Wat is E-facturatie?

Basisbegrippen E-facturatie

Korte Geschiedenis van E-facturatie

E-facturatie vond zijn oorsprong in de late jaren negentig als een innovatieve manier om administratieve processen te automatiseren tussen grote bedrijven. De introductie van standaarden zoals UBL (Universal Business Language) zorgde voor meer uniformiteit.

Tegenwoordig wordt e-facturatie gesteund door nationale en internationale regelgeving, met de Europese richtlijn die vanaf 2014 de adoptie aanmoedigt. Door technologische vooruitgang en standaardisering hebben organisaties in tal van sectoren en landen nu de mogelijkheid om volledig digitaal te factureren.

Hoe Werkt E-facturatie?

E-facturatie is een gestandaardiseerd proces waarbij facturen digitaal worden verzonden en ontvangen. In tegenstelling tot papieren facturen of PDF-bestanden, worden e-facturen verwerkt in een specifiek formaat, zoals UBL (Universal Business Language). Dit maakt automatische verwerking door software mogelijk, zonder dat handmatige invoer nodig is.

Het proces begint met het samenstellen van een elektronische factuur in jouw boekhoudsoftware. Deze factuur wordt via een beveiligd netwerk, zoals het Peppol-netwerk, rechtstreeks naar de ontvanger verstuurd. De ontvanger kan de factuur direct verwerken in zijn eigen systeem, wat zorgt voor een snelle en foutloze afhandeling.

Hoe Ziet een E-factuur Eruit?

Een e-factuur is eigenlijk een gestructureerd XML-document. Het bestaat uit gestandaardiseerde code, waarbij alle informatie op een vaste plek staat. Het bijzondere van een e-factuur is dat deze software-leesbaar is, automatisch kan worden verwerkt en fouten voorkomt.

Kenmerken van een E-factuur

• Gestructureerd XML-formaat (meestal UBL)
• Machine-leesbare data in vaste velden
• Automatische validatie van gegevens
• Digitale handtekening voor authenticiteit
• Directe integratie met boekhoudsystemen

Voordelen van E-facturatie

E-facturatie biedt organisaties vele voordelen, van kostenbesparing tot verbeterde compliance. Hier zijn de belangrijkste voordelen uitgelicht:

E-facturatie in Transactieketens

E-facturatie speelt een essentiële rol binnen verschillende transactieketens die bedrijven en overheden gebruiken:

Order-to-Cash (O2C)

Vanaf het perspectief van de verkopende partij omvat dit het moment dat een bestelling wordt geplaatst tot en met de ontvangst van de betaling. E-facturatie versnelt dit proces door sneller en foutloze facturen te verzenden en betalingen te verwerken.

Purchase-to-Pay (P2P)

Vanuit het perspectief van de inkopende partij omvat dit proces alle stappen van de bestelling tot en met de betaling. E-facturatie zorgt hier voor efficiëntere inkoopprocessen en volledige controle op documentatie.

E-procurement

Dit betreft het geheel digitale proces van elektronische inkoop, inclusief aanbestedingen, contractbeheer en leveringen. E-facturatie is hier een kernonderdeel dat zorgt voor naadloze integratie tussen verschillende systemen.

Wettelijke Aspecten & Compliance

E-facturatie en de Belastingdienst

E-facturatie wordt volledig erkend door de Nederlandse Belastingdienst. Elektronische facturen hebben dezelfde juridische waarde als papieren facturen, mits ze voldoen aan specifieke criteria.

Wettelijke Vereisten

Om aan de wettelijke eisen te voldoen, moeten e-facturen voldoen aan:

• Authenticiteit van de herkomst - De afzender moet duidelijk identificeerbaar zijn
• Integriteit van de inhoud - De inhoud mag niet gewijzigd zijn
• Leesbaarheid - De factuur moet begrijpelijk zijn voor alle betrokken partijen

Voordelen voor Compliance

De Belastingdienst ziet e-facturatie als een efficiënte manier om facturen correct en geldig te verwerken. Doordat e-facturen gestandaardiseerd zijn en direct vanuit boekhoudsystemen kunnen worden verwerkt of geïmporteerd, ontstaan er minder fouten en zijn processen sneller. Dit leidt ook tot efficiëntere controles en naleving van belastingverplichtingen.

Peppol & E-facturatie Netwerken

E-facturatie en Peppol

Peppol heeft e-facturatie naar een nieuw niveau gebracht door een wereldwijd gestandaardiseerd netwerk te bieden voor de veilige en efficiënte uitwisseling van facturen. In plaats van complexe punt-naar-punt koppelingen biedt Peppol één enkele toegang tot een netwerk met miljoenen organisaties.

Voordelen van Peppol

• Wereldwijde bereikbaarheid via één netwerk
• Gestandaardiseerde documentformaten (UBL)
• Beveiligde transportprotocollen (AS4)
• Unieke identificatie van organisaties
• Gecertificeerde toegangspunten

Met Peppol wordt e-facturatie volledig geautomatiseerd, van verzending tot ontvangst, zonder dat bedrijven zich zorgen hoeven te maken over technische compatibiliteit of beveiliging. Het netwerk ondersteunt meerdere standaarden en valideert dat alle wettelijke eisen worden nageleefd.