Een open gesprek over Peppol: Wat betekent e-facturatie via Peppol concreet voor jouw organisatie?

Tijdens het Heliview Factuurcongres 2025 organiseerde Peppol.nu een open gesprek over e-facturatie via het Peppol-netwerk. Vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven, de overheid, serviceproviders en de Nederlandse Peppolautoriteit gingen met elkaar in gesprek over de praktijk en adoptie van Peppol.

Van concrete cijfers over e-facturatie bij de Nationale Politie tot organisaties die nog niet wisten wat Peppol was — het werd een interactieve en inhoudelijke sessie waarin niet alleen kennis werd gedeeld, maar ook nieuwe vragen werden opgeworpen. Dit artikel vat de inzichten samen voor organisaties die zich willen oriënteren op Peppol e-facturatie.

Wat is Peppol eigenlijk?

Peppol is een open netwerk dat is ontworpen om veilige, gestandaardiseerde elektronische documentuitwisseling mogelijk te maken tussen organisaties. Anders dan bij traditionele facturatiemethoden zoals e-mail of PDF-facturen, biedt Peppol een gestructureerde manier om factuurgegevens uit te wisselen, waarbij de data direct in de systemen van de ontvanger kan worden ingelezen.

Wat Peppol onderscheidt van andere methoden is de standaardisatie en interoperabiliteit. Door gebruik te maken van universele formaten en protocollen, zorgt Peppol ervoor dat facturen probleemloos kunnen worden uitgewisseld tussen verschillende softwaresystemen, zonder handmatige invoer of conversie. De interoperabiliteit wordt bovendien gegarandeerd door een ecosysteem van dienstverleners (Serviceproviders) die voor hun klanten de toegang (Accesspoint) tot het netwerk verschaffen en de documenten via een afgesproken standaard met elkaar uitwisselen.

De Europese Unie (EU) speelt een belangrijke rol in de stimulering van Peppol-adoptie vanwege hun actieve rol in het aanjagen van elektronisch factureren.Via de Richtlijn 2014/55/EU heeft de Europese Commissie e-facturatie verplicht gesteld voor overheidsinstanties, wat heeft bijgedragen aan de toenemende bekendheid en implementatie van Peppol in Nederland en andere Europese landen.

Peppol in de praktijk – inzichten van het Factuurcongres

Tijdens het Heliview Factuurcongres 2025 werden verschillende praktijkvoorbeelden gedeeld die inzicht gaven in de huidige stand van Peppol-adoptie. Een opvallend voorbeeld kwam van de Nationale Politie, die jaarlijks maar liefst 300.000 e-facturen via Peppol ontvangt op een totaal van 500.000 facturen. Dit toont aan dat grote overheidsorganisaties al aanzienlijke stappen hebben gezet in de implementatie van e-facturatie.

Aan de andere kant van het spectrum staan veel organisaties, waarbij de adoptiegraad vaak nog laag is. Zeker als het gaat om het uitwisselen van e-facturen tussen bedrijven onderling (B2B). Zo gaf een bedrijf aan dat ondanks hun inspanningen ze nu ongeveer 17% van de facturen via Peppol kregen aangeleverd. Dit illustreert de uitdaging die nog voor ons ligt: hoe kunnen we ervoor zorgen dat meer organisaties de overstap maken naar e-facturatie via Peppol?

Tijdens de sessie werd door een van de aanwezigen – Jaap Jan Nienhuis van 4CEE – ook de rol van serviceproviders toegelicht. Deze providers fungeren als toegangspoorten tot het Peppol-netwerk  (Accesspoints) en bieden diensten die organisaties helpen bij het implementeren en gebruiken van Peppol.Voor het optimaal functioneren van het gehele ecosysteem is nauwe samenwerking tussen de serviceproviders van doorslaggevend belang. Deze onderlinge samenwerking zorgt niet alleen voor een stabiel netwerk en een naadloze gegevensuitwisseling, maar bevordert ook innovatie en continue verbetering van de dienstverlening aan eindgebruikers.

Ook de Nederlandse Peppolautoriteit was tijdens deze sessie aanwezig en ging kort in op hun rol in het borgen van de betrouwbaarheid en veiligheid van het netwerk, het accrediteren en toezicht houden op serviceproviders, en het vertegenwoordigen van Nederland in de internationale governance van Peppol.

Wat houdt adoptie van Peppol e-facturatie nu tegen?

Ondanks de voordelen van Peppol, blijft de adoptie – met name Business to Business domein – achter. Tijdens het open gesprek kwamen verschillende barrières naar voren:

Onbekendheid staat bovenaan de lijst. Veel organisaties weten simpelweg niet wat Peppol is of welke concrete voordelen het biedt. Deze kenniskloof leidt tot terughoudendheid bij het implementeren van nieuwe systemen of processen.

Een hardnekkig misverstand is dat e-facturatie vooral ‘iets voor IT' zou zijn. In werkelijkheid raakt het alle afdelingen die betrokken zijn bij het factuurproces, van financiën tot inkoop. De perceptie dat technische kennis vereist is, schrikt echter veel niet-technische besluitvormers af.

Een vaak gehoorde frustratie bij organisaties die al met Peppol werken, is het gebrek aan feedback bij verzending. Veel verzenders willen graag weten of hun factuur succesvol is ontvangen en in behandeling is genomen. Deze behoefte aan transparantie in het proces werd tijdens het congres herhaaldelijk benadrukt.

Tot slot, geven alle organisaties aan dat ze toe zijn aan duidelijkheid. Waar gaat het heen met e-facturatie in Nederland? Zeker ook in het kader van de ‘VAT in the Digital Age' (ViDA) verordening. Ook hier zag je dat een deel van de organisaties hier kennis van heeft genomen en met vragen zitten over keuzes die de Nederlandse overheid wil maken, gaat maken of hebben gemaakt. Alleen al hierover is onduidelijkheid. Voor andere organisaties was ViDA en de consequenties van deze verordening nog onbekend terrein.

Wat hebben organisaties nodig om met Peppol te starten?

Om de adoptie van Peppol te versnellen, hebben organisaties behoefte aan concrete handvatten. Uit het gesprek op het Factuurcongres kwamen diverse behoeften naar voren:

Allereerst is er vraag naar heldere uitleg over wat e-facturatie met Peppol praktisch inhoudt. Geen technische details, maar praktische informatie: wat verandert er in het dagelijkse werk, wat zijn de stappen om te implementeren, en welke resultaten kunnen worden verwacht?

Een eenvoudig onboardingproces is essentieel. Organisaties willen niet verzanden in complexe implementatietrajecten, maar zoeken naar een gestroomlijnde aanpak om snel operationeel te zijn op het Peppol-netwerk.

Daarnaast is er behoefte aan inzicht in hoe het Peppol-netwerk integreert met bestaande ERP- en boekhoudsystemen. Organisaties willen weten of hun huidige software compatibel is, welke aanpassingen nodig zijn, en hoe ze efficiënt kunnen werken met Peppol binnen hun bestaande IT-landschap.

De meerwaarde van statusupdates en transparantie

Een thema dat veel bijval kreeg tijdens het open gesprek was de behoefte aan terugkoppeling in het facturatieproces. “Is mijn factuur ontvangen en in behandeling?” is een vraag die veel verzenders bezighoudt. Zonder bevestiging blijft er onzekerheid, wat kan leiden tot dubbele verzendingen of onnodige opvolging.

Statusterugkoppeling verhoogt niet alleen het vertrouwen in het systeem, maar verbetert ook de efficiëntie. Wanneer verzenders direct weten dat hun factuur is ontvangen en in behandeling is genomen, kunnen zij hun eigen administratieve processen beter inrichten en is er minder behoefte aan het nabellen of emailen om de status van facturen te controleren.

De Peppol-standaard biedt al mogelijkheden voor statusterugkoppeling, en verschillende serviceproviders hebben oplossingen ontwikkeld om hierin te voorzien. Toch werd tijdens het congres duidelijk dat er nog wensen zijn voor verdere verbetering en standaardisatie van deze functionaliteit, zodat alle deelnemers in het netwerk hier optimaal van kunnen profiteren.

Inzicht en samenwerking als sleutel tot adoptie

Het open gesprek op het Factuurcongres liet zien dat kennisdeling essentieel is voor verdere adoptie van Peppol. Door praktijkvoorbeelden te delen, rollen uit te leggen en naar zorgen te luisteren, ontstaat een duidelijker beeld van wat Peppol kan betekenen. Organisaties hoeven geen techneuten te zijn om de voordelen van Peppol te benutten — maar ze moeten wél weten waar ze kunnen beginnen.

De gesignaleerde behoeften aan duidelijke informatie, eenvoudige onboarding en betere statusterugkoppeling bieden concrete aanknopingspunten voor serviceproviders en de Peppolautoriteit om de dienstverlening verder te verbeteren. Door samen te werken aan deze uitdagingen kan de adoptie van Peppol worden versneld, wat uiteindelijk leidt tot efficiëntere processen en kostenbesparingen voor alle betrokken partijen.

Meer weten over hoe jouw organisatie kan starten met Peppol? Bezoek Peppol.nu en ontdek praktische informatie, tools en serviceproviders die je verder helpen.