België na de deadline: eerste lessen uit de verplichte B2B e-facturatie
Op 1 januari 2026 werd België het eerste land dat verplichte B2B e-facturatie via het Peppol-netwerk invoerde voor alle btw-plichtige ondernemingen. De tolerantieperiode is inmiddels voorbij. Boetes gelden. En de eerste ervaringen uit de praktijk zijn helder genoeg om lessen uit te trekken, zowel voor Belgische bedrijven die hun implementatie nog niet volledig op orde hebben, als voor internationale leveranciers die aan Belgische klanten factureren.
De cijfers: een aarzelende aanloop, een ongekende eindsprint
Begin december 2025 had circa 515.000 van de ruim 1,2 miljoen verplichte btw-plichtige ondernemingen zich geregistreerd op het Peppol-netwerk — iets meer dan vier op de tien, volgens een mededeling van de FOD Financiën. Vlaamse bedrijven hadden door eerdere B2G-verplichtingen een duidelijke voorsprong op Wallonië en Brussel.
Wat volgde was een ongekende eindsprint. PeppolCheck.be, het platform dat registraties rechtstreeks uit het Peppol-register trekt, telde op 29 december 940.354 registraties — circa 78 procent van de 1.202.139 btw-plichtige ondernemingen die Statbel voor december 2025 registreerde. In één kalendermaand sloten ruim 425.000 extra bedrijven zich aan.
Medio maart 2026 rapporteerde vakorganisatie SDZ Federatie op basis van PeppolCheck.be-data een adoptiegraad van 83 procent, goed voor 995.819 aangesloten ondernemingen. De regionale kloof is sindsdien aanzienlijk kleiner geworden. Toch blijft circa 17 procent van de verplichte ondernemingen buiten beeld — en dat zijn niet de bedrijven met de meeste marge om dat te negeren.
Geregistreerd is niet hetzelfde als compliant
Een van de meest gehoorde misverstanden in de eerste maanden: ‘wij staan op Peppol, dus we voldoen aan de verplichting.’ Dat klopt niet noodzakelijk. De wet verplicht zowel het versturen als het ontvangen van gestructureerde facturen. Een bedrijf dat zelf factureert via Peppol maar inkomende facturen nog verwerkt als PDF of via e-mail, voldoet niet aan de volledige verplichting.
In de praktijk zien boekhoudkantoren en softwareleveranciers dat de ontvangkant bij een deel van het MKB nog niet operationeel is. Registreren op het netwerk is stap één. Maar geautomatiseerde verwerking van inkomende facturen, zonder handmatige tussenkomst, is de stap die de meeste bedrijven nog moeten zetten. Dat is ook precies het voordeel dat e-facturatie belooft: minder fouten, snellere verwerking, lagere kosten per factuur. Wie alleen de zendkant heeft geregeld, plukt die vruchten nog niet.
Voor bedrijven die hun implementatie nog willen versterken of een overstap naar een andere Peppol Serviceprovider overwegen, biedt de vergelijkingstool op Peppol.nu een overzicht van betrouwbare aanbieders gerangschikt op kenmerken die voor uw situatie relevant zijn.
Wat betekent dit voor internationale leveranciers?
Buitenlandse bedrijven zonder vaste inrichting in België zijn niet verplicht e-facturen te versturen via Peppol, ook niet als zij een Belgisch btw-nummer hebben. Een Nederlandse IT-leverancier die software levert aan een Belgische klant, hoeft formeel geen Peppol-factuur te sturen.
Maar de praktijk is genuanceerder. Belgische kopers moeten nu twee factuurstromen naast elkaar beheren: gestructureerde Peppol-facturen van hun Belgische leveranciers, en traditionele facturen van buitenlandse partners. Dat laatste vereist handmatige verwerking, terwijl het eerste geautomatiseerd verloopt. Voor inkoopafdelingen met grote leveranciersnetwerken leidt dit tot een merkbaar verschil in verwerkingstijd en foutgevoeligheid.
De consequentie: Belgische inkopers geven steeds vaker de voorkeur aan leveranciers die ook via Peppol kunnen factureren, ook als dat formeel niet verplicht is. Wie als internationale leverancier al Peppol-gecertificeerd is voor andere markten, zoals Nederland of Duitsland, kan dit doorgaans eenvoudig uitbreiden naar België. Wie dat nog niet heeft geregeld, kan via Peppol.nu nagaan welke gecertificeerde Peppol Serviceproviders ondersteuning bieden voor grensoverschrijdende facturering.
De boetes zijn van kracht: wat staat er op het spel?
De FOD Financiën hanteerde de eerste drie maanden van 2026 een tolerantieperiode: geen boetes voor bedrijven die aantoonbaar bezig waren met de overgang, mits zij via alternatieve kanalen bleven factureren. Die periode liep af eind maart 2026.
Vanaf nu gelden de sancties zoals vastgelegd in het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025. Bij een eerste overtreding bedraagt de boete 1.500 euro. Bij herhaling loopt dit op tot 5.000 euro. De boete geldt per overtreding, dus per factuur die niet conform de vereisten wordt verstuurd of ontvangen. Voor een bedrijf met honderd leveranciersfacturen per maand is dat risico niet theoretisch.
Wat veel bedrijven nog niet weten: ook de ontvanger kan worden beboet. Wie technisch niet in staat is gestructureerde facturen te ontvangen, voldoet niet aan de verplichting, ook al stuurt men zelf correct via Peppol.
Wat heeft de transitie bedrijven concreet opgeleverd?
Bedrijven die vroegtijdig overstapten en hun interne processen goed hebben ingericht, rapporteren concrete voordelen. Factuurverwerking die voorheen twee tot drie dagen in beslag nam via handmatige invoer, verloopt nu geautomatiseerd binnen uren. Betalingsopvolging is eenvoudiger geworden omdat factuurstatus digitaal traceerbaar is. En het aantal disputen over ontbrekende of incorrecte factuurgegevens is gedaald doordat het Peppol-formaat verplichte velden afdwingt.
De bedrijven die minder profijt ervaren, zijn vaak degenen die de implementatie hebben behandeld als een technische verplichting zonder de interne processen mee te nemen. Zij hebben een Peppol-aansluiting, maar verwerken inkomende facturen nog steeds handmatig. Of zij versturen via Peppol, maar hun stamdata, btw-nummers, betalingsvoorwaarden en artikelcodes, is niet op orde, wat leidt tot verwerkingsfouten aan de ontvangstkant.
Het klinkt als een open deur, maar de les is consequent: de keuze van een goede Peppol Serviceprovider die ook begeleiding biedt bij de inrichting van het factuurproces, maakt een aanzienlijk verschil. Op Peppol.nu vindt u een onafhankelijk overzicht van gecertificeerde aanbieders, inclusief informatie over wat zij ondersteunen op het gebied van ERP-integratie, automatische factuurverwerking en meertalige ondersteuning.
Welke bedrijven lopen nog achter?
Het profiel van de 17 procent die nog niet op het netwerk staat, is consistent. Het gaat hoofdzakelijk om micro-ondernemingen met een laag factureringsvolume, zelfstandigen in sectoren als verhuur, bouw en vrije beroepen, en bedrijven die al jaren met dezelfde boekhoudoplossing werken die pas laat werd bijgewerkt.
De barrières zijn zelden technisch. De softwareleveranciers hadden hun pakketten tijdig klaar. Het probleem zit in de organisatorische kant: wie is intern verantwoordelijk, zijn de testprocedures doorlopen, weet de boekhouder welke instellingen moeten worden geactiveerd? Voor bedrijven in deze situatie is de urgentie nu hoog: de tolerantieperiode is voorbij en elke factuur die niet voldoet, vormt een direct financieel risico.
2028: de volgende stap staat al op de agenda
De e-facturatieverplichting is niet het eindpunt van de Belgische digitalisering van het factuurproces. Per 1 januari 2028 introduceert België verplichte e-reporting: factuurdata wordt dan in near-real-time doorgezonden aan de belastingdienst. Dit is het 5-corner model dat technisch voortbouwt op de bestaande Peppol-infrastructuur, maar aanvullende eisen stelt aan de volledigheid en structuur van de uitgewisselde data.
Bedrijven die nu een solide implementatie hebben, met schone stamdata, geautomatiseerde factuurverwerking en een Peppol Serviceprovider die actief regelgevingswijzigingen bijhoudt, staan voor die uitbreiding al klaar. Bedrijven die de huidige verplichting met het absolute minimum hebben ingevuld, zullen in 2028 opnieuw een implementatietraject moeten doorlopen. De keuze die nu wordt gemaakt over de kwaliteit van de aansluiting, is dus ook een keuze voor de inspanning die in 2028 nodig zal zijn.
Veelgestelde vragen
Mijn bedrijf staat geregistreerd op Peppol. Zijn we nu compliant?
Niet noodzakelijk. De wet verplicht zowel het versturen als het ontvangen van gestructureerde facturen. Wie is geregistreerd maar inkomende facturen nog handmatig verwerkt als PDF of via e-mail, voldoet niet aan de volledige verplichting. Compliant betekent dat uw systeem gestructureerde facturen kan verzenden én automatisch verwerken bij ontvangst.
Gelden de boetes ook voor kleine ondernemingen en zelfstandigen?
Ja. De verplichting geldt voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen, inclusief zelfstandigen in bij- en hoofdberoep en kleine ondernemingen met een btw-vrijstelling wegens omzet. Alleen wie uitsluitend vrijgestelde handelingen verricht onder artikel 44 van het Btw-Wetboek, valt buiten de scope. De boetes bedragen 1.500 euro bij een eerste overtreding en lopen op tot 5.000 euro bij herhaling, per factuur.
Wij factureren als buitenlands bedrijf aan Belgische klanten. Moeten wij ook e-factureren via Peppol?
Formeel niet. Buitenlandse bedrijven zonder vaste inrichting in België zijn niet verplicht e-facturen te sturen via Peppol, ook niet als zij een Belgisch btw-nummer hebben. Maar in de praktijk legt u uw Belgische klant een handmatige verwerkingslast op als u traditioneel blijft factureren, terwijl zijn Belgische leveranciers geautomatiseerd aanleveren. Steeds meer Belgische inkopers geven de voorkeur aan leveranciers die ook via Peppol kunnen factureren, ook als dat formeel niet verplicht is.
Mijn boekhoudpakket ondersteunt Peppol. Hoef ik dan niets extra te doen?
Dat hangt ervan af. Veel pakketten ondersteunen Peppol, maar de functionaliteit staat niet altijd standaard ingeschakeld. Controleer of zowel verzenden als ontvangen actief is, of uw stamdata klopt (btw-nummer, betalingsvoorwaarden, artikelcodes), en of inkomende facturen automatisch worden ingelezen in uw administratie. Neem contact op met uw softwareleverancier of boekhouder als u dit niet zeker weet.
Mag ik naast een Peppol-factuur ook nog een PDF sturen?
Ja, dat mag. U kunt een leesbare PDF als bijlage meesturen. Maar het juridisch geldige document is de gestructureerde factuur die via Peppol is verzonden. De PDF heeft geen rechtskracht als factuurdocument in een B2B-context tussen Belgische btw-plichtigen.
Kan ik van Peppol Serviceprovider wisselen als ik niet tevreden ben?
Ja. Uw Peppol ID is gekoppeld aan uw ondernemingsnummer, niet aan uw provider. U kunt wisselen zonder uw Peppol ID te verliezen. Houd rekening met opzegtermijnen en zorg dat de overdracht goed wordt afgestemd zodat er geen facturen verloren gaan tijdens de overstap.
Wat verandert er in 2028 met de verplichte e-reporting?
Per 1 januari 2028 introduceert België verplichte e-reporting: factuurdata wordt dan in near-real-time doorgezonden aan de belastingdienst, bovenop de bestaande e-facturatieverplichting. Technisch bouwt dit voort op de Peppol-infrastructuur, maar het stelt extra eisen aan de volledigheid van de uitgewisselde data. Bedrijven met een solide implementatie hoeven in 2028 minder aanpassingen door te voeren.
Hoe kies ik de juiste Peppol Serviceprovider voor mijn bedrijf?
De keuze hangt af van uw factureringsvolume, uw ERP-systeem, de markten waarin u actief bent en de mate van begeleiding die u nodig heeft bij de inrichting. Op Peppol.nu vergelijkt u gecertificeerde Peppol Serviceproviders onafhankelijk op deze kenmerken, zonder dat u verbonden bent aan een specifieke aanbieder.
Peppol.nu is een onafhankelijk platform dat organisaties helpt bij het oriënteren op betrouwbare e-facturatie-oplossingen in Europa. Bekijk het aanbod van gecertificeerde Peppol Serviceproviders op peppol.nu/vergelijking.
Bronnen
Statbel (Belgisch statistiekbureau): totaal btw-plichtige ondernemingen België, december 2025: 1.202.139
PeppolCheck.be / ITdaily en DataNews, 29 december 2025: 940.354 registraties
SDZ Federatie / PeppolCheck.be, 16 maart 2026: 995.819 registraties, 83% adoptiegraad
FOD Financiën / efactuur.belgium.be: scope verplichting, boetesystematiek (KB 8 juli 2025)
FOD BOSA / bosa.belgium.be: rol Belgische Peppol-autoriteit
Peppol.nu is een onafhankelijk platform dat organisaties helpt bij het oriënteren op betrouwbare e-facturatie-oplossingen in Europa. Bekijk het aanbod van gecertificeerde Peppol Serviceproviders op peppol.nu.
