Belgische e-facturatie verplichting: Wat betekent dit voor internationale zakenpartners?

Belgische e-facturatie verplichting: Wat betekent dit voor internationale zakenpartners?

De laatste maanden krijgen wij bij Peppol.nu steeds vaker dezelfde vraag: “Wat betekent de Belgische e-facturatie verplichting voor onze onderneming?” Het opmerkelijke is dat deze vraag niet alleen komt van Belgische ondernemers zelf, maar juist ook – en in toenemende mate – van bedrijven uit Nederland, het Verenigd Koninkrijk en andere landen die zakendoen met Belgische partners.

Een Nederlandse IT-leverancier die software levert aan Belgische bedrijven, een Britse consultant die advies geeft aan een Belgisch concern, een Duits transportbedrijf dat regelmatig goederen aflevert in België – zij staan allemaal voor dezelfde vraag: geldt de Belgische e-facturatie verplichting ook voor ons? En zo ja, wat moeten we dan doen?

De feiten op een rij

Vanaf 1 januari 2026 voert België een verplichte gestructureerde elektronische facturatie in voor alle business-to-business (B2B) transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Deze verplichting geldt voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen die B2B-transacties uitvoeren, ongeacht hun sector of grootte.

Maar wat betekent dit precies voor buitenlandse ondernemingen? Hier wordt het interessant, want de regelgeving maakt een duidelijk onderscheid tussen verschillende situaties.

Scenario 1: De Nederlandse leverancier zonder vaste inrichting

Stel: TechSolutions BV uit Amsterdam levert software aan Belgica Industries NV in Brussel. TechSolutions heeft geen vaste inrichting in België, maar wel een Belgisch btw-nummer voor deze leveringen.

De realiteit: Buitenlandse ondernemingen die niet in België gevestigd zijn, zijn er niet toe gehouden gestructureerde elektronische facturen uit te reiken, zelfs niet wanneer ze in België voor btw-doeleinden zijn geïdentificeerd. TechSolutions BV hoeft dus géén e-factuur te versturen volgens de Belgische voorschriften.

Maar: Belgica Industries NV is vanaf 2026 wél verplicht om e-facturen te ontvangen van al hun Belgische leveranciers. Dit betekent dat zij twee verschillende facturatiekanalen moet onderhouden: traditionele facturen van buitenlandse leveranciers zoals TechSolutions, en e-facturen van Belgische leveranciers.

Scenario 2: Het Duitse bedrijf met vaste inrichting

LogistikPartner GmbH uit Keulen heeft een vestiging in Antwerpen met eigen personeel en magazijnfaciliteiten. Vanuit deze Belgische vestiging leveren zij transportdiensten aan Belgische bedrijven.

De realiteit: Buitenlandse ondernemingen die in België over een vaste inrichting beschikken, worden gelijkgesteld met een in België gevestigde btw-plichtige en moeten dus een gestructureerde elektronische factuur uitreiken. LogistikPartner GmbH is dus wél verplicht om e-facturen te versturen via het Peppol-netwerk.

Dit is een cruciaal onderscheid: niet de nationaliteit van het bedrijf is bepalend, maar of er sprake is van een vaste inrichting in België.

Scenario 3: De Britse Consultant Post-Brexit

Advisory Services Ltd uit Londen biedt consultancydiensten aan Belgische ondernemingen. Sinds Brexit is het VK geen EU-lidstaat meer, maar het bedrijf heeft voor bepaalde opdrachten wel een Belgisch btw-nummer.

De realiteit: Ook hier geldt: geen vaste inrichting in België betekent geen verplichting tot e-facturatie. Advisory Services Ltd kan gewoon blijven factureren zoals ze dat altijd hebben gedaan.

De praktische consequentie: Hun Belgische klanten moeten wederom twee facturatiekanalen bijhouden.

Het dubbele administratieprobleem

Hier ligt precies de kern van het probleem waar Belgische bedrijven mee worden geconfronteerd. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen tussen elkaar gestructureerde elektronische facturen gebruiken, maar hun buitenlandse leveranciers (zonder vaste inrichting) blijven traditioneel factureren.

Het resultaat? Belgische ondernemingen moeten twee parallelle systemen onderhouden:

  • E-facturen via Peppol voor Belgische leveranciers
  • Traditionele facturen (PDF, papier) voor buitenlandse leveranciers

Dit betekent dubbel werk, dubbele kosten, en een verhoogd risico op fouten in de administratie.

Wanneer geldt de verplichting wel?

De verplichting tot gestructureerde elektronische facturering zal quasi altijd gelden bij handelingen tussen een Belgische btw-plichtige leverancier en een Belgische btw-plichtige klant.

Voor buitenlandse bedrijven geldt de verplichting wanneer:

  • Ze een vaste inrichting hebben in België (eigen personeel, kantoor, magazijn)
  • Ze een Belgisch btw-nummer hebben én een vaste inrichting

Uitzonderingen op de verplichting:

  • Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting
  • Handelingen die zijn vrijgesteld door artikel 44 van het Btw-Wetboek
  • B2C transacties (facturen aan particuliere klanten)
  • Bepaalde forfaitaire btw-plichtigen

Wat is een vaste inrichting?

Een buitenlandse onderneming zal in principe in België een vaste inrichting hebben wanneer ze een plaats heeft waar bestuurstaken worden uitgevoerd, een filiaal, fabriek, werkplaats, agentschap, magazijn, kantoor of laboratorium. Belangrijke criteria zijn:

  • Voldoende bestendigheid van de aanwezigheid
  • Aangepaste structuur in termen van menselijke en technische middelen
  • Regelmatige levering van goederen of diensten vanuit deze inrichting

Een tijdelijk project of incidentele aanwezigheid vormt doorgaans geen vaste inrichting.

Het Peppol-netwerk: De technische oplossing

Gestructureerde elektronische facturen worden verzonden via een decentraal netwerk, genaamd Peppol. Peppol is een gestandaardiseerd netwerk dat veilige en efficiënte uitwisseling van elektronische documenten tussen bedrijven faciliteert.

Voor bedrijven die wél verplicht zijn om e-facturen te verzenden, is aansluiting op het Peppol-netwerk via een gecertificeerde service provider noodzakelijk.

Praktisch advies voor Belgische bedrijven

Als Belgische onderneming kunt u het dubbele administratieprobleem voorkomen door proactief met uw internationale leveranciers te communiceren. Ook al zijn zij niet verplicht om e-facturen te versturen, het is in ieders belang om dit wel te doen.

De voordelen van uniforme e-facturatie:

  • Eén facturatiekanaal in plaats van twee
  • Automatische verwerking van alle facturen
  • Snellere betalingen door gestroomlijnde processen
  • Minder fouten door gestandaardiseerde formaten
  • Betere cashflow management

Communicatie met internationale partners

Leg uw buitenlandse leveranciers het volgende uit:

“Vanaf 2026 zijn wij als Belgisch bedrijf verplicht om e-facturen te ontvangen van onze Belgische leveranciers. Hoewel u als buitenlandse leverancier niet verplicht bent om e-facturen te versturen, zou het onze samenwerking enorm helpen als u dit wel zou doen. Dit voorkomt dat wij twee verschillende factuurverwerkingssystemen moeten onderhouden en zorgt voor snellere afhandeling van uw facturen.”

Bied meteen handelingsperspectief: Verwijs uw leveranciers direct door naar praktische hulp. Door websites zoals Peppol.nu te noemen, biedt u niet alleen een verzoek, maar ook meteen de oplossing. Dit maakt uw verzoek laagdrempelig en toont aan dat u meedenkt in de praktische uitvoering. Uw leverancier kan daar direct informatie vinden over geschikte Peppol-providers en de stappen die nodig zijn voor aansluiting.

Internationale ontwikkelingen

Het is belangrijk om te beseffen dat België niet het enige land is dat e-facturatie verplicht stelt. Vanaf 2030 zal deze verplichting ook gelden voor facturering tussen EU-lidstaten. Bedrijven die nu al investeren in Peppol-connectiviteit, lopen voorop op deze Europese ontwikkeling.

Call to action: Zorg voor eenduidige communicatie

Voor Belgische bedrijven luidt ons advies: Ga proactief in gesprek met uw internationale leveranciers. Leg uit waarom het voor beide partijen voordelig is om over te stappen op e-facturatie, ook al zijn zij daar niet toe verplicht.

Voor buitenlandse leveranciers van Belgische bedrijven: Overweeg serieus om aan te sluiten op het Peppol-netwerk. Dit voorkomt administratieve rompslomp voor uw Belgische klanten en positioneert u goed voor de verdere Europese digitalisering van facturatie.

Heeft u vragen over Peppol-aansluiting of wilt u weten welke service provider het beste bij uw situatie past?

Bezoek Peppol.nu voor meer informatie en bekijk ons overzicht van Peppol-leveranciers om de provider te vinden die het beste aansluit bij uw behoeften.

Door nu actie te ondernemen, zorgt u ervoor dat uw internationale handelsrelaties ook na 1 januari 2026 soepel blijven verlopen – zonder dubbele administratie en met maximale efficiëntie.

Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen rond e-facturatie in Europa? Volg dan Peppol.nu voor actuele informatie en praktische tips voor uw onderneming.

Bronnen

/door

Zijn vrijgestelde beroepen verplicht om e-facturen te versturen vanaf 2026?

Zijn vrijgestelde beroepen verplicht om e-facturen te versturen vanaf 2026?

Een nieuwe digitale realiteit, maar niet voor iedereen

Het is begin januari 2026. Dr. Sophie Janssens, huisarts in Antwerpen, krijgt een telefoontje van haar boekhouder. “Sophie, ik heb goed nieuws over die nieuwe e-factureringswet,” zegt hij. “Jij bent volledig vrijgesteld.”

Een paar kilometer verderop is advocaat Marc Peeters druk bezig met de implementatie van zijn nieuwe factureringssoftware. Voor hem geldt de volledige e-factureringsplicht – elke factuur naar een bedrijf gaat voortaan digitaal via het Peppol-netwerk. Hij ziet de voordelen: snellere verwerking, minder fouten, automatische boekhouding.

Twee professionals, twee verschillende situaties. En dat roept de vraag op: zijn vrijgestelde natuurlijke personen en rechtspersonen na 1 januari 2026 verplicht om in België e-facturen te versturen en ontvangen?

Het antwoord: Nee, als ze uitsluitend btw-vrijgestelde activiteiten onder artikel 44 van het Btw-Wetboek uitvoeren. Maar zoals altijd in België, is de praktijk genuanceerder.

Waarom deze digitalisering?

België moderniseert zijn btw-systeem volgens Europese richtlijnen. De wet van 17 maart 2024 legt de basis, het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 regelt de praktische uitwerking. Het doel: efficiëntere verwerking, betere controle, snellere betalingen en minder administratieve fouten. Voor veel bedrijven betekent dit een welkome modernisering van hun processen.

Het belangrijkste principe uit dit Koninklijk Besluit: “Wanneer één van de partijen in een transactie niet onderworpen is aan e-facturering, dan moet er geen e-factuur worden uitgereikt.”

Deze bepaling zorgt voor een praktische balans tussen digitalisering en de realiteit van verschillende sectoren.

Wie blijft buiten de e-factureringsplicht?

Medische en paramedische beroepen

Dr. Janssens kan haar huidige werkwijze behouden. Zij behandelt dagelijks patiënten, schrijft medicijnen voor, doet huisbezoeken. Al deze therapeutische handelingen vallen onder artikel 44, §1 van het Btw-Wetboek. Ze mag blijven factureren zoals ze gewend is – papier, PDF, of haar huidige systeem.

Dit geldt voor een uitgebreide lijst medische en paramedische beroepen:

Artsen en tandartsen – voor medisch noodzakelijke behandelingen. Therapeutische zorg staat voorop.

Kinesitherapeuten zoals Tom uit Gent, die dagelijks patiënten met rugklachten behandelt. Hij kan zijn vertrouwde werkwijze voortzetten.

Psychologen en psychiaters die therapiesessies verzorgen. Hun therapeutische werk valt volledig onder de vrijstelling.

Verpleegkundigen en verzorgers in de thuiszorg kunnen zich blijven focussen op hun zorgtaken.

Vroedvrouwen die zwangere vrouwen begeleiden en bevallingen begeleiden.

Apothekers voor hun farmaceutische dienstverlening aan patiënten.

Dierenartsen wanneer ze huisdieren behandelen.

Logopedisten, ergotherapeuten, diëtisten met een therapeutisch doel – allemaal vrijgesteld van de e-factureringsplicht.

Belangrijk om te weten: vrijgesteld betekent niet dat deze professionals geen e-facturen mogen gebruiken. Veel zorgverleners kiezen er bewust voor om toch over te stappen naar digitaal factureren. Het Vlaams Artsensyndicaat wijst op de voordelen: “E-facturatie is weliswaar een waardevolle optimalisatie voor uw boekhouding om sneller en correcter de aankoopfacturen te ontvangen.” Fouten door manuele invoer worden vermeden, betalingen verlopen sneller, en de integratie met boekhoudsoftware verloopt vlotter. De vrijstelling geeft deze beroepen simpelweg de keuze – ze kunnen op hun eigen tempo digitaliseren wanneer het voor hen meerwaarde biedt.

De zorgsector behoudt flexibiliteit

Maria Rodriguez leidt een thuiszorgorganisatie in Luik met vijftig medewerkers die dagelijks ouderen ondersteunen. Ook voor Maria verandert er niets. Thuiszorgdiensten, rusthuizen, dagverzorgingscentra – ze behouden hun huidige facturatiesystemen.

De wetgever erkent de specifieke context van deze sector. Dit geldt ook voor:

  • Centra voor gehandicaptenzorg
  • Revalidatiecentra
  • Psychiatrische verzorgingstehuizen
  • Serviceflats met zorgdiensten
  • Palliatieve zorgcentra

Onderwijs en cultuur

Professor De Wit van de KU Leuven geeft les, doet onderzoek, begeleidt studenten. Ook onderwijsinstellingen blijven buiten de e-factureringsplicht. Universiteiten, hogescholen, scholen, muziekacademies, bibliotheken, musea – allemaal vrijgesteld onder artikel 44.

Wie stapt over naar digitaal factureren?

Juridische professionals maken de digitale transitie

Advocaten zijn sinds 2014 btw-plichtig geworden. Notarissen al sinds 2012, gerechtsdeurwaarders eveneens. Voor hen betekent 2026 een belangrijke moderniseringsstap.

Marc Peeters, onze advocaat uit het begin, moet vanaf 1 januari 2026:

  • Aansluiten bij het Peppol-netwerk (direct of via een dienstverlener)
  • Elke factuur naar een bedrijf digitaal en gestructureerd versturen
  • Inkomende e-facturen kunnen ontvangen en verwerken

Voor veel kantoren betekent dit een kans om hun administratie te stroomlijnen. Automatische verwerking, directe koppeling met de boekhouding, snellere betalingen – de voordelen zijn aanzienlijk.

Pro deo-bijstand blijft overigens btw-vrijgesteld, maar voor de reguliere dienstverlening geldt de digitale standaard.

Gemengde activiteiten: maatwerk vereist

Interessant wordt het bij professionals met verschillende activiteiten. Neem Dr. Van den Berg, plastisch chirurg in Brussel. Hij voert twee soorten ingrepen uit:

  1. Reconstructieve chirurgie na een ongeval = therapeutisch = vrijgesteld
  2. Esthetische ingrepen zonder medische noodzaak = btw-belast

Voor reconstructieve ingrepen blijft de huidige facturatie mogelijk. Voor esthetische behandelingen aan bedrijven geldt de e-factureringsplicht.

Of kinesitherapeute Lisa Maes. Overdag behandelt ze patiënten (vrijgesteld), ‘s avonds geeft ze workshops aan bedrijven over ergonomie (btw-belast). Voor haar workshops moet ze e-facturen kunnen uitreiken, voor haar therapiesessies niet.

De kernregel: je bent alleen volledig vrijgesteld als je UITSLUITEND vrijgestelde activiteiten uitvoert. Bij gemengde activiteiten geldt voor het btw-belaste deel de e-factureringsplicht.

Praktisch advies voor gemengde activiteiten: Als je toch al e-factureringscapaciteit moet opzetten voor je btw-belaste diensten, overweeg dan om deze ook te gebruiken voor je vrijgestelde activiteiten. Dit voorkomt een dubbele administratie en vermindert het risico op fouten. Je kunt immers per klant bepalen hoe je factureert – gebruik e-facturering waar mogelijk, maar behoud de flexibiliteit om traditioneel te factureren wanneer een klant dit prefereert. Eén geïntegreerd systeem voor al je facturatie is vaak efficiënter dan twee parallelle processen.

Praktijkvoorbeelden

Voorbeeld 1: De huisarts en het bouwbedrijf

Dr. Janssens behandelt werknemers van een lokaal bouwbedrijf. Het bedrijf betaalt de consultaties rechtstreeks. E-factuur nodig? Nee. Ze is vrijgesteld en mag haar huidige facturatiewijze behouden.

Voorbeeld 2: Het IT-bedrijf en de psycholoog

Een softwarebedrijf levert een praktijkbeheersysteem aan psychologe Emma Claes. Het IT-bedrijf is btw-plichtig en heeft e-factureringscapaciteit. Maar Emma is vrijgesteld onder artikel 44.

Resultaat: Het IT-bedrijf mag Emma een factuur sturen volgens haar voorkeur. De regel “als één partij vrijgesteld is, geen e-factuur vereist” werkt in beide richtingen.

Voorbeeld 3: De tandarts met productverkoop

Tandarts Jan Vermeulen verkoopt naast zijn praktijk elektrische tandenborstels aan apotheken. Voor zijn tandheelkundige behandelingen: vrijgesteld. Voor productverkoop aan andere bedrijven: e-factuur verplicht vanaf 2026.

Jan splitst zijn administratie. Voor de productverkoop profiteert hij van de voordelen van e-facturering: snellere betalingen en automatische verwerking.

De implementatie: verschillende routes naar digitalisering

Voor wie de overstap maakt naar e-facturering zijn er meerdere opties:

Direct Peppol-aansluiting Voor organisaties met technische expertise. Maximale controle en flexibiliteit.

Via boekhoudsoftware De meeste moderne pakketten integreren Peppol-functionaliteit naadloos.

Service providers Gespecialiseerde dienstverleners die de technische aspecten voor je regelen.

Overheidsplatform Mercurius Gratis basisfunctionaliteit voor wie wil starten met e-facturering.

De overheid ondersteunt de transitie met fiscale maatregelen:

  • 20% investeringsaftrek voor digitale investeringen vanaf 2025
  • 120% kostenaftrek voor kleine ondernemingen op softwareabonnementen (2024-2027)

Handhaving en sancties

Vanaf 1 januari 2026 gelden de regels zonder overgangsperiode:

  • Eerste technische overtreding: €1.250
  • Herhaalde overtredingen: €5.000
  • Zware btw-overtredingen: Tot 200% van het btw-bedrag (max €80.000)
  • Systematische niet-naleving: Tot 4% van de jaaromzet

Voor vrijgestelde professionals is het belangrijk om op facturen te vermelden: “Vrijgesteld van btw krachtens artikel 44 van het Btw-Wetboek.” Dit voorkomt misverstanden.

Vooruitblik: verdere digitalisering

2026 is een mijlpaal in de digitalisering. In 2028 volgt e-reporting: real-time doorsturen van transactiedata naar de overheid voor nog betere monitoring en fraudebestrijding.

Tegen 2030 moet België voldoen aan de Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age), wat verdere harmonisatie brengt voor grensoverschrijdende transacties.

Samengevat

De e-factureringsverplichting vanaf 2026 markeert een belangrijke modernisering van het Belgische btw-systeem. Voor veel bedrijven brengt dit welkome efficiëntiewinsten. Tegelijkertijd erkent de wetgever dat bepaalde sectoren hun eigen werkwijze moeten kunnen behouden.

Professionals die uitsluitend btw-vrijgestelde activiteiten onder artikel 44 uitvoeren, blijven volledig buiten de e-factureringsverplichting. Dit betreft vooral medische en paramedische beroepen met een therapeutisch doel, thuiszorgdiensten, sociale instellingen, onderwijsinstellingen en culturele organisaties.

Voor btw-plichtige professionals zoals advocaten, notarissen en bedrijven betekent 2026 de start van efficiëntere, digitale facturatie. Voor professionals met gemengde activiteiten is een analyse van de verschillende diensten essentieel.

De komende maanden zijn cruciaal voor een goede voorbereiding. Analyseer je activiteiten, bepaal je status, en maak waar nodig de overstap naar digitaal. De toekomst van factureren is digitaal, maar met respect voor de diversiteit van het Belgische economische landschap.

Meer informatie

/door

Peppol.nu weekend read: BTW in het Digitale Tijdperk (ViDA)

,

Een Nieuw Tijdperk voor Europese BTW

De Europese Unie heeft op 11 maart 2025 een ingrijpende modernisering van het EU-btw-stelsel aangenomen: het “VAT in the Digital Age” (ViDA)-pakket. Deze omvangrijke hervorming, die oorspronkelijk werd voorgesteld op 8 december 2022, zal het btw-landschap in Europa drastisch veranderen en gefaseerd worden ingevoerd tussen 2025 en 2035. Dit artikel biedt een uitgebreid overzicht van de drie pijlers van het ViDA-pakket, de implementatietijdlijn en de impact op bedrijven binnen en buiten de EU.

De drie pijlers van het ViDA-pakket

Het ViDA-pakket bestaat uit drie hoofdcomponenten die samen het btw-stelsel toekomstbestendig moeten maken en fraude moeten tegengaan:

1. Real-time digitale rapportage via e-facturatie

Een van de meest ingrijpende veranderingen is de invoering van een real-time digitaal rapportagesysteem op basis van elektronische facturatie voor grensoverschrijdende B2B-handel binnen de EU. Bedrijven zullen verplicht worden:

  • E-facturen uit te reiken volgens de Europese e-facturatiestandaard EN 16931
  • Factuurgegevens vrijwel real-time te rapporteren aan belastingdiensten
  • E-facturen binnen 10 dagen na de transactie uit te reiken (in plaats van de oorspronkelijk voorgestelde 2 dagen)

De overstap naar verplichte e-facturatie heeft belangrijke voordelen:

Belangrijk detail: de eis voor toestemming van de afnemer voor elektronisch factureren vervalt, waardoor bedrijven verplicht e-facturen moeten kunnen ontvangen zodra een lidstaat dit oplegt.

2. Bijgewerkte btw-regels voor de platformeconomie

De tweede pijler richt zich op digitale platforms, met name in de personenvervoer- en kortetermijnaccommodatiesector. Platforms zoals Uber en Airbnb worden in bepaalde gevallen aangemerkt als “geachte leverancier” (deemed supplier). Dit betekent dat:

  • Platforms verantwoordelijk worden voor het in rekening brengen en afdragen van btw over diensten wanneer de daadwerkelijke aanbieders dit niet doen
  • De btw wordt geïnd bij de consument en direct afgedragen aan de belastingdienst
  • Er een gelijker speelveld ontstaat tussen online platformdiensten en traditionele diensten

Deze maatregel zorgt ervoor dat passagiersvervoer en korte verhuur binnen de EU effectief aan btw worden onderworpen, tenzij de individuele aanbieder zijn btw-nummer opgeeft en zelf de btw afdraagt. Dit uniformeert de aanpak in de EU en vereenvoudigt de verplichtingen voor bijvoorbeeld kleine verhuurders.

3. Één btw-registratie (Single VAT Registration)

De derde pijler breidt het bestaande éénloketsysteem (One Stop Shop, OSS) verder uit:

  • Meer bedrijven die aan consumenten in andere EU-landen leveren, kunnen al hun btw-verplichtingen afhandelen via één online portal en één registratie
  • De Import One Stop Shop (IOSS) wordt verbeterd en zelfs verplicht voor bepaalde platforms die verkopen van buiten de EU faciliteren
  • Uitbreiding van de btw-verleggingsregeling voor B2B-transacties met niet-gevestigde verkopers
  • Nieuwe sectoren en situaties worden via OSS afgedekt (o.a. binnenlandse B2C-verkoop van elektriciteit/gas en voorraadleveringen)

Deze hervorming vermindert de administratieve rompslomp voor grensoverschrijdende handel drastisch en vereenvoudigt het speelveld voor bedrijven die in meerdere EU-landen actief zijn.

Uitrol en tijdlijn van ViDA-hervormingen

Het ViDA-pakket wordt gefaseerd ingevoerd tussen 2025 en 2035. Hier volgt een overzicht van de belangrijkste mijlpalen:

Voorjaar 2025

  • Enkele weken na officiële inwerkingtreding mogen lidstaten zonder EU-derogatie al nationale e-facturatieverplichtingen invoeren voor binnenlandse transacties
  • De Europese Commissie hoeft dit niet langer goed te keuren, mits het alleen gaat om binnenlandse btw-plichtigen
  • Speciale maatregelen worden verwacht om fraude via de IOSS tegen te gaan

1 januari 2027

  • Eerste uitbreidingen van OSS en e-commerce regels
  • Toevoeging van bijvoorbeeld EV-laadpunten en nutsleveringen aan OSS

1 juli 2028

  • Invoering van de Single VAT Registration
  • Uitbreiding van OSS tot alle B2C-leveringen (inclusief voorraadoverdrachten tussen lidstaten voor latere verkoop)
  • Invoering van verplichte btw-verlegging voor niet-gevestigde leveranciers in B2B
  • Lidstaten mogen er vanaf deze datum voor kiezen de platformeconomie-regels al toe te passen (“opt-in”)

1 januari 2030

  • Platformeconomie: uiterlijk vanaf deze datum moeten alle lidstaten de “deemed supplier”-regeling voor platforms hebben geïmplementeerd
  • Platforms worden dan EU-breed btw-plichtig voor bemiddelde diensten van niet-btw-geregistreerde aanbieders

1 juli 2030

  • Start van de verplichte Digital Reporting Requirements (DRR) voor alle intra-EU B2B-transacties en voor transacties onder de verplichte verleggingsregeling
  • Bedrijven moeten hun B2B-facturen in gestandaardiseerd formaat elektronisch uitreiken en rapporteren
  • Nationale e-factureringssystemen die na 2024 zijn opgezet, moeten aan de gemeenschappelijke EU-standaard voldoen

1 januari 2035

  • Uiterlijk moeten alle oudere bestaande (pre-2024) nationale e-facturatie- en rapportagesystemen volledig geharmoniseerd zijn met de EU-normen
  • Dit markeert de finale harmonisatie: tegen 2035 is er een uniform kader voor e-facturatie en btw-rapportage in de hele EU

Impact op bedrijven binnen en buiten de EU

EU-bedrijven – kansen en verplichtingen

De ViDA-hervormingen hebben aanzienlijke gevolgen voor bedrijven binnen de EU:

Uitdagingen:

  • Bedrijven moeten hun facturatie- en boekhoudsystemen aanpassen om e-facturen uit te reiken en bijna real-time te rapporteren
  • Investeringen in IT (ERP-updates, e-facturatie software) zijn noodzakelijk
  • Proceswijzigingen om binnen 10 dagen facturen te kunnen versturen en data automatisch door te geven
  • Bedrijfsprocessen rond facturatie, data-uitwisseling en btw-aangifte moeten worden geautomatiseerd

Voordelen:

  • Dankzij de Single VAT Registration hoeven bedrijven die EU-breed verkopen zich niet langer in elke lidstaat apart te registreren
  • Administratiekosten worden verminderd en uitbreiding naar andere EU-markten wordt vereenvoudigd
  • Btw-fraudebestrijding wordt verbeterd, wat bonafide bedrijven ten goede komt
  • Uniformere regels en het wegvallen van complexe btw-registraties is voordelig voor het MKB
  • Tijdige investering in e-facturatie-technologie kan leiden tot efficiënter opereren

Niet-EU bedrijven (leveranciers van buiten de EU)

Voor bedrijven buiten de EU die zaken doen met EU-klanten brengt ViDA zowel strengere controles als nieuwe compliance-opties:

  • E-commerce verkopers van buiten de EU moeten vaker via een Import One Stop Shop (IOSS) werken of gebruikmaken van platforms
  • Platforms die verkopen van niet-EU verkopers faciliteren worden verplicht de btw af te dragen namens de verkoper (de “deemed supplier”-uitbreiding)
  • Bij directe leveringen aan EU-bedrijven (B2B) krijgen niet-EU bedrijven te maken met strengere rapportage van hun transacties door de EU-afnemer
  • Voor aanbieders in de platformeconomie buiten de EU betekent de nieuwe regeling dat zij zelf minder btw-verplichtingen hebben, maar dat het platform dit overneemt

Impact op overheid & toezicht

Overheden van lidstaten moeten op hun beurt zorgen dat ze de stroom aan gegevens kunnen verwerken en effectief gebruiken:

  • Elke lidstaat zal een digitaal rapportagesysteem moeten implementeren of aansluiten op een EU-breed netwerk
  • Investeringen in ICT-infrastructuur en data-analyse-capaciteit bij belastingdiensten zijn noodzakelijk
  • Belastingcontrole wordt intensiever data-gedreven: transacties worden direct gematcht tussen ondernemer en afnemer
  • Volgens de Europese Commissie kan tot €18 miljard extra btw per jaar worden geïnd en intracommunautaire fraude flink afnemen
  • Overheden moeten rekening houden met privacy en beveiliging bij het verwerken van grote hoeveelheden bedrijfsdata in real-time

Compliance en technologische vereisten

Zowel EU- als niet-EU bedrijven zullen moeten investeren in compliancetechnologie:

  • Implementatie van e-facturatie software die voldoet aan de EU-normen
  • Koppeling met erkende Peppol Access Points of overheidsportalen voor verzending van facturen
  • Veel bedrijven zullen externe providers inschakelen of gebruikmaken van ERP-modules
  • Niet-EU bedrijven die via IOSS of OSS registraties willen voldoen, moeten wellicht een EU-intermediair aanstellen
  • Real-time integratie van systemen (bv. via API’s naar de tax authority) wordt de norm
  • Multinationals zullen geavanceerde oplossingen inzetten die wereldwijd verschillende e-facturatie mandaten aankunnen

Conclusie

Het “VAT in the Digital Age”-pakket vertegenwoordigt de grootste hervorming van het EU-btw-stelsel sinds de invoering van de interne markt. Met de gefaseerde implementatie tussen 2025 en 2035 biedt het bedrijven de tijd om zich aan te passen aan de nieuwe vereisten, terwijl overheden hun systemen kunnen voorbereiden op het verwerken van real-time factuurgegevens.

Hoewel de initiële implementatie uitdagingen met zich meebrengt, vooral voor bedrijven die moeten investeren in e-facturatietechnologie, belooft het ViDA-pakket op lange termijn substantiële voordelen: minder fraude, lagere administratieve lasten, vereenvoudigde compliance voor grensoverschrijdende handel en een gelijker speelveld voor alle marktdeelnemers.

Bedrijven doen er goed aan zich tijdig voor te bereiden op deze veranderingen door hun facturatie- en rapportagesystemen te evalueren en waar nodig aan te passen aan de nieuwe digitale vereisten. Door proactief te handelen, kunnen ze niet alleen voldoen aan de nieuwe regelgeving, maar ook profiteren van de efficiëntieverbeteringen die gepaard gaan met digitalisering van het btw-proces. Adviesbureaus als Solventis kunnen u helpen met dergelijke evaluaties en zijn in staat om op basis van uw applicatielandschap te adviseren over welke stappen u dient te nemen om VIDA ready te zijn.

Mocht u concreet op zoek zijn naar het implementeren van e-facturatie oplossingen die gebruik maken van het Peppol-netwerk, dan is Peppol.nu een interessante website om in de gaten te houden.

/door

Peppol speelt sleutelrol bij digitalisering Rijksinkoop

,
De Rijksoverheid werkt aan het digitaliseren van haar inkoopprocessen en wil leveranciers daarbij als één overheid laagdrempelig tegemoet treden, aldus Rolf Valenteijn. Hij is manager inkoop- en aanbestedingsbeleid bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Peppol vervult daarbij een sleutelrol.
/door