Mogelijk gemaakt door SEEBURGER, Partner van Peppol.nu

Internationale e-facturatie en ERP-transitie: wat de STABILO-case ons leert

Dit artikel is gebaseerd op de gepubliceerde case study van SEEBURGER over schrijfwarenontwikkelaar STABILO International GmbH. We gebruiken die case als vertrekpunt voor een bredere analyse van vragen die voor veel internationaal opererende bedrijven relevant zijn: wanneer kies je voor Peppol, wanneer voor een clearance-model, en wat betekent dat als je tegelijkertijd een ERP-systeem migreert?

De situatie: actief in meerdere landen, elk met eigen e-facturatievereisten

Wie internationaal factureert, heeft niet te maken met één e-facturatiesysteem. Wereldwijd zijn er drie dominante architecturen, met elk hun eigen landen en logica:

• Gedecentraliseerd — facturen worden uitgewisseld via gecertificeerde serviceproviders, zonder centrale overheidspoort; voorbeelden zijn Peppol in België, Denemarken, Noorwegen, Singapore, Australië en de VAE (5-corner model), en DBNAlliance in de Verenigde Staten (Peppol-geïnspireerd, nog niet verplicht)
• Clearance — elke factuur passeert een overheidspoort vóór verwerking door de ontvanger; voorbeelden zijn SDI in Italië, KSeF in Polen, CFDI via SAT in Mexico, DIAN e-factura in Colombia, NF-e in Brazilië en EFS/MBS in Nigeria
• Hybride — gedecentraliseerde uitwisseling via gecertificeerde platforms gecombineerd met verplichte fiscale rapportage aan de overheid; voorbeelden zijn Verifactu in Spanje en PA (Plateformes Agréées) en PPF in Frankrijk (verplicht per september 2026)

De gemene deler achter al deze mandaten: overheden zetten e-facturatie in als instrument om hun btw-stelsel te moderniseren. Door factuurdata real-time of near-real-time beschikbaar te maken, kunnen belastingdiensten btw-fraude terugdringen, belastingkloven verkleinen en de inning efficiënter maken. De technische architectuur — Peppol, clearance of hybride — volgt op die beleidsdoelstelling.

Voor een bedrijf dat actief is in meerdere van deze markten, betekent dit concreet: per land gelden andere technische eisen, andere formats, andere rapportageverplichtingen en andere deadlines. De vraag is niet óf je hiermee te maken krijgt, maar hoe je het beheert.

De case study van SEEBURGER beschrijft hoe STABILO — fabrikant van schrijfwaren met productielocaties in Duitsland, Tsjechië en Maleisië, actief in meer dan 180 landen — met precies dit vraagstuk werd geconfronteerd. Het bedrijf had landspecifieke e-facturatieoplossingen lopen voor Italië, Hongarije en Spanje, elk via een aparte provider. Dat werkte, maar het betekende ook: meerdere contracten, meerdere koppelingen, meerdere compliance-verantwoordelijkheden. En zodra Polen (KSeF) en Frankrijk op de agenda kwamen, was duidelijk dat dit model niet schaalbaar was. De volledige case study beschrijft hoe STABILO dat bij de voorbereiding van de SAP S/4HANA-migratie fundamenteel heeft herzien.

Peppol of clearance? Drie architecturen, drie logica’s

De keuze voor een e-facturatieoplossing is in de kern een keuze over architectuur. En die keuze hangt sterk af van de markten waarin je actief bent.

Het gedecentraliseerde model werkt zonder centrale overheidspoort in de transactiestroom. Facturen worden uitgewisseld via gecertificeerde serviceproviders op basis van gedeelde standaarden. Peppol is het meest verspreide voorbeeld van dit model.

Het clearance-model werkt anders: elke factuur passeert een centrale overheidspoort die de factuur valideert — of zelfs goedkeurt — voordat de ontvanger hem mag verwerken. Italië’s SDI werkt zo. Het Poolse KSeF ook. Zonder validatie door het overheidsplatform heeft een factuur in deze landen geen juridische status.

Het hybride model combineert elementen van beide: facturen worden uitgewisseld via gecertificeerde private platforms, maar de overheid ontvangt tegelijkertijd fiscale rapportagedata. Er is geen centrale validatieplicht per factuur, maar de overheid heeft wel real-time zicht op transacties. Spanje’s Verifactu en het Franse systeem met Plateformes Agréées zijn voorbeelden van deze aanpak.

Zodra een land B2B e-facturatie verplicht stelt, heeft dat directe consequenties voor elk bedrijf dat in dat land factureert: je moet voldoen aan de architectuur die de betreffende overheid heeft gekozen, niet aan de architectuur die jij het handigst vindt. Voor puur nationaal opererende bedrijven is de keuze daarmee betrekkelijk eenvoudig — er is maar één systeem van toepassing, en de compliance-vraag is vooral een implementatievraag: welke provider helpt mij dit goed inrichten?

Voor bedrijven die in meerdere landen actief zijn, ligt dat anders. Zij opereren gelijktijdig in meerdere architecturen, met meerdere formats en meerdere deadlines. Wat dat concreet betekent, bekijken we in het volgende hoofdstuk.

Wat dit betekent voor bedrijven die internationaal zaken doen

Voor een bedrijf dat internationaal factureert, is e-facturatie geen keuze meer. Het is een randvoorwaarde geworden om in bepaalde markten überhaupt zaken te kunnen doen. De vraag is niet of je ermee te maken krijgt, maar in welke landen, op welk moment — en of je huidige oplossing dat aankan.

Dat is concreter dan het klinkt. Een bedrijf dat levert aan Italiaanse klanten, heeft al jaren te maken met verplichte facturatie via het SDI-systeem. Wie zakendoet in België, moet per januari 2026 volledig operationeel zijn voor Peppol-facturatie. Een bedrijf met activiteiten in Mexico of Colombia werkt al lang met gecentraliseerde clearance-systemen als CFDI en DIAN. En wie groeit naar Aziatische markten als Singapore of Australië, stuit op Peppol-gebaseerde verplichtingen die daar al actief zijn. De gemeenschappelijke noemer: elk land heeft zijn eigen systeem, zijn eigen tijdlijn en zijn eigen technische eisen.

Voor bedrijven die vanuit Nederland opereren, speelt daar een eigen dynamiek bij. Nederland kent sinds 18 april 2019 een verplichting aan alle aanbestedende diensten om een e-factuur te kunnen ontvangen en verwerken, maar geen verplichting aan de leverancier om die te sturen. De Rijksoverheid en diverse individuele overheidsorganisaties hebben deze situatie aangegrepen om privaatrechtelijk de verplichte aanlevering af te dwingen. De verwachting is dat Nederland ook voor B2B op Peppol in gaat zetten: in maart 2026 adviseerde EY in opdracht van het Ministerie van Financiën in haar rapport ‘ViDA e-facturatie en digitale rapportage’ om Peppol als standaard te gebruiken voor verplichte B2B e-facturatie in Nederland. Peppol.nu schreef een analyse van dat EY-rapport. Een formeel beleidsbesluit ontbreekt nog, maar het advies van EY is helder.

De strategische vraag is daarmee niet alleen: ben ik compliant in de markten waar ik nu actief ben? Maar ook: is mijn oplossing in staat om de verplichtingen die eraan komen te absorberen — zonder dat elke nieuwe markt een nieuw implementatieproject betekent?

De ERP-transitie als strategisch moment voor e-facturatie

Een migratie naar SAP S/4HANA — of naar een ander modern ERP-systeem — is belastend genoeg zonder dat e-facturatie er als los vraagstuk naast wordt beheerd. Tegelijkertijd biedt zo’n transitie een unieke kans: het moment waarop je bestaande koppelingen, providers en contracten toch al kritisch beoordeelt.

Wat de STABILO-case illustreert, is dat die combinatie strategisch voordeel kan opleveren. Door de e-factuurstrategie te herzien vóór de ERP-migratie — en niet erna — wordt de migratie zelf eenvoudiger. Minder providers, minder koppelingen, meer uniformiteit in de architectuur. Dat vermindert niet alleen de technische complexiteit, maar ook de beheerslast daarna.

Concreet: een provider die de ERP-integratie beheerst én de internationale e-facturatiecompliance afdekt, neemt werk uit handen dat anders intern gecoördineerd moet worden. Dat is met name relevant voor organisaties zonder grote IT-afdeling, of voor organisaties waarbij de SAP-migratie al capaciteit vraagt.

Hoe SEEBURGER deze uitdaging aanpakt

SEEBURGER lost het eerder beschreven probleem — meerdere landen, meerdere architecturen, één ERP — op via het SEEBURGER BIS-Platform. Dat platform integreert e-facturatie, EDI, API-koppelingen en managed file transfer in één omgeving, en verbindt die via één aansluiting met het ERP-systeem van de klant.

Concreet betekent dit voor de e-factuuruitdaging:

• Peppol-uitwisseling én clearance-systemen (SDI, KSeF, ChorusPro) worden afgehandeld via hetzelfde platform, zonder aparte contracten per land
• Compliance-updates — nieuwe formats, gewijzigde landvereisten — worden door SEEBURGER centraal doorgevoerd; de klant hoeft daar intern geen capaciteit voor te reserveren
• De integratie met SAP S/4HANA is gecertificeerd en wordt ook tijdens een migratie gehandhaafd, zodat factuurprocessen niet stilliggen
• De oplossing schaalbaar: nieuwe landen toevoegen vergt geen nieuwe implementatie, maar een uitbreiding binnen het bestaande platform

Dat is precies de afweging die STABILO maakte: niet het goedkoopste per land, maar het meest beheersbare over alle landen samen. De case study beschrijft het resultaat als minder leveranciers, minder integraties, en een positie die klaar is voor toekomstige verplichtingen — waaronder KSeF, ViDA en de Franse mandaatverplichting.

Wat dit leert over leveranciersselectie

De STABILO-case is geen blauwdruk die klakkeloos overgenomen kan worden — de situatie van elk bedrijf verschilt. Maar de afwegingen die erin zichtbaar worden, zijn herkenbaar voor vrijwel elke organisatie die internationaal factureert en voor een ERP-keuze of -migratie staat.

De kern: e-facturatie is geen IT-project dat je afrondt. Het is een doorlopende compliance-opgave die meeschaalt met je markten en je systemen. De leverancier die je daarvoor kiest, moet niet alleen de landen van vandaag dekken, maar ook de architecturen van morgen begrijpen — Peppol, clearance, en de hybride modellen die ViDA 2030 mogelijk verder uniformeert.

Meer informatie

SEEBURGER, Partner van Peppol.nu, biedt internationale e-facturatie als onderdeel van hun SEEBURGER Global E-Invoicing Services. Hun oplossing ondersteunt zowel Peppol-modellen als gecentraliseerde clearance-systemen in meer dan 35 landen, en integreert met SAP S/4HANA en andere ERP-omgevingen.

De volledige STABILO case study is beschikbaar als PDF via de website van SEEBURGER.

Meer over SEEBURGER’s e-invoicing en Peppol-diensten, SAP S/4HANA-integraties en sectoroplossingen vind je op hun profiel op Peppol.nu.

Bron: SEEBURGER AG (2024). STABILO Selects SEEBURGER To Streamline E-Invoicing Ahead Of Implementing SAP S/4HANA. Case Study. Bretten: SEEBURGER AG. Geraadpleegd via seeburger.com.