Een open gesprek over Peppol e-facturatie: Wat betekent e-facturatie via Peppol concreet voor jouw organisatie?

,

Een open gesprek over Peppol: Wat betekent e-facturatie via Peppol concreet voor jouw organisatie?

Tijdens het Heliview Factuurcongres 2025 organiseerde Peppol.nu een open gesprek over e-facturatie via het Peppol-netwerk. Vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven, de overheid, serviceproviders en de Nederlandse Peppolautoriteit gingen met elkaar in gesprek over de praktijk en adoptie van Peppol.

Van concrete cijfers over e-facturatie bij de Nationale Politie tot organisaties die nog niet wisten wat Peppol was — het werd een interactieve en inhoudelijke sessie waarin niet alleen kennis werd gedeeld, maar ook nieuwe vragen werden opgeworpen. Dit artikel vat de inzichten samen voor organisaties die zich willen oriënteren op Peppol e-facturatie.

Wat is Peppol eigenlijk?

Peppol is een open netwerk dat is ontworpen om veilige, gestandaardiseerde elektronische documentuitwisseling mogelijk te maken tussen organisaties. Anders dan bij traditionele facturatiemethoden zoals e-mail of PDF-facturen, biedt Peppol een gestructureerde manier om factuurgegevens uit te wisselen, waarbij de data direct in de systemen van de ontvanger kan worden ingelezen.

Wat Peppol onderscheidt van andere methoden is de standaardisatie en interoperabiliteit. Door gebruik te maken van universele formaten en protocollen, zorgt Peppol ervoor dat facturen probleemloos kunnen worden uitgewisseld tussen verschillende softwaresystemen, zonder handmatige invoer of conversie. De interoperabiliteit wordt bovendien gegarandeerd door een ecosysteem van dienstverleners (Serviceproviders) die voor hun klanten de toegang (Accesspoint) tot het netwerk verschaffen en de documenten via een afgesproken standaard met elkaar uitwisselen.

De Europese Unie (EU) speelt een belangrijke rol in de stimulering van Peppol-adoptie vanwege hun actieve rol in het aanjagen van elektronisch factureren.Via de Richtlijn 2014/55/EU heeft de Europese Commissie e-facturatie verplicht gesteld voor overheidsinstanties, wat heeft bijgedragen aan de toenemende bekendheid en implementatie van Peppol in Nederland en andere Europese landen.

Peppol in de praktijk – inzichten van het Factuurcongres

Tijdens het Heliview Factuurcongres 2025 werden verschillende praktijkvoorbeelden gedeeld die inzicht gaven in de huidige stand van Peppol-adoptie. Een opvallend voorbeeld kwam van de Nationale Politie, die jaarlijks maar liefst 300.000 e-facturen via Peppol ontvangt op een totaal van 500.000 facturen. Dit toont aan dat grote overheidsorganisaties al aanzienlijke stappen hebben gezet in de implementatie van e-facturatie.

Aan de andere kant van het spectrum staan veel organisaties, waarbij de adoptiegraad vaak nog laag is. Zeker als het gaat om het uitwisselen van e-facturen tussen bedrijven onderling (B2B). Zo gaf een bedrijf aan dat ondanks hun inspanningen ze nu ongeveer 17% van de facturen via Peppol kregen aangeleverd. Dit illustreert de uitdaging die nog voor ons ligt: hoe kunnen we ervoor zorgen dat meer organisaties de overstap maken naar e-facturatie via Peppol?

Tijdens de sessie werd door een van de aanwezigen – Jaap Jan Nienhuis van 4CEE – ook de rol van serviceproviders toegelicht. Deze providers fungeren als toegangspoorten tot het Peppol-netwerk  (Accesspoints) en bieden diensten die organisaties helpen bij het implementeren en gebruiken van Peppol.Voor het optimaal functioneren van het gehele ecosysteem is nauwe samenwerking tussen de serviceproviders van doorslaggevend belang. Deze onderlinge samenwerking zorgt niet alleen voor een stabiel netwerk en een naadloze gegevensuitwisseling, maar bevordert ook innovatie en continue verbetering van de dienstverlening aan eindgebruikers.

Ook de Nederlandse Peppolautoriteit was tijdens deze sessie aanwezig en ging kort in op hun rol in het borgen van de betrouwbaarheid en veiligheid van het netwerk, het accrediteren en toezicht houden op serviceproviders, en het vertegenwoordigen van Nederland in de internationale governance van Peppol.

Wat houdt adoptie van Peppol e-facturatie nu tegen?

Ondanks de voordelen van Peppol, blijft de adoptie – met name Business to Business domein – achter. Tijdens het open gesprek kwamen verschillende barrières naar voren:

Onbekendheid staat bovenaan de lijst. Veel organisaties weten simpelweg niet wat Peppol is of welke concrete voordelen het biedt. Deze kenniskloof leidt tot terughoudendheid bij het implementeren van nieuwe systemen of processen.

Een hardnekkig misverstand is dat e-facturatie vooral ‘iets voor IT’ zou zijn. In werkelijkheid raakt het alle afdelingen die betrokken zijn bij het factuurproces, van financiën tot inkoop. De perceptie dat technische kennis vereist is, schrikt echter veel niet-technische besluitvormers af.

Een vaak gehoorde frustratie bij organisaties die al met Peppol werken, is het gebrek aan feedback bij verzending. Veel verzenders willen graag weten of hun factuur succesvol is ontvangen en in behandeling is genomen. Deze behoefte aan transparantie in het proces werd tijdens het congres herhaaldelijk benadrukt.

Tot slot, geven alle organisaties aan dat ze toe zijn aan duidelijkheid. Waar gaat het heen met e-facturatie in Nederland? Zeker ook in het kader van de ‘VAT in the Digital Age’ (ViDA) verordening. Ook hier zag je dat een deel van de organisaties hier kennis van heeft genomen en met vragen zitten over keuzes die de Nederlandse overheid wil maken, gaat maken of hebben gemaakt. Alleen al hierover is onduidelijkheid. Voor andere organisaties was ViDA en de consequenties van deze verordening nog onbekend terrein.

Wat hebben organisaties nodig om met Peppol te starten?

Om de adoptie van Peppol te versnellen, hebben organisaties behoefte aan concrete handvatten. Uit het gesprek op het Factuurcongres kwamen diverse behoeften naar voren:

Allereerst is er vraag naar heldere uitleg over wat e-facturatie met Peppol praktisch inhoudt. Geen technische details, maar praktische informatie: wat verandert er in het dagelijkse werk, wat zijn de stappen om te implementeren, en welke resultaten kunnen worden verwacht?

Een eenvoudig onboardingproces is essentieel. Organisaties willen niet verzanden in complexe implementatietrajecten, maar zoeken naar een gestroomlijnde aanpak om snel operationeel te zijn op het Peppol-netwerk.

Daarnaast is er behoefte aan inzicht in hoe het Peppol-netwerk integreert met bestaande ERP- en boekhoudsystemen. Organisaties willen weten of hun huidige software compatibel is, welke aanpassingen nodig zijn, en hoe ze efficiënt kunnen werken met Peppol binnen hun bestaande IT-landschap.

De meerwaarde van statusupdates en transparantie

Een thema dat veel bijval kreeg tijdens het open gesprek was de behoefte aan terugkoppeling in het facturatieproces. “Is mijn factuur ontvangen en in behandeling?” is een vraag die veel verzenders bezighoudt. Zonder bevestiging blijft er onzekerheid, wat kan leiden tot dubbele verzendingen of onnodige opvolging.

Statusterugkoppeling verhoogt niet alleen het vertrouwen in het systeem, maar verbetert ook de efficiëntie. Wanneer verzenders direct weten dat hun factuur is ontvangen en in behandeling is genomen, kunnen zij hun eigen administratieve processen beter inrichten en is er minder behoefte aan het nabellen of emailen om de status van facturen te controleren.

De Peppol-standaard biedt al mogelijkheden voor statusterugkoppeling, en verschillende serviceproviders hebben oplossingen ontwikkeld om hierin te voorzien. Toch werd tijdens het congres duidelijk dat er nog wensen zijn voor verdere verbetering en standaardisatie van deze functionaliteit, zodat alle deelnemers in het netwerk hier optimaal van kunnen profiteren.

Inzicht en samenwerking als sleutel tot adoptie

Het open gesprek op het Factuurcongres liet zien dat kennisdeling essentieel is voor verdere adoptie van Peppol. Door praktijkvoorbeelden te delen, rollen uit te leggen en naar zorgen te luisteren, ontstaat een duidelijker beeld van wat Peppol kan betekenen. Organisaties hoeven geen techneuten te zijn om de voordelen van Peppol te benutten — maar ze moeten wél weten waar ze kunnen beginnen.

De gesignaleerde behoeften aan duidelijke informatie, eenvoudige onboarding en betere statusterugkoppeling bieden concrete aanknopingspunten voor serviceproviders en de Peppolautoriteit om de dienstverlening verder te verbeteren. Door samen te werken aan deze uitdagingen kan de adoptie van Peppol worden versneld, wat uiteindelijk leidt tot efficiëntere processen en kostenbesparingen voor alle betrokken partijen.

Meer weten over hoe jouw organisatie kan starten met Peppol? Bezoek Peppol.nu en ontdek praktische informatie, tools en serviceproviders die je verder helpen.

/door

Peppol voordelen voor bedrijven: Efficiëntie en kostenbesparing

In een wereld waarin digitalisering steeds belangrijker wordt, zoeken bedrijven naar manieren om hun processen te stroomlijnen. Vooral bij facturatie valt nog veel winst te behalen. Peppol biedt hiervoor een oplossing die steeds meer bedrijven ontdekken. Het netwerk maakt facturatie niet alleen sneller en veiliger, maar zorgt ook voor aanzienlijke kostenbesparingen.

De kracht van Peppol in de praktijk

Stel je voor: geen stapels facturen meer die handmatig verwerkt moeten worden, geen zoektocht meer naar vermiste documenten en geen frustraties meer over verkeerd ingevoerde facturen. Dit is wat Peppol mogelijk maakt. Het netwerk zorgt voor directe, digitale uitwisseling van facturen tussen bedrijven.

Een voorbeeld hiervan is Equinor, een wereldwijd energiebedrijf gevestigd in Noorwegen. In 2016 stuurde Equinor een brief naar al hun leveranciers in Noorwegen met de mededeling dat Peppol de voorkeursmethode was om facturen te ontvangen. Binnen drie jaar werd 78% van hun factuurvolume, goed voor 81% van de factuurwaarde, verwerkt via Peppol. Het volume van papieren facturen daalde in dezelfde periode tot 2%. Meer informatie over deze case study is te vinden op de officiële Peppol website.

Verplichte e-facturatie

Waar zie je de besparingen?

Kosten versus winst grafiek

De kostenbesparingen met Peppol zijn direct zichtbaar. Denk aan het elimineren van print- en verzendkosten voor facturen; deze kosten verdwijnen volledig. Maar de grootste winst zit in de tijd die vrijkomt. Facturen hoeven niet meer handmatig te worden ingevoerd, en het systeem controleert automatisch of alle informatie klopt.

Kortom, de kostenbesparingen met Peppol manifesteren zich op verschillende manieren:

Directe kostenverlaging: Eliminatie van print- en verzendkosten

Tijdsbesparing: Geen handmatige invoer meer nodig

Automatische validatie: Het systeem controleert zelf of alle informatie klopt

Lagere foutkosten: Minder correcties en aanpassingen nodig

Verbeterde datakwaliteit: Consistente informatie in alle systemen

Codex, een van de grootste leveranciers van kantoorinterieurs in Ierland, implementeerde Peppol e-invoicing om te voldoen aan de EU-richtlijn inzake e-facturatie. Deze implementatie hielp hen kosten te verlagen, het papiergebruik te verminderen, de afhandeling van vragen te versnellen en de goederenstroom naar alle vestigingen te verbeteren.

Naadloze integratie met bestaande systemen

Een veel gehoorde zorg is de aansluiting op bestaande systemen. Maar de wijze waarop Peppol werkt, maakt het mogelijk dat alle gangbare ERP-pakketten kunnen worden aangesloten. Of je nu SAP, Exact of AFAS gebruikt, de integratie verloopt soepel. In sommige gevallen hebben de software leveranciers kant-en-klare koppelingen beschikbaar. Vindt meer informatie via ons Peppol leveranciersoverzicht.

Voor complexe integratievraagstukken kun je hulp inschakelen van specialistische Pepppol integrators of Peppol Service Providers.

Het principe van Peppol is eenvoudig maar krachtig: connect-once, connect to all. Hierdoor hoef je slechts één keer aan te sluiten om met alle partijen in het netwerk zakelijke documenten uit te wisselen.

Peppol integratie

Betere cashflow door snellere verwerking

Cashflow verbetering

Snellere verwerking betekent ook snellere betaling, een van de meest gewaardeerde Peppol voordelen voor bedrijven. Facturen komen direct in het systeem van de klant terecht, zonder vertraging door postbezorging of handmatige verwerking. De achterliggende ERP- of financiële software kan facturen automatisch matchen met inkooporders, wat het goedkeuringsproces versnelt en administratieve obstakels vermindert.

Minder fouten, meer zekerheid

Menselijke fouten zijn onvermijdelijk bij handmatige invoer. Een verkeerd bedrag, een misplaatste komma of een vergeten BTW-nummer kunnen grote gevolgen hebben. Met Peppol behoren deze fouten tot het verleden. Doordat er machine-leesbare, gestandaardiseerde documenten worden uitgewisseld via Peppol, wordt een ERP- of financieel systeem in staat gesteld om automatisch te controleren of alle verplichte velden zijn ingevuld. Het vergelijkt bedragen en BTW-berekeningen. En het zorgt dat facturen bij de juiste persoon terechtkomen.

Foutreductie

Klaar voor internationale handel

Wereldwijde mogelijkheden

Voor bedrijven die internationaal zakendoen, biedt het aansluiten op het Peppol netwerk extra voordelen. Peppol werkt over landsgrenzen heen, waardoor je in principe niet voor elk land een ander uitwisselingssystematiek hoeft te gebruiken. Peppol Service Providers en Peppol integrators zorgen ervoor dat facturen voldoen aan lokale eisen en bieden vaak meertalige ondersteuning. Dit maakt internationale handel aanzienlijk eenvoudiger en efficiënter.

Toekomstbestendig ondernemen

De trend naar digitalisering zet door. De Europese Commissie voert actief beleid op het onderwerp e-facturatie. Bovendien maken steeds meer landen e-facturatie verplicht; denk bijvoorbeeld aan België. Door nu over te stappen op Peppol, ben je voorbereid op deze ontwikkeling. Met Peppol ben je compliant aan wet- en regelgeving inzake facturering. Bovendien hebben bedrijven die nu overstappen een voorsprong op hun concurrenten bij overheidsopdrachten en hebben bovendien een flinke stap gezet in het verder automatiseren van hun financiële processen.

Tot slot faciliteert e-facturatie via Peppol nieuwe mogelijkheden in het kader van business development. Het universele gebruik van de factuur en de interessante datapunten die op dit gestandaardiseerde document staan – en aanvullend kunnen worden aangebracht – kunnen de basis vormen voor het verder automatiseren van bijvoorbeeld rapportages of dashboarden.

Toekomstgericht ondernemen

Conclusie

De voordelen van Peppol voor bedrijven zijn duidelijk: snellere verwerking, lagere kosten, minder fouten en betere cashflow. De structurele besparingen op tijd en kosten zorgen ervoor dat de investering in Peppol zich snel terugverdient. De voordelen van Peppol nog eens samengevat:

  1. Drastische tijdsbesparing door automatisering
  2. Aanzienlijke kostenreductie
  3. Minimalisering van factuurfouten
  4. Verbeterde cashflow
  5. Vereenvoudigde internationale handel
  6. Toekomstbestendige bedrijfsvoering

De praktijkvoorbeelden laten zien dat bedrijven van elke grootte en elke branche kunnen profiteren. Of het nu energiereus Equinor betreft of leverancier van kantoor meubilair en artikelen, Codex. De investering verdient zich snel terug door structurele besparingen op tijd en kosten.

Ben je benieuwd wat Peppol voor jouw bedrijf kan betekenen? Bekijk dan het leveranciersoverzicht of zoek je zakenrelaties op in het Peppol Adresboek. Zo ontdek je direct welke mogelijkheden er zijn voor jouw organisatie.

/door

Peppol vs Traditionele facturatie

,

Peppol vs traditionele facturatie: Wat is het verschil?

De impact van je facturatiemethode op het bedrijfsresultaat is groot. Elke factuur kost geld. Elke handeling kost tijd. En elke fout kost beide. De keuze tussen traditionele facturatie en Peppol heeft daarom directe gevolgen voor je bedrijf.

De werkelijke kosten van traditionele facturatie

Papieren facturen zijn duur. Een enkele factuur kost al snel meer dan anderhalve euro aan papier, enveloppen en postzegels. Tel daar de arbeidskosten bij op voor het printen en versturen. Reken ook de kosten voor fysieke opslag mee. Een archiefdoos kost tussen de 20 en 50 euro per jaar aan opslagruimte.

Ook het milieu betaalt de prijs. Voor 8000 vellen papier is één boom nodig. Transport van facturen zorgt voor CO2-uitstoot. Printers en archiefruimtes verbruiken energie. Deze milieubelasting past niet meer in modern, duurzaam ondernemen.

De valkuilen van PDF-facturatie

PDF-facturen lijken een oplossing. Maar schijn bedriegt. Veel bedrijven investeren in dure scan- en herkenoplossingen. De software kost vaak meer dan 10.000 euro. Daar komen jaarlijkse licentiekosten bij van duizenden euro’s. Medewerkers moeten worden getraind. De IT-afdeling moet de systemen onderhouden.

De risico’s van scanfouten zijn groot. Een komma die als punt wordt herkend verandert €1.000 in €1000. Een verkeerd herkend aantal heeft direct impact op je voorraad. Fouten in BTW-bedragen leiden tot onjuiste aangiftes. Verkeerde datums verstoren je betalingstermijnen.

Medewerkers moeten elk gescand document controleren. Dit kost gemiddeld vijf tot tien minuten per factuur. Het brengt stress met zich mee. Niemand wil verantwoordelijk zijn voor een kostbare fout. Bij fouten is extra correctiewerk nodig. Dit vertraagt het hele proces.

Automatisering met Peppol

Peppol automatiseert het hele facturatieproces. Facturen gaan rechtstreeks van het ene systeem naar het andere. Er komt geen handwerk meer aan te pas. Geen overtypen. Geen scannen. Geen controleren van gescande gegevens.

Deze automatisering bespaart tijd. Een factuur is binnen seconden bij de ontvanger. Het systeem controleert automatisch of alle gegevens kloppen. Fouten worden direct gesignaleerd. Dit voorkomt problemen later in het proces.

Kostenbesparing door digitalisering

Met Peppol verdwijnen veel traditionele kosten. Geen uitgaven meer voor papier en porto. Geen dure scan-software nodig. Geen fysieke opslag van documenten. Deze directe kostenbesparingen zijn meetbaar.

Ook indirecte kosten dalen. Minder correctiewerk betekent minder personeelskosten. Snellere verwerking leidt tot tijdige betalingen. Dit verbetert je cashflow. Bovendien kunnen medewerkers zich richten op waardetoevoegende taken.

Duurzaamheid in de praktijk

De milieu-impact van Peppol is significant. Geen papierverbruik betekent minder bomenkap. Geen fysieke verzending betekent minder transport. Geen printers en archiefruimtes betekent minder energieverbruik.

Deze verduurzaming is meetbaar. Je kunt precies berekenen hoeveel papier je bespaart. Hoeveel CO2-uitstoot je voorkomt. Dit helpt bij het halen van duurzaamheidsdoelstellingen. Het versterkt je imago als verantwoord bedrijf.

Compliance en beveiliging

Peppol zorgt voor veilige gegevensuitwisseling. Alle communicatie is versleuteld. Alleen geautoriseerde partijen hebben toegang. Dit voorkomt fraude en gegevensverlies.

Het netwerk voldoet aan internationale standaarden. Nieuwe wetgeving zoals ViDA wordt ondersteund. Dit geeft zekerheid voor de toekomst. Je bent voorbereid op veranderende regelgeving.

Verbeterde samenwerking

Peppol maakt samenwerken makkelijker. Je kunt met elke aangesloten partij direct zaken doen. Geen gedoe met verschillende formaten. Geen discussies over ontbrekende gegevens. Iedereen gebruikt dezelfde standaarden.

Dit versterkt handelsrelaties. Het proces wordt voorspelbaar. Betalingen verlopen soepeler. Dit leidt tot betere zakelijke verhoudingen. Partners waarderen de professionele aanpak.

Een heldere keuze

Kijk naar je huidige facturatiekosten. Tel het papierwerk. Tel de arbeidsuren. Tel de kosten van fouten en vertragingen. Vergelijk dit met de investering in Peppol.

Voor de meeste bedrijven is de conclusie helder. Peppol is niet alleen moderner. Het is niet alleen duurzamer. Het is vooral een verstandige zakelijke keuze. Een keuze die direct bijdraagt aan een beter bedrijfsresultaat.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Peppol voor uw organisatie? Bezoek Peppol.nu voor actuele informatie over Peppol leveranciers, implementatie en het laatste nieuws over e-facturatie.

/door

De geschiedenis van Peppol in een notendop

De geschiedenis van Peppol is er een van innovatie, samenwerking en standaardisatie. Wat begon in 2008 als een Europees project om de efficiëntie en transparantie te verbeteren van overheidsopdrachten, is uitgegroeid tot een wereldwijde standaard voor elektronische documentuitwisseling. In die tijd is er veel bereikt.
/door

Mijn Belgische klant vraagt om een e-factuur. Wat nu?

,
Steeds meer Belgische opdrachtgevers vragen om een elektronische factuur van hun leveranciers, vooral met het oog op de aankomende e-facturatieverplichting per 2026. De conclusie is simpel: u kunt eenvoudig aan deze eis voldoen door gebruik te maken van het Peppol-netwerk.
/door

Mijn opdrachtgever verplicht mij om te factureren via Peppol: wat nu?

,
Als uw opdrachtgever u verplicht om te factureren via het Peppol-netwerk, biedt dit een uitgelezen kans om uw bedrijfsprocessen te moderniseren en te profiteren van een veilige en efficiënte manier van digitale documentuitwisseling. Hoe u dat doet, leest u in dit artikel.
/door

E-factureren levert concurrentievoordeel op

Bakkerij Lekker Brood levert aan meerdere overheidsorganisaties, waaronder het Nationaal Archief, de Tweede Kamer en de gemeente Den Haag. “Dat wij kunnen e-factureren is voor ons een concurrentievoordeel”, vertelt operationeel directeur Gosse Bijlenga.
/door