O que é a Faturação Eletrónica?

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Breve História

A faturação eletrónica teve as suas origens no final dos anos noventa como uma forma inovadora de automatizar processos administrativos entre grandes empresas. A introdução de padrões como UBL (Universal Business Language) proporcionou mais uniformidade. Hoje, a faturação eletrónica é apoiada por regulamentações nacionais e internacionais, com a diretiva europeia a encorajar a adoção desde 2014. Através do avanço tecnológico e da padronização em numerosos setores e países, cada vez mais organizações são encorajadas a adotar o padrão e agora têm a oportunidade de o fazer.

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Como Funciona a Faturação Eletrónica?

A faturação eletrónica é um processo padronizado onde as faturas são enviadas e recebidas digitalmente. Ao contrário das faturas em papel ou ficheiros PDF, as faturas eletrónicas são processadas num formato específico, como UBL (Universal Business Language). Isto permite o processamento automático por software, sem necessidade de introdução manual.

O processo começa com a composição de uma fatura eletrónica no seu software de contabilidade. Esta fatura é enviada através de uma rede segura, como a rede Peppol, diretamente ao destinatário sem intervenção intermediária. O destinatário pode processar a fatura diretamente no seu próprio sistema, garantindo um manuseamento rápido e sem erros.

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Como é uma Fatura Eletrónica?

Uma fatura eletrónica é essencialmente um documento XML confiável. Consiste em código de programa estruturado, onde toda a informação é colocada num local fixo. O especial numa fatura eletrónica é que é legível por software, pode ser processada automaticamente e previne erros. Isto permite que o seu pacote de software processe faturas automaticamente sem introdução manual.

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Vantagens da Faturação Eletrónica

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Faturação Eletrónica nas Cadeias de Transação

A faturação eletrónica desempenha um papel essencial dentro de várias cadeias de transação que empresas e governos utilizam:

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Faturação Eletrónica e Autoridades Fiscais

A faturação eletrónica muda a forma como as autoridades fiscais operam, onde está estabelecido que as faturas eletrónicas têm o mesmo valor legal que as faturas em papel. Para cumprir com estes requisitos legais, as faturas eletrónicas devem atender aos seguintes critérios: autenticidade da origem, integridade do conteúdo, e legibilidade. Isto significa que o remetente deve ser claramente identificável, o conteúdo não pode ser alterado, e a fatura deve ser compreensível para todas as partes envolvidas.

As autoridades fiscais veem a faturação eletrónica como uma forma eficiente de processar faturas rapidamente e de forma válida. Porque as faturas eletrónicas são padronizadas e podem ser processadas ou importadas diretamente de sistemas de contabilidade, ocorrem menos erros e os processos são mais rápidos. Isto também leva a auditorias mais eficientes e ao cumprimento das obrigações fiscais.

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Faturação Eletrónica e Peppol

O Peppol levou a faturação eletrónica a um novo nível ao fornecer uma rede mundialmente padronizada para o intercâmbio seguro e eficiente de faturas. Em vez de ligações complexas ponto-a-ponto, o Peppol oferece um único acesso a uma rede com milhões de organizações. Isto torna o envio de faturas fácil de utilizar em qualquer país, mas também rentável e fiável.

Com o Peppol, a faturação eletrónica torna-se totalmente automatizada, do envio ao recebimento, sem que as empresas tenham de se preocupar com compatibilidade técnica ou segurança. A rede suporta múltiplos padrões, como UBL, e valida que todos os requisitos legais são cumpridos, como os da Autoridade Fiscal Holandesa e os padrões europeus de faturação eletrónica. Isto torna-a a solução ideal tanto para empresas nacionais como internacionais.