E-facturatie verplicht in België vanaf 2026: inzichten van de kennisdag
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor B2B-bedrijven in België. Wat betekent dit concreet voor jouw organisatie? Tijdens de E-facturatie Kennisdag 2025 deelden overheden, softwareleveranciers en compliance-experts hun inzichten over deze nieuwe regelgeving. “Bedrijven die nu starten met voorbereiden, besparen tot 30% op implementatiekosten,” klonk het tijdens een paneldiscussie.
De cijfers spreken boekdelen: van de bijna 1,2 miljoen btw-plichtige bedrijven in België zijn er vandaag slechts 250.000 geregistreerd op het Peppol-netwerk. Dat betekent dat bijna 1 miljoen ondernemingen nog actie moeten ondernemen. In dit artikel lees je niet alleen de belangrijkste takeaways van het event, maar krijg je ook een concreet stappenplan om compliant te zijn tegen 2026. Laten we erin duiken!
Wat houdt de verplichte e-facturatie in België in per 2026?
Scope en verplichtingen van de nieuwe wetgeving
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor hun B2B-transacties. Dit betekent een fundamentele verandering in de manier waarop bedrijven factureren en facturen ontvangen.
De verplichting geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen in België, ongeacht hun grootte. Dit omvat zowel grote bedrijven als KMO's en eenmanszaken die B2B-transacties uitvoeren met andere Belgische ondernemingen. Het is belangrijk om te weten dat er enkele uitzonderingen zijn: facturatie naar particuliere klanten (B2C) blijft mogelijk op papier of PDF, niet btw-plichtige ondernemingen zijn vrijgesteld, en bepaalde specifieke sectoren krijgen mogelijk uitzonderingen.
Waarom België deze stap neemt: link met Europese ViDA-richtlijnen
België loopt voorop in de implementatie van de Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age). Deze EU-richtlijn verplicht alle lidstaten om tegen 2028 e-facturatie in te voeren. Door nu al te starten, wil België meerdere doelen bereiken: btw-fraude bestrijden en de “btw-kloof” verkleinen, administratieve lasten voor bedrijven verminderen op lange termijn, efficiëntie in belastinginning verhogen, en een digitale voorsprong behouden in Europa.
Impact op bestaande facturatie- en boekhoudsystemen
De overgang betekent meer dan alleen een softwareupdate. Bedrijven moeten hun volledige facturatieproces herdenken. Op technisch vlak vraagt dit om integratie met het Peppol-netwerk via een erkende Access Point, aanpassing van ERP- en boekhoudsystemen, en training van medewerkers op nieuwe workflows.
De financiële gevolgen zijn significant: facturen die niet voldoen aan de nieuwe normen verliezen hun btw-aftrekbaarheid, bedrijven moeten investeren in nieuwe software en systemen, en er zijn mogelijke boetes bij non-compliance. Om bedrijven te ondersteunen biedt de overheid echter fiscale voordelen: een verhoogde aftrek van 120% voor factureringspakketten en een investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen.
Belangrijkste inzichten van de E-facturatie Kennisdag 2025
De E-facturatie Kennisdag van 21 mei 2025 in BluePoint Antwerpen bracht enerzijds aanbieders van e-facturatieoplossingen en anderzijds financials en IT-verantwoordelijken samen om zich voor te bereiden op de nieuwe verplichting. Het event leverde waardevolle inzichten op die cruciaal zijn voor een succesvolle implementatie.
Highlights Keynote panel en expert citaten
Dagvoorzitter Saartje Vandendriessche ging in gesprek met Wouter Bollaert, Adviseur-Generaal van FOD Financiën, en Johan van Steelandt, Specialist e-facturatie.
Wouter benadrukte tijdens dit gesprek het primaire beleidsuitgangspunt om te komen tot pro-actief e-facturatie beleid, dat heeft geleid tot de B2B-verplichting per 1 januari 2026: “De Belgische overheid gebruikt e-facturatie als instrument om het BTW-gat te verkleinen – het BTW-gat is het verschil tussen BTW-plichtige transacties en de daadwerkelijke BTW inningen.”
In zijn rol van e-facturatie specialist merkt Johan de gevolgen van de publicatie van de verplichting: “ik spreek momenteel wekelijks 50-100 bedrijven bij over e-facturatie, wat het is en hoe bedrijven aan een e-facturatie oplossing komen die past bij hun situatie.”
Tijdens zijn sessies laat Johan de aanwezigen plaatsnemen op een van vier stoelen, die van organisaties met een externe boekhouder, organisaties met een eigen boekhoudpakket, organisaties met een ERP oplossing of organisaties zonder boekhouder of software.
Voor ieder van deze ‘stoelen’ heeft Johan een tip. “Indien u een externe boekhouder heeft, bel deze op en vraag of deze gereed is voor de e-facturatie verplichting. Voor gebruikers van boekhoudpakketten geldt hetzelfde, bel uw software aanbieder op en vraag naar de e-facturatie mogelijkheden.” Bedrijven met complexere software, zoals ERP systemen kunnen het beste kijken naar een noodoplossing om gegarandeerd gereed te zijn voor 1 januari 2026. Parrallel hier aan wordt aangeraden om een integratietraject voor de definitieve oplossing te starten om uw interne gegevensstromen op te lijnen, zodat de juiste gegevens voor de e-factuur kunnen worden aangeleverd. Tot slot, voor de organisaties zonder boekhouder of software, bestaan er allerlei portaal mogelijkheden om het versturen en ontvangen van e-facturen te faciliteren.
De grootste fout die bedrijven maken is wachten tot het laatste moment. Bedrijven die nu beginnen, hebben tijd om hun processen te optimaliseren en kunnen profiteren van early-adopter voordelen, zoals het meenemen van de interne organisatie bij deze verandering.
Wouter gaf aan dat ondanks de positieve business case voor e-facturatie via aansluiting op het Peppolnetwerk, bedrijven nog niet massaal over de streep zijn getrokken. Wouter, “Zolang er geen grote aantallen bedrijven op het Peppolnetwerk zitten, zullen bedrijven aarzelen om aan te sluiten. Zolang bedrijven aarzelen om aan te sluiten, zullen er geen grote aantallen bedrijven op het Peppolnetwerk zitten. De Belgische overheid tracht met de keuze voor Peppol deze ‘kip-ei’ discussie te doorbreken.”
De algemene afdronk was enerzijds, bedrijven dienen te begrijpen dat e-facturatie en Peppol per 1 januari 2025 een fact of life zijn in België. Bovendien, Peppol is uiteindelijk niet alleen een compliance-vereiste, het wordt de ruggengraat van digitale business communicatie in Europa. Bedrijven die dit begrijpen, investeren niet alleen in compliance maar in toekomstbestendigheid.
Veelgestelde vragen tijdens het event
Tijdens de Q&A-sessies kwamen steeds dezelfde vragen terug. Een veelgehoorde vraag was: “Kunnen we nog PDF-facturen sturen?” Het antwoord is duidelijk: nee, niet als rechtsgeldig document. Vanaf 2026 moeten alle B2B-facturen gestructureerd elektronisch zijn. PDF via e-mail voldoet niet meer aan de vereisten.
Ter geruststelling van een aantal vraagstellers, mag uiteraard wel parallel een PDF worden toegezonden, zolang deze maar niet geldt als uitgangspunt voor de financiële transactie.
Een andere vraag betrof leveranciers die nog niet klaar zijn. Pieter-Jan van Mierlo, advocaat bij PKF BOFIDI Legal, gaf aan dat de boetebedragen aanzienlijk zijn: wie vanaf 2026 nog traditionele facturen verstuurt of ontvangt, riskeert boetes tot €5.000 per foutieve factuur. Voor eerste overtredingen bedraagt de boete €50 per foutieve factuur (maximum €5.000), bij een tweede inbreuk €125 per factuur, en vanaf de derde schending €250 per factuur – telkens met een maximum van €5.000 per overtreding. Ook het verwerken van niet-conforme facturen in je boekhouding kan leiden tot proportionele boetes tot 200% van de verschuldigde BTW.
Wat betreft de implementatiekosten variëren deze van €20-200 per maand afhankelijk van je factuurvolume en gekozen oplossing, maar deze relatief kleine investering wordt ruimschoots gecompenseerd door de fiscale voordelen én het vermijden van deze kostbare boetes die kunnen oplopen tot duizenden euro's per maand bij grotere factuurvolumes.
Waarom Peppol de standaard wordt voor e-facturatie
Wat is Peppol en hoe werkt het in België en Europa?
Peppol is een internationaal netwerk dat veilige, gestandaardiseerde uitwisseling van bedrijfsdocumenten mogelijk maakt. Oorspronkelijk ontwikkeld voor overheidsopdrachten, is het nu in toenemende mate de Europese standaard voor e-facturatie aan het worden.
Het systeem werkt volgens een helder proces: bedrijven registreren zich bij een Peppol Access Point (provider) die hen aansluit op het Peppolnetwerk – al dan niet via hun boekhoudpakket of ERP leverancier. De factuurinformatie wordt automatisch omgezet naar het Peppol Bis V3 formaat, het netwerk routeert facturen veilig naar de ontvanger, en facturen worden automatisch geïntegreerd in het ontvangende systeem.
Peppol vs traditionele e-facturatie: voordelen
Traditionele e-facturatie vereist punt-tot-punt koppelingen tussen bedrijven, werkt met verschillende formaten en standaarden, en vereist complexe integraties voor elke nieuwe relatie. Het Peppol-netwerk daarentegen biedt een veel elegantere oplossing: één integratie geeft toegang tot alle deelnemers, er wordt een gestandaardiseerd formaat (Peppol Bis v3) gebruikt, er is internationale interoperabiliteit, en er is ingebouwde veiligheid en betrouwbaarheid.
Standpunten van overheid en sectororganisaties
De Belgische overheid heeft bewust gekozen om geen eigen e-facturatie-oplossing te ontwikkelen, maar vertrouwt op de markt en het Peppol-netwerk. Deze aanpak biedt keuzevrijheid voor bedrijven, concurrentie tussen aanbieders, innovatie-gedreven oplossingen, en lagere kosten door marktwerking. Sectororganisaties zoals Agoria, Unizo en Voka ondersteunen deze aanpak en bieden gerichte begeleiding voor hun leden.
Veelgemaakte fouten en hoe je die vermijdt
Te laat starten met voorbereidingen
Een van de meest gemaakte fouten is het onderschatten van de tijd die nodig is voor implementatie. Veel bedrijven denken dat januari 2026 nog ver weg is en stellen actie uit. Dit leidt tot hogere implementatiekosten door tijdsdruk, beperkte keuze in softwareleveranciers, risico op compliance-problemen, en stress plus operationele verstoringen.
De oplossing is om nu te starten met analyse en planning, budget te reserveren voor 2025, implementatie te plannen in rustige periodes, en buffer in te bouwen voor onverwachte problemen.
Gebrek aan interne kennis en training
Medewerkers die niet voorbereid zijn op nieuwe processen en systemen vormen een groot risico. De aanpak hiervoor is het organiseren van vroegtijdige training sessies, het creëren van interne champions, het documenteren van nieuwe procedures, en het plannen van follow-up training na implementatie.
Onderschatting van integratie-complexiteit
De technische integratie blijkt vaak complexer dan verwacht. Dit kun je voorkomen door een grondige system audit vooraf te doen, IT-experts bij de planning te betrekken, realistische timelines te plannen, en budget vrij te houden voor onverwachte kosten.
Wees alert op red flags bij leveranciers: beloftes van “plug-and-play” oplossingen, onduidelijke kostenstructuur, geen referenties in jouw sector, en ontbrekende technische documentatie zijn waarschuwingssignalen.
Fiscale voordelen en ondersteuning
Overheidsteun voor de overstap
Om bedrijven te helpen bij de overgang, heeft de regering aantrekkelijke fiscale voordelen ingevoerd. Er is een 120% kostenaftrek beschikbaar van 2024 tot 2027 voor abonnementen op factureringspakketten, advieskosten rond implementatie, en training en opleiding van medewerkers. Daarnaast is er vanaf 2025 een 20% investeringsaftrek voor aankoop van e-facturatie software, hardware-investeringen, en systeem-integraties.
Een praktisch voorbeeld: een KMO die €5.000 investeert in Peppol-software kan normaal €5.000 aftrekken, maar met 20% investeringsaftrek wordt €6.000 aftrekbaar, wat bij een belastingtarief van 25% resulteert in €250 extra besparing.
Sectorspecifieke ondersteuning
Verschillende organisaties bieden gerichte ondersteuning. Agoria ondersteunt de technologiesector met gratis informatiesessies, technische workshops, en peer-to-peer netwerken. Unizo helpt KMO's met praktische handleidingen, groepsaankoop mogelijkheden, en persoonlijk advies. Voka ondersteunt het Vlaams bedrijfsleven met sectorworkshops, expert panels, en een online resource center.
Toekomstperspectief: verder dan 2026
Europese ontwikkelingen
De Belgische implementatie is onderdeel van een bredere Europese beweging. In 2026 start België met B2B e-facturatie, in 2028 wordt de EU-wijde ViDA-richtlijn van kracht, en in 2030 wordt grensoverschrijdende e-facturatie verplicht.
Nieuwe mogelijkheden door e-facturatie
E-facturatie opent de deur naar automatische boekhouding met AI-gestuurde categorisering, realtime cashflow monitoring, en geautomatiseerde goedkeuringsprocessen. Het levert betere business intelligence op met real-time inzicht in verkopen, geautomatiseerde rapporten, en predictive analytics voor cashflow. Ook verbetert het klantrelaties door snellere factuurverwerking, minder discussies over facturen, en een professionele uitstraling.
Voorbereiding op e-reporting (2028)
België plant ook de invoering van near real-time btw-rapportage vanaf 2028. Bedrijven die nu investeren in goede e-facturatie infrastructuur, zijn beter voorbereid op deze volgende stap.
Conclusie en volgende stappen
De verplichting tot e-facturatie in België vanaf 2026 is een grote verandering, maar ook een kans om je processen te moderniseren. De E-facturatie Kennisdag 2025 heeft duidelijk gemaakt dat voorbereiding cruciaal is. Met bijna 1 miljoen bedrijven die nog moeten overstappen, is het zaak om nu actie te ondernemen.
Jouw actieplan voor de komende maanden bestaat uit concrete stappen per kwartaal. Voor Q3 2025 moet je je huidige facturatieproces analyseren, Peppol Access Points vergelijken, offertes bij 3 leveranciers aanvragen, en budget plannen voor implementatie. Voor Q4 2025 kies en contracteer je je oplossing, start je met systeemintegratie, train je eerste medewerkers, en begin je een pilot met geselecteerde klanten. Voor Q1 2026 zorg je voor volledige implementatie, test je alle processen, train je het hele team, en garandeer je compliance.
Begin vandaag nog met je analyse, kies de juiste Peppol-oplossing en zet je organisatie op koers naar compliance. De bedrijven die nu starten, zullen niet alleen compliant zijn, maar ook profiteren van efficiëntiere processen en concurrentievoordelen.
→ Vergelijk Peppol-oplossingen op Peppol.nu
Bekijk welke Peppol Leveranciers het beste bij jouw bedrijf organisatie passen
