Den Haag, 7 september 2026. Het Poolse Ministerie van Financiën heeft op 6 augustus 2026 een uitgebreide set bijgewerkte KSeF 2.0-handleidingen gepubliceerd en daarin de eerder aangekondigde einddatum van 31 december 2026 voor tokenauthenticatie geschrapt. Tokens blijven daarmee een permanente authenticatiemethode in plaats van een tijdelijke overgangsoplossing. Voor iedere onderneming binnen of buiten de EU die aan Poolse klanten levert, een Poolse vestiging heeft of e-facturatie Polen voorbereiden op de agenda heeft staan, verandert dat een ontwerpkeuze die veel integraties nog als tijdelijk hadden weggezet.
Wat het ministerie heeft gepubliceerd
Het ministerie bracht vier bijgewerkte handleidingen uit. Die behandelen achtereenvolgens het in gebruik nemen van KSeF, het uitwisselen van facturen, aanvullende functionaliteit en de machtigingsmodellen voor btw-groepen, decentrale overheden en andere samengestelde organisatievormen. Daarnaast verscheen aparte documentatie voor de KSeF-webapplicatie en voor de mobiele app.
Het ministerie geeft ook aan waarop bedrijven zouden moeten testen: certificaat- én tokenauthenticatie, delegatie van machtigingen, self-billing, toegang via Peppol-providers, online- en offlinefacturen, QR-codes en correctieprocessen. Dat is in de praktijk een testplan, geen leeslijst.
KSeF is een clearance-model, geen vierhoeksnetwerk
Het Krajowy System e-Faktur is het Poolse nationale e-facturatiesysteem en werkt volgens een clearance-model. Facturen lopen via een centraal overheidsplatform en worden daar geregistreerd voordat zij als rechtsgeldig gelden. Dat is een fundamenteel andere systematiek dan het vierhoeksmodel waarin Peppol werkt, waarbij twee accesspoints documenten rechtstreeks tussen verzender en ontvanger uitwisselen zonder tussenkomst van de overheid.
Het onderscheid heeft directe gevolgen. Peppol kan niet worden gebruikt voor de verplichte B2B-indiening bij KSeF. Voor B2G-facturatie mag vanaf 1 februari 2026 wél worden gekozen tussen PEF, het Poolse platform dat op Peppol draait, en KSeF. Een organisatie die zowel aan Poolse overheden als aan Poolse bedrijven levert, heeft dus met twee routes te maken.
Wie de verplichting raakt en vanaf wanneer
De verplichting wordt gefaseerd ingevoerd. Vanaf 1 februari 2026 geldt zij voor belastingplichtigen met meer dan 200 miljoen PLN jaaromzet, ongeveer 46 miljoen euro. Vanaf 1 april 2026 volgen alle overige belastingplichtigen en vanaf 1 januari 2027 de kleinste belastingplichtigen. Vanaf 1 februari 2026 is FA(3) het verplichte formaat, een gestructureerd XML-schema dat de Poolse invulling vormt van EN 16931.
Op de reikwijdte past precisie. De verplichting hangt aan Poolse btw-plicht en aan een vaste inrichting in Polen, niet aan nationaliteit of aan het land waar een onderneming statutair is gevestigd. Buitenlandse ondernemingen die niet btw-plichtig zijn in Polen vallen niet onder de B2B-verplichting, of zij nu vanuit Nederland, Duitsland, Frankrijk, Spanje of daarbuiten opereren. Wie wel een Poolse btw-registratie of vestiging heeft, valt er wel onder, ongeacht waar het hoofdkantoor staat. Dezelfde systematiek geldt bij de Belgische e-facturatieverplichting, waar de vaste inrichting eveneens doorslaggevend is.
De juridische basis ligt onder meer in de wetswijziging van 16 juni 2023 op de Poolse btw-wet en in Uitvoeringsbesluit (EU) 2022/1003, waarmee de Raad Polen toestemming gaf af te wijken van de btw-richtlijn.
E-facturatie Polen voorbereiden: wat u nu moet doen
Voor de ondernemer met een Poolse vestiging of btw-registratie
- Stel eerst vast of u onder de verplichting valt. Toets op Poolse btw-plicht en vaste inrichting, niet op waar uw onderneming is gevestigd.
- Bepaal in welke fase u valt: 1 februari 2026, 1 april 2026 of 1 januari 2027. Bij twijfel over de omzetgrens gaat u uit van de vroegste datum.
- Regel de authenticatie en leg vast wie welke machtiging krijgt. Nu tokens permanent blijven, kunt u een blijvende inrichting kiezen in plaats van een tijdelijke.
- Richt de offline-modus in met een offlinecertificaat. Die modus is optioneel, maar zonder werkende terugvaloptie ligt uw facturatie stil zodra KSeF onbereikbaar is.
- Beleg het correctieproces bij een verantwoordelijke. Correctiefacturen verlopen in Polen via een eigen procedure, niet via een creditnota zoals u die gewend bent.
- Scheid uw B2G-stroom van uw B2B-stroom en kies bewust tussen PEF en KSeF voor overheidsfacturen.
Voor de integrator of Peppol Serviceprovider
- Bouw de FA(3)-mapping vanuit uw bestaande EN 16931-model en leg per veld vast welke Poolse elementen geen Peppolequivalent hebben.
- Vang de authenticatiekeuze af in de koppeling: certificaat en token naast elkaar, met een expliciete keuze per klant en per omgeving.
- Implementeer de offline-modus inclusief de latere indiening en de QR-codes op offlinefacturen.
- Test delegatie van machtigingen en self-billing apart. Beide raken het machtigingsmodel en falen zelden in de gelukkige route.
- Documenteer richting uw klanten dat het Poolse accesspoint-verkeer niet via Peppol verloopt voor B2B, zodat verwachtingen over uw dienstverlening kloppen.
Voor de onderneming die met Polen handelt zonder eigen Poolse btw-plicht of vestiging
In de praktijk valt de grootste groep buiten de twee categorieën hierboven: bedrijven die aan Poolse klanten leveren of bij Poolse leveranciers inkopen, zonder zelf in Polen btw-plichtig te zijn of er een vestiging te hebben. De KSeF-verplichting geldt voor hen niet rechtstreeks, maar de gevolgen zijn wel voelbaar.
- Als afnemer van een Poolse leverancier: als die leverancier zelf onder de verplichting valt, moet hij de factuur alsnog via KSeF registreren. U ontvangt hem vervolgens buiten KSeF om, doorgaans als een visualisatie met een QR-code, het KSeF-identificatienummer en de uitgiftedatum, bijvoorbeeld per e-mail. Vraag bij uw Poolse leveranciers na of zij die aanlevering al hebben ingericht.
- Als leverancier aan een Poolse klant: ga na of uw klant zelf onder de KSeF-verplichting valt voordat u factureert, en spreek af hoe de factuur wordt aangeleverd als dat zo is.
- Controleer of uw boekhoud- of inkoopsysteem een QR-code en een KSeF-identificatienummer correct kan verwerken en archiveren, ook als u zelf nooit via KSeF factureert.
- Houd uw activiteiten in Polen in de gaten. Groeit uw omzet of aanwezigheid daar, dan kan dat op termijn alsnog een Poolse btw-registratie of vaste inrichting opleveren, en daarmee verschuiven naar de eerste categorie hierboven.
Europa krijgt geen één systematiek, maar een lappendeken
Polen is geen uitzondering die vanzelf overwaait. Nederland zet met de B2B-verplichting richting Peppol 2030 juist in op het vierhoeksmodel, België, Frankrijk en andere lidstaten kozen elk hun eigen route, en ViDA stelt gestructureerde e-facturatie voor grensoverschrijdende EU-transacties per 1 juli 2030 verplicht. Voor een onderneming die in meerdere EU-landen klanten of vestigingen heeft, betekent dat: geen uniforme standaard, maar per land een eigen systematiek, eigen formaat en eigen deadline om naast elkaar te ondersteunen.
De praktische vraag voor de ondernemer is daarom niet welk netwerk technisch superieur is, maar welke leverancier voorkomt dat hij die vraag per land opnieuw moet beantwoorden. In het overzicht van Peppol-leveranciers op Peppol.nu kunt u filteren op verzorgingsgebied en zo zien welke serviceproviders zowel Peppol als landspecifieke systemen zoals KSeF afhandelen. Wie e-facturatie Polen voorbereiden, of e-facturatie in een ander land, wil beleggen bij één partij die de landverschillen afvangt, begint daar.
Bronnen
- Krajowy System e-Faktur (KSeF), Ministerstwo Finansów
- Podręcznik KSeF 2.0, Cz. I: Rozpoczęcie korzystania z KSeF (PDF)
- Podręcznik KSeF 2.0, Cz. II: Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF (PDF)
- Podręcznik KSeF 2.0, Cz. III: Dodatkowe funkcjonalności KSeF (PDF)
- Europese Commissie, eInvoicing in Poland
- Uitvoeringsbesluit (EU) 2022/1003 van de Raad van 17 juni 2022
- Richtlijn (EU) 2025/516 van de Raad (VAT in the Digital Age)
