Verenigd Koninkrijk kondigt verplichte e-facturatie aan vanaf april 2029: Wat betekent dit voor internationale handelspartners?

Op 26 november 2025 kondigde het Britse Ministerie van Financiën (HM Treasury) tijdens de presentatie van het Autumn Budget 2025 – de jaarlijkse overheidsbegroting – een historische wijziging aan in het Britse btw-systeem. Vanaf 1 april 2029 wordt elektronische facturatie verplicht voor alle business-to-business (B2B) en business-to-government (B2G) transacties waarbij btw verschuldigd is. De aankondiging markeert het einde van jaren van overweging en positioneert het Verenigd Koninkrijk als een van de laatste grote Europese economieën die verplichte e-facturatie implementeert.

HM Revenue & Customs (HMRC), de Britse belasting- en douaneautoriteit, benadrukt dat deze maatregel onderdeel vormt van een bredere digitale transformatie van het belastingsysteem. Na de succesvolle introductie van Making Tax Digital (MTD) in 2019 en de verplichte Peppol-connectiviteit voor leveranciers aan de National Health Service (NHS), vormt het e-facturatie mandaat de volgende stap in de modernisering van zakelijke processen.

Voor Nederlandse bedrijven die actief zijn op de Britse markt roept deze ontwikkeling belangrijke vragen op. Een Nederlands IT-bedrijf dat software levert aan Londense financiële instellingen, een logistiek dienstverlener met een warehouse in Manchester, een productiebedrijf dat onderdelen exporteert naar Birmingham, of een consultancy firm die advies geeft aan Britse retailers – zij allen moeten nu gaan nadenken over wat dit mandaat voor hun organisatie betekent.

Het opmerkelijke aan de Britse aanpak is de keuze voor een gedecentraliseerd model zonder real-time rapportage aan de belastingdienst. In tegenstelling tot de gecentraliseerde clearance-systemen in Italië, Polen en Griekenland, kiest het VK voor een Peppol-gebaseerd 4-corner model dat internationale interoperabiliteit vooropstelt. Dit creëert unieke kansen voor bedrijven die al investeerden in Peppol-connectiviteit voor andere Europese markten.

De feiten op een rij

Vanaf 1 april 2029 worden alle VAT-geregistreerde bedrijven in het Verenigd Koninkrijk verplicht om btw-facturen elektronisch uit te geven en te ontvangen. Deze verplichting geldt voor alle B2B en B2G transacties waarbij btw verschuldigd is. Business-to-consumer (B2C) transacties blijven uitgezonderd van de verplichting.

De aankondiging volgt op een publieke consultatie die van 13 februari tot 7 mei 2025 liep. HMRC en het Department for Business & Trade (DBT) ontvingen uitgebreide feedback van bedrijven, brancheverenigingen, softwareleveranciers en belastingadviseurs over de vormgeving van het regime.

De belangrijkste beslissingen:

• Implementatiedatum: 1 april 2029 (hard deadline)
• Toepassingsgebied: Alle VAT-facturen voor B2B en B2G transacties
• Model: Gedecentraliseerd 4-corner model (waarschijnlijk Peppol-gebaseerd)
• Geen clearance: Facturen hoeven niet vooraf gevalideerd te worden door HMRC
• Geen real-time reporting: Tenminste niet in de eerste fase
• Roadmap publicatie: Autumn Budget 2026 (november 2026, tijdens de jaarlijkse begrotingspresentatie)
• Stakeholder consultatie start: Januari 2026

Wat er nog niet bekend is:

De exacte technische standaard (Peppol BIS Billing 3.0, eigen UK-standaard, of hybride) blijft nog te bepalen. Ook de mogelijke gefaseerde invoer naar bedrijfsgrootte is nog niet bevestigd, hoewel experts verwachten dat grote bedrijven als eerste verplicht worden. De specifieke vereisten voor buitenlandse bedrijven zonder UK-vestiging moeten nog worden verduidelijkt, evenals de relatie met Making Tax Digital (MTD) en of e-reporting in een latere fase wordt toegevoegd (evolutie naar 5-corner model).

Het Britse model: Gedecentraliseerd zonder clearance

Een van de meest significante beslissingen is dat het VK kiest voor een gedecentraliseerd model zonder centraal overheidsplatform. Dit onderscheidt de Britse aanpak fundamenteel van landen als Italië, Spanje, Polen en Griekenland.

Hoe werkt het 4-corner model?

Corner 1 – Verzendend bedrijf: Het Britse bedrijf dat de factuur uitgeeft

Corner 2 – Access Point van verzender: De serviceprovider die de factuur valideert volgens UK-standaarden en verstuurt via het netwerk

Corner 3 – Access Point van ontvanger: De serviceprovider die de factuur ontvangt en levert aan de klant

Corner 4 – Ontvangende bedrijf: Het Britse bedrijf dat de factuur ontvangt

Wat dit betekent:

Er is geen verplicht centraal platform van HMRC. Bedrijven kunnen kiezen uit een competitieve markt van softwareleveranciers en Peppol Access Point providers. Systemen moeten wel voldoen aan gemeenschappelijke UK-standaarden voor interoperabiliteit. Facturen worden direct tussen handelspartners uitgewisseld, zonder dat HMRC tussenkomt in de transactie zelf. Real-time rapportage aan HMRC maakt geen deel uit van de eerste fase.

De voordelen van deze aanpak:

Internationale interoperabiliteit is gegarandeerd – bedrijven kunnen dezelfde infrastructuur gebruiken voor UK, België, Frankrijk en andere Peppol-markten. Er is geen vendor lock-in bij een overheidsplatform. De marktwerking zorgt voor concurrentie tussen providers op prijs, functionaliteit en service. Er is geen dependency op één centraal systeem dat een single point of failure kan worden. Tot slot blijft er flexibiliteit voor toekomstige aanpassingen en uitbreidingen.

De verwachting: Peppol als ruggengraat

Hoewel de exacte technische standaard pas in november 2026 wordt bevestigd, wijzen alle signalen op adoptie van het Peppol-netwerk. Het VK gebruikt Peppol al sinds 2020 voor NHS-facturatie (verplicht voor alle NHS-leveranciers). Peppol is de de facto standaard voor B2G-facturatie in de gehele EU. België, Frankrijk, Slovenië en andere landen kiezen voor Peppol-gebaseerde mandaten. De EU’s ViDA-richtlijn verplicht Peppol-compatible formaten vanaf 2030 voor intra-EU transacties.

Door voor Peppol te kiezen, voorkomt het VK dat bedrijven meerdere parallelle systemen moeten onderhouden voor verschillende Europese markten.

Wanneer geldt de verplichting precies?

Een cruciale vraag voor internationale bedrijven: valt mijn organisatie onder dit mandaat?

De verplichting geldt voor:

• Alle VAT-geregistreerde bedrijven met een zetel of vaste inrichting in het Verenigd Koninkrijk
• Buitenlandse bedrijven met een UK-vestiging die betrokken is bij de transactie
• Alle facturen voor B2B en B2G transacties waarbij btw verschuldigd is

De verplichting geldt niet voor:

• Buitenlandse bedrijven zonder zetel of vaste inrichting in het VK (waarschijnlijk, definitieve bevestiging volgt in 2026)
• B2C-transacties (facturen aan particuliere consumenten)
• Transacties die btw-vrijgesteld zijn
• Specifieke categorieën die in het implementation roadmap mogelijk worden uitgezonderd

Belangrijk: De exacte verplichtingen voor buitenlandse leveranciers worden verduidelijkt in het implementation roadmap van november 2026. De huidige indicaties suggereren dat het VK geen e-facturatie verplicht stelt voor buitenlandse leveranciers zonder UK-vestiging, maar dit moet nog officieel worden bevestigd.

Scenario 1: De Nederlandse exporteur zonder UK-vestiging

TechSolutions BV uit Amsterdam levert cloudopslossingen aan British Retail Group Ltd in Manchester. TechSolutions heeft geen kantoor of personeel in het VK, maar wel een UK VAT-registratie voor deze leveringen.

De waarschijnlijke realiteit (bevestiging volgt in 2026):

Buitenlandse leveranciers zonder vaste inrichting in het VK vallen waarschijnlijk buiten de e-facturatie verplichting. TechSolutions zou dus kunnen blijven factureren zoals gewoonlijk via PDF of andere traditionele methoden.

Maar – en dit is cruciaal:

British Retail Group is vanaf april 2029 wél verplicht om alle facturen van UK-leveranciers elektronisch te ontvangen en verwerken. Dit betekent dat het Britse bedrijf twee verschillende factuurverwerkingskanalen moet onderhouden:

• Elektronische facturen via Peppol/Access Points voor alle UK-leveranciers (automatische verwerking, gestroomlijnde workflows)
• Traditionele facturen van internationale leveranciers zoals TechSolutions (handmatige verwerking, geen automatische integratie)

Het dubbele administratieprobleem:

Voor British Retail Group ontstaat er aanzienlijke administratieve complexiteit. Ze moeten twee parallelle systemen onderhouden met verschillende workflows, wat leidt tot verhoogde operationele kosten. De verwerking wordt foutgevoeliger doordat er geen uniforme processen zijn. BTW-verwerking voor internationale facturen verloopt minder efficiënt omdat deze handmatig moet gebeuren. Dit resulteert vaak in langere betalingstermijnen voor niet-e-facturen omdat de verwerking meer tijd kost.

De strategische kans voor TechSolutions:

Hoewel niet verplicht, kan vrijwillige adoptie van e-facturatie substantiële voordelen bieden. Je verlicht de administratieve last van je Britse klanten, wat klantrelaties versterkt. E-facturen worden doorgaans sneller verwerkt, wat resulteert in snellere betalingen. Je toont commitment aan de Britse markt door mee te bewegen met digitalisering. Het biedt een concurrentievoordeel ten opzichte van leveranciers die traditioneel blijven. Tot slot bereid je je voor op mogelijke toekomstige uitbreidingen van de verplichting naar alle leveranciers.

Scenario 2: Het Duitse bedrijf met UK-vestiging

Automotive GmbH uit Stuttgart heeft een productie-faciliteit en distributiecentrum in Birmingham met eigen personeel, machines en voorraad. Vanuit deze UK-vestiging leveren zij onderdelen aan Britse autofabrikanten en dealers.

De realiteit:

Buitenlandse ondernemingen met een vaste inrichting in het VK worden beschouwd als UK-gevestigde belastingplichtigen voor transacties die via die vestiging lopen en vallen volledig onder het e-facturatie mandaat.

Automotive GmbH moet vanaf 1 april 2029 (of eerder indien gefaseerde invoering voor grote bedrijven) alle facturen elektronisch verzenden via een gecertificeerde Access Point provider. Ze moeten hun Duitse ERP-systemen integreren met UK e-facturatie infrastructuur, personeel trainen in de nieuwe processen, het vereiste factuurformaat implementeren (waarschijnlijk Peppol BIS Billing 3.0 of UK-variant), en voldoen aan alle UK compliance-vereisten.

Het criterium: vaste inrichting

Niet de nationaliteit van het moederbedrijf bepaalt de verplichting, maar de aanwezigheid van een vaste inrichting op UK-grondgebied die betrokken is bij de levering.

Voorbeelden van vaste inrichtingen:

• Productie-faciliteiten, magazijnen en distributiecentra
• Kantoren met permanent personeel
• Service centers en reparatiewerkplaatsen
• Vaste vertegenwoordigers met beslissingsbevoegdheid

Geen vaste inrichting:

• Tijdelijke projecten van enkele maanden
• Louter opslag zonder verdere activiteiten
• Agenten zonder vertegenwoordigingsbevoegdheid
• Incidentele zakelijke aanwezigheid

Scenario 3: De Belgische consultant zonder UK-vestiging

Strategic Consulting BVBA uit Brussel biedt managementadvies aan Britse financiële instellingen. Het bedrijf heeft een UK VAT-registratie voor bepaalde projecten maar geen fysieke aanwezigheid – consultants vliegen in voor opdrachten en werken vanaf hotels of klantlocaties.

De waarschijnlijke realiteit:

Geen vaste inrichting betekent waarschijnlijk geen e-facturatie verplichting (definitieve bevestiging volgt in november 2026). Strategic Consulting kan blijven factureren zoals gewoonlijk.

Het gevolg:

Hun Britse klanten worden vanaf april 2029 geconfronteerd met het dubbele administratieprobleem: elektronische facturen van UK-leveranciers en traditionele facturen van internationale partners.

De strategische overweging:

Voor consultancy firms die sterk focussen op de UK-markt kan vrijwillige Peppol-adoptie een concurrentievoordeel bieden. Vooral als je al Peppol gebruikt voor Belgische klanten (mandaat sinds januari 2026), is de uitbreiding naar UK relatief eenvoudig. Je gebruikt dezelfde infrastructuur voor meerdere markten, wat de investering rendabel maakt.

Europese context: Het VK in het grotere plaatje

De Britse aankondiging past in een bredere Europese golf van e-facturatie mandaten. Het VK is relatief laat met implementatie (2029), maar kiest bewust voor een model dat internationale handel faciliteert.

Vergelijking met andere landen:

Versus België (januari 2026): België kiest voor volledig gedecentraliseerd Peppol 4-corner model met vrije keuze van serviceprovider, geen centrale overheidsvalidatie, gebruik van internationale standaard EN 16931, en marktgedreven concurrentie. Het VK volgt waarschijnlijk een vergelijkbaar model, wat interoperabiliteit tussen beide landen eenvoudig maakt.

Versus Frankrijk (september 2026): Frankrijk hanteert hybride model met gedecentraliseerde PDP’s (Partner Dematerialisation Platforms), centrale PPF als data hub en rapportage naar belastingdienst, ondersteuning voor zowel EN 16931 als Peppol, en bijna 100 gecertificeerde providers. Het VK kiest voor een eenvoudiger model zonder centrale data hub in de eerste fase.

Versus Polen (februari 2026): Polen gebruikt gecentraliseerd KSeF clearance model met alle facturen door overheidsplatform, real-time validatie vooraf, eigen FA(3) XML-formaat (niet EN 16931), en strikte controle op btw-compliance. Het VK wijst dit model expliciet af ten gunste van gedecentraliseerde aanpak.

Versus Italië (sinds 2019): Italië heeft centraal SDI clearance platform, verplichte pre-validatie door belastingdienst, eigen FatturaPA formaat, en geen Peppol-compatibiliteit voor B2B. Het VK kiest bewust voor het tegenovergestelde: gedecentraliseerd en internationaal interoperabel.

De strategische keuze van het VK:

Door te kiezen voor een Peppol-gebaseerd gedecentraliseerd model, positioneert het VK zich als facilitator van internationale handel in plaats van als controller. Dit past bij de post-Brexit ambitie om een aantrekkelijke handelspartner te blijven voor Europese bedrijven.

Het model biedt maximale compatibiliteit met EU-landen die Peppol adopteren (België, Frankrijk, Slovenië, Ierland), geen handelsbarrières door proprietary systemen, flexibiliteit voor bedrijven om providers te kiezen, en voorbereiding op EU ViDA-vereisten voor intra-EU transacties vanaf 2030.

De tijdlijn: Van aankondiging tot implementatie

Het VK heeft bewust gekozen voor een lange voorbereidingsperiode. Vanaf de aankondiging in november 2025 tot de verplichte implementatie in april 2029 zijn er ruim drie jaar voorbereidingstijd.

November 2025 – December 2025:

• Aankondiging in Budget 2025 (26 november 2025)
• Publicatie van consultation outcome met basisprincipes
• Eerste marktreacties en analyse door stakeholders

Januari 2026 – Oktober 2026:

• Start intensive stakeholder collaboration in januari 2026
• Gedetailleerde consultatie met bedrijven, softwareleveranciers, accountants
• Ontwikkeling van technische specificaties en UK-standaarden
• Werkgroepen voor verschillende sectoren en bedrijfsgroottes

November 2026:

• Publicatie van Implementation Roadmap in Budget 2026
• Bevestiging van technische standaard (waarschijnlijk Peppol BIS Billing 3.0)
• Definitieve scope en mogelijke uitzonderingen
• Gefaseerde invoering per bedrijfsgrootte (indien van toepassing)
• Deadlines voor verschillende categorieën bedrijven
• Lijst van gecertificeerde Access Point providers

2027:

• Ontwikkeling van software en integraties door leveranciers
• Eerste testomgevingen beschikbaar voor early adopters
• Training en awareness programma’s door HMRC en brancheverenigingen
• Publicatie van gedetailleerde guidance en best practices

2028:

• Intensieve voorbereidingsfase voor bedrijven
• Grootschalige implementatieprojecten bij grote ondernemingen
• Pilot programma’s en testfases
• Certificering van Access Point providers en software
• Training van administratief personeel en accountants

Q1 2029 (januari – maart):

• Laatste voorbereidingen en systeemtests
• Mogelijk soft launch voor vrijwillige early adopters
• Intensieve communicatiecampagnes
• Helpdesk en support scaling bij HMRC

1 April 2029:

• GO-LIVE: E-facturatie wordt verplicht
• Alle VAT-facturen voor B2B/B2G moeten elektronisch
• Sancties voor non-compliance (details nog te bepalen)

2029 – 2030:

• Monitoring en optimalisatie van het systeem
• Mogelijke aanpassingen op basis van praktijkervaringen
• Evaluatie of e-reporting in latere fase wordt toegevoegd

Praktisch advies voor stakeholders

Voor bedrijven met UK-vestiging

Immediate acties (nu tot medio 2026):

Begin met het in kaart brengen van je huidige situatie. Hoeveel facturen verstuur en ontvang je maandelijks? Welk ERP of accounting systeem gebruik je? Heb je al Peppol-connectiviteit voor andere markten? Wat is je huidige VAT-registratie status in het VK?

Wacht op de Implementation Roadmap (november 2026) voor definitieve specificaties, maar begin alvast met voorbereidende stappen. Analyseer je huidige factuurprocessen, identificeer welke systemen aangepast moeten worden, en breng IT-afhankelijkheden in kaart.

Evalueer je softwareleverancier. Vraag je huidige ERP/accounting software provider naar hun UK e-facturatie roadmap. Ondersteunen ze Peppol? Wanneer zal hun UK e-facturatie module beschikbaar zijn? Wat zijn de kosten? Plannen ze een upgrade van je systeem?

Medio 2026 – 2027:

Zodra de Implementation Roadmap beschikbaar is (november 2026), maak je een gedetailleerd implementatieplan. Bepaal of je gefaseerde invoering geldt (indien groot bedrijf mogelijk eerder verplicht), selecteer een Peppol Access Point provider, budget voor software upgrades en implementatie, en plan training voor personeel.

Begin met het selecteren van een implementatiepartner. Vergelijk Peppol Access Point providers op functionaliteit, integratiemogelijkheden met je ERP, pricing structure, support en service levels, en ervaring met UK implementaties.

Werk samen met je accountant of belastingadviseur om compliance te borgen. Zorg dat je VAT-processen aligned zijn met het nieuwe systeem en dat je interne controles aangepast zijn.

2027 – 2028:

Implementeer je gekozen oplossing. Start met een pilot in een gecontroleerde omgeving, test grondig met een selectie van klanten en leveranciers, train je administratieve teams en IT-personeel, en documenteer je nieuwe processen.

Communiceer proactief met je handelspartners. Informeer klanten en leveranciers over je overstap naar e-facturatie, deel je Peppol ID zodra deze beschikbaar is, en vraag hun voorkeursmethode voor facturatie.

Q1 2029:

Finale voorbereiding en go-live. Voer laatste systeemchecks uit, zorg dat helpdesk en support on standby zijn, communiceer duidelijk intern over de deadline, en monitor de eerste transacties intensief.

Voor internationale leveranciers aan UK-bedrijven

Strategische evaluatie (nu):

Beoordeel je UK-klantportfolio. Hoeveel UK-klanten heb je? Wat is het totale facturatievlume naar deze markt? Zijn dit strategische, langetermijnrelaties? Hoeveel omzet vertegenwoordigt de UK-markt?

Analyseer je huidige Peppol-status. Gebruik je al Peppol voor België, Frankrijk of andere Europese markten? Heb je al een Peppol Access Point provider? Zo ja, ondersteunt deze ook UK e-facturatie?

De business case voor vrijwillige adoptie:

Op de kostenkant staan eenmalige implementatiekosten (Peppol Access Point, systeem-integraties), maandelijkse kosten voor Peppol-connectiviteit (indien niet al aanwezig), interne tijd voor setup en training, en doorlopende kosten voor onderhoud.

Aan de batenkant staan sterkere klantrelaties door administratieve efficiëntie, snellere betalingen door geautomatiseerde verwerking, concurrentievoordeel ten opzichte van leveranciers die traditioneel blijven, herbruikbaarheid van investering voor andere markten (België, Frankrijk, EU-breed vanaf 2030), en toekomstbestendigheid bij mogelijke toekomstige uitbreiding van verplichting.

Vuistregel: Als je meer dan 100 facturen per jaar naar UK-klanten stuurt en dit strategische relaties zijn, is vrijwillige adoptie waarschijnlijk rendabel. Vooral als je al Peppol gebruikt voor andere markten, is de marginale kostenstijging minimaal.

Communicatie met UK-klanten:

Begin nu al het gesprek met je belangrijkste UK-klanten. Een voorbeeldmail: “Geachte klant, zoals u waarschijnlijk weet, voert het Verenigd Koninkrijk vanaf april 2029 verplichte elektronische facturatie in. Hoewel wij als buitenlandse leverancier waarschijnlijk niet verplicht zijn om via het UK e-facturatie systeem te factureren, begrijpen we dat dit voor u administratieve complexiteit kan betekenen. Wij onderzoeken momenteel de mogelijkheid om vrijwillig aan te sluiten op het Peppol-netwerk, zodat u al uw facturen uniform kunt verwerken. Dit zou ook onze samenwerking verder versterken. Wij houden u op de hoogte van onze beslissing. Heeft u hier vragen over, of heeft u een voorkeur? Laat het ons weten.”

Timing voor beslissing:

Wacht op de Implementation Roadmap (november 2026) voor definitieve bevestiging of buitenlandse leveranciers uitgezonderd blijven. Maak in 2027 je definitieve keuze over vrijwillige adoptie. Implementeer in 2027-2028 als je besluit mee te doen, zodat je klaar bent vóór april 2029.

Voor softwareleveranciers en ERP-providers

Ontwikkel UK e-facturatie modules:

Zorg dat je software vanaf 2027 ondersteuning biedt voor UK e-facturatie, inclusief connectiviteit met Peppol Access Points (of functie als eigen Access Point), ondersteuning voor het vereiste factuurformaat (waarschijnlijk Peppol BIS Billing 3.0), validatie volgens UK business rules en data requirements, en multi-country support (UK + België + Frankrijk + andere).

Positioneer je vroeg:

Begin nu met marketing naar UK-klanten over je e-facturatie roadmap, bied webinars en training aan, werk samen met Peppol Access Point providers voor seamless integratie, en ontwikkel UK-specifieke guidance en documentatie.

Voor accountants en belastingadviseurs

Bouw expertise:

Investeer in training over e-facturatie en Peppol, volg de ontwikkelingen via HMRC consultaties, bouw kennis over verschillende technische oplossingen, en ontwikkel standaard implementatie-methodologieën.

Positioneer dienstverlening:

Bied gap analyses aan voor klanten, help bij selectie van software en Access Point providers, begeleid implementatieprojecten, bied training aan administratieve teams, en lever doorlopende compliance-ondersteuning.

Communiceer proactief:

Informeer je klanten nu al over de komende verplichting, adviseer over de optimale voorbereidingsstrategie, en help bij het maken van een implementatietijdlijn.

Waarom kiest het VK voor 2029? De strategische overwegingen

De keuze voor april 2029 – ruim drie jaar na de aankondiging – is zeer bewust genomen. HMRC en HM Treasury hebben meerdere strategische redenen voor deze lange voorbereidingsperiode.

Leren van andere landen:

Tot 2029 hebben meerdere andere Europese landen hun mandaten al geïmplementeerd. België (januari 2026), Frankrijk (september 2026), Polen (februari 2026), Slovenië (januari 2027), Griekenland (februari 2026), en Ierland (gefaseerd vanaf november 2028). Het VK kan leren van de implementatie-ervaringen, technische problemen en best practices van deze landen. Men kan zien welke benaderingen goed werken en welke niet.

Genoeg tijd voor het bedrijfsleven:

De publieke consultatie (februari-mei 2025) benadrukte dat bedrijven substantiële voorbereidingstijd nodig hebben. Vooral kleine en middelgrote ondernemingen vroegen om een lange runway. Software-integraties, ERP-upgrades en proceswij zigingen vergen tijd. Training van personeel en aanpassing van workflows kan niet overhaast worden. Door 2029 als deadline te kiezen, voorkomt het VK de rush en chaos die sommige andere landen ervoeren.

Ontwikkeling van een robuust ecosysteem:

De periode tot 2029 geeft de softwareindustrie tijd om hoogwaardige oplossingen te ontwikkelen. Er kan een competitieve markt ontstaan van Access Point providers, verschillende pricing models en service levels. Bedrijven krijgen échte keuze in plaats van gedwongen te worden tot een ondoordachte oplossing. Het risico op marktdominantie door een of twee grote spelers wordt verkleind.

Alignering met EU ViDA:

De EU’s VAT in the Digital Age (ViDA) directive verplicht e-facturatie voor intra-EU transacties vanaf juli 2030. Door in april 2029 te starten, is het VK tien maanden eerder klaar en volledig voorbereid op de EU-wide vereisten. Dit is strategisch belangrijk voor bedrijven die zowel binnen het VK als met EU-landen handelen.

Post-Brexit handelsrelaties:

Het VK wil laten zien dat het ondanks Brexit een aantrekkelijke handelspartner blijft voor Europese bedrijven. Door een Peppol-compatible systeem te kiezen dat naadloos samenwerkt met Belgische, Franse en andere Europese systemen, verlaagt het VK handelsbarrières in plaats van ze te verhogen. Dit is een bewuste signaling naar het Europese bedrijfsleven: “We maken het gemakkelijker, niet moeilijker, om met ons zaken te doen.”

De relatie met Making Tax Digital (MTD)

Een belangrijke vraag die veel bedrijven hebben: hoe verhoudt het e-facturatie mandaat zich tot Making Tax Digital?

Wat is Making Tax Digital?

MTD is het digitale belastingsysteem dat HMRC in 2019 introduceerde. Het verplicht bedrijven om hun btw-aangiftes digitaal in te dienen via compatible software. Sinds april 2022 geldt dit voor alle VAT-geregistreerde bedrijven, ongeacht omzet.

De connectie met e-facturatie:

E-facturatie en MTD zijn complementaire systemen. MTD richt zich op de btw-aangifte (output naar HMRC), e-facturatie richt zich op de factuuruitwisseling tussen bedrijven (B2B/B2G transacties). Beide maken deel uit van HMRC’s bredere digitalisering van het belastingsysteem.

De verwachting is dat e-facturatie data in de toekomst mogelijk geïntegreerd wordt met MTD-aangiftes. Gestructureerde e-factuurdata kan gebruikt worden om btw-aangiftes automatisch voor te vullen. Dit zou de administratieve last verder verlagen en de nauwkeurigheid verhogen. Echter, in de eerste fase (2029) is er geen verplichte koppeling – e-facturatie en MTD blijven separate processen.

Voor bedrijven betekent dit:

Je hebt vanaf 2029 twee digitale verplichtingen: MTD voor btw-aangiftes (al verplicht sinds 2019/2022) en e-facturatie voor het uitgeven en ontvangen van facturen (nieuw vanaf 2029). In de praktijk zal goede software beide processen integreren, zodat je niet met twee losse systemen hoeft te werken.

De NHS-ervaring: Bewijs dat het werkt

Een belangrijk precedent voor het UK e-facturatie mandaat is de verplichte Peppol-connectiviteit voor leveranciers aan de National Health Service (NHS).

Sinds 2019:

Alle bedrijven die factureren aan NHS-instellingen moeten aangesloten zijn op een Peppol Access Point en facturen versturen via het Peppol-netwerk volgens de BIS Billing 3.0 standaard. Dit is een volwassen, operationeel systeem dat al jaren succesvol draait.

Wat de NHS-ervaring leert:

Het gedecentraliseerde Peppol-model werkt in de praktijk. Leveranciers hebben keuze uit meerdere Access Point providers. Het systeem schaalt goed – van kleine lokale leveranciers tot grote internationale bedrijven. Administratieve efficiency is aanzienlijk verbeterd vergeleken met traditionele facturatie. Betalingstermijnen zijn verkort doordat facturen sneller worden verwerkt.

Voor bedrijven betekent dit:

Als je al factureert aan de NHS, heb je waarschijnlijk al Peppol-connectiviteit. Deze infrastructuur kun je hergebruiken voor het bredere UK B2B-mandaat vanaf 2029. Je hoeft niet opnieuw te investeren in een apart systeem. Dit maakt de overstap naar verplichte e-facturatie voor veel bedrijven eenvoudiger dan ze verwachten.

Internationale handel en cross-border transacties

Een belangrijk aspect dat nog verder uitgewerkt moet worden in de Implementation Roadmap: hoe werkt e-facturatie bij cross-border transacties tussen het VK en andere landen?

Export vanuit het VK:

UK-bedrijven die exporteren naar EU-landen of andere internationale markten moeten vanaf 2029 waarschijnlijk VAT-facturen elektronisch uitgeven. Of de buitenlandse ontvanger toegang heeft tot het UK e-facturatie netwerk hangt af van of ze een Peppol-connectie hebben. Als de buitenlandse klant Peppol-compatible is → directe uitwisseling mogelijk via het netwerk. Als de buitenlandse klant geen Peppol heeft → factuur wordt elektronisch gegenereerd maar mogelijk apart verstuurd (bijvoorbeeld als PDF).

Import in het VK:

UK-bedrijven die facturen ontvangen van buitenlandse leveranciers (zonder UK-vestiging) moeten vanaf 2029 technisch in staat zijn om e-facturen te ontvangen. Of de buitenlandse leverancier verplicht is elektronisch te factureren moet nog worden bevestigd (waarschijnlijk niet, maar vrijwillig wel mogelijk).

De EU ViDA-connectie:

Vanaf juli 2030 verplicht de EU ViDA-richtlijn e-facturatie voor alle intra-EU B2B transacties. Dit betekent dat UK-bedrijven die handelen met EU-bedrijven vanaf 2030 hoe dan ook elektronisch moeten factureren voor deze transacties. Door in april 2029 te starten, is het VK al voorbereid wanneer ViDA in juli 2030 van kracht wordt.

Het strategische voordeel van Peppol:

Door voor Peppol te kiezen, maakt het VK cross-border handel eenvoudiger. UK-bedrijven kunnen dezelfde infrastructuur gebruiken voor leveringen aan België (Peppol verplicht sinds januari 2026), Frankrijk (Peppol-compatible sinds september 2026), Ierland (Peppol verplicht gefaseerd vanaf november 2028), en alle andere Peppol-landen wereldwijd. Er is één systeem nodig in plaats van meerdere country-specific oplossingen.

De kosten van implementatie: Wat kunnen bedrijven verwachten?

Een veelgestelde vraag tijdens de publieke consultatie was: wat gaat dit kosten?

Kostencomponenten:

Software-aanschaffing of upgrade van bestaand ERP/accounting systeem kan variëren van €0 (indien al compatible) tot €5.000+ voor middelgrote bedrijven. Peppol Access Point kosten bedragen typisch €20-€100 per maand afhankelijk van volume en functionaliteit. Implementatie en integratie door consultants of IT-leveranciers kost voor een middelgroot bedrijf tussen €2.000-€10.000. Training van personeel vergt enkele dagen tot weken interne tijd. Doorlopende kosten omvatten support, onderhoud en updates.

Besparingen:

Tegenover deze kosten staan substantiële besparingen. Reductie van handmatige factuurdataverwerking betekent 5-10 minuten per factuur bespaard. Bij 100 facturen per maand is dit 8-17 uur per maand, oftewel €4.000-€8.000 per jaar bij €40/uur. Snellere betalingen door geautomatiseerde verwerking verbetert de cashflow. Minder fouten en disputesreduceren administratieve follow-up. Betere data voor management en planning levert extra waarde. Voorbereiding op toekomstige EU-brede mandaten (ViDA 2030) voorkomt dubbele investeringen.

HMRC’s inschatting:

HMRC verwacht dat de gemiddelde netto besparing voor bedrijven positief zal zijn binnen 2-3 jaar na implementatie. Voor grote bedrijven met hoge facturatievolumes is de ROI nog sneller. Kleine bedrijven met beperkte volumes hebben mogelijk langere payback period.

Support voor kleine bedrijven:

De regering heeft aangekondigd specifieke ondersteuning te zullen bieden voor kleine en micro-ondernemingen. Dit kan omvatten gratis of gesubsidieerde software-oplossingen (vergelijkbaar met gratis MTD-compatible software), guidance en training via HMRC en brancheverenigingen, helpdesk en technische ondersteuning, en mogelijk zelfs financiële steun voor de implementatie (details volgen in Budget 2026).

De rol van brancheverenigingen en business groups

Tijdens de consultatiefase speelden brancheverenigingen een cruciale rol in het vormgeven van het regime. Deze organisaties zullen ook belangrijk blijven in de implementatiefase.

Key stakeholder groups:

De Federation of Small Businesses (FSB) vertegenwoordigt het MKB en benadrukt het belang van affordability en ondersteuning. De Confederation of British Industry (CBI) vertegenwoordigt grote ondernemingen en focust op technical standards en international interoperability. De Institute of Chartered Accountants in England and Wales (ICAEW) en andere accountancy bodies adviseren over de praktische implementatie en training van accountants. Software associations zoals de Software Alliance vertegenwoordigen softwareleveranciers en IT-providers.

Wat deze organisaties doen:

Ze vertegenwoordigen hun leden in consultaties met HMRC en DBT, ontwikkelen best practice guidance en implementatie-handboeken, organiseren webinars, workshops en training sessies, en faciliteren peer-to-peer learning tussen bedrijven.

Voor bedrijven:

Als je lid bent van een branchevereniging, maak daar gebruik van. Ze hebben vaak excellent materiaal beschikbaar over e-facturatie en kunnen je doorverwijzen naar betrouwbare implementatiepartners.

Van verplichting naar kans: Het grotere plaatje

Hoewel e-facturatie een compliance-verplichting is, kan het ook strategische voordelen bieden die verder gaan dan alleen het voldoen aan de wet.

Digitale transformatie catalyst:

E-facturatie is vaak het startpunt voor bredere digitalisering van processen. Als je eenmaal gestructureerde factuurdata hebt, kun je deze data gebruiken voor betere cashflow management en forecasting, geautomatiseerde reconciliatie van orders, leveringen en facturen (three-way matching), integration met procurement en inventory management systemen, en advanced analytics over supplier performance en spend analysis.

Concurrentievoordeel:

Bedrijven die vroeg adopteren (2027-2028) hebben een voorsprong. Ze kunnen leren en optimaliseren voordat het verplicht wordt, kunnen zich positioneren als digitale leaders in hun sector, en hebben minder stress tijdens de verplichte deadline in april 2029.

Voorbereiding op de toekomst:

De trend richting digitalisering van belastingsystemen is onomkeerbaar. Na e-facturatie komen mogelijk real-time VAT reporting, Digital Customs, en andere initiatieven. Door nu te investeren in digitale infrastructuur, ben je beter voorbereid op toekomstige veranderingen.

Internationale handelsfacilitatie:

Door dezelfde technologie (Peppol) te gebruiken als België, Frankrijk, Ierland en andere landen, wordt internationale handel eenvoudiger. Je hebt één systeem voor meerdere landen, één set van processen en workflows, één training voor je team, en één vendor relationship in plaats van meerdere country-specific oplossingen.

Call to action: Start nu met voorbereiden

Voor bedrijven met UK-vestiging:

Wacht niet tot 2028 om te beginnen. Start nu met het in kaart brengen van je situatie en het opstellen van een plan. De bedrijven die vroeg beginnen, hebben de beste keuze in implementatiepartners en kunnen in alle rust testen en optimaliseren.

Voor internationale leveranciers:

Evalueer nu al je UK-klantportfolio en bepaal of vrijwillige e-facturatie adoptie strategisch zinvol is. Begin het gesprek met je UK-klanten – ze zullen je proactieve houding waarderen.

Voor beide groepen:

Zie het UK e-facturatie mandaat niet als bureaucratische last, maar als onderdeel van een bredere Europese beweging richting digitale handelsfacilitatie. Bedrijven die investeren in Peppol-connectiviteit voor het VK, investeren tegelijkertijd in hun vermogen om te handelen met België, Frankrijk, Ierland en toekomstige Peppol-markten.

Door nu te starten met voorbereiding – zelfs als het alleen maar awareness building en gap analysis is – voorkom je dat je in 2028 in de rush zit wanneer iedereen tegelijk probeert te implementeren.

Wil je meer weten over het UK e-facturatie mandaat en hoe je je kunt voorbereiden?

Bezoek Peppol.nu voor actuele informatie over Europese e-facturatie ontwikkelingen en bekijk ons overzicht van Peppol-leveranciers om de provider te vinden die het beste bij jouw situatie past.

Voor specialistische ondersteuning bij internationale e-facturatie strategieën kun je contact opnemen met Solventis.

Blijf op de hoogte van ontwikkelingen rond het UK e-facturatie mandaat en andere Europese e-facturatie verplichtingen via Peppol.nu.

Veelgestelde vragen over het UK e-facturatie mandaat

Wanneer wordt e-facturatie verplicht in het VK? Vanaf 1 april 2029 worden alle VAT-facturen voor B2B en B2G transacties verplicht elektronisch. De exacte implementatie roadmap wordt gepubliceerd in november 2026.

Geldt de verplichting ook voor buitenlandse leveranciers? Waarschijnlijk niet voor buitenlandse leveranciers zonder UK-vestiging, maar definitieve bevestiging volgt in november 2026. Bedrijven met een vaste inrichting in het VK vallen wel onder de verplichting.

Welk e-facturatie systeem moet ik gebruiken? Het VK kiest voor een gedecentraliseerd model, waarschijnlijk gebaseerd op het Peppol-netwerk. Er komt geen verplicht centraal overheidsplatform. Je kunt kiezen uit verschillende Access Point providers.

Kan ik mijn bestaande Peppol-connectiviteit gebruiken? Ja, als je al Peppol gebruikt voor België, Frankrijk, NHS-facturatie of andere markten, kun je waarschijnlijk dezelfde infrastructuur hergebruiken voor het UK-mandaat. Exacte compatibiliteit wordt bevestigd in november 2026.

Hoe verhoudt dit zich tot Making Tax Digital (MTD)? E-facturatie en MTD zijn complementaire systemen die beide deel uitmaken van HMRC’s digitalisering. MTD richt zich op btw-aangiftes, e-facturatie op de uitwisseling tussen bedrijven. In de toekomst kunnen ze mogelijk geïntegreerd worden.

Wat zijn de kosten van implementatie? Kosten variëren sterk afhankelijk van bedrijfsgrootte en huidige systemen. Voor middelgrote bedrijven: software €0-€5.000, Peppol Access Point €20-€100/maand, implementatie €2.000-€10.000. Besparingen door automatisering overtreffen vaak de kosten binnen 2-3 jaar.

Is er support voor kleine bedrijven? Ja, de regering heeft aangekondigd specifieke ondersteuning te zullen bieden voor kleine en micro-ondernemingen. Details volgen in Budget 2026, maar verwacht wordt dat er gratis software-opties en training beschikbaar komen.

Wat gebeurt er als ik niet tijdig compliant ben? Vanaf 1 april 2029 kunnen sancties opgelegd worden voor non-compliance. De exacte boetes worden nog gespecificeerd in de Implementation Roadmap. Het is verstandig ruim voor de deadline compliant te zijn.

Kan ik blijven factureren met PDF? Nee, vanaf april 2029 moeten VAT-facturen in een gestructureerd elektronisch formaat volgens UK-standaarden (waarschijnlijk Peppol BIS Billing 3.0). PDF is geen gestructureerd formaat en voldoet niet aan de vereisten.

Hoe werkt e-facturatie bij export naar andere landen? UK-bedrijven die exporteren moeten vanaf 2029 elektronisch factureren. Of buitenlandse klanten facturen via Peppol kunnen ontvangen hangt af van hun eigen connectiviteit. De EU ViDA-richtlijn verplicht vanaf juli 2030 e-facturatie voor intra-EU handel.

Wanneer moet ik beginnen met voorbereiden? Idealiter begin je nu al met awareness en gap analysis. Na november 2026 (publicatie Implementation Roadmap) kun je een concreet implementatieplan maken. Actieve implementatie zou je tussen 2027-2028 moeten doen om ruim voor april 2029 klaar te zijn.

Waar kan ik de laatste informatie vinden? Volg GOV.UK e-invoicing consultations voor officiële updates van HMRC. Peppol.nu biedt praktische guidance en vergelijkingen van serviceproviders voor Nederlandse en Belgische bedrijven.

Bronnen

• UK Government – Promoting electronic invoicing consultation response (26 November 2025)
• HM Treasury – Autumn Budget 2025
• VATCalc – UK April 2029 mandatory B2B e-invoicing
• Comarch – UK Budget 2025 Confirms Mandatory B2B E-Invoicing for 2029
• Sovos – United Kingdom: E-Invoicing Expected in April 2029
• Pagero – E-invoicing compliance in the United Kingdom
• Maros VAT – The UK Confirms Mandatory E-Invoicing by 2029
• KPMG UK – Autumn Budget 2025: Electronic invoicing
• Banqup Group – UK E-invoicing Mandate Announced
• Avalara – E-invoicing in the UK