Hoe controleer je of je huidige software Peppol ondersteunt?

Werk je al met een boekhoudpakket? Controleer dan eerst de mogelijkheden van je huidige software. Vaak is Peppol-ondersteuning beschikbaar via een update of extra module.

Stappen om te controleren:

1. Zoek in de helpsectie van je software naar “Peppol” of “e-facturatie”
2. Neem contact op met je softwareleverancier
3. Controleer de productpagina voor recente updates
4. Raadpleeg het officiële Peppol Leveranciersoverzicht

Let op: sommige leveranciers rekenen extra kosten voor Peppol-functionaliteit of beperken het aantal facturen dat je kunt versturen.

Van implementatie naar dagelijks gebruik: best practices

De implementatie van Peppol verschilt per softwarepakket. Sommige systemen hebben een wizard die je door het proces leidt. Andere vereisen wat meer technische kennis. In alle gevallen is het belangrijk om eerst een testfase in te bouwen.

Stap 1: Registratie en configuratie

Om Peppol te gebruiken, moet je geregistreerd zijn bij een geaccrediteerde Access Point Provider. Veel softwareleveranciers, waaronder Moneybird, regelen dit proces voor je.

Stap 2: Testfase implementeren

Begin met het versturen van enkele testfacturen. Controleer of deze goed aankomen en verwerkt worden. Vraag ontvangers om feedback over de leesbaarheid en volledigheid van je facturen.

Stap 3: Proces optimaliseren

Evalueer je werkstroom en pas deze indien nodig aan:

• Automatiseer terugkerende facturen
• Stel sjablonen in voor verschillende klanttypes
• Configureer automatische herinneringen

Stap 4: Volledig overstappen

Pas als alles soepel loopt, kun je volledig overschakelen op Peppol. Informeer je klanten en leveranciers over je nieuwe factuurmethode.

Integratie met andere bedrijfssystemen

Moderne bedrijfsvoering draait om meer dan alleen facturatie. De echte kracht van e-facturatie komt naar voren wanneer je verschillende bedrijfsprocessen aan elkaar koppelt.

Voorraad- en orderbeheer

Met geïntegreerde systemen wordt je voorraad automatisch bijgewerkt bij het verwerken van een factuur. Dit voorkomt dubbele invoer en houdt je voorraadniveaus accuraat.

Bankkoppelingen

Software zoals Moneybird biedt directe koppelingen met banken, waardoor betalingen automatisch worden gematcht met facturen. Dit bespaart tijd en vermindert fouten in je debiteurenadministratie.

CRM-systemen

Door je facturatie te koppelen aan je klantbeheersysteem krijg je een compleet beeld van je klantrelaties, inclusief factuur- en betaalgedrag.

Projectmanagement

Voor dienstverlenende bedrijven is de integratie met projectmanagementtools waardevol. Uren worden automatisch gefactureerd en projectbudgetten blijven up-to-date.

De toekomst van e-facturatie en wat dit betekent voor jouw bedrijf

E-facturatie ontwikkelt zich snel en wordt steeds meer de standaard. In veel Europese landen is elektronisch factureren aan de overheid al verplicht, en deze verplichting breidt zich uit naar B2B-transacties.

Komende ontwikkelingen:

• Uitbreiding van verplichte e-facturatie in meer sectoren
• Verbeterde mogelijkheden voor gegevensuitwisseling
• Verdere automatisering van het facturatieproces
• Integratie met AI voor voorspellende analyses
• Verbeterde beveiliging en fraudepreventie

Softwareleveranciers zoals Moneybird spelen hierop in met regelmatige updates. Ze voegen nieuwe functies toe en verbeteren bestaande mogelijkheden. Door te kiezen voor software met goede Peppol-ondersteuning, ben je voorbereid op toekomstige ontwikkelingen.

Return on Investment: Wat levert e-facturatie op?

De overstap naar e-facturatie via Peppol brengt initiële kosten met zich mee, maar de besparingen zijn aanzienlijk:

• 60-80% kostenbesparing per factuur ten opzichte van papieren facturen
• 30-50% snellere betaling van facturen
• 70% minder verwerkingstijd voor administratief personeel
• Bijna 100% reductie in factuurfouten
• Tot 15% verbetering in cashflow

Voor een gemiddeld MKB-bedrijf dat 500 facturen per maand verwerkt, kan dit een jaarlijkse besparing van duizenden euro’s betekenen.

Hoe maak je de juiste keuze voor jouw bedrijf?

De keuze voor e-facturatiesoftware hangt af van je specifieke situatie. Hier zijn de belangrijkste factoren om te overwegen:

Bedrijfsomvang en complexiteit

• Voor ZZP’ers en kleine bedrijven: Moneybird of Visma eAccounting
• Voor middelgrote bedrijven: Exact Online of AFAS
• Voor grote organisaties: SAP Business One

Factuurvolume

• Laag volume (< 100 per maand): Moneybird, Visma
• Middelhoog volume (100-1000 per maand): Exact Online
• Hoog volume (> 1000 per maand): AFAS, SAP

Integratiebehoefte

Als je veel koppelingen nodig hebt, kijk dan naar de beschikbare API’s en partnerschappen van de software. Moneybird biedt bijvoorbeeld veel koppelingen met populaire tools voor het MKB.

Gebruiksgemak vs. functionaliteit

Soms moet je kiezen tussen gebruiksgemak en uitgebreide functionaliteit. Software als Moneybird en Visma richten zich op gebruiksgemak, terwijl SAP complexere mogelijkheden biedt.