Wat is Peppol?

Alles over dit e-facturatienetwerk

Digitalisering verandert de manier waarop we zakendoen. Steeds meer bedrijven stappen over op elektronische facturatie. Maar hoe zorg je ervoor dat al die verschillende systemen met elkaar kunnen communiceren? Het antwoord ligt in Peppol, een innovatief netwerk dat de toekomst van zakelijke communicatie vormgeeft.

Peppol en e-facturatie software

Wat is Peppol?

Peppol is uitgegroeid tot een wereldwijd netwerk voor elektronische documentuitwisseling. Oorspronkelijk stond Peppol voor Pan-European Public Procurement OnLine, maar sinds 2019 wordt deze afkorting niet meer gebruikt. Dit past bij de wereldwijde ambities van het netwerk. Het verbindt bedrijven en overheden met elkaar, zodat ze makkelijk documenten kunnen uitwisselen.

Het mooie aan Peppol is dat je maar één keer hoeft aan te sluiten. Daarna kun je met iedereen in het netwerk communiceren. Het is net als e-mail. Je hoeft niet voor elke nieuwe contactpersoon een nieuwe verbinding op te zetten. Een enkel account geeft toegang tot het hele netwerk.

Hoe werkt Peppol?

De kracht van Peppol zit in zijn eenvoud. Het werkt via zogeheten Access Points. Dit zijn als het ware de op- en afritten van de digitale snelweg. Je kiest een Access Point provider, en die zorgt ervoor dat je documenten veilig bij de juiste ontvanger terechtkomen.

Elke deelnemer in het netwerk krijgt een uniek Peppol-ID. Dit werkt als een soort digitaal adres. Het bevat informatie over je bedrijf, zoals je BTW-nummer, en het land waar je gevestigd bent. Zo weet iedereen zeker dat documenten bij de juiste ontvanger terechtkomen.

De voordelen van Peppol

Het gebruik van Peppol levert veel voordelen op. Neem bijvoorbeeld het versturen van facturen. Voorheen moest iemand elke factuur handmatig invoeren. Met Peppol gaat dit automatisch. De computer controleert meteen of alle informatie klopt. Geen tikfouten meer, geen vermiste facturen.

Ook het betaalproces verloopt sneller. Omdat facturen direct in het systeem van de ontvanger terechtkomen, kunnen ze sneller worden verwerkt. Dit betekent dat je als bedrijf sneller je geld krijgt. Bovendien bespaar je flink op administratiekosten.

Peppol en regelgeving

De regelgeving rond Peppol ontwikkelt zich snel. In Nederland zijn sinds 1 januari 2017 alle leveranciers die een nieuw contract aangaan met de Rijksoverheid verplicht om e-facturen te versturen. De Rijksoverheid stimuleert actief het gebruik van het Peppolnetwerk, onder andere door zelf een Access Point te hebben.

Voor gemeenten geldt sinds 18 april 2019 dat ze als aanbestedende diensten verplicht zijn om e-facturen van hun leveranciers te kunnen ontvangen en verwerken. In België gaat men nog een stap verder: daar wordt e-facturatie via Peppol vanaf 1 januari 2025 verplicht voor alle Business-to-Government facturatie. Een jaar later, per 1 januari 2026, wordt e-facturatie ook verplicht voor Business-to-Business facturatie.

Van PDF naar Peppol

Veel bedrijven sturen hun facturen nog als PDF per e-mail. Op het eerste gezicht lijkt dit handig. Toch heeft het grote nadelen. Iemand moet alle informatie handmatig overtypen. Dit kost tijd en er kunnen fouten ontstaan. Bovendien raken PDF’s soms zoek in volle e-mailboxen.

Sommige bedrijven investeren in dure scan- en herkenoplossingen om PDF-facturen te verwerken. Maar zelfs met deze technologie blijft het een uitdaging. De software heeft moeite om informatie correct te herkennen en te interpreteren. Financiële medewerkers moeten nog steeds veel tijd besteden aan het controleren en corrigeren van de gescande gegevens.

Peppol lost deze problemen op. Facturen komen automatisch in het juiste systeem terecht. De computer controleert ze meteen. Je kunt precies zien waar een factuur zich bevindt. Dit geeft veel meer controle en overzicht.

Aan de slag met Peppol

De overstap naar Peppol hoeft niet ingewikkeld te zijn. Begin met het in kaart brengen van je huidige facturatieproces. Kijk welke software je gebruikt en wat je precies nodig hebt. Vervolgens kies je een Access Point provider. Let hierbij op zaken als certificering, ondersteuning en kosten.

De implementatie gebeurt stap voor stap. Eerst wordt alles getest. Daarna train je je medewerkers. Tot slot begin je met een kleine groep facturen. Als alles goed werkt, kun je volledig overstappen.

De toekomst van Peppol

Peppol blijft zich ontwikkelen. Er komen steeds nieuwe mogelijkheden bij. Zo wordt er gewerkt aan het implementeren van functionaliteiten om te kunnen voldoen aan het versturen van automatische BTW-rapportages om zo te kunnen voldoen aan de Europese VAT in the Digital Age (ViDA) wetgeving. Ook kunnen er steeds meer verschillende soorten documenten worden verstuurd. Het aantal aangesloten landen groeit nog steeds.

Deze ontwikkelingen maken Peppol steeds waardevoller. Het netwerk groeit uit tot de wereldwijde standaard voor digitale zakelijke communicatie. Voor bedrijven die internationaal zakendoen, wordt Peppol daarmee onmisbaar.

Conclusie

Peppol vertegenwoordigt de toekomst van zakelijke communicatie. Het maakt facturen versturen makkelijker, sneller en veiliger. De overstap vergt wat voorbereiding, maar de voordelen zijn groot. Met Peppol ben je klaar voor de digitale toekomst.

Wacht daarom niet te lang met de overstap naar Peppol. Begin met het verkennen van de mogelijkheden. Praat met verschillende providers. Je vindt meer informatie in het overzicht van Peppol Leveranciers. Zo kun je straks optimaal profiteren van alle voordelen die Peppol te bieden heeft.

Meer weten over Peppol? Lees verder via Peppol.nu/wat-is-Peppol