Prinsjesdag 2025: Wensenlijst voor e-facturatie en Peppol in Nederland

, ,

Prinsjesdag 2025: Wensenlijst voor e-facturatie en Peppol in Nederland

De derde dinsdag in september Voor ondernemers is dit traditioneel hét moment om te horen welke plannen de regering heeft voor het komende jaar. Prinsjesdag 2025 biedt een unieke kans voor de Nederlandse overheid om definitief het roer om te gooien naar de digitale toekomst van zakelijke facturatie. Terwijl onze Europese buurlanden al concrete stappen zetten naar verplichte e-facturatie, wachten Nederlandse ondernemers nog altijd op duidelijkheid.

Voor Peppol.nu is Prinsjesdag dit jaar daarom extra belangrijk. De vraag is niet langer óf Nederland de overstap gaat maken naar verplichte e-facturatie via het Peppol netwerk, maar wanneer en hoe. Met de juiste keuzes kan de overheid ondernemers helpen besparen op administratieve lasten, de btw-inning verbeteren en Nederland voorbereiden op de Europese ViDA-richtlijn die vanaf 2030 verplichte grensoverschrijdende e-facturatie introduceert.

Terugblik: Wat zei Prinsjesdag 2024 over digitalisering?

Vorig jaar stonden digitalisering en fraudebestrijding prominent op de Prinsjesdag-agenda. De regering benadrukte het belang van “modernisering van de belastingdienst” en “digitale innovatie in het mkb”. Er werd gesproken over investeringen in digitale infrastructuur en het tegengaan van btw-fraude door betere data-uitwisseling.

Hoewel deze thema’s direct raken aan de voordelen van e-facturatie, bleef een concrete roadmap voor verplichte e-facturatie in Nederland uit. Ondertussen zetten onze buurlanden wel concrete stappen: België maakte de overstap verplicht vanaf 2026, Duitsland werkt aan een vergelijkbaar traject, en Frankrijk bereidt soortgelijke maatregelen voor.

Het resultaat? Nederlandse bedrijven die zakendoen met Belgische partners staan voor de uitdaging van dubbele administratie: e-facturen voor België, traditionele facturen voor Nederlandse klanten. Een inefficiënte situatie die om een Nederlandse oplossing vraagt.

Waarom e-facturatie nu belangrijker is dan ooit

De internationale ontwikkelingen maken duidelijk waarom Nederland niet langer kan wachten. De Europese Unie heeft met de ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) al bepaald dat vanaf 2030 alle grensoverschrijdende B2B-transacties via gestructureerde elektronische facturen moeten verlopen. Dit betekent dat Nederlandse bedrijven hoe dan ook moeten overstappen op het Peppol netwerk.

Belgische e-facturatieplicht (2026): Vanaf 1 januari 2026 zijn alle Belgische bedrijven verplicht onderling e-facturen uit te wisselen. Nederlandse leveranciers zonder vaste inrichting in België zijn niet verplicht mee te doen, maar hun Belgische klanten moeten wel twee systemen bijhouden – een inefficiënte situatie.

Duitse en Franse voorbereidingen: Onze grootste handelspartners werken aan vergelijkbare trajecten. Duitsland onderzoekt actief de invoering van verplichte B2B e-facturatie, Frankrijk heeft al concrete plannen aangekondigd.

ViDA 2030: De Europese richtlijn maakt grensoverschrijdende e-facturatie verplicht. Nederlandse bedrijven die nu al aansluiten op het Peppol netwerk, lopen voorop op deze ontwikkeling.

Door nu te handelen, kan Nederland de digitale transformatie leiden in plaats van achter de feiten aan te lopen.

Onze Prinsjesdag-wensenlijst 2025

Dit is wat wij op Prinsjesdag 2025 hopen te horen over e-facturatie en Peppol in Nederland:

1. Een duidelijke roadmap voor binnenlandse B2B e-facturatie

Nederlandse ondernemers verdienen helderheid. Wij hopen op concrete plannen: wanneer wordt verplichte e-facturatie ingevoerd voor binnenlandse B2B-transacties? Een gefaseerde invoering, beginnend met grote bedrijven en uitbreidend naar het mkb, kan ondernemers de tijd geven om zich voor te bereiden.

Ons voorstel: Start met bedrijven met een omzet boven de 50 miljoen euro in 2027, uitbreiding naar alle B2B-transacties in 2029 – één jaar vóór de Europese ViDA-verplichting.

2. Steunmaatregelen voor mkb e-facturatie

Het midden- en kleinbedrijf vormt de ruggengraat van de Nederlandse economie, maar heeft vaak beperkte IT-middelen. Administratieve lastenverlichting begint met praktische ondersteuning bij de overstap naar digitale processen.

Onze wensen: Subsidies voor Peppol-aansluiting, gratis trainingen via de Kamer van Koophandel, en een helder stappenplan dat mkb-ondernemers begrijpen zonder technische achtergrond.

3. Versterking van digitale infrastructuur overheid

Een succesvolle overstap naar e-facturatie vereist robuuste digitale infrastructuur. De overheid moet investeren in Logius, Digipoort uitbreiden voor Peppol-verkeer, en zorgen voor een Nederlandse Peppol Authority die de kwaliteit en veiligheid bewaakt.

Concreet: Verhoog de capaciteit van Digipoort, zorg voor 24/7 beschikbaarheid, en ontwikkel Nederlandse standaarden die aansluiten bij Europese normen.

4. Heldere communicatiecampagnes richting ondernemers

Veel ondernemers kennen de term “Peppol” nog niet, laat staan dat ze weten wat e-facturatie voor hun bedrijf betekent. De overheid moet een brede voorlichtingscampagne starten die uitlegt waarom deze verandering nodig is en hoe bedrijven kunnen profiteren.

Onze suggestie: Concrete rekenvoorbeelden die laten zien hoeveel tijd en geld ondernemers besparen, praktische casestudies van bedrijven die al zijn overgestapt, en eenvoudige tools om kosten en baten in te schatten.

Het is immers alweer bijna 5 jaar geleden dat de Nederlandse overheid een maatschappelijke kosten-baten analyse (MKBA) heeft laten uitvoeren over e-facturatie. Dit betrof in 2021 slechts een quick-scan zonder financiële impact. Voor een overzicht van de financiële impact moeten we terug naar de MKBA e-factureren die in 2014 is uitgevoerd om de effecten te meten van de Richtlijn 2014/55/EU inzake e-facturatie bij overheidsopdrachten.

5. Europese afstemming en aansluiting bij buurlanden

Nederland moet niet in isolatie opereren. Door nauwe samenwerking met België, Duitsland en Frankrijk kunnen we zorgen voor naadloze grensoverschrijdende handel en voorkomen dat ondernemers met verschillende systemen moeten werken.

Praktisch: Gezamenlijke standaarden, wederzijdse erkenning van certificaten, en gecoördineerde invoeringsschema’s die internationale handel vergemakkelijken.

Wat dit oplevert: voordelen voor iedereen

De investering in e-facturatie en het Peppol-netwerk levert concrete voordelen op voor alle betrokkenen:

Voor ondernemers: Snellere betalingen door geautomatiseerde verwerking, minder administratieve fouten, lagere kosten voor factuurbeheer, en betere cashflow door het verkorten van betalingstermijnen. Onderzoek toont aan dat bedrijven tot 60% besparen op factuurverwerkingskosten.

Voor de overheid: Verbeterde btw-inning door real-time inzicht in transacties, effectievere fraudebestrijding door gestructureerde data, en lagere handhavingskosten. De Nederlandse belastingdienst kan veel gerichter controleren met betrouwbare digitale informatie.

Voor de maatschappij: Een transparantere economie waarin belastingontduiking moeilijker wordt, eerlijkere concurrentie omdat alle bedrijven dezelfde regels volgen, en een sterke digitale infrastructuur die Nederland voorbereid op de toekomst.

Nederland kan nog steeds koploper worden

De keuzes die we nu maken, bepalen of Nederland digitale koploper wordt of achterloopt bij onze buurlanden. Andere landen laten zien dat de overstap naar verplichte e-facturatie mogelijk is: Italië doet het al sinds 2019, Brazilië al veel langer, en België start volgend jaar.

Met de juiste planning kan Nederland niet alleen aanhaken bij deze internationale trend, maar de standaard zetten voor hoe de overstap soepel en ondernemersvriendelijk kan verlopen. Dit vereist wel moed van de regering om concrete keuzes te maken en ondernemers de zekerheid te geven die zij verdienen.

Onze oproep: blijf op de hoogte en bereid u voor

Of er nu al concrete plannen worden aangekondigd op Prinsjesdag 2025 of niet, de internationale ontwikkelingen maken duidelijk dat e-facturatie eraan komt. Nederlandse ondernemers kunnen zich het beste alvast gaan oriënteren op de mogelijkheden.

Peppol.nu blijft u informeren over alle ontwikkelingen rond e-facturatie in Nederland en Europa. Via onze website vindt u praktische informatie, overzichten van Peppol-leveranciers, en concrete stappen om uw bedrijf voor te bereiden op de digitale toekomst van facturatie.

Wilt u weten hoe uw bedrijf zich kan voorbereiden op verplichte e-facturatie en het Peppol netwerk? Lees meer op Peppol.nu en ontdek hoe u eenvoudig kunt aansluiten. Bekijk ook ons overzicht van Peppol-leveranciers om de provider te vinden die het beste bij uw situatie past.

Door nu actie te ondernemen, zorgt u ervoor dat uw bedrijf klaar is voor de toekomst – ongeacht wat er precies op Prinsjesdag wordt aangekondigd. De digitale revolutie in facturatie is al begonnen, de vraag is alleen of u vooroploopt of achterloopt.

Volg Peppol.nu voor het laatste nieuws over e-facturatie, Peppol en alle ontwikkelingen rond e-facturatie in Nederland.

/door

E-facturatie verplicht in België vanaf 2026: inzichten van de kennisdag

E-facturatie verplicht in België vanaf 2026: inzichten van de kennisdag
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor B2B-bedrijven in België. Wat betekent dit concreet voor jouw organisatie? Tijdens de E-facturatie Kennisdag 2025 deelden overheden, softwareleveranciers en compliance-experts hun inzichten over deze nieuwe regelgeving. “Bedrijven die nu starten met voorbereiden, besparen tot 30% op implementatiekosten,” klonk het tijdens een paneldiscussie.

De cijfers spreken boekdelen: van de bijna 1,2 miljoen btw-plichtige bedrijven in België zijn er vandaag slechts 250.000 geregistreerd op het Peppol-netwerk. Dat betekent dat bijna 1 miljoen ondernemingen nog actie moeten ondernemen. In dit artikel lees je niet alleen de belangrijkste takeaways van het event, maar krijg je ook een concreet stappenplan om compliant te zijn tegen 2026. Laten we erin duiken!

Wat houdt de verplichte e-facturatie in België in per 2026?
Scope en verplichtingen van de nieuwe wetgeving
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor hun B2B-transacties. Dit betekent een fundamentele verandering in de manier waarop bedrijven factureren en facturen ontvangen.

De verplichting geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen in België, ongeacht hun grootte. Dit omvat zowel grote bedrijven als KMO’s en eenmanszaken die B2B-transacties uitvoeren met andere Belgische ondernemingen. Het is belangrijk om te weten dat er enkele uitzonderingen zijn: facturatie naar particuliere klanten (B2C) blijft mogelijk op papier of PDF, niet btw-plichtige ondernemingen zijn vrijgesteld, en bepaalde specifieke sectoren krijgen mogelijk uitzonderingen.

Waarom België deze stap neemt: link met Europese ViDA-richtlijnen
België loopt voorop in de implementatie van de Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age). Deze EU-richtlijn verplicht alle lidstaten om tegen 2028 e-facturatie in te voeren. Door nu al te starten, wil België meerdere doelen bereiken: btw-fraude bestrijden en de “btw-kloof” verkleinen, administratieve lasten voor bedrijven verminderen op lange termijn, efficiëntie in belastinginning verhogen, en een digitale voorsprong behouden in Europa.

Impact op bestaande facturatie- en boekhoudsystemen
De overgang betekent meer dan alleen een softwareupdate. Bedrijven moeten hun volledige facturatieproces herdenken. Op technisch vlak vraagt dit om integratie met het Peppol-netwerk via een erkende Access Point, aanpassing van ERP- en boekhoudsystemen, en training van medewerkers op nieuwe workflows.

De financiële gevolgen zijn significant: facturen die niet voldoen aan de nieuwe normen verliezen hun btw-aftrekbaarheid, bedrijven moeten investeren in nieuwe software en systemen, en er zijn mogelijke boetes bij non-compliance. Om bedrijven te ondersteunen biedt de overheid echter fiscale voordelen: een verhoogde aftrek van 120% voor factureringspakketten en een investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen.

Belangrijkste inzichten van de E-facturatie Kennisdag 2025
De E-facturatie Kennisdag van 21 mei 2025 in BluePoint Antwerpen bracht enerzijds aanbieders van e-facturatieoplossingen en anderzijds financials en IT-verantwoordelijken samen om zich voor te bereiden op de nieuwe verplichting. Het event leverde waardevolle inzichten op die cruciaal zijn voor een succesvolle implementatie.

Highlights Keynote panel en expert citaten
Dagvoorzitter Saartje Vandendriessche ging in gesprek met Wouter Bollaert, Adviseur-Generaal van FOD Financiën, en Johan van Steelandt, Specialist e-facturatie.

Wouter benadrukte tijdens dit gesprek het primaire beleidsuitgangspunt om te komen tot pro-actief e-facturatie beleid, dat heeft geleid tot de B2B-verplichting per 1 januari 2026: “De Belgische overheid gebruikt e-facturatie als instrument om het BTW-gat te verkleinen – het BTW-gat is het verschil tussen BTW-plichtige transacties en de daadwerkelijke BTW inningen.”

In zijn rol van e-facturatie specialist merkt Johan de gevolgen van de publicatie van de verplichting: “ik spreek momenteel wekelijks 50-100 bedrijven bij over e-facturatie, wat het is en hoe bedrijven aan een e-facturatie oplossing komen die past bij hun situatie.”

Tijdens zijn sessies laat Johan de aanwezigen plaatsnemen op een van vier stoelen, die van organisaties met een externe boekhouder, organisaties met een eigen boekhoudpakket, organisaties met een ERP oplossing of organisaties zonder boekhouder of software.

Voor ieder van deze ‘stoelen’ heeft Johan een tip. “Indien u een externe boekhouder heeft, bel deze op en vraag of deze gereed is voor de e-facturatie verplichting. Voor gebruikers van boekhoudpakketten geldt hetzelfde, bel uw software aanbieder op en vraag naar de e-facturatie mogelijkheden.” Bedrijven met complexere software, zoals ERP systemen kunnen het beste kijken naar een noodoplossing om gegarandeerd gereed te zijn voor 1 januari 2026. Parrallel hier aan wordt aangeraden om een integratietraject voor de definitieve oplossing te starten om uw interne gegevensstromen op te lijnen, zodat de juiste gegevens voor de e-factuur kunnen worden aangeleverd. Tot slot, voor de organisaties zonder boekhouder of software, bestaan er allerlei portaal mogelijkheden om het versturen en ontvangen van e-facturen te faciliteren.

De grootste fout die bedrijven maken is wachten tot het laatste moment. Bedrijven die nu beginnen, hebben tijd om hun processen te optimaliseren en kunnen profiteren van early-adopter voordelen, zoals het meenemen van de interne organisatie bij deze verandering.

Wouter gaf aan dat ondanks de positieve business case voor e-facturatie via aansluiting op het Peppolnetwerk, bedrijven nog niet massaal over de streep zijn getrokken. Wouter, “Zolang er geen grote aantallen bedrijven op het Peppolnetwerk zitten, zullen bedrijven aarzelen om aan te sluiten. Zolang bedrijven aarzelen om aan te sluiten, zullen er geen grote aantallen bedrijven op het Peppolnetwerk zitten. De Belgische overheid tracht met de keuze voor Peppol deze ‘kip-ei’ discussie te doorbreken.”

De algemene afdronk was enerzijds, bedrijven dienen te begrijpen dat e-facturatie en Peppol per 1 januari 2025 een fact of life zijn in België. Bovendien, Peppol is uiteindelijk niet alleen een compliance-vereiste, het wordt de ruggengraat van digitale business communicatie in Europa. Bedrijven die dit begrijpen, investeren niet alleen in compliance maar in toekomstbestendigheid.

Veelgestelde vragen tijdens het event
Tijdens de Q&A-sessies kwamen steeds dezelfde vragen terug. Een veelgehoorde vraag was: “Kunnen we nog PDF-facturen sturen?” Het antwoord is duidelijk: nee, niet als rechtsgeldig document. Vanaf 2026 moeten alle B2B-facturen gestructureerd elektronisch zijn. PDF via e-mail voldoet niet meer aan de vereisten.

Ter geruststelling van een aantal vraagstellers, mag uiteraard wel parallel een PDF worden toegezonden, zolang deze maar niet geldt als uitgangspunt voor de financiële transactie.

Een andere vraag betrof leveranciers die nog niet klaar zijn. Pieter-Jan van Mierlo, advocaat bij PKF BOFIDI Legal, gaf aan dat de boetebedragen aanzienlijk zijn: wie vanaf 2026 nog traditionele facturen verstuurt of ontvangt, riskeert boetes tot €5.000 per foutieve factuur. Voor eerste overtredingen bedraagt de boete €50 per foutieve factuur (maximum €5.000), bij een tweede inbreuk €125 per factuur, en vanaf de derde schending €250 per factuur – telkens met een maximum van €5.000 per overtreding. Ook het verwerken van niet-conforme facturen in je boekhouding kan leiden tot proportionele boetes tot 200% van de verschuldigde BTW.

Wat betreft de implementatiekosten variëren deze van €20-200 per maand afhankelijk van je factuurvolume en gekozen oplossing, maar deze relatief kleine investering wordt ruimschoots gecompenseerd door de fiscale voordelen én het vermijden van deze kostbare boetes die kunnen oplopen tot duizenden euro’s per maand bij grotere factuurvolumes.

Waarom Peppol de standaard wordt voor e-facturatie
Wat is Peppol en hoe werkt het in België en Europa?
Peppol is een internationaal netwerk dat veilige, gestandaardiseerde uitwisseling van bedrijfsdocumenten mogelijk maakt. Oorspronkelijk ontwikkeld voor overheidsopdrachten, is het nu in toenemende mate de Europese standaard voor e-facturatie aan het worden.

Het systeem werkt volgens een helder proces: bedrijven registreren zich bij een Peppol Access Point (provider) die hen aansluit op het Peppolnetwerk – al dan niet via hun boekhoudpakket of ERP leverancier. De factuurinformatie wordt automatisch omgezet naar het Peppol Bis V3 formaat, het netwerk routeert facturen veilig naar de ontvanger, en facturen worden automatisch geïntegreerd in het ontvangende systeem.

Peppol vs traditionele e-facturatie: voordelen
Traditionele e-facturatie vereist punt-tot-punt koppelingen tussen bedrijven, werkt met verschillende formaten en standaarden, en vereist complexe integraties voor elke nieuwe relatie. Het Peppol-netwerk daarentegen biedt een veel elegantere oplossing: één integratie geeft toegang tot alle deelnemers, er wordt een gestandaardiseerd formaat (Peppol Bis v3) gebruikt, er is internationale interoperabiliteit, en er is ingebouwde veiligheid en betrouwbaarheid.

Standpunten van overheid en sectororganisaties
De Belgische overheid heeft bewust gekozen om geen eigen e-facturatie-oplossing te ontwikkelen, maar vertrouwt op de markt en het Peppol-netwerk. Deze aanpak biedt keuzevrijheid voor bedrijven, concurrentie tussen aanbieders, innovatie-gedreven oplossingen, en lagere kosten door marktwerking. Sectororganisaties zoals Agoria, Unizo en Voka ondersteunen deze aanpak en bieden gerichte begeleiding voor hun leden.

→Wat is Peppol?

Veelgemaakte fouten en hoe je die vermijdt
Te laat starten met voorbereidingen
Een van de meest gemaakte fouten is het onderschatten van de tijd die nodig is voor implementatie. Veel bedrijven denken dat januari 2026 nog ver weg is en stellen actie uit. Dit leidt tot hogere implementatiekosten door tijdsdruk, beperkte keuze in softwareleveranciers, risico op compliance-problemen, en stress plus operationele verstoringen.

De oplossing is om nu te starten met analyse en planning, budget te reserveren voor 2025, implementatie te plannen in rustige periodes, en buffer in te bouwen voor onverwachte problemen.

Gebrek aan interne kennis en training
Medewerkers die niet voorbereid zijn op nieuwe processen en systemen vormen een groot risico. De aanpak hiervoor is het organiseren van vroegtijdige training sessies, het creëren van interne champions, het documenteren van nieuwe procedures, en het plannen van follow-up training na implementatie.

Onderschatting van integratie-complexiteit
De technische integratie blijkt vaak complexer dan verwacht. Dit kun je voorkomen door een grondige system audit vooraf te doen, IT-experts bij de planning te betrekken, realistische timelines te plannen, en budget vrij te houden voor onverwachte kosten.

Wees alert op red flags bij leveranciers: beloftes van “plug-and-play” oplossingen, onduidelijke kostenstructuur, geen referenties in jouw sector, en ontbrekende technische documentatie zijn waarschuwingssignalen.

Fiscale voordelen en ondersteuning
Overheidsteun voor de overstap
Om bedrijven te helpen bij de overgang, heeft de regering aantrekkelijke fiscale voordelen ingevoerd. Er is een 120% kostenaftrek beschikbaar van 2024 tot 2027 voor abonnementen op factureringspakketten, advieskosten rond implementatie, en training en opleiding van medewerkers. Daarnaast is er vanaf 2025 een 20% investeringsaftrek voor aankoop van e-facturatie software, hardware-investeringen, en systeem-integraties.

Een praktisch voorbeeld: een KMO die €5.000 investeert in Peppol-software kan normaal €5.000 aftrekken, maar met 20% investeringsaftrek wordt €6.000 aftrekbaar, wat bij een belastingtarief van 25% resulteert in €250 extra besparing.

Sectorspecifieke ondersteuning
Verschillende organisaties bieden gerichte ondersteuning. Agoria ondersteunt de technologiesector met gratis informatiesessies, technische workshops, en peer-to-peer netwerken. Unizo helpt KMO’s met praktische handleidingen, groepsaankoop mogelijkheden, en persoonlijk advies. Voka ondersteunt het Vlaams bedrijfsleven met sectorworkshops, expert panels, en een online resource center.

Toekomstperspectief: verder dan 2026
Europese ontwikkelingen
De Belgische implementatie is onderdeel van een bredere Europese beweging. In 2026 start België met B2B e-facturatie, in 2028 wordt de EU-wijde ViDA-richtlijn van kracht, en in 2030 wordt grensoverschrijdende e-facturatie verplicht.

Nieuwe mogelijkheden door e-facturatie
E-facturatie opent de deur naar automatische boekhouding met AI-gestuurde categorisering, realtime cashflow monitoring, en geautomatiseerde goedkeuringsprocessen. Het levert betere business intelligence op met real-time inzicht in verkopen, geautomatiseerde rapporten, en predictive analytics voor cashflow. Ook verbetert het klantrelaties door snellere factuurverwerking, minder discussies over facturen, en een professionele uitstraling.

Voorbereiding op e-reporting (2028)
België plant ook de invoering van near real-time btw-rapportage vanaf 2028. Bedrijven die nu investeren in goede e-facturatie infrastructuur, zijn beter voorbereid op deze volgende stap.

Conclusie en volgende stappen
De verplichting tot e-facturatie in België vanaf 2026 is een grote verandering, maar ook een kans om je processen te moderniseren. De E-facturatie Kennisdag 2025 heeft duidelijk gemaakt dat voorbereiding cruciaal is. Met bijna 1 miljoen bedrijven die nog moeten overstappen, is het zaak om nu actie te ondernemen.

Jouw actieplan voor de komende maanden bestaat uit concrete stappen per kwartaal. Voor Q3 2025 moet je je huidige facturatieproces analyseren, Peppol Access Points vergelijken, offertes bij 3 leveranciers aanvragen, en budget plannen voor implementatie. Voor Q4 2025 kies en contracteer je je oplossing, start je met systeemintegratie, train je eerste medewerkers, en begin je een pilot met geselecteerde klanten. Voor Q1 2026 zorg je voor volledige implementatie, test je alle processen, train je het hele team, en garandeer je compliance.

Begin vandaag nog met je analyse, kies de juiste Peppol-oplossing en zet je organisatie op koers naar compliance. De bedrijven die nu starten, zullen niet alleen compliant zijn, maar ook profiteren van efficiëntiere processen en concurrentievoordelen.

→ Vergelijk Peppol-oplossingen op Peppol.nu
Bekijk welke Peppol Leveranciers het beste bij jouw bedrijf organisatie passen

/door

Een open gesprek over Peppol e-facturatie: Wat betekent e-facturatie via Peppol concreet voor jouw organisatie?

,

Peppol e-facturatie

Een open gesprek over Peppol: Wat betekent e-facturatie via Peppol concreet voor jouw organisatie?

Tijdens het Heliview Factuurcongres 2025 organiseerde Peppol.nu een open gesprek over e-facturatie via het Peppol-netwerk. Vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven, de overheid, serviceproviders en de Nederlandse Peppolautoriteit gingen met elkaar in gesprek over de praktijk en adoptie van Peppol.

Van concrete cijfers over e-facturatie bij de Nationale Politie tot organisaties die nog niet wisten wat Peppol was — het werd een interactieve en inhoudelijke sessie waarin niet alleen kennis werd gedeeld, maar ook nieuwe vragen werden opgeworpen. Dit artikel vat de inzichten samen voor organisaties die zich willen oriënteren op Peppol e-facturatie.

Wat is Peppol eigenlijk?

Peppol is een open netwerk dat is ontworpen om veilige, gestandaardiseerde elektronische documentuitwisseling mogelijk te maken tussen organisaties. Anders dan bij traditionele facturatiemethoden zoals e-mail of PDF-facturen, biedt Peppol een gestructureerde manier om factuurgegevens uit te wisselen, waarbij de data direct in de systemen van de ontvanger kan worden ingelezen.

Wat Peppol onderscheidt van andere methoden is de standaardisatie en interoperabiliteit. Door gebruik te maken van universele formaten en protocollen, zorgt Peppol ervoor dat facturen probleemloos kunnen worden uitgewisseld tussen verschillende softwaresystemen, zonder handmatige invoer of conversie. De interoperabiliteit wordt bovendien gegarandeerd door een ecosysteem van dienstverleners (Serviceproviders) die voor hun klanten de toegang (Accesspoint) tot het netwerk verschaffen en de documenten via een afgesproken standaard met elkaar uitwisselen.

De Europese Unie (EU) speelt een belangrijke rol in de stimulering van Peppol-adoptie vanwege hun actieve rol in het aanjagen van elektronisch factureren.Via de Richtlijn 2014/55/EU heeft de Europese Commissie e-facturatie verplicht gesteld voor overheidsinstanties, wat heeft bijgedragen aan de toenemende bekendheid en implementatie van Peppol in Nederland en andere Europese landen.

Peppol in de praktijk – inzichten van het Factuurcongres

Tijdens het Heliview Factuurcongres 2025 werden verschillende praktijkvoorbeelden gedeeld die inzicht gaven in de huidige stand van Peppol-adoptie. Een opvallend voorbeeld kwam van de Nationale Politie, die jaarlijks maar liefst 300.000 e-facturen via Peppol ontvangt op een totaal van 500.000 facturen. Dit toont aan dat grote overheidsorganisaties al aanzienlijke stappen hebben gezet in de implementatie van e-facturatie.

Aan de andere kant van het spectrum staan veel organisaties, waarbij de adoptiegraad vaak nog laag is. Zeker als het gaat om het uitwisselen van e-facturen tussen bedrijven onderling (B2B). Zo gaf een bedrijf aan dat ondanks hun inspanningen ze nu ongeveer 17% van de facturen via Peppol kregen aangeleverd. Dit illustreert de uitdaging die nog voor ons ligt: hoe kunnen we ervoor zorgen dat meer organisaties de overstap maken naar e-facturatie via Peppol?

Tijdens de sessie werd door een van de aanwezigen – Jaap Jan Nienhuis van 4CEE – ook de rol van serviceproviders toegelicht. Deze providers fungeren als toegangspoorten tot het Peppol-netwerk  (Accesspoints) en bieden diensten die organisaties helpen bij het implementeren en gebruiken van Peppol.Voor het optimaal functioneren van het gehele ecosysteem is nauwe samenwerking tussen de serviceproviders van doorslaggevend belang. Deze onderlinge samenwerking zorgt niet alleen voor een stabiel netwerk en een naadloze gegevensuitwisseling, maar bevordert ook innovatie en continue verbetering van de dienstverlening aan eindgebruikers.

Ook de Nederlandse Peppolautoriteit was tijdens deze sessie aanwezig en ging kort in op hun rol in het borgen van de betrouwbaarheid en veiligheid van het netwerk, het accrediteren en toezicht houden op serviceproviders, en het vertegenwoordigen van Nederland in de internationale governance van Peppol.

Wat houdt adoptie van Peppol e-facturatie nu tegen?

Ondanks de voordelen van Peppol, blijft de adoptie – met name Business to Business domein – achter. Tijdens het open gesprek kwamen verschillende barrières naar voren:

Onbekendheid staat bovenaan de lijst. Veel organisaties weten simpelweg niet wat Peppol is of welke concrete voordelen het biedt. Deze kenniskloof leidt tot terughoudendheid bij het implementeren van nieuwe systemen of processen.

Een hardnekkig misverstand is dat e-facturatie vooral ‘iets voor IT’ zou zijn. In werkelijkheid raakt het alle afdelingen die betrokken zijn bij het factuurproces, van financiën tot inkoop. De perceptie dat technische kennis vereist is, schrikt echter veel niet-technische besluitvormers af.

Een vaak gehoorde frustratie bij organisaties die al met Peppol werken, is het gebrek aan feedback bij verzending. Veel verzenders willen graag weten of hun factuur succesvol is ontvangen en in behandeling is genomen. Deze behoefte aan transparantie in het proces werd tijdens het congres herhaaldelijk benadrukt.

Tot slot, geven alle organisaties aan dat ze toe zijn aan duidelijkheid. Waar gaat het heen met e-facturatie in Nederland? Zeker ook in het kader van de ‘VAT in the Digital Age’ (ViDA) verordening. Ook hier zag je dat een deel van de organisaties hier kennis van heeft genomen en met vragen zitten over keuzes die de Nederlandse overheid wil maken, gaat maken of hebben gemaakt. Alleen al hierover is onduidelijkheid. Voor andere organisaties was ViDA en de consequenties van deze verordening nog onbekend terrein.

Wat hebben organisaties nodig om met Peppol te starten?

Om de adoptie van Peppol te versnellen, hebben organisaties behoefte aan concrete handvatten. Uit het gesprek op het Factuurcongres kwamen diverse behoeften naar voren:

Allereerst is er vraag naar heldere uitleg over wat e-facturatie met Peppol praktisch inhoudt. Geen technische details, maar praktische informatie: wat verandert er in het dagelijkse werk, wat zijn de stappen om te implementeren, en welke resultaten kunnen worden verwacht?

Een eenvoudig onboardingproces is essentieel. Organisaties willen niet verzanden in complexe implementatietrajecten, maar zoeken naar een gestroomlijnde aanpak om snel operationeel te zijn op het Peppol-netwerk.

Daarnaast is er behoefte aan inzicht in hoe het Peppol-netwerk integreert met bestaande ERP- en boekhoudsystemen. Organisaties willen weten of hun huidige software compatibel is, welke aanpassingen nodig zijn, en hoe ze efficiënt kunnen werken met Peppol binnen hun bestaande IT-landschap.

De meerwaarde van statusupdates en transparantie

Een thema dat veel bijval kreeg tijdens het open gesprek was de behoefte aan terugkoppeling in het facturatieproces. “Is mijn factuur ontvangen en in behandeling?” is een vraag die veel verzenders bezighoudt. Zonder bevestiging blijft er onzekerheid, wat kan leiden tot dubbele verzendingen of onnodige opvolging.

Statusterugkoppeling verhoogt niet alleen het vertrouwen in het systeem, maar verbetert ook de efficiëntie. Wanneer verzenders direct weten dat hun factuur is ontvangen en in behandeling is genomen, kunnen zij hun eigen administratieve processen beter inrichten en is er minder behoefte aan het nabellen of emailen om de status van facturen te controleren.

De Peppol-standaard biedt al mogelijkheden voor statusterugkoppeling, en verschillende serviceproviders hebben oplossingen ontwikkeld om hierin te voorzien. Toch werd tijdens het congres duidelijk dat er nog wensen zijn voor verdere verbetering en standaardisatie van deze functionaliteit, zodat alle deelnemers in het netwerk hier optimaal van kunnen profiteren.

Inzicht en samenwerking als sleutel tot adoptie

Het open gesprek op het Factuurcongres liet zien dat kennisdeling essentieel is voor verdere adoptie van Peppol. Door praktijkvoorbeelden te delen, rollen uit te leggen en naar zorgen te luisteren, ontstaat een duidelijker beeld van wat Peppol kan betekenen. Organisaties hoeven geen techneuten te zijn om de voordelen van Peppol te benutten — maar ze moeten wél weten waar ze kunnen beginnen.

De gesignaleerde behoeften aan duidelijke informatie, eenvoudige onboarding en betere statusterugkoppeling bieden concrete aanknopingspunten voor serviceproviders en de Peppolautoriteit om de dienstverlening verder te verbeteren. Door samen te werken aan deze uitdagingen kan de adoptie van Peppol worden versneld, wat uiteindelijk leidt tot efficiëntere processen en kostenbesparingen voor alle betrokken partijen.

Meer weten over hoe jouw organisatie kan starten met Peppol? Bezoek Peppol.nu en ontdek praktische informatie, tools en serviceproviders die je verder helpen.

/door

De toekomst van e-factureren en e-procurement: inzichten van het 4CEE Future Finance event

,

Peppol e-facturatie

De toekomst van e-factureren en e-procurement: inzichten van het 4CEE Future Finance event

Tijdens het recente 4CEE Future Finance event in Hotel Papendal stond de toekomst van financiële processen centraal. Een van de meest bezochte break-out sessies was “Hoe ziet e-factureren en e-procurement eruit in de toekomst?”, gepresenteerd door Justin de Jager (Solventis | Peppol.nu) en Jaap Jan Nienhuis (Traderinterop | 4CEE).

In dit artikel delen we de belangrijkste inzichten uit deze sessie over de komende revolutie in digitale facturatie en het groeiende belang van Peppol.

De huidige stand van zaken: silo’s doorbreken

Zoals de sprekers benadrukten, is elk bedrijf onderdeel van een keten waarin gegevensuitwisseling met klanten en leveranciers essentieel is. Toch verloopt deze uitwisseling vaak nog handmatig en foutgevoelig.

De oorzaak? Bedrijven hebben veel geïnvesteerd in het optimaliseren, digitaliseren en automatiseren van hun eigen processen. Ook op het gebied van purchase-to-pay processen zie je dat ERP-pakketten – waarin bedrijven hun orders, facturen en andere handelsdocumenten verwerken – veelal als geïsoleerde silo’s opereren. “Het delen van data uit ERP-pakketten kan wel, maar dan vaak op de technische voorwaarden van de organisatie met de minste afhankelijkheid bij een deal.

“Het delen van data vanuit ERP-pakketten, waarbij beide zakenpartners profijt ervaren staat nog in de kinderschoenen. Toch vinden daar grote veranderingen plaats: realtime data delen tussen ERP-software komt steeds vaker voor. E-factureren is daarvan de eerste verschijningsvorm. Maar dit is nog maar het begin.”

Peppol: van individuele platforms naar open ecosysteem

Een belangrijk thema tijdens de sessie was de evolutie van e-facturatie. In het verleden had elke grote inkoper zijn eigen platform, wat betekende dat leveranciers zich telkens opnieuw moesten aanpassen aan verschillende systemen. Dit verhoogde de kosten en complexiteit aanzienlijk. Jaap Jan legt uit hoe Peppol deze situatie fundamenteel verandert. “Peppol is een open netwerk dat bedrijven en overheden in staat stelt om elektronische facturen en andere zakelijke documenten veilig en gestandaardiseerd uit te wisselen. Het functioneert als een betrouwbaar alternatief voor e-mail, maar dan specifiek voor facturen, inkooporders en andere ‘purchase-to-pay’ berichten.”

Europese wetgeving als katalysator

De deelnemers kregen inzicht in hoe Europese wetgeving de adoptie van e-facturatie versnelt. Sinds 18 april 2019 zijn overheidsorganisaties in Nederland wettelijk verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen. Met de komst van de ‘VAT in the Digital Age’ (ViDA) wetgeving gaat dit nog een stap verder: bedrijven worden dan verplicht om btw-gerelateerde informatie bijna realtime te rapporteren bij grensoverschrijdende handel.

Dit betekent dat ook bedrijven die niet met overheden werken moeten overstappen op e-facturatie via netwerken zoals Peppol. Hoewel Nederland nog geen officiële verplichting heeft uitgesproken voor e-facturatie tussen bedrijven (B2B), lijkt dit volgens Justin de Jager slechts een kwestie van tijd.

Waarom nu al investeren in Peppol-integratie?

Beide sprekers benadrukten dat bedrijven er verstandig aan doen om nu al te investeren in Peppol-integraties, om verschillende redenen:

  • Efficiënter werken: directe communicatie tussen softwarepakketten vermindert handmatige invoer
  • Fouten verminderen: Gestandaardiseerde gegevensuitwisseling voorkomt interpretatieverschillen
  • Voldoen aan compliance-eisen: Voorbereid zijn op huidige en toekomstige wetgeving
  • Klaar zijn voor internationale transacties: Peppol werkt grensoverschrijdend

Peppol: meer dan alleen factureren

Een interessant inzicht uit de sessie was dat Peppol meer omvat dan alleen e-facturen. Het netwerk ondersteunt ook andere documenten zoals inkooporders, orderbevestigingen en verzendberichten.

De verwachting is dat het netwerk zich verder uitbreidt met nieuwe berichttypes, waardoor steeds meer bedrijfsprocessen gedigitaliseerd kunnen worden.

De toekomst: realtime data-uitwisseling

De sprekers schetsten een toekomstbeeld waarin realtime data-uitwisseling tussen bedrijven de norm wordt. E-facturatie is slechts de eerste stap in een bredere transformatie van hoe bedrijven communiceren en zakendoen. Door nu te investeren in de juiste technologie en processen, kunnen bedrijven voorop blijven lopen in deze ontwikkeling.

Anticiperen op verandering

Het was duidelijk uit de presentatie dat de tijd van vrijblijvend digitaliseren voorbij is. Met de ViDA-wetgeving in aantocht en het toenemende belang van realtime btw-rapportage, is nu het moment om te handelen.

Peppol biedt een robuuste en toekomstbestendige oplossing voor e-facturatie en gegevensuitwisseling.

4CEE Future Finance

De sessie “Hoe ziet e-factureren en e-procurement eruit in de toekomst?” was onderdeel van het bredere 4CEE Future Finance event, waar experts als Remy Gieling (AI keynote) en Robin van Galen (Sport keynote) inspirerende inzichten deelden over de toekomst van financiële processen.

Het evenement bood diverse breakout sessies over onderwerpen als AI & RPA, creditmanagement, en FP&A, naast volop netwerkmogelijkheden.

Wilt u meer weten over e-facturatie en Peppol?

Neem contact op, via info@solventis.nl, met onze experts om te bespreken hoe uw organisatie zich optimaal kan voorbereiden op de toekomst van e-factureren en e-procurement.

Dit artikel is gebaseerd op de breakout sessie “Hoe ziet e-factureren en e-procurement eruit in de toekomst?” tijdens het 4CEE Future Finance event op 9 april 2025 in Hotel Papendal, Arnhem.

/door

UWV: “Bedenk vooral waarom je Peppol níet zou gebruiken”

,
Rob Frederiks van uitvoeringsinstantie UWV is duidelijk: Peppol is het voorkeurskanaal en in aanbestedingen van UWV is e-factureren zelfs verplicht. “Met Peppol kunnen we het volledige order- en factuurproces zó stroomlijnen, dat het in één keer doorloopt. Je moet vooral bedenken waarom je Peppol níet zou gebruiken.”
/door