European Business Wallet mkb: wat verandert er administratief

Voor mkb-bedrijven die binnen de EU actief zijn, kan de European Business Wallet mkb-administratie ingrijpend vereenvoudigen. Kleine en middelgrote ondernemingen vormen 99 procent van alle bedrijven in de Europese Unie, en juist zij ondervinden de meeste hinder van versnipperde nationale procedures bij grensoverschrijdende activiteiten. De Europese Commissie verwacht dat de European Business Wallet mkb-bedrijven structureel minder gedoe oplevert bij onboarding, aanbestedingen en vergunningaanvragen.

Wat de European Business Wallet mkb-bedrijven concreet biedt

Met een European Business Wallet kunnen ondernemingen digitaal hun eigen identiteit bewijzen en die van andere partijen direct verifiëren. De portemonnee maakt het mogelijk om vertrouwde documenten zoals vergunningen, licenties en certificaten direct aan te maken, op te slaan en te delen. Documenten kunnen elektronisch worden ondertekend, voorzien van een tijdstempel of verzegeld. Bedrijven kunnen bovendien anderen machtigen om namens hen juridisch bindend op te treden, en veilig communiceren met andere ondernemingen of overheden via één digitaal kanaal.

Minder papierwerk bij onboarding, aanbestedingen en vergunningen

Volgens de Europese Commissie zorgt één digitale identiteit met één communicatiekanaal richting overheden ervoor dat bedrijven die overal in de EU actief zijn, tot 26 keer minder gedoe ervaren dan vandaag het geval is. Handelingen die nu nog op papier of in persoon moeten gebeuren, krijgen via de portemonnee dezelfde rechtsgeldigheid in digitale vorm. Dat raakt processen die voor mkb-bedrijven bijzonder tijdrovend zijn: het onboarden van nieuwe klanten en leveranciers, het doorlopen van aanbestedingsprocedures, vergunningaanvragen en compliancecontroles zoals anti-witwasprocedures (AML). Omdat alle benodigde gegevens digitaal en grensoverschrijdend beschikbaar zijn, vervalt voor veel van deze processen de noodzaak om fysiek aanwezig te zijn of telkens opnieuw documenten op te sturen.

Wat de cijfers zeggen over de besparingen

De Europese Commissie schat dat de vereenvoudigingsmaatregelen rond de European Business Wallet tot 2029 in totaal 5 miljard euro aan administratieve kosten kunnen besparen. Voor het Europese bedrijfsleven als geheel zou de portemonnee jaarlijks ten minste 160 miljard euro aan besparingen kunnen vrijmaken. Omdat mkb-bedrijven verreweg de grootste groep ondernemingen in de EU vormen, komt een substantieel deel van die besparing terecht bij precies de bedrijven die het minst budget hebben voor juridische en administratieve afhandeling.

Vrijwillig voor bedrijven, verplicht voor overheden

Een belangrijk uitgangspunt van het wetsvoorstel is dat het gebruik van de European Business Wallet voor ondernemingen vrijwillig blijft. De verplichting in de verordening richt zich uitsluitend tot overheidsinstanties: zij moeten de kernfuncties van de portemonnee kunnen accepteren. Voor mkb-bedrijven betekent dit dat zij zelf kunnen bepalen wanneer en in welke mate zij de European Business Wallet inzetten, zonder dat dit op korte termijn een verplichting wordt. Tegelijk geldt dat hoe meer overheden en grotere handelspartners de portemonnee accepteren, hoe groter het praktische voordeel wordt voor bedrijven die er gebruik van maken.

Praktische gids: wat mkb-bedrijven nu al kunnen doen

• Volg de regelgeving: houd de ontwikkeling van de verordening en de verwachte implementatietermijnen in de gaten, zodat u niet wordt verrast door verplichtingen vanuit overheden waarmee u zaken doet.
• Breng processen in kaart: welke onderdelen van uw onderneming vergen nu nog veel papierwerk of herhaalde identiteitscontroles, zoals onboarding van klanten of aanbestedingen?
• Kies toekomstbestendige software: houd bij de keuze van dienstverleners rekening met compatibiliteit met digitale identiteitsoplossingen.
• Borg uw e-facturatie: zorg dat uw proces via Peppol op orde is. De European Business Wallet vervangt dit netwerk niet, maar kan er in de toekomst als identiteitslaag naast komen te staan.

Wat dit betekent voor uw onderneming

Zolang de verordening nog niet is vastgesteld, hoeft u als mkb-ondernemer niets te doen om te voldoen aan de European Business Wallet. Wel is het verstandig om processen die veel administratieve overhead kennen alvast in kaart te brengen, zodat u bij beschikbaarheid van de portemonnee direct profijt heeft. Een goede basis is een betrouwbare Peppol Serviceprovider voor uw e-facturatie, aangezien identiteits- en adresseringsoplossingen zoals de European Business Wallet naar verwachting zullen samenwerken met bestaande netwerken zoals Peppol. Meer hierover leest u in European Business Wallet e-facturatie: de architecturale oplossing.

Vergelijk Peppol Serviceproviders op Peppol.nu en kies een oplossing die meegroeit met toekomstige Europese regelgeving zoals de European Business Wallet.

Bronnen

1. Europese Commissie, “European Business Wallets”, Shaping Europe’s digital future
2. Europese Commissie, persbericht “Simpler EU digital rules and new digital wallets to save billions for businesses and boost innovation”
3. Europees Parlement, Legislative Train Schedule: “European business wallets”
4. WE BUILD Consortium