Peppol voordelen voor bedrijven: Efficiëntie en kostenbesparing
In een wereld waarin digitalisering steeds belangrijker wordt, zoeken bedrijven naar manieren om hun processen te stroomlijnen. Vooral bij facturatie valt nog veel winst te behalen. Peppol biedt hiervoor een oplossing die steeds meer bedrijven ontdekken. Het netwerk maakt facturatie niet alleen sneller en veiliger, maar zorgt ook voor aanzienlijke kostenbesparingen.
De kracht van Peppol in de praktijk
Stel je voor: geen stapels facturen meer die handmatig verwerkt moeten worden, geen zoektocht meer naar vermiste documenten en geen frustraties meer over verkeerd ingevoerde facturen. Dit is wat Peppol mogelijk maakt. Het netwerk zorgt voor directe, digitale uitwisseling van facturen tussen bedrijven.
Een voorbeeld hiervan is Equinor, een wereldwijd energiebedrijf gevestigd in Noorwegen. In 2016 stuurde Equinor een brief naar al hun leveranciers in Noorwegen met de mededeling dat Peppol de voorkeursmethode was om facturen te ontvangen. Binnen drie jaar werd 78% van hun factuurvolume, goed voor 81% van de factuurwaarde, verwerkt via Peppol. Het volume van papieren facturen daalde in dezelfde periode tot 2%. Meer informatie over deze case study is te vinden op de officiële Peppol website.
Waar zie je de besparingen?
De kostenbesparingen met Peppol zijn direct zichtbaar. Denk aan het elimineren van print- en verzendkosten voor facturen; deze kosten verdwijnen volledig. Maar de grootste winst zit in de tijd die vrijkomt. Facturen hoeven niet meer handmatig te worden ingevoerd, en het systeem controleert automatisch of alle informatie klopt.
Kortom, de kostenbesparingen met Peppol manifesteren zich op verschillende manieren:
Directe kostenverlaging: Eliminatie van print- en verzendkosten
Tijdsbesparing: Geen handmatige invoer meer nodig
Automatische validatie: Het systeem controleert zelf of alle informatie klopt
Lagere foutkosten: Minder correcties en aanpassingen nodig
Verbeterde datakwaliteit: Consistente informatie in alle systemen
Codex, een van de grootste leveranciers van kantoorinterieurs in Ierland, implementeerde Peppol e-invoicing om te voldoen aan de EU-richtlijn inzake e-facturatie. Deze implementatie hielp hen kosten te verlagen, het papiergebruik te verminderen, de afhandeling van vragen te versnellen en de goederenstroom naar alle vestigingen te verbeteren.
Naadloze integratie met bestaande systemen
Een veel gehoorde zorg is de aansluiting op bestaande systemen. Maar de wijze waarop Peppol werkt, maakt het mogelijk dat alle gangbare ERP-pakketten kunnen worden aangesloten. Of je nu SAP, Exact of AFAS gebruikt, de integratie verloopt soepel. In sommige gevallen hebben de software leveranciers hebben kant-en-klare koppelingen beschikbaar. Vindt meer informatie via ons Peppol leveranciersoverzicht.
Voor complexe integratievraagstukken kun je hulp inschakelen van specialistische Pepppol integrators of Peppol Service Providers.
Het principe van Peppol is eenvoudig maar krachtig: connect-once, connect to all. Hierdoor hoef je slechts één keer aan te sluiten om met alle partijen in het netwerk zakelijke documenten uit te wisselen.
Betere cashflow door snellere verwerking
Snellere verwerking betekent ook snellere betaling, een van de meest gewaardeerde Peppol voordelen voor bedrijven. Facturen komen direct in het systeem van de klant terecht, zonder vertraging door postbezorging of handmatige verwerking. De achterliggende ERP- of financiële software kan facturen automatisch matchen met inkooporders, wat het goedkeuringsproces versnelt en administratieve obstakels vermindert.
Minder fouten, meer zekerheid
Menselijke fouten zijn onvermijdelijk bij handmatige invoer. Een verkeerd bedrag, een misplaatste komma of een vergeten BTW-nummer kunnen grote gevolgen hebben. Met Peppol behoren deze fouten tot het verleden. Doordat er machine-leesbare, gestandaardiseerde documenten worden uitgewisseld via Peppol, wordt een ERP- of financieel systeem in staat gesteld om automatisch te controleren of alle verplichte velden zijn ingevuld. Het vergelijkt bedragen en BTW-berekeningen. En het zorgt dat facturen bij de juiste persoon terechtkomen.
Klaar voor internationale handel
Voor bedrijven die internationaal zakendoen, biedt het aansluiten op het Peppol netwerk extra voordelen. Peppol werkt over landsgrenzen heen, waardoor je in principe niet voor elk land een ander uitwisselingssystematiek hoeft te gebruiken. Peppol Service Providers en Peppol integrators zorgen ervoor dat facturen voldoen aan lokale eisen en bieden vaak meertalige ondersteuning. Dit maakt internationale handel aanzienlijk eenvoudiger en efficiënter.
Toekomstbestendig ondernemen
De trend naar digitalisering zet door. De Europese Commissie voert actief beleid op het onderwerp e-facturatie. Bovendien maken steeds meer landen e-facturatie verplicht; denk bijvoorbeeld aan België. Door nu over te stappen op Peppol, ben je voorbereid op deze ontwikkeling. Met Peppol ben je compliant aan wet- en regelgeving inzake facturering. Bovendien hebben bedrijven die nu overstappen een voorsprong op hun concurrenten bij overheidsopdrachten en hebben bovendien een flinke stap gezet in het verder automatiseren van hun financiële processen.
Tot slot faciliteert e-facturatie via Peppol nieuwe mogelijkheden in het kader van business development. Het universele gebruik van de factuur en de interessante datapunten die op dit gestandaardiseerde document staan – en aanvullend kunnen worden aangebracht – kunnen de basis vormen voor het verder automatiseren van bijvoorbeeld rapportages of dashboarden.
Conclusie
De voordelen van Peppol voor bedrijven zijn duidelijk: snellere verwerking, lagere kosten, minder fouten en betere cashflow. De structurele besparingen op tijd en kosten zorgen ervoor dat de investering in Peppol zich snel terugverdient. De voordelen van Peppol nog eens samengevat:
- Drastische tijdsbesparing door automatisering
- Aanzienlijke kostenreductie
- Minimalisering van factuurfouten
- Verbeterde cashflow
- Vereenvoudigde internationale handel
- Toekomstbestendige bedrijfsvoering
De praktijkvoorbeelden laten zien dat bedrijven van elke grootte en elke branche kunnen profiteren. Of het nu energiereus Equinor betreft of leverancier van kantoor meubilair en artikelen, Codex. De investering verdient zich snel terug door structurele besparingen op tijd en kosten.
Ben je benieuwd wat Peppol voor jouw bedrijf kan betekenen? Bekijk dan het leveranciersoverzicht of zoek je zakenrelaties op in het Peppol Adresboek. Zo ontdek je direct welke mogelijkheden er zijn voor jouw organisatie.
