Belgische e-facturatie verplichting: Wat betekent dit voor internationale zakenpartners?
De laatste maanden krijgen wij bij Peppol.nu steeds vaker dezelfde vraag: “Wat betekent de Belgische e-facturatie verplichting voor onze onderneming?” Het opmerkelijke is dat deze vraag niet alleen komt van Belgische ondernemers zelf, maar juist ook – en in toenemende mate – van bedrijven uit Nederland, het Verenigd Koninkrijk en andere landen die zakendoen met Belgische partners.
Een Nederlandse IT-leverancier die software levert aan Belgische bedrijven, een Britse consultant die advies geeft aan een Belgisch concern, een Duits transportbedrijf dat regelmatig goederen aflevert in België – zij staan allemaal voor dezelfde vraag: geldt de Belgische e-facturatie verplichting ook voor ons? En zo ja, wat moeten we dan doen?
De feiten op een rij
Vanaf 1 januari 2026 voert België een verplichte gestructureerde elektronische facturatie in voor alle business-to-business (B2B) transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Deze verplichting geldt voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen die B2B-transacties uitvoeren, ongeacht hun sector of grootte.
Maar wat betekent dit precies voor buitenlandse ondernemingen? Hier wordt het interessant, want de regelgeving maakt een duidelijk onderscheid tussen verschillende situaties.
Scenario 1: De Nederlandse leverancier zonder vaste inrichting
Stel: TechSolutions BV uit Amsterdam levert software aan Belgica Industries NV in Brussel. TechSolutions heeft geen vaste inrichting in België, maar wel een Belgisch btw-nummer voor deze leveringen.
De realiteit: Buitenlandse ondernemingen die niet in België gevestigd zijn, zijn er niet toe gehouden gestructureerde elektronische facturen uit te reiken, zelfs niet wanneer ze in België voor btw-doeleinden zijn geïdentificeerd. TechSolutions BV hoeft dus géén e-factuur te versturen volgens de Belgische voorschriften.
Maar: Belgica Industries NV is vanaf 2026 wél verplicht om e-facturen te ontvangen van al hun Belgische leveranciers. Dit betekent dat zij twee verschillende facturatiekanalen moet onderhouden: traditionele facturen van buitenlandse leveranciers zoals TechSolutions, en e-facturen van Belgische leveranciers.
Scenario 2: Het Duitse bedrijf met vaste inrichting
LogistikPartner GmbH uit Keulen heeft een vestiging in Antwerpen met eigen personeel en magazijnfaciliteiten. Vanuit deze Belgische vestiging leveren zij transportdiensten aan Belgische bedrijven.
De realiteit: Buitenlandse ondernemingen die in België over een vaste inrichting beschikken, worden gelijkgesteld met een in België gevestigde btw-plichtige en moeten dus een gestructureerde elektronische factuur uitreiken. LogistikPartner GmbH is dus wél verplicht om e-facturen te versturen via het Peppol-netwerk.
Dit is een cruciaal onderscheid: niet de nationaliteit van het bedrijf is bepalend, maar of er sprake is van een vaste inrichting in België.
Scenario 3: De Britse Consultant Post-Brexit
Advisory Services Ltd uit Londen biedt consultancydiensten aan Belgische ondernemingen. Sinds Brexit is het VK geen EU-lidstaat meer, maar het bedrijf heeft voor bepaalde opdrachten wel een Belgisch btw-nummer.
De realiteit: Ook hier geldt: geen vaste inrichting in België betekent geen verplichting tot e-facturatie. Advisory Services Ltd kan gewoon blijven factureren zoals ze dat altijd hebben gedaan.
De praktische consequentie: Hun Belgische klanten moeten wederom twee facturatiekanalen bijhouden.
Het dubbele administratieprobleem
Hier ligt precies de kern van het probleem waar Belgische bedrijven mee worden geconfronteerd. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen tussen elkaar gestructureerde elektronische facturen gebruiken, maar hun buitenlandse leveranciers (zonder vaste inrichting) blijven traditioneel factureren.
Het resultaat? Belgische ondernemingen moeten twee parallelle systemen onderhouden:
- E-facturen via Peppol voor Belgische leveranciers
- Traditionele facturen (PDF, papier) voor buitenlandse leveranciers
Dit betekent dubbel werk, dubbele kosten, en een verhoogd risico op fouten in de administratie.
Wanneer geldt de verplichting wel?
De verplichting tot gestructureerde elektronische facturering zal quasi altijd gelden bij handelingen tussen een Belgische btw-plichtige leverancier en een Belgische btw-plichtige klant.
Voor buitenlandse bedrijven geldt de verplichting wanneer:
- Ze een vaste inrichting hebben in België (eigen personeel, kantoor, magazijn)
- Ze een Belgisch btw-nummer hebben én een vaste inrichting
Uitzonderingen op de verplichting:
- Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting
- Handelingen die zijn vrijgesteld door artikel 44 van het Btw-Wetboek
- B2C transacties (facturen aan particuliere klanten)
- Bepaalde forfaitaire btw-plichtigen
Wat is een vaste inrichting?
Een buitenlandse onderneming zal in principe in België een vaste inrichting hebben wanneer ze een plaats heeft waar bestuurstaken worden uitgevoerd, een filiaal, fabriek, werkplaats, agentschap, magazijn, kantoor of laboratorium. Belangrijke criteria zijn:
- Voldoende bestendigheid van de aanwezigheid
- Aangepaste structuur in termen van menselijke en technische middelen
- Regelmatige levering van goederen of diensten vanuit deze inrichting
Een tijdelijk project of incidentele aanwezigheid vormt doorgaans geen vaste inrichting.
Het Peppol-netwerk: De technische oplossing
Gestructureerde elektronische facturen worden verzonden via een decentraal netwerk, genaamd Peppol. Peppol is een gestandaardiseerd netwerk dat veilige en efficiënte uitwisseling van elektronische documenten tussen bedrijven faciliteert.
Voor bedrijven die wél verplicht zijn om e-facturen te verzenden, is aansluiting op het Peppol-netwerk via een gecertificeerde service provider noodzakelijk.
Praktisch advies voor Belgische bedrijven
Als Belgische onderneming kunt u het dubbele administratieprobleem voorkomen door proactief met uw internationale leveranciers te communiceren. Ook al zijn zij niet verplicht om e-facturen te versturen, het is in ieders belang om dit wel te doen.
De voordelen van uniforme e-facturatie:
- Eén facturatiekanaal in plaats van twee
- Automatische verwerking van alle facturen
- Snellere betalingen door gestroomlijnde processen
- Minder fouten door gestandaardiseerde formaten
- Betere cashflow management
Communicatie met internationale partners
Leg uw buitenlandse leveranciers het volgende uit:
“Vanaf 2026 zijn wij als Belgisch bedrijf verplicht om e-facturen te ontvangen van onze Belgische leveranciers. Hoewel u als buitenlandse leverancier niet verplicht bent om e-facturen te versturen, zou het onze samenwerking enorm helpen als u dit wel zou doen. Dit voorkomt dat wij twee verschillende factuurverwerkingssystemen moeten onderhouden en zorgt voor snellere afhandeling van uw facturen.”
Bied meteen handelingsperspectief: Verwijs uw leveranciers direct door naar praktische hulp. Door websites zoals Peppol.nu te noemen, biedt u niet alleen een verzoek, maar ook meteen de oplossing. Dit maakt uw verzoek laagdrempelig en toont aan dat u meedenkt in de praktische uitvoering. Uw leverancier kan daar direct informatie vinden over geschikte Peppol-providers en de stappen die nodig zijn voor aansluiting.
Internationale ontwikkelingen
Het is belangrijk om te beseffen dat België niet het enige land is dat e-facturatie verplicht stelt. Vanaf 2030 zal deze verplichting ook gelden voor facturering tussen EU-lidstaten. Bedrijven die nu al investeren in Peppol-connectiviteit, lopen voorop op deze Europese ontwikkeling.
Call to action: Zorg voor eenduidige communicatie
Voor Belgische bedrijven luidt ons advies: Ga proactief in gesprek met uw internationale leveranciers. Leg uit waarom het voor beide partijen voordelig is om over te stappen op e-facturatie, ook al zijn zij daar niet toe verplicht.
Voor buitenlandse leveranciers van Belgische bedrijven: Overweeg serieus om aan te sluiten op het Peppol-netwerk. Dit voorkomt administratieve rompslomp voor uw Belgische klanten en positioneert u goed voor de verdere Europese digitalisering van facturatie.
Heeft u vragen over Peppol-aansluiting of wilt u weten welke service provider het beste bij uw situatie past?
Bezoek Peppol.nu voor meer informatie en bekijk ons overzicht van Peppol-leveranciers om de provider te vinden die het beste aansluit bij uw behoeften.
Door nu actie te ondernemen, zorgt u ervoor dat uw internationale handelsrelaties ook na 1 januari 2026 soepel blijven verlopen – zonder dubbele administratie en met maximale efficiëntie.
Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen rond e-facturatie in Europa? Volg dan Peppol.nu voor actuele informatie en praktische tips voor uw onderneming.
