedrijf dat de factuur ontvangt

Corner 5 – Federal Tax Authority/Ministry of Finance: Ontvangt automatisch rapportage van alle factuurgegevens voor btw-controle en fraudepreventie

Het cruciale verschil: In tegenstelling tot clearance-modellen zoals in Italië of Griekenland, waar facturen eerst door de belastingdienst moeten worden goedgekeurd voordat ze naar de klant gaan, gebeurt in het UAE-systeem de uitwisseling en rapportage parallel. De Accredited Service Provider van de leverancier (Corner 2) valideert de factuur, stuurt deze direct naar de klant via Corner 3, en rapporteert tegelijkertijd aan de Federal Tax Authority (Corner 5). Er is dus geen pre-clearance vereist, wat het proces sneller en efficiënter maakt.

Technische vereisten en Peppol PINT AE

Het UAE-systeem hanteert de Peppol International Invoice (PINT) standaard, specifiek aangepast voor de UAE-markt als PINT AE (Arabian Emirates). Deze standaard garandeert interoperabiliteit met het wereldwijde Peppol-netwerk dat actief is in 65 landen.

Verplichte factuurformaten:

  • UBL (Universal Business Language) of
  • UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)
  • Beide moeten voldoen aan PINT AE specificaties

Kernvereisten:

  • Facturen moeten binnen 14 dagen na de belastbare gebeurtenis worden uitgegeven
  • Elektronische opslag verplicht in de UAE
  • Gegevens moeten beschikbaar worden gesteld aan autoriteiten
  • Self-billing toegestaan voor geregistreerde belastingplichtigen
  • Validatie door Accredited Service Provider voordat factuur wordt verzonden

UAE-specifieke business rules: Bijvoorbeeld: Het btw-registratienummer van de verkoper (TRN) moet een TIN (Tax Identification Number) zijn van precies 10 numerieke cijfers in het formaat 1XXXXXXXXX. De volledige lijst van UAE-specifieke validatieregels zorgt voor consistentie en standaardisatie van alle e-facturen die via het netwerk worden uitgewisseld.

Accredited Service Providers: De verplichte schakel

Een fundamenteel kenmerk van het UAE-systeem is dat alle bedrijven verplicht zijn om gebruik te maken van door de overheid goedgekeurde Accredited Service Providers (ASP’s). Deze providers fungeren als toegangspoort tot het Peppol-netwerk en zijn verantwoordelijk voor:

  • Validatie van alle factuurgegevens volgens UAE data dictionary
  • Uitwisseling van facturen via het Peppol-netwerk
  • Rapportage van belastinggegevens aan de Federal Tax Authority
  • Archivering van factuurgegevens conform wettelijke vereisten

Kwaliteitseisen voor ASP’s:

  • ISO/IEC 27001 certificering (informatiebeveiligingsmanagement)
  • ISO 22301 certificering (business continuity management)
  • Succesvolle afronding van pre-approval testing
  • Productie trail run en certificering
  • Tax data reporting testing

Het Ministerie van Financiën heeft reeds een lijst gepubliceerd met pre-goedgekeurde e-facturatie serviceproviders, waaronder internationale spelers zoals Comarch, Pagero (onderdeel van Thomson Reuters), EDICOM en andere. Deze lijst zal verder worden uitgebreid naarmate meer providers de strenge accreditatiecriteria doorlopen.

Wie valt er wel en niet onder de verplichting?

Een van de meest gestelde vragen door internationale bedrijven is: “Geldt dit nieuwe mandaat ook voor ons?” Het antwoord hangt af van de specifieke situatie van uw bedrijf. Om dit helder te maken, behandelen we drie concrete scenario’s die de verschillende situaties illustreren waarmee internationale handelaren te maken kunnen krijgen. Deze scenario’s helpen u bepalen of uw onderneming onder de UAE e-facturatie verplichting valt, en welke strategische keuzes u kunt maken om uw handelsrelaties met UAE-partners te optimaliseren.

Scenario 1: De Nederlandse exporteur zonder vestiging in UAE

Tech Solutions BV uit Eindhoven levert geavanceerde semiconductor equipment aan Emirates Advanced Industries LLC in Dubai. Tech Solutions heeft geen kantoor, personeel of vaste inrichting in de UAE, maar is wel geregistreerd voor UAE btw-doeleinden voor deze leveringen.

De realiteit: Op basis van de huidige regelgeving en de FAQ’s van het UAE Ministerie van Financiën lijkt het erop dat buitenlandse ondernemingen zonder vestiging in de UAE onder bepaalde voorwaarden buiten het toepassingsgebied van de volledige e-facturatie verplichting kunnen vallen. Het systeem richt zich primair op bedrijven die in de UAE zijn gevestigd.

Maar – en dit is cruciaal: Voor export vanuit de UAE naar buitenlandse afnemers geldt het volgende: als de buitenlandse afnemer al geregistreerd is op het Peppol-netwerk, moet het endpoint (elektronisch adres) van de afnemer worden verstrekt en kan uitwisseling via Peppol plaatsvinden. Als de buitenlandse afnemer niet op Peppol is geregistreerd, wordt een “dummy endpoint” gebruikt. In dat geval vindt de documentuitwisseling niet via het Peppol-netwerk plaats, maar moet de verkoper de factuur buiten het netwerk versturen (bijvoorbeeld via e-mail). De Accredited Service Provider van de verkoper (Corner 2) moet echter wel alle factuurgegevens rapporteren aan de Federal Tax Authority (Corner 5), ook bij export.

Onduidelijkheid voor import: De exacte verplichtingen voor buitenlandse leveranciers die aan UAE-bedrijven leveren zijn nog niet volledig uitgekristalliseerd in de gepubliceerde documentatie. Uit de FAQ blijkt wel dat het e-facturatie framework “alle B2B en B2G transacties omvat, ongeacht de btw-registratiestatus van de betrokken entiteiten.”

Het praktische gevolg: Emirates Advanced Industries LLC zal vanaf januari of juli 2027 (afhankelijk van omzet) verplicht zijn om elektronische facturen te ontvangen van hun UAE-leveranciers via het Peppol-netwerk. Voor facturen van Tech Solutions BV – als deze buiten de verplichting valt – zou het UAE-bedrijf twee verschillende factuurverwerkingskanalen moeten onderhouden.

Strategische overweging: Zelfs als Tech Solutions formeel niet verplicht is, kan vrijwillige deelname aan het Peppol-netwerk substantiële voordelen bieden. Nederlandse bedrijven die al Peppol gebruiken voor Belgische of andere Europese klanten kunnen deze infrastructuur direct inzetten voor UAE-handelsrelaties.

Scenario 2: Het Duitse bedrijf met UAE-vestiging

Automotive Solutions GmbH uit Stuttgart heeft een productie-faciliteit in Jebel Ali Free Zone met eigen personeel, magazijnen en assemblagehallen. Vanuit deze UAE-vestiging leveren zij onderdelen aan autofabrikanten en dealers in Dubai, Abu Dhabi en Sharjah.

De realiteit: Buitenlandse ondernemingen met een vestiging in de UAE worden beschouwd als in de UAE gevestigde belastingplichtigen en vallen volledig onder het e-facturatie mandaat. Automotive Solutions GmbH moet vanaf de toepasselijke datum (afhankelijk van omzet) elektronische facturen versturen via een Accredited Service Provider volgens alle UAE-voorschriften.

Het criterium is helder: niet de nationaliteit van het moederbedrijf bepaalt de verplichting, maar de aanwezigheid van een vestiging op UAE-grondgebied die commerciële activiteiten uitvoert.

Praktische implementatie:

  • Automotive Solutions moet uiterlijk 31 juli 2026 een ASP aanstellen (als omzet ≥ AED 50 miljoen)
  • Vanaf 1 januari 2027 moeten alle facturen aan UAE-klanten elektronisch via Peppol
  • Systemen moeten integreren met de gekozen ASP
  • Alle personeel moet getraind worden in nieuwe processen

Scenario 3: De Britse consultancy zonder vestiging

Advisory Services Ltd uit Londen biedt strategisch advies aan UAE-overheidsinstanties en semi-overheidsbedrijven. Het bedrijf heeft een UAE btw-registratie maar geen fysieke aanwezigheid – consultants vliegen in voor projecten en werken vanaf hotels of klantlocaties.

De realiteit: Geen vestiging in de UAE betekent waarschijnlijk geen volledige e-facturatie verplichting onder het huidige kader. Advisory Services Ltd kan mogelijk blijven factureren zoals gewoonlijk.

Maar: Hun UAE-klanten – vooral overheidsinstanties die vanaf 1 oktober 2027 verplicht zijn – moeten alle facturen van UAE-leveranciers elektronisch ontvangen. Dit creëert een potentiële administratieve mismatch.

De strategische kans: Door vrijwillig toe te treden tot het Peppol-netwerk kan Advisory Services zich onderscheiden van concurrenten en de administratieve last voor hun prestigieuze UAE-klanten verlichten.

Het dubbele administratieprobleem voor UAE-bedrijven

Vergelijkbaar met de situatie in België, Frankrijk en andere landen met e-facturatie mandaten, worden UAE-ondernemingen geconfronteerd met een fundamentele uitdaging: vanaf januari/juli 2027 moeten zij twee verschillende factuurverwerkingskanalen onderhouden.

Kanaal 1: Elektronische facturen via Peppol en Accredited Service Providers voor alle UAE-leveranciers (verplicht vanaf 2027)

Kanaal 2: Traditionele facturen (PDF, papier, e-mail) voor internationale leveranciers zonder vestiging die niet deelnemen aan het systeem

De consequenties:

  • Dubbele systemen en verhoogde operationele kosten
  • Twee verschillende workflows voor crediteurenadministratie
  • Verhoogd risico op verwerkingsfouten en inconsistenties
  • Complexere reconciliatie met btw-aangiftes
  • Langere doorlooptijden voor factuurgoedkeuring

Oplossingsrichting: Proactieve communicatie met internationale leveranciers over vrijwillige deelname aan het Peppol-netwerk kan deze administratieve duplicatie voorkomen. Voor leveranciers die al Peppol gebruiken voor andere markten is dit een relatief kleine aanpassing.

Wanneer geldt de verplichting precies?

De verplichting geldt voor:

  • Alle in de UAE gevestigde ondernemingen voor binnenlandse B2B-transacties
  • Buitenlandse bedrijven met een vestiging in de UAE
  • Alle overheidsinstanties (vanaf oktober 2027)
  • Exporteurs vanuit de UAE (rapportageverplichting aan FTA, ook bij gebruik dummy endpoint)

Tijdelijke uitzonderingen:

  • B2C-transacties (voorlopig uitgezonderd)
  • Transacties in soevereine hoedanigheid van overheden
  • Bepaalde luchtvaartdiensten
  • Vrijgestelde financiële diensten

Onduidelijke status (verdere verduidelijking verwacht):

  • Exacte verplichtingen voor buitenlandse leveranciers zonder vestiging die aan UAE-bedrijven leveren
  • Specifieke vereisten voor Free Zone entiteiten met verschillende registratiestatussen

De regionale context: UAE volgt Saudi-Arabië

De UAE is niet het eerste land in de Golfstaten met verplichte e-facturatie. Saudi-Arabië implementeerde in december 2021 een vergelijkbaar systeem (bekend als ZATCA e-invoicing of “Fatoora”), dat inmiddels volledig operationeel is in twee fasen:

Fase 1 (december 2021): Generatie en opslag van elektronische facturen Fase 2 (vanaf januari 2023, gefaseerd): Integratie met ZATCA-platform en real-time validatie

Het Saudi-systeem hanteert echter een meer gecentraliseerd clearance-model waarbij alle facturen door de belastingdienst worden gevalideerd voordat ze naar klanten gaan. De UAE kiest bewust voor een gedecentraliseerder Peppol-model, wat meer aansluit bij internationale standaarden en Europese ontwikkelingen.

Andere GCC-landen: Bahrein, Oman, Koeweit en Qatar onderzoeken eveneens e-facturatie mandaten. De UAE-implementatie kan als blauwdruk dienen voor regionale harmonisatie.

De Europese parallel: Waarom Peppol belangrijk is

De UAE-keuze voor Peppol is strategisch veelzeggend en creëert directe synergieën met Europese mandaten:

België: Verplicht Peppol-gebaseerde B2B e-facturatie vanaf januari 2026 Frankrijk: DGFiP is in juli 2025 officieel Peppol Autoriteit geworden, implementatie vanaf september 2026 Slovenië: Peppol expliciet erkend als geldige uitwisselingsmethode vanaf januari 2027 EU-breed (ViDA): Vanaf 2030 verplichte e-facturatie voor intra-community transacties

De convergentie: Bedrijven die investeren in Peppol-connectiviteit voor de UAE-markt bouwen tegelijkertijd infrastructuur die bruikbaar is voor:

  • Europese B2B-transacties (België, Frankrijk, Slovenië en meer)
  • Overheidscontracten in alle EU-lidstaten (verplicht sinds 2020)
  • Toekomstige GCC-mandaten als andere Golfstaten Peppol adopteren
  • Internationale handel met 65 landen waar Peppol actief is

De business case: Een éénmalige investering in Peppol-connectiviteit opent toegang tot meerdere markten en voldoet aan meerdere compliance-vereisten tegelijkertijd.

Grensoverschrijdende handel: De praktijk

Een uniek aspect van het UAE-systeem is hoe het omgaat met grensoverschrijdende transacties:

Export vanuit UAE naar buitenland:

  • Als buitenlandse klant al Peppol-geregistreerd is → directe uitwisseling via netwerk
  • Als buitenlandse klant niet Peppol-geregistreerd is → dummy endpoint, factuur via e-mail
  • In beide gevallen → verplichte rapportage aan FTA door Corner 2 (ASP van verkoper)

Import in UAE vanuit buitenland:

  • UAE-afnemer moet systeem hebben om facturen te ontvangen
  • Als buitenlandse leverancier Peppol heeft → directe uitwisseling mogelijk
  • Als buitenlandse leverancier geen Peppol heeft → traditionele factuurmethoden (vooralsnog)
  • Exacte verplichtingen voor buitenlandse leveranciers nog te verduidelijken

Strategische implicatie: Nederlandse bedrijven met bestaande Peppol-infrastructuur kunnen naadloos factureren aan UAE-partners zonder technische barrières. Dit verlaagt transactiekosten met geschatte 60-80% vergeleken met handmatige conversie of EDI-intermediairs.

Praktisch advies voor stakeholders

Voor UAE-gevestigde bedrijven:

Onmiddellijke acties (nu tot juli 2026):

  1. Beoordeel uw implementatiefase: Bepaal of uw omzet u in Fase 1 (januari 2027) of Fase 2 (juli 2027) plaatst. Bij twijfel over omzetcijfers, bereid u voor op de eerdere datum.
  2. Selecteer een Accredited Service Provider: Bekijk de pre-goedgekeurde lijst van het Ministerie van Financiën. Evalueer providers op:
    • Technische integratiemogelijkheden met uw ERP/boekhoudsysteem
    • Kosten en pricing-structuur
    • Support en service level agreements
    • Ervaring met internationale klanten en Peppol-connectiviteit
    • Aanvullende diensten (archivering, rapportage, analytics)
  3. Analyseer uw facturatieprocessen: Breng in kaart:
    • Hoeveel facturen per maand
    • Welke systemen momenteel in gebruik
    • Welke integraties nodig zijn
    • Hoe uw huidige workflow eruit ziet
  4. Overweeg deelname aan pilot: Als u voldoet aan technische vereisten, biedt vrijwillige deelname vanaf juli 2026 waardevolle testervaring zonder sanctierisico.

Communicatie met internationale leveranciers:

Begin gesprekken met uw buitenlandse leveranciers over de voordelen van vrijwillige Peppol-adoptie:

“Vanaf januari/juli 2027 zijn wij als UAE-bedrijf verplicht om elektronische facturen te gebruiken voor al onze binnenlandse transacties via het Peppol-netwerk. Hoewel u als internationale leverancier mogelijk niet verplicht bent om elektronisch te factureren, zou dit onze samenwerking aanzienlijk verbeteren. Het voorkomt dat wij twee gescheiden factuurverwerkingssystemen moeten onderhouden, versnelt betalingsverwerking en vermindert administratieve fouten. Vooral als u al Peppol gebruikt voor Europese klanten, is UAE-facturatie een eenvoudige uitbreiding van uw bestaande infrastructuur. Kunnen we bespreken hoe we deze overgang samen kunnen maken?”

Voor internationale leveranciers aan UAE-bedrijven:

Strategische evaluatie:

  1. Beoordeel uw Peppol-status: Gebruikt u al Peppol voor andere markten (België, Frankrijk, EU-overheidscontracten)? Dan is UAE-connectiviteit een relatief kleine uitbreiding.
  2. Evalueer uw UAE-klantportfolio:
    • Hoeveel UAE-klanten heeft u?
    • Wat is het totale facturatievlume?
    • Zijn dit strategische, langetermijnrelaties?
    • Wat is de administratieve last van handmatige facturatie?
  3. Bereken de business case:
    • Kosten van ASP-connectiviteit en Peppol-toegang
    • Besparingen door geautomatiseerde facturatie
    • Snellere betalingen door efficiëntere verwerking
    • Concurrentievoordeel ten opzichte van leveranciers zonder e-facturatie
    • Herbruikbaarheid van investering voor andere markten
  4. Plan implementatie:
    • Begin vroeg (Q1-Q2 2026) om rush in H2 2026 te vermijden
    • Test systemen tijdens UAE pilotfase (juli 2026)
    • Train personeel in nieuwe processen
    • Communiceer proactief met UAE-klanten

Voor Nederlandse bedrijven specifiek:

Nederland heeft een sterke handelspositie met de UAE. De bilaterale handel bedroeg in 2024 meer dan €7 miljard, met Nederlandse export van hightech producten, landbouwproducten, chemicaliën en diensten. Belangrijke sectoren:

  • Technologie: ASML, Philips, TomTom en andere techbedrijven
  • Logistiek: APM Terminals (Rotterdam-Jebel Ali connectie), forwarding bedrijven
  • Agri-food: Export van zuivel, bloemen, groenten via Dubai als hub
  • Consultancy: Adviesbureaus actief in olie & gas, infrastructuur, duurzaamheid

Voor deze bedrijven biedt Peppol-connectiviteit niet alleen compliance voor UAE, maar ook voorbereiding op:

  • Belgisch mandaat (januari 2026)
  • Frans mandaat (september 2026)
  • EU-brede ViDA-vereisten (2030)

Voor softwareleveranciers en ERP-aanbieders:

Integratie-vereisten:

Zorg dat uw oplossingen:

  • Ondersteuning bieden voor PINT AE formaat (UBL of CII)
  • API-connectiviteit hebben met meerdere Accredited Service Providers
  • Valideren volgens UAE business rules en data dictionary
  • Rapportagefunctionaliteit bieden voor management en compliance
  • Multi-country support (UAE + Europa) voor internationale klanten

Tijdlijn en kritieke momenten

Oktober 2024 – heden:

  • Wetgeving goedgekeurd (Decree-Law 16 en 17 van 2024)
  • Ministeriële Besluiten 243 en 244 gepubliceerd (29 september 2025)
  • Lijst van pre-goedgekeurde ASP’s beschikbaar
  • Consultatie en FAQ’s lopend

Q1-Q2 2026:

  • Verdere verduidelijking regelgeving verwacht
  • Bedrijven selecteren ASP’s
  • Systeemintegraties worden voorbereid
  • Training van personeel

1 juli 2026:

  • Start vrijwillig pilotprogramma
  • Bedrijven kunnen beginnen met testen
  • Geen sancties tijdens pilotfase

31 juli 2026:

  • Deadline: Grote bedrijven (≥ AED 50 miljoen) moeten ASP hebben aangesteld

1 januari 2027:

  • Go-live Fase 1: Compliance verplicht voor grote bedrijven
  • Sancties van toepassing bij non-compliance

31 maart 2027:

  • Deadline: Kleinere bedrijven en overheidsinstanties moeten ASP hebben aangesteld

1 juli 2027:

  • Go-live Fase 2: Compliance verplicht voor kleinere bedrijven

1 oktober 2027:

  • Go-live Fase 3: Compliance verplicht voor overheidsinstanties

Opslag- en archiveringsverplichtingen

Een belangrijk aspect dat internationale bedrijven niet over het hoofd mogen zien:

Verplichte opslag in UAE: Elektronische facturen en gerelateerde documenten moeten worden opgeslagen binnen de UAE en beschikbaar worden gesteld aan:

  • Federal Tax Authority
  • Buitenlandse autoriteiten onder bilaterale belastingverdragen
  • Auditors tijdens controles

Bewaartermijn: Hoewel de specifieke bewaartermijn nog moet worden gespecificeerd in aanvullende regelgeving, hanteert de UAE doorgaans een minimale bewaartermijn van 5 jaar voor btw-gerelateerde documenten.

Praktische implicatie: Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun gekozen ASP voldoende opslagcapaciteit biedt en data-residency vereisten respecteert.

Van administratieve last naar competitief voordeel

Voor UAE-bedrijven:

Begin vandaag met concrete voorbereidingen. De tijd tussen nu en januari/juli 2027 lijkt misschien lang, maar de selectie van een ASP, systeemintegratie, testing en training vergen substantiële tijd. Vroege adopters tijdens de pilotfase (juli 2026) hebben een aanzienlijk voordeel: zij kunnen kinderziektes oplossen voordat compliance verplicht wordt.

Voor internationale leveranciers:

Zie het UAE e-facturatie mandaat niet als bureaucratische last, maar als kans voor digitale transformatie en versterking van handelsrelaties. Door nu te investeren in Peppol-connectiviteit:

  • Versterk je relaties met UAE-klanten door administratieve efficiëntie
  • Bereid je voor op parallelle Europese mandaten (België, Frankrijk, EU-breed)
  • Verlaag transactiekosten met 60-80% door automatisering
  • Creëer een concurrentievoordeel ten opzichte van leveranciers die traditioneel blijven

Voor beide partijen:

De UAE-keuze voor Peppol is geen toevalligheid – het is een strategische aansluiting bij wereldwijde digitalisering van handel. Bedrijven die nu actie ondernemen, bouwen niet alleen compliance maar ook competitieve voordelen die jarenlang waarde opleveren in een steeds meer digitaal geïntegreerde wereldeconomie.

Door samen te werken aan e-facturatie implementatie – zelfs wanneer dit niet wettelijk verplicht is – creëren UAE-bedrijven en hun internationale partners een efficiënter, transparanter en toekomstbestendig handelssysteem dat past bij de ambitie van de UAE om een toonaangevend internationaal zakelijk knooppunt te blijven.

Voor meer informatie over Peppol-connectiviteit en het vinden van de juiste dienstverlener voor uw situatie, bezoek Peppol.nu en bekijk het overzicht van Peppol-leveranciers. Voor specialistische ondersteuning bij internationale e-facturatie strategieën kunt u contact opnemen met Solventis.

Bronnen

Voor actuele ontwikkelingen rond e-facturatie in de Golfstaten en praktische implementatieadvies, blijf op de hoogte via gespecialiseerde platforms en consultancy netwerken.

/door

Frankrijk heeft nu een Peppol Autoriteit: Wat zijn de gevolgen voor uw bedrijf?

,

Frankrijk heeft nu een Peppol Autoriteit: Wat zijn de gevolgen voor uw bedrijf?

Het is inmiddels 2,5 maand geleden sinds 8 juli 2025, toen Frankrijk een belangrijke mijlpaal bereikte in de digitalisering van haar belastingsysteem. Het Franse Ministerie van Financiën (Direction Générale des Finances Publiques – DGFiP) werd officieel aangesteld als de Franse Peppol Autoriteit door OpenPeppol. Deze stap markeert een historisch moment: Frankrijk sluit zich aan bij 23 andere landen met een Peppol Autoriteit en bevestigt daarmee haar commitment aan gestandaardiseerde, internationale e-facturatie.

Voor Nederlandse bedrijven die zaken doen met Franse partners, maar ook voor Duitse, Belgische en andere Europese ondernemingen met Franse klanten, is deze ontwikkeling meer dan een administratieve formaliteit. Het is het sluitstuk van een decennialange reis richting digitalisering, en het startpunt van fundamentele veranderingen in hoe bedrijven met Frankrijk zakendoen.

Van papier naar digitaal: De Franse e-facturatie reis

De jaren 2010: Het begin van een digitale transformatie

De Franse reis naar verplichte e-facturatie begon eigenlijk al in 2012, toen de overheid elektronische facturatie verplicht stelde voor alle publieke sector contracten. Het was een eerste, bescheiden stap in een veel grotere transformatie.

In 2016 versnelde het tempo. Frankrijk verplichtte alle bedrijven met meer dan 5.000 medewerkers om elektronisch te factureren aan de overheid. Een jaar later, in 2017, werd deze verplichting uitgebreid naar bedrijven met meer dan 250 werknemers. Parallel hieraan werd Chorus Pro gelanceerd – het centrale platform dat het hart zou worden van de Franse e-facturatie infrastructuur.

2017-2020: Chorus Pro wordt volwassen

Chorus Pro groeide tussen 2017 en januari 2020 gefaseerd uit tot het verplichte platform voor alle Business-to-Government (B2G) transacties. Vanaf januari 2020 moesten alle leveranciers aan de publieke sector, ongeacht hun grootte, elektronische facturen versturen via dit platform.

Het succes was indrukwekkend: in 2023 verwerkte Chorus Pro meer dan 78 miljoen facturen van ongeveer 910.000 leveranciers naar ruim 160.000 publieke entiteiten. De infrastructuur werkte, de processen waren verfijnd, en Frankrijk had bewezen dat grootschalige e-facturatie mogelijk was.

2020-2022: De ambitie groeit

In 2020 introduceerde de Finance Act het principe van verplichte e-facturatie voor Business-to-Business (B2B) transacties. Het was een duidelijke intentie: wat voor de overheid werkte, moest ook tussen bedrijven onderling kunnen.

De Finance Law van 2022 maakte deze ambitie concreet met gefaseerde implementatiedata vanaf 2024. Aanvankelijk zou het mandaat in juli 2024 van start gaan, maar de complexiteit van het project vereiste meer voorbereidingstijd.

2024-2025: Koerswijzigingen en pragmatisme

In oktober 2024 volgde een belangrijke koerswijziging. De Franse autoriteiten besloten dat het Portail Public de Facturation (PPF) – oorspronkelijk bedoeld als gratis centraal platform voor alle B2B-facturen – een beperktere rol zou krijgen. Het PPF zou zich voortaan focussen op het beheren van een bedrijvendirectory en fungeren als data hub naar DGFiP, maar niet langer als centraal uitwisselingsplatform.

Dit betekende een fundamentele verschuiving: van een hybride “Y-model” (keuze tussen PPF of gecertificeerde dienstverleners) naar een gedecentraliseerd “5-corner model” waarbij alle bedrijven verplicht worden een gecertificeerde Partner Dematerialisation Platform (PDP) te gebruiken.

En toen, op 8 juli 2025, kwam de bevestiging waar de internationale e-facturatie gemeenschap op wachtte: DGFiP werd officieel de Franse Peppol Autoriteit.

De mijlpaal van 8 juli 2025: Wat betekent de Peppol Autoriteit?

Als nationale Peppol Autoriteit is DGFiP nu verantwoordelijk voor het bevorderen, implementeren en toezicht houden op het gebruik van Peppol standaarden en infrastructuur in Frankrijk. De autoriteit stelt Peppol Authority Specific Requirements (PASR) vast voor gecertificeerde dienstverleners die in Frankrijk opereren.

Deze stap volgde op een succesvolle Proof of Concept in de eerste helft van 2025, waarbij OpenPeppol en Franse autoriteiten de uitwisseling van e-facturen en berichten demonstreerden. Een productie-klare versie wordt verwacht in januari 2026, enkele maanden vóór het verplichte B2B-mandaat.

De strategische betekenis:

  • Internationale interoperabiliteit: Franse bedrijven kunnen nu gebruik maken van het wereldwijde Peppol-netwerk dat actief is in 65 landen
  • Aansluiting bij Europese digitalisering: Frankrijk positioneert zich vooruitlopend op de EU-brede ViDA-vereisten vanaf 2030
  • Gestandaardiseerde processen: Peppol-certificering garandeert dat dienstverleners voldoen aan internationale kwaliteits- en beveiligingsstandaarden

Chorus Pro blijft centraal voor B2G: Voor leveranciers aan de overheid blijft Chorus Pro het platform. Het fungeert als Peppol Access Point voor alle publieke sector facturen, zodat bedrijven hun bestaande Peppol-connectiviteit kunnen gebruiken voor overheidscontracten.

Het B2B-mandaat van september 2026: De details

Gefaseerde implementatie

1 september 2026 – Fase 1:

  • Alle Franse bedrijven moeten elektronische facturen kunnen ontvangen
  • Grote en middelgrote bedrijven (>250 werknemers EN omzet >€50 miljoen OF balans >€43 miljoen) moeten elektronische facturen kunnen verzenden
  • E-reporting verplichting voor B2C transacties en grensoverschrijdende handel

1 september 2027 – Fase 2:

  • Alle overige bedrijven (kleine en micro-ondernemingen) moeten elektronische facturen kunnen verzenden
  • Volledige implementatie voor alle 4+ miljoen Franse bedrijven

Mogelijke verlenging: Beide deadlines kunnen met drie maanden worden verlengd (tot december 2026 respectievelijk december 2027) indien nodig.

Technische vereisten

Toegestane formaten:

  • UBL (Universal Business Language) 2.1
  • UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)
  • Factur-X (Frans-Duitse hybride standaard)

Overgangsregeling: Tot december 2027 mogen bedrijven hun facturen in PDF-formaat indienen bij PDP’s, die deze dan moeten converteren naar gestructureerde formaten.

Verplichte certificering: Alle bedrijven moeten gebruikmaken van gecertificeerde Partner Dematerialisation Platforms (PDP’s) voor het verzenden en ontvangen van facturen. Er zijn momenteel bijna 100 gecertificeerde platforms beschikbaar.

Sanctieregime

Voor belastingplichtigen:

  • €15 per ontbrekende factuur
  • Maximum van €15.000 per jaar

Voor gecertificeerde platforms:

  • €15 per ontbrekende factuur
  • Maximum van €45.000 per jaar

Implementatie: Het sanctieregime wordt afgedwongen vanaf 1 januari 2027.

Wat betekent dit voor Franse bedrijven?

Franse ondernemingen staan voor een fundamentele verandering in hoe ze factureren. De impact is aanzienlijk:

Verplichte systeemaanpassingen:

  • Keuze maken uit bijna 100 gecertificeerde PDP’s
  • Integratie van bestaande ERP- en boekhoudsystemen
  • Training van personeel in nieuwe processen
  • Registratie in de centrale PPF-directory (reeds 8.000 bedrijven geregistreerd per juli 2025)

Voordelen op langere termijn:

  • Reductie van administratieve lasten (gemiddeld €9 besparing per factuur)
  • Snellere betalingsverwerking door geautomatiseerde workflows
  • Vooraf ingevulde btw-aangiftes door real-time datatransmissie
  • Betere cashflow management
  • Verminderd risico op btw-fraude

Voorbereidingsstappen:

  1. Nu tot februari 2026: Pilottesten beginnen, bedrijven kunnen systemen testen
  2. Voor september 2026: Alle bedrijven moeten een gecertificeerde PDP hebben geselecteerd
  3. September 2026: Hard launch voor grote bedrijven
  4. September 2027: Volledige compliance voor alle bedrijven

Scenario’s voor internationale handelspartners

Scenario 1: De Nederlandse leverancier zonder vestiging in Frankrijk

TechSolutions BV uit Amsterdam levert software aan Société Française Technologies in Lyon. TechSolutions heeft geen kantoor, personeel of vaste inrichting in Frankrijk, maar wel een Franse btw-registratie voor deze leveringen.

De realiteit: Buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in Frankrijk vallen niet onder de e-facturatie verplichting. TechSolutions hoeft géén elektronische facturen te versturen volgens het Franse mandaat.

Maar: Er geldt wél een e-reporting verplichting voor grensoverschrijdende transacties. TechSolutions moet transactiegegevens (bedragen, btw-informatie) rapporteren aan de Franse belastingdienst via een gecertificeerd platform.

En: Société Française Technologies is vanaf september 2026 verplicht om elektronische facturen te ontvangen van al hun Franse leveranciers. Dit betekent dat het Franse bedrijf twee verschillende factuurverwerkingskanalen moet onderhouden – traditionele facturen van buitenlandse partners en e-facturen van Franse leveranciers.

Belangrijk: De e-reporting verplichtingen voor buitenlandse bedrijven zonder vestiging zijn uitgesteld tot september 2027, wat meer voorbereidingstijd biedt.

Scenario 2: De Duitse onderneming met Franse vestiging

Automotive GmbH uit Stuttgart heeft een productie-faciliteit in Toulouse met eigen personeel, magazijnen en kantoorruimte. Vanuit deze Franse vestiging leveren zij onderdelen aan Franse automobielproducenten.

De realiteit: Buitenlandse ondernemingen met een vaste inrichting in Frankrijk worden beschouwd als “gevestigde belastingplichtigen” en vallen volledig onder het e-facturatie mandaat. Automotive GmbH moet vanaf de toepasselijke datum (afhankelijk van bedrijfsgrootte) elektronische facturen versturen via een gecertificeerde PDP en voldoen aan alle Franse e-facturatie voorschriften.

Het criterium is duidelijk: niet de nationaliteit bepaalt de verplichting, maar de aanwezigheid van een vaste inrichting op Frans grondgebied.

Scenario 3: De Belgische consultancy zonder vestiging

Advisory Services BVBA uit Brussel biedt strategisch advies aan Franse bedrijven. Het bedrijf heeft een Franse btw-registratie maar geen fysieke aanwezigheid in Frankrijk.

De realiteit: Geen vaste inrichting betekent geen volledige e-facturatie verplichting, maar wel e-reporting voor grensoverschrijdende transacties (uitgesteld tot september 2027).

Het gevolg: Franse klanten van Advisory Services moeten vanaf september 2026 twee parallelle factuurverwerkingssystemen hanteren – e-facturen van Franse leveranciers en traditionele facturen van internationale partners.

Het dubbele administratieprobleem en de strategische oplossing

Franse bedrijven worden geconfronteerd met een fundamentele uitdaging: vanaf september 2026 moeten ze twee verschillende factuurverwerkingskanalen onderhouden:

Kanaal 1: Elektronische facturen via gecertificeerde PDP’s voor alle Franse leveranciers Kanaal 2: Traditionele facturen (PDF, papier) voor internationale leveranciers zonder vaste inrichting

Dit leidt tot:

  • Dubbele systemen en hogere operationele kosten
  • Verhoogd risico op verwerkingsfouten
  • Complexere administratieve processen
  • Langere doorlooptijden voor facturatieverwerking

De strategische oplossing: Vrijwillige adoptie door internationale partners

Hoewel internationale leveranciers zonder Franse vestiging niet verplicht zijn elektronisch te factureren, kunnen zij strategische voordelen behalen door dit wél te doen:

Voordelen voor de internationale leverancier:

  • Sterkere relaties met Franse klanten door administratieve efficiëntie
  • Snellere betalingsverwerking door geautomatiseerde workflows
  • Concurrentievoordeel ten opzichte van leveranciers die traditioneel blijven factureren
  • Voorbereiding op toekomstige EU-brede e-facturatie vereisten onder ViDA (2030)
  • Eenmalige investering die ook bruikbaar is voor andere Europese markten via Peppol

Voordelen voor de Franse klant:

  • Eén uniform factuurverwerkingskanaal in plaats van twee
  • Volledig geautomatiseerde verwerking van alle facturen
  • Lagere administratieve kosten
  • Minder foutgevoelig
  • Betere cashflow management

Peppol als internationale brug

De aanstelling van DGFiP als Peppol Autoriteit creëert unieke kansen voor internationale handelsverhoudingen. Bedrijven die al Peppol gebruiken voor andere Europese markten of voor B2G-transacties kunnen deze infrastructuur nu ook inzetten voor Franse B2B-klanten.

Waar Peppol al gebruikt wordt:

  • B2G-transacties met Franse overheidsinstanties (via Chorus Pro)
  • Belgische B2B-transacties (Belgisch mandaat vanaf januari 2026)
  • Sloveense B2B-transacties (Sloveens mandaat vanaf januari 2027)
  • Overheidscontracten in alle EU-lidstaten (verplicht sinds 2020)

De convergentie: Tegen 2030, wanneer de EU-brede ViDA-regelgeving van kracht wordt voor intra-community transacties, zullen bedrijven met bestaande Peppol-connectiviteit een aanzienlijke voorsprong hebben.

Wanneer geldt de verplichting precies?

De verplichting geldt voor:

  • Alle in Frankrijk gevestigde btw-plichtige ondernemingen voor binnenlandse B2B-transacties
  • Buitenlandse bedrijven met een vaste inrichting in Frankrijk
  • Alle bedrijven voor het ontvangen van e-facturen (vanaf september 2026)

Uitzonderingen op e-facturatie verplichting:

  • Niet in Frankrijk gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting
  • Business-to-Consumer (B2C) transacties (geen e-facturatie verplichting, alleen e-reporting)
  • Bepaalde vrijgestelde transacties
  • OSS/IOSS transacties

E-reporting verplichting geldt wél voor:

  • Buitenlandse bedrijven zonder vaste inrichting voor grensoverschrijdende transacties (vanaf september 2027)
  • B2C-transacties door Franse bedrijven (vanaf september 2026/2027)
  • Cross-border transacties

Praktisch advies voor alle stakeholders

Voor Franse bedrijven:

Immediate acties:

  1. Selecteer nu een gecertificeerde PDP: Met bijna 100 opties is zorgvuldige evaluatie essentieel. Overweeg factoren als kosten, functionaliteit, integratiemogelijkheden en support.
  2. Registreer in de PPF-directory: Registratie is verplicht voor deelname aan het e-facturatie ecosysteem.
  3. Start gesprekken met internationale leveranciers: Communiceer proactief over de voordelen van vrijwillige e-facturatie adoptie.

Voorbeeld communicatie naar internationale leveranciers:

“Vanaf september 2026 zijn wij als Frans bedrijf verplicht om elektronische facturen te gebruiken voor al onze binnenlandse transacties via gecertificeerde platforms. Hoewel u als internationale leverancier niet wettelijk verplicht bent om elektronisch te factureren, zou dit onze samenwerking aanzienlijk verbeteren en versnellen. Het voorkomt dat wij twee gescheiden factuurverwerkingssystemen moeten onderhouden, wat leidt tot snellere betalingsverwerking en minder administratieve fouten voor beide partijen. We willen u graag ondersteunen bij de overstap – kunt u overwegen om via een Peppol-gecertificeerde dienstverlener elektronisch te gaan factureren?”

  1. Test systemen tijdens pilotfase: Gebruik de periode tot september 2026 voor uitgebreid testen en training.

Voor internationale leveranciers aan Franse bedrijven:

Overweeg strategische implementatie:

Hoewel niet verplicht tot september 2027 (alleen e-reporting), biedt proactieve implementatie van volledige e-facturatie concurrentievoordelen:

  1. Evalueer bestaande Peppol-connectiviteit: Gebruik je al Peppol voor andere markten? Dan is Franse B2B-facturatie een relatief eenvoudige uitbreiding.
  2. Kies een internationale PDP: Selecteer een dienstverlener die gecertificeerd is in meerdere Europese landen, zodat één investering meerdere markten bedient.
  3. Plan implementatie voor 2026: Door vóór het Franse mandaat te implementeren, toon je commitment aan je Franse klanten en vermijd je de rush in 2026-2027.
  4. Communiceer proactief: Laat Franse klanten weten dat je bereid bent om elektronisch te factureren – dit kan een verkoopargument worden.

Voor softwareleveranciers en ERP-aanbieders:

Integratie is cruciaal: Zorg dat uw oplossingen:

  • Connectiviteit bieden met meerdere gecertificeerde PDP’s
  • Ondersteuning bieden voor UBL, CII en Factur-X formaten
  • API-integraties hebben voor real-time datauitwisseling
  • Gebruiksvriendelijk zijn voor bedrijven van alle groottes

Europese context en ViDA

Het Franse e-facturatie mandaat past in een bredere Europese beweging richting digitalisering. De VAT in the Digital Age (ViDA) richtlijn, definitief goedgekeurd in maart 2025, voorziet in EU-brede verplichte e-facturatie voor intra-community transacties vanaf 2030.

De Franse voorsprong: Door nu te investeren in Franse compliance, positioneren bedrijven zich gunstig voor:

  • EU-brede vereisten in 2030
  • Andere nationale mandaten (België januari 2026, Slovenië januari 2027, Griekenland februari 2026)
  • Internationale harmonisatie van facturatieprocessen

De convergentie naar Peppol: Met steeds meer landen die Peppol omarmen als standaard voor e-facturatie, wordt één internationale connectiviteit de sleutel tot Europese compliance.

Tijdlijn en kritieke momenten

Nu – December 2025:

  • Bedrijven selecteren PDP’s en registreren in directory
  • Systeemintegraties worden voorbereid
  • Personeel krijgt training

Februari 2026:

  • Start pilottesten met gecertificeerde platforms
  • Bedrijven kunnen systemen testen in productie-omgeving

September 2026:

  • Hard launch: Ontvangstverplichting voor alle bedrijven
  • Verzendverplichting voor grote en middelgrote bedrijven
  • E-reporting voor B2C en cross-border transacties

Januari 2027:

  • Start sanctieregime voor non-compliance

September 2027:

  • Volledige implementatie voor alle bedrijven
  • E-reporting verplichting voor buitenlandse bedrijven zonder vestiging

Vereenvoudigingsmaatregelen

In september 2025 kondigde AFNOR (de Franse normalisatie-instantie) tien vereenvoudigingsmaatregelen aan na tien maanden consultatie:

Belangrijkste versoepelingen:

  • Vereenvoudigde btw-berekening op marge voor B2C-transacties
  • Uitstel van verplichtingen voor niet-gevestigde belastingplichtigen tot september 2027
  • Vrijstelling van boetes voor entiteiten zonder SIREN-nummer tijdens implementatiefase
  • Vermindering van rapportagevereisten voor transacties buiten de EU

Deze maatregelen tonen dat de Franse autoriteiten bereid zijn pragmatisch te werk te gaan en bedrijven voldoende tijd te geven voor aanpassing.

Van verplichting naar voorsprong: start nu met uw voorbereiding

Voor Franse bedrijven: Begin vandaag met concrete voorbereidingen. De tijd tussen nu en september 2026 lijkt misschien lang, maar systeemselectie, integratie, testing en training vergen aanzienlijke tijd. Wacht niet tot het laatste moment.

Voor internationale leveranciers: Zie het Franse mandaat niet als bedreiging, maar als kans. Door nu te investeren in e-facturatie capaciteit, versterk je relaties met Franse klanten én bereid je je voor op een digitale toekomst waarin e-facturatie de norm is in heel Europa.

Voor beide partijen: De oprichting van de Franse Peppol Autoriteit op 8 juli 2025 markeert meer dan een administratieve mijlpaal – het is het startsein voor een nieuwe fase in Europese handelsdigitalisering. Bedrijven die nu actie ondernemen, creëren niet alleen compliance maar ook competitieve voordelen die jarenlang waarde opleveren.

Door samen te werken aan e-facturatie implementatie – ook wanneer dit niet wettelijk verplicht is – creëren Franse bedrijven en hun internationale partners een efficiënter, transparanter en toekomstbestendig handelssysteem.

Voor meer informatie over Peppol-connectiviteit en het vinden van de juiste dienstverlener voor uw situatie, bezoek Peppol.nu en bekijk het overzicht van Peppol-leveranciers.

Bronnen

/door

Slovenië stelt e-facturatie uit tot 2027 en kiest voor Peppol

,

Slovenië stelt e-facturatie uit tot 2027 en kiest voor Peppol

Op 11 februari 2025 maakte het Sloveense Ministerie van Financiën een belangrijke aankondiging die de Europese e-facturatie landschap opnieuw in beweging bracht. In samenwerking met de Financial Administration of the Republic of Slovenia (FURS) publiceerde het ministerie een herziene versie van de conceptwet ZIERDED (Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov), die fundamentele wijzigingen aanbrengt in de oorspronkelijke plannen voor verplichte B2B elektronische facturatie.

Deze aankondiging kwam niet uit de lucht vallen. Na maandenlange consultaties met het bedrijfsleven en grondige analyse van e-facturatie systemen in andere Europese landen zoals Italië, Roemenië, Polen en België, concludeerde de Sloveense regering dat een meer pragmatische en internationale interoperabiliteit gerichte aanpak noodzakelijk was. Het resultaat: een zeven maanden uitstel van het mandaat en het schrappen van controversiële real-time rapportage verplichtingen.

Voor internationale bedrijven die handelen met Sloveense partners betekent dit zowel ademruimte als nieuwe strategische kansen. Een Nederlandse logistiek dienstverlener die regelmatig naar Ljubljana rijdt, een Oostenrijkse IT-consultant die software implementeert bij Sloveense industrieën, een Italiaanse fabrikant die onderdelen levert aan Sloveense productiecentra – zij allen krijgen nu meer tijd en flexibiliteit om zich voor te bereiden op de nieuwe digitale handelswerkelijkheid.

De feiten op een rij: Uitstel en fundamentele koerswijziging

Vanaf 1 januari 2027 – zeven maanden later dan oorspronkelijk gepland – voert Slovenië verplichte elektronische facturatie in voor alle business-to-business (B2B) transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Deze verplichting geldt voor alle bedrijven die geregistreerd staan in het Sloveense bedrijfsregister (PRS), ongeacht hun sector of omvang.

De herziene conceptwet ZIERDED (Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov) markeert een fundamentele koerswijziging ten opzichte van eerdere plannen. Waar de oorspronkelijke versie uit juli 2024 nog voorzag in real-time rapportage aan de Sloveense belastingdienst FURS binnen 8 dagen, heeft de regering dit controversiële element volledig geschrapt.

Belangrijkste wijzigingen in de herziene wet:

  • Implementatiedatum verschoven van juni 2026 naar januari 2027
  • Real-time rapportage aan FURS geschrapt – bedrijven hoeven factuurgegevens niet meer door te geven aan de belastingdienst
  • Peppol expliciet erkend als geldige uitwisselingsmethode naast gecertificeerde dienstverleners
  • Striktere eisen voor serviceproviders inclusief verplichte ISO/IEC 27001 certificering

Impact van het uitstel: Meer tijd voor strategische voorbereiding

Het uitstel van zeven maanden – van juni 2026 naar januari 2027 – biedt internationale bedrijven die handelen met Sloveense partners een welkome adempauze. Deze extra tijd kan strategisch worden benut voor zowel technische voorbereiding als het opbouwen van concurrentievoordelen.

Voor internationale leveranciers betekent dit uitstel dat ze nu ruim anderhalf jaar hebben om te evalueren of vrijwillige implementatie van e-facturatie hun Sloveense handelsrelaties kan versterken, ook al zijn ze er niet toe verplicht.

Voor Sloveense bedrijven creëert het uitstel de mogelijkheid om meer zorgvuldig te plannen hoe ze het duale factuurverwerkingssysteem – elektronische facturen van lokale leveranciers en traditionele facturen van internationale partners – het beste kunnen organiseren.

Het Sloveense e-facturatie ecosysteem: Van centraal naar decentraal

De herziene conceptwet markeert een belangrijke verschuiving van een gecentraliseerd model naar een gedecentraliseerde aanpak. Waar de oorspronkelijke plannen voorzagen in een systeem waarbij alle factuurgegevens via FURS zouden lopen (vergelijkbaar met het Italiaanse of Spaanse model), kiest Slovenië nu voor een meer open, interoperabele architectuur.

Toegestane uitwisselingsmethoden:

  • Gecertificeerde e-facturatie dienstverleners met ISO/IEC 27001 certificering
  • Peppol-netwerk via erkende Access Points
  • Directe uitwisseling tussen bedrijven (alleen met wederzijdse instemming en EN 16931 compliance)

Ondersteunde factuurformaten:

  • e-SLOG standaard (nationale Sloveense standaard ontwikkeld door de Kamer van Koophandel)
  • EN 16931 compliant formaten (Europese standaard)
  • Andere internationale standaarden wanneer overeengekomen tussen beide partijen

Peppol in Slovenië: Kans voor internationale integratie

Een van de meest significante wijzigingen in de herziene wet is de expliciete erkenning van het Peppol-netwerk als geldige uitwisselingsmethode. Dit biedt belangrijke voordelen voor internationale bedrijven:

Voor bedrijven met bestaande Peppol-connectiviteit: Sloveense klanten kunnen nu gebruik maken van hun bestaande Peppol-infrastructuur zonder aanvullende technische integraties. Dit is bijzonder interessant voor bedrijven die al e-facturen versturen naar andere Europese overheidsinstellingen of bedrijven in landen met Peppol-gebaseerde mandaten.

Voor het Sloveense B2G ecosysteem: Slovenië heeft sinds 2015 verplichte e-facturatie voor Business-to-Government transacties via het Public Payments Administration (PPA) systeem. Door Peppol ook voor B2B toe te staan, ontstaat er meer coherentie tussen de verschillende e-facturatie kanalen.

Interoperabiliteit met Europa: De Peppol-optie positioneert Slovenië goed voor de komende EU-brede e-facturatie vereisten onder ViDA (VAT in the Digital Age), die vanaf 2030 verplichte e-facturatie voor intra-EU transacties introduceert.

Het dubbele administratieprobleem en nieuwe kansen

De fundamentele uitdaging blijft bestaan: Sloveense ondernemingen zullen vanaf januari 2027 twee verschillende factuurverwerkingskanalen moeten onderhouden. E-facturen via gecertificeerde providers of Peppol voor Sloveense leveranciers, en traditionele facturen voor internationale leveranciers zonder vestiging in Slovenië.

Echter, het schrappen van de real-time rapportage verplichting en de expliciete erkenning van Peppol als uitwisselingsmethode veranderen de strategische overwegingen aanzienlijk. Deze wijzigingen maken het voor internationale bedrijven aantrekkelijker om vrijwillig mee te bewegen met de Sloveense digitalisering, omdat de technische implementatie nu minder complex en meer gestandaardiseerd is.

Wanneer geldt de verplichting precies?

De verplichting geldt voor:

  • Alle bedrijven geregistreerd in het Sloveense bedrijfsregister (PRS) die B2B transacties uitvoeren
  • Buitenlandse bedrijven met een vestiging in Slovenië
  • Alle vormen van boekhouddocumenten (facturen, creditnota’s, debetnota’s, betalingsverzoeken)

Uitzonderingen:

  • Niet in Slovenië gevestigde btw-plichtigen zonder vestiging
  • Business-to-Consumer (B2C) transacties (tenzij consument ermee instemt)
  • Transacties betreffende militaire uitrusting
  • Bepaalde zorgfacturering en sociale dienstverlening
  • Documenten uit het staatsschatkistsysteem

Praktische implementatie en voorbereidingstijd

Tijdlijn:

  • Juli 2025: Start verplichte elektronische VAT-rapportage via e-Davki portal
  • April 2026: Technische infrastructuur upgrades door Public Payments Administration (UJP)
  • Januari 2027: Volledige implementatie e-facturatie verplichting voor B2B

Boeteclausules: Niet-naleving kan leiden tot boetes tussen €100 en €3.000, uitgevoerd door PPA, FURS en de Marktinspectie.

Voor kleine ondernemingen: De wet voorziet in een MiniCash register optie die een vereenvoudigde manier biedt om e-facturen uit te geven zonder uitgebreide IT-infrastructuur.

Internationale context en ViDA-alignering

Het Sloveense initiatief past in de bredere Europese beweging richting digitalisering van VAT-systemen. Door de implementatie uit te stellen tot januari 2027, heeft Slovenië meer tijd om de wet af te stemmen op de definitieve ViDA-regelgeving die in maart 2025 werd goedgekeurd door de EU-financiënministers.

Deze alignering betekent dat bedrijven die nu investeren in Sloveense e-facturatie compliance zich goed positioneren voor de EU-brede vereisten die vanaf 2030 van kracht worden voor intra-community transacties.

Praktisch advies voor stakeholders

Voor Sloveense bedrijven:

Begin nu met voorbereidingen. Ook al is de implementatie uitgesteld, de tijd tussen nu en januari 2027 biedt waardevolle gelegenheid voor gedegen voorbereiding en systeem-integratie.

Communiceer proactief met internationale leveranciers. Leg uit waarom vrijwillige overstap naar e-facturatie voordelig is voor beide partijen:

“Vanaf januari 2027 zijn wij verplicht om elektronische facturen te gebruiken in al onze zakelijke transacties met Sloveense partners. Hoewel u als internationale leverancier niet verplicht bent om e-facturen te versturen, zou dit onze samenwerking aanzienlijk verbeteren. Het voorkomt dat wij twee verschillende factuurverwerkingssystemen moeten onderhouden, versnelt betalingsverwerking en vermindert administratieve fouten voor beide partijen.”*

Evalueer uw huidige Peppol-connectiviteit. Als u al elektronische facturen verzendt naar overheidsinstanties of andere Europese klanten via Peppol, kunt u dezelfde infrastructuur mogelijk gebruiken voor Sloveense B2B-klanten.

Voor internationale leveranciers van Sloveense bedrijven:

Overweeg proactieve implementatie. Hoewel niet wettelijk verplicht, biedt vrijwillige overstap naar e-facturatie concrete voordelen:

  • Verbeterde relaties met Sloveense klanten door administratieve efficiëntie
  • Snellere betalingsverwerking door geautomatiseerde workflows
  • Voorbereiding op toekomstige EU-brede e-facturatie vereisten onder ViDA
  • Concurrentievoordeel ten opzichte van leveranciers die traditioneel blijven factureren

Benader Peppol als strategische investering. Voor bedrijven die al actief zijn in meerdere Europese markten, kan Peppol-connectiviteit dienst doen voor Sloveense klanten én toekomstige mandaten in andere landen.

Timing is gunstig. Het uitstel naar januari 2027 geeft internationale leveranciers een jaar extra om systemen te implementeren en processen aan te passen zonder de druk van een naderende deadline.

Voor beide partijen:

Zie het mandaat als digitalisatiekans. In plaats van een bureaucratische last kan e-facturatie een katalysator zijn voor bredere digitale transformatie van administratieve processen.

Investeer in partnerships met serviceproviders. De nieuwe wet vereist ISO/IEC 27001 gecertificeerde dienstverleners, wat hogere kwaliteits- en beveiligingsstandaarden garandeert.

Europese vergelijking en lessons learned

Slovenië volgt een interessant middenpad tussen de verschillende Europese benaderingen van e-facturatie mandaten:

Vs. België: Waar België kiest voor een volledig Peppol-gebaseerd systeem voor B2B zonder centrale clearing, behoudt Slovenië meer flexibiliteit door meerdere uitwisselingsmethoden toe te staan.

Vs. Italië/Spanje: In tegenstelling tot de gecentraliseerde clearing modellen in Zuid-Europa, elimineert Slovenië real-time rapportage aan de belastingdienst en kiest voor een meer gedecentraliseerde aanpak.

Vs. Frankrijk: Net als Frankrijk erkent Slovenië zowel Peppol als alternatieve uitwisselingsmethoden, maar met strengere certificeringseisen voor serviceproviders.

Call to action

Voor Sloveense bedrijven: Begin vandaag nog de dialoog met uw internationale leveranciers. Het uitstel tot januari 2027 biedt extra tijd voor zorgvuldige implementatie – gebruik deze tijd optimaal.

Voor internationale leveranciers: Evalueer nu de business case voor vrijwillige e-facturatie implementatie. De combinatie van uitstel en Peppol-erkenning creëert gunstige condities voor internationale bedrijven om mee te bewegen in de Sloveense digitalisering.

Voor beide partijen: Zie de herziene Sloveense wet als bewijs dat pragmatische implementatie en internationale interoperabiliteit kunnen samengaan. Door nu samen te werken aan e-facturatie implementatie, creëren beide partijen een competitief voordeel dat verder reikt dan alleen Sloveense compliance.

Door nu actie te ondernemen, zorgen beide partijen ervoor dat hun handelsrelaties ook na januari 2027 soepel blijven verlopen – zonder dubbele administratie en met maximale operationele efficiëntie in een digitaal geïntegreerd Europa.

Voor actuele updates over de parlementaire behandeling van de ZIERDED-wet en praktische implementatieadvies, blijf op de hoogte via gespecialiseerde e-facturatie platforms en adviseurs.

Bronnen

/door

Griekse e-facturatie verplichting: Wat betekent dit voor internationale handelspartners?

,

Griekse e-facturatie verplichting: Wat betekent dit voor internationale handelspartners?

In september 2025 maakte de Griekse overheid een belangrijke aankondiging: vanaf februari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor alle business-to-business transacties in Griekenland. Staatssecretaris van Nationale Economie en Financiën George Kotsiras en AADE-directeur George Pistolis kondigden via een reeks officiële besluiten aan dat het land een ambitieus e-facturatie mandaat implementeert.

Deze ontwikkeling is opmerkelijk omdat Griekenland in maart 2025 als een van de eerste EU-landen officiële toestemming kreeg van de Europese Commissie om af te wijken van de standaard btw-richtlijnen. Het land kan nu verplichte e-facturatie invoeren zonder de gebruikelijke EU-beperkingen.

Voor bedrijven die zaken doen met Griekse partners roept dit belangrijke vragen op: wat betekent dit nieuwe mandaat voor internationale leveranciers? Welke bedrijven vallen onder de verplichting en welke niet? En hoe kunnen internationale handelsrelaties soepel blijven verlopen na de implementatie?

De feiten op een rij

Vanaf 2 februari 2026 introduceert Griekenland verplichte elektronische facturatie voor alle binnenlandse business-to-business (B2B) transacties. Deze verplichting wordt gefaseerd ingevoerd en geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen die gevestigd zijn in Griekenland.

Het unieke aan de Griekse aanpak is dat het land officiële toestemming heeft gekregen van de Europese Unie via Council Implementing Decision (EU) 2025/502 van 5 maart 2025 om af te wijken van de standaard EU-btw richtlijnen. Dit betekent dat Griekenland een van de weinige EU-landen is met volledige juridische dekking voor hun e-facturatie mandaat.

De gefaseerde implementatie:

  • 2 februari 2026: Grote bedrijven met een omzet van meer dan €1 miljoen in 2023 moeten verplicht e-facturen gebruiken, met een transitieperiode tot 31 maart 2026
  • 1 oktober 2026: Alle overige bedrijven moeten overstappen, met een transitieperiode tot 31 december 2026

Scenario 1: De Nederlandse exporteur zonder vestiging

TechExport BV uit Rotterdam levert industriële apparatuur aan Hellenic Manufacturing SA in Thessaloniki. TechExport heeft geen kantoor of vestiging in Griekenland, maar is wel geregistreerd voor Griekse btw-doeleinden.

De realiteit: Buitenlandse ondernemingen die niet gevestigd zijn in Griekenland vallen buiten het toepassingsgebied van de e-facturatie verplichting, ook al zijn ze geregistreerd voor btw in Griekenland. TechExport BV hoeft dus geen e-facturen te versturen volgens de Griekse voorschriften.

Maar: Hellenic Manufacturing SA is vanaf 2026 wél verplicht om elektronische facturen te verwerken van al hun Griekse leveranciers via het myDATA platform. Dit betekent dat het Griekse bedrijf twee verschillende factuurverwerkingskanalen moet onderhouden: traditionele facturen van internationale partners en gestructureerde e-facturen van Griekse leveranciers.

Scenario 2: Het Duitse bedrijf met Griekse vestiging

Automotive Solutions GmbH uit München heeft een productie-faciliteit in Patras met eigen personeel en magazijnfaciliteiten. Vanuit deze Griekse vestiging leveren zij onderdelen aan Griekse automobielproducenten.

De realiteit: Buitenlandse ondernemingen met een vestiging in Griekenland worden beschouwd als ‘gevestigde belastingplichtigen’ en vallen dus wél onder de e-facturatie verplichting. Automotive Solutions GmbH moet vanaf de toepasselijke datum elektronische facturen versturen via gecertificeerde dienstverleners of het myDATA platform.

Dit illustreert het belangrijke onderscheid: niet de nationaliteit van het bedrijf bepaalt de verplichting, maar of er sprake is van een vestiging in Griekenland.

Scenario 3: De Franse consultant zonder vestiging

Advisory Services SARL uit Lyon biedt consultancydiensten aan Griekse financiële instellingen. Het bedrijf heeft een Griekse btw-registratie voor bepaalde projecten maar geen fysieke aanwezigheid in het land.

De realiteit: Ook hier geldt: geen vestiging in Griekenland betekent geen verplichting tot e-facturatie. Advisory Services SARL kan blijven factureren zoals gewoonlijk.

Het gevolg: Hun Griekse klanten moeten vanaf 2026 twee parallelle factuurverwerkingssystemen hanteren.

Het myDATA platform: Hart van het Griekse systeem

Het Griekse e-facturatie systeem draait om het myDATA platform (my Digital Accounting and Tax Application), dat sinds 2021 operationeel is voor btw-rapportage. Real-time datatransmissie naar het myDATA platform wordt standaardpraktijk zodra e-facturatie verplicht wordt.

Kernfuncties van myDATA:

  • Centraal clearance systeem voor alle e-facturen
  • Validatie van elke factuur met een unieke identifier (MARK)
  • Automatische koppeling met btw-aangiftes
  • Real-time detectie van discrepanties tussen leverancier en afnemer

Technische vereisten en implementatie

Factuurformaat: Alle facturen moeten voldoen aan de Europese standaard EN 16931 voor elektronische facturatie.

Verzendmethoden: Bedrijven kunnen kiezen uit:

  • Gecertificeerde Electronic Data Issuance Providers (EDIP) die integreren met myDATA
  • Gratis AADE-applicaties zoals ‘timologio’ en ‘myDATAapp’

Peppol in Griekenland: B2G vs B2B

Griekenland heeft een interessante tweedeling in haar e-facturatie ecosysteem als het gaat om Peppol. Voor business-to-government (B2G) transacties heeft het land Peppol volledig omarmd. Het National Interoperability Centre (KE.D) fungeert als centraal Peppol Access Point en ontvangt alle elektronische facturen aan overheidsinstellingen via het Peppol netwerk conform de BIS Billing 3.0 standaard. Dit betekent dat leveranciers aan de Griekse overheid gebruik kunnen maken van hun bestaande Peppol-connectiviteit en dezelfde dienstverleners die zij elders in Europa gebruiken.

Het nieuwe B2B mandaat kiest echter bewust voor een ander pad. Alle binnenlandse zakelijke transacties moeten via het myDATA platform van de Griekse belastingdienst, wat een centraal clearance model vormt waarbij facturen eerst door de overheid worden gevalideerd voordat ze naar de eindklant gaan. Deze keuze geeft Griekenland maximale controle over btw-compliance en fraudedetectie, maar betekent wel dat bedrijven voor hun Griekse B2B facturen een andere route moeten bewandelen dan hun gebruikelijke Peppol-gebaseerde processen.

Voor internationale bedrijven die al geïnvesteerd hebben in Peppol-connectiviteit is dit een belangrijke overweging: hun bestaande Peppol-infrastructuur blijft nuttig voor B2G facturen en andere Europese markten, maar voor Griekse B2B klanten hebben zij aanvullende integratie met gecertificeerde myDATA providers nodig. Dit illustreert hoe verschillende EU-landen verschillende technische routes kiezen binnen het bredere kader van Europese e-facturatie standaardisatie.

Toepassingsgebied: De verplichting geldt voor binnenlandse B2B transacties en export naar non-EU landen. Voor verkopen aan EU-bedrijven blijft e-facturatie optioneel.

Early adopter voordelen

Griekenland stimuleert vroegtijdige implementatie met aantrekkelijke incentives. Bedrijven die minimaal twee maanden voor hun deadline implementeren krijgen 100% extra afschrijving op technische apparatuur en software, plus 100% extra aftrek van kosten gerelateerd aan factuurproductie en -verzending gedurende de eerste 12 maanden.

Deadlines voor incentives:

  • Grote bedrijven: implementatie vóór 1 december 2025
  • Overige bedrijven: implementatie vóór 3 augustus 2026

Het administratieve tweeluik voor Griekse bedrijven

Net als in België ontstaat er voor Griekse ondernemingen een dubbel administratieprobleem. Vanaf februari/oktober 2026 moeten zij twee parallelle factuurverwerkingssystemen onderhouden:

  • E-facturen via myDATA voor Griekse leveranciers
  • Traditionele facturen (PDF, papier) voor internationale leveranciers zonder vestiging

Dit leidt tot verhoogde administratieve lasten, dubbele kosten en verhoogd risico op verwerkingsfouten.

Internationale impact en buitenlandse leveranciers

Voor buitenlandse leveranciers zonder vestiging geldt:

  • Geen verplichting tot e-facturatie
  • Blijven traditioneel factureren toegestaan
  • Ook voor EU-transacties geldt: als de buitenlandse zakenpartner geen elektronische factuur accepteert, kan deze via alternatieve middelen worden verzonden

Voor buitenlandse leveranciers mét vestiging geldt:

  • Volledige e-facturatie verplichting zoals Griekse bedrijven
  • Integratie met myDATA platform vereist
  • Naleving van EN 16931 standaard verplicht

Wanneer geldt de verplichting precies?

De verplichting geldt voor:

  • Griekse gevestigde entiteiten die binnenlandse B2B transacties uitvoeren (beide partijen onderworpen aan Griekse accounting standaarden)
  • Export naar landen buiten de EU
  • Buitenlandse bedrijven met een vestiging in Griekenland

Uitzonderingen:

  • Niet in Griekenland gevestigde btw-plichtigen
  • Business-to-consumer (B2C) transacties
  • Intra-EU transacties (optioneel)

Europese context en ViDA

Het Griekse initiatief past in de bredere Europese digitalisering van btw-systemen. Het e-facturatie systeem dat Griekenland implementeert is afgestemd op het VAT in the Digital Age (ViDA) voorstel, dat in maart 2025 officieel werd goedgekeurd. Dit betekent dat bedrijven die nu investeren in Griekse e-facturatie-compliance goed gepositioneerd zijn voor toekomstige EU-brede vereisten.

Praktisch advies voor stakeholders

Voor Griekse bedrijven:

Proactieve communicatie is essentieel. Begin nu gesprekken met uw internationale leveranciers over vrijwillige overstap naar e-facturatie. Leg uit dat dit administratieve efficiëntie bevordert en kosten bespaart voor beide partijen.

Praktische boodschap aan leveranciers: “Vanaf 2026 zijn wij verplicht om elektronische facturen te verwerken van onze Griekse leveranciers via het myDATA platform. Hoewel u als internationale leverancier niet verplicht bent om e-facturen te versturen, zou dit onze samenwerking aanzienlijk verbeteren. Het voorkomt dat wij twee verschillende factuurverwerkingssystemen moeten onderhouden en versnelt de verwerking van uw facturen.”

Bied direct handelingsperspectief door te verwijzen naar certified providers of de gratis AADE-tools zoals timologio.

Voor internationale leveranciers:

Overweeg proactieve implementatie. Hoewel niet verplicht, biedt vrijwillige overstap op e-facturatie via myDATA voordelen:

  • Verbeterde relaties met Griekse klanten
  • Snellere betalingsverwerking
  • Voorbereiding op toekomstige EU-brede vereisten
  • Gestroomlijnde administratieve processen

Tijdlijn en voorbereiding

Nu tot december 2025: Voorbereidingsfase met mogelijkheid voor early adopter incentives

Februari 2026: Start implementatie voor grote bedrijven (omzet >€1M)

Oktober 2026: Volledige implementatie voor alle Griekse bedrijven

December 2027: Huidige derogatie loopt af, maar waarschijnlijk verlenging onder ViDA regelgeving

Call to action

Voor Griekse bedrijven: Start vandaag nog de dialoog met uw internationale leveranciers. Faciliteer hun begrip van de voordelen en verwijs naar praktische implementatiehulp.

Voor internationale leveranciers van Griekse bedrijven: Evalueer de business case voor vrijwillige e-facturatie implementatie. De investeringen nu kunnen leiden tot concurrentievoordelen en betere klantrelaties.

Voor beide partijen: Zie het Griekse e-facturatie mandaat niet als bureaucratische last, maar als kans voor digitalisering die de gehele handelsrelatie ten goede komt.

Door nu actie te ondernemen, zorgen beide partijen ervoor dat hun handelsrelaties ook na de implementatiedata soepel blijven verlopen – zonder dubbele administratie en met maximale operationele efficiëntie.

Bronnen

Voor actuele ontwikkelingen rond e-facturatie in Europa en praktische implementatieadvies, blijf op de hoogte via gespecialiseerde platforms en consultant netwerken.

/door

Prinsjesdag 2025: Wensenlijst voor e-facturatie en Peppol in Nederland

, ,

Prinsjesdag 2025: Wensenlijst voor e-facturatie en Peppol in Nederland

De derde dinsdag in september Voor ondernemers is dit traditioneel hét moment om te horen welke plannen de regering heeft voor het komende jaar. Prinsjesdag 2025 biedt een unieke kans voor de Nederlandse overheid om definitief het roer om te gooien naar de digitale toekomst van zakelijke facturatie. Terwijl onze Europese buurlanden al concrete stappen zetten naar verplichte e-facturatie, wachten Nederlandse ondernemers nog altijd op duidelijkheid.

Voor Peppol.nu is Prinsjesdag dit jaar daarom extra belangrijk. De vraag is niet langer óf Nederland de overstap gaat maken naar verplichte e-facturatie via het Peppol netwerk, maar wanneer en hoe. Met de juiste keuzes kan de overheid ondernemers helpen besparen op administratieve lasten, de btw-inning verbeteren en Nederland voorbereiden op de Europese ViDA-richtlijn die vanaf 2030 verplichte grensoverschrijdende e-facturatie introduceert.

Terugblik: Wat zei Prinsjesdag 2024 over digitalisering?

Vorig jaar stonden digitalisering en fraudebestrijding prominent op de Prinsjesdag-agenda. De regering benadrukte het belang van “modernisering van de belastingdienst” en “digitale innovatie in het mkb”. Er werd gesproken over investeringen in digitale infrastructuur en het tegengaan van btw-fraude door betere data-uitwisseling.

Hoewel deze thema’s direct raken aan de voordelen van e-facturatie, bleef een concrete roadmap voor verplichte e-facturatie in Nederland uit. Ondertussen zetten onze buurlanden wel concrete stappen: België maakte de overstap verplicht vanaf 2026, Duitsland werkt aan een vergelijkbaar traject, en Frankrijk bereidt soortgelijke maatregelen voor.

Het resultaat? Nederlandse bedrijven die zakendoen met Belgische partners staan voor de uitdaging van dubbele administratie: e-facturen voor België, traditionele facturen voor Nederlandse klanten. Een inefficiënte situatie die om een Nederlandse oplossing vraagt.

Waarom e-facturatie nu belangrijker is dan ooit

De internationale ontwikkelingen maken duidelijk waarom Nederland niet langer kan wachten. De Europese Unie heeft met de ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) al bepaald dat vanaf 2030 alle grensoverschrijdende B2B-transacties via gestructureerde elektronische facturen moeten verlopen. Dit betekent dat Nederlandse bedrijven hoe dan ook moeten overstappen op het Peppol netwerk.

Belgische e-facturatieplicht (2026): Vanaf 1 januari 2026 zijn alle Belgische bedrijven verplicht onderling e-facturen uit te wisselen. Nederlandse leveranciers zonder vaste inrichting in België zijn niet verplicht mee te doen, maar hun Belgische klanten moeten wel twee systemen bijhouden – een inefficiënte situatie.

Duitse en Franse voorbereidingen: Onze grootste handelspartners werken aan vergelijkbare trajecten. Duitsland onderzoekt actief de invoering van verplichte B2B e-facturatie, Frankrijk heeft al concrete plannen aangekondigd.

ViDA 2030: De Europese richtlijn maakt grensoverschrijdende e-facturatie verplicht. Nederlandse bedrijven die nu al aansluiten op het Peppol netwerk, lopen voorop op deze ontwikkeling.

Door nu te handelen, kan Nederland de digitale transformatie leiden in plaats van achter de feiten aan te lopen.

Onze Prinsjesdag-wensenlijst 2025

Dit is wat wij op Prinsjesdag 2025 hopen te horen over e-facturatie en Peppol in Nederland:

1. Een duidelijke roadmap voor binnenlandse B2B e-facturatie

Nederlandse ondernemers verdienen helderheid. Wij hopen op concrete plannen: wanneer wordt verplichte e-facturatie ingevoerd voor binnenlandse B2B-transacties? Een gefaseerde invoering, beginnend met grote bedrijven en uitbreidend naar het mkb, kan ondernemers de tijd geven om zich voor te bereiden.

Ons voorstel: Start met bedrijven met een omzet boven de 50 miljoen euro in 2027, uitbreiding naar alle B2B-transacties in 2029 – één jaar vóór de Europese ViDA-verplichting.

2. Steunmaatregelen voor mkb e-facturatie

Het midden- en kleinbedrijf vormt de ruggengraat van de Nederlandse economie, maar heeft vaak beperkte IT-middelen. Administratieve lastenverlichting begint met praktische ondersteuning bij de overstap naar digitale processen.

Onze wensen: Subsidies voor Peppol-aansluiting, gratis trainingen via de Kamer van Koophandel, en een helder stappenplan dat mkb-ondernemers begrijpen zonder technische achtergrond.

3. Versterking van digitale infrastructuur overheid

Een succesvolle overstap naar e-facturatie vereist robuuste digitale infrastructuur. De overheid moet investeren in Logius, Digipoort uitbreiden voor Peppol-verkeer, en zorgen voor een Nederlandse Peppol Authority die de kwaliteit en veiligheid bewaakt.

Concreet: Verhoog de capaciteit van Digipoort, zorg voor 24/7 beschikbaarheid, en ontwikkel Nederlandse standaarden die aansluiten bij Europese normen.

4. Heldere communicatiecampagnes richting ondernemers

Veel ondernemers kennen de term “Peppol” nog niet, laat staan dat ze weten wat e-facturatie voor hun bedrijf betekent. De overheid moet een brede voorlichtingscampagne starten die uitlegt waarom deze verandering nodig is en hoe bedrijven kunnen profiteren.

Onze suggestie: Concrete rekenvoorbeelden die laten zien hoeveel tijd en geld ondernemers besparen, praktische casestudies van bedrijven die al zijn overgestapt, en eenvoudige tools om kosten en baten in te schatten.

Het is immers alweer bijna 5 jaar geleden dat de Nederlandse overheid een maatschappelijke kosten-baten analyse (MKBA) heeft laten uitvoeren over e-facturatie. Dit betrof in 2021 slechts een quick-scan zonder financiële impact. Voor een overzicht van de financiële impact moeten we terug naar de MKBA e-factureren die in 2014 is uitgevoerd om de effecten te meten van de Richtlijn 2014/55/EU inzake e-facturatie bij overheidsopdrachten.

5. Europese afstemming en aansluiting bij buurlanden

Nederland moet niet in isolatie opereren. Door nauwe samenwerking met België, Duitsland en Frankrijk kunnen we zorgen voor naadloze grensoverschrijdende handel en voorkomen dat ondernemers met verschillende systemen moeten werken.

Praktisch: Gezamenlijke standaarden, wederzijdse erkenning van certificaten, en gecoördineerde invoeringsschema’s die internationale handel vergemakkelijken.

Wat dit oplevert: voordelen voor iedereen

De investering in e-facturatie en het Peppol-netwerk levert concrete voordelen op voor alle betrokkenen:

Voor ondernemers: Snellere betalingen door geautomatiseerde verwerking, minder administratieve fouten, lagere kosten voor factuurbeheer, en betere cashflow door het verkorten van betalingstermijnen. Onderzoek toont aan dat bedrijven tot 60% besparen op factuurverwerkingskosten.

Voor de overheid: Verbeterde btw-inning door real-time inzicht in transacties, effectievere fraudebestrijding door gestructureerde data, en lagere handhavingskosten. De Nederlandse belastingdienst kan veel gerichter controleren met betrouwbare digitale informatie.

Voor de maatschappij: Een transparantere economie waarin belastingontduiking moeilijker wordt, eerlijkere concurrentie omdat alle bedrijven dezelfde regels volgen, en een sterke digitale infrastructuur die Nederland voorbereid op de toekomst.

Nederland kan nog steeds koploper worden

De keuzes die we nu maken, bepalen of Nederland digitale koploper wordt of achterloopt bij onze buurlanden. Andere landen laten zien dat de overstap naar verplichte e-facturatie mogelijk is: Italië doet het al sinds 2019, Brazilië al veel langer, en België start volgend jaar.

Met de juiste planning kan Nederland niet alleen aanhaken bij deze internationale trend, maar de standaard zetten voor hoe de overstap soepel en ondernemersvriendelijk kan verlopen. Dit vereist wel moed van de regering om concrete keuzes te maken en ondernemers de zekerheid te geven die zij verdienen.

Onze oproep: blijf op de hoogte en bereid u voor

Of er nu al concrete plannen worden aangekondigd op Prinsjesdag 2025 of niet, de internationale ontwikkelingen maken duidelijk dat e-facturatie eraan komt. Nederlandse ondernemers kunnen zich het beste alvast gaan oriënteren op de mogelijkheden.

Peppol.nu blijft u informeren over alle ontwikkelingen rond e-facturatie in Nederland en Europa. Via onze website vindt u praktische informatie, overzichten van Peppol-leveranciers, en concrete stappen om uw bedrijf voor te bereiden op de digitale toekomst van facturatie.

Wilt u weten hoe uw bedrijf zich kan voorbereiden op verplichte e-facturatie en het Peppol netwerk? Lees meer op Peppol.nu en ontdek hoe u eenvoudig kunt aansluiten. Bekijk ook ons overzicht van Peppol-leveranciers om de provider te vinden die het beste bij uw situatie past.

Door nu actie te ondernemen, zorgt u ervoor dat uw bedrijf klaar is voor de toekomst – ongeacht wat er precies op Prinsjesdag wordt aangekondigd. De digitale revolutie in facturatie is al begonnen, de vraag is alleen of u vooroploopt of achterloopt.

Volg Peppol.nu voor het laatste nieuws over e-facturatie, Peppol en alle ontwikkelingen rond e-facturatie in Nederland.

/door

Belgische e-facturatie verplichting: Wat betekent dit voor internationale zakenpartners?

Belgische e-facturatie verplichting: Wat betekent dit voor internationale zakenpartners?

De laatste maanden krijgen wij bij Peppol.nu steeds vaker dezelfde vraag: “Wat betekent de Belgische e-facturatie verplichting voor onze onderneming?” Het opmerkelijke is dat deze vraag niet alleen komt van Belgische ondernemers zelf, maar juist ook – en in toenemende mate – van bedrijven uit Nederland, het Verenigd Koninkrijk en andere landen die zakendoen met Belgische partners.

Een Nederlandse IT-leverancier die software levert aan Belgische bedrijven, een Britse consultant die advies geeft aan een Belgisch concern, een Duits transportbedrijf dat regelmatig goederen aflevert in België – zij staan allemaal voor dezelfde vraag: geldt de Belgische e-facturatie verplichting ook voor ons? En zo ja, wat moeten we dan doen?

De feiten op een rij

Vanaf 1 januari 2026 voert België een verplichte gestructureerde elektronische facturatie in voor alle business-to-business (B2B) transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Deze verplichting geldt voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen die B2B-transacties uitvoeren, ongeacht hun sector of grootte.

Maar wat betekent dit precies voor buitenlandse ondernemingen? Hier wordt het interessant, want de regelgeving maakt een duidelijk onderscheid tussen verschillende situaties.

Scenario 1: De Nederlandse leverancier zonder vaste inrichting

Stel: TechSolutions BV uit Amsterdam levert software aan Belgica Industries NV in Brussel. TechSolutions heeft geen vaste inrichting in België, maar wel een Belgisch btw-nummer voor deze leveringen.

De realiteit: Buitenlandse ondernemingen die niet in België gevestigd zijn, zijn er niet toe gehouden gestructureerde elektronische facturen uit te reiken, zelfs niet wanneer ze in België voor btw-doeleinden zijn geïdentificeerd. TechSolutions BV hoeft dus géén e-factuur te versturen volgens de Belgische voorschriften.

Maar: Belgica Industries NV is vanaf 2026 wél verplicht om e-facturen te ontvangen van al hun Belgische leveranciers. Dit betekent dat zij twee verschillende facturatiekanalen moet onderhouden: traditionele facturen van buitenlandse leveranciers zoals TechSolutions, en e-facturen van Belgische leveranciers.

Scenario 2: Het Duitse bedrijf met vaste inrichting

LogistikPartner GmbH uit Keulen heeft een vestiging in Antwerpen met eigen personeel en magazijnfaciliteiten. Vanuit deze Belgische vestiging leveren zij transportdiensten aan Belgische bedrijven.

De realiteit: Buitenlandse ondernemingen die in België over een vaste inrichting beschikken, worden gelijkgesteld met een in België gevestigde btw-plichtige en moeten dus een gestructureerde elektronische factuur uitreiken. LogistikPartner GmbH is dus wél verplicht om e-facturen te versturen via het Peppol-netwerk.

Dit is een cruciaal onderscheid: niet de nationaliteit van het bedrijf is bepalend, maar of er sprake is van een vaste inrichting in België.

Scenario 3: De Britse Consultant Post-Brexit

Advisory Services Ltd uit Londen biedt consultancydiensten aan Belgische ondernemingen. Sinds Brexit is het VK geen EU-lidstaat meer, maar het bedrijf heeft voor bepaalde opdrachten wel een Belgisch btw-nummer.

De realiteit: Ook hier geldt: geen vaste inrichting in België betekent geen verplichting tot e-facturatie. Advisory Services Ltd kan gewoon blijven factureren zoals ze dat altijd hebben gedaan.

De praktische consequentie: Hun Belgische klanten moeten wederom twee facturatiekanalen bijhouden.

Het dubbele administratieprobleem

Hier ligt precies de kern van het probleem waar Belgische bedrijven mee worden geconfronteerd. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen tussen elkaar gestructureerde elektronische facturen gebruiken, maar hun buitenlandse leveranciers (zonder vaste inrichting) blijven traditioneel factureren.

Het resultaat? Belgische ondernemingen moeten twee parallelle systemen onderhouden:

  • E-facturen via Peppol voor Belgische leveranciers
  • Traditionele facturen (PDF, papier) voor buitenlandse leveranciers

Dit betekent dubbel werk, dubbele kosten, en een verhoogd risico op fouten in de administratie.

Wanneer geldt de verplichting wel?

De verplichting tot gestructureerde elektronische facturering zal quasi altijd gelden bij handelingen tussen een Belgische btw-plichtige leverancier en een Belgische btw-plichtige klant.

Voor buitenlandse bedrijven geldt de verplichting wanneer:

  • Ze een vaste inrichting hebben in België (eigen personeel, kantoor, magazijn)
  • Ze een Belgisch btw-nummer hebben én een vaste inrichting

Uitzonderingen op de verplichting:

  • Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting
  • Handelingen die zijn vrijgesteld door artikel 44 van het Btw-Wetboek
  • B2C transacties (facturen aan particuliere klanten)
  • Bepaalde forfaitaire btw-plichtigen

Wat is een vaste inrichting?

Een buitenlandse onderneming zal in principe in België een vaste inrichting hebben wanneer ze een plaats heeft waar bestuurstaken worden uitgevoerd, een filiaal, fabriek, werkplaats, agentschap, magazijn, kantoor of laboratorium. Belangrijke criteria zijn:

  • Voldoende bestendigheid van de aanwezigheid
  • Aangepaste structuur in termen van menselijke en technische middelen
  • Regelmatige levering van goederen of diensten vanuit deze inrichting

Een tijdelijk project of incidentele aanwezigheid vormt doorgaans geen vaste inrichting.

Het Peppol-netwerk: De technische oplossing

Gestructureerde elektronische facturen worden verzonden via een decentraal netwerk, genaamd Peppol. Peppol is een gestandaardiseerd netwerk dat veilige en efficiënte uitwisseling van elektronische documenten tussen bedrijven faciliteert.

Voor bedrijven die wél verplicht zijn om e-facturen te verzenden, is aansluiting op het Peppol-netwerk via een gecertificeerde service provider noodzakelijk.

Praktisch advies voor Belgische bedrijven

Als Belgische onderneming kunt u het dubbele administratieprobleem voorkomen door proactief met uw internationale leveranciers te communiceren. Ook al zijn zij niet verplicht om e-facturen te versturen, het is in ieders belang om dit wel te doen.

De voordelen van uniforme e-facturatie:

  • Eén facturatiekanaal in plaats van twee
  • Automatische verwerking van alle facturen
  • Snellere betalingen door gestroomlijnde processen
  • Minder fouten door gestandaardiseerde formaten
  • Betere cashflow management

Communicatie met internationale partners

Leg uw buitenlandse leveranciers het volgende uit:

“Vanaf 2026 zijn wij als Belgisch bedrijf verplicht om e-facturen te ontvangen van onze Belgische leveranciers. Hoewel u als buitenlandse leverancier niet verplicht bent om e-facturen te versturen, zou het onze samenwerking enorm helpen als u dit wel zou doen. Dit voorkomt dat wij twee verschillende factuurverwerkingssystemen moeten onderhouden en zorgt voor snellere afhandeling van uw facturen.”

Bied meteen handelingsperspectief: Verwijs uw leveranciers direct door naar praktische hulp. Door websites zoals Peppol.nu te noemen, biedt u niet alleen een verzoek, maar ook meteen de oplossing. Dit maakt uw verzoek laagdrempelig en toont aan dat u meedenkt in de praktische uitvoering. Uw leverancier kan daar direct informatie vinden over geschikte Peppol-providers en de stappen die nodig zijn voor aansluiting.

Internationale ontwikkelingen

Het is belangrijk om te beseffen dat België niet het enige land is dat e-facturatie verplicht stelt. Vanaf 2030 zal deze verplichting ook gelden voor facturering tussen EU-lidstaten. Bedrijven die nu al investeren in Peppol-connectiviteit, lopen voorop op deze Europese ontwikkeling.

Call to action: Zorg voor eenduidige communicatie

Voor Belgische bedrijven luidt ons advies: Ga proactief in gesprek met uw internationale leveranciers. Leg uit waarom het voor beide partijen voordelig is om over te stappen op e-facturatie, ook al zijn zij daar niet toe verplicht.

Voor buitenlandse leveranciers van Belgische bedrijven: Overweeg serieus om aan te sluiten op het Peppol-netwerk. Dit voorkomt administratieve rompslomp voor uw Belgische klanten en positioneert u goed voor de verdere Europese digitalisering van facturatie.

Heeft u vragen over Peppol-aansluiting of wilt u weten welke service provider het beste bij uw situatie past?

Bezoek Peppol.nu voor meer informatie en bekijk ons overzicht van Peppol-leveranciers om de provider te vinden die het beste aansluit bij uw behoeften.

Door nu actie te ondernemen, zorgt u ervoor dat uw internationale handelsrelaties ook na 1 januari 2026 soepel blijven verlopen – zonder dubbele administratie en met maximale efficiëntie.

Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen rond e-facturatie in Europa? Volg dan Peppol.nu voor actuele informatie en praktische tips voor uw onderneming.

Bronnen

/door

Zijn vrijgestelde beroepen verplicht om e-facturen te versturen vanaf 2026?

Zijn vrijgestelde beroepen verplicht om e-facturen te versturen vanaf 2026?

Een nieuwe digitale realiteit, maar niet voor iedereen

Het is begin januari 2026. Dr. Sophie Janssens, huisarts in Antwerpen, krijgt een telefoontje van haar boekhouder. “Sophie, ik heb goed nieuws over die nieuwe e-factureringswet,” zegt hij. “Jij bent volledig vrijgesteld.”

Een paar kilometer verderop is advocaat Marc Peeters druk bezig met de implementatie van zijn nieuwe factureringssoftware. Voor hem geldt de volledige e-factureringsplicht – elke factuur naar een bedrijf gaat voortaan digitaal via het Peppol-netwerk. Hij ziet de voordelen: snellere verwerking, minder fouten, automatische boekhouding.

Twee professionals, twee verschillende situaties. En dat roept de vraag op: zijn vrijgestelde natuurlijke personen en rechtspersonen na 1 januari 2026 verplicht om in België e-facturen te versturen en ontvangen?

Het antwoord: Nee, als ze uitsluitend btw-vrijgestelde activiteiten onder artikel 44 van het Btw-Wetboek uitvoeren. Maar zoals altijd in België, is de praktijk genuanceerder.

Waarom deze digitalisering?

België moderniseert zijn btw-systeem volgens Europese richtlijnen. De wet van 17 maart 2024 legt de basis, het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 regelt de praktische uitwerking. Het doel: efficiëntere verwerking, betere controle, snellere betalingen en minder administratieve fouten. Voor veel bedrijven betekent dit een welkome modernisering van hun processen.

Het belangrijkste principe uit dit Koninklijk Besluit: “Wanneer één van de partijen in een transactie niet onderworpen is aan e-facturering, dan moet er geen e-factuur worden uitgereikt.”

Deze bepaling zorgt voor een praktische balans tussen digitalisering en de realiteit van verschillende sectoren.

Wie blijft buiten de e-factureringsplicht?

Medische en paramedische beroepen

Dr. Janssens kan haar huidige werkwijze behouden. Zij behandelt dagelijks patiënten, schrijft medicijnen voor, doet huisbezoeken. Al deze therapeutische handelingen vallen onder artikel 44, §1 van het Btw-Wetboek. Ze mag blijven factureren zoals ze gewend is – papier, PDF, of haar huidige systeem.

Dit geldt voor een uitgebreide lijst medische en paramedische beroepen:

Artsen en tandartsen – voor medisch noodzakelijke behandelingen. Therapeutische zorg staat voorop.

Kinesitherapeuten zoals Tom uit Gent, die dagelijks patiënten met rugklachten behandelt. Hij kan zijn vertrouwde werkwijze voortzetten.

Psychologen en psychiaters die therapiesessies verzorgen. Hun therapeutische werk valt volledig onder de vrijstelling.

Verpleegkundigen en verzorgers in de thuiszorg kunnen zich blijven focussen op hun zorgtaken.

Vroedvrouwen die zwangere vrouwen begeleiden en bevallingen begeleiden.

Apothekers voor hun farmaceutische dienstverlening aan patiënten.

Dierenartsen wanneer ze huisdieren behandelen.

Logopedisten, ergotherapeuten, diëtisten met een therapeutisch doel – allemaal vrijgesteld van de e-factureringsplicht.

Belangrijk om te weten: vrijgesteld betekent niet dat deze professionals geen e-facturen mogen gebruiken. Veel zorgverleners kiezen er bewust voor om toch over te stappen naar digitaal factureren. Het Vlaams Artsensyndicaat wijst op de voordelen: “E-facturatie is weliswaar een waardevolle optimalisatie voor uw boekhouding om sneller en correcter de aankoopfacturen te ontvangen.” Fouten door manuele invoer worden vermeden, betalingen verlopen sneller, en de integratie met boekhoudsoftware verloopt vlotter. De vrijstelling geeft deze beroepen simpelweg de keuze – ze kunnen op hun eigen tempo digitaliseren wanneer het voor hen meerwaarde biedt.

De zorgsector behoudt flexibiliteit

Maria Rodriguez leidt een thuiszorgorganisatie in Luik met vijftig medewerkers die dagelijks ouderen ondersteunen. Ook voor Maria verandert er niets. Thuiszorgdiensten, rusthuizen, dagverzorgingscentra – ze behouden hun huidige facturatiesystemen.

De wetgever erkent de specifieke context van deze sector. Dit geldt ook voor:

  • Centra voor gehandicaptenzorg
  • Revalidatiecentra
  • Psychiatrische verzorgingstehuizen
  • Serviceflats met zorgdiensten
  • Palliatieve zorgcentra

Onderwijs en cultuur

Professor De Wit van de KU Leuven geeft les, doet onderzoek, begeleidt studenten. Ook onderwijsinstellingen blijven buiten de e-factureringsplicht. Universiteiten, hogescholen, scholen, muziekacademies, bibliotheken, musea – allemaal vrijgesteld onder artikel 44.

Wie stapt over naar digitaal factureren?

Juridische professionals maken de digitale transitie

Advocaten zijn sinds 2014 btw-plichtig geworden. Notarissen al sinds 2012, gerechtsdeurwaarders eveneens. Voor hen betekent 2026 een belangrijke moderniseringsstap.

Marc Peeters, onze advocaat uit het begin, moet vanaf 1 januari 2026:

  • Aansluiten bij het Peppol-netwerk (direct of via een dienstverlener)
  • Elke factuur naar een bedrijf digitaal en gestructureerd versturen
  • Inkomende e-facturen kunnen ontvangen en verwerken

Voor veel kantoren betekent dit een kans om hun administratie te stroomlijnen. Automatische verwerking, directe koppeling met de boekhouding, snellere betalingen – de voordelen zijn aanzienlijk.

Pro deo-bijstand blijft overigens btw-vrijgesteld, maar voor de reguliere dienstverlening geldt de digitale standaard.

Gemengde activiteiten: maatwerk vereist

Interessant wordt het bij professionals met verschillende activiteiten. Neem Dr. Van den Berg, plastisch chirurg in Brussel. Hij voert twee soorten ingrepen uit:

  1. Reconstructieve chirurgie na een ongeval = therapeutisch = vrijgesteld
  2. Esthetische ingrepen zonder medische noodzaak = btw-belast

Voor reconstructieve ingrepen blijft de huidige facturatie mogelijk. Voor esthetische behandelingen aan bedrijven geldt de e-factureringsplicht.

Of kinesitherapeute Lisa Maes. Overdag behandelt ze patiënten (vrijgesteld), ‘s avonds geeft ze workshops aan bedrijven over ergonomie (btw-belast). Voor haar workshops moet ze e-facturen kunnen uitreiken, voor haar therapiesessies niet.

De kernregel: je bent alleen volledig vrijgesteld als je UITSLUITEND vrijgestelde activiteiten uitvoert. Bij gemengde activiteiten geldt voor het btw-belaste deel de e-factureringsplicht.

Praktisch advies voor gemengde activiteiten: Als je toch al e-factureringscapaciteit moet opzetten voor je btw-belaste diensten, overweeg dan om deze ook te gebruiken voor je vrijgestelde activiteiten. Dit voorkomt een dubbele administratie en vermindert het risico op fouten. Je kunt immers per klant bepalen hoe je factureert – gebruik e-facturering waar mogelijk, maar behoud de flexibiliteit om traditioneel te factureren wanneer een klant dit prefereert. Eén geïntegreerd systeem voor al je facturatie is vaak efficiënter dan twee parallelle processen.

Praktijkvoorbeelden

Voorbeeld 1: De huisarts en het bouwbedrijf

Dr. Janssens behandelt werknemers van een lokaal bouwbedrijf. Het bedrijf betaalt de consultaties rechtstreeks. E-factuur nodig? Nee. Ze is vrijgesteld en mag haar huidige facturatiewijze behouden.

Voorbeeld 2: Het IT-bedrijf en de psycholoog

Een softwarebedrijf levert een praktijkbeheersysteem aan psychologe Emma Claes. Het IT-bedrijf is btw-plichtig en heeft e-factureringscapaciteit. Maar Emma is vrijgesteld onder artikel 44.

Resultaat: Het IT-bedrijf mag Emma een factuur sturen volgens haar voorkeur. De regel “als één partij vrijgesteld is, geen e-factuur vereist” werkt in beide richtingen.

Voorbeeld 3: De tandarts met productverkoop

Tandarts Jan Vermeulen verkoopt naast zijn praktijk elektrische tandenborstels aan apotheken. Voor zijn tandheelkundige behandelingen: vrijgesteld. Voor productverkoop aan andere bedrijven: e-factuur verplicht vanaf 2026.

Jan splitst zijn administratie. Voor de productverkoop profiteert hij van de voordelen van e-facturering: snellere betalingen en automatische verwerking.

De implementatie: verschillende routes naar digitalisering

Voor wie de overstap maakt naar e-facturering zijn er meerdere opties:

Direct Peppol-aansluiting Voor organisaties met technische expertise. Maximale controle en flexibiliteit.

Via boekhoudsoftware De meeste moderne pakketten integreren Peppol-functionaliteit naadloos.

Service providers Gespecialiseerde dienstverleners die de technische aspecten voor je regelen.

Overheidsplatform Mercurius Gratis basisfunctionaliteit voor wie wil starten met e-facturering.

De overheid ondersteunt de transitie met fiscale maatregelen:

  • 20% investeringsaftrek voor digitale investeringen vanaf 2025
  • 120% kostenaftrek voor kleine ondernemingen op softwareabonnementen (2024-2027)

Handhaving en sancties

Vanaf 1 januari 2026 gelden de regels zonder overgangsperiode:

  • Eerste technische overtreding: €1.250
  • Herhaalde overtredingen: €5.000
  • Zware btw-overtredingen: Tot 200% van het btw-bedrag (max €80.000)
  • Systematische niet-naleving: Tot 4% van de jaaromzet

Voor vrijgestelde professionals is het belangrijk om op facturen te vermelden: “Vrijgesteld van btw krachtens artikel 44 van het Btw-Wetboek.” Dit voorkomt misverstanden.

Vooruitblik: verdere digitalisering

2026 is een mijlpaal in de digitalisering. In 2028 volgt e-reporting: real-time doorsturen van transactiedata naar de overheid voor nog betere monitoring en fraudebestrijding.

Tegen 2030 moet België voldoen aan de Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age), wat verdere harmonisatie brengt voor grensoverschrijdende transacties.

Samengevat

De e-factureringsverplichting vanaf 2026 markeert een belangrijke modernisering van het Belgische btw-systeem. Voor veel bedrijven brengt dit welkome efficiëntiewinsten. Tegelijkertijd erkent de wetgever dat bepaalde sectoren hun eigen werkwijze moeten kunnen behouden.

Professionals die uitsluitend btw-vrijgestelde activiteiten onder artikel 44 uitvoeren, blijven volledig buiten de e-factureringsverplichting. Dit betreft vooral medische en paramedische beroepen met een therapeutisch doel, thuiszorgdiensten, sociale instellingen, onderwijsinstellingen en culturele organisaties.

Voor btw-plichtige professionals zoals advocaten, notarissen en bedrijven betekent 2026 de start van efficiëntere, digitale facturatie. Voor professionals met gemengde activiteiten is een analyse van de verschillende diensten essentieel.

De komende maanden zijn cruciaal voor een goede voorbereiding. Analyseer je activiteiten, bepaal je status, en maak waar nodig de overstap naar digitaal. De toekomst van factureren is digitaal, maar met respect voor de diversiteit van het Belgische economische landschap.

Meer informatie

/door

Peppol.nu weekend read: BTW in het Digitale Tijdperk (ViDA)

,

ViDA

Een Nieuw Tijdperk voor Europese BTW

De Europese Unie heeft op 11 maart 2025 een ingrijpende modernisering van het EU-btw-stelsel aangenomen: het “VAT in the Digital Age” (ViDA)-pakket. Deze omvangrijke hervorming, die oorspronkelijk werd voorgesteld op 8 december 2022, zal het btw-landschap in Europa drastisch veranderen en gefaseerd worden ingevoerd tussen 2025 en 2035. Dit artikel biedt een uitgebreid overzicht van de drie pijlers van het ViDA-pakket, de implementatietijdlijn en de impact op bedrijven binnen en buiten de EU.

De drie pijlers van het ViDA-pakket

Het ViDA-pakket bestaat uit drie hoofdcomponenten die samen het btw-stelsel toekomstbestendig moeten maken en fraude moeten tegengaan:

1. Real-time digitale rapportage via e-facturatie

Een van de meest ingrijpende veranderingen is de invoering van een real-time digitaal rapportagesysteem op basis van elektronische facturatie voor grensoverschrijdende B2B-handel binnen de EU. Bedrijven zullen verplicht worden:

  • E-facturen uit te reiken volgens de Europese e-facturatiestandaard EN 16931
  • Factuurgegevens vrijwel real-time te rapporteren aan belastingdiensten
  • E-facturen binnen 10 dagen na de transactie uit te reiken (in plaats van de oorspronkelijk voorgestelde 2 dagen)

De overstap naar verplichte e-facturatie heeft belangrijke voordelen:

Belangrijk detail: de eis voor toestemming van de afnemer voor elektronisch factureren vervalt, waardoor bedrijven verplicht e-facturen moeten kunnen ontvangen zodra een lidstaat dit oplegt.

2. Bijgewerkte btw-regels voor de platformeconomie

De tweede pijler richt zich op digitale platforms, met name in de personenvervoer- en kortetermijnaccommodatiesector. Platforms zoals Uber en Airbnb worden in bepaalde gevallen aangemerkt als “geachte leverancier” (deemed supplier). Dit betekent dat:

  • Platforms verantwoordelijk worden voor het in rekening brengen en afdragen van btw over diensten wanneer de daadwerkelijke aanbieders dit niet doen
  • De btw wordt geïnd bij de consument en direct afgedragen aan de belastingdienst
  • Er een gelijker speelveld ontstaat tussen online platformdiensten en traditionele diensten

Deze maatregel zorgt ervoor dat passagiersvervoer en korte verhuur binnen de EU effectief aan btw worden onderworpen, tenzij de individuele aanbieder zijn btw-nummer opgeeft en zelf de btw afdraagt. Dit uniformeert de aanpak in de EU en vereenvoudigt de verplichtingen voor bijvoorbeeld kleine verhuurders.

3. Één btw-registratie (Single VAT Registration)

De derde pijler breidt het bestaande éénloketsysteem (One Stop Shop, OSS) verder uit:

  • Meer bedrijven die aan consumenten in andere EU-landen leveren, kunnen al hun btw-verplichtingen afhandelen via één online portal en één registratie
  • De Import One Stop Shop (IOSS) wordt verbeterd en zelfs verplicht voor bepaalde platforms die verkopen van buiten de EU faciliteren
  • Uitbreiding van de btw-verleggingsregeling voor B2B-transacties met niet-gevestigde verkopers
  • Nieuwe sectoren en situaties worden via OSS afgedekt (o.a. binnenlandse B2C-verkoop van elektriciteit/gas en voorraadleveringen)

Deze hervorming vermindert de administratieve rompslomp voor grensoverschrijdende handel drastisch en vereenvoudigt het speelveld voor bedrijven die in meerdere EU-landen actief zijn.

Uitrol en tijdlijn van ViDA-hervormingen

Het ViDA-pakket wordt gefaseerd ingevoerd tussen 2025 en 2035. Hier volgt een overzicht van de belangrijkste mijlpalen:

Voorjaar 2025

  • Enkele weken na officiële inwerkingtreding mogen lidstaten zonder EU-derogatie al nationale e-facturatieverplichtingen invoeren voor binnenlandse transacties
  • De Europese Commissie hoeft dit niet langer goed te keuren, mits het alleen gaat om binnenlandse btw-plichtigen
  • Speciale maatregelen worden verwacht om fraude via de IOSS tegen te gaan

1 januari 2027

  • Eerste uitbreidingen van OSS en e-commerce regels
  • Toevoeging van bijvoorbeeld EV-laadpunten en nutsleveringen aan OSS

1 juli 2028

  • Invoering van de Single VAT Registration
  • Uitbreiding van OSS tot alle B2C-leveringen (inclusief voorraadoverdrachten tussen lidstaten voor latere verkoop)
  • Invoering van verplichte btw-verlegging voor niet-gevestigde leveranciers in B2B
  • Lidstaten mogen er vanaf deze datum voor kiezen de platformeconomie-regels al toe te passen (“opt-in”)

1 januari 2030

  • Platformeconomie: uiterlijk vanaf deze datum moeten alle lidstaten de “deemed supplier”-regeling voor platforms hebben geïmplementeerd
  • Platforms worden dan EU-breed btw-plichtig voor bemiddelde diensten van niet-btw-geregistreerde aanbieders

1 juli 2030

  • Start van de verplichte Digital Reporting Requirements (DRR) voor alle intra-EU B2B-transacties en voor transacties onder de verplichte verleggingsregeling
  • Bedrijven moeten hun B2B-facturen in gestandaardiseerd formaat elektronisch uitreiken en rapporteren
  • Nationale e-factureringssystemen die na 2024 zijn opgezet, moeten aan de gemeenschappelijke EU-standaard voldoen

1 januari 2035

  • Uiterlijk moeten alle oudere bestaande (pre-2024) nationale e-facturatie- en rapportagesystemen volledig geharmoniseerd zijn met de EU-normen
  • Dit markeert de finale harmonisatie: tegen 2035 is er een uniform kader voor e-facturatie en btw-rapportage in de hele EU

Impact op bedrijven binnen en buiten de EU

EU-bedrijven – kansen en verplichtingen

De ViDA-hervormingen hebben aanzienlijke gevolgen voor bedrijven binnen de EU:

Uitdagingen:

  • Bedrijven moeten hun facturatie- en boekhoudsystemen aanpassen om e-facturen uit te reiken en bijna real-time te rapporteren
  • Investeringen in IT (ERP-updates, e-facturatie software) zijn noodzakelijk
  • Proceswijzigingen om binnen 10 dagen facturen te kunnen versturen en data automatisch door te geven
  • Bedrijfsprocessen rond facturatie, data-uitwisseling en btw-aangifte moeten worden geautomatiseerd

Voordelen:

  • Dankzij de Single VAT Registration hoeven bedrijven die EU-breed verkopen zich niet langer in elke lidstaat apart te registreren
  • Administratiekosten worden verminderd en uitbreiding naar andere EU-markten wordt vereenvoudigd
  • Btw-fraudebestrijding wordt verbeterd, wat bonafide bedrijven ten goede komt
  • Uniformere regels en het wegvallen van complexe btw-registraties is voordelig voor het MKB
  • Tijdige investering in e-facturatie-technologie kan leiden tot efficiënter opereren

Niet-EU bedrijven (leveranciers van buiten de EU)

Voor bedrijven buiten de EU die zaken doen met EU-klanten brengt ViDA zowel strengere controles als nieuwe compliance-opties:

  • E-commerce verkopers van buiten de EU moeten vaker via een Import One Stop Shop (IOSS) werken of gebruikmaken van platforms
  • Platforms die verkopen van niet-EU verkopers faciliteren worden verplicht de btw af te dragen namens de verkoper (de “deemed supplier”-uitbreiding)
  • Bij directe leveringen aan EU-bedrijven (B2B) krijgen niet-EU bedrijven te maken met strengere rapportage van hun transacties door de EU-afnemer
  • Voor aanbieders in de platformeconomie buiten de EU betekent de nieuwe regeling dat zij zelf minder btw-verplichtingen hebben, maar dat het platform dit overneemt

Impact op overheid & toezicht

Overheden van lidstaten moeten op hun beurt zorgen dat ze de stroom aan gegevens kunnen verwerken en effectief gebruiken:

  • Elke lidstaat zal een digitaal rapportagesysteem moeten implementeren of aansluiten op een EU-breed netwerk
  • Investeringen in ICT-infrastructuur en data-analyse-capaciteit bij belastingdiensten zijn noodzakelijk
  • Belastingcontrole wordt intensiever data-gedreven: transacties worden direct gematcht tussen ondernemer en afnemer
  • Volgens de Europese Commissie kan tot €18 miljard extra btw per jaar worden geïnd en intracommunautaire fraude flink afnemen
  • Overheden moeten rekening houden met privacy en beveiliging bij het verwerken van grote hoeveelheden bedrijfsdata in real-time

Compliance en technologische vereisten

Zowel EU- als niet-EU bedrijven zullen moeten investeren in compliancetechnologie:

  • Implementatie van e-facturatie software die voldoet aan de EU-normen
  • Koppeling met erkende Peppol Access Points of overheidsportalen voor verzending van facturen
  • Veel bedrijven zullen externe providers inschakelen of gebruikmaken van ERP-modules
  • Niet-EU bedrijven die via IOSS of OSS registraties willen voldoen, moeten wellicht een EU-intermediair aanstellen
  • Real-time integratie van systemen (bv. via API’s naar de tax authority) wordt de norm
  • Multinationals zullen geavanceerde oplossingen inzetten die wereldwijd verschillende e-facturatie mandaten aankunnen

Conclusie

Het “VAT in the Digital Age”-pakket vertegenwoordigt de grootste hervorming van het EU-btw-stelsel sinds de invoering van de interne markt. Met de gefaseerde implementatie tussen 2025 en 2035 biedt het bedrijven de tijd om zich aan te passen aan de nieuwe vereisten, terwijl overheden hun systemen kunnen voorbereiden op het verwerken van real-time factuurgegevens.

Hoewel de initiële implementatie uitdagingen met zich meebrengt, vooral voor bedrijven die moeten investeren in e-facturatietechnologie, belooft het ViDA-pakket op lange termijn substantiële voordelen: minder fraude, lagere administratieve lasten, vereenvoudigde compliance voor grensoverschrijdende handel en een gelijker speelveld voor alle marktdeelnemers.

Bedrijven doen er goed aan zich tijdig voor te bereiden op deze veranderingen door hun facturatie- en rapportagesystemen te evalueren en waar nodig aan te passen aan de nieuwe digitale vereisten. Door proactief te handelen, kunnen ze niet alleen voldoen aan de nieuwe regelgeving, maar ook profiteren van de efficiëntieverbeteringen die gepaard gaan met digitalisering van het btw-proces. Adviesbureaus als Solventis kunnen u helpen met dergelijke evaluaties en zijn in staat om op basis van uw applicatielandschap te adviseren over welke stappen u dient te nemen om VIDA ready te zijn.

Mocht u concreet op zoek zijn naar het implementeren van e-facturatie oplossingen die gebruik maken van het Peppol-netwerk, dan is Peppol.nu een interessante website om in de gaten te houden.

/1 Reactie/door

Peppol speelt sleutelrol bij digitalisering Rijksinkoop

,
De Rijksoverheid werkt aan het digitaliseren van haar inkoopprocessen en wil leveranciers daarbij als één overheid laagdrempelig tegemoet treden, aldus Rolf Valenteijn. Hij is manager inkoop- en aanbestedingsbeleid bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Peppol vervult daarbij een sleutelrol.
/door