¿Qué es la Facturación Electrónica?
La facturación electrónica, también conocida como e-facturación, es el proceso de enviar y recibir facturas digitalmente en un formato estandarizado. Reemplaza las facturas tradicionales en papel y los PDFs por correo electrónico con flujos de trabajo totalmente automatizados.
Breve Historia
La facturación electrónica tuvo sus orígenes a finales de los años noventa como una forma innovadora de automatizar los procesos administrativos entre grandes empresas. La introducción de estándares como UBL (Universal Business Language) proporcionó más uniformidad. Hoy en día, la facturación electrónica está respaldada por regulaciones nacionales e internacionales, con la directiva europea fomentando su adopción desde 2014. A través del avance tecnológico y la estandarización en numerosos sectores y países, cada vez más organizaciones son alentadas a adoptar el estándar y ahora tienen la oportunidad de hacerlo.
¿Cómo Funciona la Facturación Electrónica?
La facturación electrónica es un proceso estandarizado donde las facturas se envían y reciben digitalmente. A diferencia de las facturas en papel o archivos PDF, las facturas electrónicas se procesan en un formato específico, como UBL (Universal Business Language). Esto permite el procesamiento automático por software, sin necesidad de introducción manual.
El proceso comienza con la composición de una factura electrónica en su software de contabilidad. Esta factura se envía a través de una red segura, como la red Peppol, directamente al destinatario sin intervención intermediaria. El destinatario puede procesar la factura directamente en su propio sistema, garantizando un manejo rápido y sin errores.
¿Cómo es una Factura Electrónica?
Una factura electrónica es esencialmente un documento XML fiable. Consiste en código de programa estructurado, donde toda la información se coloca en una ubicación fija. Lo especial de una factura electrónica es que es legible por software, puede procesarse automáticamente y previene errores. Esto permite que su paquete de software procese facturas automáticamente sin introducción manual.
¿Por qué una factura electrónica no es un PDF?
Una factura electrónica es fundamentalmente diferente de una factura PDF. Los PDFs vienen mundialmente en muchos formatos diferentes, dependiendo de cómo el remitente los crea. La interpretación fiable de facturas PDF requiere software OCR, que cuesta mucha más potencia computacional y tiene menor fiabilidad. Una verdadera factura electrónica, por otro lado, contiene datos estandarizados en un formato XML fijo, haciendo el procesamiento automático más rápido, más barato y más fiable.
Ventajas de la Facturación Electrónica
Ahorro de Costes
Se acabó imprimir, enviar, almacenar, archivar o introducir manualmente facturas en papel.
Procesamiento Rápido
Las facturas electrónicas se entregan directamente y se procesan automáticamente.
Menos Errores
Los flujos de trabajo automatizados minimizan los errores humanos.
Cumplimiento
Cumplir con las regulaciones europeas, incluyendo organizaciones gubernamentales.
Sostenibilidad
Contribuir a un futuro más verde con facturas sin papel.
Fiabilidad
Seguro y trazable gracias a redes como Peppol.
Facturación Electrónica en las Cadenas de Transacción
La facturación electrónica juega un papel esencial dentro de varias cadenas de transacción que utilizan empresas y gobiernos:
Order-to-Cash (O2C)
Desde la perspectiva de la parte vendedora, esto cubre el momento en que se hace un pedido hasta que se recibe el pago. La facturación electrónica agiliza este proceso al enviar facturas más rápidamente y procesar pagos con menos errores.
Purchase-to-Pay (P2P)
Desde la perspectiva de la parte compradora, este proceso cubre todos los pasos desde el pedido hasta el pago. La facturación electrónica asegura procesos de compra más eficientes y documentación de auditoría completa.
E-procurement
Esto concierne al intercambio enteramente digital de facturación después del proceso completo de adquisición electrónica, incluyendo licitaciones, gestión de contratos y entregas. La facturación electrónica es un componente central aquí que asegura integración perfecta entre diferentes sistemas.
Facturación Electrónica y Autoridades Fiscales
La facturación electrónica cambia la forma en que operan las autoridades fiscales, donde está establecido que las facturas electrónicas tienen el mismo valor legal que las facturas en papel. Para cumplir con estos requisitos legales, las facturas electrónicas deben cumplir los siguientes criterios: autenticidad del origen, integridad del contenido, y legibilidad. Esto significa que el remitente debe ser claramente identificable, el contenido no puede ser alterado, y la factura debe ser comprensible para todas las partes involucradas.
Las autoridades fiscales ven la facturación electrónica como una forma eficiente de procesar facturas rápidamente y de manera válida. Porque las facturas electrónicas están estandarizadas y pueden procesarse o importarse directamente desde sistemas de contabilidad, ocurren menos errores y los procesos son más rápidos. Esto también lleva a auditorías más eficientes y al cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Facturación Electrónica y Peppol
Peppol ha llevado la facturación electrónica a un nuevo nivel al proporcionar una red mundialmente estandarizada para el intercambio seguro y eficiente de facturas. En lugar de conexiones complejas punto a punto, Peppol ofrece un único acceso a una red con millones de organizaciones. Esto hace que el envío de facturas sea fácil de usar en cualquier país, pero también rentable y fiable.
Con Peppol, la facturación electrónica se vuelve totalmente automatizada, desde el envío hasta la recepción, sin que las empresas tengan que preocuparse por la compatibilidad técnica o la seguridad. La red soporta múltiples estándares, como UBL, y valida que todos los requisitos legales se cumplan, como los de la Autoridad Fiscal Holandesa y los estándares europeos de facturación electrónica. Esto la convierte en la solución ideal tanto para empresas nacionales como internacionales.
¿Cuál es la diferencia entre Facturación Electrónica y Peppol?
La facturación electrónica es un concepto más amplio que abarca el intercambio de facturas electrónicas a través de todo tipo de redes, incluyendo sistemas abiertos y cerrados. Peppol, por otro lado, es una red abierta específica que funciona según los bloques de construcción europeos: formatos de documento estandarizados (como UBL), protocolos de transporte seguros (AS4), identificación única de organizaciones (como números de Cámara de Comercio), y puntos de acceso certificados. Peppol se usa mundialmente y ofrece una red interoperable donde las organizaciones pueden comunicarse a través de cualquier punto de acceso Peppol con todos los demás participantes, independientemente de su proveedor de software.
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Descubra más sobre facturación electrónica y Peppol a través de estas fuentes oficiales:
Organización Peppol
El sitio web oficial de la organización internacional Peppol con todas las especificaciones técnicas y desarrollos más recientes.
Visitar Peppol.orgComisión Europea
Información oficial sobre las directivas europeas de facturación electrónica y política para adquisiciones digitales.
Ver Directivas UEAutoridad Peppol Holandesa
La Autoridad Peppol Holandesa proporciona apoyo local e información sobre implementación en los Países Bajos.
Ir a NPaAutoridad Peppol Belga
FOD BOSA es la Autoridad Peppol Belga y proporciona apoyo y certificación para organizaciones belgas.
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