ViDA Nederland: hoe de EU-richtlijn en de contourenbrief facturatie, btw-rapportage en registratie veranderen

Met de contourenbrief van 11 september 2026 heeft het kabinet de hoofdlijnen van ViDA Nederland vastgelegd: e-facturatie voor alle B2B-transacties per 1 juli 2030 en digitale rapportage van binnenlandse transacties per 1 juli 2031. Maar de brief is een nationale invulling van iets groters. De Europese Richtlijn (EU) 2025/516, “btw in het digitale tijdperk” (ViDA), legt voor alle 27 lidstaten vast hoe een factuur eruitziet, wanneer die moet worden uitgereikt en welke gegevens per transactie naar de belastingdienst gaan. Dit artikel legt die Europese basis naast de Nederlandse keuzes, per pijler, en vertaalt beide naar concrete stappen voor elk bedrijf dat factureert aan of inkoopt bij ondernemingen in Nederland.

Waarom dit relevant is, los van de Nederlandse wet

Het Nederlandse wetsvoorstel volgt pas: de internetconsultatie staat gepland voor het najaar van 2026 en indiening bij de Tweede Kamer vóór het zomerreces van 2027. Het Europese deel ligt al vast. De richtlijn is op 11 maart 2025 door de Raad vastgesteld, op 25 maart 2025 gepubliceerd in het Publicatieblad en op 14 april 2025 in werking getreden. Lidstaten moeten de rapportageregels uiterlijk 30 juni 2030 in nationale wetgeving hebben opgenomen en vanaf 1 juli 2030 toepassen.

Wie goederen of diensten levert aan een onderneming in een andere EU-lidstaat, of zelf intracommunautair inkoopt, krijgt dus per 1 juli 2030 te maken met nieuwe regels, welke infrastructuur Nederland ook kiest. Dat geldt voor een Nederlandse mkb’er die naar Duitsland exporteert net zo goed als voor een Belgische of Franse leverancier met een Nederlands btw-nummer.

Wat ViDA EU-breed vastlegt: pijler 1, de digitale rapportageverplichtingen

ViDA bestaat uit drie pijlers. De eerste, de Digital Reporting Requirements, raakt het facturatieproces van vrijwel elke onderneming. De kern, met de artikelen uit de btw-richtlijn zoals ViDA ze wijzigt:

• Een nieuwe definitie van de e-factuur (art. 217). Een elektronische factuur is een factuur die in een gestructureerd elektronisch formaat wordt uitgereikt, verzonden en ontvangen, zodat automatische verwerking mogelijk is. Een pdf is dat niet. Hybride facturen tellen mee als alle te rapporteren gegevens in het gestructureerde deel staan.
• De Europese norm als uitgangspunt (art. 218). Facturen worden als e-factuur uitgereikt volgens de Europese norm EN 16931 en de bijbehorende syntaxen (UBL en CII). Voor binnenlandse transacties mogen lidstaten papier of andere normen blijven toestaan.
• Geen instemming van de afnemer meer nodig. Lidstaten die binnenlandse e-facturatie verplichten, hebben daarvoor sinds de inwerkingtreding van ViDA geen Europese toestemming (derogatie) en geen akkoord van de ontvanger meer nodig (art. 232).
• Uitreiken binnen 10 dagen (art. 222). Voor intracommunautaire leveringen en voor diensten en leveringen waarbij de btw is verlegd naar de afnemer, moet de factuur uiterlijk 10 dagen na het belastbare feit worden uitgereikt. Bij een vooruitbetaling geldt 10 dagen na ontvangst van de betaling.
• Verzamelfacturen blijven mogelijk (art. 223). Een verzamelfactuur over een kalendermaand is toegestaan, maar moet uiterlijk 10 dagen na het einde van die maand zijn uitgereikt. Lidstaten mogen verzamelfacturen uitsluiten in fraudegevoelige sectoren.
• Rapportage per transactie (art. 262 tot en met 264). De leverancier stuurt de factuurgegevens naar de eigen belastingdienst op het moment dat de factuur wordt uitgereikt, of had moeten worden uitgereikt. De afnemer rapporteert zijn intracommunautaire verwerving of verlegde inkoop uiterlijk 5 dagen na ontvangst van de factuur. Bij zelffacturering door de afnemer geldt voor de leveranciersrapportage ook 5 dagen.
• De opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) verdwijnt in haar huidige vorm. De geaggregeerde periodieke lijst wordt vervangen door rapportage per factuur. Volgens de toelichting bij de contourenbrief zetten belastingdiensten de gegevens vervolgens binnen een dag door naar het vernieuwde centrale VIES-systeem.
• Nultarief gekoppeld aan rapportage. De vrijstelling voor een intracommunautaire levering geldt niet als de leverancier de rapportageverplichting niet nakomt of onjuiste gegevens aanlevert, tenzij hij de tekortkoming naar behoren kan verantwoorden (art. 138, lid 1 bis).

Welke ruimte ViDA de lidstaten laat

ViDA harmoniseert de grensoverschrijdende handel. Voor het binnenlandse verkeer geeft de richtlijn lidstaten een aantal keuzes:

• binnenlandse e-facturatie wel of niet verplichten (art. 218);
• voor binnenlandse facturen naast EN 16931 ook andere normen toestaan (art. 218, lid 3);
• een binnenlandse rapportageverplichting invoeren voor leveranciers, afnemers of beide, met dezelfde termijnen als de EU-rapportage (art. 271a en 271b);
• afzien van de rapportage van intracommunautaire verwervingen en verlegde inkopen door de afnemer (art. 262, lid 4);
• voor lidstaten die op 1 januari 2024 al een binnenlands realtime systeem hadden: aansluiten op de Europese regels uiterlijk 1 januari 2035. Nederland valt daar niet onder.

Hoe ViDA Nederland invult: de keuzes uit de contourenbrief

De contourenbrief en de bijlage “Toelichting op kabinetskeuzes” laten zien hoe het kabinet die ruimte gebruikt. Samengevat:

Een paar keuzes verdienen toelichting, omdat ze in de praktijk het verschil maken.

Eén norm, ook voor sectoren met een eigen standaard

Het kabinet staat voor binnenlandse facturen geen andere normen toe dan EN 16931. De bijlage erkent dat sectoren als bouw, zorg en energie eigen formaten gebruiken (zoals DICO en GS1) die niet volledig op de Europese norm aansluiten en daarom extensies nodig hebben. Wie in zo’n sector factureert, moet die sectorgegevens straks meenemen binnen een EN 16931-factuur in UBL of CII.

KOR wel uitgezonderd, kasstelsel niet

Ondernemers die de KOR toepassen, krijgen geen binnenlandse e-facturatieplicht. Ze moeten wel e-facturen kunnen ontvangen, en voor intracommunautaire verwervingen kan de rapportageplicht gelden. Spreken zij commercieel af toch e-facturen te sturen, dan hoeven ze de factuurgegevens niet te rapporteren. Ondernemers die het kasstelsel toepassen, zoals winkeliers, kappers en horeca, worden daarentegen níet uitgezonderd, ook al adviseerde EY dat wel. Hun B2B-facturen vallen per 1 juli 2030 onder de verplichting.

Bestaande uitzonderingen blijven

Het kabinet handhaaft in eerste instantie onder meer de ontheffing voor ondernemers met uitsluitend vrijgestelde prestaties (zoals scholen of ziekenhuizen), de bijzondere factureringsregels voor onder andere wederverkopers en reisbureaus, de regels voor detailhandel, de vereenvoudigde factuur en het ontbreken van een factuurplicht voor interne prestaties en prestaties om niet.

De 10-dagentermijn in het binnenlandse verkeer

Voor intracommunautaire transacties ligt de termijn van 10 dagen vast in de richtlijn. De contourenbrief noemt de verkorting naar 10 dagen bij de gevolgen van ViDA en stelt dat het nationale systeem “nauw aansluit” bij het Europese wat betreft standaarden, normen en termijnen. Of en hoe de termijn ook voor binnenlandse facturen gaat gelden, moet het wetsvoorstel nog precies uitwerken. Voor de planning is het verstandig van 10 dagen uit te gaan: wie binnenlands en intracommunautair toch al vanuit één proces factureert, heeft weinig aan twee verschillende termijnen.

ViDA aan de inkoopkant: rapporteren binnen 5 dagen

De meeste aandacht gaat naar de verkoopfactuur. De Nederlandse keuze om geen gebruik te maken van de uitzondering in artikel 262, lid 4, verschuift echter ook werk naar de crediteurenadministratie. In de huidige opgaaf ICP rapporteert Nederland alleen leveringen en diensten; intracommunautaire verwervingen staan er niet in. Vanaf 1 juli 2030 rapporteert de Nederlandse afnemer elke intracommunautaire verwerving en elke inkoop waarbij de btw naar hem is verlegd, uiterlijk 5 dagen na ontvangst van de factuur.

Het kabinet verwacht dat dit via (semi-)automatische functionaliteit in boekhoudpakketten weinig extra last oplevert. Dat gaat alleen op als inkoopfacturen gestructureerd binnenkomen en snel worden ingeboekt. Een factuur die twee weken in een mailbox of accorderingsronde blijft liggen, overschrijdt de termijn.

Pijler 2: platformeconomie

De tweede pijler maakt digitale platforms die kortdurende verhuur van accommodatie (maximaal 30 nachten aaneengesloten) of personenvervoer over de weg faciliteren, btw-plichtig voor die diensten. Dat heet de platformfictie. Het platform draagt de btw af, tenzij de aanbieder het platform zijn btw-nummer geeft en verklaart zelf btw te berekenen. De richtlijn laat lidstaten starten tussen 1 juli 2028 en uiterlijk 1 januari 2030, en lidstaten mogen aanbieders die de KOR toepassen uitsluiten.

Nederland heeft een conceptwetsvoorstel in internetconsultatie gebracht met een beoogde start op 1 juli 2028. Volgens RVO moeten chauffeurs die via een platform werken en de KOR toepassen, dat aan het platform melden. Wie accommodatie verhuurt via een platform en zelf btw afdraagt, moet het btw-nummer doorgeven. Platforms moeten die gegevens controleren en bewaren.

Pijler 3: enkele btw-registratie

De derde pijler vermindert het aantal btw-registraties in andere lidstaten. De Nederlandse implementatie, het wetsvoorstel “Wet implementatie Richtlijn btw in het digitale tijdperk – enkele btw-registratie” (36 920), is op 17 september 2026 door de Tweede Kamer aangenomen. De Eerste Kamer plant de afhandeling als hamerstuk op 6 oktober 2026; de beoogde inwerkingtreding is 1 januari 2027. De belangrijkste Europese data:

• 1 januari 2027: eerste verduidelijkingen in de éénloketregelingen (OSS en IOSS).
• 1 juli 2028: uitbreiding van de Unieregeling, een nieuwe regeling voor de overbrenging van eigen goederen via het éénloketsysteem, en verplichte verlegging van btw wanneer een niet in de lidstaat gevestigde en daar niet geregistreerde leverancier levert aan een afnemer die daar wel btw-geregistreerd is.
• 30 juni 2028: laatste datum waarop een nieuwe call-off-stockregeling kan starten. Bestaande regelingen vervallen op 30 juni 2029.

Wat de uitvoeringsverordening van juli 2026 technisch betekent voor registratie- en aangiftesystemen, leest u in ons artikel over de ViDA enkele btw-registratie.

Praktische gids: wat u per datum geregeld moet hebben

Onderstaande stappen gelden voor elk bedrijf met een Nederlands btw-nummer en voor elke buitenlandse onderneming die aan afnemers in Nederland factureert. Voor een projectplan met stappen per organisatietype verwijzen we naar ons artikel e-facturatie verplichting voorbereiden.

Vóór 1 januari 2027

• Gebruikt u OSS of IOSS, controleer dan met uw adviseur of softwareleverancier welke wijzigingen per 1 januari 2027 voor u gelden.
• Volg de internetconsultatie over e-facturatie en rapportage in het najaar van 2026 en reageer als uw sector eigen factuurformaten gebruikt.

Vóór 1 juli 2028

• Breng in kaart in welke lidstaten u btw-geregistreerd bent en waarom. Registraties die alleen bestaan vanwege voorraadverplaatsingen kunnen mogelijk vervallen.
• Gebruikt u call-off stock, plan dan de overgang: nieuwe regelingen kunnen na 30 juni 2028 niet meer starten.
• Verhuurt u accommodatie of levert u personenvervoer via een platform, geef dan uw btw-status of KOR-status tijdig door aan dat platform.

Vóór 1 juli 2030

• Verkoopkant: alle B2B-facturen, binnenlands en intracommunautair, als e-factuur volgens EN 16931 kunnen uitreiken. Een pdf per e-mail volstaat dan niet meer.
• Termijn: uw facturatieproces zo inrichten dat facturen binnen 10 dagen na levering of dienst worden uitgereikt, en verzamelfacturen binnen 10 dagen na het einde van de maand.
• Rapportage verkoop: intracommunautaire leveringen en verlegde diensten per factuur rapporteren op het moment van uitreiken. Richt een controle in, want het nultarief hangt aan correcte rapportage.
• Inkoopkant: e-facturen kunnen ontvangen en intracommunautaire verwervingen en verlegde inkopen binnen 5 dagen na ontvangst rapporteren. Dat vraagt om snelle, grotendeels automatische verwerking van inkoopfacturen.
• Stamgegevens: btw-identificatienummers van klanten en leveranciers controleren en actueel houden. Een onjuist nummer leidt direct tot een foutieve rapportage.
• Software: uw boekhoud- of ERP-leverancier schriftelijk vragen wanneer EN 16931 (verzenden en ontvangen), de 10-dagentermijn en de rapportage per factuur beschikbaar zijn, en of u vóór 2030 kunt testen.

Vóór 1 juli 2031

• Uw systemen gereedmaken voor de binnenlandse rapportage van een selectie van factuurgegevens aan de Belastingdienst. De precieze velden volgen uit het wetsvoorstel.

Veelgestelde vragen

Vanaf wanneer geldt ViDA in Nederland?

De EU-regels voor e-facturatie en rapportage van grensoverschrijdende B2B-transacties gelden vanaf 1 juli 2030. Volgens het kabinetsvoorstel geldt de e-factuur per die datum ook voor binnenlandse B2B-transacties en volgt de binnenlandse rapportage per 1 juli 2031. Onderdelen van de enkele btw-registratie gelden vanaf 1 januari 2027 en 1 juli 2028.

Verdwijnt de opgaaf ICP?

In haar huidige vorm wel. De geaggregeerde periodieke opgaaf wordt per 1 juli 2030 vervangen door rapportage per factuur op het moment van uitreiken.

Moet ik als afnemer ook rapporteren?

Ja. Nederland kiest ervoor intracommunautaire verwervingen en verlegde inkopen te laten rapporteren, uiterlijk 5 dagen na ontvangst van de factuur.

Mag ik nog verzamelfacturen per maand sturen?

De richtlijn staat verzamelfacturen toe, mits ze uiterlijk 10 dagen na het einde van de maand worden uitgereikt. Lidstaten mogen ze in fraudegevoelige sectoren uitsluiten.

Is Peppol verplicht onder ViDA?

ViDA schrijft geen netwerk voor. Nederland onderzoekt de infrastructuur tot oktober 2026 en neemt daarbij zowel het Peppol-netwerk als de European Business Wallet mee.

Bronnen

1. Richtlijn (EU) 2025/516 van de Raad van 11 maart 2025 wat betreft btw-regels voor het digitale tijdperk, EUR-Lex
2. Staatssecretaris van Financiën, Kamerbrief contouren elektronisch factureren en rapporteren, 11 september 2026, kenmerk 2026-0000288216 (open.overheid.nl)
3. Bijlage: Toelichting op kabinetskeuzes elektronisch factureren en rapporteren, 11 september 2026 (open.overheid.nl)
4. Rijksoverheid, Kabinet kiest voor invoering e-facturatie en rapportage voor bedrijven, 11 september 2026
5. Europese Commissie, VAT in the Digital Age (ViDA)
6. Internetconsultatie Wet implementatie Richtlijn Btw in het digitale tijdperk inzake de platformeconomie
7. Ondernemersplein (RVO), Platforms worden btw-plichtig voor verhuur en vervoer
8. Eerste Kamer, Wet implementatie Richtlijn btw in het digitale tijdperk – enkele btw-registratie (36 920)
9. Uitvoeringsbesluit (EU) 2017/1870 van de Commissie (EN 16931), EUR-Lex

ViDA Nederland staat in de kern vast: de norm, de termijnen van 10 en 5 dagen en de rapportage per factuur, voor de verkoop- én de inkoopkant. Alleen de infrastructuur is nog open. Wie wil weten welke oplossingen EN 16931 al ondersteunen voor verzenden, ontvangen en verwerken, kan aanbieders onafhankelijk vergelijken in de vergelijker op Peppol.nu.