Qu'est-ce que la Facturation Électronique ?
La facturation électronique, aussi appelée e-facturation, est le processus d'envoi et de réception de factures numériquement dans un format standardisé. Elle remplace les factures papier traditionnelles et les PDF par email par des workflows entièrement automatisés.
Bref Historique
La facturation électronique trouve ses origines à la fin des années 1990 comme moyen innovant d'automatiser les processus administratifs entre grandes entreprises. L'introduction de standards comme UBL (Universal Business Language) a apporté plus d'uniformité. Aujourd'hui, la facturation électronique est soutenue par la réglementation nationale et internationale, avec la directive européenne qui encourage l'adoption depuis 2014. Grâce aux avancées technologiques et aux standards dans de nombreux secteurs et pays, de plus en plus d'organisations sont encouragées vers ce standard et en ont la possibilité.
Comment Fonctionne la Facturation Électronique ?
La facturation électronique est un processus standardisé où les factures sont envoyées et reçues numériquement. Contrairement aux factures papier ou aux fichiers PDF, les factures électroniques sont traitées dans un format spécifique, comme UBL (Universal Business Language). Cela permet un traitement automatique par les logiciels, sans nécessiter de saisie manuelle.
Le processus commence par la création d'une facture électronique dans votre logiciel de comptabilité. Cette facture est envoyée via un réseau sécurisé, comme le réseau Peppol, directement au destinataire des données sans intervention. Le destinataire peut traiter la facture directement dans son propre système, assurant un traitement rapide et sans erreur.
À Quoi Ressemble une Facture Électronique ?
Une facture électronique est en fait un document XML fiable. Elle consiste en code de programmation structuré, où toutes les informations sont à une place fixe. La particularité d'une facture électronique est qu'elle est lisible par logiciel, peut être traitée automatiquement et prévient les erreurs. Cela permet à votre progiciel de traiter automatiquement les factures sans saisie manuelle.
Pourquoi une facture électronique n'est-elle pas un PDF ?
Une facture électronique est fondamentalement différente d'une facture PDF. Les PDF existent dans le monde entier sous de nombreux formats différents, selon la façon dont l'expéditeur les établit. L'interprétation fiable des factures PDF nécessite un logiciel OCR, ce qui coûte beaucoup plus de puissance de calcul et a une fiabilité moindre. Une vraie facture électronique par contre contient des données standardisées dans un format XML fixe, rendant le traitement automatique plus rapide, moins cher et plus fiable.
Avantages de la Facturation Électronique
Économies de Coûts
Plus besoin d'imprimer, d'envoyer, de stocker, d'inventorier ou de saisir des factures papier.
Traitement Rapide
Les factures électroniques sont livrées directement et traitées automatiquement.
Moins d'Erreurs
Les workflows automatiques minimisent les erreurs humaines.
Conformité
Respect de la réglementation européenne, y compris les organisations gouvernementales.
Durabilité
Contribuez à un avenir plus vert avec des factures sans papier.
Fiabilité
Sécurisé et traçable grâce à des réseaux comme Peppol.
Facturation Électronique dans les Chaînes Transactionnelles
La facturation électronique joue un rôle essentiel dans différentes chaînes transactionnelles utilisées par les entreprises et les gouvernements :
Order-to-Cash (O2C)
Du point de vue de la partie émettrice, du moment où une commande est passée jusqu'à la réception du paiement. La facturation électronique accélère ce processus en envoyant des factures plus rapidement et sans erreurs et en traitant les paiements.
Purchase-to-Pay (P2P)
Du point de vue de la partie acheteuse, ce processus comprend toutes les étapes de la commande jusqu'au paiement. La facturation électronique assure ici des processus d'achat plus efficaces et une documentation de contrôle complète.
E-procurement
Cela concerne le processus entièrement numérique d'achat électronique, y compris les appels d'offres, la gestion des contrats et les livraisons. La facturation électronique en est un composant central qui assure une intégration transparente entre différents systèmes.
Facturation Électronique et l'Administration Fiscale
La facturation électronique change la façon dont l'administration fiscale travaille, dans laquelle il est établi que les factures électroniques ont la même valeur juridique que les factures papier. Pour satisfaire à ces exigences légales, les factures électroniques doivent répondre aux critères suivants : authenticité de l'origine, intégrité du contenu, et lisibilité. Cela signifie que l'expéditeur doit être clairement identifiable, le contenu ne doit pas être altéré, et la facture doit être compréhensible pour toutes les parties concernées.
L'administration fiscale voit la facturation électronique comme un moyen efficace de traiter les factures rapidement et validement. Parce que les factures électroniques sont standardisées et peuvent être directement traitées ou importées depuis les systèmes comptables, il y a moins d'erreurs et les processus sont plus rapides. Cela mène aussi à des contrôles plus efficaces et au respect des obligations fiscales.
Facturation Électronique et Peppol
Peppol a porté la facturation électronique à un nouveau niveau en offrant un réseau mondialement standardisé pour l'échange sécurisé et efficace de factures. Au lieu de connexions complexes point-à-point, Peppol offre un accès unique à un réseau avec des millions d'organisations. Cela rend l'envoi de factures vers chaque pays convivial, mais aussi rentable et fiable.
Avec Peppol, la facturation électronique devient entièrement automatisée, de l'envoi à la réception, sans que les entreprises doivent se soucier de compatibilité technique ou de sécurité. Le réseau supporte plusieurs standards, comme UBL, et valide que toutes les exigences légales, comme celles de l'administration fiscale française et les standards européens de facturation électronique, sont respectées. C'est pourquoi c'est la solution par excellence pour les entreprises nationales et internationales.
Quelle est la différence entre Facturation Électronique et Peppol ?
La facturation électronique est un concept plus large qui englobe l'échange de factures électroniques via toutes sortes de réseaux, y compris les systèmes ouverts et fermés. Peppol par contre est un réseau ouvert spécifique qui fonctionne selon les blocs de construction européens : formats de documents standardisés (comme UBL), protocoles de transport sécurisés (AS4), identification unique des organisations (comme numéros de registre du commerce), et points d'accès certifiés. Peppol est utilisé mondialement et offre un réseau interopérable où les organisations peuvent communiquer via n'importe quel point d'accès Peppol avec tous les autres participants, indépendamment de leur fournisseur de logiciel.
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Découvrez plus sur la facturation électronique et Peppol via ces sources officielles :
Organisation Peppol
Le site web officiel de l'organisation internationale Peppol avec toutes les spécifications techniques et les derniers développements.
Visiter Peppol.orgCommission Européenne
Information officielle sur les directives européennes de facturation électronique et la politique pour les marchés publics numériques.
Voir Directives UEAutorité Peppol Française
L'AIFE (Agence pour l'Informatisation Financière de l'État) offre un support local et des informations sur l'implémentation en France.
Aller à l'AIFEAutorité Peppol Belge
FOD BOSA est l'Autorité Peppol Belge et offre support et certification pour les organisations belges.
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